1
2 1 ALLMÄNT OM LPA:S GÅRDSBESÖKSREGISTER... 3 1.1 TILLÄMPNINGEN... 3 1.2 VERSIONSKRAV... 3 1.3 BEHÖRIGHET... 3 1.4 FUNKTIONSPRINCIPER FÖR ANVÄNDARGRÄNSSNITTET... 3 2 BILDERNA PÅ SKÄRMEN... 4 2.1 BILD 1: INLOGGNING / VÄLKOMMEN TILL LPA:S FÖRETAGSHÄLSOVÅRDSTILLÄMPNING... 4 2.2 BILD 2: STARTBILDEN... 5 2.3 BILD 3: PALVELUN TARJOAJAN SOPIMUKSET (SERVICEGIVARENS AVTAL)... 6 2.4 BILD 4: TILAKÄYNTIEN TOIMEKSIANNOT (GÅRDSBESÖKSUPPDRAG)... 7 2.5 BILD 5: TOIMEKSIANTO (UPPDRAGET)... 8 2.6 BILD 6: TILAKÄYNNITTÖMÄT YRITYKSET (FÖRETAG MED OGJORDA GÅRDSBESÖK)... 9 2.7 BILD 7: UUSI SOPIMUS (NYTT AVTAL)...10 2.8 BILD 8: SOPIMUS (AVTALET)...11 2.9 BILD 9: TILATIEDOT (GÅRDSUPPGIFTER)...12 2.10 BILD 10: SOPIMUKSEN HENKILÖ (PERSON I AVTALET)...13 2.11 BILD 11: UUSI SOPIMUSTAPAHTUMA (NY AVTALSHÄNDELSE)...14 2.12 BILD 12: TILAKÄYNTI (GÅRDSBESÖK)...15 2.13 BILD 13: TILAKÄYNNISTÄ KIELTÄYTYMINEN (VÄGRAN TILL GÅRDSBESÖK)...16 2.14 BILD 14: SUUNNITELTU TILAKÄYNTI (PLANERAT GÅRDSBESÖK)...17 2.15 BILD 15: TOIMEKSIANTO MELALLE (UPPDRAG ÅT LPA)...18 2.16 BILD 16: PALVELUN TARJOAJA (SERVICEGIVAREN)...19 2.17 BILD 17: YHDYSHENKILÖ (KONTAKTPERSON)...20 2.18 BILD 18: SALASANAN VAIHTO (BYTE AV LÖSENORD)...21 3 ANVÄNDNING AV TILLÄMPNINGEN...22 3.1 SÖKNING AV PERSONER...22 3.2 INFÖRANDE AV NYA FÖRETAGSHÄLSOVÅRDSAVTAL OCH NYA PERSONER...23 3.2.1 Att föra in ett nytt företagshälsovårdsavtal...23 3.2.2 Att lägga till en ny person...23 3.3 NYTT GÅRDSBESÖK...24 3.3.1 Att föra in ett gårdsbesök...24 3.3.2 Samtycke erhållits / inte erhållits...24 3.3.3 Deltagare i gårdsbesöket...24 3.3.4 Lägg till produktionsinriktning...24 3.3.5 Spara uppgifterna och avsluta registreringen, om samtycke inte erhållits...25 3.3.6 För in hälsorisker, om samtycke erhållits...25 3.3.7 Flikarna för klassificering av hälsorisker...25 3.3.8 Status för förbättringsförslagen: Gjort, På hälft, Ogjort...26 3.3.9 Lägg till allmänna rekommendationer gällande gården...26 3.3.10 Skriv ut en utredning av arbetsförhållandena och rekommendationer...26 3.3.11 Att avsluta registreringen, om samtycke erhållits...28 3.4 PLANERAT GÅRDSBESÖK...28 3.5 FÖRETAG MED OGJORDA GÅRDSBESÖK...29 3.6 ATT GE UPPDRAG ÅT LPA...30 3.7 GÅRDSBESÖKSUPPDRAG...30 3.8 UTSKRIFT AV PLANERADE GÅRDSBESÖK...31 3.9 UTSKRIFT AV KONTROLLISTA...31 3.10 ATT AVSLUTA AVTAL...31 3.11 VÄGRAN TILL GÅRDSBESÖK...32
3 1 Allmänt om LPA:s gårdsbesöksregister 1.1 Tillämpningen Tillämpningen finns på internetadressen https://etu.mela.fi/tth LPA och den hälsovårdscentral eller privata läkarstation som ger företagshälsovårdsservice (servicegivaren) ingår ett avtal om användningen av tillämpningen. För att kunna använda tillämpningen behöver varje person ett eget användarnamn och ett eget lösenord. LPA ger användarrättigheter. 1.2 Versionskrav 1.3 Behörighet Som webbläsare fordrar tillämpningen åtminstone Internet Explorer 5 > eller Netscape 8.1 > eller Firefox 1.0 >. Servicegivaren får rätt att: - göra förfrågningar som gäller personerna i egna avtal - uppdatera de uppgifter som gäller personerna i egna avtal (lägga till och ändra uppgifter) - göra förfrågningar och uppdatera de uppgifter i gårdsbesöksregistret som gäller egna avtal - söka företag med ogjorda gårdsbesök och skriva ut listor på dem - ge gårdsbesöksuppdrag och stryka dem - göra förfrågningar och uppdatera servicegivarens egna uppgifter (basuppgifter, uppgifter om kontaktpersoner, lägga till och ändra uppgifter) - upprätthålla användarens eget lösenord. Behörigheten gäller inte andra servicegivares uppgifter. 1.4 Funktionsprinciper för användargränssnittet 1 Förbindelsen till tillämpningen är öppen under hela sessionen. Sessionen avslutas med avslutningslänken Lopetus. Av datasäkerhetsskäl bryts förbindelsen automatiskt om tillämpningen är öppen utan att användas i ca 20 minuter. 2 När en bild öppnas på skärmen finns markören i det första redigerbara fältet (= ett fält där något kan skrivas). 3 Programmet godkänner inte datum före 1.10.1999. 4 De texter som är skrivna i blått och de knappar som är aktiva har en länk framåt. Internetfunktionen Tillbaka/Edellinen/Back får inte användas i programmet. 5 Användaren får en anmärkning om osparade ändringar. 6 Uppgifter sparas alltid med lagringsknappen Tallenna. De uppgifter som ska sparas bekräftas inte med Enter.
4 7 De anmärkningar som gäller kontroller som sker i webbläsaren kommer upp i ett s.k. Pop-up-fönster eller i ett nytt fönster. Om du får en felanmärkning bör du kontakta LPA:s kontaktperson. 2 Bilderna på skärmen Tillämpningen innehåller 18 skärmbilder med olika flikar. I punkterna 2.1 2.18 redogörs för innehållet i skärmbilderna. Uppe till höger på skärmen finns länkarna Alkuun = går till startbilden och Lopetus = sessionen avslutas. 2.1 Bild 1: Inloggning / Välkommen till LPA:s företagshälsovårdstillämpning Här loggar du in i tillämpningen med ditt eget användarnamn och lösenord. Skriv användarnamnet i fältet Käyttäjätunnus och lösenordet i fältet Salasana. Klicka på inloggningsknappen Kirjaudu. Om du får anmärkningen Käyttäjätunnus tai salasana on väärin (Fel användarnamn eller lösenord) ska du kontrollera att du har skrivit in dem rätt. Om inloggningen inte lyckas får du hjälp av LPA:s kontaktperson: Märta Strömberg-Nygård, tfn 020 630 0242, 040 486 0909. Här kan du också skriva ut bruksanvisningen och blanketten för samtycke. Genom att klicka på LPA:s logo Mela kommer du till LPA:s webbsidor och via länken Käyttöehdot får du upp användarvillkoren. Länken Melan julkaisut leder till LPA:s publikationer och Melan tilastot till LPA:s statistik.
5 2.2 Bild 2: Startbilden Startbildens rubrik är lika med servicegivarens namn (en hälsovårdscentral eller en privat läkarstation). Länken Sopimukset för dig till bilden Palvelun tarjoajan sopimukset (servicegivarens avtal; bild 3). Länken Tilakäyntien toimeksiannot för dig till bilden Tilakäyntien toimeksiannot (gårdsbesöksuppdrag; bild 4). Länken Tilakäynnittömät yritykset för dig till bilden Tilakäynnittömät yritykset (företag med ogjorda gårdsbesök; bild 6). Länken Salasanan vaihto för dig till bilden Salasanan vaihto (byte av lösenord; bild 18).
6 2.3 Bild 3: Palvelun tarjoajan sopimukset (servicegivarens avtal) Du kommer hit från startbilden genom att klicka på Sopimukset (avtal). Här finns alltid följande uppgifter: Palvelun tarjoaja (servicegivaren), Yhdyshenkilö, (kontaktperson) och Puhelinnumero (kontaktpersonens telefonnummer). Från servicegivarens namn finns en länk till bilden Palvelun tarjoaja (bild 16) som innehåller uppgifter om servicegivaren. På skärmen kan du med olika sökkriterier söka fram de personer som ingått avtal om företagshälsovård inom ditt område. För varje person finns uppgift om avtalet är i kraft Voimassa och om rätten till FPA-ersättning Kela-korvausoikeus. Om att söka personer, se punkt 3.1.
7 2.4 Bild 4: Tilakäyntien toimeksiannot (gårdsbesöksuppdrag) Du kommer hit från startbilden genom att klicka på Tilakäyntien toimeksiannot (gårdsbesöksuppdrag). Genom att välja status för uppdragen kan du söka fram olika uppdrag som du gett. Med utskriftsknappen Tulosta kan du skriva ut en lista på uppdragen. Normalinställningen är Käsittelemätön (obehandlade uppdrag). Du kommer till ett företags avtal genom att klicka på koden under Tilatunnus och till uppgifterna om uppdraget genom att klicka på länken under Toimeksiannon tila ja pvm (uppdragets status och datum). En räknare visar antalet uppdrag. Se punkt 3.7 Gårdsbesöksuppdrag
8 2.5 Bild 5: Toimeksianto (uppdraget) Du kommer hit från bilden Tilakäyntien toimeksiannot (gårdsbesöksuppdrag) via länken under Toimeksiannon tila ja pvm (uppdragets status och datum). På skärmen ser du nu uppgifter om den rådgivarorganisation och rådgivare som fått uppdraget. Under Toimeksiannon tila finns uppgifter om uppdragets status som anger i vilket skede genomförandet av gårdsbesöket befinner sig. Se punkt 3.7 Gårdsbesöksuppdrag
9 2.6 Bild 6: Tilakäynnittömät yritykset (företag med ogjorda gårdsbesök) Du kommer hit från startbilden genom att klicka på länken Tilakäynnittömät yritykset (företag med ogjorda gårdsbesök). På skärmen kan du nu söka fram de företag där gårdsbesöken är ogjorda i olika kommuner. Genom att klicka på företagets kod under Tilatunnus kommer du till ett företags avtal. Du kan också skriva ut en lista på företag med ogjorda gårdsbesök. Om att skriva ut en lista på företag med ogjorda gårdsbesök, se punkt 3.5. Om att ge uppdrag åt LPA, se punkt 3.6.
10 2.7 Bild 7: Uusi sopimus (nytt avtal) Du kommer hit från bilden Palvelun tarjoajan sopimukset (servicegivarens avtal) genom att klicka på knappen Uusi sopimus (nytt avtal). På skärmen ser du följande uppgifter: Palvelun tarjoaja (servicegivarens namn) samt Yhdyshenkilö och Puhelinnumero (kontaktpersonens namn och telefonnummer). Bilden används när ett helt nytt företag (jordbruk, fiske- eller renskötselföretag) ansluter sig till företagshälsovården. Här registreras uppgifterna om det nya företaget: Tilatunnus (företagets eventuella kod), Tilan sijaintikunta (kommun där gården är belägen), Henkilötunnus (personbeteckning för en person) samt personens efter- och förnamn, Liittymispvm (datum för anslutning till företagshälsovården), utdelningsadress, postnummer, telefonnummer och språk. Servicegivarens namn har en länk till bilden Palvelun tarjoaja (servicegivaren; bild 16). Om att föra in ett nytt avtal, se punkt 3.2.
11 2.8 Bild 8: Sopimus (avtalet) Du kommer hit från bilden Palvelun tarjoajan sopimukset (servicegivarens avtal) genom att klicka på det önskade företagets kod. På skärmen syns nu uppgifter som gäller företaget: Palvelun tarjoaja (servicegivaren), Yhdyshenkilö och Puhelinnumero (kontaktpersonens namn och telefonnummer). Du går tillbaka genom att klicka på knappen Sopimukset nere till vänster. I fältet Tilatiedot syns uppgifter om gården. En eventuell kod som införts för gården syns i fältet Tilatunnus och annars står där Ei tunnusta (ingen kod). I fältet Tilan sijaintikunta anges den kommun där gården är belägen. Om ett eller flera gårdsbesök har gjorts syns de på skilda rader. I fälten Sopimustapahtumat (avtalshändelser) visas datum för registrerade gårdsbesök, vägran till gårdsbesök, planerade gårdsbesök och gårdsbesöksuppdrag. Genom att klicka på datumet under Pvm kan du vid behov uppdatera uppgifterna om avtalshändelserna (se bilderna 12 Tilakäynti, 13 Tilakäynnistä kieltäytyminen, 14 Suunniteltu tilakäynti och 15 Toimeksianto Melalle). Uppgifter om personer visas i fältet Henkilöt. Genom att klicka på personbeteckningen kommer du till bilden Sopimuksen henkilö (person i avtalet; bild 10). Knappen Lisää henkilö (lägg till en person) öppnar bilden Sopimuksen henkilö (person i avtalet) där nya personer kan fogas till avtalet. Om att lägga till nya personer, se punkt 3.2.
12 2.9 Bild 9: Tilatiedot (gårdsuppgifter) Från bilden Sopimus (avtalet) kommer du hit genom att under Tilatiedot (gårdsuppgifter) klicka på koden under Tilatunnus. Här upprätthålls uppgifterna om gården. På skärmen visas följande uppgifter: Tilatunnus (företagets kod), Tilan sijaintikunta (nummer och namn på den kommun där gården är belägen), Tuotantosuunta (produktionsinriktning) och Lisätiedot (tilläggsuppgifter). Under tilläggsuppgifter kan du skriva in sådant som du vill meddela LPA eller anteckna för eget behov. På skärmen kan du granska och uppdatera uppgifterna om gården. Du sparar ändringarna med lagringsknappen Tallenna. Om du inte vill spara dem kan du med ångerknappen Peruuta gå tillbaka till bilden Sopimus (avtalet).
13 2.10 Bild 10: Sopimuksen henkilö (person i avtalet) Du kommer hit från bilden Sopimus (avtalet) genom att klicka på en persons personbeteckning under Henkilötunnus. Här kan du uppdatera uppgifterna om personen, dock inte personbeteckningen. På skärmen syns följande uppgifter: Tilatunnus (företagets kod), Henkilötunnus (personbeteckning), Sukunimi (efternamn), Etunimi (förnamn), Liittymispvm (datum för anslutning till företagshälsovården) eventuellt Päättymispvm (datum för avslutande) eller Mitätöimispvm (datum för makulering av avtalet) och vem som makulerat avtalet. Dessutom visas utdelningsadress, postnummer, telefonnummer och språk. Du kan spara ändringarna med lagringsknappen Tallenna. Om du inte vill spara dem kan du med ångerknappen Peruuta gå tillbaka till bilden Sopimus (avtalet).
14 2.11 Bild 11: Uusi sopimustapahtuma (ny avtalshändelse) Du kommer hit från bilden Sopimus (avtalet) genom att klicka på knappen Lisää tapahtuma (lägg till en händelse). På skärmen kan du nu lägga till en ny avtalshändelse: Tilakäynti (gårdsbesök), Tilakäynnistä kieltäytyminen (vägran till gårdsbesök), Suunniteltu tilakäynti (planerat gårdsbesök) eller Toimeksianto tilakäynnista Melalle (gårdsbesöksuppdrag åt LPA). Se punkterna 3.3, 3.11, 3.4 och 3.6.
15 2.12 Bild 12: Tilakäynti (gårdsbesök) Du kommer hit från bilden Sopimus (avtalet) genom att under Sopimustapahtumat (avtalshändelser) klicka på datumet för ett gårdsbesök. På skärmen kan du nu granska uppgifterna om genomförda gårdsbesök och uppdatera uppgifterna om det senaste gårdsbesöket. Om att registrera ett nytt gårdsbesök, se punkt 3.3.
16 2.13 Bild 13: Tilakäynnistä kieltäytyminen (vägran till gårdsbesök) Du kommer hit från bilden Sopimus (avtalet) genom att under Sopimustapahtumat (avtalshändelser) klicka på datumet för en vägran till gårdsbesök. På skärmen kan du nu granska och uppdatera datumuppgifterna om vägran till gårdsbesök. För att registrera en vägran till gårdsbesök, se punkt 3.11. Du kan spara ändringarna med lagringsknappen Tallenna. Om du inte vill spara dem kan du med ångerknappen Peruuta gå tillbaka till bilden Sopimus (avtalet).
17 2.14 Bild 14: Suunniteltu tilakäynti (planerat gårdsbesök) Du kommer hit från bilden Sopimus (avtalet) genom att under Sopimustapahtumat (avtalshändelser) klicka på datumet för ett planerat gårdsbesök. På skärmen kan du nu granska och vid behov uppdatera uppgifterna om datumet och om deltagarna i gårdsbesöket. Om att föra in planerade gårdsbesök, se punkt 3.4.
18 2.15 Bild 15: Toimeksianto Melalle (uppdrag åt LPA) Du kommer hit från bilden Sopimus (avtalet) genom att under Sopimustapahtumat (avtalshändelser) klicka på datumet för ett uppdrag. På skärmen kan du nu ändra det datum då uppdraget getts LPA. Om uppdraget ännu inte förmedlats till någon rådgivarorganisation är det möjligt att på bilden Sopimus (avtalet) stryka det med länken Poista. Om att ge gårdsbesök i uppdrag åt LPA, se punkt 3.6. Du kan spara ändringarna med lagringsknappen Tallenna. Om du inte vill spara dem kan du med ångerknappen Peruuta gå tillbaka till bilden Sopimus (avtalet).
19 2.16 Bild 16: Palvelun tarjoaja (servicegivaren) Du kommer hit från bilden Palvelun tarjoajan sopimukset (servicegivarens avtal) genom att klicka på servicegivarens namn skrivet i blått. På skärmen kan du nu granska och uppdatera dina namn- och adressuppgifter. Skärmen visar om det är en hälsovårdscentral Terveyskeskus eller privat läkarstation Yksityinen lääkäriasema, servicegivarens namn och adress, Lisätiedot (tilläggsuppgifter) samt Sijaintikunta (nummer och namn på kommunen). Fältet för tilläggsuppgifter är närmast avsett att användas av LPA, t.ex. i samband med kommande kommunändringar. Genom att klicka på Tulosta tarkistuslista kan du skriva ut en kontrollista (se punkt 3.9), genom att klicka på Suunnitellut tilakäynnit kan du skriva ut planerade gårdsbesök för ett visst år, genom att klicka på Yhdyshenkilö kommer du till kontaktpersonens uppgifter (bild 17) och genom att klicka på Sopimukset kommer du till bilden Palveluntarjoajan sopimukset (servicegivarens avtal; bild 3).
20 2.17 Bild 17: Yhdyshenkilö (kontaktperson) Du kommer hit från bilden Palvelun tarjoaja (servicegivaren) genom att klicka på knappen Yhdyshenkilö (kontaktperson). På skärmen syns nu följande uppgifter: Palvelun tarjoaja (servicegivarens namn), Asiointikieli (kontaktspråk), kontaktpersonens efternamn och förnamn, e-postadress, telefonoch faxnummer. Du kan granska och uppdatera kontaktinformationen på skärmen. Med lagringsknappen Tallenna sparar du ändringarna, och med ångerknappen Peruuta kan du utan att spara ändringarna gå tillbaka till bilden Palvelun tarjoaja (servicegivaren).
21 2.18 Bild 18: Salasanan vaihto (byte av lösenord) Du kommer hit från startbilden genom att klicka på Salasanan vaihto (byte av lösenord). Du kan när som helst byta lösenord. På skärmen ser du nu dina egna uppgifter: Käyttäjätunnus (användarnamn), efternamn och förnamn samt Palvelun tarjoaja (servicegivaren). Om att byta lösenord, se punkt 3.12.
22 3 Användning av tillämpningen 3.1 Sökning av personer Alla personer på en gång Sökning av en enskild person Du kommer hit från startbilden genom att klicka på Sopimukset (avtalet). Du får fram alla personer som ingått företagshälsovårdsavtal inom ditt område om du klickar på sökknappen Hae utan att skriva in några sökkriterier. Personerna kommer upp på skärmen företagsvis i alfabetisk ordning. Som förnamn visas vanligen det första förnamnet. Om det finns fler företag än de som syns, får du fram de följande företagen genom att klicka på knappen Hae lisää (sök mera) längst ner på skärmen. Med knappen Hae edelliset (sök föregående) kommer du tillbaka till föregående sida. Av fältet Tilatunnus (företagets kod) framgår vilka personer som hör till samma företag. Personerna är listade företagsvis i alfabetisk ordning, och för den första personen i varje företag har antecknats antingen Ei tunnusta (ingen kod) eller en nummerserie. Så länge kodfältet är helt tomt hör personerna till samma företag. Nästa företag börjar vid följande Ei tunnusta (ingen kod) eller nummerserie. I fältet Sopimustilanne (avtalssituation) ser du om en persons företagshälsovårdsavtal är i kraft Voimassa, har upphört Päättynyt eller har makulerats Mitätöity. Fältet Kela-korvausoikeus visar om personen har rätt till FPAersättning. Uppgiften uppdateras i registret en gång i veckan. Du kan välja ett företag på listan för att granska, ändra eller komplettera dess uppgifter. Du väljer företaget genom att klicka på koden under Tilatunnus och kommer då till företagets avtal (bild 8). Uppgifterna om en enskild person söker du i första hand med personbeteckningen Henkilötunnus eller med efternamnet eller en del av det och klickar sedan på sökknappen Hae. Om inga personer som uppfyller sökkriterierna hittas, får du meddelandet Hakuehdot täyttäviä henkilöitä ei löydy. Med tömningsknappen Tyhjennä kan du ta bort uppgifterna på skärmen. Vid sökning på efternamnet eller en del av det listar programmet personerna i alfabetisk ordning. Genom att klicka på företagets kod under Tilatunnus kommer du till bilden Sopimus som visar personens eller personernas avtal.
23 3.2 Införande av nya företagshälsovårdsavtal och nya personer 3.2.1 Att föra in ett nytt företagshälsovårdsavtal Registrering av uppgifter 3.2.2 Att lägga till en ny person Du kommer hit från bilden Palvelun tarjoajan sopimukset (servicegivarens avtal) genom att klicka på knappen Uusi sopimus (nytt avtal). Innan du för in ett nytt avtal måste du försäkra dig om att företagets avtal inte redan är registrerat och att ingen av personerna i det nya avtalet finns med i något annat avtal. Skulle någon hittas ska du kontrollera att uppgifterna stämmer. Börja föra in ett nytt avtal på följande sätt: 1 I fältet Tilatunnus (företagets kod) skriver du samma företagssignum som använts på företagshälsovårdens anmälningsblankett. Om det inte finns någon kod kan fältet lämnas tomt, eftersom uppgiften inte är obligatorisk. 2 Skriv numret på den kommun där företaget är beläget i fältet Tilan sijaintikunta eller rulla ner på listan genom att klicka på pilen och välj kommun bland alternativen. 3 Skriv den första personens personbeteckning, efternamn och förnamn i fälten Henkilötunnus, Sukunimi och Etunimi. 4 Fyll i fältet Liittymispvm (anslutningsdatum). 5 Skriv utdelningsadressen och postnumret i fälten Lähiosoite och Postinumero. 6 Skriv telefonnumren i fälten Puhelin 1 och 2. 7 Ändra vid behov språket i fältet Kieli till annat än finska. 8 Kontrollera uppgifterna och klicka på lagringsknappen Tallenna, varefter bilden Sopimus (avtalet) öppnas och visar de uppgifter som du nyss fört in. Om du efter att du sparat uppgifterna får upp anmärkningen "Järjestelmästä löytyi henkilö annetulla henkilötunnuksella 000000-0000. Järjestelmään ei tallennettu uutta henkilöä, vaan annetut tiedot (sukunimi, etunimi, lähiosoite, postinumero, lankapuhelin, matkapuhelin ja kieli) päivitettiin olemassa olevan henkilön tiedoiksi", betyder det att personen tidigare har varit företagshälsovårdskund någon annanstans. Systemet meddelar då bara att de tidigare uppgifterna har uppdaterats och att ingen ny person registrerats. Om flera personer i ett företag har anslutit sig eller om du vill lägga till en ny person till ett befintligt avtal, går du till bilden Sopimus (avtalet) och klickar på knappen Lisää henkilö (lägg till en person). Då öppnas bilden Sopimuksen
24 henkilö (person i avtalet) och du kan föra in en ny persons uppgifter samt anslutningsdatum, adressuppgifter, telefonnummer och språk. När du sparar uppgifterna med lagringsknappen Tallenna förs du automatiskt tillbaka till bilden Sopimus (avtalet), där den nya personen nu finns med under Henkilöt. Kontrollera till sist på bilden Sopimus (avtalet) att alla personers uppgifter stämmer. Om du får upp en anmärkning på skärmen, se punkt 3.2.1. 3.3 Nytt gårdsbesök 3.3.1 Att föra in ett gårdsbesök 3.3.2 Samtycke erhållits / inte erhållits 3.3.3 Deltagare i gårdsbesöket 3.3.4 Lägg till produktionsinriktning För att föra in ett nytt gårdsbesök går du till bilden Sopimus (avtalet) och klickar på knappen Lisää tapahtuma (lägg till en händelse). På den bild som öppnas är Tilakäynti (gårdsbesök) förvalt som avtalshändelse under Sopimustapahtuma. Fyll i datum för gårdsbesöket i formen dd.mm.åååå i fältet Tapahtumapvm. Klicka på vidareknappen Seuraava, som tar dig till bilden Tilakäynti (gårdsbesök). Om du har fått samtycke av lantbruksföretagaren till att hälsorisker registreras, klickar du på rutan Maatalousyrittäjältä on saatu lupa terveydenvaarojen rekisteröintiin (beträffande registreringen av hälsorisker, se punkterna 3.3.6 3.3.11). Det förvalda alternativet är Maatalousyrittäjältä ei ole saatu lupaa terveydenvaarojen rekisteröintiin, dvs. att du inte har fått samtycke av lantbruksföretagaren till att hälsorisker registreras (och i så fall är registreringen klar efter punkt 3.3.5). I fältet Tilakäynnille osallistujat (deltagarna i gårdsbesöket) för du in uppgifterna om de personer som deltagit i gårdsbesöket. Välj varje deltagares yrke på rullgardinsmenyn och skriv personens för- och efternamn i fältet bredvid. Namnuppgifterna är inte obligatoriska. För att fylla i uppgifter om produktionsinriktningen och volymen Tuotantosuunta ja volyymitiedot klickar du på knappen Lisää tuotantosuunta (lägg till produktionsinriktning). Välj sedan produktionsinriktning på rullgardinsmenyn och skriv uppgifter om volymen i det fält som öppnar sig. I vissa fall öppnas dessutom ett förklaringsfält där ytterligare upplysningar om produktionsinriktningen ska skrivas. Arealerna uppges alltid som heltal, t.ex. om spannmål odlas på 32,60 ha är arealen 33. Inget annat än siffror får skrivas
25 i volymuppgifterna (inte x st. eller xx ha). Klicka sedan på knappen Siirry tallennukseen (gå till lagring). Uppgifterna blir ändå inte sparade i detta skede, utan de sparas först på bilden Tilakäynti (gårdsbesök) med den blå lagringsknappen Tallenna. Upprepa proceduren om du vill föra in flera produktionsinriktningar. Om två eller flera slag av intensiv produktion bedrivs på gården kan du registrera dem, men i allmänhet räcker en produktionsinriktning. 3.3.5 Spara uppgifterna och avsluta registreringen, om samtycke inte erhållits 3.3.6 För in hälsorisker, om samtycke erhållits 3.3.7 Flikarna för klassificering av hälsorisker Klicka på den blå lagringsknappen Tallenna. Om lantbruksföretagaren inte har gett lov till registrering av hälsorisker, är gårdsbesöket nu registrerat efter att datumet och produktionsinriktningen har sparats. Programmet varnar med en röd text överst på skärmen om obligatoriska uppgifter saknas. Klicka till sist på returknappen Palaa, som för dig tillbaka till bilden Sopimus (avtalet). Under Sopimustapahtumat (avtalshändelser) ser du nu gårdsbesöket och att systemet automatiskt har fört in ett nytt planerat gårdsbesök fyra år framåt i tiden. Vid behov kan du genast ändra tidpunkten för det planerade besöket. Om du har fått lov av lantbruksföretagaren att registrera hälsorisker för statistiska ändamål, klickar du nu på knappen Lisää terveydenvaara (för in en hälsorisk). Knappen är aktiv om du tidigare kryssade för att samtycke erhållits. Hälsoriskdelen består av fyra flikar som du kan navigera mellan genom att klicka på vidareknappen Seuraava eller genom att använda länkarna överst på skärmen. För att underlätta arbetet lönar det sig att i förväg fundera på vad risken består av, eftersom bara ett alternativ kan väljas på flikarna med statistiska uppgifter. Som förbättringsförslag kan du välja flera alternativ. Med knappen Edellinen (föregående) kan du alltid gå tillbaka till den föregående fliken. På flikarna leder ångerknappen Peruuta tillbaka till bilden Tilakäynti (gårdsbesök) utan att uppgifterna på flikarna sparas. 1. luokittelu, päätaso -> 2. luokittelu, tarkennettu taso -> 3. altistujat -> 4. työ, päätaso -> 5. työ, tarkennettu taso -> 6. vapaamuotoinen kuvaus -> 7. korjausehdotukset. 1. klassificering, huvudnivå -> 2. klassificering, preciserad nivå -> 3. utsatta personer -> 4. arbete, huvudnivå -> 5. arbete, preciserad nivå -> 6. fritt
26 formulerad beskrivning -> 7. förbättringsförslag. Exempel på hur flikarna fylls i när mögeldamm har observerats som risk på en mjölkgård: välj 1. Biologinen vaara (biologisk risk), 2. homepöly (mögeldamm), 3. välj de personer som utsätts för risken eller godkänn alla personer som kommer upp på skärmen, 4. Karjanhoitotyö (djurskötsel), 5. ruokinta/ a juottaminen (utfodring/ a vattning), 6. skriv i de reserverade fälten en kort beskrivning av mögeldammobservationerna och de platser där man utsätts för mögeldamm, 7. välj som förbättringsförslag t.ex. någon typ av andningsskydd. De hälsorisker som observerats på ett gårdsbesök registreras så att du för in en risk i sänder tillsammans med uppgifter om vem som utsätts för risken och förbättringsförslag. Till sist klickar du på knappen Siirry tallennukseen (gå till lagring). Uppgifterna blir ändå inte sparade i detta skede, utan de sparas först på bilden Tilakäynti (gårdsbesök) med den blå lagringsknappen Tallenna. 3.3.8 Status för förbättringsförslagen: Gjort, På hälft, Ogjort Som status för ett genomfört förbättringsförslag väljer du Tehty och fyller i datum då det genomfördes i fältet Toteutuspäivämäärä. Om det är på hälft väljer du Kesken. Om det är ogjort behöver du inte ändra det förvalda alternativet Ei tehty. Status för alla förbättringsförslag kan uppdateras till Gjort med hjälp av länken Valitse kaikki ehdotukset Tehty-tilaan. Programmet för automatiskt in dagens datum i fältet pvm, förutsatt att webbläsaren är Internet Explorer. Kom ihåg att till sist klicka på den blå lagringsknappen Tallenna. Programmet varnar med en röd text överst på skärmen om obligatoriska uppgifter saknas. 3.3.9 Lägg till allmänna rekommendationer gällande gården Allmänna rekommendationer gällande gården kan du föra in på bilden Tilakäynti (gårdsbesök) genom att klicka på knappen Suosituksia ei ole. Lisää. (rekommendationer finns inte, lägg till sådana). Du kan välja flera alternativ och under Muut suositukset (övriga rekommendationer) kan du skriva in feedback till lantbruksföretaget. Klicka sedan på lagringsknappen Tallenna, som tar dig tillbaka till bilden Tilakäynti (gårdsbesök). 3.3.10 Skriv ut en utredning av arbetsförhållandena och rekommendationer Via bilden Tilakäynti (gårdsbesök) kan du med utskriftsknappen Tuloste skriva ut en utredning av arbetsförhållandena, Työoloselvitys, som är en blankett med uppgifter om de hälsorisker som konstaterats på gårdsbesöket, och blanketten Suositukset, som innehåller rekommendationer. Utskriftets språk är finska. Byt språket till svenska efter att du har sparat och klickat på nytt på den blå
27 lagringsknappen Tallenna. Om du vill ha utskriftet på finska behöver du inte göra något. Efter utskriften stänger du blanketterna med krysset uppe till höger.
28 3.3.11 Att avsluta registreringen, om samtycke erhållits 3.4 Planerat gårdsbesök För säkerhets skull kan du klicka på den blå lagringsknappen Tallenna om du skulle ha glömt att göra det. Med returknappen Palaa går du tillbaka till bilden Sopimus (avtalet), där du nu ser gårdsbesöket under Sopimustapahtumat (avtalshändelser). Du kan uppdatera uppgifterna om ett gårdsbesök ända tills följande gårdsbesök är registrerat. På skärmen ser du att systemet automatiskt har fört in ett nytt planerat gårdsbesök fyra år framåt i tiden. Vid behov kan du genast ändra tidpunkten för det planerade besöket. För att föra in ett planerat gårdsbesök går du till bilden Sopimus (avtalet) och klickar på knappen Lisää tapahtuma (lägg till en händelse). Du kommer då till bilden Uusi sopimustapahtuma (ny avtalshändelse). 1) Skriv datum för det planerade gårdsbesöket i formen dd.mm.åååå, mm.åååå, mm/åååå eller åååå i fältet Tapahtumapvm (händelsedatum) och klicka på radioknappen Suunniteltu tilakäynti. 2) För att informationsbrevet om gårdsbesöket ska hinna skickas till parterna i tid måste tidpunkten för besöket bestämmas med beaktande av följande villkor: a) Om den planerade tidpunkten anges med en månads noggrannhet och det nu är den 14 i månaden eller tidigare, kan besöket göras tidigast följande månad. b) Om den planerade tidpunkten anges med en månads noggrannhet och det nu är den 15 i månaden eller senare, kan besöket göras tidigast månaden efter följande månad. c) Om den planerade tidpunkten anges med en dags noggrannhet och det nu är den 14 i månaden eller tidigare, kan besöket göras tidigast den 5 i följande månad. d) Om den planerade tidpunkten anges med en dags noggrannhet och det nu är den 15 i månaden eller senare, kan besöket göras tidigast den 5 i månaden efter följande månad. (Om du redan har kommit överens om den exakta tidpunkten för ett gårdsbesök lönar det sig inte mera att föra in det som ett planerat besök.) e) Om du bara anger året för ett planerat gårdsbesök, kan det vara tidigast följande år.
29 3) Klicka på vidareknappen Seuraava som tar dig till bilden Suunniteltu tilakäynti (planerat gårdsbesök). 4) Fyll i vem som ska delta i det planerade gårdsbesöket i fältet Tilakäynnille osallistujat. Välj varje deltagares yrke på rullgardinsmenyn och skriv föroch efternamn i fältet bredvid. Namnuppgifterna är inte obligatoriska. 5) Klicka till sist på lagringsknappen Tallenna. Du kommer då tillbaka till bilden Sopimus (avtalet). Med ångerknappen Peruuta kan du avbryta införandet av ett planerat gårdsbesök. Tidpunkten för följande planerade gårdsbesök registreras automatiskt 3.5 Företag med ogjorda gårdsbesök Systemet för automatiskt in ett planerat gårdsbesök fyra år framåt i tiden när ett genomfört gårdsbesök har registrerats. Om du registrerar ett nytt gårdsbesök behöver du alltså inte särskilt föra in tidpunkten för följande planerade gårdsbesök. Du kan när som helst ändra besöket till en tidpunkt som passar företaget bättre. Tidpunkten kan dock inte ändras efter det att gårdsbesöksbrevet har uppkommit (dvs. några månader före den planerade tidpunkten). Du får upp en lista på alla företag med ogjorda gårdsbesök genom att klicka på sökknappen Hae. På skärmen ryms 20 företag och med knappen Hae seuraavat får du upp de följande 20 företagen. Med knappen Hae edelliset går du tillbaka till föregående sida. Du kan begränsa sökningen till en viss kommun genom att kryssa för Rajaa kuntaan och välja kommun och sedan klicka på sökknappen Hae. Om du vill titta på ett företags avtal klickar du på kodlänken under Tilatunnus. Tillbaka från bilden Sopimus (avtalet) kommer du genom att klicka på knappen Tilakäynnittömät yritykset (företag med ogjorda gårdsbesök). Du kan ändra språket till svenska (normalläget är Suomeksi) och skriva ut en lista på alla företag med ogjorda gårdsbesök i de kommuner som hör till ditt område genom att klicka på Tulosta tilakäynnittömät yritykset. Också här kan du begränsa till en viss kommun genom att kryssa för Rajaa kuntaan och välja kommun. Utskriften du får är en lista på de företag där - minst en person som hör till avtalet har en gällande LFÖPL-försäkring, - det gått mer än fyra år sedan anslutningen till företagshälsovården - gårdsbesök inte gjorts på minst fyra år eller inte alls och - LPA inte fått i uppdrag att ordna ett gårdsbesök.
30 3.6 Att ge uppdrag åt LPA 3.7 Gårdsbesöksuppdrag Sist på listan kommer även de planerade gårdsbesöken. Efter utskriften stänger du listan genom att klicka på krysset uppe till höger. Klicka på länken Alkuun för att komma tillbaka till startbilden. LPA har särskilt utrett att de företag som kommer upp på listan är beredda på ett gårdsbesök, om inget annat nämns i tilläggsuppgifterna. De tilläggsuppgifter som företagen gett framgår av utskriften eller bilden Tilatiedot (gårdsuppgifter). För att ge ett uppdrag åt LPA går du till bilden Sopimus (avtalet) för det företag där gårdsbesöket är ogjort och klickar på knappen Lisää tapahtuma (lägg till en händelse). Skriv in dagens datum och ändra radioknappen till läget Toimeksianto tilakäynnistä Melalle (uppdrag åt LPA) och klicka på vidareknappen Seuraava. Du sparar uppgifterna genom att på bilden Toimeksianto Melalle klicka på lagringsknappen Tallenna. Med ångerknappen Peruuta kan du gå tillbaka utan att spara uppgifterna. Meddela LPA:s kontaktperson per e-post eller telefon (se bild 1 för kontaktinformation) när du har gett alla uppdrag, så att kontaktpersonen kan vidta fortsatta åtgärder. Du kan stryka ett uppdrag med raderingslänken Poista på bilden Sopimus (avtalet), om LPA ännu inte har hunnit förmedla uppdraget till en rådgivarorganisation. Raderingslänken är inte synlig efter det att LPA har förmedlat uppdraget till en rådgivarorganisation. Via bilden Tilakäyntien toimeksiannot (gårdsbesöksuppdrag) kan du vid behov granska dina egna uppdrag eller skriva ut dem. För att få listan på svenska måste du byta språk (normalt Suomeksi) och klicka sedan på utskriftsknappen Tulosta. Det förvalda alternativet för uppdragets status är Käsittelemätön (obehandlat). Om du vill söka alla uppdrag på en gång oberoende av status ska du klicka bort markeringen i rutan Hakua rajaavat tekijät innan du klickar på sökknappen Hae. De olika alternativen för uppdragets status är: Uusi = LPA har ännu inte gett uppdraget åt någon Käsittelemätön = LPA har gett uppdraget åt en rådgivarorganisation Annettu tehtäväksi = gårdsbesöket har getts i uppdrag åt en rådgivare Otettu tehtäväksi = rådgivaren har åtagit sig uppdraget Tehty = rådgivaren har genomfört gårdsbesöket Kuitattu = rådgivaren har registrerat gårdsbesöket
31 3.8 Utskrift av planerade gårdsbesök 3.9 Utskrift av kontrollista 3.10 Att avsluta avtal Den lista som skrivs ut innehåller namnen på de företag som uppdragen gäller samt kontaktinformation, uppdragets status och datum, gårdens kommun, produktionsinriktning, eventuella tilläggsuppgifter och den rådgivarorganisation som har fått uppdraget. Efter utskriften stänger du listan genom att klicka på krysset uppe till höger, och med returknappen Palaa kommer du tillbaka till början. Med kodlänken Tilatunnus kan du titta på uppgifterna i företagets avtal. Tillbaka kommer du genom att klicka på knappen Tilakäyntien toimeksiannot (gårdsbesöksuppdrag). Med länken under Toimeksiannon tila ja pvm (uppdragets status och datum) kan du granska uppdraget närmare på bilden Toimeksianto (uppdraget). Returknappen Palaa tar dig tillbaka till bilden Tilakäyntien toimeksiannot (gårdsbesöksuppdrag). Via bilden Palvelun tarjoaja (servicegivaren) kan du skriva ut planerade gårdsbesök genom att klicka på Suunnitellut tilakäynnit. Du får då upp de gårdsbesök som planerats för innevarande år. Gårdsbesöken skrivs ut på listan i tidsföljd. Du kan välja år med knappen Valitse vuosi och får då upp gårdsbesöken för de tre följande åren. Du får listan genom att klicka på utskriftsknappen Tulosta. Med returknappen Palaa kommer du tillbaka till bilden Palvelun tarjoaja (servicegivaren). Via bilden Palvelun tarjoaja (servicegivaren) kan du skriva ut en kontrollista över dina kunder kommunvis med knappen Tulosta tarkistuslista (skriv ut kontrollista). På listan är kunderna ordnade företagsvis i alfabetisk ordning. Kontrollistan motsvarar den som LPA skickar till företagshälsovårdsenheterna varje år i oktober. Efter utskriften stänger du listan genom att klicka på krysset uppe till höger. Om en person säger upp sitt avtal med företagshälsovården måste du meddela LPA. Gå till bilden Sopimus (avtalet) för personens företag och klicka på personbeteckningen så att bilden Sopimuksen henkilö (person i avtalet) öppnas. Skriv avslutningsdatumet i fältet Päättymispvm i formen dd.mm.åååå och klicka på lagringsknappen Tallenna. Om avtalet sägs upp av alla personer som hör till samma avtal, ska avslutningsdatum antecknas separat för varje person. Som avslutningsdatum antecknas den dag uppsägningen inkom. Avsluta inte något avtal retroaktivt.
32 3.11 Vägran till gårdsbesök 3.12 Byte av lösenord Om du har fört in en person helt utan anledning eller om du märker att någon antecknats under fel avtal, ska du kontakta LPA:s kontaktperson (se bild 1 för kontaktinformation). Om en person säger nej till ett gårdsbesök och det inte heller senare passar honom eller henne, ska du registrera en vägran till gårdsbesök. Gå till bilden med företagets avtal Sopimus och klicka på knappen Lisää tapahtuma (lägg till en händelse). Du får då upp bilden Uusi sopimustapahtuma (ny avtalshändelse). Skriv dagens datum (dd.mm.åååå) i fältet Tapahtumapvm, ändra radioknappen till läget Tilakäynnistä kieltäytyminen (vägran till gårdsbesök) och klicka på vidareknappen Seuraava. Du sparar uppgifterna med lagringsknappen Tallenna på bilden Tilakäynnistä kieltäytyminen. En vägran till gårdsbesök leder till att rabatten på försäkringspremien slopas och att avtalen för företagets alla personer avslutas. Efter det kan personer inte längre fogas till avtalet, utan ett helt nytt avtal måste först registreras. Om en vägran till gårdsbesök har registrerats felaktigt ska du kontakta LPA:s kontaktperson (se bild 1 för kontaktinformation). Du kommer hit från startbilden genom att klicka på länken Salasanan vaihto (Byte av lösenord). 1 Skriv det gamla lösenordet i fältet Vanha salasana. Du måste skriva lösenordet på exakt samma sätt som när du senast ändrade det. 2 Skriv det nya lösenordet i fältet Uusi salasana och på nytt i fältet Uusi salasana uudestaan (5 8 tecken, bokstäver eller siffror, men inte specialtecken). 3 Klicka på lagringsknappen Tallenna. Efter att du bytt lösenord förs du automatiskt tillbaka till startbilden. Du kan klicka på avslutningslänken Lopetus och logga in på nytt med det nya lösenordet. Om programmet nästa gång du loggar in frågar Haluatko, että salasanasi tallennetaan (vill du att ditt lösenord sparas), ska du välja EI (nej). Om du får anmärkningen Käyttäjätunnus tai salasana on väärin (fel användarnamn eller lösenord) ska du kontrollera att du har skrivit in dem rätt. Lösenordet gäller ett år i sänder. Systemet ger dig möjlighet att byta lösenord också senare, förutsatt att du kommer ihåg det gamla lösenordet. Formkraven förutsätter att lösenordet har högst 8 tecken, bokstäver eller siffror. Om ditt
33 användarnamn och lösenord har låsts, ska du kontakta LPA:s kontaktperson (se bild 1 för kontaktinformation).