2018-11-09
Kursens syfte Att deltagarna ska förstå universitetets budget- och prognosarbete i sitt sammanhang, kunna använda systemstöd för budget- och prognosarbetet. Kursens mål Efter kursen ska deltagarna: ha en helhetsbild av planerings- och uppföljningsprocesserna, förstå hur processerna är kopplade till budget- och prognosarbetet, kunna använda budgetverktyget Panoramas vanligaste funktioner, samt genom kunskaper om Panoramas struktur och uppbyggnad kunna fortsätta budget- och prognosarbetet på egen hand. 1
Agenda Inledning Beskrivning av processer - Beslutsprocess Planering och uppföljning - Arbetsprocess Budget och prognos Teori kring Panorama Övningsuppgifter Tre organisatoriska nivåer Universitet Rektor Fakultet 1 Fakultet 2 Fakultet 3 Dekan Universitetsstyrelse Fakultetsstyrelse Institutionsråd Institution 2A Institution 2B Institution 2C Prefekt 1
Universitetets organisation http://medarbetarportalen.gu.se/organisation/universitetetsorganisation Vision 2020 ett styrande dokument Göteborgs universitets vision är: Med kvalitetsdriven forskning, utbildning och samverkan i en inspirerande miljö, uttalat samhällsansvar och globalt engagemang bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid. Vision 2020 - innehåller mål och strategier för forskning, utbildning, samverkan och arbetsmiljö 2013-2020. Se, http://medarbetarportalen.gu.se/vision2020/ 3
Handlings- och verksamhetsplaner Mål och strategier i Vision 2020 konkretiseras handlings- och verksamhetsplaner. Treåriga handlingsplaner Ettåriga verksamhetsplaner Vad är planering, budget och uppföljning? Planera = sätta upp mål och förutse verksamheten -Vilken inriktning ska verksamheten ha? -Vilken omfattning? -Vilka resurser ska utnyttjas? Budget = sammanställning över de ekonomiska konsekvenserna av de beslut som fattats om den kommande verksamheten. Budgeten ska spegla det man faktiskt förväntar sig ska hända under planeringsperioden. Uppföljning = den ekonomiska budgeten ger tillsammans med redovisningen en bild av vad som gjorts eller inte, i relation till vad som planerats. 4
Budget är en ekonomisk spegel av verksamhetsplanen ska spegla det utfall man väntar sig kräver en samlad bild av det ekonomiska läget o vad vet vi o vad kan vi vänta oss o vilka åtaganden påverkar framtiden o vilket är det ekonomiska läget nu Prognosen justerar budgeten Planerings- och uppföljningscykeln 5
T3 (sept-dec) HÖST- DIALOGEN BUDGET HANDLINGS- OCH VERKSAMHETSPLANER RISKANALYS INTERNUPPFÖLJNING T2 ANSLAGSFÖRDELNING OCH KOSTNADS.DEB SAMLAD ÅRSUPP- FÖLJNING ÅRSREDOVISNING BUDGETUNDERLAG INTERNUPPFÖLJNING DEPARTEMENSDIALOG VÅRPROPOSITIONEN VÅRDIALOGEN INTERNUPPFÖLJNING T1 BUDGET- FÖRUT- SÄTTNINGAR T1 (jan-apr) INRIKTNINGSBESLUT OM KOMMANDE ÅR T2 (maj-aug) Vad är budgetunderlag, budgetproposition och regleringsbrev? Budgetunderlaget är universitetets förslag till prioriteringar och finansiering av verksamheten de tre närmast följande budgetåren. https://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/planera ochbudgetera/budgetunderlag/ Budgetpropositionen är regeringens förslag till statsbudget för följande budgetår. Den innehåller bland annat finansplan, nationalbudget, anslag till olika ändamål och även förslag till inkomst- och utgiftsramar. https://www.regeringen.se/rattsliga-dokument/proposition/2017/09/prop.- 2017181/ Regleringsbrevet är regeringens viktigaste instrument för att styra myndigheternas verksamhet. I regleringsbrevet finns universitetets mål, återrapporteringskrav och uppdrag, samt vilka och hur stora anslag som disponeras. Regeringen anger låneramen samt villkor för universitetets avgiftsbelagda verksamhet. https://www.esv.se/statsliggaren/ 6
T3 (sept-dec) BUDGET BUDGETUNDERLAG HANDLINGS- OCH VERKSAMHETSPLANER T1 (jan-apr) ANSLAGSFÖRDELNING OCH KOSTNADS.DEB VÅRPROPOSITIONEN INRIKTNINGSBESLUT OM KOMMANDE ÅR BUDGET- FÖRUT- SÄTTNINGAR T2 (maj-aug) Planering och budget 7
Beslutsprocess regering- lärosäte Budgetarbetet på GUs alla nivåer Inför varje budgetår fastställer universitetsstyrelsen budgetförutsättningarna för universitetet Budgetarbetet ska samordnas på alla organisatoriska nivåer och lägst vid institution/motsv., för att ge ökad stabilitet och förbättrad kommunikation. Institutionernas budgetarbete sker i samverkan och parallellt med fakulteternas budgetarbete. Alla budgetar, på samtliga nivåer, bildar underlag för en budget för hela universitetet. Universitetsstyrelsen har övergripande ansvar för den samlade verksamheten och behöver därför ha en överblick. Årligen fattar universitetsstyrelsen beslut om en budget för hela universitetet. 8
Budgetförutsättningar För att ge verksamheten förutsättningar för nästkommande år fastställer universitetsstyrelsen årligen budgetförutsättningar och resursfördelning till respektive fakultetsstyrelse. Uppdrag inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå Anslag till forskning och utbildning på forskarnivå Kostnadsdebitering av universitetsgemensamma verksamheter och universitetsbiblioteket Fördelning av lokalkostnader Debitering av bastjänster inom IT, campusservice och serviccenter. Total låneram för investeringar för kommande år Finansieringskällor Statsanslag till utbildning och forskning Externa bidrag från olika givare Intäkter av uppdragsverksamhet och andra avgifter Försäljning Gamla överskott balanserat kapital 9
Fakultetens ansvar i budgetarbetet Fakultetsstyrelsen och dekan ska genomföra en god och effektiv verksamhet Fakultetsstyrelsen ska ha en tydlig och aktiv dialog med berörda institutioner så att en ev. användning av balanserat kapital följer planerad dispositionsrätt, samt att beräkning av externa medel är på en realistisk nivå. Varje fakultetsstyrelse ska bryta ner uppdrag, anslag och kostnader som budgetförutsättningar till institutionsnivån. Fakulteterna ska tertialvis genomföra uppföljningar och redovisa bedömningar av fakultetens ekonomiska resultat (prognos) löpande under året. Fakultetsstyrelsen sammanställer institutionernas budgetar och fastställer årligen en samlad budget för fakultetsområdet. Institutionens ansvar i budgetarbetet Institution ska upprätta en budget som fastställs av prefekten efter hörande i institutionsrådet. Budgeten ska omfatta hela verksamheten för nästkommande budgetår, samtliga intäkter och kostnader för de olika verksamheterna ska budgeteras. Prefekten ansvarar för institutionens samlade verksamhet och fastställer institutionens verksamhetsplan och budget. Om institutionsledningen fattat beslut om ändringar i verksamhetens inriktning eller omfattning under året som också påverkar intäkter och kostnader, behöver institutionens budget revideras (prognos). Institutionerna ska tertialvis genomföra uppföljningar och redovisa bedömningar av institutionens ekonomiska resultat (prognos). 10
Budgetarbetet vad ska budgeteras? Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader ska budgeteras Kommande års verksamhet enligt handlings- och verksamhetsplaner Analys av intäkter/inkomster, balanserat kapital och oförbrukade bidrag Syftet med analysen är att skapa en bild av vilket ekonomiskt utrymme som finns för det kommande året och vad som är bundet till senare år. Resultatbudget INTÄKTER Anslag Uppdrag Försäljning Inkomster av interna bidrag Bidrag Finansiella intäkter Periodisering pågående projekt Täckning avskrivningar bidragsfinansierade anläggningar Avsättning bidragsfinansierade anläggningar Summa INTÄKTER KOSTNADER Lönekostnader Förändring semesterskuld Övriga personalkostnader Doktorander/utbildningsbidrag Övriga driftskostnader Indirekta kostnader och interna bidrag Lokalkostnader Finansiella kostnader Avskrivningar Summa KOSTNADER INTÄKTER-KOSTNADER = VERKSAMHETSUTFALL http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/resultatrakning/ 11
Resultatbudget TRANSFERERINGAR Erhållna medel Lämnade bidrag Summa TRANSFERERINGAR http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/transfereringar/ Balanserat kapital myndighetskapital =Institutionens ackumulerade/sammanlagda över- eller underskott. Bundet balanserat kapital definieras som: Medel avsatta för en planerad, tidsbunden användning som vilar på någon form av dokumenterat underlag. Resten betraktas som fritt. 12
Oförbrukade bidrag Bidragen blir inte INTÄKTER förrän de förbrukas. Så länge ett projekt pågår är KOSTNADERNA = INTÄKTERNA. Skillnaden mellan inbetalade och förbrukade bidragsmedel blir oförbrukade bidrag, som är en typ av periodisering (förutbetald intäkt). Totalbeloppet i balansräkningen består av alla inbetalda bidrag som ännu inte har förbrukats i forskningen vid en given tidpunkt. Benämns även Förskott från bidragsgivare. När kostnader budgeteras i de bidragsfinansierade verksamheterna ska därmed även motsvarande intäkt budgeteras. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/bidragsforskning/ Alla intäkter ska budgeteras Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader budgeteras Anslag Uppdrag och bidrag Periodisering av pågående projekt Försäljning och andra avgiftsintäkter Finansiella intäkter Interna intäkter 13
Alla kostnader ska budgeteras Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader budgeteras: Personalkostnader Övriga driftskostnader Lokal- och infrastrukturkostnader Indirekta kostnader Finansiella kostnader Interna kostnader Kostnader för investeringar avskrivningar Budgetering av kostnader för lokaler och IT Lokalkostnaderna ska delas upp mellan kärn- och stödverksamhet samt mellan utbildning och forskning utifrån hur de används. Där det inte är möjligt används en schablonmetod exempelvis utifrån personalkostnadernas fördelning. Även IT-kostnader ska delas upp mellan kärn- och stödverksamhet och mellan utbildning och forskning. Nyckeltal för fördelning är exempelvis antal användarkonton. 14
Budgetering av institutionens indirekta kostnader Fakulteten fördelar institutionens andel av universitetsgemensamma och fakultetsgemensamma stödkostnader med ett fast belopp uppdelat mellan utbildning och forskning. Institutionen ska budgetera sin verksamhet indelad i kärnverksamhet och stödverksamhet. Kostnaderna för den institutionsgemensamma stödverksamheten ska delas upp i stöd till utbildning och stöd till forskning i budgeten. De gemensamma kostnaderna bokförs på kärnverksamheten med påläggsmetoden, fördelat på direkta personal- och driftkostnader. Pålägg för indirekta kostnader ( OH-pålägg ) beräknas för universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader inom utbildning och forskning. Det är mycket viktigt att verksamheten är rätt klassificerad både mellan kärnoch stödverksamhet och mellan utbildning och forskning. Institutionens resultatbudget På kärnverksamheten (v 1 och v 2) framgår: Intäkter av anslag, bidrag och avgifter (uppdrag) Direkta och indirekta kostnader för utbildning respektive forskning. På stödverksamheten (v 3*) framgår: De institutionsgemensamma utgifterna (lön, drift, lokaler & IT) inklusive tilldelade belopp för bastjänster Finansieringen av gemensamma utgifter (för tre nivåer) Utgiften för universitets- och fakultetsgem kostnader Nettokostnaden på v 3* blir noll (0) 15
Institutionens indirekta kostnader mer info Utbildning För ekonomer om SUHF-modellen (heldag), se kompetensutvecklingsportalen för datum och anmälan. Övergripande beskrivning: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/ stodverksamhet/ http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/samlat-om-oh/ Specifikt om budget: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/stodverksamhet/ Specifikt om redovisning: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/stodverksamhet/ Investeringsprocessen Riksdagen beslutar om statens lån Varje myndighet får en låneram som inte får överskridas Inför varje budgetår lämnar fakulteterna en fyraårig investeringsplan Preciseras och kompletteras ett år i taget Rektor beslutar om hur universitetets låneram ska användas årligen Varje fakultet får en investeringsram som inte får överskridas Följs upp tertialvis 16
AGRESSO-rapport: Avskrivningar prognos befintliga anläggningar Som stöd för budgetering av avskrivnings-kostnader finns en simuleringsrapport på befintliga anläggningar i Agresso. Bedömning av ev. tillkommande investeringar behöver göras. Samfinansiering Innebär att medel tas antingen från årets anslag, löpande överskott eller balanserat kapital för att täcka kostnader som en bidragsgivare inte finansierar. Endast bidrags finansierad verksamhet En viktig del av SUHF-modellen, eftersom alla kostnader ska redovisas där de uppstår. En styrningsfråga. Samfinansiering kan ske från institutionen, fakulteten eller från universitetsnivå. EU och NIH Strategisk samfinansiering särskilda finansiärer, särskilda ändamål http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/ forskning/samfinansiering/ 17
Planerings- och uppföljningscykeln T3 (sept-dec) SAMLAD ÅRSUPP- FÖLJNING ÅRSREDOVISNING T1 (jan-apr) INTERNUPPFÖLJNING T2 INTERNUPPFÖLJNING T1 T2 (maj-aug) 18
Uppföljning av redovisning och budget Den ekonomiska uppföljningen ger en överblick över vad som hänt i verksamheten och kan användas som en del av beslutsunderlaget för den fortsatta planeringen av verksamheten. Uppföljning av utfall jämfört med budget är ett verktyg för den ekonomiska styrningen och framtida planeringen. Uppföljning av att redovisningen är aktuell och korrekt är en förutsättning för budgetuppföljningen. Uppföljning av redovisningen Lär mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/redovisningen/ 19
Uppföljning av redovisningen Uppföljningsarbetet ska ske löpande under året. Med löpande avses kontinuerlig uppföljning av att redovisningen är korrekt vilket normalt sker månatligen och/eller tertialvis. Uppföljningstillfällena är: Månadsavstämningar Tertialbokslut per 30 april (T1) Delårsbokslut per 30 juni Tertialbokslut per 31 augusti (T2) Årsbokslut per 31 december Som stöd för uppföljningsarbetet finns dels en checklista för vilka kontroller som ska göras och dels en tidplan för räkenskapsåret. Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/redovisningen/ Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/ Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/uppfoljningsarbetet/ 20
Uppföljning tertialvis Institutionerna lämnar uppföljningsrapport till fakulteterna. Fakulteterna lämnar uppföljningsrapport till ekonomienheten. Ekonomienheten tar fram uppföljningsrapport till universitetsledningen. Tertialrapporterna ska innefatta: - Kommentarer och analyser av det ekonomiska utfallet - Prognos avseende ekonomiskt utfall och för investeringsverksamheten för hela kalenderåret - Analys av eget kapital inkl fördelning av "bundet" och "fritt" kapital inom utbildning respektive forskning. Varför vill vi följa upp budgeten? För att verksamhetsansvariga (på alla nivåer) så tidigt som möjligt ska upptäcka eventuella avvikelser mot det som planerats inom enheten. Analysen ska framför allt behandla den verksamhetsmässiga innebörden bakom siffrorna. Jämförelsen av beloppen mellan budget och utfall är bara ett av flera mått på hur det har gått för verksamheten. För att avgöra om åtgärder behöver vidtas, överväga olika handlingsalternativ eller att budgeten behöver revideras. Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/ Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/uppfoljningsarbetet/ 21
Hur följer vi upp budgeten? Vid uppföljning av budget jämförs planeringen i form av budget med faktiskt utfall. Uppföljningen av utfall jämfört med budget sker i regel månadsvis. En revidering av budgeten görs vid tertialavsluten (30/4 och 31/8) och revideringen kallas prognos. För att underlätta uppföljningen och möjliggöra avvikelseanalysen är det viktigt att vid budgeteringstillfället ha tänkt igenom vad som ska följas upp. I annat fall är det svårt att se var det finns avvikelser och vad de beror på. Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/ Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/uppfoljningsarbetet/ Interna uppföljningsrapporter Intern uppföljning per 30 april (T1) Resultatet efter ett tertial redovisas inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå, forskning och utbildning på forskarnivå samt det ekonomiska utfallet per 30 april med prognos för hela året. Intern uppföljning per 31 augusti (T2) Samma som vid första tertialet. Dock kompletterad med mer ekonomisk data per fakultet. Intern uppföljning per 31 december (helår) För helåret skrivs ingen rapport utan årets verksamhet vid universitetet beskrivs i årsredovisningen. Som underlag för rektors verksamhetsdialoger med fakulteterna sammanställs fakta per fakultet inom ekonomi (uppdelat mellan utbildning och forskning), personal samt inom utbildnings- respektive forskningsverksamheterna. 22
PROGNOS Prognos betecknar ett förutspått framtida händelseförlopp. Ordet härleds från grekiskans pro = förut och gnosis = kunskap. Uppföljning och prognos fixa bilden nu. Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/ 23
Exempel på vad som ska göras hur kan man tänka Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/vad-ar-det-som-ska-goras-/ ÅTERRAPPORTERING Krav i lagar och förordningar Krav i regleringsbrev Universitetsstyrelsens och ledningens krav 24
Uppföljning under året Under året görs en rad uppföljningar avseende verksamhet jämte ekonomi. Samlad årsuppföljning Intern styrning och kontroll Uppföljning av verksamhetsplaner Hållbarhetsredovisning Systematiskt arbetsmiljöarbete Årsredovisning Under året tas även följande fram: Intern uppföljningsrapport per tertial Underlag för verksamhetsdialoger för helåret Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/underaret/samladarsuppfoljning/ Årsredovisning En årsredovisning för det senast avslutade räkenskapsåret ska lämnas till regeringen senast den 22 februari varje år. I resultatredovisningen beskrivs universitetets verksamhet översiktligt och resultatet av den, företrädesvis de viktigare prestationerna, deras volymer och kostnader. Innehållet i resultatredovisningen anpassas efter verksamhetens art och regeringens behov av information (så kallade återrapporteringskrav). I den finansiella årsredovisningen finns resultaträkning, balansräkning, redovisnings- och värderingsprinciper, anslagsredovisning, noter m m. http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/underaret/arsredovisningar/ 25
Budgetverktyget Panorama Panorama Olika roller och nivåer Utförare Verksamhet projekt Ansvar Institution Fakultet Godkännare Ansvar Institution Fakultet Ansvar 2A1 Ansvar 2A2 Verksamhet Verksamhet Verksamhet Verksamhet Verksamhet Verksamhet 26
Panorama Enutförare kan vara på nivån verksamhet, ansvar, institution eller fakultet. En godkännare är på nivån institution eller fakultet. När alla utförare på ansvars- och verksamhetsnivå har gjort sina uppgifter och klarmarkerat får nästa nivå en uppgift att godkänna. Uppgifter inom budget respektive prognos godkänns på tre nivåer: ansvar, institution och fakultet. Inmatning, granskning och attest för en institution/motsvarande kan vara uppdelat på flera användare eller utföras av en och samma person. Detta bestäms internt och styrs via behörigheterna. Vad kan Panorama användas till? Personalbudget Individnivå Konsoliderad Egna tillägg Budget konto = resultatbudget Kontogrupp/konto Verksamhetsgrupp/verksamhet Helår/period Alltid per ansvar SUHF beräkningar och fördelningar Hela institutionen 27
Panorama bygger på att användaren har ett antal uppgifter att utföra inom respektive process, t ex Budget 2019. Uppgifterna är knutna till ett ansvar. En användare som har flera ansvar får därmed flera uppgifter. hämtar information från källsystemen Agresso och Primula. Ekonomiska utfallsvärden och begrepp hämtas varje natt. Personaldata hämtas, via datalagret, inför en ny process. Vad menas med Uppgift? Till varje ansvar knyts ett antal uppgifter som tillsammans bildar en budget eller en prognos för ansvaret. Uppgifterna utförs genom att budget- respektive prognosvärden registreras och godkänns. 1
Hur integreras informationen från Agresso och Primula? Agresso - Transaktioner och begrepp läses in varje natt - Förändringar görs primärt i Agresso och Panorama uppdateras baserat på detta - Budgetvärden och SUHF-triggrar kommer att läsas tillbaka till Agresso - Budgetvärden läses dessutom över från Agresso till datalagret Primula - Personaldata läses in från datalagret inför ny process, ex. Budget 2019 - Innehåller org. hemvist, konteringar, lön, tjänsteomfattning och planerad frånvaro - Procentsatser för LKP och löneökning sätts upp centralt. - Baserat på information från Primula samt personalparametrarna, skapas ett budgetförslag för personalkostnaderna Till Panorama Panorama finns i verktygsmenyn i Medarbetarportalen Inloggning sker med ditt GU-konto Observera att du måste ansöka om behörighet till Panorama för att få tillgång till systemet. Blankett finns på: https://medarbetarportalen.gu.se/blanketter/ekonomi/ 2
Attestflöde med tillhörande uppgifter Process 1 Budget 2019 Attest FAKULTET Attest 2 INST 1 INST 2 Personal Konto SUHF Konto 1 2 SUHF, IT- och lokalkostnader Budgetera stöd- och kärnverksamheten Attestflödet med tillhörande uppgifter I Panorama används tilldelade uppgifter för inmatning av budget/-prognosvärden. Vilka uppgifter du har syns under flaggan, högst upp i högra hörnet. Du väljer uppgift genom att klicka på länkarna. Du kan också klicka på Visa alla för att komma direkt till din uppgiftskorg. I uppgiftskorgen ser du alla dina uppgifter och kan välja vilken uppgift du vill arbeta med. Här framgår också om du har uppgifter som vikarie samt vilka kommande och avklarade uppgifter du har. 3
Attestflöde med tillhörande uppgifter Mina uppgifter Uppgifter jag har att utförande/godkänna Namnet på uppgiften och vilken process den är kopplad till Tidsramar jag har att förhålla mig till samt uppgiftens status Mina uppgifter som vikarie Uppgifter som jag ha blivit tilldelad som vikarie Mina kommande uppgifter och uppgifter undernivå Anger kommande uppgifter och uppgifter som är tilldelade någon på en underliggande nivå. Mina avklarade uppgifter Här finns alla klarmarkerade uppgifter. Mina uppgifter- struktur Mina uppgifter Mina uppgifter som vikarie Mina kommande uppgifter Uppgifter undernivå Mina avklarade uppgifter 4
Mina uppgifter Mina uppgifter som vikarie 5
Mina uppgifter som vikarie Om jag kommer att vara frånvarande under en period har jag möjlighet att ange en annan användare som vikarie. Vikarie sätts för en hel uppgiftsinkorg I noteringsfältet står namnet på den användare som du vikarierar för. Tillsätta vikarie 6
Mina kommande uppgifter Uppgifter undernivå När en användare på underliggande nivå har påbörjat arbetet i sin uppgift kan du som godkännare se och följa arbetet i denna flik. Du kan dock inte godkänna en uppgift förrän alla underliggande uppgifter är klarmarkerade 7
Mina kommande uppgifter och uppgifter undernivå Fliken anger kommande uppgifter och uppgifter som är tilldelade någon på en underliggande nivå. En användare kan bli tilldelad uppgifter för granskning på överliggande attestnivå. Uppgifter för granskning samlas under denna flik. Så fort en användare på underliggande nivå påbörjat arbetet i sin uppgift kan du som godkännare se och följa arbetet När användaren som har uppgiften på underliggande nivå har klarmarkerat uppgiften kan den granskas och godkännas. Uppgiften kan inte godkännas innan alla underliggande uppgifter är klarmarkerade. Mina avklarade uppgifter - Uppgifter som är klarmarkerade - Klarmarkerade uppgifter = Låsta för redigering 8
ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT) Mina avklarade uppgifter Informationen sparas kontinuerligt i uppgiften genom att klicka på Spara-knappen i de olika inmatningsvyerna. Som användare är det möjligt att påbörja uppgiften, stänga ner för dagen och sedan fortsätta nästa dag. När du är helt färdig med din uppgift klickar du på Klarmarkera uppgift. Uppgiften går då vidare i attestflödet och du som användare kan inte redigera den längre. Det går däremot att se uppgiften under Mina avklarade uppgifter. När du som användare har klarmarkerat/godkänt en uppgift försvinner den från Mina uppgifter och från flaggan med uppgifter. Uppgifterna finns istället under Mina avklarade uppgifter. Detta möjliggör för dig att gå tillbaka och se hur du tänkte när du gjorde din uppgift. Information om uppgiften 9
ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT) Information om uppgiften och uppgiftskommentar På varje flik finns det möjlighet att genom att klicka på informationssymbolen och få fram översiktsinformation över uppgiften samt möjlighet att skriva och skicka med kommentarer till den person som godkänner uppgiften. Dessa kommentarer syftar till kommunikation mellan den som utför uppgiften och den som godkänner. Exempelvis kan användaren som utför uppgiften flagga för något som godkännaren bör ägna extra uppmärksamhet åt innan uppgiften godkänns. Dessa uppgiftskommentarer är knutna till den aktuella budgeten och följer inte med till nästa års budgetuppgift. Uppgiftskommentarerna kan inte skrivas ut till skillnad från kommentarerna i respektive uppgift. Attestflödet med tillhörande uppgifter Inmatning av budget/-prognosvärden I uppgiftskorgen syns alla dina uppgifter Här framgår också om du har uppgifter som vikarie samt vilka kommande och avklarade uppgifter du har. 10
Funktioner i uppgifter Kommentera uppgift Dela uppgift Klarmarkera uppgift Återställ Hjälp ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT) Funktioner i uppgifter - Dela uppgift 11
ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT) Funktioner i uppgifter - Uppgiftskommentar Funktioner i uppgifter - Klarmarkera uppgift När du är helt färdig med din uppgift klickar du på klarmarkera uppgift. Uppgiften går då vidare i attestflödet och du som användare kan inte redigera den längre. 12
Innehåll i uppgifter Vid registrering av uppgifter: Lägg till rad när du behöver fler konteringsrader Kopiera rad när du behöver en konteringsrad som är i stort sett identisk med någon som redan finns och använda den som underlag för kontering med små korrigeringar Fyll ut till höger om beloppet är samma i alla eller i flera av cellerna. Du kan ställa markören i en cell och klicka på denna knapp. Markerat belopp kopieras då till alla celler till höger. Innehåll i uppgifter Lägg till Lägg till verksamhet: Från start kommer samtliga verksamheter att synas som har haft historiskt. Saknas någon verksamhet så har du som användare möjlighet att lägga till verksamhet. Det går endast att välja från existerande verksamheter. Lägg till fritt fält: Fungerar på motsvarande sätt som verksamhet 13
Innehåll i uppgifter Lägg till De verksamheter som syns i rullgardinsmenyn är de som haft utfall eller budgetvärden tidigare år. Ibland syns därför många verksamheter som inte kommer att användas.verksamheterna behöver finnas kvar för att bibehålla historiken. Om du ska mata in värden på en verksamhet som inte har förekommit i utfallet eller budgeten på det aktuella ansvaret tidigare så behöver verksamheten läggas till. Detta kan göras genom väljaren Lägg till verksamheter. Det snabbaste sättet att lägga till ny verksamhet är att ställa sig i sökrutan och börja skriva in numret, då visas förslag som innehåller valda siffror. Det krävs fem positioner för att sökmotorn ska ge relevanta förslag. Markera önskad verksamhet och klicka på Lägg till vald verksamhet. Registrera på verksamhet* Samtliga verksamheter som har haft historiskt utfall på ansvaret syns. Saknas någon verksamhet, kan du lägga upp denna. Två alternativ är möjliga för att hitta en verksamhet: 1- Skriv in verksamhetskoden eller namnet på verksamheten i sökrutan, sökningen inleds omgående och listan filtreras baserat på det du skriver in. Klicka på den verksamhet du vill ha. 2- Klicka på ikonen med 3 streck till höger om sökrutan. Du kan då leta dig fram genom att först välja verksamhetsstruktur, sen ex. 1 Grundutbildning, V10-V13 Anslag osv för att på så sätt få en kortare lista att välja från. Klicka på + ikonen för att välja verksamhet 3- Avslutningsvis behöver du klicka på ikonen Lägg till vald verksamhet för att skapa möjlighet att registrera budget på den 1 3 2 *Gäller även fritt fält 14
Kommentarer och sammanställningsrapport 1. 1 Generell kommentar kopplad till aktuell uppgift Kommentarerna här syns för dig själv och för dem du ev delar uppgiften med. 1. 2 Kommentar kopplad till en rad I några uppgifter är det möjligt att ange en kommenterar för en enskild konteringsrad. Där det är möjligt anges en pratbubbla, längst till höger. 2. 3 Sammanställningsrapport I samtliga uppgifter finns tillgång till en sammanställningsrapport. Klicka på länken för att komma till rapporten där du kan göra vidare analyser av inmatade uppgifter. Innehåll i uppgifter Sammanställning Sammanställningsrapport ligger under fliken Resultaträkning 15
Innehåll i uppgifter - vid inmatning Lägg till rad Kopiera rad Fyll ut till höger ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT) Innehåll i uppgifter - vid inmatning Lägg till rad när du behöver fler konteringsrader Kopiera rad när du behöver en konteringsrad som är i stort sett identisk med någon som redan finns och använda den som underlag för kontering med små korrigeringar Fyll ut till höger om beloppet är samma i alla eller i flera av cellerna. Du kan ställa markören i en cell och klicka på denna knapp. Markerat belopp kopieras då till alla celler till höger. 16
Observera Det är inte möjligt att radera rader i systemet, utan endast att ändra beloppet till noll. Om du felregistrerar och sparar kommer raden att ligga kvar. För att rätta nolla beloppet och spara. Uppgifter kopplade till personalbudgetering Två uppgifter används för budgeteringen av personalkostnader: 1. Budget Personal - Denna uppgift används för att budgetera personalkostnader på individnivå. Underlaget för personalbudgeten läses in från lönesystemet Primula inför varje nytt budgetår. - Inläsningen skapar ett förslag som speglar en anställds tjänsteomfattning, kontering och eventuell planerad frånvaro. 17
Uppgifter kopplade till personalbudgetering 2. Budget Personal konsoliderad - Uppgiften hanterar förändringar av antal årsarbetare per tjänstekategori utifrån det personalförslag som hämtats från Primula. - Uppgiften gäller samma ansvar som den detaljerande personalbudgeteringen och de kompletterar varandra. Förändringar som görs i den ena inmatningen reflekteras omgående i den andra. Uppgifter kopplade till kontobudgetering Följande två uppgifter används för övrig budgetering: 1. Budget konto - I uppgiften registreras intäkter och kostnader på kontogrupp eller enskilt konto. 2. Budget konto period - Uppgiften innehåller likadana flikar som uppgiften Budget konto, skillnaden är möjligheten att mata in värden per månad. Utöver de kolumner som finns i uppgiften Budget konto finns här en kolumn för varje kalendermånad/period. 18
Rapporter Rapporterna i Panorama är gemensamma för hela universitetet. Det finns inga begränsningar i vad du kan se i själva rapporterna men du får hjälp av ett förval som pekar ut i var i ansvarsstrukturen du hör hemma. Rapporter I varje rapport kommer du att se tre ikoner längst upp till höger: Förval Möjlighet att filtrera och göra val, och sedan spara rapporten som ett förval Samtliga förval som du har sparat visas i listan för förval i aktuell rapport Du kan också publicera rapporten som ett förval med ett bokmärke, något som gör att du snabbare kommer åt rapporten Ladda om Återställer hela rapporten till ursprungsläge Bra om när man gjort många val och på ett snabbt sätt vill återgå till startläget Hjälp I framtiden kan här komma att finnas hjälptexter. I nuläget, ta manualen till hjälp. 19
Rapporter Varje rapport är uppbyggd av några olika komponenter: 1 Val filtrerar innehållet i hela rapporten 2 Flikar används för att dela upp informationsmängder i logiska delar, ex. de olika ekonomiska dimensionerna 3 Vyer används för att visualisera informationen. Kan exempelvis vara en tabell, graf eller liknande. Val kan göras i respektive vy och det valet filtrerar vad du ser på övriga flikar. 1 2 3 Support var finns informationen? Här finns alltid senaste nytt! Här finns länken till manualen Supporten webbformuläret! 20
Användarmanualen och FAQ Vi behöver er input för att kunna förbättra manualen och FAQ! 1. Manualen - Finns svaret i manualen? - Förstår jag beskrivningen? 2. FAQ - Finns frågan bland FAQ? - Förstår jag svaret? - I dagsläget finns inga FAQ dessa kommer dock att efterhand byggas på. Kontakta supporten - webbformulär Ingången till supporten är endast via webbformuläret! För att kontakta supporten används kontaktformuläret. https://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/stodsystem/panorama/suppo rt/ Ange frågeområde: - manual - funktionalitet exkl. SUHF - funktionalitet SUHF, IT o lokaler - budgetprocess - redovisningsfrågor - utvecklingsönskemål -övrigt Beskriv ärendet så tydligt som möjligt, gärna med skärmdumpar (pdf) om något ser konstigt ut. 21
Supporten vilka är vi? Ingången till supporten är endast via webbformuläret! Ekonomienheten ansvarar för supporten av Panorama Bemanningen av supporten - Heidi Törmälä, systemadministratör - Frida Wiklander, delprojektledare - Jenny Bergfeldt, verksamhetscontroller - Kajsa Salenius, projektledare - Harry Repo, projektledare Supporten har daglig bemanning och dina ärenden hanteras så skyndsamt som möjligt. Supporten besvarar dina ärenden främst via mail men även per telefon när det krävs. Kursens lärare Jenny Bergfeldt, verksamhetscontroller Heidi Törmälä, systemförvaltare Frida Wiklander, ekonomicontroller Kajsa Salenius, sektionsledare https://medarbetarportalen.gu.se/organisation/universitetetsorganisation/gemensamma-forvaltningen/administrativt-stod/ekonomienheten/ 22