Skåne Tvätt och Transport Datum 2009-06-25 Dnr 0901359 KRAVSPECIFIKATION avseende UPPHANDLING IT-SYSTEM FÖR LAGER, DISTRIBUTION OCH INKÖP TILL REGION SKÅNE, SKÅNETVÄTT Adress: Blekedammsvägen 29133 Kristianstad. Telefon: Växel 044-3093780. Fax: 044-100731. Organisationsnummer: 23 21 00-0255.
Skåne Tvätt och Transport 26.06.2009 2 IT-system för lager, distribution och inköp 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Organisation... 3 2 SYSTEMETS MÅL OCH OMFATTNING... 3 2.1 Mål... 3 2.2 Omfattning Skånetvätt... 3 2.2.1 Allmänt... 3 2.2.2 Basfakta och nyckeltal... 3 2.2.3 IT... 4 2.2.4 Kundorder... 4 2.2.5 Plockning... 4 2.2.6 Vagnregistrering... 5 2.2.7 Buffertlager... 5 2.2.8 Utleverans... 6 2.2.9 Inventering... 6 2.2.10 Ekonomi/redovisning.... 6 2.2.11 Registervård... 6 2.2.12 Systemanvändare... 7 3 Gränssnitt till andra system... 7 3.1 Ekonomisystem... 7 3.2 Webbutiken eller annat beställningssystem... 7 4 Teknisk miljö... 7 4.1 Bakgrund... 7 4.2 Central miljö... 7 4.3 Klientmiljö... 8 5 Övriga krav... 8 6 DOKUMENTATION MM... 8 6.1 Dokumentation... 8 6.2 Utbildning... 8 6.3 Test-/utbildningsmiljö... 8 6.4 Testprotokoll... 8 7 GENERELLA EGENSKAPSKRAV... 8 7.1 Behörighet... 8 7.2 Inloggning... 9 7.3 Tillgänglighet... 9 7.4 Loggning... 9 7.5 Användarvänlighet... 9 7.5.1 Språk... 9 7.5.2 Hjälp- och sökfunktioner... 9 7.5.3 Användargränssnitt... 9 7.5.4 Koppling standardprogram... 9 7.5.5 Utskrifter... 9 8 Implementering och utveckling... 10 8.1 Implementering... 10 8.2 Vidareutveckling... 10
Skåne Tvätt och Transport 26.06.2009 3 1 INLEDNING 1.1 Bakgrund Skånetvätt är Region Skånes tvätteri Skånetvätt har för avsikt att införskaffa IT-system för lager, distribution och inköp (nedan kallat Systemet), som skall stödja processerna vid Skånetvätt. Systemet ska ersätta befintligt system, ASW400/TWAS. 1.2 Organisation Skånetvätts organisation Skånetvätt tillsammans med Skånetransport bildar en egen förvaltning i Region Skåne, kallad Skånetvätt och Transport. Skånetvätt har ca 115 anställda. Normal produktionstid är måndag-fredag kl 06.00 16.45. Produktionen uppgår till ca 23 ton tvätt per arbetsdag. Skånetvätt ligger i Kristianstad. 2 SYSTEMETS MÅL OCH OMFATTNING 2.1 Mål Målsättningen är att IT-systemet ska: ersätta befintligt inköpssystem. systemet ska stödja verksamheternas processer. systemet så långt som möjligt ska vara ett beprövat standardsystem. integrering ska ske till befintlig Webbutik. integrering ska ske till befintligt ekonomisystem. kunna importera och exportera information i Microsoft Excel-format. kunna integreras med Region Skånes statistikverktyg (QlikView/Diver). 2.2 Omfattning Skånetvätt Här beskrivs de processer som ska tas hänsyn till. 2.2.1 Allmänt Skånetvätt (ST) levererar rena textilier till ca 2000 kunder. De största kunderna är de tio sjukhusen i Region Skåne, Folktandvården Skåne och Primärvården Skåne. 2.2.2 Basfakta och nyckeltal Artikelsortiment Varuvagnar Antal kunder Antal beställningar Antal order Orderrader varav sterilprodukter Ca 500-600 artiklar Ej över 3000 Ca 2500 kunder Ca 150 beställningar/dag Ca 500 ordrar/dag Upp till 100 orderrader/order Ca 20 orderrader
Skåne Tvätt och Transport 26.06.2009 4 2.2.3 IT Befintligt IT-system, ASW, är från IBS. Den tekniska plattformen är AS/400. Skånetvätts LAN är kopplat till Centralsjukhusets i Kristianstad LAN, som i sin tur är kopplat till Region Skånes WAN. Servern är placerad i serverhall i Skånehuset i Kristianstad. På klienterna körs Windows 2000 Pro, Windows XP. Det lokala nätverket består av Ehternet 100 Mbit. Fiberoptisk kabel används som backbone till den utbyggda delen av lagret. Systemet skall klara ändringar i operativmiljön till t ex Vista. Systemet bör klara Citrixbaserad miljö. 2.2.4 Kundorder Orderfunktionen omfattar rutinerna från mottagning av order till avsändning av godset. Orderfunktionen hanterar olika typer av order såsom: Normalorder som ska levereras en viss dag och viss tur Snabborder som ska kunna levereras så snart som möjligt. Sterilorder på egen plocklista. Krediteringar vid t ex felleveranser Orderfunktionen får sina kundorder via en webbutik, telefax eller telefon. Det förstnämnda fallet görs om direkt till ett plockunderlag. Cirka 95 % av orderna kommer in elektroniskt via webbutiken. Order ska i normalfallen inkomma till Skånetvätt senast 48 timmar före leverans, för att godset ska hinna levereras enligt uppgjort transportschema och fastställda krav för leveranssäkerhet. Andra regler gäller för t ex expressorder, som går vid sidan om normala plockrutiner och levereras omgående. I framtiden kan kunder och/eller order komma att delas in i olika typer, för att kunna behandla dem olika. Vissa kunder vill t.ex. ha leverans en gång per vecka, medan andra vill ha omgående leverans. Kontroll skall finnas som omfattar t ex att kund är behörig att beställa, vilken typ av artikel som beställs etc. Systemet bör kunna spärra så att kunden inte kan beställa vissa artiklar Ordererkännande skall skapas automatiskt, ev. elektroniskt, om markering för aktuell kund anger detta. Ordererkännande skall också kunna skapas vid behov. Det bör finnas möjlighet att lägga in avtal med kunden där en lagernivå styr och skapar en order vid avvikelser. Det bör finnas möjligheter att få ut fellistor om det kommer in orimliga ordrar. (antal plagg orimligt) Det skall gå att Lägga in normalorder som ska levereras en viss dag och viss tur. Det skall gå att lägga in snabborder som ska kunna levereras så snart som möjligt. Det skall gå att kreditera ordrar vid felleveranser. 2.2.5 Plockning Inom Skånetvätt finns olika plockområden, personalpack, sterildel och storpack. Planering, styrning och återrapportering är flexibel. Man kan dela upp plockorderna/plockraderna på olika begrepp såsom: Plockområden Ordertyper Kunder/kundkategorier Turbilar Etc.
Skåne Tvätt och Transport 26.06.2009 5 Varje dag finns en bryttidpunkt då plocklistor, en per kund, skapas i Systemet och frisläpps för plockning. Systemet skapar plocklistor baserat på olika kriterier bl.a. ovanstående ordertyper. Plockning sker till en eller flera kunder samtidigt på flera plockunderlag. På plocklistan står om det finns gods att hämta vid sterilpackningen (op-packningen). En sterilorder skall läggas på egen plocklista. Plockningen avslutas med avbockning och eventuella ändringar registreras. Därefter sker framtagning av följesedel. Återrapportering skall ske direkt när plockrundan är avslutad Systemet bör föreslå vilka kunder som kan samplockas. På plocklistan skall stå vilken dag det skall plockas och med vilken tur det skall gå. Hur plocklistan ska komponeras skall vara parameterstyrt så att man kan välja olika kriterier för hur en plocklista ska skapas. Plocklistor skall skrivas ut med olika val. Antal som levereras sker via avvikelserapportering. Om plocklista plockats enligt order, skall det gå att godkänna hela plocklistan. Plockaren skall signera plocklistan. Signering bör kunna ske via signaturregister. Vid slutavbokningen skall det ske en automatisk uppdatering av kundorderregister, transaktionsregister, underlag för debitering av kund etc. Följesedel skall förutom med levererade produkter, även vara försedd med beställarens namn och vem som har plockat varorna. Meddelandefunktion skall finnas för att kunna registrera meddelanden till kund/kundgrupper på följesedeln. Restnoteringar skall kunna göras. Utskrift av tidigare utskriven plocklista skall göras med tydlig markering av att det gäller en kopia, och alltid med samma texter för anmärkningar och kommentarer. Kund bör via webbgränssnitt kunna se orderstatus och vara valbart om en kund kan få denna information. Kund bör kunna lägga in sin budget på webben. Därmed bör det även finnas möjlighet att plocka ut statistik till kunderna (Leveransgrad, Beställningar, Levererat, kostnad, artikelgrupp). Det bör vara möjligt att sätta regelverk för när kunden ska ha leverans vid beställning en dag när vi inte levererar. 2.2.6 Vagnregistrering Registreringen sker med uppgifter om tidpunkter, avsändare och mottagare av vagnen och informationen lagras i systemet. För att hålla kontroll på vagnen är den försedd med streckkodsetikett. Vid såväl ut- som inleverans registreras den med hjälp av handdator. Förseningar i återlämnande av vagn resulterar i extra debitering av kunden. Systemet skall hålla kontroll på vagnar med uppgift om till vilken kund vagnen har gått och med vilken körtur, samt när de returneras. Systemet skall registrera vagnar med handscanner. Det ska gå att registrera EN kund men registrera ut/in flera vagnar i samma bild. Rapport om uthyrda vagnar bör kunna tas ut. Fakturering av försenad återlämning skall ske. 2.2.7 Buffertlager Idag finns ett lager på annan ort med textilier. Systemet skall användas för bokföring av lagret (in- ut och saldo). Användning av handdator/scanner bör vara möjligt.
Skåne Tvätt och Transport 26.06.2009 6 2.2.8 Utleverans När plockningen är avslutad skrivs följesedel ut. När plockningen är avslutad skall följesedel skrivas ut. Utskrift av tidigare utskriven följesedel skall göras med tydlig markering av att det gäller en kopia, och alltid med samma texter för anmärkningar och kommentarer (besvaras under kravnr. 25 i dokument Svarsförlaga kravspec.). Följesedel skall skickas elektroniskt till valda kunder. I framtiden bör en streckkod/chip kunna avläsas och återrapporteras till systemet när distribution till kund har skett. I systemet bör det gå att registrera stängning (Verksamheten tillfälligt nedlagd/semesterstängt) hos kunderna. 2.2.9 Inventering Inventering sker en gång per år vid samma tillfälle hos kunderna och Skånetvätt. Registrering i systemet sker inte. För lagervärdering bör det finnas flera valbara principer. 2.2.10 Ekonomi/redovisning. Generellt Med valfri periodicitet skall uppgifter om t e x lagerförändringar kunna föras över till ekonomisystemet. Erforderliga rapporter/journaler som behövs för att stämma av överföringar mellan Systemet och ekonomisystemet skall tas fram Kundfakturor Systemet skall leverera fakturaunderlag till ekonomisystemet. Systemet skall producera en fil med kundens kostnadsställen, kostnadskonto och belopp som dessutom innehåller artikelnummer, antal, artikelnamn, pris per artikel, totalbelopp/artikel, beställningsdatum, leveransdatum, signatur på packaren samt följesedelsnummer. Kundfakturor skall lyftas över till ekonomisystemet så att utskrift och betalningsbevakning sker från detta system. Kundfakturering skall ske med valfri periodicitet. 2.2.11 Registervård Skånetvätt har gemensamt kundregister med Koncerninköp. Administrationen sköts av Koncerninköp i deras inköps- och förrådssystem (Jeeves). Integration med Koncerinköps kundregister skall ske. Generellt gäller att register skall vara kompatibla med gällande standards (SFTI, Edifact) beträffande begrepp, längder, decimaler etc. Reklamationer bör kunna registreras t ex per artikel och kund. Kodning av körturer med leveransschema skall göras. Priser bör kunna hanteras på ett antal olika sätt beroende t ex på antal, kund och frekvens. Generell prisförändring bör kunna ändras på ett ställe för genomslag i hela systemet. Systemet skall hantera olika prislistor, avgifter och rabatter. Systemet bör även kunna skapa fakturor som används internt (kassationer, differenser, egna uttag) och inte går över till ekonomisystemet, utan en modifierad kontering som kommer med i den månatliga bokföringsfilen Kundnummer skall läsas över från systemet till ekonomisystemet.
Skåne Tvätt och Transport 26.06.2009 7 Det skall finnas möjlighet att kategorisera artikel- och kundgrupper för att kunna ta fram statistik. 2.2.12 Systemanvändare Beräknat antal användare är 25, men skall vara möjligt att utöka vid behov. 3 GRÄNSSNITT TILL ANDRA SYSTEM 3.1 Ekonomisystem Systemet skall integreras med Skånetvätts ekonomisystem, Raindance. (Leverantör av Raindance är Logica. ) och kostnaden för integreringen skall ingå i offererat pris. 3.2 Webbutiken eller annat beställningssystem Systemet ska integreras till koncerninköp och Skånetvätts Webbutik (används av andra förvaltningar förutom Skånetvätt). I Webbutiken kan alla kunder inom Region Skåne beställa sitt dagliga behov av förbrukningsartiklar och tvätt. Byte av Webbutiken till annat beställningsystem kan bli aktuellt under de närmaste åren Ange om kostnad för integreringen kan offereras som option. 4 TEKNISK MILJÖ 4.1 Bakgrund Region Skånes IT-verksamhet är under förändring. Region Skåne strävar efter att köpa tjänster i stället för att köpa system. Äganderätten av Systemet kan därför i framtiden komma att övergå till en leverantör, liksom serverdrift. Inledningsvis kommer dock Region Skåne att själva äga och sköta driften av Systemet. 4.2 Central miljö Grundprogramvaror i Systemet, operativsystem och databasprogramvaror, skall alltid vara kvalitetssäkrade för senaste versionen, såvida ingen annan överenskommelse gjorts mellan anbudsgivare och Region Skåne. Anbudsgivaren skall garantera stöd för versioner med lanseringsdatum upp till fem år bakåt i tiden. Operativsystem bör vara Windows. Databaser bör vara MS SQL Server. Systemlösningen bör ha nödvändig redundans inbyggt för att tillgodose krav på tillgänglighet. Systemet skall vara tillräckligt dimensionerat för att tillgodose hög driftssäkerhet, säker backupptagning och återskapande, samt erbjuda goda prestanda och korta svarstider. Systemet bör erbjuda testdata i form av baseline, för att verifiera svarstider före överlämnandet och vid kontinuerliga uppföljningsmätningar under efterföljande drift. Möjlighet bör finnas att kunna övervaka Systemets vitala funktioner från programvaror med enkla gränssnitt, som kan köras från valfri arbetsplats utan krav på specialinstallerade programvaror. Fullständig driftinformation skall finnas och godkännas av Region Skåne innan Region Skåne leveransgodkänner och tar över driftansvaret.
Skåne Tvätt och Transport 26.06.2009 8 Om en server placeras i Region Skånes serverhallar, skall det vara en SQL server. Anbudsgivaren bör som option kunna leverera och installera nödvändig mjuk- och hårdvara. 4.3 Klientmiljö Om anbudsgivare offererar webbaserad lösning bör den vara kompatibel med MS Internet Explorer 5.5 och uppåt. Klientprogram skall vara kompatibelt med och kunna samexistera med kommersiellt virusprogram som t ex F-Secure som används i Region Skåne. Klient bör kunna installeras i sin helhet i tyst läge, utan interaktion från användaren. Detta behövs för att kunna distribuera klient till maskiner med existerande programdistribueringsverktyg. Systemet skall köras på 20-25 klienter samtidigt utan att detta påverkar prestanda och hastighet. Systemet skall i användandet vara oberoende av tid på dygnet. 5 ÖVRIGA KRAV Befintlig data i ASW400 TWAS skall konverteras eller importeras till Systemet. Ange om kostnad för konverteringen kan offereras som option. Hårdvarukrav som ställs på samtliga i Systemet ingående/föreslagna komponenter skall beskrivas, liksom krav på lagringsutrymme. Även programkomponenter, som måste finnas installerade på skilda klientoperativ för att uppnå full funktionalitet, skall beskrivas. 6 DOKUMENTATION MM 6.1 Dokumentation Anbudsgivaren skall lämna fullständig dokumentation på svenska av Systemet som underlag för användning och drift. 6.2 Utbildning Anbudsgivaren skall föreslå lämplig utbildningsinsats för utbildning i Systemet och kostnaden för utbildning ska ingå i offerten. 6.3 Test-/utbildningsmiljö Systemet skall köras i någon form av parallell miljö där uppdateringar, ändringar eller tester av olika slag kan ske utan att det påverkar driften. 6.4 Testprotokoll Leverantören bör bistå med fullständiga testprotokoll inför implementeringen. Testprotokollen bör vara utformade i händelseordning och testen ska utföras i händelseordning och inte i olika separata delar. 7 GENERELLA EGENSKAPSKRAV 7.1 Behörighet Det skall finns olika behörigheter och behörighetsnivåer. Det skall gå att dela in användare i olika funktioner, där behörigheterna kan vara olika. Behörighetsmatrisen skall vara enkel att underhålla, behörigheter bör kunna ställas såväl på
Skåne Tvätt och Transport 26.06.2009 9 användar- som på gruppnivå. Det bör även vara möjligt att begränsa behörigheten på olika sätt inom en bild, så att det endast går att ändra eller ta bort uppgifter i vissa fält. 7.2 Inloggning Grundläggande för att uppnå en hög grad av informationssäkerhet är att alla användare bör kunna identifieras. Den traditionella identifieringen bör med hjälp av användarnamn/lösenord kunna kompletteras med någon typ av smartcard. På arbetsstationer som delas av många bör all registrering kompletteras med signatur via smartcard. 7.3 Tillgänglighet Support till Systemet bör vara tillgängligt mellan kl 05.00-20.00 veckans alla dagar. Avbrottstiden under denna tid skall vara högst 1 timme för produktionen och 2 timmar för administrativt arbete. Support till systemet skall finnas mellan kl 7.00-18.00, vardagar. Leverantören skall garantera en tillgänglighet på 99% per år. Det skall finnas möjlighet att beställa support övriga tider, enligt separat prislista. 7.4 Loggning Alla läsningar, förändringar och borttag skall registreras per användare och tidpunkt. Det bör kunna sättas upp regler för vilken typ av transaktioner som skall loggas samt för hur länge transaktionerna ska kunna sparas. Det bör kunna sättas regler för vilka funktioner som kräver signering. 7.5 Användarvänlighet 7.5.1 Språk Systemet skall använda svenska språket i såväl ledtexter, hjälpfunktioner som manualer. 7.5.2 Hjälp- och sökfunktioner Hjälpfunktioner skall vara tillgängliga i samtliga bilder. Stora möjligheter till sökning skall finnas, bl a möjlighet till sökning i olika register via sökord. Utskrivningsbara manualer anpassade till Systemet skall finnas. 7.5.3 Användargränssnitt Samtliga bilder skall vara lättöverskådliga och ha en systematisk uppbyggnad. Användargränssnittet bör vara grafiskt med Windows/Web som standard. Systemet skall vara användarvänligt. Användaren skall inte behöva registrera samma uppgifter flera gånger i systemet. Det bör gå att göra direkthopp mellan olika bilder/fönster, utan att behöva gå via en meny. 7.5.4 Koppling standardprogram Det stora utbudet av program under MS-Office för kalkyl, grafik, rapporter och statistik skall kunna användas för att hämta och bearbeta data direkt från databasen. 7.5.5 Utskrifter Systemet skall stödja vanliga Windowsutskrifter. Vid utskrift skall det vara valbart att skriva ut pappersdokument eller på skärm. Vid utskrift på skärm skall man därefter kunna skriva ut pappersdokument eller spara till fil.
Skåne Tvätt och Transport 26.06.2009 10 Utskrivna dokument, blanketter, listor och etiketter etc, bör vara enkla att lokalt anpassa beträffande layout och innehåll. 8 IMPLEMENTERING OCH UTVECKLING 8.1 Implementering Samarbetet mellan anbudsgivare och Region Skåne skall ske i projektform. För att säkerställa kvalitet och säkerhet skall anbudsgivaren avsätta tillräcklig tid för att kunna delta i implementeringsprocessen. Projektorganisation kommer att planeras i samråd med vald anbudsgivare. Implementering skall ske parallellt med befintligt system i drift. 8.2 Vidareutveckling För framtida utvecklingsarbete bör det för Systemet finnas någon form av användargrupp eller motsvarande, i vilket Region Skåne har möjlighet att delta.