Brukarcentrerat IT-stöd för personlig assistans BITA

Brukarcentrerat IT-stöd för personlig assistans BITA

Agenda Föreningen Sambruk Sammanhållen e-förvaltning inom LSS/LASS Brukarcentrerat IT-stöd för personlig assistans (BITA) Övergripande om projekten Frågestund

Sambruk..En ideell förening för kommunal samverkan kring utveckling av e-förvaltning

Allmänt Ideella föreningen Sambruk i Sverige en ideell förening för verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster fokuserar på verksamhetsutveckling med hjälp av informationsteknik medlemmar påverkar själva utvecklingen av e-tjänster utifrån den egna kommunens behov initiera, driva och/eller delta projekt

Sambruk historik Startade som idé / nätverk 2003, främst IT-folk 12 kommuner + Statskontoret Fem pilotprojekt 2003 2004 Verksamhetsutveckling m h a informationsteknik Formell intresseförening 2005 Styrelse Verkställande tjänsteman Projektkoordinator Projekt & nätverk 2008; 80+ medlemskommuner + Verva & SKL

Varför kommunala e-tjänster Stora förväntningar från medborgare och statsmakterna att utveckla statlig och kommunal förvaltning Förbättra kommunal service och tillgänglighet för medborgarna Sänka kommunernas kostnader för den kommunala förvaltningen

FoU i Sambruk Sömlös e-förvaltning i Myndigheten Sverige Myndigheten Sverige Se på det offentliga som en samlad aktör, som bör agera på ett samordnat och serviceinriktat sätt mot medborgare Olika myndigheter förutsätts samverka i syfte att forma och tillämpa så rationella och effektiva arbetssätt som möjligt i relation till medborgare Sömlös: Myndighetsgränser ska inte skapa onödig byråkratisk friktion Inte acceptabelt att en myndighet via sina regelverk, rättstolkningar och annat agerande vältrar över arbete och kostnader på andra myndigheter Medborgarglasögon när man betraktar den offentliga förvaltningen Bli förvånad varje gång som myndigheter inte klarar av att samverka sinsemellan med medborgarnas bästa för ögonen

Projekt: Sammanhållen e- förvaltning inom LSS/LASS

Sammanhållen e-förvaltning inom LSS/LASS Processinriktad verksamhets-/it-utveckling inom föreningen Sambruk Aktionsforskningsprojekt FoU-projekt med finansiering från VINNOVA Projektstart januari 2007 med 14 kommuner och Försäkringskassan Verksamhetsdiagnos för processutveckling Kravspecifikation för e-tjänst/it-system avseende tidrapportering

LSS: Projektmål Att med hjälp av sammanhållen e-förvaltning förbättra tjänsten mot medborgaren samtidigt som mindre resurser krävs i administrationen Skapa standardiserade rutiner för samverkan mellan kommuner och Försäkringskassan Ökad samfunktionalitet (interoperabilitet) mellan kommuner och Försäkringskassan Kvalitetssäkra att den assistansberättigade får det beviljade antalet timmar verkställt Öka effektiviteten och bättre nyttja kommunernas resurser inom verksamheten personlig assistans

Från första projektmötet.. Vansinneshantering av papper. Ser fram emot förenklingar på alla håll och kanter vad gäller administrationen. Få bättre koll på kostnaderna. - Enhetschef Att kunna förenkla det här. Det är otroligt tidskrävande och rörigt. - LSS-administratör.. Tydligare ansvar (vem skriver på för timmarna). Idag är det inte helt rättssäkert - Enhetschef Förbättra redovisning och kunna få bättre kontroll än vad vi har idag. Att vi gör rätt saker och får tillbaka rätt pengar. - Ekonom

Viktigt ställningstagande Ursprungliga projektmål är fokuserade på effektivisering av den kommunala verksamheten Arbetet är dock starkt påverkat av forskning kring tjänsteutveckling och användarcentrerad utveckling Brukarna i centrum!

Kommun som anordnare av personlig assistans enligt LSS/LASS Personlig assistent Löneavd. Arbetsledare Ekonomiavd. Brukare God man

Tre utvecklingsområden Från ansökan till beslut Handläggningstid på FK lång för LASS-beslut Avvaktansbeslut i kommuner; kan avvika från FK-beslut Olika riktlinjer & praxis mellan FK och kommuner Dubbelarbete utförs av FK & kommuner (utredningar) Val av anordnare & avtal Kan vara svårt för klient att välja anordnare Kommuns informationsroll oklar Tidsredovisning & ersättning Omfattande arbete för att samla in & granska tidrapporter (kommuner & FK) God man intygar på lösa grunder Eftersläpning i ersättning från FK Komplex ersättningsprocess

Förändringsbehov: Grund för idéutveckling Från ansökan till beslut Klargöra samverkan mellan FK och kommun Eliminera behov av avvaktansbeslut Snabbare handläggning till LASS-beslut Val av anordnare & avtal Klargöra kommunens informationsroll avseende assistans Förtydliga avtal kring anordning Tidsredovisning & ersättning Förbättrad kvalitetssäkring Förenklad hantering från tidrapport via räkning till utbetalning

Förslag till förändringar framtagna inom projektgruppen Visionära till sin karaktär Eftersträva radikala processförbättringar Helhetsperspektiv för att skapa rationella och effektiva processer över organisatoriska gränser Inte asfaltera kostigar Inte begränsat till befintlig lagstiftning Förändringarna måste genomföras stegvis Steg 1: Kommuninternt baserat på nuläge Steg 2: Samverkan med Försäkringskassan (kräver samsyn, lagstöd och investeringsvilja)

Processförbättringar LSS/LASS Från tungrodd pappershantering och slentrianmässig signatur av brukare/god man Till kvalitetssäkrad IT-baserad process Mobil tidsregistrering Kontroll/jämförelse av schema vs rapporterad tid görs av arbetsledare samt ev av brukare/god man Förenklad och tidseffektiviserad räkningshantering Ensad utbetalning (faktisk tid istället för schabloner)

Förändringsförslag: Tidsredovisning & ersättning Datafångst för tidrapportering ska ske vid källan (av personlig assistent) med stöd av lämplig mobil informationsteknik Kommun (arbetsledare) får fullmakt av brukaren att kontrollera/godkänna assistenternas redovisade timmar i nytt IT-system för tidsredovisning Brukare & god man ges möjlighet att granska scheman och tidrapporter via nytt IT-stöd (e-tjänst eller utskrivna underlag)

Förändringsförslag: Tidsredovisning & ersättning IT-systemet ska ge möjlighet att skicka komplett, kvalitetssäkrad räkning till FK efter ca 7-10 dagar Utbetalning görs enligt faktiska timmar, inte schablon FK gör stickprovskontroller istället för begära att signaturer

IT-stödets tre vyer Arbetsledare Schema Schema Schema Tidrapporter Kommentarer Tidrapporter Fastställanden Kommentarer TidIT Assistent Tidrapporter Kommentarer (anteckningar) Kommentarer, invändningar Schema Tidrapporter Fastställanden Assistans Brukare (eller god man)

Planering Omsorg & tidrapportering Granskning & fastställande Redovisning Arbetsledare -Studera beslut (beviljade timmar) -Schemalägga (två vyer) -Hantera användare och avvikelseregler -Tidrapportera -Meddelas ifall planerat arbetspass ej inletts -Granska schema & tidrapport -Fastställa tidrapporter (avvikande / ej avvikande) -Skriva ut räkningar -Skriva ut löneunderlag Assistent -W: Studera schema -W: Kontaktuppgifter (brukare/arb.ledare) -W: Ändra personliga uppgifter -M: Inleda arbetspass -M: Avsluta arbetspass -W: Tidrapportera -MW: Kommentera tidrapport -W: Se behov av tidrapp. -W: Rapportera expenser -W: Studera schema, tidrapport och fastställande -(Studera löneunderlag?) -W: Skriva ut expensrapport Brukare -Studera schema -Studera kontaktuppgifter till arbetsledare -Studera LSS/LASS-info -Granska schema, tidrapport och fastställande -Kommentera -Studera räkning W=Web M=Mobil

Kommunspecifik programvara (Kumla) Mellan Programvara (krävs ev. nya adaptrar i andra kommuner) Säkerhet s- adapter Generell programvara Arbetsedarv y -------------- -- Desktopklie nt Klientapplikationer Assistentv Assistentv y y ----------- ----------- ----- ----- Webbklien Mobilklien t t Brukarvy ----------- ----- Webbklien t Mobilityguard Säkerhetstjänster Webbserv er [IIS 6.0] Öppet: åtkomst Av inloggning och vissa publika delar Active Directory Skyddat: åtkomst av privata systemdelar och verksamhetsdata Personec P Ekonoma Schemaadapter Ekonomiadapter TidIT Huvudsyste m Modul för DBåtomst Modul för SMS Databasserver Specifik SMStjänst Servertjänster Trygghets - övervakni ng

Designprototyper för ITsystemet TidIT Notera att dessa bilder är tidiga designförslag systemets slutliga version kan komma att avvika från förslagen.

IT-stöd för assistensberättigade Brukartjänst

IT-stöd för personliga assistenter Assistentens mobila applikation och e-tjänst

Inleda arbetspass Pia Persson, personlig assistent, anländer till dagens arbetspass hos Karin Karlsson 2007-07-10 klockan 07:53. Hon använder en mobiltelefon som finns hos brukaren och startar ITsystemet TidIT. Det aktuella planerade arbetspasset är förvalt i en lista. Pia väljer arbetspasset, vilket ger henne en ny bild med detaljerad information. Pågående Planerat Dagens arbetspass bokningar 08:00 20:00, 2 h rast Karin Karlsson Karin Karls.. (8-20) Storgatan 1b 322 Skriv Oplanerad 11 anteckning Ankeborg aktivitet 073-010 Avsluta 00 00 Välj ett annat arbetspasset datum Se Påbörja Avsluta dagens arbetspasset TidIT bokningar Se Avsluta dagens TidIT bokningar PiaP 2007-07-10 07:53 Där väljer hon alternativet påbörja arbetspass, vilket följs av ett meddelande att arbetspasset är påbörjat, varpå Pia avslutar applikationen.

Inleda arbetspass Samlad vy av IT-stöd

Avsluta arbetspass När klockan är 20:02 är Pia färdig med dagens bestyr. Hon startar TidITapplikationen på sin mobiltelefon och väljer att avsluta. I samband med detta ombeds Pia specificera vissa uppgifter Antal timmars rast, kommentar till arbetsledare, brukare (om det inledda arbetspasset är oplanerat) Därefter väljer hon att skicka tidrapporten. Sen kan inte Pia ändra denna tidrapport mer, utan måste i så fall gå via arbetsledaren. Pågående Avslutat arbetspass 08:00 2007-07-10 Tidrapporten 20:00, 07:53 har 2 h till rast Karin skickats. Karlsson 07:53 Skriv anteckning 20:02 2007-07-10 2007-07-10 Avsluta Se dagens arbetspasset bokningar Se Skicka Avsluta dagens tidrapport TidIT bokningar Avsluta Avbryt TidIT PiaP 2007-07-10 20:02 11:19 07:53 (Hon kan däremot lägga till omsorgsanteckningar även efter att tidrapporten är skickad.)

Scenario 6: Sammansatt illustration av IT-stöd

Studera schema Dagens bokningar Karin Karls.. (8-20) Oplanerad aktivitet Välj ett annat datum Avsluta TidIT PiaP 2007-07-10 20:26 juli 2007 m t o t f l s 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 2007-07-10 20:26 Dagar där bokningar finns markeras med fetstil i månadskalendern

Övriga tankar kring IT-stödet Säkra inloggningar och överföringar är av största vikt Assistenter bör (som komplement till mobil lösning) kunna utföra vissa uppgifter via webben Se sitt schema Genomförda tidrapporter inkl. kommentarer Se arbetsledarens fastställda beslut kring arbetad tid Skriva tidrapportkommentarer till arbetspass Övrigt? Ändra personlig info? Stöd för andra uppgifter?

IT-stöd för arbetsledning Arbetsledarens applikation

Arbetsledarens vy av systemet Arbetsledaren måste granska och fastställa en stor mängd tidrapporter IT-stödet kan presentera en stor mängd tidrapporter och ge arbetsledaren möjlighet att enkelt godkänna alla med ett knapptryck Arbetsledaren kan definiera vad som är enligt plan och vad som är avvikelse från plan T ex att arbetspasset påbörjats vid planerad tidpunkt ± 10 minuter Avslutats vid planerad tidpunkt ± 10 minuter Har en totalt avvikelse på max 15 minuter Ej fått några invändningar från klienten Arbetsledaren måste ange en kommentar när en tidrapport med avvikelse fastställs

Arbetsledarens vy av systemet Detta innebär en automatisering av en stor mängd av arbete som idag sker på papper Lättare för arbetsledaren att få en överblick av och sammanställa information (t ex räkningen) Arbetsledaren ges ett stöd att följa upp avvikelser från planen och kontrollera orsaken till dessa Arbetsledaren kan också i realtid få information om ifall ett visst arbetspass inte påbörjats i tid och följa upp detta (extra trygghet)

Kommentar krävs vid avvikelse Tidrapporten avviker från schemat: Kommentar krävs från arbetsledare Tidrapporten avviker avsevärt från schemat. Du måste skriva in en kommentar kring avvikelsen för att fastställa tidrapporten. Det som tidigare sagts om arbetspasset Planerat arbetspass för brukaren Tuva Evasson är schemalagt 2008-01-03, 08:15 16:00, med 1 timmes reast. Kim Kimsson har rapporterat arbete 2008-01-03, 08:02 17:29, med 1 timmes rast. Kommentarer: Assistenten efter var försenad pga bussproblem (Kim Kimsson, Assistent, 2008-01-03, 17:29). Fastställande Kommentarer Starttid: Sluttid: 08:15 17:30 Övertid har registrerats för Kim Kimsson. Detta uppvägs av att mindre tid registreras för assistenten på nästa planerade pass för Tuva. Rast: 60 (minuter) Fastställ tid för arbetspasset enligt ovan Avbryt nu för att fastställa vid senare tillfälle

Projektet BITA: Brukarcentrerat IT-stöd inom personlig assistans

BITA: Nystartat projekt Stort intresse i kommunerna att genomföra föreslagna förändringar! BITA syftar till att konstruera det skissade ITstödet (som har arbetsnamnet TidIT) Kumla är pilotkommun Inkrementell utveckling 2009-04-01 till 2009-12-31 (nuläge: Se separat presentation) Pilotdrift i Kumla under hösten Intressentcentrerad, agil utveckling Öppen källkod

Vikigt behålla fokus på brukarna BITA-projektet består av Projektledning Projektgrupp (inkl. brukare) Styrgrupp (finansiärer) Referensgrupp (inkl. brukare)

BITA som forskningsprojekt

SAMSKOP Teori/modell/metodutveckling Kunskapstillförsel Prövning Erfarenheter Verksamhetsutvecklingsprojekt med forskarstöd Personlig assistans LSS/LASS + BITA Samverkan Stat - Kommun Ekonomiskt bistånd Etjänster/IT-system Kommunutveckling Samverkan Stat - Kommun