Utvärdera din kommunikation Detta är ett verktyg för dig som: Vill ha feedback på ditt sätt att kommunicera som ledare Vill stämma av dina medarbetares förväntningar på hur du kommunicerar med dem Vill utveckla och förbättra ditt sätt att kommunicera Vill fördjupa dina kunskaper om chefens kommunikationsroller Som chef är du dina medarbetares viktigaste kommunikationskanal. Därför är det viktigt att du har god förståelse om vad som förväntas av dig och din kommunikation. Utvärderingsverktyget ger dig återkoppling på hur du kommunicerar och för att utveckla din kommunikation. Verktyget vänder sig till dig som är chef, grupp- eller projektledare. Du får vägledning, tips och råd kring hur du, med hjälp av dina medarbetare, kan utvärdera din kommunikation. Detta verktyg innehåller: Huvuddokument Beskrivning av ledarskapets kommunikativa roller och uppdrag Vägledning i att utvärdera din kommunikation Arbetsdokument Utvärderingsblankett för chefen, att fylla i Mall: Inbjudan till utvärdering av min kommunikation Utvärderingsblankett för medarbetarna, att fylla i Mall: Sammanställning Handlingsplan 1/7
Chefens kommunikativa roller Utvärderingsverktyget utgår från en modell som kallas chefshjulet, där de fyra centrala kommunikativa rollerna du har som ledare beskrivs. Utvärderingsverktyget hjälper dig att identifiera det du bör fokusera på för att utveckla ditt ledarskap. Dina styrkor och utvecklingsområden identifieras genom att du och dina medarbetare utvärderar din förmåga att agera utifrån fyra kommunikationsroller. Figuren nedan, chefshjulet, ger en övergripande bild av chefens fyra kommunikationsroller. Med varje roll följer viktiga kommunikationsuppgifter och aktiviteter. Genom att utveckla dessa roller, utvecklar du ett kommunikativt ledarskap som ska bidra till att du kan utveckla din verksamhet och nå verksamhetens mål. Chefshjulet: 1. Chefen som visionär och strateg Rollen som visionär och strateg fokuserar på ditt ansvar att kommunicera visioner, mål och strategier. Beroende på vilken chefsnivå du befinner dig på, handlar en större eller mindre del av din kommunikation om övergripande budskap. Din roll är att översätta och kommunicera verksamhetens visioner, mål och strategier, samt tydiggöra vad de betyder för dina medarbetare. Detta behöver du göra för att skapa förståelse, acceptans, engagemang eller agerade hos medarbetarna i verksamhets-, affärsfrågor och verksamhetsinriktningar. Medarbetarna behöver se den röda tråden mellan det egna arbetet och verksamhetens övergripande mål. Din roll är att planera kommunikationen så att medarbetarna blir delaktiga i verksamhetens utveckling. Det handlar också om att du som chef ska lyckas 2/7
förmedla vart verksamheten är på väg samtidigt som du ska kunna besvara frågor kring varför och hur på ett sätt så att alla kan förstå och känna sig motiverade. I rollen som visionär och strateg ingår bl.a. att: Teckna attraktiva framtidsbilder, som tydliggör sammanhangen mellan vad medarbetaren gör och organisationens vision, mål och strategier Föra dialog om visioner och mål, för att skapa delaktighet och engagemang hos medarbetarna och få dem att vilja bidra i sitt arbete Prata om gemensamma historier och ha en tydlig retorik kring organisationens utveckling. Var har vi varit, var är vi nu och vart ska vi? Denna berättelse ökar meningsskapandet kring visioner och mål 2. Chefen som förändringsagent Förändring har blivit en del av vardagen i många organisationer, vilket gör att verksamheten riskerar att hamna i pressade lägen. För många är det stressande och slitsamt att inte veta vad som kommer att ske framöver och att inte få tid att vänja sig vid ändrade förhållanden. En mycket central uppgift för dig som chef är att skapa motivation hos medarbetarna när de står inför förändring. Din roll som förändringsagent är att förklara vad förändringen innebär och förankra idén om varför förändringen görs. Du behöver också motivera och entusiasmera dina medarbetare till att vilja vara med i förändringsarbetet och engagera sig i hur förändringsmålen ska uppnås. Du behöver även skapa trygghet hos medarbetarna. Detta gör du bl.a. genom att lyssna till den oro och det motstånd som du eventuellt kommer att möta, samt tydliggöra hur förändringsarbetet ska genomföras. I rollen som förändringsagent ingår bl.a. att: Sälja in förändringar bland medarbetarna för att skapa acceptans för vad förändringen ska lösa för problem eller möjliggöra Förankra ramar för förändringen och motivera medarbetarna att engagera sig i förändringsarbetet Föra dialog om konsekvenser med medarbetarna för att skapa förståelse, minska oron och skapa förändringsvilja 3. Chefen som driftsledare Många chefer lägger merparten av sin energi på att stödja det dagliga arbetet i olika processer. I rollen som driftsansvarig är din kommunikation viktig för att få arbetet att flyta på så smidigt och effektivt som möjligt. Det handlar i stor utsträckning om att tydliggöra vad som förväntas av dig och dina medarbetare, samt vem som är ansvarig för vad. Mycket handlar om att stämma av hur arbetet fungerar samt hantera problem och frågor. Du behöver också vara tillgänglig så att medarbetare snabbt kan få den information de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Som driftsledare behöver du ha en överblick över situationen och synliggöra de utmaningar som behöver hanteras för att ni ska klara era åtaganden och nå era uppsatta mål. I rollen som driftsledare ingår bl.a. att: 3/7
Sätta upp klara verksamhetsmål och löpande följa upp att arbetet fungerar effektivt Vara tillgänglig och svara på frågor om olika arbetsuppgifter och problem Synliggöra utmaningar för att skapa fokus på verksamhets uppdrag och uppgifter 4. Chefen som coach Coachrollen handlar i stor utsträckning om att ge såväl individuell som kollektiv feedback. Att ge feedback är ett sätt att försäkra dig om att medarbetaren och arbetsgruppens arbete löper som det ska. Feedback är en central metod för att få överensstämmelse mellan medarbetarnas uppgifter och prestationer, och de uppställda förväntningar och krav som finns på såväl den enskilde medarbetaren som på arbetsplatsen. I ett coachande förhållningssätt är grundtanken att medarbetaren själv har den potential som krävs för att lösa en uppgift. Din uppgift är inte att komma med färdiga rätta lösningar, utan du ska bistå med vägledning, frågor och råd. I vissa situationer ställer du frågor till medarbetaren, så att denne kommer fram till en lämplig lösning. I andra situationer behöver du kanske ge instruktioner och mer tydliga råd. Vilken form av coachning du använder beror på situationen och medarbetarens förkunskaper. Genom att du lyssnar på din medarbetare och sätter dig in i dennes situation, skapar du en bild av vilken form av coachning som är mest lämplig. Som coach bör du uppmuntra till både formella och informella samtal som bidrar till att medarbetarna känner ägarskap och engagemang, samt skapar utrymme för samarbete och kunskapsdelning. I rollen som coach ingår bl.a. att: Ge konkret feedback, både positiv och negativ, för att stödja enskilda medarbetare och gruppens utveckling Lyssna och visa intresse för medarbetarnas frågor och behov Föra dialog om hur gruppen och medarbetares potential kan utvecklas 4/7
Så här gör du Utvärderingen ger dig insikt i såväl din egen som dina medarbetares uppfattning om din förmåga att kommunicera som chef. Utvärderingen består av 30 påståenden om ditt sätt att kommunicera och den görs i fem steg: 1) Fyll i din egen utvärdering, dvs. gör en självutvärdering 2) Be dina medarbetare att göra en utvärdering, dvs. de gör en skattning av din kommunikativa förmåga 3) Sammanställ resultatet, dvs. du sammanfattar din egen och medarbetarnas utvärderingar 4) Utforma en handlingsplan för hur du ska utveckla din kommunikation 5) Ge återkoppling till dina medarbetare och stäm av deras förväntningar 1. Fyll i din egen utvärdering När du fyller i utvärderingen bör du fundera över hur du faktiskt kommunicerar i din roll som chef. Börja med att gradera hur viktiga de olika kommunikationsuppgifterna, som beskrivs i de 30 påståendena i utvärderingsblanketten, är för ditt arbete. Därefter funderar du över hur nöjd du är med ditt sätt att hantera dessa uppgifter. Slutligen tittar du på eventuella skillnader mellan den betydelse du har angett för varje enskild kommunikationsuppgift och hur nöjd du är med ditt sätt att hantera just denna uppgift. Använder dig av betygsättningen 1-5: 5 = Mycket bra/mycket viktig 4 = Ganska bra/ganska viktig 3 = Varken bra/viktig eller dålig/oviktig 2 = Ganska dålig/ganska oviktig 1 = Mycket dålig/ mycket oviktig Gör din självskattning i Utvärderingsblankett för chefen i Arbetsdokumentet 2. Be medarbetarna göra en utvärdering Nu ska dina medarbetare värdera hur de uppfattar din förmåga att kommunicera som ledare. Medarbetarna ska först ta ställning till hur viktiga dina olika kommunikationsuppgifter, som beskrivs i de 30 påståendena i utvärderingsinstrumentet, är för dem i deras arbete. Därefter ska de värdera hur bra de anser att du hanterar dessa uppgifter. Du och medarbetarna får en bild av eventuella skillnader mellan hur viktig varje uppgift anses vara och din förmåga att hantera uppgiften. Medarbetarna använder sig av betygsättningen 1-5: 5/7
5 = Mycket bra/mycket viktig 4 = Ganska bra/ganska viktig 3 = Varken bra/viktig eller dålig/oviktig 2 = Ganska dålig/ganska oviktig 1 = Mycket dålig/mycket oviktig Medarbetarna använder Utvärderingsblankett för medarbetarna i Arbetsdokumentet Se även Inbjudan till utvärdering av min kommunikation i Arbetsdokumentet Inbjudan till utvärdering av min kommunikation När du delar ut utvärderingsblanketten till de medarbetare du vill ska delta i utvärderingen, bör du skicka med en inbjudan där du beskriver bakgrund, syfte, vilka som deltar, hur man fyller i blanketten och hur resultaten ska användas. När du ber medarbetaren utvärdera ditt kommunikativa ledarskap är det viktigt att poängtera att du är öppen för och efterfrågar såväl positiv som negativ feedback. Syftet med utvärderingen är att du med hjälp av den feedback du får ska kunna utveckla ditt kommunikativa ledarskap. Medarbetaren ska uppfatta att initiativet är seriöst menat från din sida. Formulera en inbjudan med hjälp av mallen Inbjudan till utvärdering av min kommunikation i Arbetsdokumentet 3. Sammanställ resultatet När du fått tillbaka utvärderingarna från dina medarbetare sammanställer du resultatet av dessa och jämföra med din egen självutvärdering. Gör sammanställningen enligt följande procedur: Räkna samman de skillnader medarbetarna anger mellan viktighet och nöjdhet för vart och ett av de 30 påståendena. Om du har flera medarbetare lägger du ihop den sammanlagda skillnaden för varje påstående och dividerar det tal du får med antalet medarbetare. Du får då ett medelvärde för varje påstående. Skriv in resultatet dvs. skillnaden per fråga i Mall: Sammanställning i Arbetsdokumentet Gör gärna en graf av medarbetarnas resultat så att du får en övergripande bild Skriv in ditt eget resultat i Mall: Sammanställning Gör gärna en graf över ditt eget resultat Jämför de båda graferna Om du vill göra en mer specifik jämförelse kan du göra likadant med uppgifternas viktighet och på så sätt få en tydlig bild av vad medarbetarna har för förväntningar på dig i de fyra kommunikationsrollerna. 6/7
Jämför medarbetarnas och din egen utvärdering och utvärdera hur resultaten överensstämmer respektive skiljer sig åt. Använd Mall: Sammanställning i Arbetsdokumentet 4. Utforma din handlingsplan för hur du ska utveckla din kommunikation När du har en bild av resultatet från utvärderingen börjar du utforma en handlingsplan för hur du ska utveckla ditt kommunikativa ledarskap. I Arbetsdokumentet finns en Handlingsplan som hjälper dig att prioritera vad du ska fokusera på, både kortsiktigt och långsiktigt. Fundera över vad du vill förbättra omedelbart och vad du vill göra på lite längre sikt. Formulera gärna minst ett förbättringsförslag per roll i chefshjulet. Prioritera sedan vilka förslag du anser är viktigast att arbeta vidare med (på en skala 1-4, där 1 har låg prioritet och 4 mycket hög prioritet). Fyll i och formulera Handlingsplan i Arbetsdokumentet 5. Återkoppla till medarbetarna och stäm av förväntningar När du ber dina medarbetare att utvärdera din kommunikation är du förpliktigad att ge dem återkoppling på utvärderingens resultat. Återkoppling kan göras på flera sätt: Om du har utrymme för individuella genomgångar, kan du stämma av de förväntningar dina medarbetare har. En medarbetare har kanske värderat en specifik uppgift som mycket viktig och anser att detta är ett angeläget utvecklingsområde för dig. Just denna uppgift kanske inte du själv ser som den viktigaste just nu. Då är det bra om du förklarar hur du prioriterar och tänker, så att medarbetarnas förväntningar blir realistiska. Dialogen kring medarbetarnas förväntningar är mycket viktig, eftersom den bidrar till en gemensam förståelse kring den verksamhet ni bedriver. Om ett stort antal medarbetare deltagit i utvärderingen, kanske tiden inte räcker för individuella genomgångar. Då kan du presentera utvärderingens resultat på ett möte. Berätta vad du kommer att fokusera på för att utveckla ditt kommunikativa ledarskap. Som ett alternativ kan du i ett e-mail tacka för den feedback du fått, sammanfatta resultaten och beskriva vad du tänker gå vidare med. 7/7