Årsredovisning 2012 IT-centrum
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Förvaltningsberättelse Produktionsenhetschefens reflektion 1 Presentation av produktionsenheten 2 Uppdrag och Vision 3 Omvärldsanalys och framtidsbedömning 4 Medborgar-/ kundperspektivet 5 Processperspektivet 7 Medarbetarperspektivet 9 Ekonomiperspektivet 10 Fördjupad ekonomisk analys 12 Utfall nyckelindikatorer 13 Ekonomisk redovisning Resultaträkning Kassaflödesanalys Investeringsredovisning Balansräkning Investeringssammanställning per objekt över 1 mkr Statistik Verksamhets-, ekonomi- och personalstatistik
Produktionsenhetschefens reflektion 2012 har varit ett bra och utvecklande år för ITcentrum där vi har lyckats leverera ett välfungerande IT-stöd till landstingets medarbetare och samtidigt genomfört en rad förbättringar inom verksamheten. Vår IT-strategi som tar sin utgångspunkt i landstingets långsiktiga målbild har under året konkretiserats och mål samt handlingsplaner har tagits fram för respektive initiativ i strategin. Detta arbete ökar följsamheten till IT-strategin samt ger oss förutsättningar att leverera tjänster och produkter i enlighet med verksamhetens behov. Leveransen av våra tjänster och produkter kommer i stort från våra förvaltningsobjekt och följsamheten till förvaltningsplanerna är hög. I våra förvaltningsobjekt arbetar IT tillsammans med verksamheten i största delaktighet med fokus på både verksamhetens önskemål och krav samt förmågan att leverera säkra och tillgängliga tjänster. Dialogen med våra kunder och användare har utvecklats under året. Vi genomför regelbundet ITronder ute i verksamheten för att fånga dagliga hinder och problem, men även för att identifiera större utvecklingsbehov. Under året har vi även arbetat tillsammans med de andra stödcentrumen kring samordning och utveckling av övriga kundtjänster inom landstinget. För att få ut största möjliga nytta och effekt av våra egna förbättringsarbeten har vi etablerat en process för ständiga förbättringar som hanterar både det dagliga förbättringsarbetet såväl som centrumövergripande förändringsprojekt. Koordinering och styrning gör vi i ett gemensamt förändringsprogram inom centrumet som följs upp regelbundet av ledningsgruppen. Vi har nu gemensamma arbetssätt för hur vi arbetar inom våra projekt. Projektarbetsformen används för alla projekt inom IT-centrum. Vi har även etablerat ett projektkontor för att säkerställa följsamheten till projektarbetsformen. Det ger oss också förutsättningar för beslut om projektprioriteringar och en god överblick Införandet av landstingets systemförvaltningsmodell har fortsatt under året och nu är nästan alla förvaltningsobjekten etablerade. Ett annat prioriterat förbättringsarbete är utvecklingen av våra supporttjänster och gemensamma arbetssätt för ändringshantering inom våra förvaltningsobjekt. Det har varit intensivt arbete under året som har skapat ett tydligare fokus på våra processer inom centrumet och visar på en ständig förbättring i supportflödet. Med oförändrad bemanning hanterar vi idag fler ärenden vilket visar att effektiviteten har ökat. Vi har också haft fokus på att skapa en fungerande samplanering av aktiviteter i våra förvaltningsobjekt och i våra projekt i syfte att optimera leveransförmågan samt att undvika konflikter avseende resurser och minimera verksamhetspåverkan. Under året har antalet medarbetare inom vårt centrum ökat markant, från 130 till 170 personer under ett år. En av anledningarna till detta har varit att vi inom supporten har växlat från bemanning med konsulter till medarbetare med landstingsanställning. Många av våra förbättringsarbeten syftar till att skapa tydliga processer och flöden inom vårt centrum, och inom landstinget. Det innebär en förändring för våra chefer, ledare och våra medarbetare. Under året har vi aktivt arbetat med att tydliggöra och konkretisera vad det innebär för oss. Detta kommer vi att fortsätta med under 2013 med bl a ett internt utvecklingsprogram för ledare inom centrumet. Vi kommer även att starta ett värdegrundsarbete i organisationen. För att lyckas med vårt förbättringsarbete är kommunikation, dialog och delaktighet fortsatt mycket viktigt för oss. Ekonomin i centrumet är i balans. Under året har vi arbetat aktivt med våra ekonomiska mål och det visar på en effektivisering och bättre styrning av kostnader och intäkter. IT-centrum Håkan Nilsson
Årsredovisning 2012 2 Presentation av produktionsenheten IT-centrum är hela landstingets stöd- och serviceenhet för IT som hjälper verksamheten att dagligen effektivt nyttja IT, bidrar till en tydligstyrning och prioritering av IT inom landstinget samt jobbar framtidsinriktat med den strategiska agendan för IT. Verksamheten finns placerad i Linköping, Norrköping och Motala, men levererar tjänster till hela landstinget. Beskrivning av verksamhetsområdet: Leda och genomföra centrala utvecklingsprojekt Förvalta och vidareutveckla vård- och verksamhetssystem Leverera fungerande tjänster inom ITinfrastruktur Affärsområde Projekt & Uppdrag bidrar till att höja kvaliteten på IT-centrumsprojekt och uppdrag och till att underlätta den övergripande resursplaneringen. Affärsområde Systemförvaltning tillhandahåller ITbaserade verksamhetsstöd samt invånartjänster och har i uppdrag att förvalta gemensamma vård- och verksamhetssystem och därtill hörande integrationer, tjänster samt vårdrelaterade invånartjänster. Affärsområde Infrastruktur bidrar till en säker ITarbetsplats genom sitt uppdrag att leverera fungerande tjänster inom IT-infrastruktur. Infrastruktur omfattar allt från nätverk, servrar, databaser, lagring, säkerhet, klienter och telefoni till support i alla led. Även applikationsdistribution, skrivare, video, övervakning, e-post ingår. Fakta IT-Centrum Antal anställda omräknat i heltider 169,25 Omsättning, miljoner kr 427,2 Resultat, miljoner kr 0 Eget kapital, miljoner kr 0,5 Patienter i Patientjournalen: 565 705 Samtida användare Cosmic/PJ: 4 000 Användare Patientjournalen: 13014 Antal journalanteckningar i Cosmic: 33 096 165 PC: 14 724 Skrivare: 5 522 Servrar: 1 110 Ärenden IT-akuten 82263 HSA-katalogen personer: 18766 Utgivna/Aktiva e-tjänstekort: 14 724
Årsredovisning 2012 3 Uppdrag och Vision IT-centrum är en enhet inom Landstinget i Östergötland. Landstinget i Östergötland har följande vision: BRA VÅRD OCH BÄTTRE HÄLSA Detta innebär att östgötarna ska ges bästa möjliga förutsättningar att få uppleva en god hälsa och känna en trygghet i att en effektiv hälso- och sjukvård finns tillgänglig när den behövs. För att finansiera landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 10,27 % av den beskattningsbara inkomsten (2012). Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation omfattar ca 11 500 helårsarbetare. Bruttoomslutningen år 2012 var ca 13 miljarder kronor.
Årsredovisning 2012 4 Omvärldsanalys och framtidsbedömning Teknisk utvecklingen i omvärlden återspeglas inom hälso- och sjukvård i allmänhet och så även inom Landstinget i Östergötland genom ett antal tydliga trender. I samband med ombyggnationen av länets två största sjukhus tydliggörs att förändrade vårdprocesser ställer nya krav på IT-stöd. Skiftat fokus från data till information I omvärlden benämns detta med Big Data och är delvis en konsekvens av en fortsatt kraftig och accelererande tillväxt av data men även i form av ökat fokus på att utvinna värdefull information ur data. Tidigare har tillväxten skett genom system där data lagras i databaser men sker nu främst i andra datatyper t.ex. bilder och andra former av ostrukturerade data. Detta ställer inte bara krav på att lagra större mängder data utan att även hantera, bearbeta och presentera information på ett effektivt sätt. Inom landstinget är projektet BI (Bra Information) och digitalisering av patologi tydliga exempel på detta. Vikten av att harmonisera termer och begrepp på ett sätt som kan hanteras digitalt är en grundförutsättning för att förädla data till information och vidare till kunskap. Ökad mobilitet Tillgång till IT-stöd, information och kommunikation oberoende av tid och plats har utvecklats kraftigt på senare år. Utbyggnad av kommunikationsinfrastruktur (3/4G, bredband m.m.) och mobilt IT-stöd i form av smarta mobiltelefoner, surfplattor m.m. i vardagen innebär att det finns en hög förväntan på tillgänglig information inom landstinget. Utmaningen är att tillmötesgå förväntningarna till en rimlig nivå utan att göra avkall på legala krav och regelverk. Ökat samarbete Med specialisering kommer vårdkedjor och processer som spänner över huvudmannagränser t.ex. i form av specialistkonsultation och remittering av patienter. Därmed uppstår ett behov av åtkomst till information mellan olika huvudmän med olika tekniska miljöer men även med olika systemtillämpningar. Från nationellt håll har den Nationella Patient Översikten (NPÖ) skapats för att hantera behovet men är beroende av att varje vårdgivare förser lösningen med de informationsmängder som krävs. Direktåtkomst eller integration mellan olika system och huvudmän är komplicerat och svårt med hänsyn till patientrisker och informationssäkerhet. Medicinteknik Teknikutveckling i allmänhet och digitalisering i synnerhet pågår även inom det medicintekniska (MT) området. Gränsdragningar mellan IT och MT är inte självklara och kräver ett tätt samarbete mellan de olika organisationer som hanterar resp. teknik. Förlängning av vårdkedjan till hemmet skapar ett virtuellt sjukhus med stora utmaningar inom säkerhet och kommunikation. Patienten och anhöriga som konsumenter Allmänheten, patienter och anhöriga förväntar sig att landstinget kan erbjuda olika former av s.k. e-tjänster som möjliggör enkel kontakt med vården och olika typer av information. Då landstinget inte kontrollerar hela informationskedjan ställer det nya krav på att information når konsumenten med bibehållen kvalitet. Den ökade användningen av IT i samhället kommer innebära att vistelse på vårdinrättningar inte kan begränsa individens förmåga att konsumera information, e-tjänster och kommunikation i samma utsträckning som tidigare.
Årsredovisning 2012 5 Medborgar-/ kundperspektivet Perspektivets samlade resultat Strategiskt mål Strategiskt mål 1: God följsamhet till verksamhetens behov Strategiskt mål 2: Hög leveransförmåga från förvaltningsobjekt Strategiskt mål 3: Hög förmåga att leverera säkra och tillgängliga tjänster Strategiskt mål 4: Kundtillfredsställelse Bedömning av måluppfyllelse God följsamhet till verksamhetens behov Målet bedöms huvudsakligen uppfyllt Hög leveransförmåga från förvaltningsobjekt Målen bedöms huvudsakligen uppfyllda Hög förmåga att leverera säkra och tillgängliga tjänster Målen bedöms delvis vara uppfyllda Kundtillfredsställelse Målen bedöms delvis vara uppfyllda Väsentliga insatser och resultat God följsamhet till verksamhetens behov Handlingsplaner har funnits utarbetade sedan början på 2012 och de är beslutade, förankrade och efterlevnaden är god. Hög leveransförmåga från förvaltningsobjekt Följsamheten till planerna inom förvaltningsobjekten är god. Mål och aktiviteter följs kontinuerligt upp i respektive förvaltningsgrupps styrgrupp och prioriteras enligt verksamhetens önskemål och krav. Hög förmåga att leverera säkra och tillgängliga tjänster Arbetet med identifiering av kontinuitetsplaner är genomfört. De kontinuitetsplaner som är identifierade är under uppdatering med mål att vara klara under 2013. Detta arbete samordnas med landstingsprojektet för kontinuitetshantering. Aktiviteterna kopplade till Tydlig kravbild för servicenivåer (SLA) och Fastställa arbetsrutiner för servicenivåer är inte startade p g a att vi inom ITcentrum har beslutat att parkera förändringsarbetet kopplat till Tjänstekatalog som skulle ge oss dessa resultat. Kundtillfredsställelse Vi har pågående aktiviteter för att hitta strukturerade former för samordning med övriga kundtjänster inom stöd och service i landstinget. Ett uppdragsdokument är utarbetat tillsammans mellan stödcentrumen. Vid etableringen av kundtjänster inom Resurscentrum bidrar IT-centrum med resurser, kompetens och verktyg. Ytterligare samordningsarbeten är identifierade för att effektivisera ärendeflödena mellan FIXA, IT-akuten och de nya etablerade kundtjänsterna inom Resurscentrum. Gemensam nomenklatur och syn på processerna är nödvändig för att kunna ge support till användarna på ett effektivt och tydligt sätt. Aktiviteter kopplade till tjänstekatalog och segmentering av kunder har pausats på grund av att andra aktiviteter har prioriteras högre. Arbetet med strukturerade beställningsrutiner pågår och rutinerna används i drift. Dessa aktiviteter
Årsredovisning 2012 6 kommer att fortsätta under nästa år och kommer då vara knutna till förändringsarbeten kopplade till Requestprocessen. Strukturerade former för möten mellan ITC och kund i form av IT-samordnare och IT-resurser, finns framtagna och används. Kundenkät är framtagen och mätning av kundtillfredsställelse genomförd. Ett första resultat angående kundtillfredsställelse kommer att presenteras under första kvartalet2013. Analys och slutsats Arbetet för en god följsamhet mot IT-strategin fortgår. Härigenom skapas förutsättningar att leverera tjänster och produkter i enlighet med verksamhetens behov. Följsamheten till förvaltningsplanerna är hög och har goda förutsättningar att förbättras ytterligare i takt med att förvaltningsmodellen blir allt mer etablerad. Ett IT-förvaltningsråd har bildats där förvaltningsledare IT (FL-IT) träffas med regelbundenhet för att stämma av planer och ha god framförhållning vid förändringar som påverkar flera funktioner. Arbetet med att förbättra vår förmåga att leverera säkra och tillgängliga tjänster fortgår. För att bättre möta kundens behov har vi arbetet med IT-ronder och uppmanar medarbetare att hospitera i verksamheten. Vidare har vi strukturerat våra former för kommunikation med verksamheten, t.ex. genom ett ökat ansvar för nätverken mellan ITC och ITsamordnare/IT-resurser. Detta har bl.a. möjliggjorts genom att kundansvarigrollen nu är tillsatt.
Årsredovisning 2012 7 Processperspektivet Perspektivets samlade resultat Strategiskt mål Strategiskt mål 1: Effektiva processer för verksamhetens uppdrag Strategiskt mål 2: Miljömål Bedömning av måluppfyllelse Effektiva processer för verksamhetens uppdrag Målet är uppnått inom de områden som prioriterades under 2012, men arbetet med att etablera nya och förbättra och sprida befintliga processer kommer att fortgå. Miljömål Målet ej uppfyllt men utfallet förbättras. Det pågår arbete inom centrumet, men det har inte slutförts innan årsskiftet. Väsentliga insatser och resultat Effektiva processer för verksamhetens uppdrag För att öka nyttan av alla förändringsarbeten har ett gemensamt förändringsprogram drivits under året. Det har resulterat i en process för ständiga förbättringar som säkerställer att alla förändringar koordineras och leder mot rätt mål. Processen tillämpas nu för de förbättringar som rör ITC:s egna verksamhet och som har fokus på interna processer och arbetssätt. I ledningsgruppen pågår etablering av gemensamma arbetssätt för planering, ledning, uppföljning och utveckling av verksamheten inom IT-centrum. I nuläget använder samtliga projekt som drivs inom ITC LiÖ:s projektmodell. Projektmodellen har omarbetats under året och införandet av den nya modellen pågår. Förändringen innebär framförallt förändrad och förtydligad styrform samt att modellen har förenklas där så är möjligt. Målsättningen är att alla projekt med en varaktighet över Q1 2013 hanteras i den nya modellen och i projektledningsverktyget Antura. Som ett led i detta fortsätter utbildningsinsatsen för projektledare. Ett projektkontor har etablerats inom IT-centrum med ansvar för att säkerställa att projektarbetsformen används på ett effektivt sätt. Projektkontoret ger vidare förutsättningar för beslut om projektprioritering mm. genom att tillhandahålla en samlad information kopplat till projekt och projektportfölj. Etableringen av förvaltningsobjekten pågår och nu återstår arbetet med att etablera förvaltningsobjekten Bild och Funktion samt att arbeta vidare med förankring av gemensamma arbetssätt i nya roller. Nya processer för Incident och Change (support och ändringshantering) är etablerade inom centrumet och de visar på ständig förbättring i supportflödet. Lösningsgraden i andra linjen minskade under hösten till följd av ett kraftigt ökat ärendeflöde som beror på många pågående förändringsprojekt. Det är en inlärningsfas i början av varje införande, vilket ökar ärendemängden samt att vi har flera av varandra oberoende problem som skapar fler ärenden som inte initialt går att lösa i andra linjen. Om man däremot mäter i absoluta tal så stängs 200 fler ärenden per månad än motsvarande period föregående år, med oförändrad bemanning, så effektiviteten har ökat. Åtgärder är vidtagna för att korrigera problemen som finns, för att hitta ännu bättre supportvägar vid införandet av ny funktionalitet och för att säkerställa att det finns möjlighet att lösa fler ärenden tidigare i supportkedjan. Metoden för taktisk planering, med syfte att samplanera aktiviteter i förvaltningsobjekt och ITprojekt för att undvika konflikter avseende resurser, genomförande och verksamhetspåverkan används nu regelmässigt och innefattar från och med 2013 alla FO. Miljömål Arbete med miljömålen pågår inom IT-centrum. Det finns en miljöhandlingsplan framtagen för vår verksamhet. Resor inom IT-centrum ska följa landstingets respolicy men mer information till medarbetarna om
Årsredovisning 2012 8 hur den ska tillämpas behöver ges. Att informationsinsatsen ännu inte genomförts beror på att vi avvaktar beslut om Grön resplan för Landstinget, där ITC deltagit i framtagandet. En analys av serverhallarna har genomförts tillsammans med FM-centrum, Ecoperspektiv och Combitech. Analysen har identifierat redan genomförda åtgärder för minskad miljöpåverkan och tagit fram förslag på ytterligare aktiviteter och riktlinjer. Under året har ITC levererat fem nya rumsplacerade system för videomöte och tre större system för multidisciplinära ronder. Antalet videoklienter på PC har ökat något och totalt sett har användningen av videomöten ökat. T ex har antalet videomöten där PC med videoklient använts fördubblats under 2012 vilket tyder på att närhet till systemet stimulerar till ökad användning. För enheter med verksamhet på de tre sjukhusen och som har valt att anskaffa videosystem ses en regelbunden användning för interna möten. Analys och slutsats Processen för ständiga förbättringar ger förutsättningar för en gemensam styrning och skapar en förståelse för hur delar hänger ihop Det pågående processarbetet är högt prioriterat och drivs med agila metoder vilket löpande under projekttiden ger effekt i det dagliga arbetet och blir synligt för medarbetarna.
Årsredovisning 2012 9 Medarbetarperspektivet Perspektivets samlade resultat Strategiskt mål Strategiskt mål 1: Delaktiga, engagerade medarbetare Strategiskt mål 2: Kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Strategiskt mål 3: Gott chef och ledarskap Bedömning av måluppfyllelse Delaktiga och engagerade medarbetare Målet är ej uppfyllt, positiv trend i jämförelse med tidigare år. Kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag Målet är ej uppfyllt, utfallet för nyckeltalen ligger på ungefär samma nivå som tidigare. Gott chef och ledarskap Målet är uppfyllt, med klart förbättrat resultat. Den samlade bedömningen är att resultatet är positivt. Resultaten från medarbetaruppföljningen ligger på en förhållandevis hög nivå trots stora förändringar i verksamhet och organisation. Väsentliga insatser och resultat Kompetensförsörjning Under året har ett stort antal rekryteringar gjorts vilket inneburit arbete med marknadsföring och profilering av IT-centrum på olika sätt. På ett år har antalet medarbetare ökat från 130 till 170 personer. Bland annat har Supportenheten växlat från bemanning med konsulter till medarbetare med landstingsanställning. Arbetet med rollbeskrivningar och befattningsbeskrivning pågår men är ännu inte genomfört fullt ut. Delaktiga och engagerade medarbetare Allt mer material, information, kalendrar etc publiceras på Samarbetsportalen som ska vara ITcentrums interna informations- och kommunikationskanal kompletterat med välfungerande arbetsplatsträffar/enhetsmöten. Alla enheter har arbetat med medarbetaruppföljningens resultat på ett strukturerat sätt, och ett antal enheter har genomfört workshops med tema stresshantering. Chef och ledarskap Under året har ett antal chefer, förvaltningsledare och processledare tillträtt och vi har infört en ny modell för förvaltningsstyrning. Chefsgruppen har genomfört två ledarinternat och cheferna träffas regelbundet. I dessa möten ingår nu i även projektansvarig och förvaltningsledare för större förvaltningsobjekt. Ett internt utvecklingsprogram för ledare har tagits fram som startar 2013. Värdegrundsarbete har påbörjats i chefsgruppen med planering att arbete vidare i organisationen under 2013. Övriga strategiska aktiviteter Under 2012 har IT-centrum infört en arbetstidsmodell flexibel arbetstid utan tidregistrering (förtroendearbetstid). Beredskapsorganisationen har setts över och ett beredskapsavtal för de olika beredskapslinjerna har tagits fram. Reflektion 2012 har präglats av många förändringar som påverkat och fortsatt påverkar såväl medarbetare som chefer och andra ledare inom IT-centrum. Information, kommunikation och dialog är fortsatt mycket viktigt för att skapa det positiva resultat som förändringsinitiativen syftar till. Grunden har lagts under 2012 men förändringsarbete med arbetssätt, förtydligande av roller, beslutsvägar, mandat och befogenheter mm fortsätter. IT-centrum har många nya medarbetare vilket ställer stora krav på chefer och medarbetare att introducera och ta emot arbetskamrater på bästa sätt.
Årsredovisning 2012 10 Ekonomiperspektivet Perspektivets samlade resultat Strategiskt mål Strategiskt mål 1: Ekonomi som ger handlingsfrihet Strategiskt mål 2: Långsiktig hållbar ekonomi Strategiskt mål 3: Kända och kostnadssatta tjänster Bedömning av måluppfyllelse Ekonomi som ger handlingsfrihet IT/centrum har nått målet med ett positivt ekonomiskt resultat. Målet med att andelen områden/förvaltningsobjekt är lika eller bättre än 60 % har inte nåtts men trenden är positiv. Långsiktig hållbar ekonomi Målet med att jämföra priser med annan motsvarande enhet för att se om IT-centrum är konkurrenskraftig har inte nåtts. Målvärdet för externa konsulter har nåtts. Målet för en välanpassad egen konsultverksamhet har nåtts Kända och kostnadssatta tjänster Målet med tjänstekatalog har inte nåtts. Målet med andelen medarbetare som produktionsredovisar har nåtts. Väsentliga insatser och resultat Ekonomi ger handlingsfrihet IT-centrum redovisar ett nollresultat, efter återbetalning med 1 750 tkr, för 2012. Vårt mål var att återbetala 3 000 tkr 2012. Då ersättning för förvaltningsobjekt som ligger utanför IT-centrums ansvarsområde (FO BI, FO Diarium och dokumenthantering mfl, ) samt tillkommande kostnader från Resurscentrum för CI reducerades återbetalning från 3 000 tkr till 1 750 tkr. Andel områden/förvaltningsobjekt med positivt resultat uppgår till 51 % och når inte målet på 60 %. Under 2012 har arbetet med Prisärende för 2013 inneburit att vi har fått bättre balans mellan kostnader och intäkter för våra olika områden. Långsiktig hållbar ekonomi Målet för 2012 var att hitta jämförbara organisationer att göra prisjämförelser med. Någon aktivitet med prisjämförelse har inte skett under 2012. Det är först när vi kan jämföra oss med någon som vi kan avgöra om våra priser är rimliga. Målvärdet för externa konsulter ska beskriva den trend som finns inom IT-centrum avseende köpta konsulttjänster. Målet är att köpta konsulttjänster ska ersättas av egna medarbetare och 2012 uppgå till 46 % enligt formel som beskrivs i nyckeltalet. Enligt verksamhetsplanen ska produktionstid uppgå till 85 % av möjlig tid. Detta målvärde beskriver hur stor del av möjlig tid (årstid minus semester, sjukdom) som debiterats objekt/kund. Beläggningsgraden uppgår till 92 % vilket överstiger målet. Kända och kostnadssatta tjänster Någon tjänstekatalog har inte tagits fram. 99 % av våra medarbetare inklusive externa resurskonsulter produktionsredovisade under december. Målet på 95 % har uppnåtts. Genom produktionsredovisning ökar våra kunskaper kring kostnader för våra objekt/områden.
Årsredovisning 2012 11 Analys och slutsats Arbetet med våra ekonomiska mål visar på effektivisering, ökad kostnadsmedvetenhet hos medarbetarna och bättre styrning av kostnader och intäkter. Arbete med prisärende, prissättningar och kostnadsuppföljning utvecklas hela tiden. - Etablering av förvaltningsobjekt - Produktionsredovisning - Ökad ekonomisk information till medarbetare - Förbättrad kunddialog Följande aktiviteter påbörjades under 2012 vilka ytterligare ska förbättra vår ekonomiska styrning :
Årsredovisning 2012 12 Fördjupad ekonomisk analys Ledning och stab IT-centrum bildades 2011. Under 2012 har ett stort förändringsarbete genomförts för att skapa en attraktiv och kostnadseffektiv IT-organisation. Kostnader för externa konsulter samt för ombyggnader etc bidrar till att ledning och stab redovisar ett underskott. Strategiskt ledningsstöd Det negativa utfallet beror framförallt på att ITcentrum finansierat den konsultverksamhet som krävts för etablering av PM 3 inom landstinget. AO Projekt och uppdrag Projekt och uppdrag är en intern konsult-verksamhet som bildades 2011. Sedan starten har det funnits problem med prissättning. Arbete pågår med att skapa en korrekt prismodell för verksamheten och det finns en positiv trend. AO Systemförvaltning Affärsområdets ekonomi är i balans. AO Infrastruktur Affärsområdet redovisar ett överskott på 8 mkr. Överskottet beror till stor del på att IT-centrum inte kunnat genomföra samtliga planerade investeringar under 2012, uteblivna kostnader kopplade till byggarbeten som skjuts till 2013, effektiviseringar inom verksamheten och att vi inte har lyckats rekrytera rätt resurser (specialistkompetenser) till de uppdrag vi har. Under 2012 sänktes priset för skärmar och lagring. Övrigt Under 2012 har IT-centrum dels finansierat etablering av förvaltningsobjekt som ligger utanför IT-centrums ansvarsområde. IT-centrum har dessutom finansierat inköp av utrustning mm för projekt Testbädd som tillhör Diagnostik-centrum. Medel för detta fanns inte upptaget från början i budgeten för 2012. Tabell specifikation resultat (mkr) Verksamhetsområde/klinik Bokslut 2012 Budget 2012 Bokslut 2011 Ledning och stab - 2,1 0 + 2,2 Strategiskt ledningsstöd - 0,7 0-3,0 AO Projekt och uppdrag - 1,6 0-4,0 AO Systemförvaltning - 0,1 0 + 0,1 AO Infrastruktur + 8,4 0 + 4,8 Övrigt - 3,9 0 0 Summa 0 0 0
Årsredovisning 2012 13 Utfall nyckelindikatorer Medborgarperspektivet Strategiskt mål 1: God följsamhet till verksamhetens behov Framgångsfaktor Nyckelindikator Mål-värde Utfall Föregående utfall IT-centrums verksamhetsområden Samtliga 4 affärsområden har lokal Klart Klart Delvis har lokala handlingsplaner som är beslutade och klart handlingsplaner i linje med förankrade IT-strategi Mättidpunkt Strategiskt mål 2: Hög leveransförmåga från förvaltningsobjekt God följsamhet mot förvaltningsplan Genomföra planerade aktiviteter Genomföra 75 % av planlagda aktiviteter Strategiskt mål 3: Hög förmåga att leverera säkra och tillgängliga tjänster Klargöra kundernas krav på tillgänglighet Tydlig kravbild för servicenivåer (SLA) för de mest centrala tjänsterna. 75% 75% Identifiera befintliga kontinuitetsplaner 100 % 100% 100% Identifieri ng klar Uppdaterade kontinuitetsplaner Identifierade tjänster och fastställda krav på servicenivåer. 75 % av befintliga är uppdaterad e 50 % Ej mätt initiativ pausat 50% 50% av arbetet är genomför t. Plan klart Q4 Ej mätt initiativ pausat Fastställda arbetsrutiner för servicenivåer 50 % Ej mätt initiativ pausat Ej mätt initiativ pausat Strategiskt mål 4: Kundtillfredsställelse Definierade och strukturerade kundgrupper med liknande behov Segmentering av kunder för matcha erbjudande till kundens behov 75 % nöjda kunder enligt kundenkät Genomförs ej Genomför s ej Kundanpassad presentation av IT-centrums tjänster vad gäller funktion och kostnad Tjänstekatalog etablerad och framtagen. 75 % nöjda kunder enligt kundenkät Ej mätt initiativ pausat Ej mätt initiativ pausat Strukturerade former för möten mellan IT-centrum och kund Kunddialog och kommunikationsplan framtagen 75 % nöjda kunder enligt kundenkät 72% Strukturer ade former finns, resultatet ej
Årsredovisning 2012 14 uppmätt. Strukturerade former för samordning med övriga kundtjänster inom stöd och service inom landstinget Utvecklade samarbetsrutiner, för t.ex. FIXA Klart Klart Pågående Standardiserade beställningsrutiner för tjänster Utvecklade och dokumenterade beställningsrutiner 75 % nöjda kunder enligt kundenkät 76% Standardis erade beställnin gsrutiner finns, resultatet ej uppmätt Standarddokument för uppföljning av kundnöjdhet Andel nöjda kunder enligt kundenkät 75 % nöjda kunder enligt kundenkät 77% Standardd okument för uppföljnin g finns, resultatet ej uppmätt Processperspektivet Strategiskt mål 1: Effektiva processer för verksamhetens uppdrag Förmåga till ledning och styrning av projekt, förvaltning och uppdragsverksamhet IT-centrum arbetar efter beskrivna, förstådda och Etablerat ett stödsystem för projekt och förvaltningsstyrning 90 % av pågående projekt Ja Ja Arbete pågår och målet kommer att nås under året Införande av projektkontor Ja Ja Arbete pågår och målet kommer att nås under året Tillämpa pm3 på samtliga förvaltningsuppdrag inom PE (ITcentrum) 16 objekt 15 objekt 13 (prognos för helåret är 15) Antal förvaltningsobjekt där man 16 objekt 13 objekt 13 (prognos för Föregående Framgångsfaktor Nyckelindikator Mål-värde Utfall utfall Mättidpunkt Tillämpa LiÖs projektstyrnings-modell 100 90
Årsredovisning 2012 15 accepterade förvaltningsprocesser Fungerande arbetssätt och forum för planering och samordning mellan förvaltningsobjekt, projekt och linjefunktioner. Väl definierade och kända processer för tjänsteleveransen - utveckla denna Mätning av tillgänglighet - IT akuten Fastställa processer och rutiner för utveckling av nya produkter i syfte att förankra framtagning och informera om nya produkter Strategiskt mål 2: Miljömål arbetar efter beslutade processer Beslutade och etablerade arbetssätt och forum Definiera, dokumentera, standardisera och implementera processer för våra operativa arbetssätt. Steg 1. Nulägesanalys Steg 2. Aktiviteter i beslutat projektdirektiv Öka lösningsgraden av ärenden i 2:a linjen Fastställda checklistor, mallar och arbetsrutiner. Andel förankrade och godkända produktifieringsprojekt Klart 2 steg 75 % Genomförd a aktiviteter enligt projektdire ktiv Forum för operativ, taktisk och strategisk planering finns Projektet genomfört och projektmålen är uppnådda. helåret är 15) Forum för operativ, taktisk och strategisk planering finns Projekt pågår och projektm ålen kommer vara uppnådda under året. +5 % -2,3% -1,5% Klart Har strukturerat informations kanaler mellan ITcentrum och verksamhete n. Inga ytterligare åtgärder har genomförts 75 % Produktifierin gsprojekt mäts inte separat. Därför görs ingen mätning av denna nyckelindikator. Har strukturer at informati onskanale r mellan ITcentrum och verksamh eten. Inga ytterligar e åtgärder genomför s nu Produktifi eringsproj ekt mäts inte separat. Ingen mätning av denna nyckelindikator kommer därför genomför as. Framgångsfaktor Nyckelindikator Mål-värde Utfall Föregående utfall Etablera respolicy för Etablerad och kommunicerad respolicy Klart Ej klart Arbetet medarbetare inom ITcentrum inklusive förslag på miljömål inte påbörjat Mättidpunkt
Årsredovisning 2012 16 Uppdatering av befintligt miljöprogram Uppdaterat miljöprogram Klart Klart Arbetet pågår Etablera Grön IT för ITcentrums bidrag till minsta möjliga miljöpåverkan Definiera mål och planera för förbättringsområden baserat på Grön IT Klart Arbetet pågår Arbetet pågår Medarbetarperspektivet Strategiskt mål 1: Delaktiga, engagerade medarbetare Kännedom om verksamhetens mål och resultat Ökad förståelse för kundernas (interna och externa) verksamhet Skapa mall för Uppföljning och utvärdering av hospiteringar Medarbetare som upplever att man arbetar mot samma mål Alla medarbetare skall hospitera hos våra kunder (interna och externa) en dag per år Andel medarbetare som utnyttjar mallen Strategiskt mål 2: Kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag 76 74 2011: 71 201204 50 % 11% 11% 75 % <10% <10% Ta tillvara på kompetens och ge möjlighet till kompetensutveckling Medarbetare som upplever att man har möjlighet att utnyttja hela sin kompetens Skapa en god lärmiljö Medarbetare som upplever att ledningen stimulerar kompetensutveckling Medarbetare som tycker att man inom enheten är bra på att lära av varandra Strategiskt mål 3: Gott chef och ledarskap 79 78 2011: 74 201204 76 71 2011: 71 201204 Kommunikation gällande mål och resultat Medarbetare upplever att närmaste chef sätter tydliga mål för enheten Medarbetare som upplever att närmaste chef ger regelbunden 71 74 2011: 66 201204 Föregående Framgångsfaktor Nyckelindikator Mål-värde Utfall utfall Mättidpunkt Ökad delaktighet Medarbetare som upplever att man 80 79 2011: 75 201204 medverkar i förbättrings- och utvecklingsarbete Föregående Framgångsfaktor Nyckelindikator Mål-värde Utfall utfall Mättidpunkt 73 69 2011: 68 201204 Föregående Framgångsfaktor Nyckelindikator Mål-värde Utfall utfall Mättidpunkt 75 76 2011: 70 201204
Årsredovisning 2012 17 återkoppling av resultat Information och delaktighet Medarbetare som upplever att närmaste chef skapar delaktighet genom att informera på ett bra sätt 79 79 2011: 74 201204 Ekonomiperspektivet Strategiskt mål 1: Ekonomi som ger handlingsfrihet Andel av samtliga PEVE med positivt resultat Strategiskt mål 2: Långsiktig hållbar ekonomi Framgångsfaktor Nyckelindikator Mål-värde Utfall Konkurrenskraftig Lägre priser jämfört med annan verksamhet jämförbar verksamhet Kostnadseffektivitet Välanpassad egen konsultverksamhet Andel externa konsulter (kostnad externa konsulter/(kostnad externa konsulter + Lönekostnad IT-centrum) 60 % 51 % 45 % < 100 % m. Jämförbara produkter Ingen aktivitet 2012 46 % 46 % 45 % Beläggningsgrad 85 % 92 % 91 % Strategiskt mål 3: Kända och kostnadssatta tjänster Framgångsfaktor Nyckelindikator Mål-värde Utfall Tjänstekatalog för IT-centrum Driftsatt tjänstekatalog 1.0 0 Ingen aktivitet 2012 Produktionsredovisning Andel medarbetare som produktionsredovisar 95 % 99 % 96 % Föregående Framgångsfaktor Nyckelindikator Mål-värde Utfall utfall Mättidpunkt Positivt ekonomiskt resultat Resultaträkning +/- 0 Mkr +/- 0 Mkr +2 Mkr Föregående utfall Ingen aktivitet pågår Mättidpunkt Föregående utfall Ingen aktivitet pågår Mättidpunkt Färgsättning för måluppfyllelse sker enligt: Målet uppfyllt Målet ej uppfyllt men utfallet förbättras Målet ej uppfyllt