ÄNNU JOBBA SMARTARE i din tidningsavdelning RUTINER FÖR TIDSAM OCH INTERPRESS 1
Nu blir Tidningar mer Lönsamma och rutinerna Enklare! Nu ersätter vi plastade tidningsbuntar med helt nya och moderna plastlådor för leveranser och returer av tidningar. Det innebär effektivisering och många fördelar för Din butik: Tidsvinst en studie från Nielsen visar att lådan ger ca 25% tidsbesparing för dig inom dagligvaruhandeln och 20% för dig inom övrig handel! Enkelt lådan förenklar hantering både vid leverans och retur. Rent & snyggt lådan gör att alla tidningar är rena, hela och därmed alltid säljbara. Hej då plastbunt, Välkommen Tidningslåda! 2
ENKELT Det ska vara ENKELT att jobba med tidningar. Nu gör vi det ännu ENKLARE för dig genom att alla tidningar kommer att levereras och returneras i speciella tidningslådor. Nytt är även att du kan returnera båda Tidsam- och Interpresstitlar i samma returlåda. ENKLARE rutiner innebär tidsvinst som medför att tidningarna blir ännu mer lönsamma för er butik! Nielsens studie visar en tidsbesparing på ca 25% i dagligvaruhandeln. Exempelvis behöver du inte leta tomkartonger till dina returer eller ta bort all plast från buntarna. Tidningslådan är specialframtagen för tidningar tillsammans med Svenska Retursystem (SRS) och handeln och är tillverkad av miljövänlig plast. I samband med att tidningslådan införs kommer även vissa rutiner att förändras. För att göra det så smidigt som möjligt för er i butik har vi gjort denna broschyr med de nya rutinerna & checklistor. Vi hoppas att den ska hjälpa dig att snabbt komma in i de nya rutinerna. Fyra steg till enklare tidningshantering: 1. SÄKER LEVERANS I TIDNINGSLÅDA - SID 4 2. PACKA UPP TIDNINGAR - SID 5 3. PACKA TIDSAM- OCH INTERPRESSRETURER - SID 6 TIDNINGS- LÅDA 4. RETURRAPPORTERA - SID 10 www.tidsam.se 3
1. SÄKER LEVERANS I TIDNINGSLÅDA Butiken får leverans från Tidsam i tidningslådor två gånger i veckan. Lådan skannas av chauffören och ska sedan kvitteras av er i butik. Det sker endast en kvittens vid leverans och inte vid retur. Den som tar hand om tidningsleveransen ska alltid kontrollera att det är rätt antal lådor. Det görs genom att titta på leveransetiketten som finns på lådan. Det kommer tydligt att stå på leveransetiketten hur många lådor butiken får totalt. Om det står 1/4 innebär det att detta är tidningslåda nummer 1 av totalt 4 lådor. Om det inte stämmer och du har fått fel antal lådor ska du alltid reklamera det Sälj och kundsupport. Lådan kommer dessutom att vara bandad med ett buntband som ska tas bort innan lådan kan öppnas. Rutiner för dina leveranser från Interpress får du av Interpress. Leveransetikett 4 SAKNAR DU... Lådor? Saknas en/fler lådor reklamera detta hos vår Sälj- och kundsupport på tel 020-57 56 55. Titlar? Saknar du VISSA exemplar av titlar - gör en leveransreklamation på www.tidsam.se. Saknar du ALLA exemplar av en titel? Ring Tidsams Sälj- och kundsupport på tel 020-57 56 55. Plomber? Saknar du plomber, går det bra att beställa på www.tidsam.se. Leveransföljesedel? Saknar du leveransföljesedel - beställ en kopia på www.tidsam.se. Etiketter? Saknar du returetiketter så kan du beställa nya på www.tidsam.se
2. PACKA UPP TIDNIngAR Ta med tidningslådorna till tidningshyllan både de med tidningar i och tomma lådor som du ska packa returerna i. Ta även med leveransföljesedeln från Tidsam med vidhängd returorder som alltid ligger i låda 1. Börja med att plocka ner alla tidningar enligt returordern. På så sätt frigör du utrymme för de nya tidningarna. Lägg returerna i tidningslådan samtidigt som du skriver antalet exemplar på returordern. Lägg även Interpress returer i samma låda när du plockar ner de titlarna som ska returneras. Är en tidning slutsåld skriver du 0 vid Antal i retur. På returordern finns även angivet vilka tidningar som ska skickas som specialretur. Dessa tidningar har också ordet Specialretur tryckt i det vita fältet vid streckkoden och ska packas i en separat tidningslåda, men rapporteras på samma sätt som andra returer. I lådan med specialreturer ska även Interpress specialreturer läggas ner. Rutiner för vilka Interpresstitlar du ska returnera får du av Interpress. I varje leverans kommer: En leveransföljesedel med vidhängd returorder. På leveransföljesedeln står det bl a vilka tidningar som ligger i vilken låda, hur många tidningar i varje låda samt hur många lådor du fått. Du kan även gå in på www.tidsam.se under beställa kopior och skriva ut en kopia på följesedeln så slipper du leta efter rätt låda med följesedel i. Leveransföljesedel TIPS! Ställ upp de nya tidningarna! Tidsam har gjort ett flertal undersökningar för att förstå hur konsumenterna letar efter sin tidning i hyllan, allt för att kunna ge er i butik så bra tips som möjligt för att driva försäljning. Viktigt är t ex att hålla ihop sortimentsgrupperna och att placera storsäljarna mitt i tidningshyllan där syns de och säljer bäst. Gör det enkelt för konsumenten att hitta i hyllan då säljer du mer! Konsumenten tillbringar ca 20 sekunder i tidningsavdelningen se till att ha ordning och reda så alla snabbt hittar sin tidning. Då missar du ingen försäljning! 5
3. Packa TIDSAM- OCH INTERPRESSretur i tidningslåda TIDNINGS- LÅDA Tidningar från Tidsam och Interpress ska returrapporteras minst en gång i veckan. Tänk på att fylla lådan/orna så mycket det går innan du skickar dem till Tidsam. Skicka dock alltid in lådorna minst var fjortonde dag. Ordinarie retur: Packa ner returerna för både Tidsam och Interpress i tidningslådan. Fyll lådan så mycket det går, men locket måste gå att stänga igen. Försegla locket med hjälp av plomberna samt fäst returetiketten på tidningslådans lock. Se nedan hur du gör med plomberna och returetiketten. Fäst en plomb på vardera kortsidan på lådans lock. Returetikett Plomber levererar vi till dig utan beställning. Specialreturetikett GÖR SÅ HÄR: Fäst etiketten enligt instruktionen här till vänster på lådans lock. Etiketten klistras fast på lådan det finns klister på baksidan av etiketten. Det ska endast vara EN etikett på locket. Det får inte finnas någon gammal etikett kvar i sådana fall ska den tas bort. Båda etiketterna (returetikett + specialreturetikett) skickas automatiskt till dig efter ditt behov. De skickas med ordinarie leveranser. Specialretur: Informationen om vilka tidningar som ska skickas som specialretur står på returordern och på både Tidsamoch Interpresstitlarna. Packa specialreturer i en separat tidningslåda. Stäng locket och plombera med plomberna. Sätt endast returadressetikett för specialretur på lådan. Skicka dina specialreturer minst var fjortonde dag - även om lådan inte är fylld. OBS! NUMERA ÄR DET ENDAST EN SPECIALRETURETIKETT PÅ LÅDAN SOM GÄLLER! 6
skicka tillbaka tomma lådor? TIDNINGS- LÅDA Du bör inte lagra fler tidningslådor i butik än vad du behöver för att kunna skicka dina returer. Det innebär att du kommer behöva skicka tillbaka tomma lådor till Tidsam ibland. Alla lådor skickas alltid tillbaka till Tidsam även om du fått dem av Interpress. GÖR SÅ HÄR: 1. Stapla alla lådor- med locket öppet - i varandra. Lådan går endast att stapla åt ett håll - om du inte får ner lådorna i varandra - vänd på lådan. 2. 3. När chauffören hämtar lådorna skannas koden som sitter på insidan av det öppna locket. Lådorna behöver inte returrapporteras, eller ha någon markering att de ska till Tidsam eftersom de alltid skickas till Tidsam. Lådorna skannas av chauffören och när de anländer till Tidsam, detta för att du på ett säkert sätt ska få tillbaka panten. TIPS! Spara ungefär hälften av lådorna du får vid leveransen de ska du ha att skicka returer i! Har du för många returnera dem till Tidsam. Viktigt: Gamla transportetiketter ska tas bort innan du sätter på någon ny. Det får aldrig finnas två synliga transportetiketter på lådan då kan lådan inte skickas iväg. Sätt transportetiketterna (returetikett eller specialreturetikett) på angiven plats för att lådan ska kunna skickas iväg. Ta för vana att alltid returrapportera när du är klar i tidningsavdelningen. Då slipper du betala för tidningar du inte sålt. 7
Fakta Tidningslåda Effektivare packning. Mått: L 40 cm, B 30 cm, H 27,5 cm Lådan har lock. Säker utleverans - lådan försluts med buntband. Säker retur - lådans lock plomberas av butik innan den skickas tillbaka till Tidsam. Pant lådan kommer att ha ett pantsystem. Staplingsbar tar därmed mindre plats i butik. Tillverkas av återvunnen miljövänlig plast. Säker leverans & retur! 30 cm 40 cm 27,5 cm 8
PANT FÖR TIDNINGSLÅDAN Tidningslådan som både Tidsam och Interpress använder är speciellt framtagen tillsammans med SRS (Svenska Retursystem) och handeln för att passa tidningar. Lådan är försedd med pant och detta gäller för panten: Panten är 80 kr per tidningslåda, det är ingen moms på panten. 80 kr i pant debiteras på de lådor som levereras till butiken. Antalet och beloppet kommer att redovisas på respektive leverantörs faktura. Det innebär att pant kommer att debiteras både för lådor från Tidsam och från Interpress. Nedan finns ett exempel på hur det kommer att se ut på din Tidsam faktura. Alla lådor med returer och alla tomma lådor skickas till Tidsam. Det innebär att all återbetalning av pant (kreditering) kommer att ske endast från Tidsam. På fakturan på Interpress kommer du alltid att se antal levererade lådor och belopp på pant från Interpress. *Tidningslådan är speciellt framtagen för tidningar tillsammans med Svenska Retursystem (SRS) som äger lådorna. Vill du läsa mer om SRS och deras verksamhet, gå gärna in på www.retursystem.se. Svenska Retursystem Bra att veta Antal levererade och returnerade lådor med belopp under aktuell faktureringsperiod kommer att finnas på den vanliga fakturan från Tidsam. FAKTURA 9
4. Returapportera www.tidsam.se Du ska ALLTID returrapportera på både www.tidsam.se och www.interpress.se Ta gärna som rutin att returrapportera direkt när du är klar i tidningsavdelningen. Dock senast måndagen efter att du fått dina leveranser dvs minst en gång i veckan till både Tidsam och Interpress. Tänk på att fylla lådan/orna så mycket det går innan du skickar dem till Tidsam. Skicka dock alltid in lådorna minst var fjortonde dag. När du returrapporterar till Tidsam: gå in på www.tidsam.se och klicka på fliken Återförsäljare, logga in med kundnummer och pinkod. Från och med i höst kan du även returrapportera returerna till Tidsam i Tidsams app. Den finns gratis för din smartphone, sök på Tidsam. Returrapportera via appen Med den nya appen Tidsam kan du enkelt returrapportera direkt vid tidningshyllan. Logga in med kundnummer samt pinkod och följ instruktionerna. Läs av tidningens EAN:kod Ladda hem vår app! Ändra uppgifter och lägga in bilder på din tidskriftsavdelning Returrapportera direkt vid hyllan! Läs dina meddelanden enkelt i mobilen 10
Svar på de 6 vanligaste frågorna om returrapportering. www.tidsam.se 1. Vad betyder koderna på tidningen och vilket syfte har de? Pr-kod Utgåvenr. Pr-kod Pr-kod är de fyra siffrorna som är placerade ovanför streckkoden. Koden är unik för varje tidning. Utgåvenummer Utgåvenummer är tidningens utgivningsnummer och skrivs efter pr-koden. Siffran 03 i exemplet är numret på just den här tidningens utgåva. 3. Jag har fått ett felmeddelande: EAN-kod OBS! Returordern är giltig t o m måndag veckan efter ni fått returordern. EAN-kod EAN-kod finns under streckkoden och visar information om land, pris mm. 2. Jag har fått ett felmeddelande: Fel pr-kod eller utgåvenummer. Vad betyder det? Fel pr-kod eller utgåvenummer kan betyda något av följande: Du har skrivit fel pr-kod. Kontrollera pr-koden. Kontrollera att du skrivit rätt utgåvenummer. Du försöker att rapportera en tidning som inte distribueras av Tidsam. Ni har angett fler tidningar än vad som levererats. Vad betyder det? Du har rapporterat in fler tidningar än vad som står skrivet på följesedeln, antingen har du räknat fel antal eller så fick du fler tidningar vid leveransen än det som står på följesedeln. När du får din leverans, kontrollera alltid att antalet tidningar stämmer mot följesedeln. Du har rapporterat en tidning i retur men ej skickat den tillbaka till Tidsam. När du sedan försöker rapportera tidningen på nytt uppstår meddelandet Ni har angett fler tidningar än vad som levererats. Ta för vana att alltid packa tidningarna direkt efter de är rapporterade. Kontrollera att pr-koden på tidningen stämmer med pr-koden på returordern. 4. OBS! Du behöver inte längre skriva årtal framför utgåvenummer. Det räcker med endast utgåvenummer. Jag har fått ett felmeddelande: Tidningen är för gammal för att returrapportera Vad betyder det? Tidningen har blivit för gammal för att returneras till Tidsam, vilket innebär att du ej får ersättning för den. Samtliga tidningar som ska i retur står uppskrivna på returordern. Ta för vana att alltid följa returordern så blir det rätt. 11
5. Jag har missat att returrapportera en tidning. Hur går jag tillväga då? Om du har missat att returrapportera en tidning behöver du lägga till den på din nästkommande returorder genom att lägga till en Extrarad. Se följande förklaring på hur du gör detta. A) Börja med att logga in på din aktuella returorder, precis som vanligt. B) Här ser du de tidningar som ska rapporteras enligt returorder för den aktuella veckan. Fyll i dessa precis som vanligt och klicka på knappen Kontrollera retur. C) Gå därefter till Rapportera extrarader. 12
D) Här fyller du i pr-kod, utgåva och antal tidningar som du vill lägga till på din returorder. Klicka därefter på Kontrollera retur. E) Extraraden som du lagt till hittar du längst ner på returordern och börjar alltid med radnr. 200. Klicka på knappen Godkänn returrapportering för att slutföra hela din returorder. 1 2 3 4 5 200 6. Vad behöver jag i övrigt tänka på när jag gör returrapportering på webben? När du har fyllt i alla de tidningar som ska i retur så är det viktigt att du slutför följande steg för att din retur ska bli registrerad hos oss och att du ska få din ersättning. Klicka på knappen Kontrollera retur Klicka på knappen Godkänn returrapportering 13
www.tidsam.se TIPS! Osålda tidningar som inte returapporteras och returneras till Tidsam måste butiken betala för. Så rapportering och korrekt returhantering är jätteviktigt. Rapportera så här på www.tidsam.se: 1) Gå in på www.tidsam.se. 2) Klicka på fliken Återförsäljare. 3) Logga in med kundnummer och pinkod. 4) Klicka på Returrapportering, välj vilken returorder du önskar returrapportera och klicka på Nästa. 5) Fyll i antalet tidningar enligt dina anteckningar på returordern, även siffran 0 om tidningen var slutsåld. 6) När du fyllt i ett antal för samtliga tidningar du önskar returrapportera klickar du på Kontrollera retur. 7) Om du missat att rapportera någon tidning från tidigare returorder kan du nu rapportera denna som extra rad på knappen Rapportera extra rader. 8) Om alla uppgifter stämmer, klicka Godkänn retur rapportering. Rapportera så här i Tidsams app: 1) Logga in i appen med ditt vanliga kundnummer och pinkod. 2) Klicka på Returrapportering. 3) Kontrollera PR-kod och utgåva stämmer och fyll i antal, även siffran 0 om tidningen är slutsåld. 4) Om du missat att rapportera någon tidning från tidigare returorder kan du rapportera denna som extra rad på knappen Extra. Där kan du även mata in via skanning. 5) När alla tidningar är rapporterade klickar du på Skicka. Om du tidigare har missat att returnera hittar du enkelt dessa genom länken Missade returer längst ner till höger. Du kan alltid klicka på i för mer information. 14
TIDNINGSSKOLAN Bli diplomerad tidningsansvarig Gå in på tidsam.se och ta möjligheten att testa din kunskaper. Du kan dels läsa och lära men framförallt kan du testa dina kunskaper och bli diplomerad tidningsansvarig. När du klarat testet får du ett snyggt diplom. Gå in och testa redan i dag! NY TIDNINGSSKOLA! SORTIMENTSAKTUELLT Håller dig uppdaterad om tidningar TIPS! Februari 2012 Varje månad får du Sortimentsaktuellt skickat till dig. Där hittar du information om aktuellt sortiment. Här finns även information vilken momssats som tidningarna har. Momssatsen är vanligtvis 6% med undantag för vissa titlar som är markerade i Sortimentsaktuellt. Läs mer på sid 16, rubrik Registervård. Håller dig uppdaterad om tidningar SORTIMENTSAKTUELLT Mars 2012 15
Registervård Tänk på att du även kan behöva registervårda. Registervård innebär att du kontrollerar vilka priser, momssatser och koder du har i kassaregistret när det gäller tidningar. Det finns t ex två momssatser på tidningar och det är viktigt för din lönsamhet att du använder rätt. Vilken momssats som gäller för resp. tidning hittar du i Sortimentsaktuellt som du får skickat till dig och som du även kan hitta på www.tidsam.se Ta även för vana att läsa in nya tidningar och oneshots i kassan så tidningarna registreras på rätt kod. Idag landar många titlar på PLUregistrering och det försvårar då er möjlighet att följa upp vad ni säljer och lönsamheten på tidningar. 16
FRÅGOR & SVAR OM SORTIMENT! 1. Var kan jag se mitt sortiment? Du kan se ditt sortiment på www.tidsam.se. Logga in som återförsäljare med ditt kundnummer och pinkod, klicka på fliken Mitt sortiment. 2. Varför försvinner vissa titlar? Vi har ett system som följer upp titelförsäljningen. Vid låg eller ingen försäljning alls, byts titlarna ut. 3. När kommer nästa utgåva ut? Denna information finns i Sortimentsaktuellt som ni får med er leverans varje månad. Ni kan även hitta den informationen på www.tidsam.se. Logga in som återförsäljare med ditt kundnummer och pinkod, klicka på fliken Våra titlar där kan ni söka upp information om just den titeln ni har frågor om. 4. Varför får jag så stora upplagor av vissa titlar? Inför varje utgåva tar vi hänsyn till titelns snittförsäljning på varje enskild butik. Sedan görs en bedömning av utgåvans försäljningspotential, marknadsåtgärder och även säsong som kommer att påverka leveransupplagan. 5. Hur gör jag för att ändra och optimera mitt sortiment? Vi har ett system som tar hänsyn till din försäljning. Har du för låg försäljning tar vi helt enkelt bort titeln. 6. Jag upplever att mitt sortiment ökar. Stämmer det? Nej. När en ny titel tillkommer i Ert sortiment tas en annan titel bort för att säkerställa plats. Detsamma gäller om en titel inte lever upp till önskvärd försäljning eller om den upphör, då ersätts den av en annan titel istället. 7. Varför är vissa tidningar plastade med t ex leksaker, DVDfilmer och böcker? Tidningar som har med en så kallad giveaway, attraherar konsumenten och därmed ökar det tidningsförsäljningen. 17
Checklista 1. KOntrollera LEVERANSEN Lådorna ska kvitteras av butiken. Den som tar hand om tidningsleveransen ska alltid kontrollera att det är rätt antal lådor. Det görs genom att titta på leveransetiketten som finns på lådan där det tydligt står hur många lådor butiken får totalt. Om det står 1/4 innebär det att detta är tidningslåda nummer 1 av totalt 4 lådor. Om det inte stämmer och du har fått en eller flera lådor för lite ska du ALLTID reklamera det hos vår Sälj och kundsupport. Därefter ska du kontrollera att antalet tidningar stämmer överens med det som står på leveransföljesedeln. Den ligger alltid i tidningslåda 1. 2. Behandla tidningar som en färskvara Ta hand om tidningarna direkt. Dina kunder väntar på det senaste numret. Och ju snabbare de kommer upp i tidningshyllan, desto snabbare säljs de. Glöm inte bort att registervårda ofta - t ex att kontrollera rätt momssats och läsa in nya tidningar i kassan. 3. Plocka ner gamla tidningar Returordern ligger alltid i tidningslåda nummer 1. Plocka ner de tidningar som ska returneras enligt returordern. Notera antalet för varje tidning du skickar i retur på returordern. 4. Ställ upp de nya tidningarna I låda nr 1 finns leveransföljesedel som talar om vilka tidningar som ligger i vilken låda. Räkna antalet tidningar och notera direkt om det inte stämmer. Ställ upp de nya tidningarna. Gör det enkelt för konsumenten att hitta sin tidning risken är annars att du förlorar försäljning. Två enkla tips är: Håll ihop sortimentsgrupperna och placera storsäljarna mitt i tidningshyllan där syns de och säljer bäst. 5. LÄGG RETURERNA I TIDNINGSLÅDA & PLOMBERA Lägg returerna för både Tidsam och Interpress i en tidningslåda. Fyll lådan så mycket det går men locket måste gå att stängas. Du kan blanda Tidsam och Interpress i samma låda. Märk den med returetikett. Viktigt att etiketten sitter inom anvisat område! Se broschyr Jobba ännu smartare eller på www.tidsam.se. Specialretur packar du i en egen tidningslåda som märks endast med specialreturetikett. Även här ska du packa Tidsam och Interpress i samma låda. VIKTIGT: Alla gamla transportetiketter som finns på lådan måste tas bort innan du sätter på någon ny. Det får aldrig finnas två synliga transportetiketter på lådan då kan lådan inte skickas iväg. Stäng sedan locket och försegla lådan med plomber på lockets båda kortsidor. Sätt alltid transportetiketterna (returetikett eller specialreturetikett) på angiven plats för att lådan ska kunna skickas iväg. 6. RETURRAPPORTERA Du ska alltid rapportera på både www.tidsam.se och på www.interpress.se. Gå in på www.tidsam.se eller använd Tidsams app för att returrapportera. Osålda tidningar som inte returapporteras och returneras till Tidsam måste butiken betala för. Så rapportering och korrekt returhantering är jätteviktigt. Extrarad lägger du till efter du har gjort din returrapportering genom att klicka på Rapportera extrarad Tips! Returrapportera vid varje leveranstillfälle, dvs 2 ggr/vecka. 7. FYLL PÅ REGELBUNDET Kom ihåg att fylla på med titlar som snabbt säljer slut. Tomma hyllor ger ingen försäljning. Tips! Har du fler säljpunkter i butiken, fyll på även där. Ett annat tips är att ha tidningar i en förvaringslåda under tidningsavdelningen då är det enkelt att fylla på när det behövs. 8. BESÖK OFTA WWW.TIDSAM.SE På vår hemsida kan du finna allt från tips om hur du säljer fler tidningar till andra möjligheter för ökad lönsamhet. Där kan du själv enkelt se information som berör dig och din butik! 18
VÄLJ E-POSTFAKTURA! Vi erbjuder alla våra kunder e-post faktura. Fördelar E-postfaktura är ett miljövänligt alternativ. Säkrare kontroll för Er. Fakturan går iväg snabbt och säkert. Hur gör jag? Mejla till: epostfaktura@tidsam.se Uppge ditt kundnummer samt e-postadress dit du vill ha fakturan. Elller så kan du gå in på www.tidsam.se för att registrera dig som e-postfakturakund. Frågor om e-postfaktura? Kontakta oss och vi hjälper Dig gärna. Sälj- och kundsupport 020-57 56 55 E-post: kundsupport@tidsam.se Fax: 08-722 73 65 19
Vi ger dig tips som gör det enkelt och lönsamt att sälja tidningar! Frågor om tidningslådan: Telefon 08-602 02 75 E-post tidningsladan@tidsam.se Allmänna frågor till Sälj- och kundsupport: Telefon 020-57 56 55 E-post kundsupport@tidsam.se Fax 08-722 73 65 www.tidsam.se