S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-11-10 DNR 9.3-13611/08 SSA 2008:7 Söderorts vuxengymnasium Att: Ingrid Fäldt Kopia: Arkivansvarig, Utbildningsförvaltningen HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERORTS VUXENGYMNASIUM Närvarande från Söderorts vuxengymnasium: Ingrid Fäldt Rektor Eddie Pettersson Soto Skolkanslist, arkivredogörare Ninni Adelbertson Skolkanslist (deltog under del av mötet) Anders Meijer Skolkanslist (deltog under del av mötet) Närvarande från Stadsarkivet: Karin Arvidsson Martin Ståhl Inspektionsförrättare Protokollförare Deltog gjorde även Caroline Swenson, arkivarie från Utbildningsförvaltningen. SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Söderorts vuxengymnasium 2008-10-17. Skolan, som tillkom för fem år sedan, har inte inspekterats tidigare. Stadsarkivet kunde vid inspektionen konstatera vissa brister i skolans hantering av allmänna handlingar, t.ex. gällande arkivredovisningen. På andra områden, t.ex. beträffande registreringen av handlingar eller hanteringen av e-post, hade skolan goda rutiner. Söderorts vuxengymnasium, som är en SFI-skola, står inför större förändringar. Vid årsskiftet kommer SFI-verksamheten i staden att föras över från utbildningsförvaltningen till den nybildade socialtjänst- och arbetsmarknadsförvaltningen. Det ligger på skolans ansvar att ta hänsyn till hur dessa förändringar kommer att påverka hanteringen av skolans allmänna handlingar. Inspektionsärendet kommer att föras över till den nya nämnden. Inspektionen var föraviserad. I rapportens första bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. I rapportens andra bilaga medföljer stadsarkivets förslag på förbättringar i skolan arkivförteckning. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6 www.ssa.stockholm.se
SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Söderorts vuxengymnasium att: - Uppdatera ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Bevaka vilka konsekvenser som omorganisationen kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. - Utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. - Försäkra sig om att bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Använda arkivboxar som är arkivbeständiga. - Upprätta en arkivbeskrivning. - Upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. - Redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Söderorts vuxengymnasium ska senast den 2009-04-30 skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. Dock ska skolan senast den 2008-12-19 ha redovisat föreläggandet om bevakningen av arkivfrågorna inför omorganisationen.
Stadsarkivet rekommenderar Söderorts vuxengymnasium att: - Fastställa verksamhetschefernas/rektorns ansvar. - Fastställa ansvarsfördelningen mellan central förvaltning och lokala enheter. - Ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna/dokumenthanteringsplanen tillämpas. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. - Ha en förvaltningse-postlåda. - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling. - Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning endast om skolan själv har nytta av det.
ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Arkivansvarig på Utbildningsförvaltningen är Agnetha Styrwoldt-Alfheim, chef för administrativa avdelningen. Arkivansvaret omfattar alla arkivbildare, dvs. alla skolor. Vid skolinspektionerna har detta arkivansvar delegerats till förvaltningens arkivfunktion. Därför deltog Caroline Swenson som förvaltningens representant. Rektorn denna titel kommer eventuellt att ändras i samband med den tidigare nämnda organisationsförändringen vid årsskiftet för Söderorts vuxengymnasium, Ingrid Fäldt, har ett verksamhetsansvar för skolans hantering av allmänna handlingar. Detta förhållande behöver närmare förtydligas i skolans arkivinstruktion. Vidare behöver även arkivredogörarens ansvar beskrivas. Instruktionen behöver också fastställas officiellt med diarienummer och underskrift. I detta sammanhang bör också nämnas att skolan ställde sig tvekande till hur betygen från de elever som kommer från Nacka kommun ska hanteras. Stadsarkivet har efter inspektionen behandlat frågan och fattat beslut om att det är skolan själv som ska ansvara för pappersutskrifterna av dessa betyg. Betygen finns även i ett system ( Nacka24 ) för vilket Nacka kommun har arkivansvaret. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Skolan har enligt uppgift en fungerande arkivorganisation som också är bekant bland personalen. En arkivredogörare har utsetts. Söderorts vuxengymnasium ska uppdatera ansvarsfördelningen för hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. Skolan bör fastställa verksamhetschefernas/rektorns ansvar. Skolan bör fastställa ansvarsfördelningen mellan central förvaltning och lokala enheter. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms av skolan som tämligen god bland den administrativa personalen, dvs. inom arkivorganisationen, men som otillfredsställande hos de övriga medarbetarna på skolan. Dessutom rådde en viss tveksamhet om nyanställda verkligen informeras om regelverket. Skolan behöver se till att samtliga på skolan bereds möjlighet att förbättra sina kunskaper på området. Ett sätt är att publicera redan färdiga informationsdokument på skolans hemsida.
Söderorts vuxengymnasium bör ge personalen tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Skolan bör upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Söderorts vuxengymnasium använder inte den arkivbildningsplan som upprättats av Utbildningsförvaltningen. Dock är skolan medveten om att planen finns. Arkivbildningsplanen kommer att uppdateras av Utbildningsförvaltningen och skolan måste bevaka detta arbete samt se om planen behöver anpassas efter skolans eget behov. Fastställda diarieföringsrutiner finns Söderorts vuxengymnasium tillämpar central postöppning. Skolan öppnar posten och diarieför i ett analogt diarium upprättade/inkomna handlingar i regel samma dag. Ersättare finns vid frånvaro. Skolan använder den diarieplan som har tagits fram av Utbildningsförvaltningen. Rutiner finns för läsning av kollegers e-post vid frånvaro. Skolan har inte samma dilemma som andra skolor som är stängda under stora delar av sommaren. Ingen central e-postlåda finns. Posten går i stället direkt till de anställda som har egna e-postadresser. Många av lärarna har dock ingen e- postadress. Söderorts vuxengymnasium ska uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Skolan bör kontrollera att hanteringsanvisningarna/dokumenthanteringsplanen tillämpas. Skolan bör fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. Skolan bör ha en förvaltningse-postlåda.
BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Som ovan framgått ska SFI-verksamheten övergå till en ny nämnd vid årsskiftet. Arkivbildningen som sådan kommer dock inte att påverkas av denna förändring, arkivbildaren kommer att vara densamma, men skolan måste ändå bevaka om övergången kan få effekter på hanteringen av allmänna handlingar. Bevaka vilka konsekvenser som omorganisationen kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns men tillämpas inte Gallringsbeslut finns för Utbildningsförvaltningen. Skolan uppgav att dessa bara följs i en relativt begränsad omfattning, bl.a. p.g.a. att skolan fortfarande är ung. Stadsarkivet upplyste skolan om bestämmelserna kring gallring i de nya arkivreglerna för staden (Kfs 2007:26), dvs. att skolan är skyldig att verkställa gallring. Det finns behov av gallringbeslut Skolan måste kontrollera om den arkivbildningsplan som finns framtagen från Utbildningsförvaltningens sida verkligen täcker de handlingar som förekommer på skolan. I skolans verksamhet skapas en mängd bilder, framför allt digitala. En informationsvärdering av bildmaterialet behöver göras från centralt håll. Stadsarkivet informerade skolan om hur det nya generella gallringsbeslutet för handlingar av uppenbart ringa betydelse (SSA 2007:12) får tillämpas, dvs. att en ev. gallring måste dokumenteras med en hänvisning till beslutet i arkivbildningsplanen. Söderorts vuxengymnasium ska utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Skolan har inga verksamhetsegna system. Utbildningsförvaltningen har arkivansvaret för Hanna. Rutiner för att bevara bilder finns inte. Beroende på vad
ovannämnda informationsvärdering av skolans bildmaterial resulterar i måste de bilder som ska bevaras för framtiden också kunna bevaras på ett sätt som garanterar arkivbeständighet. För mer information om detta, se stadsarkivets vägledning Att bevara digital information i Stockholms stad. Arkivbeständiga produkter används delvis Söderorts vuxengymnasium använder till största delen materiel som garanterar arkivbeständighet. De arkivboxar som används lever dock inte upp till de tekniska kraven. Skolan ska försäkra sig om att bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Skolan ska använda arkivboxar som är arkivbeständiga. Skolan bör ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns inte Söderorts vuxengymnasium har ingen arkivbeskrivning. En sådan måste upprättas. En arkivförteckning finns inte Söderorts vuxengymnasium har inte heller någon arkivförteckning. En sådan behöver också upprättas. Dock har skolan upprättat en innehållsförteckning som kan fungera som mall i detta arbete. Innehållsförteckningen behöver dock ses över. Gallringsbara handlingar redovisas inte De gallringsbara handlingarna måste sedan redovisas tillsammans med arkivredovisningen. Detta kan ske på olika sätt, t.ex. genom att bifoga arkivbildningsplanen eller de gällande gallringsbesluten till arkivförteckningen. Söderorts vuxengymnasium ska upprätta en arkivbeskrivning. Söderorts vuxengymnasium ska upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur
handlingarna kan göras tillgängliga. Skolan ska redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan. Skolan bör redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning endast om skolan själv har nytta av det. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarnas skydd Söderorts vuxengymnasium har ingen arkivlokal men förvarar merparten av sina handlingar i dokumentskåp, varav ett lever upp till de tekniska kraven. I dagsläget har skolan inget ytterligare behov av förvaringsutrymmen. På sikt behöver dock skolan utreda behovet i takt med att fler handlingar digitaliseras samt i samband med omorganisationen vid årsskiftet etc. Skolan behöver räkna ut vad som är bästa lösningen, en arkivlokal alternativt ytterligare skåp. Stadsarkivet informerade även skolan om att annat än arkivhandlingar inte får förvaras i dokumentskåpen. Söderorts vuxengymnasium ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Handlingar i kärnverksamheten ska prioriteras. Stockholms stadsarkiv 2008-11-10 Karin Arvidsson Inspektionsförrättare