C-UPPSATS 2006:216 Företagsportaler En jämförelse mellan en standardlösning och egenutveckling Daniel Barsk Luleå tekniska universitet C-uppsats Data och systemvetenskap Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för Systemvetenskap 2006:216 - ISSN: 1402-1773 - ISRN: LTU-CUPP--06/216--SE
Sammanfattning I den här uppsatsen har jag valt att fokusera forskningen på en jämförelse mellan två olika portallösningar, en standardlösning och en egenutvecklad portal. För att på så sätt undersöka om en standardlösning kan ersätta en egenutveckling vad gäller företagsportaler. En företagsportal är verktyg som via ett webbaserat gränssnitt tillhandahåller användaren eller en grupp av användare med den information och de applikationer, eller funktioner, som behövs för att deras arbete ska kunna utföras på ett effektivt sätt. Portalen gör det möjligt för användaren att nå relevant information som kan vara både intern och extern. Användaren kan nå portalen oberoende av vart denne befinner sig, och oberoende av vilken dator eller vilket operativsystem användaren använder sig av. Det är vanligt att företag utvecklar sina portaler från grunden, vilket gör att de får en totalt skräddarsydd portallösning, men det är en resurskrävande process som kräver mycket tid och pengar. Det finns dock ett antal standardlösningar på marknaden vad gäller företagsportaler, som exempelvis Plumtree, Hummingbird och Microsoft Sharepoint. I min undersökning gjorde jag en jämförelse mellan en standardlösning och en egenutvecklad portal. Jämförelsen gjordes genom att först studera förespråkade portalfunktioner i teorin. Sedan genomförde jag en fallstudie, som utgjordes av fyra kvalitativa intervjuer med personer på två olika företag, och undersökte på så sätt hur funktionaliteten i respektive portallösning stämde överens med de förespråkade funktionerna. Jag tittade även på användarnas upplevelser samt skillnader i det utvecklingsarbete som bedrivits. Jag har under studiens gång kommit fram till att en standardlösning kan ersätta en egenutveckling vad gäller företagsportaler. Alla portaler skiljer sig åt från fall till fall, oavsett om det handlar om en standardlösning eller en egenutvecklad portal. Jag anser dock att arbetet kan fungera som en vägledning för företag som är i behov av, samt funderar på att utveckla, en portallösning.
Abstract In this essay I have chosen to focus my research on making a comparison between two different portal solutions, one standard solution and one own developed portal. And in that way examine if a standard solution can replace an own development when it comes to corporate portals. A corporate portal is a tool which via a web-based interface supplies the user, or a group of users, with the information and the applications, or functions, that is needed so that their work can be performed in an effective way. The portal gives the opportunity to the user to reach relevant information that can be both internal and external. The user can reach the portal regardless of which computer or which operative system that is used. It is common for companies to develop their portals from scratch, which gives them a complete custom-made portal solution. But it is a resource-demanding process that demands a lot of time and money. There is however a number of standard solutions out on the market, like for example: Plumtree, Hummingbird and Microsoft Sharepoint. In my examination I made a comparison between a standard solution and an own developed portal. By way of introduction, I studied recommended portal functions in theory. Afterwards I carried out a case study, which consisted of four qualitative interviews with persons in two different companies, and examined how the functionality in respective portal solution agreed with the recommended functions. Also, I did look into the users experiences and differences in the development work that has been carried out. I have during the study come to the conclusion that a standard solution can replace an own development when it comes to corporate portals. All portals differ from case to case, regardless if it comes to a standard solution or an own developed portal. I do however consider that the work can act as guidance for companies that is in need of, and is thinking of developing, a portal solution.
Förord Denna uppsats är resultatet av ett examensarbete omfattande 10 poäng vid avdelningen för Systemvetenskap, Luleå Tekniska Universitet. Examensarbetet är en del av filosofie kandidatexamen i Data- och Systemvetenskap. Jag vill tacka mina intervjurespondenter för ert deltagande i intervjuerna. Dessutom vill jag tacka min handledare Sören Samuelsson för god vägledning och stöttning i arbetet. Luleå 2006-05-30.. Daniel Barsk
Innehållsförteckning 1 INLEDNING...6 1.1 BAKGRUND OCH PROBLEMBESKRIVNING...6 1.2 FORSKNINGSFRÅGA...7 1.3 SYFTE...7 1.4 AVGRÄNSNINGAR...7 2 METOD...9 2.1 VETENSKAPLIGT FÖRHÅLLNINGSSÄTT...9 2.2 VETENSKAPLIGT ANGREPPSSÄTT...9 2.3 FORSKNINGSMETOD...10 2.3.1 Praktiskt tillvägagångssätt...10 2.3.2 Analys...11 2.4 VALIDITET OCH RELIABILITET...12 3 TEORI...13 3.1 FÖRETAGSPORTALEN...13 3.2 FÖRESPRÅKADE PORTALFUNKTIONER...14 3.3 STANDARDSYSTEM...15 3.3.1 Anpassning av standardsystem...15 3.3.2 Fördelar och nackdelar...16 3.3.3 Standardsystem v.s. egenutveckling...16 4 EMPIRI...19 4.1 FÖRETAG A...19 4.1.1 Bakgrund...19 4.1.2 Funktionalitet i portalen...20 4.1.3 Användare A...21 4.2 FÖRETAG B...21 4.2.1 Bakgrund...22 4.2.2 Funktionalitet i portalen...22 4.2.3 Användare B...23 5 ANALYS...24 5.1 PORTALERNAS FUNKTIONALITET...24 5.2 ANVÄNDARNAS UPPLEVELSER...25 5.3 SKILLNADER I UTVECKLING...26 6 SLUTSATSER...27 6.1 SAMMANFATTANDE SLUTSATS...27 7 DISKUSSION...28 7.1 RESULTATDISKUSSION...28 7.2 METODDISKUSSION...29 7.3 FORTSATTA STUDIER...29 8 KÄLLFÖRTECKNING...30 BILAGA MALL FÖR INTERVJUFRÅGOR...31
1 Inledning I inledningen beskriver jag bakgrunden till uppsatsens ämnesområde och tar även upp min problembeskrivning. Därefter redovisar jag min forskningsfråga, syftet med studien samt mina avgränsningar. 1.1 Bakgrund och problembeskrivning I dagens samhälle ökar informationsproduktionen kraftigt. Den tekniska utvecklingen har medfört att företagen har tillgång till stora mängder intern och extern information. För alla företag är det viktigt att de anställda har tillgång till den information och de applikationer som behövs för att de på ett effektivt sätt ska kunna utföra sitt arbete. I takt med det ökade informationsflödet i och den tidspress många upplever, hårdnar kraven på effektiva hjälpmedel. Ett sätt att göra livet något lättare för användarna är att skapa så kallade rollbaserade företagsportaler med möjlighet till personlig anpassning (Bark, 2002). Jag som är författare till denna uppsats är en student som läser fjärde året på avdelningen för Data och Systemvetenskap vid Luleå Tekniska Universitet. Under våren 2005 påbörjade jag ett arbete tillsammans med en annan student, som handlade om informationshantering i företagsportaler. Men av diverse anledningar lades det hela på is. Nu har jag valt att hålla mig inom samma område, företagsportaler, men har valt att fokusera forskningen på att göra en jämförelse mellan två olika portallösningar, en standardlösning och en egenutvecklad portallösning. En företagsportal är verktyg som via ett webbaserat gränssnitt tillhandahåller användaren eller en grupp av användare med den information och de applikationer, eller funktioner, som behövs för att deras arbete ska kunna utföras på ett effektivt sätt. Portalen gör det möjligt för användaren att nå relevant information som kan vara både intern och extern. Intern information kan exempelvis vara någon typ av projektinformation som ligger lagrad i en databas, medan extern information kan vara information på Internet. Användaren kan nå portalen oberoende av vart denne befinner sig, och oberoende av vilken dator eller vilket operativsystem användaren använder sig av. Det enda som krävs är användarens inloggningsuppgifter (Collins, Szuprowicz; 2001, 2000). Nielsen (1993) skriver om nyttan av ett system i boken Usability Engineering. Nyttan definierar han som möjligheten att nå önskade mål med systemet. Där har han valt att skilja på två olika delar vad gäller nyttan i ett system, funktionalitet och användbarhet. Han anser att användbarhet inte skall blandas ihop med funktionalitet, samt att en större funktionalitet inte är detsamma som en förbättrad användbarhet. Collins (2001) hävdar att nyttan av portalen ligger i de funktioner som den förser användaren med. Vid utveckling av en företagsportal måste man ta hänsyn till vilket behov som finns och förse portalen med funktioner som tillgodoser detta. Jag kommer i denna studie att rikta in mig på portalernas funktionalitet. Det är vanligt att företag utvecklar sina portaler från grunden, vilket gör att de får en totalt skräddarsydd portallösning, men det är en resurskrävande process som kräver mycket tid och pengar (Andersen, 1994). Med en egenutvecklad portallösning menar jag en portal som utvecklats från grunden av en organisation, alternativt av inhyrda konsulter, för att motsvara den egna organisationens krav och behov.
Det finns dock ett antal standardlösningar på marknaden vad gäller företagsportaler, som exempelvis Plumtree, Hummingbird och Microsoft Sharepoint. En standardlösning ser jag som en standardiserad programvara som utvecklats av en leverantör för att motsvara flera kunders verksamhetsbehov. Andersen (1994) menar att det är en programvara som ett företag kan använda i sin verksamhet efter att ha gjort mer eller mindre anpassningar på systemet. Den stora skillnaden mellan ett standardsystem och en egenutvecklad produkt är att standardsystem utvecklas för ett marknadssegment snarare än för en kund, medan en egenutveckling leder till ett system som skall passa en enda kund (Andersen, 1994). Fördelarna med att införskaffa en standardlösning är att man sparar mycket tid, och det är i princip alltid billigare att köpa en produkt än att utveckla en egen. Jag tycker det skulle vara intressant att undersöka om en standardlösning kan fungera som ett bra alternativ till egenutvecklade portallösningar. 1.2 Forskningsfråga Kan en egenutvecklad företagsportal ersättas av en standardlösning för portaler? För att besvara forskningsfrågan formuleras tre underfrågor, dessa är: 1. Hur väl stämmer funktionaliteten i respektive portallösning överens med förespråkade portalfunktioner i teorin? 2. Hur upplever användarna funktionaliteten i en egenutvecklad företagsportal respektive en standardlösning? 3. Vilka skillnader finns det vad gäller det utvecklingsarbete som bedrivits innan respektive portallösning togs i bruk. 1.3 Syfte Syftet med arbetet är att jag vill göra en jämförelse mellan en standardlösning och en egenutvecklad portallösning. Genom empiriska studier undersöker jag de portallösningar som företagen använder sig av och jämför lösningarnas funktionalitet med teorin. Min förhoppning är att arbetet ska kunna användas som ett underlag för företag som är i behov av en portallösning och funderar på att utveckla en sådan. 1.4 Avgränsningar Jag kommer endast att jämföra portallösningarna ur ett funktionellt perspektiv, och kommer därför inte att ta med något användbarhetsperspektiv i den här undersökningen. Detta på grund av att jag anser att det med mitt syfte är mer intressant att studera funktionaliteten i portallösningarna. Med användare avser jag slutanvändare av respektive portallösning hos företagen. Vad gäller det utvecklingsarbete som bedrivits syftar jag till den utveckling som bedrivits hos företaget som har egenutvecklat samt hos företaget som har tagit till sig standardsystemet. Jag
kommer endast att hålla mig på en övergripande nivå och fokusera på utvecklingstid samt kravspecifikationer för respektive portallösning. Jag kommer endast att fokusera på det interna arbetet inom organisationen, och inte på portalernas eventuella kopplingar mot kunder eller andra externa aktörer. Jag kommer inte att gå in på några tekniska detaljer om portallösningarna.
2 Metod I det här kapitlet vill jag visa på vilka vetenskapliga synsätt och forskningsmetoder jag har fått ta ställning till, samt hur jag har gått tillväga under studien. 2.1 Vetenskapligt förhållningssätt Positivism och hermeneutik är två vetenskapliga inriktningar som står i kontrast till varandra. Till skillnad från positivisten, som gärna studerar forskningsobjekt bitvis, försöker hermeneutikern se helheten i forskningsproblemet (Patel & Davidsson, 1994). Positivismen har sina rötter i en empirisk/naturvetenskaplig tradition och bygger på absolut kunskap. Genom iakttagelser med människans sinnen och logiska uträkningar skall man kunna komma fram till kunskap och sanningar. Enligt positivisterna ska utredarens personlighet och åsikter inte på något sätt kunna påverka resultatet av forskningen. Forskaren ska kunna bytas ut och resultatet av forskningsarbetet ska ändå bli det samma. Uppfattningen att en forskare alltid ska vara objektiv i sitt arbete kommer från detta positivistiska ideal (Patel & Davidsson, 1994). Hermeneutik är ett grekiskt ord som betyder tolkning av budskap, tolkning av texter (Egidius, 1986). Förhållningssättet sträcker sig tillbaka till tolkningen av bibeln. Den moderna hermeneutiken avser att tolka och förstå hur människors liv och existens kommer till uttryck i det talade och skrivna språket (Olsson, 2001). Detta vetenskapliga förhållningssätt tillämpas nuförtiden ofta inom de vetenskapliga disciplinerna human, kultur och samhällsvetenskap, och tillämpas oftast i samband med kvalitativa insamlingsmetoder. Hermeneutik innebär att man tolkar och försöker förstå människan genom att studera människors upplevelser och erfarenheter förmedlade genom språk (Patel & Davidsson, 1994). Min undersökning bygger på mina egna tolkningar av empirin. Jag har förståelse för att olika personer upplever saker på olika sätt, och söker därför flera källor för att på så sätt se på helheten och nå en nyare förståelse. Man kan därför säga att arbetet med uppsatsen har en viss överensstämmelse med det hermeneutiska synsättet. 2.2 Vetenskapligt angreppssätt Vid ett forskningsarbete finns det två olika angreppssätt att använda sig av, deduktiva och induktiva angreppssätt. Ett deduktivt angreppssätt innebär att forskaren utgår från teorin och jämför med den empiriska undersökningen för att kunna dra slutsatser. En redan befintlig teori får bestämma vilken information som samlas in, hur man ska tolka denna information och slutligen hur man ska relatera resultaten till den befintliga teorin (Patel & Davidsson, 1994). Ett induktivt angreppssätt innebär att forskaren utgår från empiri och utvärderar mot teori för att kunna dra sina slutsatser (Olsson, 2001). En forskare som arbetar induktivt kan sägas följa upptäckandets väg. Forskaren kan då studera forskningsobjektet, utan att först ha förankrat undersökningen i en tidigare vedertagen teori, och utifrån den insamlade informationen, empirin, formulera en teori (Patel & Davidsson, 1994).
Jag har utgått från teorin vilken också delvis kommer att styra min empiriska undersökning, det innebär att jag arbetat deduktivt. Jag har dock hela tiden varit, och kommer att vara, kritisk mot det jag läst och hålla mig öppen inför vart studien för mig. 2.3 Forskningsmetod Vad gäller forskningsmetod brukar man skilja på två tillvägagångssätt, de kvantitativa och kvalitativa metoderna. Forskning ska genomföras systematiskt och vila på vetenskaplig grund. Ursprungligen utgår såväl det kvantitativa som det kvalitativa perspektivet från filosofisk tradition och gemensamt för dessa är också att all forskning har som mål att genom systematiska strategier vinna ny användbar kunskap (Olsson, 2001). Kort beskrivet behandlar kvantitativa metoder data som går att mäta, exempelvis antal, längd och vikt. Kvalitativa metoder behandlar däremot data som är svår eller omöjlig att mäta, exempelvis känslor, värderingar och upplevelser. Starrin och Svensson (1994) menar att en av skillnaderna mellan kvalitativ och kvantitativ forskning har att göra med skillnader mellan subjektivitet och objektivitet. Kvalitativa data anses vara data som handlar om rent subjektiva varseblivningar, medan kvantitativa data är data som är objektiva och oberoende av subjektiva upplevelser. Jag har valt att använda mig av en kvalitativ metod, för att på så sätt kunna uppfylla syftet med min undersökning. I mitt fall kommer inte kvantitativa metoder av typen enkäter och statistiska analyser att vara lika effektiva eftersom jag behöver utförliga svar av användarna för att sedan kunna tolka det insamlade materialet och ha möjligheten att nå fram till ett tillfredsställande resultat. 2.3.1 Praktiskt tillvägagångssätt Jag inledde mitt arbete genom att välja ett forskningsområde utifrån mitt intresse inom ämnesområdet. Sedan började jag planera upplägget av arbetet och samlade in lämplig litteratur. Enligt Wiedersheim, Paul och Eriksson (1999) finns det två huvudgrupper av tekniker för datainsamling. Dessa är att utnyttja redan insamlat material (sekundärdata) och att samla in ny data (primärdata). En genomläsning av min sekundärdata gjordes för att jag skulle få en så djup bild som möjligt av det ämne jag var intresserad av, jag använde mig av litteratur inom områdena: företagsportaler, intranät, egenutveckling och standardsystem. Största delen av litteraturen bestod av böcker och forskningsrapporter men jag använde mig även av relevanta artiklar som jag hittade på Internet. Min litteraturstudie gav mig en grund att stå på och gav mig idéer till utformningen av intervjufrågorna. Intervjufrågorna har sin grund i de portalfunktioner som förespråkas i teorin. Jag har valt att samla in primärdata genom att utföra en fallstudie. Merriam (1994) definierar fallstudien som en undersökning av en specifik företeelse, exempelvis ett program, en händelse, en person, ett skeende, en institution eller en social grupp. Den aktuella företeelsen
väljs ut på grund av att den är viktig eller intressant, en avgränsning görs och fallet studeras på djupet, vanligtvis med hjälp av intervjuer och/eller observationer. Holme & Solvang (1997) hävdar dock att något som bör uppmärksammas vid fallstudier är att man inte kan dra några generella slutsatser utifrån resultatet, man kan endast få en bild av hur det ligger till i de specifika fallen. Min fallstudie utgörs av kvalitativa intervjuer med fyra personer på två stora företag. Två av respondenterna är förvaltare av respektive portallösning, förvaltarna har god kunskap kring portalernas funktionalitet och har även kunskap om den utveckling som bedrivits. De resterande två som kommer att intervjuas är slutanvändare av portalen på respektive företag. Med kvalitativa intervjuer som insamlingsmetod har jag möjligheten att gå på djupet och förklara för personerna som intervjuas vad jag menar med mina frågor. Användarna använder portalerna dagligen och jag ser dem därför som lämpliga intervjuobjekt när det gäller att samla in upplevelser kring portalernas funktionalitet. Mina intervjuer kommer dels att vara personliga och dels utföras via telefon, detta då det av avståndsskäl förmodligen kommer att vara svårt att ordna ett personligt möte med förvaltarna samtidigt som det ligger en fördel i att intervjua användarna på plats, då det är upplevelser som skall samlas in. Olsson (2001) beskriver en standardiserad intervju som en väl planerad intervju, där intervjuaren inte har möjlighet att variera situationen från en intervjuperson till en annan. Frågorna ställs i exakt samma ordning och intervjupersonerna får avge svar efter fasta svarsalternativ. Olsson (2001) skriver även att en intervju med hög grad av strukturering har en frågeformulering som uppfattas på likartat sätt av de olika personerna som intervjuas. Låg grad av strukturering innebär å andra sidan att den intervjuade kan tolka frågorna fritt beroende på sina egna språkvanor, erfarenheter, värderingar, önskningar och dylikt. Mina intervjuer har en relativt låg grad av strukturering och standardisering. Jag kommer att ställa följdfrågor för att få förtydliganden och även utesluta vissa frågor om jag anser att jag redan fått dem besvarade. Jag kommer att ge respondenterna utrymme att tala fritt kring mina frågor och försöka skapa en bra stämning genom att utföra intervjuerna på ett avslappnat sätt. Jag kommer att låta bli att ställa frågorna på ett strikt systematiskt sätt. Istället försöker jag göra intervjun till ett enda långt samtal där jag ställer frågor allt eftersom de känns aktuella. Registrering av intervjuerna kommer att göras med hjälp av anteckningar samt inspelning med diktafon. För att göra en ordentlig jämförelse mellan två olika portallösningar skulle det vara till stor hjälp om jag själv skulle få leka användare och använda mig av respektive portallösning, för att på så sätt kunna bidra med mina egna åsikter kring lösningarna. Jag inser dock att detta kan bli svårt att ordna och kommer därför bara att bidra med mina egna observationer kring gränssnittet, utifrån skärmdumpar av portallösningarna. 2.3.2 Analys Patel & Davidsson (2003) hävdar att det ofta är praktiskt att göra löpande analyser när en kvalitativ undersökning görs. Det är en aspekt som skiljer kvalitativa undersökningar från kvantitativa, där bearbetningen i regel görs när allt material är insamlat. Fördelen med att göra löpande analyser, t.ex. direkt efter en intervju, är att det kan ge idéer om hur forskaren ska gå
vidare och ny, oväntad information, kan berika undersökningen. Löpande analyser är något jag kommer att använda mig av, det hjälper mig vid senare intervjuer då jag kan upptäcka att frågor saknas eller är överflödiga. När jag väl har samlat in allt material kommer jag att påbörja min stora analys genom att jag läser igenom alla svaren som jag erhållit från mina intervjuer, samtidigt som jag går igenom resultaten från de mindre analyserna. Intervjusvaren från de individuella intervjuerna grupperas efter de huvudkategorier jag har valt att använda mig av. Huvudkategorierna är: Portalfunktioner, Användarnas upplevelser samt Skillnader i utveckling och utgår från de underliggande forskningsfrågorna. Kategorierna fungerar som ett bra stöd när jag skall göra en koppling mellan teorin och det insamlade materialet. Efter att jag gått igenom varje individuell intervju och kategoriserat svaren jämför jag de olika intervjuerna mot varandra, för att hitta likheter och skillnader bland svaren. Sedan jämförs resultatet med min teoretiska referensram och slutsatser kan dras angående uppsatsens forskningsfråga. 2.4 Validitet och reliabilitet Validitet avser att det som undersökts är relevant i sammanhanget, alltså att man verkligen undersökt det man ämnade att undersöka och inget annat. Medan reliabilitet avser att undersökningen sker på ett tillförlitligt sätt. Det bör alltid strävas efter en hög validitet respektive reliabilitet (Holme & Solvang, 1997). Validitet och reliabilitet står i ett beroendeförhållande till varandra och det går således inte att fokusera på endast en av de båda faktorerna. För att nå en genomgående hög kvalitet på mätningen måste därför en samverkansbalans mellan de båda faktorerna, validitet och reliabilitet, åstadkommas (Patel & Davidsson, 1994). Patel & Davidsson (1994) hävdar att en tillämpning av en kvalitativ forskningsmetod gör det svårt att kontrollera validitet hos det insamlade materialet. Jag anser dock att jag kan stärka validiteten i undersökningen genom att informera respondenterna om mitt syfte med intervjuerna, för att de ska ha möjlighet att förbereda sig och kunna ge mig relevanta svar. De respondenter som jag kommer att intervjua angående funktionaliteten och utvecklingen av portallösningarna har god kunskap om detta. De användare som jag kommer att intervjua kommer att vara användare som använder sig av portalen i deras dagliga arbete. Jag kommer även att låta respondenterna ta del av resultatet från intervjuerna för att på så sätt kontrollera att mina tolkningar är korrekta. Ett sätt att öka reliabiliteten kan vara att lagra verkligheten genom exempelvis ljudinspelningar. På så sätt kan man sedan gå tillbaka och kontrollera att man uppfattat allt på ett korrekt sätt (Patel & Davidsson, 1994). För att öka reliabiliteten i min undersökning spelas samtliga intervjuer in med hjälp av en diktafon, samtidigt som anteckningar förs. Min inspelning av intervjuerna minskar risken för att jag ska misstolka eller helt enkelt missa något av respondenternas svar.
3 Teori I det här kapitlet presenteras valda delar av den litteraturstudie som jag genomfört i syfte att bygga upp en teoretisk referensram för uppsatsen. Kapitlet är uppdelat i följande delar: Företagsportalen, Förespråkade portalfunktioner, Intranät samt Standardsystem. 3.1 Företagsportalen Begreppet företagsportal är ett aningen diffust begrepp i och med att det är en relativt ny företeelse och ingen portal är den andra lik. En företagsportal är verktyg som via ett webbaserat gränssnitt tillhandahåller användaren eller en grupp av användare med den information och de applikationer, eller funktioner, som behövs för att deras arbete ska kunna utföras på ett effektivt sätt. Portalen kan ses som en ingång till en organisations samlade informationsmängd. En ingång som gör det möjligt för användaren att nå relevant information som kan vara både intern och extern (Collins, 2001). Intern information kan exempelvis vara någon typ av projektinformation som ligger lagrad i en databas, medan extern information kan vara information på Internet. All information och alla arbetsverktyg som användaren behöver samlas på en enda plats, och användaren behöver därför inte lägga tid på att leta efter relevant information eller starta upp flera separata applikationer i det underliggande operativsystemet som användaren arbetar med. Genom portalen kan användaren exempelvis komma åt information på intranätet, sin e- post, kalender och information på Internet. Szuprowicz (2000) anser att företagsportalens främsta mål är att reducera eller eliminera den mängd tid de anställda lägger ner på att leta efter information som de behöver för att utföra sitt arbete. Portalen sorterar bort irrelevant information genom att tillgängligheten till information dels baseras på vilken roll och uppgift den anställde har, och dels kan användaren själv i viss mån bestämma vilken information som ska visas. En företagsportal bidrar alltså till att rätt information går till rätt person, och användaren kan fatta sina beslut eller utföra sina aktiviteter med relevant information bakom sig. Användaren kan nå portalen oberoende av vart denne befinner sig, och oberoende av vilken dator eller vilket operativsystem användaren använder sig av. (Collins, 2001). Ett intranät är ett internt nätverk på Internet avsett för utvalda användare inom en sluten verksamhet eller organisation. Intranätet gör det möjligt för organisationer att lagra och presentera information på webben, och göra den intern genom att begränsa åtkomsten med hjälp av så kallade brandväggar. Brandväggar är hård och/eller mjukvara som hindrar intrång från obehöriga i organisationens datornätverk. Från 1994 fram till idag har nyttjandet av Intranät ökat stort, de flesta svenska organisationer, åtminstone de stora och medelstora, har idag någon form av intranät (Heide, 2002). Många organisationers intranät har utvecklats genom ett fåtal faser. I en första fas fungerar intranätet som en ren informationskanal där fokus ligger på enkelriktad information som främst kommer från ledningen. I en andra fas övergår intranäten till att även bli något som många organisationer nyttjar allt mer som ett verktyg i det dagliga arbetet. Det sker allt eftersom det skapas allt mer applikationer och funktioner (Bark, 2002). Många organisationer har dock upplevt problem med att använda intranäten som arbetsverktyg. Den ökade
användningen av intern och extern information har lett till att företag överösts med olika typer av information och det har försvårat de anställdas arbete. Detta problem undgås med företagsportalen eftersom syftet med den är att samla all information och alla verktyg på en och samma plats för att på så sätt vara ett kraftfullt stöd i det dagliga arbetet (Collins, 2001, Szuprowicz, 2000). Bark (2002) ser införandet av en företagsportal som ett naturligt steg för att lösa de problem som finns i användandet av ett intranät. En portal kompletterar intranätet och kan underlätta för användarna att snabbt finna fram till ett innehåll som är relevant och användbart just för dem, som stödjer och förenklar arbetsprocessen snarare än stjäl tid från dem. Fördelen med en portal är att all information och alla applikationer som användaren behöver samlas på en enda plats istället för att finnas utspridda i olika intranät, databaser eller system. Att skapa en företagsportal är helt enkelt ett sätt att göra livet något lättare för användarna. 3.2 Förespråkade portalfunktioner Nyttan av portalen ligger i de funktioner som den förser användaren med. Vid utveckling av en företagsportal måste man ta hänsyn till vilket behov som finns och förse portalen med funktioner som tillgodoser detta (Collins, 2001). Många företagsportaler skiljer sig åt avsevärt med avseende på vilka funktioner den kan tillhandahålla. Det finns dock ett antal grundläggande funktioner som är återkommande i litteraturen och förespråkas av olika författare. Jag presenterar dessa funktioner nedan: Åtkomst Åtkomsten är en av de mest fundamentala funktionerna som bör finnas i en företagsportal. Den inkluderar möjligheten att nå information från en mängd interna och externa informationskällor och system, och presentera den resulterande informationen på ett enda webbläsarfönster (Collins, 2001, Szuprowicz, 2000). Rollbasering Tillgängligheten till information och applikationer bör baseras på vilken roll och uppgift den anställde har. Det är viktigt för att man ska få en fungerande arbetsmiljö som är organiserad och anpassad efter varje användares behov, och för att användaren ska kunna utföra sina aktiviteter på ett optimalt sätt (Collins, 2001, Szuprowicz, 2000). Personalisering Användaren bör själv i viss mån kunna anpassa gränssnittet och innehållet i portalen efter smak och behov. Funktionen är viktig för att användaren ska kunna få en mer attraktiv arbetsmiljö (Collins, 2001). Kommunikation Kommunikation i form av exempelvis e-post, elektroniska meddelanden och diskussionsforum bör stödjas av portalen och vara tillgängliga direkt från användargränssnittet. Funktionen ger användarna möjligheten att arbeta tillsammans på ett bättre sätt, genom att de kan utbyta tankar och idéer med varandra som är till nytta för deras arbetsuppgifter (Collins, 2001).
Sökning Det bör finnas möjligheter för användaren att kunna söka i portalen och få tag i relevant information, för att på så sätt kunna göra bra beslut. Sökfunktionen bör klara av sökningar inom företagets samlade informationsmängd, sökningar på Internet och eventuellt sökningar bland annan extern information (Collins, 2001). Enligt Davydov (2001) är sökning en av de viktigaste funktionerna i företagsportaler. Informationen är ofta utspridd på ett stort antal källor och det behövs därför hjälpmedel för att snabbt kunna komma åt rätt information. Hjälpmöjligheter Det bör finnas hjälpmöjligheter både när det gäller funktionaliteten av företagsportalen och även för organisationsspecifika funktioner. Portallösningen kan ha enklare hjälpmöjligheter genom att en hjälptext kommer upp när man håller muspekaren över ett menyalternativ, och även mer ingående hjälp online eller som skriven dokumentation. Hjälpfunktionen ger en möjlighet för användaren att på egen hand försöka leta reda på svaret till sin fråga, innan de behöver be om expertishjälp (Collins, 2001). Engångslogin Användaren ska endast behöva logga in en gång för att få tillgång till alla applikationer och funktioner, för att på så sätt bidra till att användarens arbete blir mer effektivt. Inloggningen sker via det webbaserade gränssnittet och det är det första användaren gör när han sätter sig ner vid sin dator. Om bakomliggande system kräver någon inloggning så skall detta utföras via portalen, inte av användaren (Collins, 2001). 3.3 Standardsystem Ett standardsystem är en standardiserad programvara som utvecklats av en leverantör för att motsvara flera kunders verksamhetsbehov. Det är en mer eller mindre färdig programvara som kan pluggas in direkt i ett företags verksamhet, till skillnad från egenutvecklade system som behöver byggas upp från grunden (Nilsson & Pettersson, 2000). Många företag har funnit egenutvecklingen både krävande och kostsam, samtidigt som resultatet inte motsvarat förväntningarna. Det är inte ovanligt att företag överväger andra tillvägagångssätt. (Andersen, 1994) Normalt krävs dock vissa anpassningar såväl i själva standardsystemet som i kundens verksamhet för att få en fungerande IT-lösning. (Nilsson & Pettersson, 2000). 3.3.1 Anpassning av standardsystem Man brukar skilja på hårt standardiserade system och standardiserade system. I hårt standardiserade system är utvecklarens intention att det egentligen inte ska göras några större anpassningar av systemet, men vissa anpassningar är möjliga. I standardiserade system är det däremot meningen att systemet skall anpassas efter verksamhetens krav och behov (Andersen, 1994). Andersen (1994) skiljer även mellan tre typer av standardsystem: hårdkodade tabellstyrda programmerbara
I hårdkodade system hävdar Andersen (1994) att anpassningarna måste ske genom ändringar i programkoden. Det är komplicerat och i praktiken nästan omöjligt för en vanlig användare att ändra programmet. Ett tabellstyrt system ger större flexibilitet och anpassningsmöjligheter. Här har man inflytande på standardsystemet och väljer bland möjligheter angivna i tabeller. Inflytandet är dock begränsat till att välja mellan vissa fastställda alternativ (Andersen, 1994). Vid programmerbara standardsystem finns ett ramverk, samtidigt som användarna har tillgång till ett effektivt programmeringsspråk. Med hjälp av programmeringsspråket kan de specificera vad de vill ha utfört inom de möjligheter ramverket ger (Andersen, 1994). 3.3.2 Fördelar och nackdelar Enligt Andersen (1994) är de viktigaste fördelarna med standardsystem: de är billigare verksamheten behöver inte ha en egen grupp av systemutvecklare det går snabbare att komma igång det är lättare att veta vad man får Nackdelar med standardsystem kan vara: standardsystem täcker bara en del av verksamhetens behov det är svårt att göra anpassningar verksamheten kanske måste anpassas till standardsystemet standardsystemet kan skapa driftsproblem Andersen (1994) menar även att fördelarna med en egenutveckling är: systemet skräddarsys och anpassas efter verksamhetens behov verksamheten behöver inte anpassas efter systemet verksamheten blir inte beroende av någon systemleverantör Samtidigt kan nackdelarna vara: det är kostsamt det är tidskrävande resultatet motsvarar inte förväntningarna, det är svårare att veta vad man får 3.3.3 Standardsystem v.s. egenutveckling En del tror att man utan någon större arbetsinsats kan införskaffa och installera ett standardsystem. Det är en felbedömning. Precis som vid egenutveckling måste man arbeta systematiskt när man skaffar och anpassar ett standardsystem, och precis som vid egen-
utveckling måste standardsystemet ha det innehåll och fylla den funktion som användarna önskar för att inte missnöje ska uppstå (Andersen, 1994). Systemutveckling är nödvändig även vid införskaffande av standardsystem, men den ser annorlunda ut än vid egenutveckling. Frågan om vad systemet ska göra, den problemorienterade delen, kan vara densamma vid båda fallen, men den lösningsorienterade delen ser annorlunda ut. När man bestämt sig för standardsystem måste man välja det system som bäst uppfyller kravspecifikationen, och eventuellt avgöra vilka ändringar som måste göras i det system man valt (Andersen, 1994). Bild 1, Systemutveckling vid införskaffande av ett standardsystem samt vid egenutveckling Andersen (1994). Den första fasen, förändringsanalysen, är densamma i båda fallen. Förändringsanalysen ska klarlägga vilka problem verksamheten står inför och om de kan lösas med ett bättre informationssystem. Förändringsanalysen bör även ge svar på om man ska egenutveckla eller skaffa ett standardsystem. I den traditionella livscykelmodellen med egenutveckling består de två följande faserna, systemeringen, av: analys utformning I en livscykelmodell baserad på anskaffning av standardsystem består systemeringen av: val av standardsystem anpassning av valt standardsystem Båda livscykelmodellerna har samma faser efter systemeringen, arbetsmässigt kan dock faserna skilja sig något från varandra (Andersen, 1994). Vid anskaffning av standardsystem begränsas handlingsfriheten av att det bara finns ett antal system att välja mellan, denna begränsning sätter sin prägel på arbetet. Ju färre system som
finns, desto starkare upplevs begränsningen. Företaget kan känna en ovilja mot att göra omfattande analyser av sina egna behov när man i slutändan är tvungen att välja mellan några få standardsystem (Andersen, 1994). Andersen skriver även att man vid val av standardsystem inte ska vänta sig att finna ett system som helt och fullt motsvarar verksamhetens önskemål. Vid egenutveckling är man däremot i princip fri att analysera sig fram till vad som är en önskvärd situation, och därefter utforma en lösning som motsvarar önskemålen. Men det finns begränsningar även vid egenutveckling, begränsningar i form av resurser som tid, pengar och kompetens (Andersen, 1994). Man skall i första hand studera vad marknaden har att erbjuda av standardsystem och hur det svarar mot uppställda krav samt behov, innan man börjar fundera på att egenutveckla system. Detta förefaller ganska självklart med tanke på hur mycket dyrare det är att egenutveckla system än att köpa och anpassa ett standardsystem (Brandt, 1998). Problemet är dock att man sällan ställs inför ett standardsystem som täcker alla behov (Andersen, 1994).
4 Empiri I detta kapitel presenteras utfallet av de intervjuer jag genomfört. Företagsbeskrivningar presenteras samt en beskrivning av respektive portallösning. Även användarnas tankar och åsikter om funktionaliteten i dessa redovisas. All text skall ses som egna tolkningar av det som redogjorts för mig. Jag har intervjuat fyra personer i två stora organisationer. Två av personerna arbetar med förvaltning av respektive portallösning och har insikt i det utvecklingsarbete som bedrivits. De resterande två är slutanvändare av portalerna, personer som använder portalerna som sitt dagliga arbetsverktyg. Bakgrundsbeskrivningen samt beskrivningen av respektive portallösnings funktionalitet är resultatet av intervjuerna med förvaltarna. 4.1 Företag A Företag A är ett statligt företag med bred verksamhet och vitt skilda arbetsuppgifter. Företaget har ca 6500 anställda och bedriver sin verksamhet inom bl.a. produktion såväl som konsultverksamhet. 4.1.1 Bakgrund Företaget har en företagsportal som är till för anställda som arbetar inom organisationen. Portalen har några tusen användare och ska bidra till att effektivisera informations- och kunskapsutbyte inom organisationen. Portallösningen är baserad på portalservern Microsoft Sharepoint Portal Server och Windows 2003 Server. Lösningen är även kompletterad med EPiserver, ett CMS (Content Management System) som möjliggör publicering av information på webbsidor utan att det krävs någon kunskap i HTML. Tidigare arbetade företag A med flera fristående intranät vilket gjorde samordningen svårare. Det fanns problem med dubbellagring och olika versioner av dokument. Företaget hade goda erfarenheter från tidigare versioner av portallösningen och tyckte att det var en kostnadseffektiv produkt jämfört med andra alternativ. Portallösningen ansågs även stämma bra med de krav företaget hade på sin tänkta lösning och kändes helt enkelt som ett bra val. Utvecklingen av portallösningen startade i början av 2003 och då fanns det en kravspecifikation på en övergripande nivå som man utgick ifrån. Kravspecifikationen beskrev på ett övergripande sätt vilken funktionalitet portallösningen skulle stödja. Utvecklingen utfördes i samarbete med ett IT-företag som specialiserat sig på just denna portallösning. De olika utvecklingsfaserna, från analys till implementation, följdes under utvecklingsarbetet. Men det gjordes dock ingen strikt följning och specificering av dessa faser. I oktober 2003, ungefär 10 månader efter start, driftsattes lösningen. Det första en anställd ser när han eller hon kommer in i portalen är sin startsida. På startsidans övre del finns det länkar som ger användaren möjlighet att exempelvis skapa eller ansluta sig till ett virtuellt arbetsrum, öppna sin kalender, utföra sökningar efter dokument och annan information, få hjälp vad gäller användande av portalen, rapportera in arbetad tid, samt läsa om företagets mål och resultat. I mitten av startsidan finns olika informationsrutor. Dessa
rutor är : Ledningsinformation, lokala nyheter, nyheter, meddelanden, länkar samt mina länkar. 4.1.2 Funktionalitet i portalen Åtkomst Portalen ger användaren åtkomst till all information som denne kan tänkas behöva i sitt dagliga arbete. Alla företagets webbaserade system nås via portalen, men det gäller inte för de klientbaserade systemen. Det har dock funnits önskemål bland de anställda om att även dessa klientbaserade system skall kunna nås via portalen. Rollbasering Portalen är rollbaserad. Det finns olika enheter i företaget och beroende på vilken enhet en användare tillhör blir användaren matad med information som är relevant för just den enheten. Personalisering Det finns ingen större möjlighet för användaren att personalisera innehållet i sin startsida. Det går att lägga till egna länkar i något som kallas mina favoriter, men utöver det kan inte användaren styra vilken information som skall presenteras på startsidan. Kommunikation Via portalen har användaren tillgång till virtuella arbetsrum. Dessa arbetsytor syftar till att ge användaren möjligheter att skapa individuella sektioner, projekt och nätverk. I dessa arbetsrum finns en chatfunktion som gör det möjligt för olika användare som arbetar i samma arbetsrum att kommunicera med varandra. Utöver denna chatfunktion finns det inga kommunikationsmöjligheter som är tillgängliga direkt via portalen. Från början var det tänkt att Microsoft Outlook skulle vara integrerad med portalen, men det fungerade inte tillfredsställande och ligger i dagsläget därför utanför portalen. Sökning Användaren har möjlighet att söka efter all lagrad intern information via portalen, och information som finns på företagets publika webbsida. Sökfunktionen är uppdelad i en enkel fritextsökning och ett mer avancerat sökformulär. Det finns även en till sökfunktion som låter användaren söka efter personer inom organisationen. Hjälpmöjligheter De hjälpmöjligheter som finns att tillgå via portalen är dels information som användaren når från startsidan och dels information som finns inne i de virtuella arbetsrummen. Det finns även en möjlighet för användaren att genomföra en mindre introduktionsutbildning via portalen. Det är en utbildning som tar några minuter att genomföra och syftar till att lära användaren hur man använder sig av portalen. Engångslogin Vid användning av portalen behöver användaren i princip bara logga in en enda gång för att få tillgång till det mesta i portalen. Det finns dock ett fåtal system som nås via portalen och kräver sina egna inloggningar.