e-fakturaunderlag i websesam Uppföljningstips i Excel Hjälpmedelscentralen Landstinget Sörmland 2016-01
Innehållsförteckning UPPFÖLJNINGSTIPS I EXCEL... 1 GRUNDLÄGGANDE FUNKTIONER I EXCEL (KAN VARIERA BEROENDE PÅ VILKEN VERSION AV EXCEL SOM ANVÄNDS)... 1 Kolumner, rader och celler... 1 Färgmarkerade stödlinjer... 2 Ta bort kolumner eller rader... 3 Dölj kolumner... 3 Sortera rader... 4 Autofilter... 6 Anpassat filter... 7 Rubrikrader på varje sida på skärmen... 8 Rubrikrader på varje sida på utskrift... 8 Enkla beräkningar... 10 UPPFÖLJNINGSTIPS... 11 Sortera e-fakturaunderlaget... 11 Filtrera fram nyregistrerade rader som hyresfaktureras för första gången... 11 Filtrera fram hjälpmedel som beställts till ett rekvirentförråd... 12 Filtrera fram hjälpmedel för en viss förskrivare/beställare... 12 Filtrera fram en viss typ av hjälpmedel... 12 Underlag för att meddela HMC om ändring av betalare... 13
Uppföljningstips i Excel Om du kan Excel gå direkt till sidan 11 för uppföljningstips. I första avsnittet finns tips på hur man kan använda Excels funktioner för att sortera och filtrera innehållet i e-fakturaunderlagen för att underlätta kontroll och uppföljning. Med hjälp av Excel kan e-fakturaunderlagen användas för att ta fram användbara fakta och statistik. HMC tillhandahåller denna dokumentation med tips på hur Excel kan användas men tillhandahåller inte ytterligare support eller utbildning i Excel. Funktionen e-fakturaunderlag ställer inget krav på att underlagen sparas som filer. De flesta funktioner som beskrivs i följande avsnitt kan användas när e-fakturaunderlaget öppnats i Excelformat i webb-läsaren. Vissa av Excels funktioner kan endast användas i Excel. När så är fallet anges det under resp rubrik nedan. Grundläggande funktioner i Excel (kan variera beroende på vilken version av Excel som används) Kolumner, rader och celler I Excel används begreppen kolumner, rader och celler. Här är kolumn C markerad. Kolumner markeras enklast genom att klicka på kolumnetiketten (A, B, C osv) Bredden på en kolumn ändras genom att föra muspekaren över kanten på kolumnetiketten, och dra till önskad bredd när pilsymbolen visas. Här är rad 3 markerad. Rader markeras enklast genom att klicka på radnumreringen (1, 2, 3 osv) 1
Här är cell B2 markerad. En cell markeras genom att klicka i cellen. Färgmarkerade stödlinjer Detta kan göras i Excel men inte i webb-läsaren. Grundinställning på e-fakturaunderlagen är att raderna är färgmarkerade för att underlätta läsning. Om man gör en omsortering flyttas de färgmarkerade raderna och dokumentet kan bli svårläst. Då kan du ta bort färgmarkeringarna och istället använda Excels rutnät. 1. Markera hela e-fakturaunderlaget. Enklast genom att klicka på fältet längst till vänster om kolumnrubrikerna. 2. Klicka på svart pil intill knappen Fyllningsfärg i verktygsfältet 3. Välj Ingen fyllning 2
Ta bort kolumner eller rader Kolumner eller rader som för ändamålet är onödiga kan tas bort. 1. Markera kolumnerna/raderna 2. Välj Redigera Ta bort i menyn. Dölj kolumner Kolumner eller rader som för ändamålet är onödiga kan döljas för att sedan tas fram om uppgiften behövs vid ett senare tillfälle. 1. Markera kolumnen/kolumnerna 2. Välj Format Kolumn - Dölj i menyn. För att ta fram dolda kolumner markeras kolumnerna på var sida om den/de dolda kolumnerna (i exemplet ovan skulle det vara H och J) och därefter välj Format Kolumn Ta fram 3
Sortera rader 1. Markera alla rader som ska ingå i sorteringen inklusive rubrikraden. 2. Välj Data Sortera i menyn 3. Se till att det är markerat att dataområdet har rubrikrad 4. Välj hur du vill sortera. Du kan sortera i tre nivåer. I nedanstående exempel sorteras i första hand på ordinatörsnamn, sedan på mottagare. 5. Klicka på OK för att genomföra sorteringen. 4
Sammanfogade celler kan inte sorteras eller ändras i storlek Om fakturaunderlaget innehåller poster för brukare som användaren inte har behörighet till, visas information om det i en sammanfogad cell i kolumnen Mottagare. För att kunna sortera fakturaunderlaget, eller ändra cellens storlek, måste den sammanfogade cellen separeras. 1. Markera den sammanfogade cellen. Du ser i verktygsraden att knappen Sammanfoga celler är markerad. 2. Klicka på knappen Sammanfoga celler för att ta bort sammanfogningen. alt. Format celler flik Justering Bocka bort markeringen i rutan Sammanfoga celler 5
Autofilter Detta kan göras i Excel men inte i webbläsaren. Autofilter är en funktion som gör att man enkelt kan filtrera fram poster som man är intresserad av. Man aktiverar autofiltret genom att: 1. Markera rubrikraden 2. Välj Data Filter Autofilter i menyn I varje kolumnrubrik visas en pilsymbol som indikerar att autofilter är aktiverat. När man klickar på pilsymbolen visas en lista med filtreringsalternativ. Alternativen Alla, 10 högsta, Anpassa, Tomma samt Ifyllda finns alltid. Dessutom innehåller listan alla värden som förekommer i kolumnen. Om man i exemplet ovan väljer värde N kommer endast rader som innehåller värdet N att visas, de andra filtreras tillfälligt bort. När man gjort en filtrering ändrar pilsymbolen färg och blir blå. För att ta bort filtreringen klickar man på den blå pilsymbolen och väljer alternativet Alla. Det går att göra filtreringar på flera kolumner samtidigt. Exvis kan man först filtrera fram alla rader som har värde N i kolumnen N/P/S och sedan filtrera fram exvis rader som är förskrivna av en viss förskrivare. Autofilterfunktionen stängs av genom att välja Data Filter Autofilter igen. 6
Anpassat filter Detta kan göras i Excel men inte i webbläsaren. Förutom de färdiga filtren Alla, 10 högsta, Tomma samt Ifyllda kan man skapa egna filter. Klicka på autofiltrets pilsymbol i kolumnrubriken, och välj alternativet Anpassa I den vänstra delen av listrutan väljs funktion, exempelvis: är lika med är inte lika med börjar med innehåller större än mindre än m fl I den högra delen av listrutan väljs det värde som funktionen ska använda. Det anpassade filtret ovan kommer att filtrera fram alla rader som i kolumnen innehåller ordet madrass. 7
Rubrikrader på varje sida på skärmen Detta kan göras i Excel men inte i webbläsaren. E-fakturaunderlagen kan innehålla väldigt många rader. För att underlätta läsningen på skärm kan man låsa rubrikraden så att den syns även när man scrollar ner i dokumentet. 1. Markera raden under rubrikraden 2. Välj Fönster Lås fönsterrutor i menyn En linje visas under rubrikraden för att indikera att rubrikraden är låst. Rubrikrader på varje sida på utskrift För att underlätta läsning på papper kan man skriva ut rubrikraden på varje sida i stället för enbart på den första sidan. 1. Välj Arkiv Utskriftsformat och klicka på fliken Blad 2. Klicka på symbolen till höger om rutan Rader överst Nu visas en ruta där du ska ange vilken rad som ska visas överst på varje utskrivet blad. 8
3. Ange rad enklast genom att klicka på rubrikradens numrering, i exemplet nedan rad 6. I rutan fylls rubrikradens cellreferens i. Stäng rutan genom att klicka på därefter OK. och 9
Enkla beräkningar Detta kan göras i Excel men inte i webbläsaren. Man kan enkelt summera en kolumn eller räkna antal rader i en kolumn. 1. Markera de värden du vill summera eller räkna antal för I statusfältet längst ner visas mätvärde. Högerklicka på mätvärdet för att byta mätvärde från summa till antal eller något annat mätvärde. Visas inte statusfältet ta fram den genom Visa Statusfält i menyn. 10
Uppföljningstips Nedan visas ett antal exempel på hur man kan använda e-fakturaunderlaget för att få fram uppgifter för uppföljning. I vilken omfattning, på vilket sätt och hur uppföljning görs är upp till varje betalare. Se dessa tips som en början till att finna de metoder som är värdefulla för er. Sortera e-fakturaunderlaget e-fakturaunderlaget kan sorteras många olika sätt. Användbart är t.ex: Sortera på mottagare för att få en samlad bild över varje brukares hjälpmedel Sortera på ordinatörsnamn för att få en samlad bild över vad varje förskrivare förskrivit Filtrera fram nyregistrerade rader som hyresfaktureras för första gången Detta kan göras i Excel men inte i webbläsaren. 1. Markera rubrikraden 2. Välj Data Filter Autofilter i menyn 3. Klicka på filterpilen för kolumnen N/P/S 4. Välj värde N i listan som visas Nu visas endast rader med värde N (=ny) i kolumnen N/P/S. 11
Filtrera fram hjälpmedel som beställts till ett rekvirentförråd Detta kan göras i Excel men inte i webbläsaren. 1. Markera rubrikraden 2. Välj Data Filter Autofilter i menyn 3. Klicka på filterpilen för kolumnen Mottagare 4. Välj rekvirentförråd i listan som visas Nu visas alla rader som levererats till mottagare 4057. Filtrera fram hjälpmedel för en viss förskrivare/beställare Detta kan göras i Excel men inte i webbläsaren. 1. Markera rubrikraden 2. Välj Data Filter Autofilter i menyn 3. Klicka på filterpilen för kolumnen Ordinatörsid 4. Välj ordinatörsid i listan som visas alt. 1. Markera rubrikraden 2. Välj Data Filter Autofilter i menyn 3. Klicka på filterpilen för kolumnen Förskrivares namn 4. Välj Anpassa 5. Välj Är lika med och i värdefältet anger du förskrivarens namn Nu visas rader endast för vald förskrivare/beställare. Filtrera fram en viss typ av hjälpmedel 1. Markera rubrikraden 2. Välj Data Filter Autofilter i menyn 3. Klicka på filterpilen för kolumnen Benämning 4. Välj Anpassa 5. Välj Innehåller och i värdefältet anger du den text ur artikelbeskrivningen som du vill filtrera fram 12
När du filtrerat fram alla hjälpmedel av en viss typ, säg hjullyftar, kan det vara intressant att se hur mycket man betalat i hyra för dess hjullyftar. 1. Markera de värden som ska summeras Summan visas i statusraden nere till höger. Underlag för att meddela HMC om ändring av betalare Om e-fakturaunderlagen innehåller hjälpmedel som ska betalas av någon annan, behöver HMC följande uppgifter för att kunna utföra byte av betalare: Fakturanummer Personnummer och namn på brukaren Vilket hjälpmedel det gäller Vad som är fel (om hjälpmedlet ska faktureras till annan betalare, ange ny betalare) Namn och telefonnummer till dig som skickar underlaget. Gör såhär om du vill använda Excel för att meddela om ändring av betalare: Välj att öppna e-fakturaunderlaget med Excel Spara Excel-filen Ta bort eller dölj kolumner som inte behöver sändas med till HMC Skicka underlagen per post eller e-post. Vi rekommenderar att du inte skriver ut hela personnumret på brukaren om du väljer att faxa eller e-posta. Postadress: Hjälpmedelscentralen Kundtjänst Fraktgatan 5 633 46 Eskilstuna e-post: kundtjanst.hmc@dll.se 13