Ace Simulation AB Utveckling av kunskapsflödet i företaget Johan Nydén, Erik Sandlund och Tom Widerström Linköping 2007-03-02
Sammanfattning Syftet med den här rapporten är att åskådliggöra hur ett företag på bästa möjliga sätt kan tillgodogöra sig den kompetens som finns hos personalen i företaget. Hur de på ett smidigt, kostnads- och tidseffektivt sätt kan låta de anställda dela med sig av den kompetens de besitter till andra anställda. Vi använde oss av en enkätstudie för att få information av de anställda hur de själva såg på problemet och om de själva hade några förslag. Tre färdiga förslag fanns med i enkäten och personen som fyllde i enkäten fick ta ställning till dessa tre förslags för- och nackdelar. Ur enkätsvaren framgick att det fanns olika åsikter om hur kompetensen på bästa sätt kan bevaras. För en majoritet av de som fyllde i enkäten var en kombination av olika förslag den bästa lösningen. Vi kom fram till att det viktigaste för att ett företag ska kunna ta tillvara på den kompetens som personalen har inneboende är att tid avsätts till detta ändamål och att någon form av databas uppförs där de anställdas kompetens kan indexeras. En blandning mellan kompetensdagar och utposterade grupper är att föredra.
Förord Denna rapport tar upp problematiken med kunskapsöverföring. Vi vill tacka Jenny Petersson, Linda Nordin och Ola Peterson på Ace Simulations AB för ett trevligt bemötande och gott samarbete. Vi vill också ta tillfället i akt att tacka Anders Hansson på TEMA för en givande handledning genom hela processen.
Innehåll Utveckling av kunskapsflödet i företaget... 1 Sammanfattning... 3 Inledning... 1 Bakgrund... 1 Problem... 1 Syfte... 2 Metod... 2 Förslagen... 4 Databasen... 4 Satellitgrupper... 4 Kompetensdagar... 5 Enkätsammanställning... 5 Nuvarande kompetensutveckling på ACE... 5 Hur de anställda lär sig bäst... 6 Förslagen... 6 Givna förslag... 7 Analys... 7 Slutdiskussion... 8 Referenslista... 10
Inledning I samband med kursen Teknik och människa på arbetsplatsen och vårt samarbetsföretag Ace Simulation AB har vi fått i uppgift att se över hur man kan förbättra kompetensöverföring inom ett företag på ett effektivt sätt. Vi börjar med att beskriva problemet mer ingående och hur Ace Simulations AB ser ut som företag idag. Bakgrund Ace Simulations AB, som hädanefter kommer att skrivas som ACE, är ett växande konsultföretag som sysslar med konsultverksamhet så väl som egenutveckling främst av sin simulator. Företaget grundades 1999 under ITboomen då efterfrågan var stark på visualiserings- och simuleringskompetens. Företaget har utvecklat ett eget system för simulering av tekniker för och till fordon, systemet går under namnet ASim. Med ASim kan ACE utföra utveckling på uppdrag av kund. Kunder kan även komma och testa nya tekniker de inte vågar testa på verkliga fordon. ACE utför även konsultarbeten direkt hos kund, vilket gör att de har många konsulter utplacerade på heltid. Problem Vi har blivit delgivna ett problem av Jenny Petersson som är konsultchef på ACE. Vi kommer här att försöka bearbeta problemet och försöka ge lösningsförslag på det samma. ACEs problem består i huvudsak i att de inte kan ta till vara på kunskapen som finns internt i företaget, eller att vid kompetensutveckling internt sprida ny kunskap. I dagsläget är de anställda på ACE väldigt utspridda, vilket gör att kontakten mellan personalen blir väldigt sporadisk och tillfällig. ACE vill få fram ett system som gör att de kan utnyttja den kunskap som finns internt på ett kostnadseffektivt sätt. Då det främst handlar om konsulter på företag, är det svårt för dem att finna tid till kompetensutveckling av individerna och därmed finns det inte heller någon tid för att sprida kompetensen inom företaget. I dagsläget är de flesta konsulter utplacerade 40 timmar i veckan hos respektive kund, detta innebär att deras arbetstid inte inrymmer tid för vidareutveckling av kompetensen. Vilket gör att kostnaden per utbildad anställd blir hög vid inräkning av minskad fakturering samt de faktiska utbildningskostnaderna. Detta är idag inte ett så stort problem då de anställda är så pass få att de kan hålla kontinuerlig kontakt med varandra för att se vilken kompetens som finns och vem som kan vara behjälplig med kunskap vid problem. ACE tror att de kommer att växa under de nästkommande åren, vilket gör att problematiken blir allt svårare att lösa. 1
Syfte ACE är ett växande konsultföretag som ser ett problem med att internt sprida kompetensen på företaget på ett kostnads- och tidseffektivt sätt. Då de idag inte har något fungerande system för detta, vill de med vår hjälp hitta eventuella nya tankar och idéer kring detta för att kunna vidareutveckla pratiska tillämpningar för att lösa problemet. Vi kommer försöka ta fram tre förslag på hur detta skulle kunna lösas och på hur de kan använda tidigare kända teorier och arbetsmetoder för att använda i företaget. Metod Vi undersökte personalens syn på företagets kunskapshantering för att utifrån insamlade data ta fram förslag på förbättringar av kunskapshantering i framtiden. Vi har använt oss av enkätfrågor (se bilaga 1) för att på bästa möjliga sätt kunna få en överblick av de anställdas åsikter kring våra förslag och deras uppfattningar kring kompetensöverföring i allmänhet. I vår enkät presenterade vi tre olika förslag. De svarande fick resonera kring våra förslags fördelar och nackdelar. De tre förslagen som vi redovisar ytterligare i senare kapitel; ett databassystem, ett system med satellitgrupper och ett diskussionsforum vid dedikerade kompetensdagar. Efter att ha läst Kompetensutveckling Försvarsmaktens interna kompetensöverföring och kompetensbevakning. (Mats Hansson) inspirerades vi till förslaget med databassystemet. Magisteruppsatsen Teamwork en lämplig form för kompetensöverföring i ett datakonsultföretag (Hanna Björklund) ledde oss fram till förslaget med satellitgrupper. Och efter diskussioner med klasskamrater och före detta kollegor kom vi själva fram till det tredje förslaget med kompetensdagar. Från första början var tanken att vi skulle intervjua tilltänkta personer och utifrån detta skapa oss en uppfattning. Men på grund av våra tilltänkta intervjupersoners stressade tillvaro var detta till slut inte genomförbart. Vi beslutade då oss för att sköta intervjuerna via en elektronisk enkät. Detta för att våra informanter skulle hinna svara på våra frågor på ett utförligt sätt men att det samtidigt inte skulle vara allt för tidskrävande. Vi utformade en enkät med öppna svarsalternativ för att ge våra informanter en större möjlighet att uttrycka sig och föra fram sina egna åsikter och idéer. De första frågorna försöker få informanten att själv ventilera sina tankar kring kompetensöverföring. Efter detta presenterar vi våra tre förslag och låter informanten ta ställning till fördelar och nackdelar med varje förslag. Sist ger vi den tillfrågade en sista möjlighet att ge oss ett förslag ett ytterligare förslag på en åtgärd som skulle förbättra kompetenshanteringen hos företaget. 2
För att få bästa möjliga resultat ville vi ha åsikter från spridda delar av företaget. Informanterna valdes ut i sammarbete med personalansvarige vid ACE för att representera olika kompetensområden hos ACE. Vi använde oss av tre informanter för enkätundersökningen, en ur ledningsgruppen och två konsulter som arbetade ute i fältet. Vi skickade ut tre stycken enkäter och fick svar på samtliga. 3
Förslagen I början av projektet bestämde vi oss för att ta fram ett antal olika förslag på lösningar för ACE som de i sin tur ska ta ställning till. Vi hade ett antal idéer på lösningar men bestämde oss efter en diskussion inom gruppen att koncentrerar oss på 3 olika lösningar. Dessa 3 lösningar presenteras nedan. Databasen I Mats Hanssons enskilda uppsats vid Försvarshögskolan skriver han att många företag runt om i världen har börjat uppföra databaser över företagets interna kunskaper. Dessa databaser är väldigt omfattande och innehåller allt ifrån vilka företag man har jobbat för till vilken utbildning man har. Databasen växer kontinuerligt då de anställda själva för in vad de har lärt sig via jobb eller utbildningar. Informationen är lättåtkomlig över hela världen eftersom hela databasen är ansluten till intranätet som i sin tur går att nå via internet. Detta system bygger på att företaget lyckas utarbeta ett internt system där man i första hand söker efter kompetensen inom företaget, istället för att söka informationen via internet eller litteratur. En viktig del för att det här förslaget ska fungera är att de anställda tar ansvar för att utbyggnaden av databasen fortlöper allt eftersom deras kunskap ökar i omfattning. Om ACE skulle välja att införa detta system kan det vara klokt att göra det relativt fort då det är lättare att bygga upp denna typ av databas i ett mindre företag. Satellitgrupper I Hanna Björklund och Jaana Yli-Erkkilä magisteruppsats skriver de om ett förslag för kompetensöverföring som kallas Satellit/nätverksorganisation. Den typen av organisation går ut på att varje konsult ingår i en grupp med andra konsulter inom samma område som en själv. Gruppen ses som en satellit och har en kontaktperson på företaget (basen). Kontaktpersonen hjälper gruppen med att planera, finna information och att stötta. En kontaktperson kan ha hand om flera grupper samtidigt dock inte fler än tre stycken, har man fler än tre kan det bli svårt för kontaktpersonen att hinna med och hjälpa alla grupper fullt ut. På företaget sitter flera kontaktpersoner för olika satelliter, dessa personer har i sin tur ett väldigt nära samarbeta och har väldigt bra uppfattning om vad respektive satellit har för kunskaper. På detta sätt finns en väldigt bra uppbyggd kunskapsbank inom företaget där kontaktpersonerna utgör navet i hjulet. I ett inledande skede behöver nog inte ACE flera kontaktpersoner utan kan klara sig med en till två stycken, växer företaget bör man dock anställa fler för att klara av att upprätthålla en bra organisation. 4
Kompetensdagar Vi har inom projektgruppen kommit på ett eget förslag efter att ha frågat olika individer om deras positiva erfarenheter från olika företag. Tanken med förslaget är att företaget träffas regelbundet till exempel en dag i kvartalet och diskuterar och förmedlar ny kunskap som man har fått genom kurser eller jobb. Utöver dessa aktiviteter kan man mycket väl tänka sig att hålla föredrag om olika aktuella händelser inom företaget eller branschen. Utöver den rena kunskapsöverföringen som dessa dagar skulle innebära, medför även denna typ av aktivitet en ökad social trivsel inom företaget. ACE är idag ett litet företag med mindre än 25 anställda vilket gör att de i dagsläget skulle kunna ha gemensamma kompetensutvecklingsdagar. Växer företaget är detta svårare eftersom det är svårt att stanna hela företaget för en dag. Med större företag kan det vara bättre att sprida ut dagarna på olika avdelningar. En sådan spridning medför att företaget inte stannar utan kan fortsätta sitt arbete samtidigt som företaget kan genomföra mer riktade kompetensutvecklingsdagar vilket i sin tur ger mer kunskap för den anställda. När vi inom gruppen har tagit fram förslagen har vi försökt ge en objektiv bild av samtliga förslag detta för att ACE själva ska kunna få en god bild av vad de har att välja bland. Enkätsammanställning Nedan kommer vi ge en sammanställning utav enkäterna vi genomförde på ACE. Sammanställningen sker i fyra delar, första delen handlar om hur företaget ser på den nuvarande kompetensutvecklingen och hur den hanteras. Den andra delen handlar om hur de anställda lär sig på bästa sätt och hur de tror att deras metod skulle passa företaget. Den tredje delen handlar om våra tre förslag och hur de olika informanterna har ställt sig till dem. Den fjärde och sista delen behandlar egna tankar och idéer som de svarande kom med under enkäten. Nuvarande kompetensutveckling på ACE I dagsläget ligger stora delar av kompetensutvecklingen och kunskapsuppdateringen på den enskilda individen. Känner de anställda att de vill genomföra en kurs inom ett ämne får de lägga fram det som förslag till ledningen. Ligger kursen inom ramen för ens område är det inga problem att genomföra kursen på arbetstid. Om den däremot ligger utanför den anställdas område men ändå är relevant för personen kan de ändå få genomföra kursen dock får de anställda genomföra eventuella självstudier på egen tid. 5
Problemet med dagens system är att det inte finns någon budgeterad tid för den anställda att genomföra utbildningar. Dessa får ske på eget initiativ och om tid finns. Största problemet är konsulter som är uthyrda på långtidsprojekt. För konsulterna är det extra svårt att få tid till kompetensutveckling under projekttiden eftersom kunden hyr in konsulterna på 40 h arbetsvecka. Under intervjun kom det fram en stor fördel med det nuvarande systemet. Fördelen var att individen själv styr över sin egen utveckling, således riktar man kompetensutvecklingen efter individen och dess behov inom företaget. Hur de anställda lär sig bäst Alla människor lär sig bäst på olika sätt, så är även fallet på ACE. En utav informanterna känner att seminarium och ledda lektioner var bästa sättet för att lära sig nya saker samtidigt som en annan ansåg att praktiska övningar var bästa sättet att ta till sig nya kunskaper. Alla informanter tror att deras sätt att läras sig skulle passa väl in på företaget, det vill säga; seminarium, praktisera nyvunna kunskaper och ledda utbildningar. På en punkt var intervjupersonerna överens, alla ansåg att erfarenheter och förståelse bäst överförs genom direkt kontakt med källan via till exempel diskussion eller seminarium. Förslagen Nedan beskriver vi vad vi fick för mottagande på respektive förslag får enkätundersökningen. Databas Alla informanter anser att förslaget är bra inom vissa delar. Förslaget fungerar om man använder det mer som en referens till var kunskapen finns och inte som en direkt källa. Detta är alltså inte en hel lösning av kunskapsöverföringsproblemet inom företaget utan bara en del utav en lösning. Den stora nackdelen med detta förslag är att det måste underhållas och av vem? Ingen utav intervjupersonerna tror att det kommer fungerar att individen själv uppdaterar sin egen del utan anser att det måste skötas utav någon annan. Fördelen med förslaget är att det skulle gå väldigt snabbt att hitta en person som kan hjälpa en med ett problem om man har kört fast. Satellitgrupper Samtliga informanter ställer sig positiva till förslaget och tycker att det verkar vara en intressant idé. Intervjupersonerna är även överens om problemet med förslaget, samtliga anser att det skulle kräva att man gick ner ifrån 40 h/vecka för 6
att lägga några timmar per vecka åt gruppen. En annan nackdel med detta förslag kan vara att arbetsfördelningen inom gruppen kan bli ojämn och att alla drar olika tunga lass. Konsulterna ansåg att en fördel med detta förslag var att de skulle öka gemenskapen bland de anställda på ACE vilket kan ses som positivt. Kompetensutvecklingsdagar På detta förslag skiljer sig intervjupersonerna en del åt. Konsulterna tycker att idén är väldigt bra och tror att det är bra om man träffas regelbundet och diskuterar relevanta problem och lösningar man har lärt sig av kurser eller jobb. Företagsledningen är lite mer tveksam till förslaget, de tror att kunskapen som förmedlas kan bli för generell och inte intresserant för alla anställda. Ledningen tror att förslaget kan bli mer intressant om företaget växer och man kan ha grupper som är mer nischade inom sitt ämne. Ledningen tror i dagsläget att förslaget kan passa om man ska informera hela företaget om någon som är relevant för alla till exempel arbetsplatsergonomi. Givna förslag Under denna del av intervjun har personen själv fått skriva fritt vad de tycker om de olika förslagen samt om de har några egna idéer. De konsulter vi intervjuade var positiva till en kombination av förslag ett och tre. Där förslag ett mer skulle ses som en referens än en direkt källa för kunskap. Anledningen till att de väljer förslag tre före två var att det troligen skulle bli svårt att få tid till att lösa uppgifter med gruppen på ett redan överbokat schema. Alla parter är överens om att mer tid måste skapas för att kunna genomföra kunskapsöverföring inom företaget. För finns inte tiden spelar det ingen roll hur bra system man har om man ändå inte kan använda systemet på grund av tidsbrist. Från ledningens sida hoppas man att detta problem ska lösa sig på sikt då man expanderar och anställer fler konsulter som kan avlasta de nuvarande konsulterna. Analys Med kunskap om hur ACE arbetar och hur de vill utvecklas så har vi kommit fram till att inget förslag är fullständigt, en integration mellan förslagen ger den bästa lösningen. Att ha ett grundsystem med en databas över kompetensen på företaget verkar vara ett förslag som många såg med intresse. Problem med detta förslag ansågs mest vara eventuella tekniska svårigheter med att hantera systemet, dock bör detta i sig inte vara något större problem med ett effektivt och enkelt internät. Vidare ansåg de att det kunde vara svårt att få de anställda att successivt uppdatera databasen och att det på grund av det skulle vara inaktuell information som fanns att tillgå, hur detta skall lösas är snarare en praktisk fråga. Med databasen som grund såg de anställda olika lösningar för hur man bäst kan använda sig av den 7
nyfunna informationen för att föra ut kompetensen. Några tyckte att det vore bäst att använda förslag tvås satellitgrupper för att vidareutveckla kompetensen, andra såg fördelar med att avsätta tid alternativt dagar för att samlas i grupper eller som företaget i helhet för att använda de tillfällena för att sprida den kunskap man känner sig vilja ha. Svårigheter Självfallet finns det svårigheter i att tillfredställa allas tankar och idéer om hur man ska utföra utvecklingsdagarna för att så mycket kunskap som möjligt ska spridas inom företaget. Detta problem uppstår i och med att olika individer lär sig på olika sätt och på grund av detta finns ingen given lösning. Att variera utbildningsdagarna med olika lärmetoder är nog det bästa, eventuellt att blanda både seminarium, litteratur och praktiska övningar är väl det som inrymmer lösningar för de flesta. Flertalet anser att lärande genom att ställas inför ett konkret problem och att ges tid till att försöka lösa detta gör att man lättare tar till sig kunskap, då man direkt märker att man har nytta av den nyfunna kunskapen. Att göra detta tillsammans i grupp kan förenkla processen då det visar sig att man då lär både när man arbetar med problemet såväl som när man får hjälp eller hjälper någon. Genom att arbetet sker i grupp så minskar problematiken att gå från vanligt arbete till lärprocessen. Problem som lätt uppstår vid arbete i grupp är att de olika individerna tar på sig olika mycket ansvar och där igenom skapar missnöje i gruppen och därmed förlorar gruppen sin auktoritet som lärandeplats. Så att ha en kontaktperson alternativt en handledare är mycket viktigt del för att processen ska ge utdelning. Alltså ha en samlad plats med kompetensregister tillsammans med någon form av arbetsgrupper verkar vara det som ACE tror sig kunna nyttja på bästa sätt. Slutdiskussion Efter att ha genomfört denna studie av och med de anställda på ACE har vi kommit fram till att det inte finns några enkla lösningar. Företaget måste kompromissa för att kunna nå den optimala lösningen. De bör således förändra sitt tänkande kring hur de vill se att kompetensutveckling skall se ut, för den måste få mer utrymme om de vill att företaget som helhet skall utvecklas inifrån. Att ge medarbetarna möjlighet för såväl kompetensutveckling som att samverka med varandra måste vara en viktig hörnsten för att företaget skall kunna dra nytta av den enorma kompetens som faktiskt finna att tillgå internt. Inga lösningar kan vara dem till nytta så länge som de anställda inte får tid för att utvecklas, att leva i tron om att de kommer utveckla sig själva på sin fritid över tiden är inte hållbart. Detta kan fungera i ett litet företag, men om företaget växer så minskar också 8
medarbetarnas lojalitet mot företaget, då krävs morötter för att de ska vilja öka sin kompetens och överföra den till andra inom företaget. Tiden är viktig för att förtjänsten skall bli maximal så väl som för att de anställda skall få möjlighet till att utvecklas på ett effektivt sätt. Om tid ges ser vi dock att det bästa för företaget är att skapa en databas för kompetensen. Denna databas tillsammans med ett enkelt gränssnitt kan nyttjas för att samla och visa kunskap. Med ett bra planerat gränssnitt kan då de anställda lätt hitta vad som finns inom företaget och vart de kan vända sig för att få hjälp med att lära sig detsamma. Vidare skulle detta system kunna kompletteras med närliggande funktioner så som intresseanmälningar för andra kurser och utbildningar i linje med företagets affärsidé. Hur de sedan väljer att utnyttja olika metoder för lärandet kan kanske skilja sig från vem och vad som ska läras. För enklare kunskap så som programvaror och enklare syntax i olika miljöer kanske en direkt kommunikation med den som har kunskapen är lämpligast, speciellt om det bara är en som söker denna typ av kompetens. Om det är flera på företaget som behöver utbildas så kanske ett seminarium med grupper som samarbetar är att föredra. Det hela handlar om att olika individer måste kunna säga vad de behöver för att kunna uppnå den nivå de själva vill. Är det en grupp som arbetar mot samma mål är det önskvärt att de utbildas gemensamt och därigenom kan själva arbetet i grupp bli ett lärande moment. Eftersom konsulterna arbetar i strikt skilda miljöer är det svårt att påtvinga samtliga samma typ av arbetssätt. Dock kan detta förenklas om företaget växer och fler grupper med liknande områdesansvar och arbetsområden kan arbeta tillsammans. Samarbetet kan hjälpa grupperna att klara sig relativt självständigt. Detta tillsammans med möjligheten att kommunicera med en kontaktperson från företaget för att bolla idéer såväl som kontrollera att resurserna finns gör att arbetet med att utveckla kompetensen kan ske parallellt med det vanliga arbetet och på så sätt inte kräva onödig tid. Kommunikationen med kontaktpersonen och samarbetet mellan grupper effektiviserar såväl omkostnader som tidsåtgång på ett sätt som gör att ACE inte behöver avsätta onödiga resurser. Slutligen anser vi inget lösningsförslag kan någonsin ge effekt så länge som tidsutrymmet för utveckling saknas. Därför ser vi att det primära för ACE i dagsläget är att ge sina anställda tid för att kunna fortbilda sig och därmed göra företaget mer attraktivt för framtida kunder. 9
Referenslista Elektroniska källor Hansson, Mats (2001) Kompetensutveckling. Försvarshögskolan [www] <http://www.annalindhbiblioteket.se/publikationer/uppsatser/2001/chp9901/hanss on_1040.pdf > Hämtad den 2007-02-21 Björklund, Hanna & Yli-Erkkilä, Jaana (1998). Teamwork - En lämplig form för kompetensöverföring i ett datakonsultföretag? Göteborgs universitet. [www] <http://www.handels.gu.se/epc/archive/00001621/01/bjorklund.ylierkkila.ia7400. pdf > Hämtad den 2007-01-25 10