Processdrivna e-tjänster för näringslivsutveckling ger nytta för företag och kommun!

Transkript

1 Processdrivna e-tjänster för näringslivsutveckling ger nytta för företag och kommun! Annie Röstlinger Forskningsgruppen VITS Linköpings universitet FoU-projekt med stöd från VINNOVA Processdrivna e-tjänster för näringslivsutveckling i kommuner PROFET-projektet ett samarbetsprojekt mellan Linköpings kommun (projektägare) Mjölby kommun Motala kommun Norrköpings kommun Linköpings universitet Forskningsgruppen VITS Läs mer om VITS och PROFET på 1

2 Övergripande projektmål Uppnå ett förbättrat näringsliv genom att underlätta för företag att etablera, expandera och på annat sätt stärka och utveckla sin verksamhet i kommuner Projektfokus 2

3 Projekttrigger Företagsutveckling: för företaget en utvecklingsprocess för kommunen flera ärendeprocesser mark bygg företagarperspektiv kommunperspektiv miljö som behöver samordnas Pojektidé E-tjänster och processorientering för förbättrad näringslivsutveckling Företag ska på ett bättre sätt kunna genomföra och följa sina kommunala ärendeprocesser Kommunen ska bättre kunna samordna, genomföra och följa upp olika ärendeprocesser Fyra kommuner i samverkan, gemensamma lösningar IT-stöd, ändrade arbetssätt och samverkansformer 3

4 PROFET - genomförande Fyra parallella processdiagnoser har genomförts pröva initial projektidé ge förutsättningar för fortsatt arbete jämföra kommunerna och identifiera likheter och skillnader över 100 intervjuer med handläggare, chefer, politiker och företagsrepresentanter Kravspecificering/design av Företagsportal med e-tjänsteapplikationer IT-verktyg för bättre intern samordning av olika ärenden & processer Pågående verksamhetsutveckling Processer Roller; myndighetsutövning - serviceorientering Förbättra kommuners arbete med näringslivsutveckling Processer Roller IT-verktyg: interna IT-system & externa e-tjänster Företagare En samlad aktör Samordnade delprocesser Resultatinriktad kommunikation Samklang i processer, roller och verktyg 4

5 Interna e-processer & externa e-tjänster hanteras ibland som separata företeelser Interna e-processer i kommunen Externa e-tjänster för företag där e-tjänster endast ses som ett gränssnitt mellan kommunen och företagare Företagare 5

6 men ett processperspektiv ger en helhet Interna e-processer i kommunen Externa e-tjänster för företag Varför e-tjänster? Slutsatser från processdiagnoser Företag har bristande kunskaper om regler som gäller inom olika områden Företag kan ha svårt att få kontakt med rätt person vilket kan ge många kontaktpunkter och olika budskap Handläggningsprocessen kan ta lång tid pga att företag lämnar ofullständiga handlingar Företag har svårt att veta vad som händer med ärenden i den egna processen 6

7 Samverkan kommun - företag Företag behöver bli kunniga om kommunen Interna e-processer i kommunen Externa e-tjänster för företag Kommunen behöver bli kunnig om företagen Kommunen kan ta ett ansvar för samverkan ger positiva effekter för kommun, företag, medborgare E-tjänster? Digitalisering av blanketter? ELLER Omstrukturering av processer? 7

8 E-tjänster för livsmedelsärende Anmäla registrering av livsmedelsanläggning Ansöka om tillstånd för livsmedelsanläggning Förutsättningar - anmäla eller ansöka? Anmälan om registrering Ansökan om tillstånd Företag antar Kommunen beslutar Fel processval kan ge Tidsförlust Merkostnader Merarbete för företag och kommun Rätt processval? Kräver kunskaper Vem väljer? Handläggare Företaget IT-system 8

9 Digitalisering av blankett? 'Anmälan' anger blankettens funktion; liten textstorlek? Att företaget blir registrerat innebär att företaget blir föremål för kommunens tillsyn och då påförs en årsavgift utifrån en riskklassning, detta framgår inte. Hur få info om taxan? * * Ansökan - anmälan? Vad är anläggning (det som registreras) - lokal, utrustning, rutiner? Jfr nedan anläggningen ska hållas öppen * * Info om fastigheten - tillhör kategorin nedan: Uppgifter om livsmedelslokalen. Omotiverad placering utifrån ett företagarperspektiv * * Företagsnamn? Samordningsnr? Mobiltel/e-post? Namn på skylt Var anger man denna info? Mobil anläggning är en egen kategori som kräver egna textfält. Torghandel chassinummer? Hur gammalt får reg.bevis vara? * Vad händer om handlingarna inte bifogas? Varför slipper enskild firma? Info om öppethållande tillhör inte kategorin handlingar som bifogas? * Kan anmälan gälla en pizzeria? Ledtexten ger inte tillräckligt stöd för att beskriva de aspekter som handläggaren ska bedöma. Textfält kan nyttjas för bättre stöd att beskriva verksamheten? Öppethållande alla tider på dygnet? Vem anmäler/skriver under, olika identiteter/roller anges på blanketten? Sökande, fakturamottagare, inreg namn, kontaktperson, firmatecknare, underskrift. Underskrift kan vara oklar, textat namn saknas. Vem ska skriva under vem har skrivit under? 9

10 Omstrukturering av processer kan ge: Ökat serviceinnehåll mot företag Effektivisering av handläggning Effektiv frågehantering Kompletta ansökningar & underlag Säkra ansökningar (inloggning & kontroller) Förutsättningar för legal följsamhet Stöd för hantering av olika ärendetyper Handläggarnas kompetens inriktas mot komplexa ärenden Ger mer än digitaliserad blankett E-tjänster i Profet Avsett för företagare Samlad information om företagande i kommunen Söka/hämta information, få kontakt, ställa frågor, få svar Lägga upp info om företaget (inloggning mina sidor ) Initiera ärenden Följa ärenden, ta emot beslut Se utvecklingsprocesser Se ärendehistorik 10

11 Processdrivna e-tjänster några grundläggande designprinciper Exempel från livsmedelsärenden Stöd för kontextbaserad & kumulativ kunskapsuppbyggnad bidra till kunniga företagare Hantering av livsmedel är reglerat i lag. Livsmedel som släpps ut på marknaden ska vara säkra att konsumera. Konsumenterna får heller inte vilseledas. Ofta krävs att kommunen prövar verksamheten och att livsmedelsanläggningen godkänns eller registreras. Behöver livsmedelsanläggningen godkännas eller registreras av kommunen? Tag reda på vilka regler som gäller! Om godkännande eller registrering krävs av kommunen måste en ansökan eller en anmälan lämnas in. Tag reda på vad denna process innebär! Lämna uppgifter och skicka in ansökan/anmälan. 11

12 Processtransparens bidra till förståelse av process och effekter Företagsportal > Start-Livsmedel > Regelverk > Process Process - Prövning av livsmedelsanläggning Lämna uppgifter och skicka in ansökan/anmälan [företag] Bekräfta mottagen ansökan/anmälan [registrator] Pröva ansökan/anmälan [handläggare] Meddela beslut [handläggare] Bekräfta mottaget beslut [företag] Betala prövningsavgift [företag] Betala årlig kontrollavgift [företag] Kontroll av livsmedelsanläggning [handläggare] Tjänstetydlighet Informationstjänster Företagsportal > Start-Livsmedel > Regelverk > Process Process - Prövning av livsmedelsanläggning Personlig kontakt Lämna uppgifter och skicka in ansökan/anmälan [företag] Bekräfta mottagen ansökan/anmälan [registrator] Pröva ansökan/anmälan [handläggare] Meddela beslut [handläggare] Utförandetjänster (kräver inloggning) Bekräfta mottaget beslut [företag] Betala prövningsavgift [företag] Betala årlig kontrollavgift [företag] Kontroll av livsmedelsanläggning [handläggare] 12

13 Formulär för registrering av uppgifter ger stöd för registrering av uppgifter & underlag för handläggning Tematiserat *Typ av verksamhet Servering Detaljhandel Distribution Tillverkning Dynamiskt Hygienisk risk *Ansökan/anmälan gäller en verksamhet där livsmedel inte bereds, behandlas eller bearbetas bereds, behandlas eller bearbetas *Anmälan/ansökan gäller en verksamhet där livsmedel hanteras förpackat oförpackat Stegvis användarstyrt Handlingstydlighet och -konsekvenser Avsluta ansökan/anmälan På denna sida kan du se de uppgifter som som du har angivit på de olika formulärsidorna. Kontrollera att allt har blivit korrekt. Om du vill ändra någon uppgift, gå tillbaka och ändra på formulärsidorna. Om du har missat att ange någon uppgift som är obligatorisk, visas detta genom en röd text i aktuellt fält. Har du en e-legitimation kan du skicka in ansökan/anmälan elektroniskt. Det går också att skriva ut den på papper, skriva under och därefter skicka in den per post. När du har skickat in ansökan/anmälan via Företagsportalen sparas ansökan/anmälan automatiskt så att du kan se den på Företagssidan under Utvecklingsprocesser & ärenden. Vem - uppgifter om kontaktperson för verksamheten Namn Telefon Eva Olson Obligatorisk uppgift saknas, komplettera! Vem - uppgifter om kontaktperson för ansökan/anmälan Namn Bo Boson Hur vill du bli kontaktad? tel, , e-post: bo.boson@bo.se 13

14 Guidning i processen, informationstydlighet & kompletterande uttrycksmöjlighet Du har angivit verksamheten som... Detta innebär att de uppgifter du skickar in via Företagsportalen kommer att behandlas som en ansöka om godkännande av livsmedelsanläggning. För att ansökan ska bi komplett måste du också skicka in nedanstående bilagor. Bilagor kan bifogas ansökan elektroniskt eller skickas in separat (elektroniskt eller i pappersform). De bilagor som skickas in separat ska ges det referensnummer som erhålls i retur när ansökan skickas in via Företagsportalen. *Planritning Skickas separat Bifogas elektroniskt Bläddra *Redovisning av ventilationssystemet Skickas separat Bifogas elektroniskt Bläddra Övriga upplysningar Fullständighet Avsluta ansökan/anmälan På denna sida kan du se de uppgifter som som du har angivit på de olika formulärsidorna. Kontrollera att allt har blivit korrekt. Om du vill ändra någon uppgift, gå tillbaka och ändra på formulärsidorna. Om du har missat att ange någon uppgift som är obligatorisk, visas detta genom en röd text i aktuellt fält. Har du en e-legitimation kan du skicka in ansökan/anmälan elektroniskt. Det går också att skriva ut den på papper, skriva under och därefter skicka in den per post. När du har skickat in ansökan/anmälan via Företagsportalen sparas ansökan/anmälan automatiskt så att du kan se den på Företagssidan under Utvecklingsprocesser & ärenden. Vem - uppgifter om kontaktperson för verksamheten Namn Telefon Eva Olson Obligatorisk uppgift saknas, komplettera! Vem - uppgifter om kontaktperson för ansökan/anmälan Namn Bo Boson Hur vill du bli kontaktad? tel, , e-post: bo.boson@bo.se 14

15 Processdrivna e-tjänster Utnyttja potentialen i e-tjänster på ett kreativt sätt för att skapa processer som ger nytta för företag och kommun! Processer Företagare Roller IT-verktyg Finns hinder? Var? Deltagare - kontaktpersoner Projektledare Per Widman, Linköpings kommun (per.widman@linkoping.se; ) Peter Larsson, Mjölby kommun (peter.larsson@mjolby.se; ) Mats Södling, Motala kommun (mats.sodling@motala.se; ) Ulf Arumskog, Norrköpings kommun (ulf.arumskog@norrkoping.se; ) Forskningsgruppen VITS, Linköpings universitet: Forskningsledare Göran Goldkuhl (goran.goldkuhl@liu.se; ) Anders Persson (anders.persson@liu.se; ) Annie Röstlinger (annie.rostlinger@liu.se; ) Stefan Cronholm (stefan.cronholm@liu.se; ) Ulf Melin (ulf.melin@liu.se; ) 15