BEVARANDE OCH GALLRING AV INFORMATION INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION HOS MYNDIGHETER I STOCKHOLMS STAD

STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MARTIN STÅHL PROMEMORIA DNR 9.4-5370/11 SID 1 (22) 2011-06-16 BEVARANDE OCH GALLRING AV INFORMATION INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION HOS MYNDIGHETER I STOCKHOLMS STAD ÄRENDET Myndigheter som omfattas av beslutet Detta beslut syftar till att reglera bevarande och gallring av allmänna handlingar som förekommer inom löne- och personalområdet i Stockholms stad. Beslutet gäller för samtliga myndigheter för vilka Stockholms stads arkivregler (Kfs 2007:26) gäller. Med myndighet avses förvaltningar, bolag eller stiftelser. Beslutet gäller för alla verksamheter i Stockholms stad, oavsett vilket system som används inom löne- och personalområdet. Samma bestämmelser om bevarande och gallring är sålunda tillämpliga för såväl de myndigheter som är anslutna till det stadsgemensamma systemet (för närvarande LISA) som för de som inte är det, utan använder egna system. Beslutet är systemoberoende. Beslutets uppbyggnad Beslutet omfattar bestämmelser om bevarande och gallring, och är indelat i fyra delar. Dessa består av information rörande: 1. LÖN 2. ANSTÄLLNING 3. PERSONALSOCIAL VERKSAMHET 4. TJÄNSTEPENSION OCH AVTALSFÖRSÄKRINGAR Informationen kan finnas i digital såväl som i analog form. Beslutet är i huvudsak medieoberoende eftersom mediet kan ändras över tid. Det kan dessutom variera mellan olika myndigheter. Handlingar som traditionellt har varit pappersburna kan komma att digitaliseras i framtiden. Av denna anledning används även begreppet information, snarare än bara handlingar. stadsarkivet@ssa.stockholm.se

SID 2 (22) Bevarande och gallring Underlag till bestämmelserna om bevarande och gallring i föreliggande förslag är hämtat från SSA 2010:8, det gallringsbeslut som endast gällde för de verksamheter som inte är anslutna till det stadsgemensamma systemet. Beslutet innehåller en del med uppgifter och handlingar som ska bevaras (av forskningsmässiga och legala skäl) samt en annan del med information som ska gallras efter en specifik tid. De gallringsfrister som anges räknas från utgången av det år under vilket informationen skapats (inkommit eller upprättats). I de fall informationen ingår i ett ärende räknas gallringsfristen från utgången av det år ärendet avslutats. Detta gäller exempelvis information rörande ledigheter, då gallringsfristen gäller från utgången av det år ledigheten upphört, och information som rör lönefordran, då gallringsfristen gäller från det år skulden reglerats. Därutöver finns en tredje kategori av information som kan gallras vid inaktualitet. Med begreppet gallring vid inaktualitet avses när handlingen enligt myndighetens bedömning saknar framtida värde för allmänhetens insyn, rättsskipning, förvaltning och forskning. Detta gäller handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion har en tillfällig eller ringa betydelse, eller eftersom att de överförs till nya medier/ersätts av nya handlingar (dvs. kopior). Tidigare beslut som ersätts Detta beslut ersätter det tidigare generella gallringsbeslutet från 1999 (SSA 1999:5), med ändring SSA 2007:4, för de verksamheter som är anslutna till det stadsgemensamma systemet. För de verksamheter som inte är anslutna till detta system upphävs det generella gallringsbeslutet från 2010 (SSA 2010:8) i och med föreliggande beslut. Beslutet innebär ett utökat bevarande och ett specificerande av att vissa uppgifter ska bevaras i digital form. Beslutet träder i kraft omgående. Nya bestämmelser om digitalt bevarande Bestämmelserna om bevarande och gallring av information som skapas och hanteras digitalt är nytillkomna. Med hänsyn till att stadens personalsystem kan skilja sig en aning vad gäller funktionalitet och innehåll ska modellen användas av verksamheter i den grad det går. Om de uppgifter som i beslutet angetts som bevarandevärda också finns i det egna systemet ska de också bevaras. Utgångspunkten är att digitala uppgifter ska bevaras i digital form. Bevarande på andra medier kan emellertid i undantagsfall medges. Kontakta arkivmyndigheten om detta skulle bli fallet.

SID 3 (22) I detta sammanhang bör kommenteras att bestämmelsen om bevarande av kontrolluppgifter är ny (tidigare kunde dessa gallras med en sjuårig gallringsfrist), med hänvisning till den forskningspotential som kontrolluppgifterna har, i egenskap av unika sammanställningar av löneinformation. Exempelsamling Till beslutet bifogas en exempelsamling, med konkreta exempel på handlingstyper. Avsikten är att visa vilka handlingar som kan finnas inom varje kategori. Exempelsamlingen är tänkt som en vägledning för verksamheten och utgör inte en komplett lista över handlingar inom löne- och personaladministration. Vid tveksamhet hur beslutet ska tillämpas rekommenderas verksamheten att ta kontakt med Stockholms stadsarkiv. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Ursprunglig remissomgång Det ursprungliga gallringsförslaget, vilket avsåg att omfatta de verksamheter i staden som inte är anslutna till det stadsgemensamma systemet och som ledde fram till stadsarkivets gallringsbeslut SSA 2010:8, remitterades år 2010 till ett flertal instanser. Totalt inkom då nio svar. Revisionskontoret och juridiska avdelningen, SLK hade inga invändningar mot förslaget. Personalstrategiska avdelningen (PAS), SLK, framhöll att preliminära pensionsuträkningar bör bevaras, med hänvisning till att frågor om pensionens storlek kan uppkomma långt efter att utbetalning påbörjats. Gallringsförslaget innehöll ursprungligen en tvåårig gallringsfrist för dessa preliminära uträkningar. PAS reviderade sedermera sin synpunkt till att föreslå en sjuårig gallringsfrist (räknat från den tidpunkt då beslut om tjänstepension inkommit) för dessa handlingar. Stadsarkivet har ändrat gallringsförslaget för preliminära pensionsuträkningar i enlighet med detta sistnämnda påpekande från PAS, dvs. till sju år. Gallringsförslaget remitterades även till tre bolag (Stockholm Vatten AB, Stockholm Business Region AB och Skolfastigheter i Stockholm AB) samt till moderbolaget Stockholms Stadshus AB. Förstnämnda bolag hade inget att invända mot gallringsförslaget. Stockholm Business Region ansåg att fristen för vissa av de handlingstyper som nämns i exempelsamlingen borde förlängas från 3 till 10 år (t.ex. föräldraledighetsansökningar samt semester- och ledighetsansökningar). Bolaget motiverade denna synpunkt med att handlingarna bör ses som bokföringsunderlag och därför bör fristen också stämma överens med bokföringslagens krav. Eftersom ingen av de andra instanserna, däribland Revisionskontoret, gjort samma påpekande har stadsarkivet valt att inte ändra gallringsfristerna.

SID 4 (22) Från Skolfastigheter i Stockholm (SISAB) och Stockholms Stadshus AB (liksom även från Bra arkivkonsult AB; som, med Annelie Montén, Sipu Arkivkonsult, var de två konsultfirmor som lämnade synpunkter på förslaget, se mera nedan) inkom synpunkter på tre områden. En formulering i det ursprungliga förslaget om att modellen för bevarandet av den digitala informationen byggde på årliga uttag föranledde frågan vad som skulle hända med informationen efter dessa uttag, om den skulle levereras till stadens e-arkiv etc. Denna formulering har nu strukits. Vidare ifrågasattes bevarande av kontrolluppgifter hos stadens verksamheter, då dessa bevaras hos Skatteverket. Stadsarkivet har valt att ha kvar bestämmelsen om bevarande, bl.a. med hänvisning till den tillgängliggörandepotential av informationen som kommer att finnas i och med stadens e-arkiv. Ovanstående instanser vände sig också mot bestämmelsen om att ackumulerade lönelistor ska bevaras och framhävde bl.a. att dessa listor inte ens förekommer i alla verksamheter. Ackumulerade lönelistor har därför tagits bort ur beslutet. Från Bra arkivkonsult AB inkom även andra värdefulla ståndpunkter, bl.a. att den bestämmelse som fanns med i utkastet och som slog fast att gallringsbeslutet skulle tillämpas retroaktivt borde ses över. Stadsarkivet har ändrat denna formulering och rekommenderar nu istället att beslutet används retroaktivt. Samma konsultfirma förespråkade också gallring av tjänstgöringsintyg, något som stadsarkivet också tagit hänsyn till i den slutliga versionen av beslutet. Remissomgång för nuvarande gallringsförslag Föreliggande gallringsförslag, som syftar till ett gemensamt beslut för hela Stockholms stad, har remitterats till fem instanser: juridiska avdelningen (SLK), Revisionskontoret, personalstrategiska avdelningen (SLK) samt för att täcka in de LISA-anslutna även till Trafikkontoret och Södermalms stadsdelsförvaltning. Av de fem instanserna var det två, Södermalms stadsdelsförvaltning och SLK:s personalstrategiska avdelning, som hade synpunkter på förslaget. Synpunkterna från Södermalms stadsdelsförvaltning berörde exempel på handlingstyper som förvaltningen ansåg saknades i utkastet till gallringsbeslutet. Till dessa handlingstyper hörde handlingar som avsätts i processen att hålla årlig löneöversyn och det är också bestämmelser om dessa som stadsarkivet beslutat att ta med i en utvidgad version av gallringsbeslutet. Bestämmelserna återfinns som ett fjärde avsnitt under kategorin Information rörande lön. Stadsarkivets förslag om bevarande- och gallringsregler för handlingar inom löneöversynen har stämts av med och godkänts av juridiska avdelningen samt av personalstrategiska avdelningen (båda inom SLK) och av Revisionskontoret.

SID 5 (22) Personalstrategiska avdelningen uppmärksammade stadsarkivet på att trygghetsavtal inte längre finns, varför bestämmelserna om dessa har utgått ur det avsnitt där dessa tidigare togs upp (4.2 Avtalsförsäkringar). STADSARKIVETS SYNPUNKTER Stadsarkivets tillsynsenhet företräder uppfattningen att gallring kan medges enligt förslaget utan att de ändamål som anges i arkivlagens 3 åsidosätts. Stadsarkivet bedömer att forskningsvärdet hos de handlingar/uppgifter som föreslagits för gallring är lågt. Verksamheten återspeglas väl i den information som avses bevaras. FÖRSLAG TILL BESLUT Stadsarkivarien föreslås bifalla gallringsförslaget i dess helhet. Martin Ståhl Arkivarie

SID 6 (22) 1. INFORMATION/UPPGIFTSTYPER RÖRANDE LÖN Dessa uppgifter ska bevaras (om de finns i digital form ska de bevaras digitalt) UPPGIFTER OM LÖN Personnummer Utbetalningsdatum Arbetsgivarkod (vid behov) Kön Anställningsnummer Löneart (kod och klartext) Löneindelning (kod och klartext) Omfattning From, tom (transens from/tom datum) Antal (dagar, timmar m.m. beroende på ersättning/avdrag) Belopp Valuta

SID 7 (22) KONTROLLUPPGIFT Kontrolluppgifter fr.o.m. 2007 bevaras. Kontrolluppgiften ska innehålla följande information (enligt anvisningar från Skatteverket): Rättelsedatum om rättad uppgift sänds in; specifikationsnummer; uppgiftslämnarens namn och adress; uppgiftslämnarens person- /organisationsnummer; inkomsttagarens namn och adress; inkomsttagarens person-/organisationsnummer; delägare m.fl. i fåmansföretag Skatt: avdragen skatt; anställningstid (fr.o.m./t.o.m.), arbetsställenummer från SCB Kontant lön m.m.: kontant bruttolön m.m.; ersättningar som ligger till grund för egenavgifter samt specifikation av belopp; ersättningar som inte är underlag för socialavgifter samt specifikation av belopp Kostnadsersättningar: enligt schablon: bilersättning, traktamente inom riket, traktamente utom riket; motsvarande gjorda utlägg m.m. avseende: resekostnader, logi; tjänsteresa längre tid än tre månader: inrikes, utrikes; övriga kostnadsersättningar samt specifikation av belopp Förmåner m.m.: skattepliktiga förmåner utom bilförmån och drivmedel vid bilförmån; bostad småhus; kost; bostad ej småhus; ränta; parkering; annan förmån samt specifikation av denna; förmån har justerats; förmån som pension; skattepliktig bilförmån utom drivmedel; drivmedel vid bilförmån; kod för förmånsbil; antal månader med bilförmån; antal km med bilersättning vid bilförmån; betalt för bilförmån Tjänstepension, övriga ersättningar, vissa avdrag: tjänstepension; ersättningar som inte är underlag för socialavgifter och som inte ger rätt till skattereduktion för arbetsinkomst samt specifikation av belopp; vissa avdrag samt specifikation av belopp; vissa inte skattepliktiga ersättningar till utländska experter m.fl. enligt beslut från Forskarskattenämnden Kapital: hyresersättning Skattereduktion för husarbete: underlag för skattereduktion för hushållsarbete; underlag för skattereduktion för ROT-arbete

SID 8 (22) INFORMATION RÖRANDE LÖN 1. Lönegrundande underlag 3 år Här avses information som utgör underlag för löneberäkningar, t.ex. frånvarounderlag och andra underlag för tillägg och avdrag på lön. Undantag - löneunderlag som visar närvaro, exempelvis tjänstgöringsuppgifter, 10 år jourtids-/beredskaps- och övertidsuppgifter. - följande löneunderlag som också är räkenskapshandlingar: handlingar 10 år som utgör underlag för ersättning till uppdragstagare; kvittens på kontant löneförskott och reseförskott; reseräkningar med kvitton och underlag (inklusive utlägg i samband med resor). 2. Kontrolluppgifter Kontrolluppgifter (fr.o.m. 2007; kontrolluppgifter till 2006 bevaras gallras efter 7 år), utdata för skatteredovisning, uppbördsspecifikationer 3. Lönelistor/-sammanställningar och kodförteckning till lönelista Lönelistor/-sammanställningar 7 år Med lönelistor avses månadsvisa listor över löneutbetalningar, som visar vilken lön som betalats ut till en anställd under den aktuella perioden. Lönelistorna/-sammanställningarna innehåller kontering så att det går att följa posten från ekonomisystemet. Då två eller flera lönelistor endast skiljer sig åt med avseende på sorteringsordning, t.ex. är ordnade efter organisatorisk hemvist respektive personnummer, får alla utom en gallras vid inaktualitet. Gallring av lönelistor får ske under förutsättning att uppgifter nödvändiga för uträkning av tjänstepension och avtalsförsäkringar bevaras. Se nedan under undantag. Arvodesutbetalningar (som är pensionsgrundande) måste redovisas i lönesystemet och inte i ekonomisystemet. Kodförteckning till lönelista/-sammanställning bevaras Undantag - lönelista/-sammanställning innehållande nödvändiga bevaras uppgifter för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringar

SID 9 (22) enligt vid varje tid gällande avtal. 4.Årlig löneöversyn Direktiv och tidplan för löneöversyn Gallras efter löneöversynen (bevaras hos Personalstrategiska avdelningen, Stadsledningskontoret) Överläggningar med fackliga organisationer om principer för löneöversyn Bevaras Dokumentation från lönesättande samtal (minnesanteckningar, blanketter etc.) Gallras vid inaktualitet (t.ex. i samband med nästa lönesamtal) Handlingsplan för liten eller utebliven löneutveckling Bevaras Förhandlingsprotokoll/dokumentation om avstämning, överenskommelse om lön. Bevaras Beslut om genomförd löneöversyn Bevaras

SID 10 (22) 2. INFORMATION RÖRANDE ANSTÄLLNING Dessa uppgifter ska bevaras (om de finns i digital form ska de bevaras digitalt) UPPGIFTER OM PERSON Personnummer Aviseringsdatum Kön Ev. sekretess/skyddad identitet Namn (för- och efternamn) Adress C/o adress Postnummer Ort Adressalternativ, -postnummer, -ort Personnummer -bytedatum, -nytt, - tidigare

SID 11 (22) UPPGIFTER OM ANSTÄLLNING Alla personens anställningar redovisas. Personnummer Arbetsgivarkod Anställningsnummer Anställning (fr.o.m.) Kön Avtal, kod och klartext Anställningstyp, kod och klartext Anställningform, kod och klartext Semestergrupp, - klartext Rekrytering-väg, kod och klartext Avgång-väg, kod och klartext; -orsakkod och klartext, -datum Semester (år, betalda semesterdagar enl avtal) Befattningsuppgift (from, tom, befattningsbenämning, kod och klartext ) Specialbestämmelse (from, tom, specialbestämmelse, kod och klartext) Förmånsgrupp (from, tom, förmånsgrupp, kod och klartext ) Baslöneuppgift (from, tom, belopp grund, belopp enl arbetstidsvillkor, valuta) Lönetilläggsuppgift (from, tom, klartext, belopp grund, belopp enl arbetstidsvillkor, valuta) Arbetstidsuppgifter (from, tom, heltidsmått timmar per vecka, tjänstgöringsgrad %)

SID 12 (22) INFORMATION RÖRANDE ANSTÄLLNING 1. Rekrytering och tillsättning bevaras Här avses information som tillkommer i samband med intern och extern rekrytering och tillsättning av en anställning, både sådan som utannonserats och sådan som inte utannonserats. Det gäller t.ex. ansökningshandlingar, sammanställningar över samtliga sökande till en anställning och anställningsavtal. Undantag: -ansökningshandlingar för sökande, externt och internt, av utannonserad anställning om sökanden inte fått anställningen -ansökningshandlingar för sökande, externt och internt, av ej utannonserad anställning om sökanden inte fått anställningen 2 år efter tillsättning vid inaktualitet 2. Anställningsförhållanden bevaras Här avses information som rör anställningens innehåll och arbetsförhållanden, t.ex. arbetsbeskrivning och anmälan om förändrad sysselsättningsgrad 3. Tjänstgöringsbetyg bevaras Här avses tjänstgöringsbetyg som innehåller värdeomdömen. Undantag: -tjänstgöringsintyg vid inaktualitet Anm.: Tjänstgöringsintygen är mera kortfattade och innehåller uppgifter om arbetstid och uppgifter etc. -arbetsgivarintyg för arbetslöshetskassa 2 år 4. Entledigande bevaras Här avses information som tillkommer i samband med att en anställd lämnar sin anställning, t.ex. ansökan och beslut om uppsägning.

SID 13 (22) 3. INFORMATION RÖRANDE PERSONALSOCIAL VERKSAMHET 1. Arbetsanpassning och rehabilitering bevaras Här avses information som tillkommer i samband med arbetsgivarens rehabiliteringsarbete. 2. Arbetsskador bevaras Här avses information som tillkommer i samband med att en anställd skadas i arbetet. 3. Omplacering bevaras Här avses information som tillkommer i samband omplacering av medicinska och psykosociala skäl. 4. Disciplin bevaras Här avses information som tillkommer i samband med att disciplinåtgärder vidtas mot en anställd.

SID 14 (22) 4. INFORMATION RÖRANDE TJÄNSTEPENSION OCH AVTALSFÖRSÄKRINGAR 1. Tjänstepension bevaras Här avses information som tillkommer i samband med handläggning av tjänstepensionsärenden. Undantag: -preliminär uträkning av tjänstepension 7 år efter att beslut om tjänstepension har inkommit 2. Avtalsförsäkring bevaras Här avses information som tillkommer i samband med handläggning av avtalsförsäkringsärenden.

SID 15 (22) EXEMPELSAMLING 1. INFORMATION RÖRANDE LÖN: 1.1 Lönegrundande underlag 3 år Frånvarounderlag -handlingar rörande ledighet: ansökan och beslut om semester, tjänstledighet, studieledighet, fackligt uppdrag, föräldraledighet, ledighet med tillfällig föräldrapenning och andra ledigheter -handlingar rörande ledighet vid sjukdom: försäkran om sjuklön, läkarintyg, frånvarouppgift för sjukdom, friskanmälan -beslut om sjukbidrag Underlag för tillägg och avdrag på lön -handlingar i samband med jämkningar -handlingar rörande personalköp -intyg om annan huvudarbetsgivare -handlingar rörande krav på återbetalning av lön -skattsedlar -tjänsteresa med egen bil -underlag för korrigering av lön -utmätning av lön Undantag: 10 år Närvarounderlag: -sammanträdesrapporter från nämndsammanträden -sammanträdesrapporter från styrelsesammanträden -tidregistreringsuppgifter som är lönegrundande (ej lönegrundande tidregistreringsuppgifter gallras vid inaktualitet) -tjänstgöringsuppgifter (redovisning av arbetad tid, jourtid, mertid, övertid, obekväm arbetstid, beredskapstid och förskjuten arbetstid) Löneunderlag som också är räkenskapshandlingar: -arvode, bekräftelse eller räkning för uppdragstagare -kvittens på kontant löneförskott -kvittens på kontant reseförskott -reseräkningar med kvitton och underlag

SID 16 (22) 1.2 Sammanställningar, listor och statistik 2 år -bevakningslista, aviseringslista, signallista för löne- och personalhändelser -beräkningsunderlag för retroaktiv lön -kontrollista för exempelvis budgetavstämning -rapporter över flexibel arbetstid, t.ex. tidrapporter -redovisning av betalda arbetsgivaravgifter -sammanställningar över uttagna och kvarstående semesterdagar -statistiska sammanställningar Undantag: -sammanställningar över jourtid, övertid och mertid -kontrolluppgifter (fr.o.m. 2007; kontrolluppgifter till 2006 gallras efter 7 år) -utdata för skatteredovisning (listor som redovisarpreliminär skatt 7 år eller kvarstående skatt) -uppbördsspecifikationer 3 år bevaras 7 år 1.3 Lönelistor/-sammanställningar och kodförteckning till lönelista -lönelistor/-sammanställningar -lönefördelningsböcker -kodförteckning till lönelista (löneartskatalog) 7 år 7 år bevaras Undantag: - lönelista innehållande nödvändiga uppgifter för beräkning bevaras av tjänstepension och avtalsförsäkringar enligt vid varje tid gällande avtal Anm.: Bevarande för beräkning av tjänstepension och avtalsförsäkringar kan ske i form av en ackumulerad lönelista som innehåller de uppgifter som är nödvändiga för uträkning av tjänstepension och avtalsförsäkringar enligt vid varje tid gällande avtal. Om den ackumulerade lönelistan inte innehåller de nödvändiga uppgifterna skall månadslönelistan eller motsvarande sammanställning bevaras.

SID 17 (22) 1.4.Årlig löneöversyn Direktiv och tidplan för löneöversyn Gallras efter löneöversynen (bevaras hos Personalstrategiska avdelningen, Stadsledningskontoret) Överläggningar med fackliga organisationer om principer för löneöversyn Bevaras Dokumentation från lönesättande samtal (minnesanteckningar, blanketter etc.) Gallras vid inaktualitet (t.ex. i samband med nästa lönesamtal) Handlingsplan för liten eller utebliven löneutveckling Bevaras Förhandlingsprotokoll/dokumentation om avstämning, överenskommelse om lön. Bevaras Beslut om genomförd löneöversyn Bevaras

SID 18 (22) 2. INFORMATION RÖRANDE ANSTÄLLNING: 2.1 Rekrytering och tillsättning bevaras -anställningsavtal (för såväl tillsvidareanställning som tidsbegränsad anställning) -ansökningshandlingar till anställning om anställningen tillsatts av sökanden -arbetstillstånd -lönebeslut -sammanställning över alla sökande till viss anställning -intyg om arbetsförmåga Undantag: -ansökningshandlingar för sökande till utannonserad anställning som inte fått anställningen 2 år efter tillsättning -ansökningshandlingar för sökande till ej utannonserad anställning som inte fått anställningen vid inaktualitet 2.2 Anställningsförhållanden bevaras -anmälan om förändrad sysselsättningsgrad -ansökan och beslut om att kvarstå i anställning efter uppnådd pensionsålder -ansökan och beslut om minskad arbetstid i samband med delpension -mål- och ansvarsbeskrivningar, arbetsbeskrivning, arbetsinstruktion -beslut om förtidspension -handlingar rörande lönebidrag: beslut med underlag, handlingsplan för anställning med lönebidrag -handlingar rörande bisyssla -krav på förstadagsintyg -matrikelkort (systematiskt förda uppgifter om en anställds lön och tjänstgöring) -meddelande om avstängning -handlingar rörande tillfälligt försättande ur tjänst -utredning och beslut om omplacering av organisatoriska skäl

SID 19 (22) 2.3 Tjänstgöringsbetyg bevaras Undantag: - tjänstgöringsintyg vid inaktualitet -arbetsgivarintyg för arbetslöshetskassa 2 år 2.4 Entledigande bevaras -ansökan om uppsägning -avtal om avgångsvederlag -beslut om uppsägning/entledigande/avsked -beslut om avgång vid förtidspension -underrättelse/varsel om anställningens upphörande -utredning om uppsägning/entledigande/avsked

SID 20 (22) 3 INFORMATION RÖRANDE PERSONALSOCIAL VERKSAMHET: 3.1 Yrkesmässig rehabilitering bevaras -behandlingskontrakt -beslut om rehabiliteringsersättning -rapport om resultat från behandling -rehabiliteringsplan -rehabiliteringsutredning -särskilt läkarutlåtande i rehabiliteringsärende -utlåtande/rapport om test och arbetsprövning 3.2 Arbetsskador bevaras -anmälan av arbetsskada -beslut om arbetsskadeersättning -läkarutlåtande om arbetsskada -register som upprättats i enlighet med Arbetsmiljöförordningen (1977:1166) -utredning om arbetsskada 3.3 Omplacering bevaras -beslut om omplacering -utlåtande i omplaceringsärende -utredning om omplacering 3.4 Disciplin bevaras -disciplinåtgärd enligt nämnd- eller delegationsbeslut -dokumentation om olovlig frånvaro -fråga om disciplinpåföljd -skriftlig varning -underlag inför disciplinär åtgärd -underrättelse om disciplinpåföljd -yttrande inför disciplinär åtgärd

SID 21 (22) 4 INFORMATION RÖRANDE TJÄNSTEPENSION OCH AVTALSFÖRSÄKRINGAR: 4.1 Tjänstepension bevaras -ansökan om förhandsbesked om tjänstepension / kommunal förmån -ansökan om tjänstepension / kommunal förmån -beslut och uträkning av tjänstepension med underlag -beslut om allmän pension från försäkringskassan -dödsfallsintyg och släktutredning -förfrågan om anställningar -förfrågan om tidigare anställningar (den berördes egna uppgifter) -pensionsbesked (pensionsbrev med bilagor) -sammanställningar av pensionsunderlag -utdrag ur tjänstematrikel Undantag: -preliminär uträkning av tjänstepension / kommunal förmån 7 år efter att beslut om tjänstepension har inkommit 4.2 Avtalsförsäkring bevaras Trygghetsförsäkring vid arbetsskada: -ansökan (anmälan) med underlag om ersättning i enlighet med TFA-KL -beslut om ersättning i enlighet med TFA-KL -förfrågan om arbetsskada Avtalsgruppsjukförsäkring: -ansökan (anmälan) med underlag om ersättning i enlighet med AGS-KL -beslut om ersättning i enlighet med AGS-KL Tjänstegrupplivförsäkring: -ansökan (anmälan) om ersättning i enlighet med TGL-KL / facklig grupplivförsäkring

SID 22 (22) -beslut om ersättning i enlighet med TGL-KL -underlag till ansökan: dödsfallsintyg och släktutredning, personintyg, arbetsgivarintyg med anmälan om avliden arbetstagare