Dokumentation Word & Excel Office 2010 Tiina Janson/Immi Johnsson 2013
Innehållsförteckning Allmänna nyheter i Office 2010...4 Nytt gränssnitt... 4 Återställa arbete som inte sparats... 4 Menyflikar... 4 Använda menyfliksområdet i minimerat läge... 5 Kortkommandon... 5 Kompatibilitetsläge... 5 Konvertera äldre filer till Office 2010 format... 5 Formateringsverktyg... 6 Verktygsfältet Snabbåtkomst... 6 Introduktion till Backstage-vyn... 7 Vad visas när jag klickar på fliken Arkiv?... 7 Spara, Spara som, Öppna, Stäng... 7 Skyddad vy...7 Nytt filformat...7 Spara i gamla filformatet...7 Konvertera alternativt Spara som...7 Info... 8 Konvertera...8 Behörighet Skydda arbetsbok...8 Felsök...9 Hantera versioner...9 Senaste... 9 Nytt... 10 Skriv ut... 10 Spara och skicka... 11 Hjälp... 12 Alternativ... 13 Klistra in med förhandsgranskning... 13 Infoga skärmbilder... 14 Word... 15 Programmet... 15 Filändelser... 15 Dokument i äldre version... 16 Kortkommandon i Word... 17 Teckenformatering... 18 Styckeformatering... 18 Tabbar (tabulatorer)... 18 Indrag... 20 Sidhuvud och sidfot... 21 Snabbdelar... 21 Autotext... 21 Dokumentegenskap... 21 Fält... 21 Ordna byggblock... 23 Spara markering i snabbdelsgalleriet... 23 Tiina Janson/immi Johnsson 2013 2
Formatmallar... 24 Varför formatmallar?... 24 Ändra formatmall... 24 Sidbrytning... 25 Spaltindelning... 26 Avsnittsindelning... 27 Tabeller... 29 Ta bort linjer... 30 Bilder i tabell... 30 Bilder i Word... 31 Vanliga bildformat... 33 Spåra ändringar... 34 Innehållsförteckning... 35 Koppla dokument... 38 Brev... 38 Etiketter... 41 Koppla mot e-postmeddelanden... 43 Excel... 45 Programmet... 45 Filändelser... 45 Dokument i äldre version... 46 Kortkommandon i Excel... 47 Formler och funktioner... 48 Prioritering av räknesätt... 48 Använda flera blad och/eller dokument... 49 Transponera... 50 Skapa tabell... 52 Radbryt i cellen... 52 Databas/Listor... 53 Filter... 54 Rensa alla filtreringar... 55 Infoga/ta bort rader, celler eller kolumner... 55 Kolumnbredd/radhöjd... 55 Låsa rubrikerna vid rullning i större listor (endast skärm)... 55 Utskriftsrubriker... 55 Länka in diagram från Excel i Word/PowerPoint... 57 Villkorsstyrd formatering... 57 Diagram... 58 Manipulera skala... 61 Index... 64 Tiina Janson/immi Johnsson 2013 3
Allmänna nyheter i Office 2010 Nytt gränssnitt Programfönstret i Office 2010 har fått ett helt nytt användargränssnitt. Det anpassas efter ditt arbetssätt. Från version 2010 har även Outlook fått de nya menyflikarna. Återställa arbete som inte sparats Det har blivit enklare att återställa en fil som du stängde men glömde att spara. Om du aktiverar Återskapa automatiskt under Arkiv Alternativ sparas versioner av filen samtidigt som du arbetar med den. Och du anger själv i vilka intervall versionerna ska sparas. Nu kan du även behålla den senaste automatiskt sparade versionen av en fil utifall du råkar stänga den utan att spara. Det gör att du enkelt kan återställa filen nästa gång du öppnar den. Dessutom kan du öppna en lista med alla automatiskt sparade filversioner i Microsoft Office Backstage-vyn. Arkiv Info Hantera versioner. Menyflikar Menyflikarna gör att du snabbt kan hitta de kommandon du behöver för att utföra en uppgift. Kommandona är ordnade i logiska grupper, som är samlade på flikar. Varje flik hör till en typ av aktivitet. För att det inte ska bli rörigt på skärmen visas vissa flikar bara när de behövs. Du kan ta bort och lägga till nya menyflikar/grupper i menyfliksområdet. Du kan också minimera menyfliksområdet för att få mer utrymme på skärmen. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 4
Använda menyfliksområdet i minimerat läge 1. Klicka på knappen Minimera menyfliksområdet. 2. För att ta fram menyfliksområdet igen klickar du på samma knapp men då heter den Expandera menyfliksområdet. Om du vill använda menyfliksområdet när det är minimerat, klickar du på önskad menyflik och menyn visas. När du har klickat på önskat val på fliken blir menyfliksområdet minimerat igen. Tips! Du kan även använda CTRL + F1 för att minimera menyfliksområdet eller dubbelklicka på en av menyflikarna. Kortkommandon Precis som i tidigare versioner av Office kan du hålla ner ALT-tangenten så du får fram kortkommandon för de olika funktionerna i menyflikarna. Genom att klicka på respektive tangent (utan att hålla nere CTRL eller Shift) kommer du till respektive flik eller kommando. Klickar du exempelvis på P öppnas fliken Sidlayout och du ser olika snabbkommandon som är giltiga under den fliken. Kompatibilitetsläge Office 2010 använder samma filformat som Office 2007. Öppnar du en fil skapad i tidigare format framgår det i namnlisten [Kompatibilitetsläge]. Detta gäller även för filer som är skapade i Office 2007, då det finns nya funktioner i 2010. När Du sparar filen, efter eventuella ändringar, så sparas den automatiskt i det ursprungliga formatet. Konvertera äldre filer till Office 2010 format 1. Öppna filen som är skapad i ett äldre Officeformat (Word, Excel eller PowerPoint). 2. Klicka på menyfliken Arkiv och knappen Konvertera. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 5
3. Klicka därefter på OK för att slutföra konverteringen av dokumentet. Formateringsverktyg Du kan få hjälp av verktygsfält som dyker upp när du behöver dem och erbjuder dig de vanligaste funktionsalternativen. När du t ex markerar en text i Word visas ett diskret verktygsfält med formateringsalternativ som aktiveras om du klickar i det. Verktygsfältet Snabbåtkomst Här placerar du dina egna knappar, högerklicka på det val du vill ha med i ditt snabbstartsfält och lägg till i Snabbåtkomst. Alternativt kan du fälla ner pilen längst ut och gå in under Fler kommandon. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 6
Introduktion till Backstage-vyn Menyfliksområdet innehåller de kommandon som används för att arbeta i ett dokument, medan Microsoft Office Backstage-vy visar kommandon du använder för att utföra saker som du inte gör i själva dokumentet. Öppna ett dokument (eller skapa ett nytt) och klicka på fliken Arkiv för att visa Backstage-vy. Backstagevyn är där du hanterar dina dokument och relaterad information om dem skapa, spara och skicka dokument, inspektera dokument för dolda metadata eller personlig information, ange alternativ, som till exempel att aktivera eller inaktivera Autoavsluta-förslag och annat. Tips! Du kan snabbt återgå till dokumentet från Backstage-vyn genom att klicka på fliken Arkiv igen, klicka på någon av de andra menyflikarna eller genom att trycka på Esc-tangenten. Vad visas när jag klickar på fliken Arkiv? När du klickar på fliken Arkiv visas flera av samma grundläggande kommandon som du såg då du klickade på Microsoft Office-knappen i 2007 eller på Arkiv-menyn i tidigare versioner av Microsoft Office. Du hittar funktionerna Öppna, Spara och Skriv ut samt en ny Backstage-vy-flik som heter Spara och skicka, där du hittar flera olika alternativ för hur du kan dela och skicka dokument. Spara, Spara som, Öppna, Stäng Dessa kommandon fungerar som de alltid gjort, dock med nytt filformat, se nedan. Skyddad vy I vissa fall öppnas dina filer i skyddad vy (t ex om du får en fil via mail). I Skyddad vy kan du läsa filen men den är skrivskyddad. Är du säker på filen och vill redigera den - klicka på Aktivera redigering. Nytt filformat I Office 2007 och 2010 används nya filformat:.docx,.xlsx,.pptx. Dessa filformat kan inte öppnas i äldre versioner utan kräver en konverterare som finns att hämta på Microsofts sida. Filformatet komprimeras när du stänger filen och extraheras när du öppnar den, filstorleken kan bli upp till 75% mindre än tidigare. Spara i gamla filformatet Använd det gamla filformatet om du jobbar med andra som inte har Office 2007 eller 2010. Välj Arkiv spara som och välja filformatet 97-2003. Konvertera alternativt Spara som Om du öppnar en fil i Office 2007 eller 2010 som har det gamla filformatet ser du detta i namnlisten där det står [Kompatibilitetsläge]. Vill du konvertera till det nya formatet väljer du Arkiv Info Konvertera. Detta ersätter den befintliga filen. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 7
Info Fliken Info visar olika kommandon, egenskaper och metadata beroende på dokumentets tillstånd och var det sparas. Kommandona på fliken Info kan inkludera Checka in, Checka ut och Behörigheter. Kommandon i Backstage-vy markeras beroende på hur viktigt det är för användaren att lägga märke till och interagera med kommandona. Till exempel markeras Behörigheter på fliken Info i rött då angivna behörigheter för dokumentet kan begränsa redigeringsmöjligheterna. Konvertera Syns endast om du har en äldre fil öppen. Här kan du konvertera till nyare filformat. Behörighet Skydda arbetsbok Markera som slutgiltig Undvik ytterligare ändringar i ett slutgiltigt dokument Innan du delar med dig av ett dokument som är slutgiltigt kan du skrivskydda dokumentet med kommandot Markera som slutgiltigt. Då vet andra att du delar med dig av en slutgiltig version av dokumentet. När ett dokument är markerat som slutgiltigt inaktiveras redigeringskommandon och rättningsmarkeringar och de som öppnar dokumentet kan inte oavsiktligt ändra i dokumentet. Kommandot Markera som slutgiltigt är inte en säkerhetsfunktion. Vem som helst kan inaktivera funktionen Markera som slutgiltigt och redigera dokumentet. Skydd Detta kommando styr vad som ska kunna redigeras och av vem. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 8
Felsök Kontrollera dokument Dolda egenskaper, personlig information Med Dokumentkontroll kan du söka efter och ta bort följande information: Kommentarer Versioner Spårade ändringar Pennanteckningar Dold text Dokumentegenskaper Anpassade XML-data Information i sidhuvud och sidfot Dokumentkontrollen kan säkerställa att dokumenten du delar med andra inte innehåller någon dold personlig information eller dolt innehåll som ditt företag inte vill ska spridas. Dessutom kan företaget anpassa Dokumentkontrollen så att andra typer av dolt innehåll också kan hittas. Kontrollera åtkomst Söker i dokumentet efter funktioner som personer med funktionshinder kan ha svårt att läsa. Kontrollera Kompatibilitet Kontrollera vad som ej stöds i tidigare versioner Hantera versioner Öppna dokument som sparats automatiskt (de finns kvar i 4 dagar) Senaste Här hittar du de senaste dokumenten/mapparna du arbetat med. Häftstiften (klicka på/av) används till att skapa genvägar så att dokumenten/mapparna ej försvinner här. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 9
Längst ned kan du bocka för Kom snabbt åt följande antal senaste dokument så kommer dokumenten att visas direkt till vänster så fort du klickar på Arkiv. Du har också en genväg till mappen som osparade dokument ligger, som standard sparas de i mappen C:\Users\Användarnamn\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles. Du kommer åt detta även via Info-Hantera versioner Nytt Här hittar du alla mallar, både i datorn, på nätverket och internet. Skriv ut Hit kommer du om du använder kortkommandot CTRL+P. Detta är en blandad vy av Skriv ut, utskriftsformatet samt förhandsgranskningen (förhandsgranskning i gamla sättet kan plockas fram heter nu redigeringsläge för förhandsgranskning men ligger ej med som standard) Längst ned hittar du att bläddra mellan sidor och zoomningen av sidorna i det nya sättet att förhandsgranska. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 10
Spara och skicka Här kan du välja att skicka den i e-postmeddelande eller som bifogad fil alternativt som PDF eller XPS. Du kan också spara den på Webben om du vill ha åtkomst till den från vilken dator som helst, dock behövs ett Live-konto, då kan du även dela filen med andra, du bestämmer själv vilka du vill dela med. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 11
Hjälp Här under hittar du Hjälpen och en mängd information ute på nätet. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 12
Alternativ Här når du alla inställningar för programmet. Klistra in med förhandsgranskning I Office 2010 kan du se en förhandsgranskning i realtid när du klistrar in för att snabbt kunna bedöma hur resultatet blir innan du klistrar in. Denna funktion visas även intill den smarta etiketten för inklistringsalternativ. Tryck på CTRL för att visa menyn med inklistringsalternativ. För muspekaren över alternativen för att förhandsgranska resultatet. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 13
Infoga skärmbilder Du kan nu direkt från Office 2010 ta skärmurklipp i ditt arbete. När du har lagt till skärmbilden kan du använda verktygen på fliken Bildverktyg (Picture Tools) om du vill redigera och förbättra skärmbilden. Funktionen återfinns under menyfliken Infoga Skärmbild (Insert Screenshot) Du kan även se alla dina öppna fönster direkt här och välja att infoga den som bild. Infoga från öppna fönster Skapa egna Tiina Janson/immi Johnsson 2013 14
Word Programmet Microsoft Word används idag av många olika yrkesgrupper. Programmet vänder sig inte längre enbart till sekreterare och kontorister, utan även till mer generella användare. Av den anledningen är många funktioner automatiska, något som kan upplevas störande av den mer professionella användaren. Kontrollera vilka inställningar du vill ha under Arkiv/Alternativ. För att kunna arbeta effektivt i Word 2010 bör du också ställa in verktygsfältet Snabbåtkomst så att du där har de kommandon du behöver. Till exempel är det en god idé att plocka fram kommandot Snabbutskrift! Verktygsfältet Snabbåtkomst, med kommandona Nytt, Öppna, Öppna senast använda fil, Spara, Spara som, Förhandsgranska, Snabbutskrift, Ångra och Upprepa. Sist finns pilen Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst som du använder för att ställa in verktygsfältet enligt dina önskemål! Du kan också alltid högerklicka på en knapp som finns på menyflikarna och välja lägg till i verktygsfältet snabbåtkomst. Filändelser Word 2010 använder filändelsen.docx för vanliga dokument. Dokumentmallar är sedan version 2007 uppdelade på enklare mallar (.dotx) och makroaktiverade mallar (.dotm). Tiina Janson/immi Johnsson 2013 15
Dokument i äldre version Försöker du öppna exempelvis en.docx-fil i en äldre version kan du råka ut för att det inte lyckas. Du kan då antingen ladda ner ett filter från Microsofts hemsida (konverteringfilter) som gör det möjligt att öppna nyare filer i en äldre version. Du kan också välja att i version 2010 spara filen i ett äldre filformat. Välj då Arkiv/ Spara som, i fältet Filformat anger du Word 97-2003-dokument (*.doc). I båda fallen är det inte säkert att alla finesser från version 2010 följer med till den äldre versionen. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 16
Kortkommandon i Word I Word 2010 har menyer och verktygsfält ersatts av menyflikar. Om du har lärt dig och vant dig vid att använda kortkommandon från exempelvis Word 2003 eller 2007 kan du fortfarande använda dem. Kommando Ersätt Förklaring Gå till Hjälp om Word Hyperlänk Klipp ut Klistra in Kopiera Makron Markera allt Nytt Radera Skriv ut Spara Stavning och grammatik Stäng fönster Sök Upprepa Ångra Öppna Kortkommando/Tangent Ctrl + H Shift + F1 Ctrl + G F1 Ctrl + I Ctrl + X Ctrl + V Ctrl + C Alt + F8 Ctrl + A Ctrl + N DEL Ctrl + P Ctrl + S F7 Ctrl + W Ctrl + B Ctrl + Y Ctrl + Z Ctrl + O Kommando Ny rad, inte nytt stycke Ny sida Ifall ord avstavas, annars osynligt Till exempel 2007-10-13 Till exempel Företag AB hålls ihop Byt Shift-läge (namn blir Namn eller NAMN) Flytta markör Flytta markör till början av rad Flytta markör till slutet av rad Flytta markör till början av dokument Flytta markör till slutet av dokument Markera från tangentbordet Kortkommando/Tangent Shift + ENTER Ctrl + ENTER Ctrl + Bindestreck Ctrl + Shift + Bindestreck Ctrl + Shift + Mellanslag Shift + F3 Piltangenterna Home End Ctrl + Home Ctrl + End Shift + piltangent Tiina Janson/immi Johnsson 2013 17
Teckenformatering Teckenformatering använder du för att bestämma utseende på bokstäverna/siffrorna i din text. Det räcker att placera markören i ordet om det endast är ett ord du ska påverka. Är det mindre eller mer än ett ord måste du först markera tecknen. Gruppen Tecken för teckenformatering (Start-fliken), här finns de vanligaste knapparna, du kan nå fler under dialogruteikonen. Styckeformatering Allt som ligger på Start-fliken i avsnittet Stycke är styckeformateringar, men även tabbar (tabulatorer) och kantlinjer hör hit. Om du applicerar ett styckeformat sker det i hela stycket du står i, du behöver alltså inte markera om det är bara ett stycke du vill påverka. Om det däremot är fler stycken som ska ha samma inställningar - markera dem! Gruppen Stycke för styckeformatering, här finns de vanligaste knapparna, du kan nå fler under dialogruteikonen. Tabbar (tabulatorer) Om du inte själv anger tabbar (eller använder ett dokument där det är inställt på förhand) finns det standardtabbar som ligger med 2,3 cm mellanrum. Du ser dem som tunna streck i linjalens nederkant. Har du engelsk programvara ligger tabbarna med 1,27 cm mellanrum. Lägger du in egna tabbar försvinner standardtabbarna succesivt. Det finns fyra vanliga tabbar. Längst till vänster i skärmen, bredvid linjalen, hittar du en liten ruta där du kan klicka fram följande symboler: Vänstertabb, text som skrivs i detta tabbläge blir rak i vänsterkant. Centrerad tabb, text som skrivs i detta tabbläge centreras, skrivs alltså klart innan du avgör om det blir bra. Högertabb, text som skrivs i detta tabbläge blir rak i högerkant, texten flyttas alltså baklänges när du skriver. Decimaltabb, här är det decimaltecknet som låser siffrornas placering. Har du svenska inställningar är det kommatecken, arbetar du med engelska inställningar är det punkt. Det finns andra val under detta läge men dessa fyra tabbar är de vanligaste. Klicka på dem tills du hittar tillbaka till den du är ute efter. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 18
Ställa in tabbar Du ställer enkelt in en tabb genom att först välja vilken typ av tabb du önskar (klicka alltså fram rätt symbol bland dem ovan) och sedan klicka på linjalen där du vill ha din tabb. Du kan sedan dra tabben i sidled för att placera den mer exakt. Tips: När du drar en tabb i sidled hoppar tabben mellan de skalstreck som finns på linjalen. Vill du glida fritt på linjalen håll nere Alt-tangenten samtidigt som du drar! Vill du vara väldig exakt kan du dubbelklicka på linjalen och i den dialogruta som visas ange exakta placeringen av tabben. Här kan du också välja om du vill ha något utfyllnadstecken. Tips: Klicka ungefär i mitten på linjalen - klickar du för högt upp händer inget och klicka du för långt ner kan du istället komma åt finessen Dölj tomt utrymme. Då måste du dubbelklickat men det är lätt gjort Om du råkat dölja tomt utrymme, dubbelklicka bara en gång till nedanför linjalen så rättar det till sig! Ta bort tabb Vill du ta bort en tabb drar du den rakt ner från linjalen, då försvinner den. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 19
Indrag Det finns fyra olika typer av indrag Vänsterindrag, då är det en rak kant i vänster sida på alla rader i stycket men den ligger en bit innanför marginalen, precis som detta stycke Förstaradsindrag gör att första raden ligger lite längre in från marginalen än övriga rader i stycket. Användbart när du jobbar med spalter och inte vill ha tomma rader mellan stycken. Tidningsartiklar skrivs ofta med förstaradsindrag. När du sedan vill ha ett nytt stycke kommer den första raden också längre in, precis som dessa två stycken visas. Hängande indrag använder du när du har en rubrik i vänsterkanten och sedan vill att texten från rad två och efterföljande raderna i stycket skall börja lite längre in, hoppet mellan rubrik och text i första raden skapar du med Tabb-tangenten. Resultatet blir som detta stycke. Högerindrag, byter rad innan texten kommer ut till höger marginalen på alla rader i stycket. Den ligger alltså en bit innanför högermarginalen, precis som detta stycke visas Indragsmarkören i linjalen kan användas för att skapa dessa indrag. Den till vänster har tre olika delar som påverkar vilken typ av indrag du får, och den högra markören har bara en del. Om du håller i den nedre biten av indragsmarkören till vänster och drar den inåt får du vänsterindrag. Om du håller i den mittersta biten av indragsmarkören till vänster och drar den inåt får du hängande indrag. Om du håller i den översta biten av indragsmarkören till vänster och drar den inåt får du förstaradsindrag. Om du vill dra och vara väldigt noga var indraget ska vara så kan du antingen gå till dialogrutan för styckeformateringar eller hålla ner Alt-tangenten när du drar i indragsmarkören. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 20
Sidhuvud och sidfot För att infoga ett sidhuvud eller sidfot: Klicka på Sidhuvud eller Sidfot på fliken Infoga. Klicka på Redigera sidhuvud eller Redigera sidfot. Nu placeras markören i dokumentets sidhuvud eller sidfot. Fliken Sidhuvud och sidfot visas bland menyflikarna. TIPS! För att komma till sidhuvudet eller sidfoten kan du dubbelklicka i dokumentets överkant. Nu kan du skriva egen text, infoga sidnummer, infoga logotyp eller annan bild. När du är klar kan du antingen klicka på Stäng sidhuvud/fot-knappen eller dubbelklicka i dokumenttexten. Snabbdelar I snabbdelsgalleriet kan du skapa, lagra och söka sådan du ofta vill ha tillgängligt som exempelvis autotext, dokumentegenskaper (titel och författare) och fält (datumformat och annat). Du hittar knappen på fliken Infoga: Autotext Du kan spara texter, tabeller och annat som Autotext och få tillgång till om och om igen. Klicka på Autotext för att komma åt galleriet för autotexter. Du kan spara autotext i galleriet för autotexter genom att markera den text/bild du vill få tillgång till som Snabbdel, klicka på Autotext och sedan på Spara markering i autotextgalleriet. Genom att fylla i den nya byggblocksinformationen lagrar du innehållet som du sparar och kan använda det gång på gång. Dokumentegenskap Klicka på Dokumentegenskap om du vill välja från en lista med egenskaper som du kan infoga i dokumentet. Fyll i dokumentegenskapsrutan om du vill skapa egenskaper som ska sparas med dokumentet. Fält Använd fältkoder om du vill infoga fält med automatiskt uppdaterad information om exempelvis tid, titel, sidnummer. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 21
Infoga datum som uppdaterar sig I exemplet nedan ser du hur du infogar datum från Fält: Klicka på Snabbdelar på fliken Infoga. Klicka på Fält. I Kategorilistan; välj Datum och Tid. Nu kan du välja bland olika fältkoder. Create date = Lägger in det datum då dokumentet skapades Date = Lägger in aktuell dags datum Edittime = Tid så dokumentet senast redigerades PrintDate = Datum då dokumentet skrevs ut SaveDate = Datum då dokumentet senast sparades Time = Aktuell tid Välj önskat datum/tid och bekräfta med OK. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 22
Ordna byggblock Klicka på Ordna byggblock om du vill förhandsgranska alla byggblock som finns tillgängliga i Word. Du kan även redigera egenskaper, ta bort och infoga byggblock. Spara markering i snabbdelsgalleriet Markera en fras, mening eller en annan del av dokumentet. På fliken Infoga går du till gruppen Text och klickar på Snabbdelar och sedan på Spara markering i snabbdelsgalleriet. Om du har sparat en markering i snabbdelsgalleriet kan du återanvända den genom att klicka på Snabbdelar och välja markeringen i galleriet. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 23
Formatmallar Varför formatmallar? Du behöver bara ändra på ett ställe så slår det igenom i hela dokumentet Du kan använda rubrikerna som länkar genom att arbeta med Navigeringsfönstret (Visa-fliken) Du kan flytta hela block av texter via Navigeringsfönstret Du får snygga och enhetliga dokument Du kan lätt skapa en innehållsförteckning Numera har formatmallen Normal som standard avstånd efter stycket. Det finns en extra formatmall Inget avstånd som kan användas när du inte vill ha detta. Formatmallarna finns på Start-fliken för att se fler, fäll ner listpilen Stå i ett textstycke, klicka på den formatmall du vill använda och den appliceras på hela stycket du står i. Du behöver alltså inte markera stycket om det bara är ett stycke du vill formatera. Vill du däremot använda samma formatmall på flera stycken - markera styckena först. Ändra formatmall Om du vill ändra utseende på dina rubriker i hela dokumentet högerklickar du på formatmallen på Startfliken - Format och väljer Ändra. I själva rutan finns ett urval snabbinställningar, om det är något mer du vill ändra som inte syns här, klicka på knappen Format och välj till exempel Stycke eller Tecken och gör dina ändringar. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 24
Om du klickar på OK i dialogrutan ändras dokumentmallen endast i detta dokument, men om du klickar i Nya dokument baserade på den här mallen kommer alla dokument som skapas med denna mall i framtiden att ha denna inställning. Sidbrytning När en sida är fullskriven får du automatiskt en ny sida att skriva vidare på. Vill du skapa en ny sida själv gör du det enklast med kortkommandot Ctrl + Enter. Du kan också skapa sidbrytningar på fliken Infoga. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 25
Spaltindelning Du kan dela in en text i olika spalter. Lättast gör du detta med hjälp av Spalter-knappen (Menyfliken Sidlayout). När du klickar faller en ruta ner, markera så många spalter du önskar (håll ner musknappen och dra om du vill ha fler än de fyra som visas från början). Med kommandot Spalter/Fler spalter kan du variera spalterna; till exempel lägga en linje mellan eller ha olika spaltbredd. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 26
Avsnittsindelning I version 2010 visas inte avsnittsnummer per automatik, börja med att högerklicka längst nere på Statusfältet i skärmen. Välj Avsnitt. Nu ser du avsnittsnumret längst nere till vänster på Statusfältet. Ibland behöver man dela in ett dokument i olika avsnitt, till exempel för att skapa en mer varierad dokumentlayout på en eller flera sidor. Ett exempel är när man vill skapa ett dokument med olika spaltindelning på en och samma sida. Avsnitt som formaterats i en spalt Avsnitt som formaterats i två spalter Avsnitt som formaterats i en spalt När du vill dela upp ett dokument i avsnitt infogar du bara avsnittsbrytningar och formaterar sedan de olika avsnitten som du själv vill. Det finna olika typer av avsnittsbrytningar. En skapar samtidigt en ny sida (Nästa sida), en bryter avsnitt utan att skapa ny sida (Löpande). En skapar brytning på nästa jämn sida och en på nästa udda sida (används vanligtvis vid dubbelsidiga layouter). Tiina Janson/immi Johnsson 2013 27
Välj Menyfliken Sidlayout/Brytningar. Välj Löpande om du vill fortsätta på samma sida, eller Nästa sida om du samtidigt som avsnittsbrytningen vill skapa en ny sida. Du kan också skapa avsnittsbrytningar när du i dialogrutan Utskriftsformat (du får fram den genom att dubbelklicka på linjalen) väljer inställningen Härifrån och framåt. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 28
Tabeller Använd tabeller inte bara till listor och uppräkningar, utan skriv även till exempel protokoll i tabellform! Skapa tabeller med hjälp av Menyfliken Infoga /Tabell-knappen. Markera önskat antal rader och kolumner i menyn (här 3 kolumner x 2 rader). Klicka i den nedre högra cellen (där pilen pekar i exemplet ovan). När markören befinner sig i en tabell, visas två Menyflikar som normalt inte är synliga, Tabellverktyg/menyfliken Design och menyfliken Format. Från dessa båda flikar kan du påverka utseende och annat på din tabell. Till exempel kan du infoga fler rader/kolumner, ta bort rader/kolumner, sammanfoga celler, sortera m m. För att ändra bredd på kolumner, dra i linjerna mellan kolumnerna. För att ändra höjd på rader, dra i strecken mellan raderna. Dubbelklicka för snabb anpassning. Sammanfoga celler bra när du vill ha rubriker som går över flera (eller alla) kolumner i en tabell. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 29
Ta bort linjer Markera tabellen (eller de rader/kolumner som önskas), välj Menyfliken Tabellverktyg/Design, fäll ner pilen bredvid Kantlinje och välj Ingen kantlinje. Bilder i tabell För att bilder ska vara hanterbara i tabeller, måste de ha figursättningen I nivå med text, detta kontrollerar du (när bilden är markerad) på Menyfliken Bildverktyg/Format/Radbyte. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 30
Bilder i Word Du infogar bilder (foton och illustrationer) genom att välja Menyfliken Infoga/Bild eller ClipArt. Härifrån kan du också infoga Figurer (rutor, cirklar, pilar osv), SmartArt-grafik (organisationsscheman, flödesscheman m m) samt numera också Diagram (då tar Word hjälp av Excel). Bilder hanteras på två olika sätt i Word. Antingen kan de hanteras som om de vore en del av texten (bilden ligger på samma rad som texten fast den är hög som ett stort tecken). Kalla det att bilderna befinner sig i Word på textens villkor. Eller så kan de hanteras som bilder på egna villkor. Detta kallas figursättning, i Word används benämningen Radbyte. En bild som infogas i Word får normalt ingen figursättning, detta kallas i figursättnings-menyn I nivå med text. När en bild är markerad visas Menyfliken Bildverktyg/Format. Här kan du ange figursättning men även ändra exempelvis bilders ljusstyrka, beskära bilder, ange exakt storlek på bilder osv. Några av redigeringsmöjligheterna: Rektangulärt innebär att text följer bildens rektangulära ram. Tätt innebär att text följer objektets kanter. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 31
Bakom text betyder att bilden hamnar bakom text, kan vara användbart om man till exempel vill skapa en blekhet liknande en vattenstämpel. Framför text lägger bilden ovanpå texten. Över och under tillåter text endast ovanför eller nedanför bilden. Genom låter texten gå genom bilden (liknar Tätt något). Redigera figursättningspunkter ger dig möjlighet att göra Tätt mer exakt. Vad du kan göra med en bild styrs av vilket format bilden är sparad i. Om den är en ritad bild (vektorgrafik) eller ett foto (punktbildsgrafik). Ett fotos kvalitet avgörs när man tar fotot, det är sällan det går att förstora foton i Word med lyckat resultat. En ritad bild kan man förstora utan att tappa kvalitet. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 32
Vanliga bildformat JPEG Joint Photographic Experts Group. Används oftast för att visa fotografier och andra tonade bilder i HTML-dokument på webben och andra elektroniska tjänster. Till skillnad från GIF behåller JPEG all färginformation i RGB-bilder. Använder en effektiv komprimeringsmetod som minskar dokumentstorleken effektivt genom att ta bort oväsentlig data ur bilder. Formatet kallas ibland för destruktivt eller förlustgivande. Med andra ord kommer en komprimerad bild som packas upp igen inte att vara identisk med ursprungsbilden. Spara alltid originalet! Filändelse.JPG. GIF CompuServe Graphics Interchange Format. Används oftast för att visa dekorfärgsbilder i HTMLdokument på webben och andra elektroniska tjänster. Formatet är utformat för att minimera den tid det tar att överföra dokument via telefonledningar. Stöder upp till 256 färger. Används också till animeringar vid elektronisk publikation. Kan sparas som Sammanflätad (Interlaced), vilket visar bilden gradvis när den laddas ned. Filändelse.GIF. PNG Utvecklades som alternativ till GIF. Formatet bevarar all färginformation och använder en förlustfri komprimering. Filändelse.PNG. TIFF Tagged Image File Format. Det vanligaste formatet på skannade bilder. Finns i olika varianter, med olika komprimeringsmetoder. Vissa komprimeringar ger förluster i bilden. LZW-komprimering är förlustfri och stöds bland annat Adobe Photoshop. Kan sparas i antingen IBC PC-kompatibelt eller Macintosh-format. Filändelse.TIF. EPS Encapsulated PostScript. Stöds av de flesta grafik- och layout-program. PhotoShop EPS stöder genomskinligt vitt! Filändelse.EPS. BMP BitMap Picture. Vanligt Windows-format för punktuppbyggda bilder. Kan sparas i Windows- eller OS/2- format. Filändelse.BMP. Använd detta format endast om du inte kan välja något annat. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 33
Spåra ändringar När funktionen Spårade ändringar är aktiv, spåras alla infogningar, borttagningar och formateringsändringar du eller en annan granskare gör. När du granskar de spårade ändringarna ska du godkänna eller ignorera ändringarna. Öppna dokumentet du vill granska. Välj Menyfliken Granska. Kommando-knappen Spåra ändringar är tvådelad, klickar du på den övre delen aktiverar du granskningen, klickar du på den nedre delen kan du välja att göra inställningar innan du aktiverar. Du arbetar nu i läget Slutversion med markeringar. Det finns ytterligare tre lägen; Ursprunglig, Ursprungsversion med markeringar och Slutgiltig. Varje ändring som görs markeras med ett lodrätt streck i vänstermarginalen, och den ändrade texten får en markering. Gör dina ändringar genom att infoga, ta bort eller flytta text och bilder. Du kan också ändra formateringen, arbeta alltså precis som vanligt. När du är klar och ska slutföra arbetet är det viktigt att du antingen godkänner eller ignorerar ändringarna. Detta gör du antingen en ändring i taget (respektive knapp) eller alla på en gång (fäll ner listpilen bredvid respektive knapp). När du är färdig kan du välja läge Slutgiltig för att kontrollera att inga ändringar kvarstår. Inaktivera Spåra ändringar genom att välja Menyfliken Granska och klicka på Spåra ändringar-knappen. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 34
Innehållsförteckning Att skapa en innehållsförteckning går mer eller mindre automatiskt, bara du lagt grunden rätt. Sidnumren läggs in automatiskt. För att det ska fungera måste du ha formaterat rubrikerna som ska vara med i innehållsförteckningen med hjälp av formatmallar. Formatmallarna hittar du på Menyfliken Start/Format. Som grundinställning brukar löptexten (brödtexten) vara formaterad med formatmallen Normal, rubriker som Rubrik, Rubrik 1 osv. Markera de rubriker du önskar ha med i innehållsförteckningen, formatera dem i önskad rubriknivå. Placera markören där du vill att innehållsförteckningen ska placeras (oftast i början av dokumentet, lägg eventuellt in en sidbrytning så första sidan är tom). Välj Menyfliken Referenser/Innehållsförteckning. Välj (långt ner i menyn) Infoga innehållsförteckning (se nästa sida) Tiina Janson/immi Johnsson 2013 35
Tiina Janson/immi Johnsson 2013 36
I denna dialogruta väljer du hur många rubriknivåer som innehållsförteckningen ska spänna över, vilket format (utseende) den ska ha osv. Bekräfta med OK. Du kan även välja Automatisk innehållsförteckning från listan, hur de ser ut ser du under respektive variant. Innehållsförteckningen skapas. Exempel: När du redigerat rubrikerna i texten, eller sidor förskjutits när du lagt till eller tagit bort text måste innehållsförteckningen uppdateras. Detta gör du genom att placera markören över innehållsförteckningen, högerklicka och välja Uppdatera fält. Eller (om du valt automatisk innehållsförteckning), klicka på Uppdatera tabell överst i innehållsförteckningen. Du måste stå i innehållsförteckningen för att den ska synas. Följande dialogruta visas (om du gjort andra redigeringar än på vilken sida respektive rubrik står): Uppdaterar du endast sidnummer får du inte med eventuellt redigeringar av rubriktexter, uppdaterar du hela tabellen uppdaterar den även dessa redigeringar. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 37
Koppla dokument Du använder koppla dokument när du vill skapa flera dokument som är likadana men där till exempel mottagaren är olika personer. Du vill kanske även skiva ut etiketter till dessa. Ofta talar man om begreppet massutskick. Att skapa varje brev eller etikett var för sig skulle ta lång tid. Det är där som koppla dokument kommer in. Med denna funktion behöver du bara skapa ett dokument som innehåller informationen som ska vara likadan i alla versioner. Sedan lägger du bara till kopplingsinstruktioner för den information som ska vara unik för varje brev eller etikett. Word ordnar resten. Enklast är om du följer denna ordning: Börja med att ordna adresslistan. Den kan vara en lista från Excel, från en databas eller helt enkelt en tabell i Word. Det som är viktigt är att listans översta rad är rubriker och att du inte har några tomma rader eller kolumner i listan. Om du gör listan i Word (som en tabell), spara den och stäng den. Du kan också sälja att skapa listan när du startar koppling av dokument. Brev Börja med att skriva brevet, lämna tomt där du vill lägga in uppgifterna från adresslistan. Spara brevet. Koppla dokument består av flera steg, efterhand som du går vidare i kopplingen, tänds knappar på Menyfliken Utskick som inledningsvis inte är tillgängliga. Välj Menyfliken Utskick (inledande vy, stora delar av menyfliken är inte tillgänglig i detta läge). Steg 1- klicka på knappen Starta koppling av dokument. Välj dokumenttyp Brev. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 38
Steg 2 - Välj mottagare. Välj Använd befintlig lista Klicka på Bläddra och markera var du sparat adresslistan. Bekräfta med Öppna. Nu aktiveras nästa steg i menyfliken, Redigera mottagarlista. Klicka på knappen Redigera mottagarlista om du önskar redigera något. Här kan du exempelvis sortera eller filtrera (göra urval bland) dina adresser. Bekräfta med OK när du är klar. Steg 3 - Infoga kopplingsinstruktion Placera textmarkören där du vill lägga in kopplingskoderna, i detta fall där du vill att mottagarinformationen hamnar. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 39
Klicka på de rubriker du vill ha med (de hamnar i brevet med utseende till exempel «Förnamn»). Steg 4 Förhandsgranska resultat Här ser du nu brevet som det ser ut till den första personen i adresslistan. Du kan klicka på pilarna för att bläddra mellan mottagarna. Du kan också välja att utelämna en mottagare. Steg 5 - Slutför och koppla Tiina Janson/immi Johnsson 2013 40
Nu är det bara att skriva ut breven, eventuellt redigera individuella brev. Klicka på Skriv ut dokument. Etiketter Du skriver ut etiketter på samma sätt som i exemplet gällande brev ovan, med den skillnaden att du i första steget väljer Etiketter som dokumenttyp. Steg 1 - Välj Etiketter Här väljer du typ av etikett. Titta på etikettens förpackning, där står tillverkare och ett nummer. Detta nummer hittar du i listan under respektive tillverkare. Markera numret och bekräfta med OK. Den i exemplet använda varianten är mycket vanlig. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 41
Skulle du inte hitta just din etikett-typ kan du skapa en egen mall, klicka på Ny etikett och ange etikettens mått. Detta kan vara ganska tidsödande och svårt att få bra. Ibland går det fortare att helt enkelt skaffa nya etiketter som du hittar artikelnumret på! Nu ser du etikettarket markerat på skärmen. Steg 2 - Välj mottagare. Välj Använd befintlig lista Klicka på Bläddra och markera var du sparat adresslistan. Bekräfta med Öppna. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 42
Nu ser det ut ungefär såhär på skärmen: Steg 3 - Infoga kopplingsinstruktion. Kontrollera att du står i den första etiketten på arket (längst upp till vänster på bladet). Här är det mycket viktigt att du uppdaterar när du lagt in kopplingsinstruktioner. Steg 4 - Förhandsgranska resultat. Steg 5 Slutför och koppla. Skriv ut. Koppla mot e-postmeddelanden Du kan skapa massutskick på e-post med Koppla dokument-funktionen. Välj e-postmeddelande från Starta koppling av dokument. Skriv e-postmeddelandet, lägg in eventuella kopplingsinstruktioner och avsluta med att välja Skicka e-postmeddelanden från Slutför och koppla-knappen. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 43
Ange under vilken rubrik du har e-postadressen i mottagarlistan, samt ange ett Ämne för utskicket (rubrik på e-postmeddelandet). Tiina Janson/immi Johnsson 2013 44
Excel Programmet Excel 2010 är ett modernt kalkylprogram där du bl a kan utföra beräkningar, åskådliggöra siffror i diagram, skapa databaser och analysera data. För att kunna arbeta effektivt i Excel 2010 bör du ställa in verktygsfältet Snabbåtkomst så att du där har de kommandon du behöver. T ex är det en god idé att plocka fram kommandot Snabbutskrift! Verktygsfältet Snabbåtkomst, med kommandona Nytt, Öppna, Spara, Spara som, Stäng, Förhandsgranska, Snabbutskrift, Ångra och Upprepa. Sist finns pilen Anpassa verktygsfältet, där kan du välja vilka kommandon du önskar. Använd Fler kommandon om du vill ha mer att välja bland. Filändelser Excel 2010 använder filändelsen.xlsx för vanliga arbetsböcker. Mallar är numera uppdelade på enklare mallar (.xltx) och makroaktiverade mallar (.xltm). Tiina Janson/immi Johnsson 2013 45
Dokument i äldre version Försöker du öppna exempelvis en.xlsx-fil i en äldre version kan du råka ut för att det inte lyckas. Du kan då antingen ladda ner ett filter från Microsofts hemsida (konverteringfilter) som gör det möjligt att öppna nyare filer i en äldre version. Du kan också välja att i version 2010 spara filen i ett äldre filformat. Välj då Arkiv/Spara som, i fältet Filformat anger du Excel 97-2003-arbetsbok. I båda fallen är det inte säkert att alla finesser från version 2010 följer med till den äldre versionen. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 46
Kortkommandon i Excel Kommando Ersätt Fetstil Gå till Hjälp om Microsoft Excel Infoga hyperlänk Klipp ut Klistra in Kopiera Kursiv stil Markera hela kalkylbladet Redigerar den aktiva cellen och placerar insättningspunkten i slutet av cellen. Skapa tabell Skapar en ny, tom arbetsbok Skriv ut Spara Stäng fönster Sök Understrykning Upprepa det sista kommandot Ångra det sista kommandot Öppna Kortkommando/Tangent CTRL+H CTRL+F CTRL+G (F5 funkar också) F1 CTRL+I CTRL+X CTRL+V CTRL+C CTRL+K CTRL+A F2 CTRL+T CTRL+N CTRL+P CTRL+S CTRL+W CTRL+B CTRL+U CTRL+Y CTRL+Z CTRL+O Tiina Janson/immi Johnsson 2013 47
Formler och funktioner Formler inleds alltid med ett likhetstecken (=). Detta för att särskilja formler från text och siffror. Därefter följer värdet och matematiska operatorer eller funktioner som beräknar resultatet. Oftast används inte värden direkt i en formel, utan man arbetar istället med cellreferenser. Använder man t ex en momssats i en cell och momssatsen ska ändras, är det lätt att ändra i bara den cellen, istället för att ändra i alla formler som räknar med moms. Undantag är sådant som är konstant (t ex 24 timmar på ett dygn). Prioritering av räknesätt Excel prioriterar räknesätten som i matematiken: Multiplikation Division Addition Subtraktion Vill du ändra denna ordning använder du parenteser. Exempel: Formeln =1000+2000*12 ger svaret 25000 medan Formeln =(1000+2000)*12 ger svaret 36000 Det finns många färdiga funktioner i Excel, en mycket vanlig är Summa-funktionen (Summa-knappen). Den summerar de celler som markeras. Fler funktioner hittar du om du fäller ner listpilen bredvid Summa-knappen Tiina Janson/immi Johnsson 2013 48
Några exempel på användbara funktioner: IDAG Returnerar serienumret för aktuellt datum. Serienumret är den datum/tidkod som används för datum- och tidsberäkningar i Excel. OM BETALNING AVRUNDA UPPÅT Returnerar ett värde om ett angivet villkor beräknas till SANT och ett annat värde om det beräknas till FALSKT. Använd OM för att utföra villkorliga tester på värden och formler. Beräknar betalningen för ett lån baserat på fasta betalningar och en fast ränta. Avrundar ett tal uppåt från 0 (noll). AVRUNDA NEDÅT Avrundar ett tal nedåt till 0 (noll). Använda flera blad och/eller dokument Formler i Excel kan innehålla referenser till celler som ligger på andra kalkylblad än det aktuella. Referenser kan även finnas till celler i andra dokument än det aktuella. Exempel: Formel med referens till cell B3 och B4 på aktuellt kalkylblad (kallat Gbg): =B3-B4 Formel med referens till cell B5 på två olika kalkylblad (här adderas resultatet på Gbg-bladet med resultatet på Sthlm-fliken): =Gbg!B5+Sthlm!B5 Tiina Janson/immi Johnsson 2013 49
Formel med referens till cell B5 i annat dokument (här Budget.xlsx): =[Budget.xlsx]Totalt!$B$5*10% $-tecknen betyder att referensen är absolut sker med automatik i detta fall. Vill du skapa absoluta referenser på egen hand använder du F4-tangenten! Transponera Om du har en uppställning som t ex är lodrätt uppställd, men vill ändra detta till vågrätt, använder du med fördel Transponera-funktionen. Markera de celler du vill ändra på. Välj Kopiera (Ctrl + C). Ställ dig på önskad rad (gärna på ett nytt blad). Välj Redigera/Klistra in special. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 50
Markera alternativet Transponera (längst ner). Bekräfta med OK. Utgångsläget Efter transponering Tiina Janson/immi Johnsson 2013 51
Skapa tabell I Excel finns en funktion som heter tabell, för att göra om en lista till en tabell ställer du dig i en cell i din lista och väljer Menyn Infoga och klickar på Tabell. Du får då en ny menyflik som heter Design. Här kan du t ex enkelt byta layout samt aktivera summarad. För att få en summarad längst ned i tabellen bockar du för Summarad. Denna summa är en delsummafunktion som ändras när du väljer att filtrera listan och endast räknar det som är synligt. Du får automatiskt en summa i den yttersta kolumnen, men du kan ställa dig i varje kolumns nedersta cell och fälla ner pilen och välja vad du vill räkna i respektive kolumn. Du kan välja mellan Inga, Medel, Antal, Antal tal, Max, Min, Summa, Stdav, Varians samt Fler Funktioner. Radbryt i cellen I listor får rubriker endast vara i en tabellrad, alltså varje rubrik måste ligga i en egen cell. Ibland behöver du ändå ha rubriken på fler rader inom cellen, då finns det två olika sätt att göra detta på: Alt 1 Stå i cellen och klicka på knappen som finns i menyn Start gruppen Justering. När du gör detta blir texten på flera rader och anpassar sig efter hur bred du gör cellen. Alt 2 Om du vill bryta rad på ett specifikt ställe, väljer du att stå i cellen i redigeringsläge (dubbelklicka på cellen). Ställ markören exakt där du vill bryta rad och tryck på tangenterna Alt+Enter, då får du en ny rad inom cellen exakt där du stod i texten Tiina Janson/immi Johnsson 2013 52
Databas/Listor En databas kan liknas vid en lista; en tabell med rubriker och rader som innehåller någon form av ordnade data. Denna lista kan användas som en databas, med rader som fungerar som poster och kolumner som fält. Exempel på detta är kundregister, artikelregister m m. Excel är bra på att hantera denna typ av listor! Tänk på följande när du skapar en lista: - Ha en lista per kalkylblad - Listan måste vara avskild från annan information. Minst en rad och kolumn måste lämnas tomma nedanför och bredvid listan. - Använd första raden till kolumnrubrikerna. Excel använder sedan dessa för att ordna och hitta data. - Rubrikerna måste vara olika. - Inga tomma rader i listan, tomma celler går bra. - När du arbetar i en lista, markera endast en cell i taget. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 53
Filter Enklaste databashanteringen finner du under Menyfliken Data. När du kopplar på Filtret visas en liten pil till höger om varje rubrik i listan. Fäll ner pilen på önskad rubrik och antingen sortera (stigande eller fallande) eller titta på alla som har orten Stockholm (bocka då ur rutan framför Göteborg) osv. Bekräfta med OK. Det senare kallas att du filtrerar data. Självfallet kan du filtrera på flera rubriker. De rubriker där filter är påkopplade får tratt som symbol. Radnumren blir blå på de rader som visas vid filtrering, för att göra dig uppmärksam på att alla rader inte visas för tillfället. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 54
Rensa alla filtreringar Under menyn Visa kan du enkelt ta bort all filtrering på en gång genom att klicka på knappen Ta bort. Infoga/ta bort rader, celler eller kolumner Börja med att markera en cell, rad eller kolumn. Alternativ 1 Högerklicka i din markering och välj Infoga. Då kommer en rad, kolumn eller cell att infogas beroende på vad du markerade. Om du endast markerat en cell får du dessutom upp ett val, se bild nedan. Alternativ 2 Använd kortkommandot CTRL och + om du vill infoga samt CTRL och - om du vill ta bort. Kolumnbredd/radhöjd För att ändra kolumnbredd alternativt radhöjd kan du välja att få flera kolumner/rader lika breda/höga eller att de anpassar sig efter innehållet (olika bredd/höjd). Börja med att markera de rader/kolumner du vill påverka. Ställ musen precis på linjen mellan kolumnbokstäverna/radsiffrorna och dra till den bredd/höjd du önskar, när du släpper musen ställs de in på alla markerade kolumnerna/raderna. Alla blir lika stora. Ställ musen precis på linjen mellan kolumnbokstäverna/radsiffrorna och dubbelkicka så blir de så breda/höga som behövs för att innehållet ska få plats i cellen (här tittar den på den bredaste cellen i respektive kolumn). Låsa rubrikerna vid rullning i större listor (endast skärm) Om du har lagt på en tabell i din lista, får du automatiskt att rubrikerna ligger kvar högst uppe i fönstret när du rullar nedåt. (Skillnad mellan 2007 och 2010 är att i 2007 hoppar rubrikerna upp kolumnraden och filterpilarna syns inte, i 2010 hoppar både rubrik och filterpil upp.) Vill du att den översta raden ska ligga helt stilla får du låsa fönstret. Detta gör du under menyn Visa Lås fönsterrutor, du har då tre val antingen låsa efter position alternativt första raden eller första kolumnen. Om du vill låsa efter position väljer du att ställa markören i den cell som du vill ha en låsning ovanför och framför. Utskriftsrubriker Om ett kalkylblad innehåller mer än en sida att skriva ut kanske du vill att vissa rader eller kolumner ska visas som rubriker eller etiketter överst eller till vänster på alla utskrivna sidor. Det blir mycket lättare att få överblick och du slipper bläddra bland papper för att se vilken information som ligger under vilken rubrik. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 55
Du kan till exempel visa rad 1 på alla de utskrivna sidorna om de raderna innehåller rubriker som hjälper dig att förstå informationen i kalkylbladet. Markera det kalkylblad du vill skriva ut. Välj menyfliken Sidlayout/Utskriftsformat. Placera markören i fältet Rader överst. Klicka på knappen i slutet av raden Rader överst, markera den eller de rader du önskar, klicka i knappen igen. Bekräfta med OK. Nu skrivs rubrikerna ut på alla sidor även om de faktiskt bara finns på första sidan. Du kan självfallet göra på samma sätt med kolumnrubrikerna, då använder du raden Kolumner till vänster och markerar kolumner från vänster. Tips: Du kan klicka direkt i kalkylbladet utan att använda den lilla knappen. Dialogrutan ligger kvar men du kan arbeta i bakgrunden. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 56
Länka in diagram från Excel i Word/PowerPoint Markera önskat diagram i Excel. Välj Startfliken (eller använd Ctrl+C). En kopia av diagrammet placeras i datorns Urklippsminne. Gå till Word/PowerPoint (eller annat Windows-program). Välj Klistra in special. Ange Klistra in länk. Klicka OK. Nu placeras diagrammet på aktuell sida i Word/PowerPoint. Flytta diagrammet till önskad plats. Diagrammet är länkat, om det skulle ändras i Excel, uppdateras det automatiskt i Word/PowerPoint. Vill du ändra länkinställningar använd den smarta etiketten Villkorsstyrd formatering Finessen med villkorsstyrd formatering är få en cell att variera utseende beroende på innehåll! Exempelvis, om du vill få en indikation på om du håller budget i en kalkyl, kan du ställa in att cellen ska blir rödmarkerad när cellvärdet är mindre än ett visst belopp. Du hittar Villkorsstyrd formatering på menyfliken Start. Klicka på knappen och välj ur listmenyn. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 57
Diagram Gör dina diagram i Excel så tydliga som möjligt. Oftast är det enkla det bästa. Man brukar säja att ett stapeldiagram kan t o m en treåring tolka. Krångla inte till det! Ett stapeldiagram i 2D duger bra, eller ibland även ett diagram med lite 3D-känsla. Ska man visa trender fungerar ett linjediagram ofta bra (sjukfrånvaro, försäljningskurvor m m). Använd cirkeldiagram när du exempelvis ska jämföra hur stor andel kvinnor och män det finns i en grupp. Eller hur stor del av intäkterna som kommer från en viss produkt. Skriv in de rubriker och siffror som ska ligga till grund för diagrammet. Markera cellerna (ta inte med rubriken då kan diagrammet tolka årtalen som tal och inte rubriker bättre att lägga till rubriken senare). Gå till Menyfliken Infoga/Diagram. Välj önskad diagramtyp (i exemplet används stapel). Välj önskad undertyp ur den nedfallande menyn genom att klicka på dess symbol. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 58
Diagrammet placeras mitt i Excel-fönstret. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 59
När diagrammet är markerat visas tre menyflikar som normalt inte finns framme. Du ser dem längst till höger bland menyflikarna. Med hjälp av dessa menyflikar redigerar du ditt diagram till önskat utseende. Exempel: Menyfliken Design: Här ändrar du diagramtyp, skapar snabblayout, väljer diagramformat och flyttar diagrammet till ett eget blad. Menyfliken Layout: Här kan du t ex lägga till diagram- och axelrubriker, hantera dataetiketter och stödlinjer. Menyfliken Format: Här kan du t ex välja format på diagrammet och texten, samt ändra storlek mer exakt. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 60
Manipulera skala Man kan påverka hur någon uppfattar ett diagram, bl a genom att ändra skalan. Välj Menyfliken Diagramverktyg/Layout. Klicka på Axlar/Primär lodrät axel/fler alternativ för lodrät axel Följande dialogruta visas: Tiina Janson/immi Johnsson 2013 61
Under Alternativ för axel, ange ett fast Maximum-värde (istället för automatiskt). Testa med 200000. Stäng dialogrutan. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 62
Nu kan både intäkterna och kostnaderna uppfattas som lägre än i det första diagrammet. Tiina Janson/immi Johnsson 2013 63