Tilldelningsbeslut ekonomisystem

Relevanta dokument
Tilldelningsbeslut upphandling IT-arbetsplatsrelaterad

Utvärderingsprotokoll IT-drift

Antagande av anbud av driftsentreprenad simhallar

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING

Tilldelningsbeslut ny webblösning för extern och intern kommunikation

Upphandling av fritidsgårdsverksamhet i Orminge

Ramar och förutsättningar för upphandling av bostad med särskild service enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS)

NACKA. Nacka kommuns dokumenthanteringsplan för inköpsverksamheten. Förslag till beslut. Sammanfattning. Ärendet DELEGATIONSBESLUT

Ramar för upphandling av stödboende/ träningslägenheter för ensamkommande barn och unga

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG UPPHANDLING AV ARKITEKTTJÄNSTER FÖR FÖRSTUDIE MM OMBYGGNATION SOLHÖJDENS ÄLDREBOENDE

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING

Riktlinjer för utvärdering av anbud

Upphandlingspolicy för RUM

Inriktningen för krav ur miljömässiga, sociala och arbetsrättsliga aspekter vid upphandling

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

Upphandlingsrapport. Bakgrund. Tilldelningsbeslut Dnr 2007/1669 Bilaga 1, Upphandlingsrapport

1 Information om upphandlingen

Utvärdering - upphandling av ramavtal avseende IT-juristtjänster. Dnr Af 2012/ Ver 1.0

UPPHANDLINGS-PM Upphandling Diarienummer KS 2013/0093. Upphandling Internettjänst Danderyds kommun

Information om upphandling. Kristdala

Upphandling av skyddade boenden

Upphandling av leverans av matlådor till brukare inom den öppna hemtjänsten inom Norrmalms stadsdelsnämndsområde:

Tilldelningsbeslut och upphandlingsprotokoll avseende upphandling av budget & prognosverktyg för kommande ramavtal med Åklagarmyndigheten

Lagen om offentlig upphandling

Offentlig upphandling på Åland. Upphandlare Mårten Broman

A) Upphandlingsföreskrifter Vindkraftverk 12KS/0282. A) Upphandlingsföreskrifter

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER

1. Anvisningar för upphandlingen

Post- och telestyrelsen (PTS), Box 5398, Stockholm.

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ALL UPPHANDLING

Upphandling kolloverksamhet

Avslut av överenskommelse med föreningen Mötesplats Järlahuset avseende verksamheten Tjejverkstan

Internbudget 2014 för verksamhet inom fastighetsprocessen

Se deltagarlista. Se deltagarlista. Se deltagarlista. Se deltagarlista

Lag (2007:1091) om offentlig upphandling

Upphandling av Rättsdatabas

Upphandling av biblioteksdrift

Tilldelningsbeslut och upphandlingsprotokoll avseende upphandling av:

Upphandlingsenheten. 13 medarbetare. materialkonsulent. olika inriktningar hos upphandlarna/kategorisering. under 2013 genomfördes 230 upphandlingar

1 Information om upphandlingen

1 Sammanfattning av anbudsutvärdering av Maskinentreprenaden för Bylandets avloppsreningsverk

Tilläggsbudget för år 2015

Ytterligare upplysningar om Perstorps kommun kan erhållas på kommunens hemsida

Förhandling inom ramen för den offentliga affären. Stockholm, den 9 mars 2017

KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott

Anbudsinbjudan avseende Leverans av kortämnen

Förfrågningsunderlag: Marknadsföring och försäljning av snickeriprodukter på den nordiska objektmarknaden

Skellefteå kommun inbjuder till anbudsgivning gällande - Nyckelfri hemtjänst -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar.

Personligt Hälsokonto

Ansökningsinbjudan. för upphandling av tjänster inom kommunikation och marknadsföring

Tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp för Sollentuna kommun

Ramavtalsbilaga 7, Avropsförfarande E-handelstjänst via molntjänst

Anbudsförfrågan på upphandling av verksamhetssystem för vård, omsorg och IFO

Anbudsförfrågan Teckenspråksöversättning av de 16 miljökvalitetsmålen anpassad för webbaserad film.

Statligt ramavtal avseende BI-system med funktioner för Rapportering och Analys samt Budget

Revidering riktlinjer för direktupphandling

Gunilla Grudevall-Steen

Allmän orientering. Förfrågningsunderlag

Underrättelse om Tilldelningsbeslut Objekt Linjetrafik Västerbotten

Årsredovisningar 2014 för de helägda kommunala aktiebolagen

Umeå Kommun inbjuder till anbudsgivning gällande - Taxiresor -. Upphandlingen genomförs enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU).

Upphandlingsprocessen Riktlinjer och stöd för våra leverantörer inför upphandlingen

Meddelande om upphandling. Tjänster

Upphandling och villkor enligt kollektivavtal (SOU 2015:78)

1. Förfrågningsunderlag

Inledning. Upphandlingsrättsliga principer

Anbudsförfrågan på upphandling av verksamhetssystem för miljö, bygg och plan

Datum Vår referens Sida Dnr: (5) 1. Upphandling av telefoni till abonnenter utan fast eller landmobilt nät

Att utvärdera kvalitet

OTU Styrgrupp Beslutpunkt M13 Tilldelning av kontrakt Via telefon och projektplatsen

Omfördelning och utökning av investering för ökad kapacitet för återvinning av avfall

Handläggare Datum Dnr Håkan Häggblad DD KSN Upphandling av tjänst för fakturaskanning och meddelandeväxel ANBUDSINBJUDAN

1. Upphandlingsföreskrifter

Upphandlingen har genomförts enligt ett öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU).

Upphandling av mediebyrå för annonseringsaktiviteter i samband med avveckling av Svensk Kassaservice. Dnr /72

Upphandling Samverkansrådet 10 februari 2014

Stiftelsen NUDU KommITS 2003

Administrativa föreskrifter Städning av soprum UH

Upphandling av gardiner och textilier

Politikerutbildning 29 mars Peter Lindgren Upphandlingschef Kristianstads kommun

Uppförande av två modulhus för bostäder på stadshustomten och fortsatt utredning

Inköpspolicy för Fyrbodals kommunalförbund

2. Upphandlingsföremålet och leveransstrategi. Omfattning Entreprenaden är en förvaltningsentreprenad med funktionsansvar.

Upphandlingsprotokoll

Ramavtalsbilaga 7, Avropsförfarande Ekonomisystem som tjänst

Stockholm Business Region AB

Avropsförfrågan. Projektledare

Tilldelningsbeslut UPPHANDLING Konsulttjänster inom upphandlingsområdet OMRÅDE Resursstöd DATUM

KONKURRENSVERKET Swedish Competition Authority

Riktlinjer för god ekonomisk hushållning och resultatutjämningsreserv utredning avseende återremiss om retroaktiv avsättning

Livsmedelsupphandling. Gemensam upphandling för Landstingen i Kalmar och Jönköping län samt Hultsfreds kommun

Upphandling av inkassotjänster. Diarienr

Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor.

UPPHANDLINGSPROTOKOLL. Upphandlande organisation UPPHANDLINGSPROTOKOLL. Kvalificering av anbudsgivare

UMEVA, Robertsfors kommun, Vännäs kommun, Bjurholms kommun, Vindelns kommun, Sorsele kommun.

Sälj mer till offentlig sektor, 4 oktober 2012

Upphandlingsprotokoll och beslut för Upphandling av Ramavtal fastighetstransaktioner och fastighetsvärdering

Storumans kommun. Upphandling Familjerådgivning. Dnr: ON/2010:

Begäran om allmänhandling. -Vad gäller?

Denna riktlinje gäller vid upphandling av varor och tjänster och ska ge stöd åt medarbetare som ska genomföra en upphandling.

Transkript:

2016-05-03 1 (7) TJÄNSTESKRIVELSE KFKS 2015/839-050 Kommunstyrelsen Tilldelningsbeslut ekonomisystem Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar, under förutsättning att överenskommelse om avtal kan träffas, anbudsgivare Unit4 för att leverera ekonomisystem till kommunen. Kommunstyrelsen beslutar om omedelbar justering av protokollet. Sammanfattning Kommunens avtal för nuvarande ekonomisystem löper ut per den 15 maj 2016. Kommunen vill standardisera och automatisera sin ekonomiprocess för att förbättra kvalitet och effektivitet. Kommunen behöver ett ekonomisystem med säkra processer och behörigheter. Det är också mycket viktigt att systemet är enkelt och användarvänligt. Driftstart är planerad till räkenskapsåret 2017 och kommer att omfatta hela kommunens verksamhet inklusive helägda dotterbolag. Upphandlingen av ekonomisystem har genomförts som ett förhandlat förfarande i enlighet med LOU (Lagen om offentlig upphandling). Tre anbudssökande svarade på anbudsansökan och gick vidare efter utvärderingen. Kommunen fick sedan in två anbud då en anbudsgivare valde att avstå. Kommunen har förhandlat om bland annat pris, leveransförmåga, support och drift diskuterats. När förhandlingarna slutförts och anbuden utvärderats finns en klar vinnare anbudsgivare Unit4. Utvärderingskriterium CGI Unit4 Användbarhet 23,9 25,9 Pris 13,5 15,0 Funktionalitet 23,4 24,0 Leveransförmåga 10,5 12,8 Total summa 71,3 77,7 POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167

2 (7) Ärendet Bakgrund Kommunen har genomfört en upphandling av ekonomisystem eftersom nuvarande avtal går ut den 16 maj 2016. Kommunstyrelsen ska ta ställning till förslag till tilldelningsbeslut av nytt ekonomisystem vid sitt sammanträde den 9 maj 2016. Tilldelningsbeslutet omfattas av sekretess. Underlag för detta beslut kommer att finnas tillgängligt för ledamöterna den 9 maj 2016 på liknande sätt som tidigare när tilldelningsbeslut fattas. Kommunen vill standardisera och automatisera sin ekonomiprocess för att på så sätt utveckla kvalitet och effektivitet. Det är också mycket viktigt att det är ett säkert, enkelt och användarvänligt system. För att säkerställa detta har kommunen tagit fram en väl formulerad och förankrad kravspecifikation med prioriteringar som uppfyller kommunens behov idag och framåt. Ambitionen är att på sikt kunna öppna delar av systemet för medborgarna. Upphandlingen har gjorts via ett förhandlat förfarande i enlighet med LOU (lagen om offentlig upphandling). Vid ett förhandlat förfarande finns en större möjlighet att anpassa avtalet efter kommunens specifika behov. Ett förhandlat förfarande möjliggör en dialog med leverantörerna under upphandlingsprocessen för att på så sätt minska risken för problem under införande och förvaltning av systemet. Grov tidplan Projektgenomförandet kommer att starta i slutet på maj och driftstarten planeras till år 2017. Upphandlingsprocessen Presentationer av de olika ekonomisystemen har genomförts med de aktuella leverantörerna under två dagar per leverantör uppdelat på olika funktioner i systemet. Användbarheten har bedömts av en bred grupp representanter från kommunens olika verksamheter. Upphandlingen har genomförts som ett förhandlat förfarande. Den påbörjades med en annonsering av inbjudan till anbudsansökan. Tre anbudssökande svarade på inbjudan. För att gå vidare måste anbudssökande uppfylla samtliga obligatoriska grundläggande krav och redogöra för funktionalitet och erfarenhet samt verifiera detta med referenser. Samtliga tre anbudssökande gick vidare och inbjöds att lämna anbud utifrån det förfrågningsunderlag som tagits fram. Två anbud kom in, en anbudssökande valde att avstå från att lämna anbud.

3 (7) Utvärderingen av inkomna anbud har genomförts baserat på de fyra utvärderingskriterierna användbarhet, pris, funktionalitet och leveransförmåga. En väsentlig del av utvärderingen har varit systemdemonstrationer som betygsatts utifrån användbarhet. I förhandlingarna har förtydligande begärts in på följande delar: funktionella krav, projektgenomförande, utbildningar, tekniska krav, leveransförmåga och utvecklingsförmåga. Kommunen har sedan förhandlat om kommersiella villkor, priser, support, etc. I samband med sista förhandlingen begärde kommunen att respektive anbudsgivare komma in med slutbud. Upphandlingen har genomförts i samarbete mellan inköpsenheten och en extern upphandlingskonsult. Utvärderingsmodell Utvärderingen av inkomna anbud har genomförts baserad på de fyra utvärderingskriterierna. Kriterierna och deras vikt i utvärderingen presenteras nedan. Utvärdering användbarhet Användbarhet utvärderades inom sju kategorier på skalan 0-5 där 5 är högst. Genomsnittsbetygen multiplicerades med 20 för att ge utvärderingspoängen på en skala 0-100. Utvärderingspoängen har viktats till 40 % i utvärderingsmodellen. Resulterande utvärderingspoäng är: CGI: 23,9 Unit4: 25,9

4 (7) Utvärdering pris Priset som används för utvärderingen är totalkostnaden under den sex åriga löptiden för avtalet. Utvärderat pris består av projektkostnad + 6 årliga kostnader. Totalkostnaden blir: CGI: 13 435 700 kr Unit4: 13 196 500 kr Anbudet med lägst pris får 100 utvärderingspoäng medan det med näst lägst pris får 90 poäng. Utvärderingspoängen har viktas till 15 % i utvärderingsmodellen. Resulterande utvärderingspoäng är: CGI: 13,5 Unit4: 15,0 Utvärdering funktionalitet Utvärderingen baseras på andelen ja svar på kraven i kravspecifikationen. Utvärderingspoängen sammanställs per område och har viktas till 25 % i utvärderingsmodellen. Resulterande utvärderingspoäng är: CGI: 23,4 Unit4: 24,0

5 (7) Utvärdering leveransförmåga Leveransförmågan har utvärderats genom att förhandlingsgruppen betygsatt 31 faktorer inom sju områden. Det genomsnittliga betyget för respektive leverantör beräknades. Betyget multiplicerades med 20 för att ge utvärderingspoängen vilken har viktas till 20 % i utvärderingsmodellen. Resulterande utvärderingspoäng är: CGI: 10,5 Unit4: 12,8 Total utvärdering Summeringen av utvärderingen ger en total utvärderingspoäng om: CGI: 71,3 Unit4: 77,7 Utvärderingen visar att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är från Unit4.

6 (7) Ekonomiska konsekvenser Driftkostnad nuvarande ekonomisystem Driftkostnaden för nuvarande ekonomisystem ligger på ca 2,3 miljoner kronor per år. Utöver detta tillkommer en årlig utvecklingskostnad. Beräknad driftkostnad nytt ekonomisystem Den nya årliga driftskostnaden för kommunen beräknas till drygt 1,6 miljoner kronor per år. Priset som används för utvärderingen är totalkostnaden under den sex-åriga löptiden för avtalet. Detta består av projektkostnad + 6 årliga kostnader. Totalkostnaden blir: 13,2 miljoner kronor. Projektkostnad För att upphandla och implementera ekonomisystem finns 2 miljoner kronor budgeterat. Vid övergång till nytt ekonomisystem uppstår kostnader för systembyte och implementation. Övergången beräknas kosta 3,8 miljoner kronor. Kostnaden för bytet av system och den interna projektledningen uppstår under 2016 och 2017. Systemet planeras att tas i drift räkenskapsåret 2017 och kommer att omfatta kommunens hela verksamhet inklusive helägda bolag. Eva Olin Ekonomidirektör Stadsledningskontoret Eva-Lotta Allegri Enhetschef Redovisningsenheten

7 (7) Bilaga 1 Total poäng per del per leverantör. Utvärderingskriterier. CGI Unit4 ANVÄNDBARHET Generella 3,55 3,72 Redovisning 3,45 3,37 Budget och prognos 2,86 3,62 Projekt- och tidredovisning 1,84 2,19 Inköp och fakturahantering 3,11 3,10 Kundfakturering 2,92 2,78 Anläggningsreskontra 3,20 3,87 Genomsnitt 2,99 3,24 FUNKTIONALITET Koder redovisning, generella funktioner och koncernredovisning 9,32 9,45 Leverantörsfakturor, inköp inklusive e-handel och avtal 3,58 3,69 Kundfakturor, krav och internfakturor 3,25 3,52 Anläggningsredovisning, tid och projekt 3,55 3,63 Budget och prognos 3,75 3,70 LEVERANS OCH UTVECKLINGSFÖRMÅGA Projektgenomförande 2,90 3,86 Utbildning 3,50 2,84 Support och underhåll 2,50 3,10 Dokumentation 2,38 3,00 Utdata och formulär 1,50 1,92 Utvecklingsförmåga 2,75 2,92 Utvecklingsförmåga generellt 2,50 3,84 PRIS SEK Årlig kostnad x 6 år 8 820 000 kr 9 360 000 kr Projektgenomförande 4 615 700 kr 3 836 500 kr TOTAL KOSTNAD AVTALSTID 6 ÅR 13 435 700 kr 13 196 500 kr