SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (14) Plats och tid Fastighetskontorer E 520 kl 13:15 15:30 Beslutande Övriga deltagande Stefan Bergman Karl-Erik Gustavsson Margareta Lundgren Britt-Marie Lundström Jan-Erik Ershag Erik Lundgren Leif Holmqvist Ilkka Saarinen Elvi Sundberg Ordförande tjg ersättare Roland Engström ersättare Rolf Rönnmark fastighetschef Johan Stålnacke tf verksamhetschef 13.45-15.30 Ulrica Marklund ekonom 13.15-14.00 Jan Wiberg projektchef 14.00-15.30 Tomas Nordenstam revisionen, ledamot 13.15-14.00 Bo Rehnberg revisor 13.15-14.00 Hallgerd Pettersson sekreterare Siv Lundström assistent Utses justera Erik Lundgren Paragrafer 98 108 Underskrifter.. /Stefan Bergman, ordförande/ /Hallgerd Pettersson, sekreterare/.. /Erik Lundgren, protokollsjusterare/ BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har ss upp Anslaget tas ner efter 2006-11-22 2006-11-27 2006-12-18 Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret, Hörnellgatan 5 931 85 Skelefteå Underskrift. Hallgerd Pettersson
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 Information Revisionen Revisor Bo Rehnberg går igenom den revisonsrapport som delgetts nämnden. För utveckla nämndens ansvarsutövande lämnas följande rekommendationer: klargöra verksamhets-/ekonomiansvaret med avseende på fördelning och innehåll vidareutveckla mål framförallt mål som rör verksamhetens effektivitet utveckla delegationsförteckning precisera hur återrapportering till nämnd ska ske öka säkerheten i ekonomiprognoser systematisk uppföljning av samtliga fastställda mål. Åtgärder av revisionsrapporten redovisas i 98. tacka för lämnad redovisning.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 Fa 98 Dnr 06 0530 060 Åtgärder revisionsrapport 2006 Fastighetskontoret ger följande förslag på åtgärder för stärka nämndens kontroll. Verksamhet Ledning och styrning Verksamhetsmål, mått och aktiviteter samlas i ett och samma dokument; Mål utifrån styrkort. Ett klargörande av verksamhetsansvar i organisationen med avseende på fördelning och innehåll ska finnas i det nya delegationsdokument som tas fram när nya organisationen är klar. Uppföljning och rapportering I internkontrollplan för 2007 kommer det preciseras hur rapportering till fastighetsnämnden skall ske. En systematisk uppföljning av styrkortens mål sker i och med delårsrapporter varje tertial. Verksamhetsmål kommer redovisas vid samma tillfälle allteftersom de integreras i styrkortsmålen. Ekonomi Ledning och styrning Ansvaret för investeringsprojekt ligger på idag på projektchef och då nya byggavdelningen är klar på byggchefen. Ansvaret kommer förtydligas i internbudget 2007. Beslutsestant och kontoansvar inom sitt ansvarsområde betyder man är ekonomiskt ansvarig inom sitt område. Förtydligas i interbudget 2007. Arbetet med ta fram nyckeltal för mäta produktivitet och effektivitet fortsätter. Uppföljning och rapportering Med det nya system fastighetskontoret har infört och utvecklar när det gäller ansvar och verksamheter kommer automatiskt en förbättring av uppföljning och i och med det bättre prognoser. Målet är enkelt ta fram tydliga rapporter för alla verksamheter och därför också ökad möjlighet till ta fram nyckeltal. I internkontrollplan för 2007 kommer det preciseras hur rapportering till fastighetsnämnden skall ske.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 Organisation Ledning och styrning Ett nytt delegationsdokument ska tas fram när nya organisationen är klar. Alla delegationer ska samlas på ett för alla överskådligt sätt. Förtydligande av anskaffnings- resp. inköpsdelegation ska finnas i det nya delegationsdokument som tas fram när nya organisationen är klar. Uppföljning och rapportering I internkontrollplan för år 2006 har efterlevandet av delegationsbeslut kontrollerats. Arbetsmiljö Ledning och styrning När varje verksamhet tar fram sina mål med utgångspunkt från styrkorten vävs också verksamhetsmål och andra mål in som t.ex. arbetsmiljömål. Verksamheternas mål samlas i ett dokument som heter Mål utifrån styrkort och finns i varje verksamhets verksamhetsplan. Uppföljning och rapportering I internkontrollplan för 2007 kommer det preciseras hur rapportering till fastighetsnämnden skall ske. Mått och aktiviteter som är kopplade till arbetsmiljöpolicyn ska återrapporteras bättre. Ambitionen är samla målen i Mål utifrån styrkort i och med målarbetet 2006. godkänna ovanstående åtgärdsplan och fortlöpande redovisning sker.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Fa 99 Dnr 06 0530 014 Fördelning resultatöverföring 2005 I samband med bokslutet redovisades fastighetskontorets överskott för år 2005. Fa 2006-03-15 35. Det totala överskottet var 14 737 tkr (exkl IRU). Fördelningar har skett under året och kvar förbruka är idag 1 383 tkr. Efter städenheten varit lokaliserad i tillfälliga lokaler under snart ett år, flyttar de nu in i nya lokaler i Brinken. Samtidigt har man sett över arbetsmiljön på kontorsrummen och funnit nya kontorsmöbler bör införskaffas. Beräknad kostnad är totalt 110 tkr. Fastighetskontoret föreslår denna arbetsmiljöåtgärd finansieras från överskottet från år 2005. På fastighetskontoret har man idag en kopiator som inte fungerar optimalt. Den kräver mycket service och är ofta ur funktion. En ny kopiator är därför önskvärd och man har tittat på olika alternativ. Den gamla får man vid inbyte en viss ersättning för. Kostnaden beräknas till mellan 50-60 tkr och fastighetskontoret föreslår medel tas ur 2005 års överskott Inköp möbler städenheten Inköp kopiator Kvar till senare fördelning, proj 133810 110 tkr 60 tkr 1 213 tkr Fastighetskontoret arbetar under året löpande med utreda ytterligare insatser som kan finansieras från detta överskott godkänna föreslagen fördelning av överskott 2005.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 Kommunstyrelsen Fa 100 Dnr 06 2500 058 Åtgärder i deltidsbrandstationer Räddningsnämnden har till fastighetskontoret översänt ett förslag till åtgärder av ett antal deltidsbrandstationer i kommunen, se bifogat underlag. Åtgärderna är prissa och uppgår till totalt 1 795 tkr. Enligt räddningsnämnden 2006-09-12 55 begärs dessa åtgärder utförs. Fastighetskontoret har ej budgeterade medel för åtgärderna. föreslå kommunstyrelsen finansiera ombyggnationer av deltidsbrandstationer enligt bifogat underlag
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 Kommunstyrelsen Fa 101 Dnr 06 2500 062 Tekniska kontoret inklusive räddningsstation, Burträsk Tekniska kontoret och räddningsstationen i Burträsk har flyttat in i delar av Polaris fastighet (f.d. Snidex lokaler). Ombyggnad och anpassning av lokalerna har finansierats av Skellefteå kommun. På grund av utökningar i projektet har kostnaderna ökat från ursprungligen 7 500 000 kr till 10 000 000 kr. hos kommunstyrelsen begära 2 500 000 för finansiering av kostnadsökningen för tekniska kontorets och räddningstjänstens lokaler i Burträsk
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 Kommunstyrelsen Fa 102 Dnr 06 2500 059 Förhyrning av nya lokaler för arbetsenheten inom daglig verksamhet Socialnämnden har 2006-10-25 135 beslutat begära genomföra följande lokalbyten. Dels Industrihuset i Kåge, hyresavtalet går ut 2006-12-31, dels Utisams lokaler i Hedensbyn, hyresavtalet kan avslutas 2006-12-31. Lokalytan för dessa lokaler uppgår till 1 100 m 2 och lokalkostnaden uppgår till 600 tkr/år. Den nya lokalen som önskas hyra är en av Polaris AB:s lokaler på Verkstadsvägen (kv. Skruven, Hammarängen) i Skellefteå. Ytan uppgår till 1 700 m 2 och kräver en ombyggnad som kostar ca 2 mkr. Det handlar bl.a om en ny entré, omklädningsrum för 50 personer, mindre kök, fler toaletter och invändig port. Handikappomsorgen har inte medel till ombyggnaden eftersom den inte var känd när budgetäskandet gjordes i maj. Hyreskostnaden uppgår till 1 250 tkr/år inkl.fastighetsskötsel med tillträde 2007-01-01. Den ökade hyran får inrymmas i handikappomsorgens budget 2007. godkänna lokalbytena enligt förslaget föreslå kommunstyrelsen finansiera ombyggnationerna av lokalen vid Verkstadsvägen med 2 mkr.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 Fa 103 Dnr 06 2500 014 Omdisponering av anslag, underhåll I samband med bokslutet redovisades fastighetskontorets överskott för år 2005, Fa 2006-03-15, 35. Det totala överskottet var 14 737 tkr (exkl IRU). Fördelningar har skett under året och kvar förbruka är 1 273 tkr. I samband med tekniska kontoret utför ledningsarbeten vid Nordanå finns möjlighet för fastighetskontoret få byta ut undermåliga venledningar, avloppsledningar och dagvenledningar. Det handlar om en ny venledning och brandpost från den nya pumpstationen i området till huvudbyggnaden, ca 80 m ledning. Vidare läggs ny avloppsledning från förbindelsepunkt till gymnastikbyggnaden, ledningslängd ca 150 m. Dagvenanslutningarna från byggnaden görs om och kopplas på dagvenledningen. Förberedelse görs för kunna åtgärda avloppsledningarna till Värdshuset och Handens hus. Kostnaderna för åtgärderna som beskrivits ovan uppgår till 400 tkr. P.g.a. den omfande verksamheten i Värdshuset och Handens hus under december, så kan ej grävningsarbetet påbörjas, utan påbörjas under nästa år. Framdragningen av ledningar och inkopplingar till dessa fastigheter är ej finansierade. Vidare behöver också fettavskiljaren eventuellt bytas för Värdshuset. godkänna 400 tkr av överskottet 2005 disponeras till ovan föreslagna åtgärder.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 Fa 104 Dnr 06 2500 10302 053 Medel för om- och tillbyggnad Stadshotellet Investeringsmedel på 11 000 tkr har tillförts projekt tillbyggnad och upprustning av restaurangdelen på Stadshotellet. Projektet innehåller upprustning och modernisering av restaurangen, nytt kapprum med toalettpaket och en permanent tillbyggnad av restaurangen som ersätter den befintliga verandan. I samband med projekteringen och upphandling av entreprenör har projeket utökats med bl.a: - kyla och anpassningar ventilation, nklubb - brandlarmsanläggning, utrymningslarm, nklubb - kulvertering ventilation - utvändig angöring från torg med handikappramper mot entré - rökrum - ombyggnad RWC hotellentré Sammanlagda kostnadsfördyringen beräknas till 2 000 tkr. Finansiering enligt följande: 1 300 tkr omförs från de 2 000 tkr som i Fa 56 beslutades tas från fastighetskontorets överskott för år 2005 till renovering av toaletter och relaxavdelning på Stadshotellet. Resterande 700 tkr föreslås finansieras från fastighetskontorets överskott 2005. godkänna fastighetskontorets förslag.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Fa 105 Dnr 06 2500 10302 053 Stadshotellet om- och tillbyggnad, tilldelningsbeslut, totalentreprenör Fastighetskontoret har genom annonsering, infordrat anbud på rubricerat projekt. Anbuden finns förtecknad i protokoll daterat 2006-11-08. Efter granskning av anbuden föreligger följande resultat med poängbedömning, enligt en på förhand upprättad värderingsmall: Total- Anbud Kompl Slutligt Viktad entreprenör kronor kronor anbud poäng 1a 1b alt. utförande 1c sido+alt. 11 980 000 11 570 000 11 065 000 - - - 11 065 000 8,50 2a 2b alt. utförande 2c sido+alt. 13 332 000 12 969 000 *11 479 000 12 969 000 3,33 * 3 14 320 000-14 320 000 2,20 4a 4b alt. utförande 12 800 000 12 378 000 - - 12 378 000 4,84 *Anbudsgivarens sidoanbud är ej jämförbart med huvudanbud och förkastas därmed. (Omfning framgår ej). Fastighetskontoret föreslår den anbudsgivare med det ekonomiskt mest fördelaktiva anbudet dvs med högst viktad poäng, tilldelas uppdraget enligt nedan. - - - Skanska Sverige AB, Skellefteå tilldelas uppdraget som totalentreprenör till en anbudssumma om 11 065 000 och viktad poäng 8,50. som kontrollanter utse: Erik Strandberg bygg Bo Lindkvist el Jan Sundbom vvs
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 Fa 106 Dnr 06 0530 0650 Delegationer och estanter, prolongering Ny delegations och estantordning ska beslutas i och med den nya nämnden börjar sin period 2007. nuvarande delegationer och estanter prolongeras tills den nya nämnden upprättar nya.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 Fa 107 Dnr 06 0530 013 Informationer Följande informationer lämnas: Ursviksskolan: Rolf Rönnmark redovisar enligt följande: En samverkan ska göras om funktioner och förläggning av ytor för resp. samverkansgrupp som är verksam i skolan. Grund för samverkan är ritning daterad 2006.06.14 som låg till grund för det beslut som barn- och grundskolenämnden tog samma dag. Samverkan sker 28/11. Edda och Arena: Jan Wiberg redovisar hur arbetet fortskrider och dokumentation över båda projekten visas. Båda projekten följer i stort tidplanen. godkänna lämnade informationer.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 Fa 108 Dnr 06 0530 012 Delgivningar Följande protokoll delges och lägges till handlingarna: Fastighetsnämndens au 2006-10-10 Fastighetsnämnden 2006-10-18 Slutrapport rehabiliteringsprojektet Pn 128 2006-10-12 lägga delgivningarna till handlingarna. _