ATT SKAPA ETT GRUNDSCHEMA. OBS! Läs sakta igenom meningarna steg för steg och gå inte för fort fram. 1. Ställ markören på den trefärgade klossen i organisationsträdet blå, gul, grön på din enhet och högerklicka. Dra markören till Ny och fortsätt dra musen till höger och markera Grundschema. 2. Se blå bild till höger. Fyll ENDAST i från och med-datum när schemat ska börja gälla och låt det stå Gäller TV på till och med datum. Fyll i Antal rader = Antal personer i gruppen. I den vita rutan Heltid står det 40.00 om man arbetar dagtid måndag-fredag. Man skriver 37.00 om man arbetar helger. Man skriver 36.33 om man arbetar natt. Fyll i Antal veckor = schemat ni går på kan vara allt från 4-16 veckor. Om schemat är på 4 veckor så skriver man en 4:a där och om ni går på ett 6 veckors schema så skriver man en 6:a Fyll i Startvecka = Exempel Om er vecka 1 på schemat är startdatum 2014-08-11 då skriver man en etta i det vita fältet men om det är er vecka 3 på schemat skriver man en trea i det vita fältet. OBS! Om man skriver in fel nummer på startveckan här då kommer man in fel i schemat. OBS! Ett Grundschema ska ALLTID starta en måndag och sluta en Söndag. Beräkna startvecka automatiskt och Beräkningstyp Rullande brukar alltid vara ibockat men om det inte skulle vara det så fyll i det. Grundschemat ligger under den trefärgade klossen i organisationsträdet och ser ut som en flagga = blå, vit, rödrandig. Ett grundschema kan ALDRIG innehålla mer än 16 veckor. 1
OBS! Läs igenom meningarna sakta steg för steg. 1. Dubbelklicka på det nya grundschemat och den här bilden kommer upp. 2. Se bild ovan till vänster. Identitet Klicka en gång på rad 1 och skriv i namnet klicka på rad 2 och skriv i nästa namn fortsätt på samma sätt tills alla namnen är inskrivna. När det sista namnet är inskrivet på den sista raden, klicka en gång på namnet ovanför och tryck sedan på SPARA och UPPDATERA. Om ett namn ändå försvinner, skriv det igen och upprepa samma sak. 3. Se bild ovan till höger. Arbetspass klicka en gång på Ny och bilden på sidan 3 kommer upp. Arbetspass Kan vara bokstäver eller siffror eller både och. Ni bestämmer själva. Döp arbetspasset till exempel till A och skriv in det i rutan där det står Id. Klicka en gång i det vita fältet under Start kl. och skriv exempel 07.00 och klicka en gång i det vita fältet under Slut kl. och skriv 12.00 klicka en gång i det vita fältet under Typ av tid och sen en gång på den lilla pilen till höger och markera Arbete. En ny rad kommer fram, skriv start kl.12.00 och slut kl.13.00 = klicka en gång på den lilla pilen och markera Rast på rad tre skriv start kl.13.00 och slut kl.16.00 = klicka på den lilla pilen och markera Arbete. Man kan även lägga in kortare rast men alla tider måste följas åt i en följd uppifrån och ner exempel: kl. 07. 00-17.00 och inte 17.00-07.00. OBS! SPARA och UPPDATERA. Se sid 3 högst upp. 2
Se bild sid 2 till höger. Det står Arbetspass i den lilla blå rutan Ställ markören i vita fältet med ifyllt klockslag på raden under där det står Start kl. Se pil sid 2. Tryck ner vänster musknapp och håll den nertryckt hela tiden släpp inte taget det kommer fram en liten fyrkant med ett kors i om inte så börja om igen men fortsätt att hålla vänster musknapp nertryckt och dra arbetspasset till - Schemarad se bild nedan släpp markören först när du står mitt i vita fältet under Mån v.1 se pil. Gör på samma sätt med de övriga veckodagarna. OBS! Se till att tiderna arbetspassen hamnar på rätt dagar och att det står rätt namn i det vita fältet. OBS! SPARA och UPPDATERA. 4. Schemarad - Tryck på lilla pilen och markera ett namn så det syns i den vita rutan. OBS! att det är rätt namn i fältet. Veckodagarna och tiderna kommer då att visas under namnet. Siffrorna på vänster sida är antal veckor i schemat. 5. Summor: Exempel: Det står Syss.grad 0.7297 = Sysselsättningsgrad och det betyder att den här personen arbetar nästan 73%. Här kan man se sysselsättningsgraden. Heltid då ska det stå 1. 0000 i det vita fältet och deltid 0.7500 halvtid = 0. 5000. Man kan även arbeta andra procent exempel 0.7200 eller 0.5800 och så vidare. Här ser man exakt om man behöver ta bort eller lägga till tid på schemaraden när man har fyllt i alla dagar och veckor på schemat. De timmar man ska arbeta enligt schemat ska stämma överens med sysselsättningsgraden som ändrar sig vartefter man lägger in eller tar bort tid. Det innebär att man får lägga till/eller ta bort tid på ett arbetspass för att få tiden att stämma. Det kan handla om 3-10min 6. Visa Klicka på lilla pilen. Det kommer upp tre olika alternativ. Klicka en gång på ett av alternativen. Arbetspass = Visar endast beteckningen på arbetspasset. Klockslagsintervall = Tiden visar hela arbetspasset samt rast. Ramtider = Visar endast start och sluttid. Personlig inställning 3
När man lagt upp ett nytt grundschema blå vit rödrandig och en ny Planeringsperiod = Avstämningspeiod gul med en klocka i då ska man koppla ihop allt. Genom att göra så här: Öppna upp den aktuella Avstämningsperioden som ni arbetar i genom att dubbelklicka på den och markera en person i taget raden blir gulfärgad Klicka en gång på Personal fliken. 4
Spara och Uppdatera. Klicka en gång på Placeringar och klicka en gång på Bryt placering. Skylt nedan kommer upp. Klicka på den lilla kalendern bredvid och fyll ifrån och med datum. OBS! ALLTID en måndag. Var observant på att fylla i rätt från och med datum. Det ska vara samma datum som grundschema och Avstämningsperiod börjar gälla. Ny rad kommer upp. Se till att anställningsnummer som finns i anställningsfliken stämmer överens med anställningsnumret i placeringsfliken. Dubbelklicka på den nya raden som kommit upp. Bild på sid 6 kommer fram. 5
Titta efter så att anställningsnumret stämmer och att det är rätt från och med datum. Se pilarna. Placera sedan personen genom att klicka en gång på Välj knappen bredvid Planeringsgrupp. Organisationsträdet kommer fram. Klicka en gång på din aktuella enhet exempel: Grillby Htj 2014 och klicka på Välj men OBS! när den nya planeringsgruppen är upplagd på er enhet då markerar man 2015 istället from det datum ny planeringsgrupp startar. Gör samma sak där det står Schema om ni har ett grundschema. Klicka en gång på Välj knappen bredvid, markera din enhet i organisationsträdet och klicka på Välj. Och till sist Klicka en gång på den lilla pilen bredvid Schemarad och markera rätt person på rätt rad nummer. Om man inte har ett grundschema fyller man bara i Planeringsgrupp. OBS! Tryck på spara och uppdatera. Vid frågor kontakta Yvonne Lif på tel.nr 0171-625914 6
7 2014-10-06