SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens serviceutskott (6)

Transkript

1 Kommunstyrelsens serviceutskott (6) Innehållsförteckning Reflektioner med anledning av informationen från Upphandlingsenheten... 3 Ärendehantering och åtkomst till digitala handlingar... 4 Information från Ekonomienheten... 5 Nästa Serviceutskott

2 Kommunstyrelsens serviceutskott (6) Plats och tid KS-salen, 09:00-12:00 Deltagande Beslutande Ersättare Conny Brännberg (KD), ordförande Ann Lindgren (S), vice ordförande Johan Ask (S) Torbjörn Bergman (M) Övriga deltagande Tomas Fellbrandt, tf kommundirektör Ulla Johansson, sekreterare Håkan Johansson, ekonomienhetschef 7 Utses att justera Torbjörn Bergman Underskrifter Sekreterare Ordförande... Ulla Johansson Paragrafer Conny Brännberg Justerande... Torbjörn Bergman (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Justeringsdatum Anslagsdatum Överklagningstid t o m Förvaringsplats för protokollet Stadskansliet, Skövde Stadshus Underskrift... Ulla Johansson 2

3 Kommunstyrelsens serviceutskott (6) SU 5 Reflektioner med anledning av informationen från Upphandlingsenheten Beslut Serviceutskottet ger förvaltningschefen på konsult och service i uppdrag att arbeta vidare med information gällande inköpsrutiner. Bakgrund Upphandlingschefen har varit på serviceutskottet och informerat om upphandlingsenheten, som samordnar kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet. En reflektion gjordes från ledamöterna i serviceutskottet gällande inköpsrutiner. För att upphandlingsenheten skall kunna få förmånliga avtal är det viktigt att avtalen följs av kommunens förvaltningar och att kommunens inköp samordnas av upphandlingsenheten. Inköpshandboken finns på kommunens intranät. Upphandlingsenheten kommer att bjudas in till nästa serviceutskott för att informera om strategier för upphandling i Skövde kommun. Delges Förvaltningschefen KoS 3

4 Kommunstyrelsens serviceutskott (6) SU 6 Ärendehantering och åtkomst till digitala handlingar Ledamöterna i utskottet diskuterade angående tillgång till digitala handlingar. Önskemål fanns att de vill ha tillgång till kommunstyrelsens arbetsutskotts föredragningslista med handlingar på politikerportalen. Det gäller även ledamöterna och ersättarna i kommunstyrelsen. Registreringsskyldigheten gäller både för inkommande post och post som skickas från kommunen, även e-post. Varje anställd ska se till att e-post som innehåller handlingar i tjänsteärenden som är av den karaktären att de ska registreras, skickas vidare till respektive registrator. 4

5 Kommunstyrelsens serviceutskott (6) SU 7 Information från Ekonomienheten Håkan Johansson presenterar ekonomienheten som är en resurs i ekonomiska frågor för kommunens förvaltningar och bolag samt samverkande kommuner. Ekonomienhetens kunder är kommunens förvaltningar, kommunalförbunden och kommunens bolag, samverkande kommuner, SKL, stiftelser m fl. Även politiken och övrig kommunledning. Kärnverksamheten är bokslut, personalbokslut 1 april och 1 augusti. Löpande bokföring och kassatjänst. Rådgivning och utbildning systemansvar och affärssystem. Kundfakturering, kravhantering och betalningsföreläggande kronofogden och långtidsbevakning av fordringar anlitar kommunen intrum justitia. När det gäller e-handel ligger Skövde kommun långt framme. Presentationen finns på politikerytan. 5

6 Kommunstyrelsens serviceutskott (6) SU 8 Nästa Serviceutskott Serviceutskottet sammanträder den 12 mars 2012 kl 10:00. 6