SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Servicenämnden kl. 13:00 1(11) Innehållsförteckning

Transkript

1 Servicenämnden kl. 13:00 1(11) Innehållsförteckning Sida SEN 57/16 Upphandling partneringentreprenör Billingehov... 4 SEN 58/16 Slutredovisning investeringsprojekt SEN 59/16 Servicenämndens verksamhetsplan och internkontrollplan SEN 60/16 Uppföljning av internkontrollplan SEN 61/16 Yttrande över revisorernas granskningsrapport... 8 SEN 62/16 Anmälan av delegationsbeslut... 9 SEN 63/16 Anmälningsärenden SEN 64/16 Muntlig information... 11

2 Servicenämnden kl. 13:00 2(11) Plats och tid Köpmannen, kl. 13:00-16:00 ande Torbjörn Bergman (M) Jan Sandelius (KD) Ann Lindgren (S) Fredrik Andersson (C) Elin Elfverson (L) Per Johansson (S) Rickard Birath (S) ersätter Maria Renner (S) Ersättare Börje Wester (M) Anders Edeskär Wennberg (L) Sandra Ask (S) Övriga deltagande Sture Forsbom, sektorchef Sara Andersson, sekreterare Ingemar Linusson, 57 Utses att justera Per Johansson (S) Underskrifter Sekreterare Ordförande... Sara Andersson Paragrafer 57/16... Torbjörn Bergman (M) Justerande... Per Johansson (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Justeringsdatum Anslagsdatum Förvaringsplats för protokollet Underskrift Servicenämnden / Skövde Stadshus... Sara Andersson Överklagningstid t o m

3 Servicenämnden kl. 13:00 3(11) Plats och tid Köpmannen, kl. 13:00-16:00 ande Torbjörn Bergman (M) Jan Sandelius (KD) Ann Lindgren (S) Fredrik Andersson (C) Elin Elfverson (L) Per Johansson (S) Rickard Birath (S) ersätter Maria Renner (S) Ersättare Börje Wester (M) Anders Edeskär Wennberg (L) Sandra Ask (S) Övriga deltagande Sture Forsbom, sektorchef Sara Andersson, sekreterare Ingemar Linusson, Anneli Harrysson, Utses att justera Per Johansson (S) Underskrifter Sekreterare Ordförande... Sara Andersson Paragrafer 58/16-64/16... Torbjörn Bergman (M) Justerande... Per Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Justeringsdatum Anslagsdatum Förvaringsplats för protokollet Underskrift Servicenämnden Skövde Stadshus... Sara Andersson Överklagningstid t o m

4 Servicenämnden kl. 13:00 4(11) SEN 57/16 Upphandling partneringentreprenör Billingehov SEN Servicenämnden /16 Servicenämnden beslutar att utse Calles Byggnads i Skövde AB till partneringentreprenör för rubricerat projekt. Paragrafen anses omedelbart justerad. Skövde kommun har beslutat att utöka isytan och även möjliggöra ett större nyttjande av befintlig isyta vid Billingehov. Detta ska ske genom att en ny ishall (hall B) byggs i anslutning till befintlig byggnad. Dessutom ska befintlig ispist och sarg (hall A) bytas ut för att undvika permafrost och därmed möjliggöra att isytan kan brukas året runt. Befintlig kylteknik ska bytas ut mot ny kylteknik som ska installeras och försörja både befintlig och ny ispist. Anbud Förfrågan har annonserats nationellt och i EU. Förfrågan har hämtats ut av 63 anbudsgivare och underleverantörer varav fyra har lämnat in anbud. Alla anbud uppfyller de skallkrav som är ställda i förfrågningsunderlaget. Efter utvärdering har anbuden poängsatts enligt bilaga Sammanställning anbud Billingehov isytor. Calles Byggnads i Skövde AB har erhållit högst utvärderingspoäng (71,4 poäng) av samtliga inkomna anbud. Finansiering Anslaget medel för projektet är 60 miljoner. Upphandling partneringentreprenör Billingehov Sammanställning anbud Billingehov isytor Anbudsöppningsprotokoll Billingehov isytor Projektledare

5 Servicenämnden kl. 13:00 5(11) SEN 58/16 Slutredovisning investeringsprojekt 2016 SEN Servicenämndens arbetsutskott /16 2 Servicenämnden /16 Servicenämnden beslutar att föreslå kommunstyrelsen att godkänna upprättad slutredovisning för investeringsprojekt 2016 enligt nedan med tillhörande bilaga. Servicenämnden har ansvar för förverkligande av investeringsprojekt som kommunfullmäktige ytterst beslutar om. Nämnden ska enligt sitt reglemente slutredovisa projekt överstigande 10 mnkr till kommunstyrelsen. Nämnden väljer också att redovisa ett projekt understigande 10 mnkr, eftersom det bedöms vara av intresse. Investeringsprojekten som slutredovisas är färdigställda under 2015 till och med andra kvartalet Den totala projektavvikelsen är +0,2 %. Det innebär sammantaget att utfallet för dessa sex projekt Anpassning kök Etapp 4, Gymnasiesärskolan Kavelbrogymnasiet, Gruppbostad Kyrkbacken, Konstgräs 2 planer Lillegården, Stadshuset ombyggnad, Ombyggnad Värsås F-skola ensamkommande flyktingbarn är nära budget. I bilaga Slutredovisning investeringsprojekt 2016 inklusive detaljredovisning redovisas en sammanfattning av projekten som slutredovisas samt en redovisning per projekt i detalj med eventuella kommentarer. TU Slutredovisning investeringsprojekt 2016 Slutredovisning av investeringsprojekt 2016 inklusive detaljredovisning Kommunstyrelsen

6 Servicenämnden kl. 13:00 6(11) SEN 59/16 Servicenämndens verksamhetsplan och internkontrollplan 2017 SEN Servicenämndens arbetsutskott /16 2 Servicenämnden /16 Servicenämnden beslutar att godkänna upprättad verksamhetsplan för och internkontrollplan för Yrkande Torbjörn Bergman (M) yrkar på att tillföra punkt om VA:s långsiktiga finansiering till riskoch väsentlighetsanalysen samt därtill redaktionella ändringar i verksamhetsplan för Ordförande finner att servicenämnden beslutar enligt yrkande. En verksamhetsplan för åren har upprättats för servicenämndens ansvarsområde. Nämnden har gått igenom de mål och uppdrag som tagits fram inför och gjort justeringar inför verksamhetsplanen för Verksamhetsplanen innehåller också en uppdelning av nämndens internbudget för verksamhetsåret Utifrån en risk och väsentlighetsanalys har även en internkontrollplan för 2017 upprättats. TU Servicenämndens verksamhetsplan och internkontrollplan 2017 Servicenämndens verksamhetsplan Internkontrollplan Servicenämnden 2017 Riskinventering Servicenämnden 2017 Kommunstyrelsen

7 Servicenämnden kl. 13:00 7(11) SEN 60/16 Uppföljning av internkontrollplan 2016 TEN Servicenämndens arbetsutskott /16 2 Servicenämnden /16 Servicenämnden beslutar att godkänna genomförd internkontroll för år Nämnden har beslutat att kontrollera tre områden för Sektor service har utöver dessa ytterligare en punkt som också redovisas i rapporten. Sektor service har genomfört kontrollerna och redovisar resultatet och förslag på åtgärder enligt bifogat dokument. Uppföljning har också gjorts av de åtgärder som framkommit utifrån 2015 års kontroller. Dessa redovisas också i dokumentet. Genomgång av uppföljning av internkontrollplan 2016 i servicenämndens arbetsutskott resulterar i tillägg av två uppdrag till sektorchef i servicenämndens verksamhetsplan (gällande att samverka med sektor barn- och utbildning om trafiksäkerhet samt att ta bort kontanthanteringen vid de offentliga toaletterna). TU Uppföljning av internkontrollplan 2016 Uppföljning internkontroll per kontrollområde 2016 Internkontrollplan Servicenämnden 2016 Controller, sektor service Avdelningschefer, sektor service

8 Servicenämnden kl. 13:00 8(11) SEN 61/16 Yttrande över revisorernas granskningsrapport SEN Servicenämndens arbetsutskott /16 2 Servicenämnden /16 Servicenämnden beslutar att överlämna framtaget yttrande till Skövde kommuns revisorer enligt bilaga Yttrande på revisionsrapport om servicenämndens interna styrning och kontroll daterat Kommunens revisorer har med biträde från PwC genomfört en övergripande granskning av kommunstyrelsens och övriga nämnders interna styrning och kontroll. Granskningen gjordes under senare delen av 2015 via en webbenkät till förtroendevalda och chefer i kommunen. Servicenämnden har tagit del av revisionsrapporten över den interna kontrollen och styrningen inom nämnden. Nämnden har på ett heldagssammanträde fått en dragning av samtliga avdelningschefer samt getts möjlighet att ställa frågor och fördjupa sig i materialet. Nämnden har analyserat rapporten och tagit del av tjänstemännens analys och åtgärdsplan. Åtgärdsplanen återfinns i sektor service verksamhetsplan Nämnden ställer sig bakom den av tjänstemännen framtagna åtgärdsplan. TU Yttrande över revisorernas granskningsrapport Missivskrivelse revisionsrapport intern styrning o kontroll Servicenämnden Skövde Revisionsrapport intern styrning och kontroll Servicenämnden Skövde juni 2016 Servicenämnd Skövde kommun Bilaga 1 Servicenämnd Skövde kommun Bilaga 2 kommentarer Yttrande på revisionsrapport om servicenämndens interna styrning och kontroll, daterad Skövde kommuns revisorer

9 Servicenämnden kl. 13:00 9(11) SEN 62/16 Anmälan av delegationsbeslut SEN Servicenämnden /16 Servicenämnden har tagit del av redovisningen av delegationsbeslut och arbetsutskottets protokoll. Delegationsbeslut enligt nedan är fattade enligt servicenämndens delegationsordning fastställd , reviderad SEN Beställning av totalentreprenör för ombyggnad utvändig mark Skövde Stadshus samt Fredsgatan Skövde kommun SEN Ändring av besluts- och beställningsattestanter SEN Protokoll Servicenämndens arbetsutskott SEN upphandling för om- och tillbyggnad storkök etapp 5 Helenaskolan och Trollsländans förskola SEN upphandling för ombyggnad av lokaler av Ekedals äldreboende administrativa lokaler

10 Servicenämnden kl. 13:00 10(11) SEN 63/16 Anmälningsärenden SEN Servicenämnden /16 Servicenämnden har tagit del av redovisningen av upprättade, inkommande och utgående skrivelser. Förteckning över inkommande, upprättade och utgående skrivelser har upprättats. Anmälningsärenden

11 Servicenämnden kl. 13:00 11(11) SEN 64/16 Muntlig information Sektorchef informerar om att: - Överlämning av verksamhet från sektor service till Skövde Flygplats AB fortskrider och är snart i mål. - Sektor medborgare och samhällsutveckling leder ett projekt om områdesutvecklingen i Ryd. Hans Cederlund och Ingemar Linusson från sektor service sitter i arbetsgruppen. - Utredning om elhandel pågår. Planen är att en personal på ekonomiavdelningen ska sköta handläggningen. - En boendesamordnare ska anställas vars tjänst finansieras av både sektor service och sektor socialtjänst. - Överenskommelser om kostnader gällande Claesborgsvägen (gång- och cykelvägen) är slutna mellan sektor service och sektor samhällsbyggnad. - Diskussion pågår om finansiering av personal på intern servicedesk. - Ett kvalitetsnätverk har startat inom sektor service för ständiga förbättringar.