GÖTEBORG UNIVERSITY M i n n e snteckn i ng r 2009-04-22 Administrtiv kollegiet Tid Plts 14.00-15.30 Rum A1 338 Närvrnde: Agnet Edvrdsson, IPD Anit Forsmlm, IPD Anki Hsselström, IPD Berit Mlis Helmersson. IPD Britt Tellow,IPD Doris Gustfsson, IPD Ev Wennberg, IPD Kerstin Petersen, IPD Lisbeth Dh16n, IPD Mlin Behnke, IPD Mri Eriksson, IPD Mri Hultön, IPD Mri Thorson, MHM Mrinne Andersson, IPD Mrinne Demret,IPD Stin Ahlner, IPD Ull-Britt Smuelsson. IPD Gästservice Mri Eriksson meddelde tt Gästservice tyvåirr liimnde återbud pg sjukdom tidigre under dgen, men tt de ftrhoppningsvis kn komm till kollegiet vid ett nnt tillftille. Mri visde hur mn hittr till Gästservice sid på nätet: http ://www.konfoservice.dm. gu. se/gst/ 2 Etikettutskrifter Mrinne Demret visde hur mn kn gör etiketter med hjälp v progrmmen Excel och Word. Mrinne gick igenom steg ftir steg hur mn gör smt hde gjort i ordning en ftjredömlig mnul som kommer ttläggs ut på kollegiets hemsid. 3 GU's frislvårdsersättning Anki Hs sel ström informerde om fri skvårdsersättningen som Göteborgs universitet hr ftir ll nställd. Friskvrdsbidrget höjdes från och med 1 jnuri 2009 frän 1000 kronor till 1500 kronor per rbetstgre och r. 1500 kronor är ersättningen om tjänsten är 50 %o eller mer under ett år. Är tjåinsten under 50 % ges hlr,'t bidrg, dvs 750 kronor per år. Kvitton frn friskvård kn lämns in till lönevdelningen mx två gånger per r och bidrg ges flor friskvård i flertlet former, men inte till mteril eller Administrtiv kollegi et 22 pril 2008 I (3)
strtvgifter. Däremot är t ex dnskurser ok liksom kontorsmssge om den är i ftrebyggnde syfte och motverkr rbetsskdor. För tt få bidrget skll originlkvitton liimns in och det skll helst stå rbetstgrens nmn på kvittot. Om rbetstgren nvänder sig utv utogiro, så är det lämpligt tt våint tills summn hr kommit upp i ntingen hlv eller hel bidrgsdelen innn kvitto liimns in. Det är ett dtert och underskrivet kontoutdrg som liimns in. Mer informtion om friskvrdsbidrget och vd som riikns och inte råikns finns tt läs på: http://www.p.dm.gu.se/rbetsmiljo/friskvrd/friskvrdspolicy 4 Diriefiiring Mri Eriksson informerde om dirieforing vid fkulteten och IPD. Dirieftiring är inget som vi enligt lg r skyldig tt gör, men vi åir skyldig tt håll god ordning så tt dokument lätt går tt hitt och då iir dirieftiring ett utmiirkt sätt. Exempel på vd som diriefors är r,tl, kontrkt, budget, forskning, kursplner, policydokument, stipendier, nställningr, disputtioner OSV. I dgsläget hr vi väldigt få fll med sekretess och de personlåirenden som finns med sekretess hr Monik Lindström hnd om. Även e-postväxling v den rt tt det t ex finns beslut, beslutsunderlg eller liknnde i sig skll dirieftjrs. Är mn ostiker sk mn kontkt registrtor. Mri Eriksson uppmnde ll till tt inte nviind myndighetens e-postkonto till något privt, då e-post från en GU-dress också är vårt nsikte utåt. Det är också viktigt tt skilj på e-post som skll dirieftjrs och nnn e-post, så tt de inte hmnr i smm brev. Hel e-postväxlingen med iirenden som skll diriefors kommer tt dirieftrs, vilket medfor tt finns det nnt skrivet i brevet kommer det också med. Så skriv dirieärendet i ett e-postmeddelnde och tir det något nnt som skll frmförs, skriv det i ett nytt e-postmeddelnde. Från och med 1 juni 2008 hr IPD ett dirium som Mri Eriksson sköter och fkulteten ett dirium som Berit Mlis Helmersson hr hnd om. Tidigre hde IPD och UFN gemensmt dirium. För tt let efter hndlingr i diriet är det br ttvet om hndlingen tillhör diriet för 1999-2008 eller diriet från och med 1/6 2008 och frmåt. All hndlingr klssificers efter en diriepln så tt hndlingmlättre hitts. T ex så står A ftir hndlingr rörnde orgnistion och B ftir hndlingr rörnde pengr. Önskr någon få en kopi v dirieplnen, som nviinds såväl på IPD som fkulteten och GU centrlt. kn mn kontkt Mri Eriksson. 5 Möteside6r infiir hösten Mri Eriksson undrde om det fnns någr idöer blnd mötesdeltgm på ämnen tt t upp under höstens kollegiemöten. Administrtiv kollegi et 22 pril 2009 2 (3)
Doris Gustvsson önskde informtion om InfoGlue (webbverktyg). Hur sker hnteringen v progrmmet, vd får publicers och hur och till vd kn systemet nviinds? Mrinne Andersson önskde mer informtion om Webropol och vd det kn nvzinds till. Stin Ahlner ktuliserde en idd hon tidigre hr önskt och det gäller informtion och checklist vid nynställning. Hur fungerr kedjn från tt en person är nställd och tt den får rbetsrum, lösenord, välkomnnde, psserkort m.m. till tt personen hr llt den behöver. Vd sk enhetschefens gör ftir den nynställd och vd behöver den nynställde ftjr tt det skll funger på bäst och smidigste sättet redn från ftrst dgen? Mri Eriksson foreslog tt om mötesdeltgrn kommer på fler idöer, önskemåi, förslg till mötespunkter så går det utmärkt tt e-post Mri Eriksson eller Mri Thorson. Hösten 2009 plners det for två kollegiemöten och det ftirst i måndsskiftet september/oktober och det ndr i november. t Övrig frågor - After Work Någr mötesdeltgre undrde om det skulle bli någon mer After Work under våren och svret är tt det plners for ytterligre en ktivitet, men dtum och innehåll ffir det återkomms till. Inbjudn/kllelse kommer tt skicks ut vi e-post smt firurs tillgringlig på kollegiets hemsid. http ://www. ipd. gu. se/forskninglkollegier I dm/ - Näst möte Näst kollegiemöte blir hösten 2009, men en vslutningsktivitet iir under plnering lor våren 2009. Mri Thorson Selrreterre Eriksson Administrtiv kollegi et 22 pril 2009 3 (3)
Lth u nd för Ad ressutskrifter Kopplde utskrifter i Word o Gör iordning ett dressregister i Excel. Unsefiir såhär: Arkiv Bediger lis lnfr:go Formd! Verktyg Qt,;;d,;å ;:j r* åitf'5;l:si *J:3. /i -1rl - F K r_r G10 === l-- s *l-b "-:;---c-':' 1 _ lfiirnmn Efternmn Adress Postnr Z_*lAnn Jonsson Påhittevägen 3 3^*r Mri Andersson Låtssvägen 4 *-**1 4 isten Krlsson Påhitteväuen 4 _-5*jBengt Eriksson Låtssvägen 5 6 ianders Svensson Fåhitteväqen 5 ;-l- 7 :Ev Persson Låtssvägen 6 lnnccnn Fåhiiiovänon E 456 12 124 45 45/ 12 125 45 458 12 11t; ne Fqnrter Ujålp Adobe BDF x,e-åli{ Ort å".ono o Strt Word. Välj Verktyg ) Brev och utskick ) Koppl Dokument (i menyern). Välj Etiketter i det blå fiiltet till höger r Klick Näst: Strtdokument nederst till höger. Klick Ettikettlterntiv (Ändr dokumentlyout redn formrkert) Nedn foljer ett exempel på hur mn fixr en egen utskrift på ett ettikettrk med 3*8 ettiketter som inte hr någr mrginler över eller under, etikettern är lltså 70x37 mm: o Väli Ann n ) AE (3x8) - Adress 5lcJ iv*rinf c,rrn*ti':n {.-l.t BtriEskivre,iji Lserstffivre 5tnderdkssell ( Vålj utoml w ILif,:.ellinf *rn:':ti,:ri Etiketler: Produldnummer:, AE {Zxg) - Adress r AE (2x10)_ - Adress : AE (2x10)_b - Adress j AE (3xs) - Adress AE {3x7) - Adress AE (3x9) - Adress Annln/EOe1, Y : iiiii'l*l:l:inf,:rm*li'-:n Typr öolo: v Adress JrJ/ Em ureoot / cm, Sidstorlek A4 {210 x 297 mm) Klick på Informtion Gör om inställningrn så det blir som nedn. Lite vänstermrginl är br, men då måste ll etiketter bli lite smlre" 6"7 eller 6.8 cm bred om mn hr 5 mm mrsinl.
. Ge etiketten ett nmn, så sprs inställningrn under Annn/Egen. Gå vidre med Näst nederst. Klick Bläddr (Befintlig list redn mrkert överst) Hitt din Excelfil och öppn den. Välj det bld den ligger på (Bld I troligen) Välj de dresser du vill h med i utskriften (om ll - Gå vidre med Näst nederst. Välj Adressblock klick br OK)
t formt lor dresser, fornmn och efternmn bör vr med. Klick Mtch fiilt.. nederst i rutn. Om ni nvänt smm rubriker som i exemplet mtchs fiilten utomtiskt. Annrs måste ni siälv mtch ihoo dem. Funldionen Koppl dokument hr specilfunldioner för tt du enkelt sk kunn hnter dresser, Anvånd den nedrullningsbr lislrutn om du vill vålj rått dtbsfålt för verje dressfåltskomoonent, Obligtorisk in[ormtion EFternemn Förnåmn Titel Orgnistion Adress 1 ört Region Psstnummer Förnömn för mke/mk Ylfri informtion Mellnnmn lefternmn - l!...s lförnmn - I 4 l-("j-.r.r"t.hat;l F;---:_--:--.]_---...] llel mötr:nöo1,:,-l ladre;;------; :- lort - r:----l l(el mölcn6) "-- i lpostnt----- T;--:--'-:-- i-----:i- (el mörcnöo1 - i [-ir"tch.n-l.:.],4nvånd de nedrullningsbr listorn om du vill vålj fölt fr$n delbsen gom motsverr dressinformtion för Koppl dokument (till vånster ilistn),
. Klick uppdter ll etiketter :.'j:.:, i,j: I t::i: l,i:,1: o Strtdokumentet bör nu se ut som Adnssblock{ Niist postnadrcssblockr snäst postrsadressblockr snäst nostpadressblockl *Ntist postmadnssblock* qniet postrsadjesshlock.* Uppdter ll etiketter cniist postr*adrcssblock> snäst nost*sadressblock) Niist postradmssblock* entist pos'trcailnssbldck) sn f ist nostpqadressblockl Klick Näst: Förhndsgrnsk.. Klick Näst: Slutfor koppling.. Där kn mn väu tt skriv ut ll (eller viss) direkt Eller skp ett dokument for som mn kn välj tt rediger eller spr fiir senre utskrift. (Med lterntivet: Rediger enskild etiketter. Döps utomtiskt till Etiketter) Strtdokumentet kn mn också spr, det är ett dokument som uppdters mot dresslistn i Excel vrje gång mn strtr det. Listn bör inte flytts, ftir då hittr inte Strtdokumentet den själv. Låt dem lämpligen ligg i smm mpp.