unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess V 1. STYRA, LANERA, FÖLJA U 1.1. Utföra politiskt ledningsarbete rocessbeskrivning med exempel på handlingar Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnd/styrelse. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. 1.2. lanera, förvalta och följa upp verksamheten Exempel på handlingar: Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till styrelsen, rotokoll, Bilagor till protokoll, Anmälningsärenden, Yrkanden, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. rocessen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Exempel på handlingar: Budgetskrivelser, Detaljbudgetar (till egna bolaget), Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplaner, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. Underlag till budget hanteras i 2.4.1 "Utforma och följa upp ekonomi" 1.3. Utföra internt ledningsarbete rocessen omfattar det styrande arbetet inom bolaget inkl. förvaltningsövergripande grupper samt verksamhetsmöten på avdelnings- eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för bolagets ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Övrigt arbets-,verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process den tillhör. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under 2.9.2 "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Exempel på handlingar: Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, laner (t.ex. Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex. verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i 2.5.2 "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)" 1
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 1.4. Utveckla verksamheten rocessen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. 1.5. Hantera revision och granskning Exempel på handlingar: Interna utredningar, Medarbetarförslag, rojekthandlingar avs. Bolagsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning) rocessen omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Exempel på handlingar: Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" 1.6. Samverka och förhandla som arbetsgivare 1.7. Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete rocessen omfattar bolagets förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (AT). Exempel på handlingar: rotokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och AT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBLprotokoll rocessen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på bolaget Exempel på handlingar: Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetaroch ledarenkäter m.m. Bolagets arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". 1.8. Besvara remisser och enkäter rocessen omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Bolagets egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Exempel på handlingar: Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar 1.9. Hantera externa synpunkter och klagomål rocessen omfattar bolagets handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Exempel på handlingar: Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser 1.10. Samverka med andra organisationer 2. GE VERKSAMHETSSTÖD rocessen omfattar bolagets samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Exempel på handlingar: rojekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk) 2
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 2.1. Administrera anställning och löner 2.1.1. Rekrytera rocessen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Exempel på handlingar: Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal 2.1.2. Hantera anställning rocessen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entledigande. Exempel på handlingar: Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBL-protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall. 2.1.3. Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension rocessen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Exempel på handlingar: Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneuppgifter, Ersättning för utlägg via lön 2.2. Hantera bemanning rocessen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Exempel på handlingar: Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang. beviljad ledighetsansökan 2.3. Hantera personalsociala frågor 2.3.1. Kompetensutveckla rocessen omfattar Bolagsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Exempel på handlingar: Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, laneringsunderlag, resentationsmaterial, rogram, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial Utbildningar som Bolaget administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. 3
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 2.3.2. Tillhandahålla friskvård rocessen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under 2.5.1 "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". 2.3.3. Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Exempel på handlingar: Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning rocessen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Exempel på handlingar: Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillbudsrapporter, åtgärdsbeslut Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen 2.3.4. Rehabilitera rocessen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. 2.4. Administrera ekonomi Exempel på handlingar: Förstadagsintyg, rotokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, rotokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, Avslut av rehab ärende 2.4.1. Utforma och följa upp ekonomi rocessen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, analysera, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "lanera, förvalta och följa upp verksamheten". Exempel på handlingar: Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, rognoser, Spendanalys 2.4.2. Hantera intäkter från kund rocessen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar 2.4.3. Hantera kostnader från leverantör Exempel på handlingar: Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran rocessen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Exempel på handlingar: Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat 4
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess 2.4.4. Hantera löpande ekonomiredovisning rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Exempel på handlingar: Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kontoplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finansieringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. 2.4.5. Hantera skatteredovisning rocessen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momsredovisning, Ansökan om redovisning av moms (byte av redovisningsperiod?), Momsrapport, eriodisk sammanställning 2.4.6. Hantera försäkringar rocessen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda bolaget 2.4.7. Hantera stiftelser, fonder och gåvor 2.5. Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) 2.5.1. Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, ersonalförsäkringshandlingar, Skadeärenden rocessen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Exempel på handlingar: Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning rocessen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Exempel på handlingar: Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). 5
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess 2.5.2. Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) 2.5.3. Förvalta och följa upp ingångna avtal rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Exempel på handlingar: Upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut rocessen omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. Exempel på handlingar: Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar, Avtalsregister, Avtalsdatabas 2.6. Administrera allmänna handlingar 2.6.1. Registrera handlingar och hantera post rocessen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Exempel på handlingar: Diarium, Diarieplan, ostlista, Fullmakt för postöppning, ostöppnings- och registreringsrutiner, Rek böcker osten mm. 2.6.2. Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv rocessen omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Exempel på handlingar: Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan mm. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. 6
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 2.6.3. Ta emot arkiv rocessen omfattar planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet Exempel på handlingar: Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som mottagits, Mottagandekvittenser 2.6.4. Överlämna arkiv rocessen omfattar planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring). Exempel på handlingar: Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, förteckning över arkivhandlingar som överlämnas, kopia av mottagningskvittens 2.6.5. Hantera utlämnande av handlingar rocessen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av bolaget vid ev. nekande av utlämnande. Exempel på handlingar: Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. 2.7. Kontrollera personuppgiftsbehandlingar 2.8. Hantera och förvalta IS/IT rocessen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt ul samt anmälan av personuppgiftsombud. Exempel på handlingar: Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 ul, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 ul 2.8.1. Införa IT-system rocessen omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Upphandlingar av IT-system hanteras under 2.5.2 "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) " Exempel på handlingar: Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdragshandlingar, Kravspecifikation, Korrespondens, rojektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, rotokoll, Systemdokumentation 7
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess 2.8.2. Förvalta, drifta och utveckla IT-system rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Exempel på handlingar: Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. 2.8.3. Hantera IT-behörigheter rocessen omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden och anskaffning av e- certifikat. Exempel på handlingar: Beställningar, Bekräftelser, Register 2.8.4. Säkerhetskydda information rocessen omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid Exempel på handlingar: Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Risk- och sårbarhetsanalyser, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VN-avtal 2.8.5. Avveckla IT-system rocessen omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Exempel på handlingar: Beslut om avveckling av tjänst, lan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Gäller även för avställning av system/systemstöd 2.9. Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet 2.9.1. Förvalta fastigheter och inventarier rocessen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. arkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse bolaget med konst. Investeringar hanteras under 2.4.4 "Hantera löpande ekonomiredovisning" Exempel på handlingar: Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm 8
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess 2.9.2. Hantera fysisk säkerhet och skalskydd rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i bolagets lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Exempel på handlingar: Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, olisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder 2.9.3. Genomföra byggprojekt rocessen omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. 2.10. Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Exempel på handlingar: Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll rocessen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svarkaraktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, ressklipp, ressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder m.m. 2.11. Bedriva internt miljöarbete rocessen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel. Exempel på handlingar: miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el 2.12. Tillhandahålla tjänstefordon rocessen omfattar att hantera bolagets tjänstefordon från begäran om /ansökan om tjänstefordon, till granskning, utredning, godkännande och beslut om tilldelning av tjänstefordon och tillbehör. Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under 2.5.1 "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under 2.9.3 "Genomföra byggprojekt". 3. ÄGA OCH FÖRVALTA FASTIGHETER Exempel på handlingar: Bil journal och Drivmedelskvittenser, Avtal/kontrakt, Ansvarsförbindelse, Körjournal, arkeringstillstånd, Meddelande om fordonskada och Beredskapsplan för tjänstefordon 3.1. Förändra fastighetsbeståndet 9
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess 3.1.1. Hantera fastighetsbildningsfrågor rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar att ansöka om fastighetsreglering, avstyckning, klyvning eller sammanläggning till Lantmäteriet som utreder, beslutar och registrerar. Exempel på handlingar: Fastighetsbildningshandlingar - Beslut - Beskrivning - Kartunderlag 3.1.2. Köpa fastigheter rocessen omfattar att ansöka om förvärvstillstånd, ansöka om inteckning, upprätta lån, ansöka om pantbrev, underteckna köpehandlingar och hantera förvärvshandlingar på fastigheten. Exempel på handlingar: Köpekontrakt, Köpebrev, Fastighetsregleringsavtal, Värdering, Lagfart, Ledningsrättsbeslut, antbrev, Stämpelskatt 3.1.3. Sälja fastigheter rocessen omfattar hantering av ombildningsärenden, att hantera inkomna intresseanmälningar, värdering av fastigheten, utvärdera erbjudanden, skriva köpekontrakt och hantera tillträdeshandlingar samt hantering av övriga fastighetsförsäljningar. antbrev är ett bevis på att du tagit ut en inteckning i en fastighet. Från och med 1990 är de flesta pantbreven digitaliserade och finns i Lantmäteriets pantbrevssystem. Köpehandling är en skriftlig handling som används vid fastighetsförvärv. Minimikraven är enligt 4 kap 1 jordabalken:- undertecknas av köpare och säljare, - finnas en överlåtelseförklaring, - köpeobjektet ska pekas ut, - köpeskillingen ska anges. Ofta används dubbla köpehandlingar, först ett köpekontrakt som sedan följs av ett köpebrev. 3.2. Förvalta fastighetsbeståndet 3.2.1. lanera och utföra underhåll Exempel på handlingar: Värderingar, Köpekontrakt, Tillträdeshandlingar, Intresseanmälan, Annons och Anbud rocessen omfattar att kartlägga och analysera det samlade underhållsbehovet och dokumentera underhållsbehovet i underhållsplaner, utarbeta en övergripande underhållsstrategi och områdesplaner samt genomförande som oftast sker via serviceavtal samt uppföljning. Uppföljning sker via besiktning på fastigheter. I denna process ingår larm, nyckelsystem och dess kvittenser. Exempel på handlingar: Underhållsplan, Driftsmötesprotokoll, Nyckelkvittenser, Serviceavtal, Uppföljningsrapport rocessen följder Göteborgs stads beslutade GB (Gemensam Byggprocess) Upphandlingar som sker i underhållsprocessen hanteras i stödprocessen 2.5.2. Dock ska själva avtalet hanteras i 3.2.1 Ekonomi som sker i underhållsprocessen hanteras i 1.2 i stödprocessen. Dock själva rojektekonomihandlingarna hanteras i 2.4. 10
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess 3.2.2. Hantera kontroller och besiktningar enligt myndighetskrav 3.2.3. Hantera försäkrings- och skadeståndsärenden rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar att hantera kontroller så att fastigheterna förvaltas enligt myndighetskrav och att beställa kontroller av externt eller intern part. Exempel på handlingar: Besiktningsprotokoll, Intyg, OVK rotokoll, Systematisk brandskyddsarbete (SBA), Energideklarationer rocessen omfattar att hantera försäkrings- och skadeståndsärenden såsom anmälan, utredning, beslut, krav och ersättning Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) är ett samlingsnamn för alla brandskyddsåtgärder som är reglerade enligt lag. Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Utredning, Beslut, Ersättningskvitto 3.2.4. Hantera felanmälningar rocessen omfattar att hantera inkomna felanmälningar på exempelvis ventilation, värme, vatten eller kyla och vidarerapportera anmälningarna till utförarna samt hantera statistik på felen. Exempel på handlingar: Felanmälan, Rapporteringsunderlag, Statistik 3.2.5. Hantera mediaförsörjning rocessen omfattar att upprätta abonnemang och kontrakt på försörjning, mäta förbrukningen och göra uppföljningsrapporter samt eventuellt fördela och debitera kostnaderna på hyresgäster. 3.3. Utveckla fastighetsbeståndet 3.3.1. Hantera fastighetsutvecklingsfrågor Exempel på handlingar: Abonnemang, Försörjningskontrakt, IMD (Individuell mätning och debitering), Uppföljningsrapporter rocessen omfattar mark- och exploateringsfrågor, exempelvis ansökningar om markanvisning samt undersökningar av fastigheter som kan vara av intresse för bolaget att förvärva. Exempel på handlingar: Ansökningar om markanvisning, Undersökningar 11
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 3.3.2. Genomföra nybyggnad rocessen omfattar att planera och genomföra nybyggnation från förstudie inför eventuell nyproduktion, startbesked, marknadsföring av projektet, information till hyresgäster, hyressättning samt slutbesiktningar. Exempel på handlingar: Byggnadslovansökningar, Ritningar, Förstudier, Ritningar, Konstruktionshandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll. rocessen följder Göteborgs stads beslutade GB (Gemensam Byggprocess) Upphandlingar som sker i byggprocessen hanteras i stödprocessen 2.5.2. Dock ska själva avtalet hanteras i 3.3.2 Budget som sker i nybyggnadsprocessen hanteras i 1.2 i stödprocessen. Dock själva projektekonomihandlingarna hanteras i 2.4. rocessen hanteras för närvarande av Framtiden Byggutveckling AB. 3.3.3. Genomföra ombyggnad rocessen omfattar att planera och genomföra ombyggnation från eventuellt hyresgodkännande, upphandling till utredningar såsom buller etc. och information till hyresgäster. Exempel på handlingar: Behovsbeskrivning, roduktionskostnadskalkyl, Utredning av befintliga fastigheter, Slutlig ekonomisk redovisning från entreprenören, Egenkontroll garantiförvaltning, rocessen följder Göteborgs stads beslutade GB (Gemensam Byggprocess) Upphandlingar som sker i ombyggnasprocessen hanteras i stödprocessen 2.5.2. Dock ska själva avtalet hanteras i 3.3.2 Budget som sker i ombyggnadsprocessen hanteras i 1.2 i stödprocessen. Dock själva projektekonomihandlingarna hanteras i 2.4. 4. Tillhandahålla hyresrätt 4.1. Förhandla om hyror rocessen omfattar förhandling om hyror såsom inledande diskussioner till förhandling med hyresgästföreningen och dess överenskommelse vid exempelvis ombyggnationer. Fastställande av hyra vid nyproduktion eller upprustningar ingår som en del i dessa processer 4.2. Samverka med hyresgäster, Göteborgs Stad och organisationer Exempel på handlingar: Förhandlingsöverenskommelse, rotokoll, Förhandlingsunderlag rocessen omfattar att samverka med hyresgäster, Göteborgs stad, samfälligheter och organisationer genom informationsutskick, trygghetsvandringar, dialogmöten samt samarbetsprojekt knutna till specifika bostadsområden. Exempel på handlingar: Informationsutskick Korrespondens, Kundmötesprotokoll, Mötesanteckningar, Inbjudningar, rogram, Deltagarförteckning. rojektdokumentation 12
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 4.3. Debitera hyror rocessen omfattar att sammanställa hyresunderlag, skapa och distribuera hyresavier samt bokföra inkomna betalningar. Inkassokrav och handräckningsärenden hanteras i 4 Hantera bristande betalningar och handräckningar. 4.4. Hantera bristande betalningar och handräckningar Exempel på handlingar: Hyresavisering, Hyresreduceringsunderlag, Hyresinbetalningar, Hyreshöjningsbeslut, Anstånd enl. överenskommelse. rocessen omfattar hantering av inkassoärenden, avstämning av skuldlistor, varningsbrev, kontakter med berörd stadsdelsförvaltning och/eller hyresnämnd, tidsbegränsat prövoavtal eller avhysning. Intrum Justitia hanterar inkassoärenden gällande hyresfordringar 4.5. Hyra ut bostadslägenheter och lokaler Exempel på handlingar: Konkursbevis, Skuldsaneringsbevis avseende hyresgäster, Meddelande till socialnämnd i anledning av betalningsförsummelse, Anmälan till Inkassobolag, Varningsbrev, Ansökan om avhysning, Anmälan till Hyresnämnden. 4.5.1. Hyra ut bostadslägenheter rocessen omfattar att administrera och hantera intresseanmälningar från Boplats samt underlag och uppgifter vid prövning av hyresgäst till avslag eller avtalstecknande. Exempel på handlingar: Inflyttningsbesiktningsprotokoll, Bostadsansökan inkl. svar till sökande, Upplysningscentralens utdrag, Avslagsbeslut, Fastighetsregister/Hyresadministrationsregister 4.5.2. Hyra ut lokaler rocessen omfattar att administrera och hantera lokal uthyrning såsom intresseanmälan, prövning av hyresgäst till avtalstecknande, omförhandling av kontraktsvillkor eller avslag. Affärslokaler i Gårdstensbostäders ägo hanteras av Göteborgs lokaler. Exempel på handlingar: Lokalansökan inkl. svar till sökande, Upplysningscentralens utdrag, Kontrakt, Avslagsbeslut, Fastighetsregister/Hyresadministrationsregister 4.5.3. Hyra ut garage och p- platser rocessen omfattar att administrera och hantera uthyrning såsom intresseanmälan, prövning av hyresgäst till avslag eller avtalstecknande. Här ingår att hantera bokningar och turordningsfrågor Exempel på handlingar: Avslagsbeslut, Hyreskontrakt, Uppsägning av hyreskontrakt 13
unkt Verksamhetsområde notation rocessgrupp rocess 4.6. Hantera förändrade hyresgästförhållanden rocessbeskrivning med exempel på handlingar 4.6.1. Hantera hyresgäststyrt underhåll och tillval rocessen omfattar att hantera avtalsskrivning om underhåll och tillval till framräknande av ny hyra. Beställning av material och tjänster till underhåll och tillval samt anpassning av lägenhet efter s.k. bostadsanpassning. Exempel på handlingar: Bostadsanpassningsframställan, Funktionsanpassadframställan, Tillvalskontrakt, Leverantörsbeställningar 4.6.2. Hantera andrahandsuthyrningar rocessen omfattar ansökan om uthyrning i andra hand, prövning till beslut om avslag på ansökan eller upprättande av andrahandskontrakt. Exempel på handlingar: Ansökan, Godkänd andrahandsansökan, Ej godkänd andrahandansökan, Återinflyttningmeddelande efter andrahandsuthyrning 4.6.3. Hantera överlåtelser av lägenheter och lokaler rocessen omfattar att hantera ansökan, kontroll av inkomstuppgifter till avslag eller transport av kontrakt till ny hyresgäst. Exempel på handlingar: Ansökan, Avslagsbeslut, Hyreskontrakt. 4.7. Hantera oriktiga hyresförhållanden och störningar 4.7.1. Hantera oriktiga hyresförhållanden rocessen omfattar exempelvis utredning av olaga andrahandsuthyrning eller om en lägenhet används för permanent boende med uppsägning av hyresavtal eller ev prövning i hyresnämnden. Exempel på handlingar: Brev om olovlig andrahandsuthyrning, Varningsbrev, Ansökan om avhysning 4.7.2. Hantera störningar i bostadsmiljön rocessen omfattar hantering av inkomna störningsanmälningar, kontakter med hyresgäster och i vissa fall stadsdelsförvaltningen, information till grannar samt eventuell uppsägning. Exempel på handlingar: Störningsanmälan, Meddelande till socialnämnd i anledning av störning, Hyresnämndsärenden, Avidentifierad statistik över störningsärenden 14