STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16306/11 SID 1 (6) 2012-01-10 SSA 2011:21 Västerorts polismästardistrikt Att: Anna Carin Nordén Kopia: Birgitta Odén, Rättsenheten HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS VÄSTERORTS POLISMÄSTARDISTRIKT Närvarande från Västerorts polismästardistrikt: Anna Carin Nordén Administrativ chef, arkivansvarig Ann-Charlotte Kihlström Arkivföreståndare Mari Moltzau Registrator Mikael Ahlman IT- och säkerhetsansvarig Mikael Hanell Kommissarie, säkerhet/servicechef Fernando Aranda Gruppchef rätts- och registergruppen Göran Dahlstedt IT-brottsgrupp/chef Birgitta Odén Myndighetsarkivarie, rättsenheten Kerstin Enocson Arkivarie, rättsenheten Närvarande från Stockholms stadsarkiv: Martin Ståhl Inspektionsförrättare Louise Högberg Protokollförare SAMMANFATTNING Västerorts polismästardistrikt inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 16 december 2011. Inspektionen avsåg Västerorts polismästardistrikts allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Västerorts polismästardistrikt inspekterades senast i september 2005. Västerorts polismästardistrikt har i huvudsak väl fungerande rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Kunskapen om hantering av allmänna handlingar upplevs också som god i organisationen. Det finns ett behov av att se över de digitala systemen och värdera informationen i dessa utifrån ett bevarandeoch gallringsperspektiv. Inspektionen var föraviserad. Box 22063, 104 22 Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@stockholm.se www.ssa.stockholm.se
SID 2 (6) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN Förelägganden Stadsarkivet förelägger Västerorts polismästardistrikt att: - Utreda behovet av gallring av den digitala informationen. - À jour-föra arkivförteckningen till och med föregående år. Västerorts polismästardistrikt ska senast den 2012-12-31 åtgärda föreläggandena, samt skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats.
SID 3 (6) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Västerorts polismästardistrikt har en tydlig fördelning av arbetsuppgifter och ansvar som reglerats i den för avdelningen framtagna avdelningsordern om arkivorganisation. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapen om hur allmänna handlingar ska hanteras är god och man uppger att det finns bra rutiner för att kommunicera informationen. Nyanställda erhåller information kring registrering, diarieföring och arkivering i samband med sin introduktion. Beroende på funktion är denna information mer eller mindre djupgående och detaljerad. Information kring hantering av allmänna handlingar finns publicerad på intranätet. Kunskapsnivån kring gallringsbestämmelser bedöms vara god inom organisationen i stort och det finns en vana att registrera och hantera allmänna handlingar. DIARIEFÖRING OCH ARKIVBILDNING Rutiner för postöppning Västerorts polismästardistrikt tillämpar delvis central postöppning. Posten öppnas och ankomststämplas av registratorerna. Direktadresserad post sorteras till respektive avdelning. Fullmakt ges till närmsta chef som ansvarar för att personalens post hanteras vid frånvaro. Registraturet öppnar emellertid inte personadresserad post utan denna öppnas och hanteras av en speciell enhet. Alla anställda på myndigheten har en s.k. intern e-postadress. Med intern menas att den används för kommunikation både inom den egna, men också med övriga polismyndigheter i landet. Den interna e-postadressen kan inte användas för kommunikation utanför polisväsendet. De medarbetare och funktioner som har behov av en extern e-postadress har fått en sådan aktiverad. Rutiner vad gäller ansvar och användande av den externa e- postadressen finns, t ex avseende hantering av sin e-post vid frånvaro. Det råder goda rutiner runt hanteringen av funktionsbrevlådor. Diarieföring Distriktets registratorer arbetar endast i det allmänna diariet (AA). Övrig diarieföring sker på respektive avdelning och i olika diarier beroende på vad ärendet rör t ex kriminaldiarium (K) och trafikdiarium (T). Myndigheten uppger
SID 4 (6) att rutinerna för att lämna upprättade och inkomna handlingar till registrator fungerar bra. Hantera handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar En dokumenthanteringsplan/arkivbildningsplan finns upprättad för distriktet. Arkivbildningsplanen utgår från en central mall. Kunskapen hos handläggarna kring vilka hanteringsrutiner som gäller upplevs som god. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR En ombyggnad av huset ska påbörjas i december 2012. Denna kommer möjligtvis påverka ett närarkiv på plan 2, men inget är ännu bestämt. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns för analoga handlingar Det finns en stor mängd föreskrifter, både generella (RA-FS:ar) och myndighetsspecifika (RA-MS:ar), som är tillämpliga för Västerorts polismästardistrikt. Samtliga gallringsföreskrifter är redovisade i arkivbeskrivningen. Det framgår tydligt av gallringsföreskrifterna att de är framtagna för och anpassade till pappersbaserat material och inte till digital information. Ingen värdering har genomförts av informationen som finns i de IT-system som avdelningen använder i sin verksamhet och ingen gallring sker heller idag i systemen, med undantag av viss gallring som sker med stöd i datainspektionens föreskrifter. Enligt Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2 ska alla myndigheter ta fram en strategi för digital långtidslagring. En viktig del i strategin är att värdera den digitala informationen utifrån ett bevarande- och gallringsperspektiv. Västerorts polismästardistrikt saknar idag gallringsbeslut rörande den digitala informationen och behöver därför se över sitt behov av gallring avseende sin information i IT-systemen. Myndighetens gallringsrelaterade frågor behandlas främst av arkivarierna på RPSnivå, som är den instans som sköter kommunikationen med Riksarkivet. Arbetet med att värdera den digitala informationen bör därför utredas på central
SID 5 (6) myndighetsnivå och ske i samarbete mellan Västerorts polismästardistrikt och myndighetens centrala arkivfunktion. Gallringsbeslut tillämpas Västerorts polismästardistrikt genomför gallring av handlingar regelbundet varje år, enligt Riksarkivets föreskrifter. Det skrivs ett gallringsprotokoll och gallringen ligger i fas. Föreläggande Utreda behovet av gallring av den digitala informationen. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Arkivbeständiga produkter används Västerorts polismästardistrikt använder sig enligt uppgift genomgående av godkända skrivmateriel, skrivare och kopiatorer. Detta köps in centralt till myndigheten via RPS. Rutiner för att bevara handlingar i digital form Ansvaret för de IT-system som används på västerorts polismästardistrikt ligger centralt på RPS eller på Polismyndigheten i Stockholms län. Västerorts polismästardistrikt behöver se över informationen i sina olika system och ta fram en strategi för digital långtidslagring för denna. I strategin ingår att redovisa och värdera den digitala informationen samt långsiktigt planera för hur den digitala arkiveringen ska ske. Enligt uppgift pågår arbete inom myndigheten med att förbereda för kommande digital arkivering. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns Västerorts polismästardistrikt har en arkivbeskrivning som uppfyller kraven i arkivförfattningarna och är mycket informativ och väl genomarbetad. En arkivförteckning finns Arkivbildaren Västerorts polismästardistrikt påbörjades 1994 i samband med en större omorganisation och inrättandet av Polismyndigheten i Stockholms län.
SID 6 (6) Förteckningsarbetet släpar dock efter lite då arkivförteckningen ska föras till och med föregående år. RPS bedriver ett projekt för att kunna gå över till en processorienterad arkivredovisning, detta arbete omfattar även polismästardistrikten. Föreläggande À jour-föra arkivförteckningen till och med föregående år. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna förvaras skyddade Västerorts polismästardistrikt förvarar sina allmänna handlingar på ett flertal olika ställen. Avslutade K-ärenden för 1994-2005 förvaras i arkivlokal hos Norrorts polismästardistrikt i Sollentuna. Västerort har två egna godkända arkivlokaler i Solna för avslutade ärenden samt ett närarkiv för avslutade K-ärenden. Pågående ärenden förvaras i brandskåp på rummen. Vid inspektionen inspekterades arkivlokalerna på Sundbybergsvägen, vilka uppfyller Riksarkivets krav. Stockholms stadsarkiv 2012-01-10 Martin Ståhl Inspektionsförrättare