LEX HANDBOK - PROCESSER
Innehållsförteckning LEX HANDBOK - PROCESSER... 1 1 ÖVERSIKT PROCESSER... 1 2 SKAPA BESTÅNDSDELAR TILL EN PROCESS... 2 2.1 PROCESSFAS... 2 2.2 SIGNAL... 4 2.3 AKTIVITETER... 5 2.4 DOKUMENTTYP... 6 2.5 PARAMETER... 7 3 SKAPA PROCESSCHEMAN... 9 3.1 PROCESSFASER...10 3.2 KOPPLA DOKUMENTTYP...11 3.3 KOPPLA PARAMETER...12 3.4 KOPPLA AKTIVITETER...13 3.5 FLÖDE...14 3.6 PEKARE...15 3.7 SIGNALER...17
1 Översikt processer Lex har stöd för att skapa processcheman, som sedan kan kopplas till ärenden, sammanträden, objekt eller dokument. Det vanligaste är att processcheman kopplas till ärendetyper, därför kommer denna handbok att beskriva just detta. Ett processchema skapas i två nivåer. Den första nivån kallas processfas. Varje processfas har olika typer av händelser. En händelse kan vara att ett dokument skapas, en flödning sker, metadata som uppdateras, en signal som skickas eller en aktivitet som ska utföras. Varje processfas måste också ha en eller flera pekare. Pekaren talar om till vilken processfas processen ska gå när den aktuella fasen avslutas. Om man jämför med ett flödesschema så kan man säga att processfasen motsvarar flödesschemats huvudsteg och de öviga händelserna är det som ska utföras/hända i respektive processfas. Framtagandet av processcheman är ett repetitivt arbete, som innebär skapa-testa-utvärdera-ändra osv. Börja med enkla processer och låt dem växa ut istället för tvärtom. Syftet med att arbeta med processer är flera: Status. Genom att ange i vilken processfas ett ärende befinner sig går det att få en överblick och uppfattning om ärendets status. Kvalitetssäkring. Genom att tydligt definiera vad som ska göras i olika processfaser går det att kvalitetssäkra handläggningsarbetet. Underlätta arbetet. Det går att underlätta arbetet för handläggare genom att på förhand koppla rätt dokumentmallar eller metadata. Service. En process kan innehålla signaler som går iväg till externa intressenter, vilket är ett enkelt sätt att ge service till deltagare i ärenden. Ett processchema i Lex byggs upp av dessa delar: Processfaser - de faser som processen innehåller och som därmed utgör själva stommen. Pekare pekaren hänvisar processen till den eller de processfaser som processen ska gå till efter den aktuella fasen. Dokumenttyper de dokument som kommer in eller skapas i respektive processfas. Parameter ger möjlighet att ange metadata i en processfas. Aktiviteter - aktiviteter som ska ske i en processfas. Flöde - anger vilka personer som blir berörda av en processfas. Signaler - automatiska meddelanden till deltagare i ärendet via e-post (eller andra kanaler som stöds av e-postprogrammet). När man gjort klart sitt processchema ska det kopplas till en eller flera ärendetyper. När ett processchema är kopplat till en ärendetyp så innebär det att, när man skapar ett nytt ärende av den typen, ärendet får en process kopplad till sig. 2010-01-01 Sida 1
2 Skapa beståndsdelar till en process I modulen Skapa processchema konfigureras en process genom att koppla ihop befintliga beståndsdelar. Dessa beståndsdelar skapas i modulen Skapa systemdata. Närmare information om varje beståndsdel finns i Administrationsmodulen. Det som beskrivs här är framförallt information som har direkt bäring på Lex processhantering. Ett processchema beskriver en specifik arbetsprocess, t ex bygglovshantering eller en miljötillsynsprocess. De processcheman du lägger upp kan sedan kopplas till en eller flera av Lex informationstyper t ex ärendetyp 231 Bygglov bostäder. Ett processchema skapas i två nivåer. Den högsta av dessa nivåer är processfas (eller processteg). I varje process kan du sedan lägga i en eller flera dokumenttyper, parametrar, flöden, aktiviteter, eller signaler. Vidare har alla processfaser, förutom den sista fasen, en eller flera pekare. 2.1 Processfas Under Moduler, Administration, Skapa systemdata och Processfas lägger du upp namnen på de processfaser, som du vill använda i dina processcheman. Till processfasen väljer du en symbol, som motsvarar de vanliga symbolerna i ett flödesschema. Processfas motsvarar ofta just den högre nivån i ett flödesschema. Nedanstående exempel visar ett processchema, som innehåller fyra olika processfaser. 2010-01-01 Sida 2
En ny processfas skapas genom att välja menyn Moduler, Administration, Skapa systemdata och Processfas. Här namnges processfaser samt att det finns möjligheter att välja en ikon för processfasen. I fältet Beskrivning kan du göra en beskrivning av den aktuella processfasen. Klicka på knappen Ny. Ange namnet på processfasen i fältet Processfas, under Bild väljer du den symbol, som ska visas för aktuell processfas. Ange ev. något i fältet Beskrivning och klicka på knappen Spara. 2010-01-01 Sida 3
2.2 Signal Signaler kan läggas in i processcheman. Genom en signal kan e-post skickas med automatik till en deltagare på ett ärende. Signaler kan skickas när en processfas påbörjas eller då alla underprocesser i en processfas är färdiga. En ny signal skapas genom att välja menyn Moduler, Administration, Skapa systemdata och Signal. Klicka på knappen Ny. Ange signalens namn i fältet Beteckning. I fältet Roll för mottagare väljer du vilka deltagarroller signalen kan vara aktuell för. I fältet Meddelanderubrik anger du det som ska stå i ämnesfältet på e-postmeddelandet. I Meddelande skriver du den text, som du vill ska skrivas i kommer att skrivas i e-postmeddelandet. I fältet Beskrivning kan du skriva en beskrivning över användningen av den aktuella signalen. Klicka på knappen Spara för att spara uppgifterna. 2010-01-01 Sida 4
2.3 Aktiviteter En Aktivitet är något som ska utföras i en processfas. En aktivitet kan jämföras med en bevakning, aktiviteten har en benämning och ska utföras ett visst datum. En ny aktivitet skapas genom att välja menyn Moduler, Administration, Skapa systemdata och Aktivitetstyp. Klicka på knappen Ny. I fältet Aktivitetstyp anges namnet på aktiviteten. I fältet Prioritet anges den prioritet aktiviteten ska ha. 2010-01-01 Sida 5
2.4 Dokumenttyp En ny dokumenttyp skapas genom att välja menyn Moduler, Administration, Skapa systemdata och Dokumenttyp. Klicka på knappen Ny. I fältet Dokumenttyp anges namnet på dokumenttypen. I fältet Filtyp måste de dokumenttyper, som är utgående och som ska vara kopplade till dokumentmallar ha värdet rtf. I fältet Riktning anger du om dokumentet ska vara Inkommande eller Upprättade eller både och. I fältet Färg (RGB) kan du ange en färgmarkering, som visas på dokumentkortet och i söklistor för den aktuella dokumenttypen. I fältet Ordning kan du ange sorteringsordningen för dokumenttypen i flervalslistan för dokumenttyper i dialogen Nytt dokument. I fältet Aktiv period kan du ange from och tom datum för när dokumenttypen ska kunna användas. I fältet Standardbeskrivning kan du ange en eller flera vanliga dokumentbeskrivningar, som du kan välja bland när du skapar ett nytt dokument med den aktuella dokumenttypen. 2010-01-01 Sida 6
2.5 Parameter Parameter kallas även för metadata. I Lex kan egna parametrar skapas. Parametrar kan kopplas till olika flikar och flikarna i sin tur kan kopplas till ärendetyper eller dokumenttyper. Härigenom kan metadata till ärende- och dokumenttyper skapas fritt. Dessa parametrar kan även kopplas till formler och användas i dokumentmallar. Används webb-formulär för input i Lex, så kan parametrar användas för att kopiera över uppgifter i formulärfälten till databasen Lex. OBS! Använd inte samma namn på en formel som på en parameter, för det kan ge problem om de sen ska användas i mallar. Nedanstående exempel visar en parameter i form av en flervalslista i underflik Synpunkt (ä) och fält Klassificering. En ny parameter skapas genom att välja menyn Moduler, Administration, Skapa systemdata och Parameter. Klicka på knappen Ny. Parameter, det är den interna beteckningen för parametern i Lex och där ska inte å, ä, ö eller andra specialtecken användas. Lämpligen så används en beteckning som kan systematisera parametern (eftersom parametrar sorteras i bokstavsordning) exempelvis Bygg_Brand_Avgift. Klartext anges den ledtext som visas i gränssnittet och här kan å, ä och ö användas. 2010-01-01 Sida 7
Användning anges Specifik eller Global. I normalfallet används Specifik, eftersom den hanterar värden som är unika för varje fält, vilket är huvudanvändningen för Lex. Global innebär att man skapar globala parametrar för värden som sällan ändras över tid, exempelvis basbelopp eller fasta taxor. Du kan ev. ange en mer utförlig beskrivning av parametern i fältet Beskrivning. Innehållet i detta fält visas för användaren på olika sätt, i exempelvis webb-klienten så syns informationen när man för musen över fältet. Typ väljer du på Generell, Ekonomi eller Specifik. Normalfallet är att välja Specifik för de fall som parameter ska användas för flikar eller kopplingar till processfaser. Väljs Generell så syns parametern på den generella parameterflik som finns, men då funktioner utvecklades för flikar så är denna funktion lite föråldrad men än så länge kvarstår funktionen. Ekonomi kan väljas för det parametrar som kommer att användas för ekonomisk information. Start innebär att en generell parameter startas från start då ärendet skapas. Detta val är inte relevant i normalanvändning av Lex (se ovan om Typ). I Datatyp väljer du den datatyp, som parametern ska ha. Valbara alternativ: Generell, Text, Heltal, Flyttal, Datum, Tid, Logisk, Flervalslista, Flervalstext eller Flerparameterval. Se nästa avsnitt om Datatyper för en beskrivning av de olika typerna. Inmatningsmask anger du formatet på värdet som ska anges. Exempelvis ska indata bestå av 5 stycken numeriska värden skrivs 11111 eller om indata skall vara 3 alfavärden så skrivs AAA. (Funktionen är under utveckling.) Ingångsvärde är ett fält, där du anger ingångsvärdet som ska gälla för parametern och är det ett flerval så anges innehållet i flervalslistan etc. Ingångsvärdena kan förändras av användaren (dock kan inte andra val göras än dem som finns för just flervalslista etc). Aktiv period. Om parametern bara ska vara aktuellt under en period, så anger du ett intervall i detta fält. XML-beteckning är fältets namn i xml-filer, som huvudregel bör denna beteckning vara samma som beteckningen i fältet Parameter ovan. Klicka på knappen Spara för att spara uppgifterna. 2010-01-01 Sida 8
3 Skapa processcheman I denna modul skapar du de processcheman som ska användas i Lex. Den övre delen av bilden är en lista över de processcheman som skapats i den aktuella databasen. I listan visas namnet på processchemat samt senaste ändringsdatum och användarnamn på den användare som skapat schemat eller gjort den senaste ändringen. Du kommer till modulen genom att välja menyn Moduler, Administration, Skapa processschema. Med knappen Ny lägger du upp nya processcheman. Med knappen Ändra kan du göra ändringar i ett befintligt processchema och med knappen Ta bor tar du bort ett processchema. I den nedre vänstra delen av bilden visas den markerade processen och i den högra delen finns de olika beståndsdelarna du behöver för att kunna skapa ett processchema. 2010-01-01 Sida 9
3.1 Processfaser När du ska skapa ett processchema så ska du börja med att lägga in processens faser. Det är mest praktiskt att först lägga in processfaserna för och sedan lägga in övriga beståndsdelar för respektive fas. Processfas är den högsta nivån i en process. Processfaserna som visas på fliken läggs upp under modulen Skapa systemdata. Fliken Processfaser är alltid vald när du kommer in i modulen Skapa processchema. Välj en processfas genom att dra och släppa den i den vänstra ytan. Du kan även dubbelklicka på fasen. Ett dialogfönster visas där du kan ange processfasens längd i dagar, flödessätt och om processfasen ska vara obligatorisk. Tryck på OK för att lägga upp fasen i ditt processchema. Återupprepa detta för alla processfaser du vill ha i processen. 2010-01-01 Sida 10
3.2 Koppla dokumenttyp Under fliken Dokumenttyp kan du välja det eller de dokumenttyper som ska kunna skapas i en processfas. Här visas de dokumenttyper som finns upplagda i Lex. Dokumenttyperna som visas på fliken läggs upp i modulen Skapa systemdata. Dra och släpp önskad dokumenttyp på önskad processfas. Du kan även dubbelklicka på dokumenttypen för att välja den, men då måste den önskade processfasen först vara markerad. Under radioknappen Riktning väljer du om dokumentet är inkommande eller utgående. Detta påverkar utseendet på ikonen i processchemat. I flervalslistan Gäller rollen kan du låta alternativet (Alla) vara valt. Funktioner kopplade till övriga val är under utveckling. Funktioner kopplade till fälten under rubriken Automatisk hantering är under utveckling. För ingående och utgående dokument innebär det att det går att definiera vilka dokumenttyper som kommer att registreras och upprättas i processen. När en fördefinierad dokumenttyp skapas i ett ärende markeras detta i processen genom att dokumentikonen i processträdet blir avbockad som utförd. 2010-01-01 Sida 11
3.3 Koppla parameter Parametrar som finns upplagda i Lex kan knytas till din process. På fliken Parameter visas de parametrar som är skapade i modulen Skapa systemdata. Dra och släpp en parameter till önskad processfas i din process. Du kan även dubbelklicka på parametern efter att först ha markerat den önskade processfasen. Till en processfas går det att koppla egendefinierad metadata parametrar. Detta innebär att registrering av strukturerad data kan ske i ärendehandläggningen. Registrering av parameterns värde kan göras i processträdet eller på ärendekortet. 2010-01-01 Sida 12
3.4 Koppla aktiviteter På fliken Aktiviteter kan du välja en eller flera aktiviteter till din process. Aktiviteterna läggs upp under Skapa systemdata. De aktiviteter som skapas i en process visas i listan Aktiviteter i den aktuella handläggarens översiktsbild (webbklienten). Dra och släpp en aktivitet till önskad processfas i din process. Du kan även dubbelklicka på aktiviteten efter att först ha markerat den önskade processfasen. I fältet Start from fasstart (dagar) kan du ange efter hur många dagar sedan processfasen startats som aktivitetens datum ska vara. Om du inte fyller i något värde i fältet får aktiviteten samma datum som processens startdatum. 2010-01-01 Sida 13
3.5 Flöde Under fliken Flöde visas den organisation som finns inlagd i Lex under modulen Organisation. Här kan du välja en användare och koppla den till processen. När du väljer en användare till en processfas, så innebär det att användaren får ärendet flödat till sig. Drag och släpp önskad person eller personer till aktuellt processteg. En eller flera namngivna personer kan kopplas in i en process. Detta sker genom att välja från organisationsstrukturen till höger. När man väljer en person går det även att ange på vilket Flödessätt som personen ska bli inkopplad i processen. Det är viktigt att välja samma flödessätt för flödet som den aktuella processfasen har, om så sker så visas ärendet i listan Att handlägga i webbklientens översiktsbild. 2010-01-01 Sida 14
3.6 Pekare Varje processfas, utom den sista, måste ha minst en pekare. Pekaren styr processen till nästa processfas. Om en processfas har mer än en pekare så måste användaren välja till vilken processfas processen ska gå. Det finns två typer av pekare, automatisk och manuell. Den automatiska kallas Byte när alla underprocesser är klara och den manuella Manuell. Den automatiska pekaren öppnar nästa processfas i processen om alla underprocesser är klara, d v s dokument, parametrar, flöden eller aktiviteter är klara. Den manuella pekaren innebär att användaren själv måste få processen att gå framåt. Välj pekare genom att dra och släppa den till önskad processfas. Du kan även dubbelklicka på pekaren efter att först ha markerat processfasen. I fältet Pekartyp väljer du vilken typ pekaren ska ha. I fältet Beteckning kan du skriva en egen beteckning på pekaren. Denna beteckning visas i processen i stället för pekarens standardnamn. I fältet Hoppa till processteg kan du välja till vilken processfas processen ska gå när pekaren aktiveras. Som standard visas alltid nästa steg i processen men detta kan ändras. 2010-01-01 Sida 15
2010-01-01 Sida 16 Lex handbok - Processer
3.7 Signaler I processen kan du lägga in signaler. En signal kan generera ett e-postmeddelande eller ett SMS till en sökande om att t ex ett bygglov är mottaget. Signalerna läggs upp under Skapa systemdata. Välj signal genom att dra och släppa den till önskad processfas. Du kan även dubbelklicka på signalen efter att först ha markerat processfasen. I fältet Signaltyp väljer du vilket typ av signal du vill ha. I fältet Gäller rollen ska du ange deltagarrollen i ärendet för den person som signalen ska skickas till. I fältet Meddelanderubrik visas rubriken på signalen, här kan rubriken ändras. I fältet Meddelandetext visas signalens meddelandetext, här kan texten ändras för den aktuella processen. Ange önskade värden och tryck på OK. 2010-01-01 Sida 17