Rapporter till socialnämnden

Socialnämnden 2017-10-17 1/1 Rapporter till socialnämnden Förslag till beslut 1. Föreliggande rapporter läggs till handlingarna. Beslutsunderlag a) Socialnämndens månadsrapport per september 2017, 2017-06-13, SN/2017:165 042, b) Beslut från kommunfullmäktige, 187, Riktlinjer för fakturering och kravhantering, 2017-09-25, SN/2017:556, c) Riktlinjer för fakturering och kravhantering, 2017-09-25, SN/2017:556, SOPHIA ULFSTEDT Administrativ chef

Handläggare Maria Wallin Tel. 0152-296 87 Socialnämndens månadsrapport per september 2017 Driftredovisning Månadsrapport Socialnämnden Dnr SN/2017:165-042 2017-06-13 Driftredovisning Januari-september 2017 Helår 2017 SN, tkr Utfall Budget Avvi kel s e (U) (B) (B-U) Avvi kel s e exkl. sem.skuld Års - prognos (P) Års - budget (Å) Avvi kel s e (Å-P) Socialnämnden 686 783 97 97 1 044 1 044 0 Ledning, administration och utveckling 12 980 15 990 3 010 2 679 19 148 21 348 2 200 Myndighet och bistånd (inkl. färdtjänst och 17 472 19 461 1 989 1 561 25 280 25 980 700 bostadsanpassningsbidrag) Insatser till äldre, särskilt boende 127 935 133 251 5 316 2 358 174 889 176 389 1 500 Insatser till äldre, ordinärt boende 89 336 85 806-3 530-5 060 121 336 114 336-7 000 Insatser till äldre, hälso- och sjukvård 33 345 33 543 197-258 45 405 44 905-500 Insatser till personer med funktionsnedsättning 117 618 124 858 7 239 5 322 160 100 164 700 4 600 Individ- och familjeomsorg 102 215 105 898 3 684 2 083 140 323 141 123 800 Summa driftredovisning 501 587 519 589 18 002 8 781 687 525 689 825 2 300 Ramprotokoll Kategori Beslut Summa av Budget 2017 Årsplan 2017 KF 2016-11-28, 232 689 208 Kapitalkostnader KF 2002-08-26 115-35 Självkostnadsjustering hyror KF 2002-08-26 115-963 Hyreskompensation KF 2002-08-26 115 883 Företagshälsovård KF 2017-05-29 144 732 689 825

Månadsrapport Dnr SN/2017:165-042 2017-06-13 Sammanfattande kommentar till årsprognosen 2017 Ledning, administration och utveckling: +2,2 mkr Prognosen är ett överskott med 2,2 miljoner kronor och beror på tillfälligt vakanta tjänster och att budgeten för omställningsmedel inte kommer att nyttjas fullt ut. Myndighet och bistånd (inkl färdtjänst och bostadsanpassningsbidrag): +0,7 mkr Prognosen är oförändrat ett överskott med totalt 0,7 miljoner kronor. Av detta överskott beror 0,8 miljoner kronor på lägre personalkostnader än budgeterat på grund av tillfälliga vakanser. Kostnaderna för bostadsanpassningsbidrag beräknas bli 1 miljoner kronor lägre än budgeterat samtidigt som kostnaderna för färdtjänst beräknas bli 1,1 miljoner kronor högre till följd av ökade administrativa kostnader. Insatser till äldre, särskilt boende: +1,5 mkr Prognosen är ett överskott med 1,5 miljoner kronor. Främst beror det på att intäkterna beräknas bli högre än budgeterar samt att det är budgeterat för kostnader för arbetsledning under icke kontorstid vilket inte kommer att användas i år. Insatser till äldre, ordinärt boende: -7 mkr Prognosen för verksamhetsområdet är ett underskott med 7 miljoner kronor. Den kommunala utföraren har svårigheter att minska kostnaderna för att komma ner i beslutad ersättningsnivå. Orsaker till detta är fortsatt hög sjukfrånvaro, trots viss minskning, samt svårigheter att rekrytera omvårdnadspersonal till vakanta tjänster vilket har lett till inbeordringar och övertid. Det förändrade sättet att beställa tid med hjälp av IBS-modellen på myndighet och bistånd har även skapat en ny kringtid då denna modell endast tar hänsyn till kundens behov och inte räknar in exempelvis hälsningstid och tid att ta sig till och från affären vid inköp. Detta innebär att beställd tid inte inkluderar all den tid som omvårdnadspersonalen är hemma hos kund. Från 1 maj höjdes ersättningen för att täcka kostnader för dubbelbemanning samt den nya kringtiden. Det kommer trots detta fortfarande finnas ett glapp mellan ersättningsnivån och verkliga kostnader då kringtiden och sjukfrånvaron fortfarande är högre än ersättningsnivån. Åtgärder för att minska kringtiden har vidtagits i och med att två hemtjänstgrupper har bytt lokal för att komma närmare brukarna. Ytterligare 2 grupper kommer att byta lokal senast i november för att komma närmare brukarna och minska kringtiden. Under hösten kommer system som innebär möjligheten att kunna dokumentera hemma hos kund att införas vilket förväntas minska kringtiden ytterligare. Arbetet med utplacering av nattkameror fortsätter, 10 nya kameror är beställda. En utbildningsinsats har genomförts som syftar till att höja kompetensen för att kunna personalplanera mer kostnadseffektivt.

Månadsrapport Dnr SN/2017:165-042 2017-06-13 Insatser till äldre, hälso- och sjukvård: -0,5 mkr Prognosen är ett underskott med 0,5 miljoner kronor och beror på högre kostnader än budgeterat för sjuksköterskor under sommaren inom särskilt boende. Insatser till personer med funktionsnedsättning: +4,6 mkr Prognosen för verksamhetsområdet är ett överskott med 4,6 miljoner kronor. En stor del av överskottet beror på att det i budget för 2017 finns pengar för ett nytt serviceboende och ett nytt gruppboende. Serviceboendet planeras stå klart i april 2018. Gruppboendet Brunnsvägen startade sin verksamhet under augusti. Resterande överskott beror på färre brukare än budgeterat inom personlig assistans, bland annat på grund av restriktivare biståndsbedömning vid uppföljning av beslut. Individ- och familjeomsorg inklusive arbetsmarknadsinsatser: +0,8 mkr Prognosen för verksamhetsområdet är ett överskott med totalt 0,8 miljoner kronor, vilket innebär en oförändrad prognos jämfört med föregående rapportering. Däremot har det skett prognosförändringar inom verksamhetsområdet. Kostnaderna för vårdinsatser bedöms i nuläget bli högre till följd av att nya placeringar blivit aktuella. Årsprognosen har försämrats med 1 miljon kronor och vid årets slut bedöms underskottet uppgå till 5,9 miljoner kronor. Kostnaderna för ekonomiskt bistånd har varit lägre per månad än budgeterat under året och årsprognosen på ett överskott med 3,0 miljoner kronor kvarstår. Däremot har prognosen för övrig verksamhet förbättrats och bedöms i nuläget uppgå till 3,7 miljoner kronor vid årets slut. Det överskottet beror på tillfälligt vakanta tjänster till följd av föräldraledigheter, sjukskrivningar, tjänstledigheter samt att verksamhet kommit igång senare än planerat. Sammanfattande kommentar utfallet januari-september 2017 Ledning, administration och utveckling + 2,7 mkr - Tillfälligt vakanta tjänster. - Planerade satsningar har ännu inte genomförts. Myndighet och bistånd: + 1,6 mkr - Lägre kostnader för personal på grund av tillfälliga vakanser. - Lägre kostnader för bostadsanpassningsbidrag än budgeterat.

Månadsrapport Dnr SN/2017:165-042 2017-06-13 Insatser till äldre, särskilt boende: +2,4 mkr - Intäkter högre än budgeterat för perioden samt att är budgeterat för kostnader för arbetsledning under icke kontorstid vilket inte kom mer att användas i år. Insatser till äldre, ordinärt boende: -5,1 mkr - Budgeten är fördelad jämnt över året och tar inte hänsyn till de högre kostnader för vikarier som är under sommaren, vilket gör att resultatet beräknas försämras kraftigt under juli till september. Insatser till äldre, hälso- och sjukvård: -0,3 mkr - Överskottet beror främst på tillfälligt vakanta tjänster. Under semesterperioden beräknas kostnaderna för sjuksköterskor öka vilket gör att det nuvarande överskottet beräknas vara förbrukat i slutet av året. Insatser till personer med funktionsnedsättning: + 5,3 mkr - Nytt serviceboende ännu ej uppstartat. - Lägre kostnader än budgeterat för personlig assistans. Individ- och familjeomsorg: + 2,1 mkr - Lägre utbetalt ekonomiskt bistånd än budgeterat till följd av färre antal hushåll i behov av bistånd - Tillfälligt vakanta tjänster p.g.a. föräldraledigheter, sjukskrivningar och tjänstledigheter. - Verksamhet har kommit igång senare än planerat

STYRDOKUMENT Riktlinjer 2017-06-26 1/5 Beslutad när: 2017-09-25 187 Beslutad av Diarienummer: Ersätter: - Gäller för: Kommunfullmäktige KS/2017:383-003 Gäller fr o m: 2017-10-03 Gäller t o m: Dokumentansvarig: Uppföljning: Alla nämnder och förvaltningen Tillsvidare Ekonomiavdelningen Vid behov Riktlinjer för fakturering och kravhantering 1. Syfte Det övergripande målet för faktura- och kravverksamheten är att medverka till en god ekonomisk hushållning genom att få betalt i rätt tid. För att nå målet ska kommunen använda sina lagliga befogenheter att begära betalning. Faktura- och kravverksamheten ska utföras i enlighet med god inkassosed och kravet på effektivitet och rationell hantering ska ske med tillbörlig respekt för kunden. Riktlinjen gäller agerandet gentemot externa kunder och ska i alla tillämpliga delar följas av samtliga nämnder och kommunstyrelsen i Strängnäs kommun. Med stöd av dessa riktlinjer ska förvaltningen utfärda förtydligande anvisningar för fakturering och kravhantering. 2. Organisation och ansvarsfördelning Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen är ansvarig för kommunens ekonomiska förvaltning och ansvarar för att utvärdera och vid behov föreslå ändringar av dessa riktlinjer. Ekonomiavdelningen har det övergripande ansvaret och den samordnande funktionen för kommunens fakturerings- och kravverksamhet förutom den kravverksamhet som socialkontoret utför i fråga om återbetalning av ekonomiskt bistånd. Ekonomichefens ansvar består i att; besluta om kompletterande anvisningar till dessa riktlinjer, ansvara för kommunens kundreskontra och kundregister, administrationen av fordringsbevakning och inkasso såsom o utfärdande kundfakturor, betalningspåminnelser och inkassokrav, o administration av anstånd och avbetalningsplaner,

o ansökan om betalningsföreläggande, o långtidsbevakning, upphandling av inkassoföretag och överlämning av ärenden, stöd och rådgivning till förvaltningen. STYRDOKUMENT Riktlinjer 2017-06-26 2/5 Inkassoföretag Inkassoföretag kan på kommunens uppdrag genomföra indrivning av kommunens obetalda kundfakturor i enlighet med inkassolagen (1974:182) och dessa riktlinjer. Nämnder och kommunstyrelsen Respektive nämnd/kommunstyrelse ansvarar för att riktlinjerna förankras och efterlevs inom sin organisation. Respektive nämnd/kommunstyrelse har alltid det yttersta ansvaret gentemot sina kunder och den utställda fakturan, det innebär kundidentifiering och kreditprövning av nya kunder utförs i samband med avtal, kontroll utförs av oreglerade fodringar innan ny service tillhandahålls till befintliga kunder i de fall där detta är möjligt, underlag för kundregistrering är korrekta, fakturaregistrering är korrekt utifrån bakomliggande avtal, förfallna fordringar löpande följs upp, bevilja anstånd i samråd med ekonomiavdelningen, godkänna att rättsliga åtgärder vidtas vid indrivning av fordran, godkänna nedskrivning, kreditering av fordran och avbrytande av indrivning. 3. Riktlinjer för fakturering Avtal eller annat underlag för fakturering För att kunna styrka en fordran bör det finns ett skriftligt avtal, beställning från den som erhåller tjänsten/varan, beslut om bistånd eller kunna hänvisas till kommunfullmäktiges beslut om taxor och avgifter. Kundidentifiering Obligatoriska uppgifter som ska inhämtas före kreditgivning oavsett belopp och kundkategori, är kundens korrekta namn, adress samt organisationsnummer eller personnummer. Kreditbedömning Innan avtal skrivs och före det att tjänsten eller varan levereras ska kundens förmåga att betala bedömas. Kreditbedömningens omfattning anpassas till kreditrisken, dvs. beloppets storlek, kreditens längd och typ av kund.

STYRDOKUMENT Riktlinjer 2017-06-26 3/5 Undantag Kreditkontroll av privatpersoner undantas i de fall där lagstiftning och allmänna regler styr verksamheten på ett sådant sätt att tillhandahållande av tjänster ska ske trots bristande kreditvärdighet (t.ex. omsorg). Kreditkontroll tillåts även utebli i de fall där kommunen bedriver lagstadgad tillsyns- och kontrollverksamhet. Säkerhet Om det kan fastställas en risk att kunden inte kommer att kunna fullgöra sina förpliktelser ska krav att lämna fullgod säkerhet övervägas. Säkerhet ska motsvara risk avseende beloppets storlek och kredittiden. Betalningsvillkor Betalningsvillkor, såsom betalningstidpunkt, dröjsmålsränta och avgifter, ska tydligt framgå i överenskommelser eller kommunens styrdokument. Betalningstidpunkt Kredittid ska generellt vara så kort som möjligt för att minska kapitalbindning och riskexponering i kundfordringar. Grunden för tillhandahållande av kommunala tjänster är att betalning ska ske före eller i samband med utförd tjänst. Dröjsmålsränta Vid försenad betalning ska dröjsmålsränta utgå i enlighet med räntelagen. Avgifter Avgift för betalningspåminnelse ska tas ut då verksamhetens art och avtalsförhållandet med kunden så tillåter. Lagstadgade ersättningar för inkassokostnader ska tas ut. Faktureringstidpunkt Fakturering ska ske så snart som möjligt och i god tid före den avtalade förfallodagen. Minimibelopp Belopp som är så låga att kostnaden för fakturering bedöms överstiga intäkten bör inte faktureras. För låga belopp bör alternativa betalningssätt övervägas. Taxor och avgifter beslutade av kommunfullmäktige ska alltid faktureras oavsett beloppets storlek.

STYRDOKUMENT Riktlinjer 2017-06-26 4/5 4. Riktlinjer vid bestridande och kreditering Ett bestridande kan inkomma när som helst under fakturerings- och kravprocessen. Bestridande och reklamationer ska utredas skyndsamt och leda till omedelbar åtgärd. Ifall kunden angivit den rättsliga grunden för bestridandet ska den som initierat fakturan fatta beslut om ärendet ska drivas vidare eller om ärendet ska avslutas. Den som initierat fakturan bestämmer om kreditering ska ske i de fall fakturan konstaterats vara felaktig. Om en felaktig faktura redan har betalats, och det inte finns någon fordran att kvitta mot ska reglering i första hand ske på nästkommande faktura vid periodisk fakturering och i annat fall genom återbetalning. 5. Riktlinjer för kravhantering Vid utebliven betalning på förfallodagen är det viktigt med snabbt agerande för att minimera kundförluster och förebygga att förfallna fordringar ackumuleras till större belopp. Betalningspåminnelse Vid utebliven betalning på förfallodagen ska en betalningspåminnelse skickas. Endast en betalningspåminnelse ska gå ut. Inkassokrav Vid fortsatt utebliven betalning ska ett inkassokrav skickas utformat enligt inkassolagen. Anstånd och avbetalningsplaner Upprättande av uppskov med betalning och upprättande av avbetalningsplaner bör ske restriktivt och endast då kommunens möjlighet att erhålla betalning bedöms öka. Vid beviljande av avbetalningsplan ska dröjsmålsränta enligt räntelagen debiteras från förfallodagen. Om betalning inte görs inom överenskommen anståndsperiod eller enligt upplagd avbetalningsplan ska hela beloppet förfalla till omedelbar betalning och lagenliga åtgärder snarast påbörjas. Avräkningsordning vid betalning Om en kund betalar en del av fordran och kunden inte anvisat avräkningsordningen sker avräkning genom att inbetalat belopp i första hand tillgodoräknas för indrivningskostnaderna, i andra hand kapitalbeloppet och i tredje hand räntekostnaderna.

STYRDOKUMENT Riktlinjer 2017-06-26 5/5 Avstängning Om en kund inte betalar för tjänster/varor efter påminnelse och inkassokrav bör i de fall det är rättsligt möjligt kunden avstängas från aktuell tjänst alternativt leveransen av varor avbrytas. Nämnder/kommunstyrelseer bör fatta beslut om avstängningsrutin för sina tjänster. Betalningsföreläggande och handräckning Vid kvarstående oreglerad fordran som inte är tvistig ska ansökan om betalningsföreläggande och/eller handräckning (t ex avhysning av hyresgäst) lämnas till kronofogdemyndigheten. Innan ansökan om betalningsföreläggande/handräckning sker görs en bedömning av ärendet. Indrivningsåtgärderna kan avbrytas om det avser en fordran med lågt belopp där kostnaderna för indrivningsåtgärder överstiger den kommande intäkten. Långtidsbevakning I de fall inkassoåtgärder inte leder till betalning och utmätningsbara tillgångar saknas ska långtidsbevakning ske via inkassobolag, dels för att bevaka kundens ekonomiska situation och kunna ställa nytt krav om betalningsförmågan förbättras, dels för att fordran inte ska preskriberas. 6. Bokföring För att erhålla en korrekt värdering av tillgångar i redovisningen är det viktigt att se över riskerna i kundfordringarna. Fordringar får inte tas upp till ett högre belopp än vad som beräknas inflyta. Osäkra fordringar ska reserveras och konstaterade kundförluster ska bokföringsmässigt skrivas av.