EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelsen 2018-09-28 EFS Skellefteå Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Christina Bjerle-Johansson, Sävar Viktoria Holmström, Skellefteå Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå, ordförande Zakarias Liljemark, Umeå Pontus Löfgren, Skellefteå Olov Marklund, Skellefteå Jon Nilsson, Bergsbyn Karin Widman, Boliden, mötesordförande Adjungerad: Eva S Bäckström, ek Inledning Val av justerare Godkännande av dagordning Föregående styrelseprotokoll 180607 EFS Västerbottens utveckling och framtid Bilaga frågor Bilaga rapport 109 Mötesordförande Karin Widman hälsar alla välkomna. Vi ber tillsammans och därefter förklaras sammanträdet för öppnat. 110 Styrelsen beslutar att välja Viktoria Holmström att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. 111 Dagordningen fastställs med följande tilläggsärenden: - Kandidater till EFS riksstyrelse - Gåva till Holy Trinity Barnes 112 Styrelsen går igenom protokollet från 180607, protokollet läggs därefter till handlingarna. 113 Som ett underlag och en hjälp för styrelsen i arbetet med utveckling och framtid för EFS i Västerbotten har utvecklingskonsulent Leif Holm uppdragits att ge en rapport. Utifrån ett antal frågor har han redogjort för det utvecklingsarbete han ser bland medlemmar och föreningar och för det arbete han varit en del av, på sin halvtidstjänst under 1,5 år. Styrelsen tackar för rapporten och ett längre samtal följer. EFS utvecklingskoncept Sänd har påbörjats på flera håll i distriktet och fler föreningar är intresserade av att vara med. Styrelsen menar att det skulle vara intressant att veta om Sänd är förankrat i föreningars styrelser och med den/de anställda i föreningen. Hur jobbar föreningen utifrån Sänd-konceptet och vad ger det för avtryck i föreningens arbete?
Det framkommer inte i rapporten om det redan finns påbörjat utvecklingsarbete sedan tidigare, kanske utvecklingsarbete pågår i föreningarna redan idag? Styrelsen konstaterar att åldersgruppen 25-45 år saknas i många av våra sammanhang. I april i år gjorde en grupp personer från olika håll i distriktet en studieresa till London. Anglikanska kyrkan, nyplanteringar samt Holy Trinity Barnes (där EFS London finns) besöktes. Styrelsen saknar studieresans koppling till distriktskonferensen Nära Jesus där även HT Barnes kyrkoherde David Cook medverkade. En tydligare presentation och återkoppling till studieresan hade varit önskvärt. Tanken med studieresan till London var att den skulle vara ett led i distriktets Sändarbete, till inspiration och utveckling. Utvecklingsarbete i Västerbotten är en angelägenhet för alla anställda medarbetare och det är viktigt att arbeta med en struktur som även involverar arbetsledare och mentorer. Kanske någon form av knutpunktsföreningar där verksamhet och utveckling fungerar och där mindre föreningar inbjuds till ett större sammanhang som också har ett ekonomiskt ansvar. Att styra mot gemenskaper och samverkan i större grupper. En grupp anställda bör involveras i arbetet. Styrelsen uppdrar till AU att arbeta fram ett förslag till styrelsens sammanträde i november. PM för EFS Västerbottens distriktsorganisation AU 93 Bilaga Riktlinjer för Klippenkamraterna (fd stadgar) Bilaga Förhållningssätt mellan EFS Västerbotten och dess anknutna folkhögskolor AU 103 114 Styrelsen beslutar att fastställa reviderat PM för EFS Västerbottens distriktsorganisation. Styrelsen har lämnat ett förslag på Riktlinjer för Klippenkamraterna till Klippenstyrelsen förra hösten. Klippenstyrelsen har nu kommit med synpunkter på korrigeringar och kommer att presentera utkastet inför Klippenkamraternas årsmöte i oktober, men ett godkännande blir nog inte förrän hösten 2019. Styrelsen kan därefter fastställa dokumentet. 115 I styrelsens arbetsordning ingår att på höstens första sammanträde lyfta frågan om vårt förhållningssätt till våra folkhögskolor i Västerbotten. AU föreslår styrelsen att kalla respektive rektor till en träff med styrelsen eller några styrelseledamöter. Solviks- och Strömbäcks folkhögskolor har fått förvaltarskapet att driva skolan och styrelsen önskar att EFS profil betonas mer än den görs idag. Styrelsen uppdrar till AU att kalla respektive folkhögskolas rektor och styrelseordförande samt df och ordförande eller styrelsemedlem till ett möte under våren, före de årliga bildarmötena.
Ansökan Offensiva fonden EFS-kyrkan Ske-å Resa till Armenien 116 Från ungdomspastor Johan Lundgren har inkommit en förfrågan om bidrag till en missionsresa för ungdomar till Armenien under våren 2019. Resan görs tillsammans med präst i EFS Piteå Eric Voelz och missionsstiftelsen Oikos. Styrelsen ställer sig positiv till förfrågan men noterar; att det är praxis med en egenavgift att det saknas beskrivning om bakgrund och förarbete till resan samt uppföljning och återkoppling till föreningen att det inte framgår om bidrag sökts även från annat håll, t ex den egna EFS-föreningen att det inte framgår om denna resa är en del i ett utvecklingsarbete som pågår i EFS-föreningen, och om den är förankrad i föreningens styrelse. Styrelsen delegerar till AU att ta beslut i frågan med hänsyn tagen till Offensiva fondens intentioner, fondens ekonomiska möjligheter och med vissa förtydliganden i ansökan. Brev från Nordmalingsbygdens EFS Brev från EFSkyrkan Ske-å 117 Från EFS-föreningarna i Nordmalingsbygdens EFS-krets har ett brev inkommit till styrelsen gällande den tjänst som finns i området. Styrelsen tackar för brevet och menar att personalhandläggare Lotten Markström har besvarat brevet. 118 Från EFS-kyrkan i Skellefteå har ett brev inkommit till styrelsen angående rekrytering av ny huvudpastor och föreningens svårigheter att bära den extra 25% tjänst som en utökad huvudpastortjänst innebär. Föreningens önskan är att EFS Västerbotten tar över finansieringen av ungdomsprästens tjänst (75%) för att möjliggöra en utökning av huvudpastortjänsten. Styrelsen tackar för brevet. Sedan lång tid tillbaka har de stora EFS-föreningarna i Umeå och Skellefteå haft möjlighet till ett stort ungdomsarbete tack vare de ungdomar som finns på orten och ungdomar som flyttat in pga av studier. Fanns det inte föreningar med barn- och ungdomsarbete i byar och samhällen runt huvudorterna skulle ungdomsarbetet förmodligen se helt annorlunda ut. EFS Västerbottens arbete bärs av EFS-föreningar som både har och inte har anställda. Många mindre föreningar som inte har egna anställda bidrar ändå solidariskt till distriktets gemensamma verksamhet, som barn- och ungdomsläger, ledarutbildningar, distriktskonferens mm. EFS-föreningarna i EFS-kyrkan i Skellefteå och Vasakyrkan i Umeå har inte på samma sätt löpande bidragit med gåvor till den gemensamma distriktsverksamheten eftersom föreningarnas egna verksamheter kräver mycket resurser. Styrelsen menar att distriktet inte har ett ekonomiskt ansvar för tjänster i EFS-föreningarna och att det därför inte är aktuellt att ta över
ungdomspastorstjänsten i EFS Skellefteå. Däremot finns möjlighet att söka bidrag ur Offensiva fonden inom ramen för fondens intentioner och kriterier, för den utökning av huvudpastorstjänsten på 25% som beskrivs i brevet. Brev från Elisabet Svedberg EFS-präst i Hemavan 119 Styrelseledamöterna har mottagit ett brev från Elisabet Svedberg, präst i EFS-tjänst i Hemavan- och Tärnabyområdet. I brevet beskriver Elisabet sitt arbete för EFS i området. När nu Bibelfjäll pausat för skolåret 2018/2019 ser Elisabet möjligheten att på denna tid istället få utveckla arbetet med bl a After work, bygga på en fortsättning av konceptet Söndagsskola för vuxna samt att hitta en plats för barn att få mötas och få höra om Jesus och lära sig om bygden. Styrelsen tackar för brevet. Styrelsen stödjer personalhandläggare Lotten Markströms förslag att låta tjänsten vara oförändrat 70% fram till beslut tagits om bibelskolan. Det ger tillfälle för ännu mer EFS-arbete i Hemavan- Tärnabyområdet hösten 2018 och våren 2019 men förutsätter att utrymme finns för Bibelfjäll om den återupptas igen hösten 2019. Styrelsen menar att Elisabet Svedbergs missionsuppdrag inte bara är bibelskolan utan också att arbeta i området, där EFS och Svenska kyrkans arbete ska ses som ett gemensamt uppdrag. Styrelsen tror på Elisabets arbete och att hon är rätt person för bygden och att hon kan se helheten i det kristna arbetet där. Elisabet har idag en EFS-tjänst på 50% där 25% avser arbete på bibelskolan Bibelfjäll. Styrelsen garanterar att Elisabet under kommande tre år, 2019-2021, har upp till en 50%-tjänst i området oavsett om bibelskolan kommer att fortsätta eller inte. Styrelsen uppdrar till Hans Jakobsson att kontakta Elisabet. Från Leif Holm, utvecklingskonsulent och vikarie i Bibelfjälls styrgrupp, har fråga inkommit om styrelsen kommer att fortsätta satsa 100 000 kr i Bibelfjäll även detta år. Det gör EFS Västerbotten genom att garantera Elisabet Svedberg fortsatt upp till 50%-tjänst i området i tre år, även utan bibelskola. Möjlighet finns att söka ersättning för kostnader för marknadsföring och PR för Bibelfjäll 2019/2020 med upp till 5 000 kr under ht 2018 och upp till 5 000 kr under vt 2019. Dessutom finns Elisabet Svedberg som resurs på plats. Uppföljning av föreningskontakt våren 2018 ST 96 AU 94 120 Styrelsen har tagit del av en sammanställning av ledamöternas rundringning till 23 föreningar under våren 2018. Föreningarna beskriver sin verksamhet och nämner bl a söndagsskolematerialet Skatten som ett uppskattat verktyg, att frivilligledare saknas i vissa sammanhang samt tacksamhet över den personal som finns runt om i distriktet. Styrelsen ser rundringningen som ett sätt att nå föreningarna i goda samtal, där föreningarna har möjlighet att lyfta olika frågor. Styrelsen
EFS Västerbottens årsmöte 2019, ansvariga föreningar AU 95 för ett samtal om sammanställningen och konstaterar att det saknas mål i föreningarnas verksamhetsbeskrivningar. Inför nästa rundringning väljer styrelsen att skicka ut frågor i förväg till ett antal föreningar så att de ges möjlighet att samtala om dem vid något styrelsemöte eller föreningsmöte innan de blir uppringda av en styrelseledamot. På så sätt kan samtalet under våren ge ett underlag från hela föreningen och vara mer genomtänkt. Verksamhetsutskottet (VR) har sedan tidigare fått uppdraget att formulera frågorna, som kommer att skickas ut under slutet av året. 121 Arbetsutskottet (AU) har uppdragit till Marianne Berglund att tillfråga föreningarna i Sävar, Bodbyn/Bullmark och Ånäset att vara praktiskt ansvariga vid årsmötet i Robertsfors 4/5 2019. Inspirationshelg Nära Jesus 2019 122 Sedan en tid tillbaka har önskemål från Klippengårdens styrelse och anställda framförts om att förlägga distriktskonferensen Nära Jesus senare under hösten. Kansliet har föreslagit mitten av oktober. Styrelsen beslutar att 2019 års distriktskonferens förläggs på Mobackenkyrkan under helgen 18-20 oktober. att utse Pontus Löfgren som styrelsens representant i konferensens arbetsgrupp. Inbjuden gäst är biskop Åsa Nyström och bland övriga medverkande önskas församlingsledaren i Mobackenkyrkan. Tänkta teman skulle kunna vara Frivillighet och idealitet, EFS vision om Människor och samhällen förvandlade av Jesus. Tema beslutas av arbetsgruppen Meddelande om tjänster Mia Sommar 123 Meddelas att Mia Sommar, musiker i Sörbölekyrkan Skellefteå, slutat 180810. Styrelsen mottar beskedet om att Mia Sommar lämnat sin tjänst och uttrycker sitt tack för den tid Mia arbetat för EFS i Västerbotten. 124 Rapport gåvor 1808 Ek meddelar att på 8 månader har glädjande 4 161 000 kr samlats in, varav 170 000 från enskilda givare och 130 000 kr från distriktskonferensen. Budget för perioden är 4 165 000 kr.
Rapport prognos 2018 125 Ek meddelar att en prognos för året (byggd på utfall 1801-1808 och 1709-1712) samt med hänsyn tagen till kända fakta, redovisas till 200 tkr. Rörelseresultatet redovisas till - 1 451 tkr inklusive avskrivningar, och med ett beräknat finansiellt tillskott samt bokslutsdispositioner enligt budget, beräknas resultatet till -200 tkr. Rapport EFS Västerbotten 126 Ordförande och ekonom beskriver pågående processer kring rekrytering av ny distriktsföreståndare samt samarbetskyrkoavtalen i Umeå pastorat. Rapport EFS riks ledningsgrupp Bilaga Kandidater till EFS riksstyrelse 127 Göran Berglund, utsänd att närvara vid EFS riks ledningsgrupp, har lämnat en skriftlig rapport. 128 Från EFS Västerbottens ledamot i EFS valberedning Kristoffer Hedman, har inkommit en uppmaning till styrelsen att nominera fler kandidater från Västerbotten till styrelsen. Till nästa år är det fem ledamöter som ska väljas in, två kan inte väljas in då de suttit maximala perioder. Anna-Karin Westman, Skellefteå, är en av dem som kan omväljas om hon ställer sig till förfogande. Från styrelsen har det kommit önskemål om behovet av personalkompetens och valberedningen har även noterat att det vore väldigt lämpligt med fler kvinnor. Styrelsen tar med sig frågan till nästa sammanträde och uppmanar varandra att fundera över vilka som skulle kunna nomineras från Västerbotten. 129 Gåva till HT Barnes Utvecklingskonsulent Leif Holm önskar att en gåva ges till HT Barnes, årets distriktskonferens gästades av kyrkoherden i församlingen. Styrelsen noterar frågan och konstaterar att gåvomöjlighet finns i samband med en föreningsresa som genomförs nästa sommar. Barn med funktionshinder VR 28 130 Viktoria Holmström lyfter en fråga från senaste mötet i VR, om det finns behov av en ny föreläsning i ämnet barn- och unga med särskilda behov. För ett par år sedan genomfördes en föreläsning och frågan är om det finns ett behov av föreläsning i samma ämne eller om beställningen av föreläsningen förra gången inte mötte behovet? Mål-
gruppen är ledare och lekmän i våra föreningar. Kanske finns det föräldrar som kan ha praktiska tips och att det skulle kunna utmynna i en samtalskväll där erfarenheter och tips delas. VR skickar frågan vidare till distriktskonsulenterna. 131 Bilagda dokument: KR 180605-p Styrelsen 180607-p ER 180912-p AU 180913-p VR 180920-p LG personalprotokoll 180614, 180829 Brev från Nordmalingsbygdens EFS Brev från EFS Skellefteå Brev från Elisabet Svedberg Ansökan Offensiva fonden från EFS Skellefteå Missionsresa Armenien Rapport uttag Offensiva fonden 2018 Rapport föreningskontakt vt 2018 Rapport Pannkakskyrkan Åsele marknad 2018 Rapport styrgruppsarbete Bibelfjäll Rapport från utvecklingskonsulent utifrån LG s frågor Rapport från LG-riks Rapport gåvor 1808 Rapport prognos 2018 Rapport likviditet 180831 Fastställt reviderat PM för EFS Västerbottens valberedning Förslag på reviderat PM för EFS Västerbottens distriktsorganisation Förslag på Klippenkamraternas Riktlinjer Nästa sammanträde och avslutning 132 Styrelsen tackar värdarna Hans Jakobsson och Christina Bjerle- Johansson. Nästa styrelsesammanträde är den 15 november i Skellefteå. Sammanträdet avslutas med gemensam bön. Dag som ovan Eva S Bäckström Karin Widman Viktoria Holmström sekreterare mötesordförande justerare