1 (5) Slutrapport dataplattformsprojektet Projekt: dataplattformsprojektet DP08 Projektledare: Cecilia Wolkert, verksamhetscontroller, avd. för infrastruktur Uppdragsgivare: Göran Ståhl, vicerektor fortlöpande miljöanalys Bakgrund och motiv I januari 2008 beslutade rektor att tre dataplattformar ska inrättas. Dataplattformarna ska vara organisatoriska enheter med uppgift att samordna IT- och dataverksamhet för den fortlöpande miljöanalysen. Beslutet utgår ifrån att fortlöpande miljöanalys ska genomföras integrerat med universitetets forskning och utbildning. Enheten SLU miljödata har därför lagts ner och de administrativa och tekniska stödfunktionerna ska samordnas med stödfunktionerna för övriga verksamheter. Syfte - nytta med projektet Dataplattformsprojektet har som syfte att påbörja införandet av den nya organisatoriska enheten dataplattform. Det ska vi göra genom att utforma organisation, processer och styrsystem med utgångspunkt från tidigare förslag och utredningar och hänsyn till lokala förutsättningar. Mål - förväntat resultat av projektet Projektet ska lägga grunden till att SLU ska kunna operationalisera dataplattformarna. Projektet syftar till att definiera verksamhetsinnehållet i plattformarna och att klargöra den verksamhetsnytta de framtagna plattformsförslagen syftar till. Projektets slutleverans ska vara beskrivningar av de tre plattformar som ska etableras, tre realistiska handlingsplaner för införande och ett förslag till kravdokument för dataverksamheten. Delmål 1: Förslag om vilka krav SLU bör ställa på dataverksamheten Delmål 2: Utforma generell uppbyggnad, funktion och ansvarsförhållanden inom en dataplattform. Delmål 3: Planera införandet av den nya organisationen och de nya arbetssätten
2 (5) Genomförande Projektgruppen har hållit 10 möten under projekttiden, genomfört sex intervjuer, och använt en virtuell arbetsplats vilket har underlättat samarbetet kring olika dokument. Förutom intervjuerna valde projektet att den 22:a april stämma av gruppens idé om hur plattformarna ska utformas med rådet för fortlöpande miljöanalys. Intervjuade personer: - Johan Bodegård, chef ArtDatabanken - Johan Fransson, prefekt, institutionen för skoglig resurshushållning - Lars Lundin, ansvarig för FoMa, institutionen för skoglig marklära - Willem Goedkoop, prefekt, institutionen för miljöanalys - Lars Sonesten, stf prefekt. datavärdsansvarig, institutionen för miljöanalys - Mats Wallin, bitr. prefekt, ansv. FoMa, institutionen för miljöanalys Nedan följer en mer utförlig beskrivning av tillvägagångssätt för de olika delmålen: Krav på datahantering Jakob Stensson sammanställde i inledningsskedet ett utkast till kravguide för data- och informationshanteringsprocessen. I den lanserades idén om en kravtrappa. Under en workshop med hela projektgruppen vidareutvecklades kravtrappan med olika krav för olika processteg. Dataplattformarnas utformning och finansiering Projektgruppen började med att ta fram en generell beskrivning av dataplattformen. Med utgångspunkt från intervjuer med prefekter och motsvarande på den institution/enhet som var tänkt som plattformens hemvist, utformade sedan projektmedlemmarna tre olika tillämpade plattformsbeskrivningar. Dessa beskrivningar låg sedan till grund för att justera det dataplattformsförslag som gruppen lämnat i sin slutleverans. Projektet har arbetat med olika parametrar för att fastställa förslag till resurstilldelning för de tre plattformarna. En ansats har gjorts att justera underlaget med hänsyn till hur många projekt som har en faktisk datahantering eller hur pass kritisk denna kan anses vara för SLU:s del. Projektets tidsramar har inte medgivit en tillräckligt kvalitetssäkrad genomgång av FoMaverksamheterna i detta avseende. Därför valde vi till sist att enbart föreslå resursfördelning baserat på hur många FoMa-verksamheter varje plattform ska stödja. Införandeplaner Gruppen enades i möte om de generella ramarna för etablerningsplaner. Med utgångspunkt från en mall utformade sedan tre grova införandeplaner.
3 (5) Resultatet I arbetet med utformning av dataplattformar och i formuleringen av krav på datahantering har projektet utgått ifrån SLUs mål för fortlöpande miljöanalys. Projektet har tagit fasta på att dataplattformarnas roll ska vara att ska verka för att SLUs data är tillförlitliga och tillgängliga. Projektdirektiven har angivit tre delmål. Nedan följer en kort beskrivning av vår leverans för vart och ett av dessa delmål. Delmål 1 Krav på datahantering Projektet har levererat en kravguide för data- och informationshanteringsprocessen inom fortlöpande miljöanalys. Kraven anges i tre nivåer för vart och ett av de fyra processtegen i data- och informationshanteringsprocessen samt för stöd- och styrprocesser. Denna tabell med krav kallar vi för kravtrappan. Projektet föreslår att guiden vidareutvecklas i samarbete med övriga aktörer inom FoMa. Delmål 2 Utforma dataplattform Dataplattformsprojektet har sammanställt ett förslag till plattformar som bifogas i denna slutleverans. Dokumentet innehåller mer detaljerade beskrivningar av plattformarna. Nedan följer en sammanfattning av projektets förslag: Organisation:Dataplattformen ska vara en organisation som ska placeras nära FoMaverksamheten inom en institution. Uppdrag: Dataplattformen ska förvalta kärnprocessen data- och informationshantering inom FoMa. Plattformen ska verka för att ta fram, förankra och kontrollera efterlevnaden av krav på datahanteringen samt verka för att över tid och genom ett stegvis införande höja kvaliteten och harmonisera processen över hela SLUs fortlöpande miljöanalys. Samverkan: De tre plattformarna ska gemensamt utveckla metoder för kvalitetsarbetet i data- och informationshanteringsprocessen. Drivansvaret för vissa plattformsövergripande projekt ska också fördelas som uppdrag till plattformarna. Bemanning: Dataplattformen är bemannad med en verksamhetsutvecklare som har ansvar för att förvalta processen Data- och informationshantering i fortlöpande miljöanalys. Varje plattform bemannas också med en assisterande verksamhetsutvecklare med minst en 25% tjänst. Fördelning: FoMa-verksamheterna fördelas på de tre plattformarna med geografisk närhet som första princip och tematisk tillhörighet som andra princip. Styrning: Plattformarnas verksamhet ska styras av rådet för fortlöpande miljöanalys genom uppdrag, uppföljning och anslagstilldelning. Samtidigt ansvarar närmaste chef och prefekt/motsvarande för arbetsledning och uppföljning av uppdraget.
4 (5) Finansiering:Dataplattformen ska vara en fakultetsgemensam resurs som finansieras med centrala medel. Plattformen ska första verksamhetsåret erhålla finansiering baserat på antalet FoMa-verksamheter den ska stödja och baserat på att bemanningen av plattformen måste ha en minsta volym. Process: För att förvalta kärnprocessen Data- och informationshantering i fortlöpande miljöanalys ska plattformen arbeta processorienterat. Plattformen ska också tillhandahålla mallar och riktlinjer knutna till processen och kontinuerligt utarbeta gemensamma begrepp och arbetssätt. Delmål 3 Införandeplaner I vår slutleverans bifogar vi tre införandeplaner som flikar i en excelfil. De tre planerna visar till större delen aktiviteter som är gemensamma eller likadana för de tre plattformarna. När arbetet med införande av plattformarna påbörjas, efter att beslut tagits av rektor, bör planerna överlämnas till ansvarig projektledare och utvecklas efter de behov som föreligger i respektive verksamhet. Ekonomisk slutrapport Projektets timmar har använts på ett annat sätt än vi planerat. Det visade sig vara till stor nytta för projektet att alla deltagarna engagerade sig i läsning och samarbete kring de gemensamma förslagen. Tillgänglig tid för projektets medlemmar har också varit annorlunda än vi trodde vid projektstart. Den som planerat att lägga mycket tid i projektet arbetade mer med andra åtaganden och vice versa. Det ska också tilläggas att samtliga projektmedlemmar gjort detta arbete utöver ordinarie tjänst. Projektdeltagare Uppskattat antal timmar Utfall timmar Avvikelse timmar Cecilia Wolkert 106 125 19 Leif Hallbäcken 152 61-91 Jan Terstad 31 43 12 Jakob Stensson 24 45 21 Summa 303 274-39 Budget Utfall Avvikelse Resor: 30 000 16 273-13 727 Timmar * 600kr: 187 800 164 400-23 400 Totalt: 217 800 177 322-40 478
5 (5) Erfarenheter från projektet Med utgångspunkt från att projektet haft kort tid och relativt lite man-timmar till förfogande har projektet gått bra. Det hade varit önskvärt med bättre förankringsarbete framför allt i arbetet med institutionen för skoglig resurshushållning. En viktig anledning till att SLU initierar dataplattformarna är att SLUs organsiation behöver samordning genom samverkan, inte med hjälp av styrning ovanifrån. Projektet har lagt en mycket bra grund för det arbetet genom att projektmedlemmarna med sina olika perspektiv börjat den långa resan mot harmonisering.