EFS Västerbotten Protokoll ST Distriktsstyrelse 2011-09-23/25 Solviks folkhögskola Närvarande: Astrid Sjöström, ordf Johan Andersson Ulf Andersson Marianne Berglund Cathrine Eiderhäll Åke Hägglund Roger Lidman Anita Lundqvist 129-140 Karin Paulsson Anna Thorén 137-161 Roland Wiklund Frånvarande: Håkan Holmlund Adjungerade: Monica Andersson, pch Eva S Bäckström, ech Kristoffer Hedman, df Staffan Berglund 135 Per-Gunnar Tylin, PU-konsult 134 Bo Westergård, PU-konsult 134 Allan Forslund, styrgruppen 134 Teresa Bergner, styrgruppen 134 Inledning Val av protokolljusterare Val av protokollsekreterare Godkännande av dagordningen 129 Ordföranden hälsar alla välkomna och förklarar sammanträdet öppnat. 130 Styrelsen beslutar att välja Åke Hägglund och Roger Lidman att tillsammans med sammanträdets ordförande justera dagens protokoll. 131 Styrelsen beslutar att välja Eva S Bäckström till dagens sekreterare. 132 Föredragningslistan godkänns med följande kompletteringar: - Föregående styrelseprotokoll - Ordförande i Kommunikationsrådet - Kompletterande val av ledamot till Kommunikationsrådet - Kompletterande val av ledamot till Internationella rådet - Kompletterande val av ledamot till VUR-s - Rapport Smågruppsprojekt
Föregående protokoll ST 110607 Översyn av distriktsorganisation en ST 103/2011 133 Kommentar till 103: uppdraget är att se över EFS Västerbottens distriktsarbete. Styrelsen beslutar att lägga protokollet till handlingarna. 134 Uppdraget är att se över vårt distriktsarbete för att lägga våra resurser där de bäst behövs, skapa utrymme för flexibilitet och bidra till utveckling och motivation. Övergripande syfte: Att bidra till utveckling av arbetsplatsen så att arbetet är så organiserat att största möjliga församlingsnytta skapas och ett effektivt resursutnyttjande sker. PU-organisationsutveckling går igenom vilka frågor som ska utforskas, grundläggande synsätt på kartläggningen, faser i arbetet samt vilka som kommer att intervjuas. Styrelsen beslutar att bilda ytterliggare en intervjugrupp bestående av små föreningar. Vad vill vi med våra folkhögskolor? 135 I EFS Västerbottens handlingsplan för 2011 står: Styrelsen ska ha ett ideologiskt samtal utifrån frågeställningen Vad vill vi med våra folkhögskolor och vad kan folkhögskolorna göra för oss? Styrelsens representanter och df ska möte representanter för respektive folkhögskolas ledning för att samtala om relationsutvecklingsfrågor Utveckla befintliga och nya samverkansmöjligheter exempelvis läger, föreningsdag, fortbildning, kurser, kvällsbibelskola. Solviks rektor Staffan Berglund har inbjudits till sammanträdet och gör en kort föredragning om skolans start, hur skolan kom till Frostkåge 1933, skolans verksamhet samt mål och framtid. Solvik vill fortsätta att ha EFS Västerbotten som huvudman. I april möttes representanter ur EFS Västerbottens styrelse samt df och representanter ur folkhögskolans ledning. Träffen initierade starten på en kvällsbibelskola på EFS i Skellefteå och fortbildningsdagar i januari 2012 med gemensamma inslag med Solviks personal (skolan skjuter på terminsstarten) med övergripande tema Diakoni. Solvik Solvik erbjuder personalresurser från skolan för att berika EFS Västerbottens musikliv. Musiklärare Mattias Lindqvist kommer att
träffa musiker i distriktet för detta arbete. Solvik upplever att samarbetet med huvudmannen har intensifierats under de senaste åren. Solvik utmanar de små närliggande EFS-föreningarna med en vision att bilda en gemensam förening, avyttra fastigheterna samt förlägga möten och sammankomster i Solviks anläggning såsom kapellet, sportanläggningen etc. EFS Västerbotten Bibelfjälls styrgrupp ST 113/2011 EFS Västerbottens vision är att ha föreningsträffar på Solvik, en sk Stortsamling är inbokad redan idag. EFS vill utmana skolan att engagera sig i en tänkt sommarbibelskola på Bibelfjäll 2012 samt att starta en bibellinje på skolan igen med praktik i kapellet. EFS vill höja statusen för lekmannauppdraget, arbeta med gudstjänstutveckling samt fortbildning för anställda. Ett önskemål finns om en sk biträdandekurs varje år där deltagande betyder att man fortsätter med uppdraget, och tappar det om man inte deltar. Styrelsen tackar Staffan Berglund för hans föredragning och önskar personal och elever lycka till i det fortsatta arbetet. 136 Df meddelar att LG har utsett Anna-Maria Niemann-Björk, distriktskonsulent 75% i norra Västerbotten, att vara en av EFS Västerbottens representanter i Bibelfjälls styrgrupp. Sedan tidigare är Kristoffer Hedman representant. Utvärdering av årsmöte och konferens/inspirationshelg 137 Under 2011 har distriktet för första gången separerat tidpunkten för årsmöte och konferens. Årsmötet genomfördes den 14 maj och de sk inspirationsdagarna den 26-28 augusti. Årsmöte Styrelseledamöterna reflekterar över årsmötet: färre ombud, glapp i åldersstrukturen då åldersspannet 30-55 år har liten representation. Årsmötet var mycket bra organiserat, Robertsfors som samlingsplats fungerade bra. Att separera årsmöte och övriga möten ligger i tiden. Ska vi arbeta med sk ombudsambassadörer för att förankra att årsmötet är ett gemensamt årsmöte för alla EFS-föreningar och en förutsättning för det distriktsgemensamma arbetet i Västerbotten? Inspirationshelg Inspirationshelgen måste lyfta årsmötet, inspirera medlemmar att även delta i årsmötet. Många ungdomar fanns representerade. Tidpunkten gör att det i någon förening krockar med höststarten. Det var många mycket bra seminarier. Med årsmöte och inspirationsdagar förlängs tiden från totalt tre dagar till totalt fyra dagar. Har EFS:arna tid till det? Engagerade i barnaktiviteter under dagtid konstaterar att dessa inte behövs, uppslutningen var mycket låg, det räcker med barnaktivitet under kvällsmötena. Inspirationshelgen blir en bra höststart om den inte läggs alltför sent i augusti. Inspirationsdagarna gav möjlighet till ett
större utbud av seminarier då inte årsmötet behövde tid under dessa dagar. Konstateras att det är viktigt att information om årsmöte och inspirationsdagar skickas ut i god tid, och att affischmaterial och logga finns tillgängligt senast i januari på hemsida etc. Styrelsen konstaterar också att EFS och Salt har olika kulturer. Styrelsen känner utifrån dagens samtal att det känns bra med det av årsmötet fattade beslutet att vi ska fortsätta med separat årsmöte och konferensdagar Styrelsen uppdrar till ledningsgruppens att arbeta vidare med tydligare information inför nästa års konferensdagar och att ta med ombudsfrågan till kommande Storsamlingar. Styrelsens sammanträdesplan 2012 138 Styrelsen går igenom de av PAU föreslagna sammanträdesdatumen för 2012 och fastställer efter justeringar nedanstående sammanträdesschema: Dag Datum Plats Ansvarig Lördag 11 februari Skellefteå Johan A Lördag 31 mars Bjurholm Karin P Lördag 12 maj Robertsfors LG Måndag 11 juni 16:00-20:00 Skype Df Cathrine E Fredag-söndag 28-30 september Klippen Johan A (med familj) Lördag 17 november Umeå, Vasakyrkan Marianne B Håkan H Årsmöte 2012 Konferensinspirationshelg 2012 139 Styrelsen beslutar att distriktets årsmöte förläggs till lördag den 12 maj att tillfråga EFS-föreningen i Robertsfors om värdskap, Astrid S ansvarar 140 Styrelsen har enligt PM för inspirationshelg att tillsammans med Salt Västerbottens styrelse att besluta om inriktning, plats och tid för 2012 års inspirationshelg. Styrelsen ska även utse två personer från styrelsen till att delta i planeringsgruppen. Ledningsgruppen på distriktet fastställer därefter planeringsgruppen i samverkan med Salt Västerbotten.
Styrelsen beslutar att genomföra en inspirationshelg antingen den 24-26/8 eller 31/8-2/9 2012 i Tegs kyrka, Umeå. att styrelsen förordar den 24-26/8 att när Salt lämnat sitt förslag uppdras till LG att fastställa datum att inriktningen hämtas ur programförklaringen att utse Catherine Eiderhäll och Håkan Holmlund att sitta i planeringsgrupp att Marianne Berglund står som ersättare om Håkan inte har möjlighet. Distrikts- /sjukhusdiakon PAU 145/2011. 141 På uppdrag av styrelsen har df undersökt möjligheterna för distriktet att kunna tillsätta den för 2012 vakanta sjukhusdiakontjänsten på 50% och eventuellt utveckla delar av den till att verka som någon form av distriktsdiakon med utbildnings- och inspirationsinsatser. Sjukhuskyrkans mandat på sjukhuset förutsätter att både Svenska Kyrkan och Sveriges frikyrkosamråd är närvarande. För EFS del finns det en poäng med att man finns med på sjukhuset med motiveringen: - medlemsomsorg - en betoning på den diakonala omsorgen som ligger i EFS arv och Bibelns uppdrag till kyrkan - närvaro mitt i livet för både sjuka och de många anställda - lärdom från sjukhuskyrkan och själavård som kan ge kunskap till andra anställda i EFS och medlemmar i EFS - kan även generera en del minnesgåvor och testamenten - programförklaringen I tjänst för varandra kan bli tydligare Df presenterar sex olika alternativ för styrelsen. 1. Ta bort tjänsten då ekonomin inte tillåter tillsättande samt att EFS inte är en så viktig del för sjukhuskyrkans fortsatta arbete. Tjänsten ligger lite utanför det EFS Västerbotten nu kan prioritera utifrån uppdraget. 2. Avvakta med beslut tills PU-konsult har gjort sin genomlysning och därefter ta ställning till prioriteringar och satsningar. 3. Df har undersökt möjligheten till tjänstesamverkan med Svenska Kyrkan och Sensus och han bedömer i dagsläget att det inte är någon framkomlig väg. Möjligen kan det bli det på sikt om EFS tar några steg först. 4. Tillsätta 50% tjänst under de fyra år som ledorden I tjänst för varandra finns med i distriktets programförklaring och att den finansieras utanför budgetramen. 5. Omprioritera i bemanningsplanen så att 50% tjänst frigörs till sjukhuskyrkan. 6. Fyra frikyrkoförsamlingar ansvarar idag för en pastorstjänst. Denna tjänst har dragits ned från heltid till deltid av ekonomiska skäl, trots nedskärningen har de fyra församlingarna svårt att bära de ökade personalkostnaderna. Kan EFS stötta denna tjänst om vi inte har en egen tjänst i bemanningsplanen?
Styrelsen för ett längre samtal om de olika alternativen. Styrelsen beslutar att i enlighet med det andra förslaget avvakta med vidare beslut till dess genomlysningen är genomförd. Bibelfjäll 142 Df föredrar en muntlig rapport från Bibelfjälls styrgruppssammanträde den 21-22/9. Intentionen från styrgruppen, utan ett konkret förslag idag, är att fortsätta projektet i två år. Idag går 16 elever på bibelskolans andra verksamhetsår och den geografiska spridningen bland eleverna är bra. De lärare som var med föregående år fortsätter även i år, med något undantag. Lidingös folkhögskola, som har ansvaret för kursen, är beredd att fortsätta ytterligare två år när nuvarande avtal/projekttid löper ut 2012-06-30. Samverkansprojektet Bibelfjäll har visat på möjligheten att driva en bibelskola i stor ekumenik. Att många är inblandade ger fler händer för kyrkans arbete i området Hemavan. Utvecklingstankar finns också för projekt som Bibelfoto, Sommarbibelfjäll och Bibelscout. Bibelfjälls arbetsutskott (AU) har fått uppdraget att jobba vidare med tankar om en fortsättning av Bibelfjäll och arbetar för närvarande med ett nytt PM, en balanserad budget etc. I stället för att projektet ska ha två huvudmän som ekonomisk garant, finns tanken att EFS Västerbotten och Svenska Missionskyrkan i Norra Norrland går in med ett i förväg fastställt belopp under två års tid. Planer finns också att involvera/ samverka med fler folkhögskolor som kan stödja en sommarbibelskola, bidra med en gospeldag etc. Beslut om fortsättning av Bibelfjäll ska enligt projektbeskrivningen tas av huvudmännen under hösten 2011. Vid distriktets styrelsesammanträde i november kommer ett förslag från Bibelfjälls styrgrupp att presenteras, som först hunnit beredas i VUR och EFU. Beslutade projekt 2011-2014 PAU 143/2011 143 Ech föredrar pågående och beviljade projekt där medel tas ur Offensiva Fonden (OF). Df går igenom pågående projekt där medel tas från bemanningsplan samt med stöd av andra bidragsgivare eller budgeterade verksamhetskostnader. Styrelsen konstaterar att vi inte är så bra på att reflektera och utvärdera avslutade projekt. Uppdras till ledningsgruppen (LG) att arbeta vidare med uppföljningen av beviljade bidrag. Offensiva Fonden 144 För att få en bättre rutin och möjlighet att följa programförklaringens
EFU 28/2011 intentioner föreslår EFU att Offensiva fondens macrodel behandlas vid två styrelsesammanträden under året och att ansökningsdatumen blir 1 mars respektive 1 oktober. Styrelsen beslutar: att ansökningar till Offensiva fondens macrodel kan göras vid två tillfällen under året att sista ansökningsdatum för fondens macrodel sätts till 1 mars och 1 oktober. att beslutet gäller från 2012 att df får i uppdrag att uppdatera PM:et för Offensiva Fonden Kandidater EFS Riks styrelse 145 Ordförande påminner om att varje år ska fem personer väljas in till EFS riks styrelse vilket betyder att det är viktigt att det kommer kandidatförslag till valberedningen. EFS riks valberedning representeras av Anita Lundqvist och Lars-Martin Lund som vill ha namnförslag snarast. Styrelsen mottar uppmaningen. Kommunikationsrådet (KR) 146 Meddelas att Stefan Gelfgren, Umeå är villig att ta över ordföranderollen i kommunikationsrådet då nuvarande ordförande flyttat. Meddelas att Stefan Eriksson, Umeå föreslås till ny ledamot i kommunikationsrådet. Styrelsen beslutar enligt förslagen. Internationella rådet (fd missionsrådet) 147 Meddelas att Kristina Dagman, Holmsund är villig att ställa upp som ledamot i internationella rådet. Styrelsen beslutar enligt förslaget. VUR södra 148 Meddelas att Susanne Jonsson, Sävar och Ester Algren, Tavelsjö är villiga att ställa upp som ledamöter i VUR södra. Styrelsen beslutar enligt förslagen. Gåvomedel 1108 EFU-PAU 6/2011 149 Ech meddelar att på 8 månader har 4 025 tkr insamlats varav 296 tkr från enskilda givare. Gåvomedelsresultatet ligger därmed 585 tkr under budget. Den gåva som under våren mottagits från Brännlands EFSförening när de avyttrade sin fastighet, har i sin helhet överförts från gåvomedel till Offensiva Fonden och därmed gett möjligheten att redan i år använda dessa extra fonderade medel.
Prognos 2011 EFU 31/2011 150 Ech föredrar en prognos för 2011 baserad på gåvoflödet under åtta månader och ett periodbokslut per 110630. Personalkostnadsökningarna möts av ökade samarbets- och samverkansbidrag. Med målet att intäkter och kostnader under resterande del av året kommer att följa budget beräknas rörelseresultatet till -575 tkr, 755 tkr bättre än budgeterat. Ett tillskott på ca 75 tkr beräknas under finansiella intäkter och kostnader. Beräkningen är dock mycket osäker pga av rådande marknadsläge. Uttag ur fonden för offensiva satsningar görs i samma omfattning som beslutade projektmedel, och utan något uttag ur testamentsfonden beräknas året ge ett nollresultat. Ech meddelar att en första amortering inkommit från Ängelholm vilket kommer att påverka årets resultat med + 600 tkr. EFU väljer att kvarstå med gåvomedelsmålet 8 miljoner kr trots att vi idag ligger tydligt under budget. Styrelsen konstaterar att det är svårt att konkurrera med EFS riksinsamling till G2011 (som går till att återuppbygga det egna kapitalet) och insamlingen till svältkatastrofen på Afrikas horn. Styrelsen uppmanar VUR att jobba vidare med frågan om deltagaravgiftens nivå på läger, att hitta ett sätt att styra upp lägeranmälningarna så att fler utanför EFS-kretsen har möjlighet att vara med, arrangera lägerdagar som inte behöver kosta något för deltagaren genom att medel söks från olika fonder för kostnadstäckning. EFS rådslag i Uppsala 2011-09-10 Rapport från smågruppsprojektet Per Bäckman 151 Ordförande ger en rapport från EFS rådslag 110910. 152 Df gör en kort sammanfattning av den slutrapport som lämnats av Per Bäckman och uppmanar ledamöterna att läsa hela dokumentet vid tillfälle. Framtida utmaningar i dokumentet: Fortsätta förkunna och härma Jesus Kristus. Möta det behov som medlemmarna uttrycker Mitt i livet teologi behövs för att behålla unga vuxna och de mitt i livet som lämnat våra föreningar och kyrkor när man vuxit ur tonårsläger och ungdomssamlingar. Styrelsen mottar rapporten och framför ett tack till Per för detta
arbete samt tar med sig frågan vad detta kan få för avtryck i vår verksamhet framledes. Kretsöversikt 153 Pch kommenterar kort översikten som är en ögonblicksbild på vilka anställda och föreningar som finns i kretsarna i EFS Västerbotten idag. 154 Rapport bemanning Pch hänvisar till PAUs protokoll, flera rekryteringar har gjorts i höst med fantastiska nya medarbetare i EFS Västerbotten. Remissvar på EFS riktlinjer 155 Df gör en snabb genomgång av en påbörjad sammanställning av Västerbottens remissvar. Av 120 föreningar i distriktet har 31 besvarat remissen. Styrelsen uppdrar till df att färdigställa sammanställningen för den del som gäller EFS i Västerbotten, samt påbörja analysen av svaren. Riksstyrelsen LG riks LG distrikt Samarbetssamrådsträffar 2011 156 Styrelsen mottar en rapport från riksstyrelsens senaste sammanträde. 157 Styrelsen mottar en rapport från riks ledningsgrupps senaste sammanträde. 158 Styrelsen mottar en rapport från distriktets ledningsgrupps senaste sammanträde. 159 Sedan en tid tillbaka har representationen från distriktet på samarbetsoch samrådsträffar gjorts av tjänstemän från distriktsexpeditionen. LG kommer fortsättningsvis att kort rapportera för styrelsen vad som sker i de olika samarbets- och samrådsträffarna när så behövs. Df meddelar att vid vårens och höstens träffar har fokus mer och mer handlat om församlingarnas försämrade ekonomi och hur det påverkar avtalen mellan EFS-föreningen och församlingen. När det kärvar i församlingarna vill man hellre ge fasta anslag än ingå samarbetsavtal.
Utsända protokoll 160 Styrelsen har mottagit följande protokoll ST 110607 PAU 110831 EFU 110916 E-post VUR-n 110913 E-post VUR-s 110915 Utdelat vid sittande sammanträde. KR 110823 MR 110418 Samråd 110303 Styrelsen beslutar att lägga samtliga protokoll till handlingarna. Avslutning 161 Df läser ur Efesierbrevet samt leder oss i bön. Dag som ovan Eva S Bäckström Justeras: Astrid Sjöström Åke Hägglund Roger Lidman ordförande justerare justerare