Samverkansavtal i Kungsörs kommun

Samverkan ska utmärka alla verksamheter Samverkan syftar till lösningar i samförstånd Samverkan är allas ansvar Samverkansavtal i Kungsörs kommun

Samverkan ska utmärka alla verksamheter För att uppnå kommunens mål måste det finnas väl fungerande verksamheter som i sin tur har engagerade och kompetenta medarbetare som får verka i en god arbetsmiljö. Engagemang har samband med möjlighet till inflytande och delaktighet i den verksamhet man arbetar i. Engagemang kan i sin tur bidra till att våra verksamheter utvecklas. I det centrala avtalet FAS 05 (Förnyelse-arbetsmiljösamverkan) finns ett synsätt som betonar lokal samverkan för att understödja väl fungerande verksamheter i förening med ett långsiktigt hållbart arbetsliv. Intentionerna i FAS 05 är grunden för samverkansavtalet i Kungsörs kommun. Samverkansavtal Genom ett lokalt avtal om samverkan vill vi gemensamt tydliggöra att samverkan och arbetet för en god arbetsmiljö och god hälsa hos medarbetarna ska prägla alla verksamheter i Kungsörs kommun. ¾ Samverkan innebär dialog mellan arbetsgivaren, medarbetare och fackliga företrädare om verksamhet, måluppfyllelse och resurser. ¾ Samverkan ska bidra till att uppnå de mål och policys som kommunfullmäktige och kommunstyrelsen fastställt samt mål som finns för respektive verksamhet. Samverkan ska syfta till ett gemensamt arbete och intresse för att utveckla verksamheten och ett gemensamt arbete för att våra verksamheter ska ha god kvalitet och en bra arbetsmiljö. ¾ För att samverkan ska nå sitt syfte måste alla berörda ta ansvar. Det är viktigt att det finns en gemensam värdegrund som bygger på respekt och förtroende. ¾ Medbestämmandelagen (MBL), Arbetsmiljölagen (AML) och Lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen (FML) utgör den arbetsrättsliga grunden för samverkansavtalet. Samverkan är allas ansvar Mål, syfte och grundtankar för samverkan ¾ Verksamhet, medbestämmande och arbetsmiljö ska hanteras i en helhet. ¾ Så många frågor som möjligt ska hanteras av de som är direkt berörda av dem på arbetsplatsen. Att i sitt arbete ha helhet, överblick, förståelse och insikt är grundläggande för alla medarbetare. Varje medarbetares inflytande och delaktighet är basen för samverkanssystemet. Samverkanssystemet ska ge möjlighet till en god arbetsmiljö där delaktighet och inflytande och utveckling ska vara självklara delar för varje medarbetare. Samverkan i organisationen Samverkan, dialogerna, sker i olika former och på olika nivåer i organisationen: ¾ I medarbetarsamtalet - Medarbetarsamtalet som är ett individuellt samtal mellan medarbetare och chef syftar till att få en djupare genomgång om arbetsuppgifter, uppdrag, arbetsresultat, arbetsmiljö och utveckling. Medarbetarsamtalet ska genomföras årligen. Medarbetarsamtalet ska ligga till grund för en individuell utvecklingsplan. (Se vidare avsnittet om medarbetarsamtal.) 2 3

Samverkan syftar till lösningar i samförstånd ¾ På arbetsplatsträffen - Arbetsplatsträffen är grunden för samverkan. Här ska chef och medarbetare på enheten ha dialog om planering, uppföljning och utveckling av arbetet samt om hälsa och arbetsmiljön i den egna enheten. Arbetsplatsträffarna ska hållas regelbundet. (Se vidare avsnittet om arbetsplatsträffar.) ¾ I samverkansgruppen - Samverkansgruppen är ett representativt forum för arbetsgivare och fackliga organisationer. Medarbetarna företräds här av företrädare från de fackliga organisationerna. Samverkansgrupper ska knytas till de olika beslutsnivåerna i organisationen. I samverkansgruppen möts chef, fackliga representanter och skyddsombud för dialog om planering, uppföljning, utveckling, hälsa och arbetsmiljö i verksamheten. Hantering av frågor i samverkansgruppen ersätter informations- och förhandlingsskyldigheten enligt medbestämmandelagen (MBL). Arbetsgivarens representant ansvarar för att frågor behandlas i samverkansgruppen innan beslut fattas. Samverkansgruppen ska vara skyddskommitté enligt reglerna i Arbetsmiljölagen vilket innebär att samverkansgruppen ska samordna arbetsmiljöarbetet inom aktuellt område. Parterna har ett gemensamt ansvar för att ta upp frågor om verksamhetens utveckling, hälsa och arbetsmiljö. Intentionen är att komma fram till lösningar i samförstånd och nå enighet före beslut. Det är arbetsgivaren som bär ansvaret för det slutgiltiga beslutet och att besluten verkställs. Medarbetarsamtal Syftet med medarbetarsamtalet är att medarbetaren ska kunna få feedback på sina prestationer utifrån dåtid, nutid och framtid. Det ska också vara en möjlighet för medarbetaren att ge feedback till sin chef. Dessutom ska chefen och medarbetaren komma överens om vilka individuella mål som medarbetaren ska arbeta med för kommande år. En annan viktig del av samtalet är att medarbetaren får förståelse för kommunens övergripande mål och hur medarbetaren på bästa sätt kan bidra till dessa. Medarbetarsamtalen är en viktig förutsättning för den individuella lönesättningen. Inom Kungsörs kommun strävar vi mot att alla chefer ska använda sig av en strukturerad samtalsmodell. Innehåll Medarbetarsamtalen ska innehålla: ¾ en uppföljning av föregående samtal och utvecklingsplan. Chef och medarbetare summerar och ger en tillbakablick på arbetet under året som gått och diskuterar även nuläget. ¾ en diskussion om mål och medarbetarens arbetsuppgifter. Vilka förändringar står organisationen inför och vilka förbättringar kan medarbetaren medverka till? ¾ ett samtal om medarbetarens arbetsinsats, arbetsresultat och prestation. ¾ frågor om arbetsmiljö, samverkan och samarbete. ¾ ett samtal om medarbetarens kompetensutveckling. En ny utvecklingsplan kan skrivas om behov av insatser finns. ¾ en möjlighet att ge chefen feedback. Till sist summeras samtalet vilket ger en bekräftelse på ömsesidiga åtaganden. 4 5 Strukturerade samtal mellan chef och medarbetare

Ansvar och planering ¾ Ekonomi och budget Prata utveckling, planering och uppföljning Det är chefen som initierar medarbetarsamtalet, men det är ett ömsesidigt ansvar att det genomförs och vad resultatet blir. Det är viktigt att man har en gemensam bild av syftet med samtalet. Medarbetarsamtalet ska genomföras minst en gång varje år och resultera i en individuell utvecklingsplan med mål och åtgärder för att nå målen. Det är viktigt att understryka att dessa samtal aldrig kan ersätta de löpande, naturliga och spontana kontakterna mellan chef och medarbetare. Medarbetarsamtalen får inte heller utformas till att bli en årlig prövning eller förpliktelse. Därför är det viktigt att både chef och medarbetare kommer väl förberedda inför samtalet. Arbetsplatsträff Arbetsplatsträffarna utgör grunden för allt samverkansarbete och är basen för att skapa ett bra diskussionsklimat inom enheterna. Syftet med arbetsplatsträffarna är att skapa ett forum för dialog mellan anställda och arbetsledning. De ger också ett tillfälle till att gemensamt få arbeta med utveckling, planering och uppföljning inom det egna arbetsområdet. Innehåll Arbetsplatsträffarna ska skilja sig från det vardagliga arbets- eller verksamhetsmötet genom att man utöver det dagliga arbetet också diskuterar frågor om exempelvis organisation, ekonomi och arbetsmiljö. Arbetsplatsträffarna kan innehålla punkter inom: ¾ Arbetsmiljö, tillbud och arbetsskador ¾ Målstyrning ¾ Etik och värdegrund i arbetet ¾ Intern information ¾ Verksamhetsfrågor och planering ¾ Information om andra förvaltningar ¾ Hälsofrågor ¾ Övriga frågor Ansvar och planering Arbetsplatsträffar ska hållas regelbundet, till exempel en gång per månad. De ska försöka inplaneras ett år i taget och utgöra en naturlig del av verksamheten. Minnesanteckningar ska föras så att även frånvarande personal får tillgång till informationen. Det är chefen som är ansvarig för arbetsplatsträffarna och planerar och leder dem. De frågor som ska behandlas i en arbetsplatsträff är frågor som finns inom ramen för chefens befogenhet. Det är inte arbetsplatsträffen som fattar beslut. Det gör chefen i egenskap av arbetsgivare. Arbetsgruppen skapar tillsammans innehållet och svarar för att det är ett bra diskussionsklimat. Varje medarbetare har en skyldighet att delta aktivt i dialogen på arbetsplatsträffen. Arbetsplatsträffarna är en möjlighet att vara med och förändra och förbättra den gemensamma arbetsplatsen. Målet är att alla som har merparten av sitt arbete förlagt till arbetsplatsen ska delta, även om de formellt är anställda inom annan enhet (till exempel lokalvårdare). Vid planeringen av träffarna är det viktigt att tänka på pool-, natt- och deltidspersonalens möjligheter att delta. Präglas av regelbundenhet och allas deltagande ¾ Jämställdhet 6 7

Förslag - diskussion och dialog - beslut Det kan därför ibland vara nödvändigt att dubblera träffarna. Det är mycket angeläget att personal som är långtidssjukskrivna, föräldralediga eller på annat sätt är frånvarande under lång tid inbjuds till träffarna. Detta för att hålla alla informerade om vad som händer på arbetsplatsen, underlätta återgång till arbetet och stärka gemenskapen på arbetsplatsen. Infaller arbetsplatsträff på icke ordinarie arbetstid kompenseras det med ledighet av motsvarande längd (så kallad tid mot tid). Vid en arbetsplatsträff kan det komma upp frågor som chefen kan och ska besluta om och som inte faller under förhandlingsskyldigheten enligt 11 MBL. En sådan beslutsfråga bör tas upp vid flera tillfällen så att medarbetarna får möjlighet att diskutera frågan och komma med förslag utifrån en dialog. Frågan får sedan vila till nästa arbetsplatsträff då frågan tas upp igen innan chefen slutligen fattar beslut. Att föra en fråga mot beslut kan kortfattat beskrivas så här: ¾ Chefen redovisar de olika förslagen inför beslut. ¾ Medarbetarna yttrar sig för eller mot varje förslag. ¾ Om gruppen är enig skrivs detta in i minnesanteckningarna. ¾ Chefen fattar beslut. ¾ Om gruppen är oenig skrivs detta in i minnesanteckningarna. ¾ Chefen fattar beslut. Frågor som väcks på arbetsplatsträff och är av sådan art att de inte kan beslutas på enhetsnivå, förs vidare till nästa beslutsnivå. Information från kommunens ledning, förvaltningsledning eller annan nivå ska föras vidare till arbetsplatsträffarna via minnesanteckningar och muntliga redovisningar från arbetsplatsens ledning. Arbetsplatsträffarna kan även kombineras med facklig information efter överenskommelse med arbetsledningen. Samverkansgrupp Samverkansgruppens sammansättning och formalia ¾ Samverkansgruppen är ett representativt forum för arbetsgivare och fackliga organisationer. ¾ Samverkansgrupper ska knytas till de olika beslutsnivåerna i organisationen. Förvaltningschef och representanter från berörda fack kommer överens om antalet samverkansgrupper och organisatorisk placering inom förvaltningen. ¾ I samverkansgruppen ska ingå ansvarig arbetsgivarföreträdare kopplad till aktuell beslutsnivå och företrädare för fackliga organisationer som finns knutna till beslutsnivån. Huvudskyddsombud eller ett av berörda arbetsplatsers skyddsombud ska ingå i samverkansgruppen. I samverkansgrupp för skolan som omfattar årskurs 7-9 ska elevskyddsombud ingå. ¾ Vid behandling av fråga kan ledamot begära medverkan av sakkunnig person. ¾ Arbetsgivarföreträdaren är ordförande. ¾ Samverkansgruppen ska mötas regelbundet utifrån behov kopplat till verksamhetsfrågor, arbetsmiljö och beslutsprocess. Platsen för samverkan mellan fack och arbetsgivare 8 9

Övergripande frågor, t.ex. arbetsmiljö och organisation ¾ Kallelse med dagordning ska delges sju dagar innan mötet. ¾ Protokoll ska skrivas så att det framgår tydligt vilken information som ges och förslag till beslut. Synpunkter från de fackliga företrädarna ska framgå i protokollet samt om parterna är eniga eller oeniga till beslutsförslaget. Protokollet ska justeras. Protokollet ska följas upp vid nästkommande möte. Samverkansgruppen ska behandla frågor som rör: ¾ verksamhet och mål ¾ ekonomi och budget ¾ organisation ¾ hälso- och arbetsmiljöfrågor (utifrån skyddskommittéfunktionen) ¾ jämställdhets- och mångfaldsfrågor ¾ andra ärenden som någon part bedömer väsentlig I samverkansgruppen behandlas inte tvister, individärenden och kollektivavtalsfrågor som löne- och anställningsvillkor. Arbetsform i samverkansgruppen; information, dialog och hantering av ärenden ¾ Information ges om aktuella frågor och följs av dialog. Dialogens syfte är ge en bra grund för att hantera ärenden och fatta beslut. Här fullgör arbetsgivaren informationsskyldigheten enligt MBL 19. ¾ Arbetsgivaren ansvarar för att frågor behandlas i samverkansgruppen innan beslut fattas. Arbetsgivaren fullgör därigenom sin förhandlingsskyldighet enligt 11 och 38 MBL. ¾ Samverkansgruppen är skyddskommitté enligt reglerna i Arbetsmiljölagen vilket innebär att samverkansgruppen ska samordna arbetsmiljöarbetet inom aktuellt område, se vidare policy för arbetsmiljö. ¾ Intentionen är att komma fram till lösningar i samförstånd och nå enighet före beslut. Om inte enighet nås fattar arbetsgivaren beslut. Det är arbetsgivaren som bär ansvaret för det slutgiltiga beslutet och att det verkställs. Genomförande av samverkansmöte ¾ Öppna mötet Gå igenom närvaro, vem som är sekreterare och när protokollet ska justeras. Gå igenom dagordningen. Komplettera med eventuella tillkommande frågor från arbetstagarföreträdarna. ¾ Information, dialog och erfarenhetsutbyte Chefen informerar om aktuella frågor. Det förfarandet ersätter informationsskyldigheten enlig MBL 19. Vissa av frågorna kan vara aktuella inför beslutsfattande av arbetsgivaren. Informationen följs av dialog. Syftet med dialogen är att lägga en grund för att gå vidare inför beslut. Strävar efter enighet genom information och dialog ¾ Arbetsgivaren har ansvaret för dagordningen för mötet. Parterna har dock ett gemensamt ansvar för att ta upp frågor om verksamhetens utveckling, hälsa och arbetsmiljö. 10 11

Mötena följer en fastställd ordning ¾ Ärendehantering och beslutsförslag - Mötet övergår nu från dialog till att försöka nå enighet inför att arbetsgivaren kommer att fatta ett beslut om en fråga. Arbetsgivaren presenterar förslag till beslut. Antingen är gruppen enig, direkt eller efter diskussion. Vid oenighet, om någon eller några företrädare ställer sig oenig, bör frågan diskuteras och olika alternativ prövas. Detta förfarande ersätter förhandlingsskyldigheten enligt MBL 11. Vid oenighet finns möjlighet för arbetstagarparterna att begära förhandling enligt MBL 14. Sådan förhandlig (s.k. central förhandling) ska begäras skriftligt inom sju dagar (KHA 7). Arbetsgivaren måste därför avvakta sju dagar efter samverkansmötet med att verkställa beslutet. Förhandling enligt MBL 14 genomförs på samma beslutsnivå, det vill säga enligt gällande delegation. Efter fullgjord samverkan eller fullgjord förhandlingsskyldighet fattar arbetsgivaren beslut och ansvarar för verkställighet. Exempel på dagordning 1. Mötet öppnas och dagordningen fastställs 2. Verksamhetsfrågor 3. Ekonomi 4. Arbetsmiljö 5. Ärendehantering 6. Övriga frågor 7. Mötet avslutas Lagstiftning Tillämplig lagstiftning i medbestämmandelagen: Arbetsgivare skall fortlöpande hålla arbetstagarorganisation i förhållande till vilken han är bun- 19 den av kollektivavtal underrättad om hur hans verksamhet utvecklas produktionsmässigt och ekonomiskt liksom om riktlinjerna för personalpolitiken. Arbetsgivaren skall dessutom bereda arbetstagarorganisationen tillfälle att granska böcker, räkenskaper och andra handlingar, som rör arbetsgivarens verksamhet, i den omfattning som organisationen behöver för att tillvarataga medlemmarnas gemensamma intressen i förhållande till arbetsgivaren. Om det kan ske utan oskälig kostnad eller omgång, skall arbetsgivaren på begäran förse arbetstagarorganisationen med avskrift av handling och biträda organisationen med utredning, som den behöver för nyss angivet ändamål. Innan arbetsgivare beslutar om viktigare förändring av sin verksamhet, skall han på eget initiativ 11 förhandla med arbetstagarorganisation i förhållande till vilken han är bunden av kollektivavtal. Detsamma skall iakttagas innan arbetsgivare beslutar om viktigare förändring av arbets- eller anställningsförhållandena för arbetstagare som tillhör organisationen. Om synnerliga skäl föranleder det, får arbetsgivaren fatta och verkställa beslut innan han har fullgjort sin förhandlingsskyldighet enligt första stycket. Finns lokal arbetstagarorganisation, skall 14 förhandlingsskyldigheten enligt 11-13 fullgöras i första hand genom förhandling med denna. Uppnås icke enighet vid förhandling enligt första stycket, skall arbetsgivaren på begäran förhandla även med central arbetstagarorganisation. Lagar styr - rättigheter och skyldigheter 12 13

Innan en arbetsgivare beslutar att låta någon 38 utföra visst arbete för hans räkning eller i hans verksamhet utan att denne därvid skall vara arbetstagare hos honom, skall arbetsgivaren på eget initiativ förhandla med den arbetstagarorganisation i förhållande till vilken han är bunden av kollektivavtal för sådant arbete. Arbetsgivaren är vid förhandlingen skyldig att lämna den information om det tilltänkta arbetet som arbetstagarorganisationen behöver för att kunna ta ställning i förhandlingsfrågan. Viktiga dokument Följande styrdokument är bilagor till samverkansavtalet och finns att läsa i sin helhet på kommunens intranät; ¾ Arbetsmiljöpolicy (bilaga 1) med Riktlinjer för arbetslivsinriktad rehabilitering och arbetsanpassning (bilaga 2) ¾ Kompetensutvecklingspolicy (bilaga 3) ¾ Alkohol- och drogpolicy (bilaga 4) ¾ Hälsomål och hälsostrategi (bilaga 5) ¾ Handbok för jämställdhet (bilaga 6) Paragraferna 19, 11, 14 och 38 Fler dokument styr samverkan 14 15

Kungsör 2013