PROTOKOLL styrelsemöte SAK

Transkript

1 PROTOKOLL styrelsemöte SAK Lördag 5 september 2015 kl Söndag 6 september 2015 kl Plats: Tollare Folkhögskola, Nacka Närvarande: Frånvarande: Freshta Dost suppleant, närvarade tom punkt 7 Kajsa Johansson suppleant Peder Jonsson ordförande Bengt Kristiansson Shirin Persson Carin Runeson närvarade tom punkt 9 Dag Klackenberg Hans Linde Siwita Nasser Dessutom närvarade: Anna-Karin Johansson Generalsekreterare (ej 10) Klas Bjurström Handläggare strategisk ledning Krister Holm Chef för Kommunikationsenheten (endast 5) Filippa Almlund Föreningshandläggare (endast 5) Karolina Andersson Chef för Enheten för ekonomi & admin. (endast 12) Jens Rosbäck Chef för Enheten för biståndssamordning (endast 6) 1. Mötets öppnande. Beslutförhet. Ordförande Peder Jonsson öppnade mötet. Styrelsen konstaterades vara beslutför. 2. Val av justerare att utse Kajsa Johansson att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 3. Fastställande av föredragningslista att fastställa dagens föredragningslista. 4. Föregående protokoll Protokoll från FS och konstituerande FS behandlades. Med anledning av 9 protokollet den18 april så uttryckte Bengt Kristiansson önskemål om att SAK framöver ska vara konsekventa i terminologin avseende givare, och avstå från beteckningen filantroper. att därmed lägga protokollen till handlingarna 1

2 5. Uppföljning SAKs Årsmöte a) Hantering ÅM beslut GS presenterade kort hur kansliet kommer att handlägga årsmötets beslut. b) Utvärdering årsmötet Head of Communication Unit Krister Holm presenterade en utvärdering av SAKs årsmöte. Styrelsen diskuterade bland annat de synpunkter som inkommit på tonläget vid årsmötet och hur styrelsen själv kan bidra till ett bättre diskussionsklimat. Presentationen bifogas protokollet. att uppdra åt GS att återkomma till styrelsen med förslag på hur årsmötets former kan utvecklas i syfte att ge mer tid till bland annat presentation och diskussion av motioner. att uppdra åt GS att under året hålla författarna till ÅM motion 1, respektive uppdaterade om hur besluten följs upp. c) Efter Demokratiberedningen Styrelsen diskuterade hur SAK efter årsmötet går vidare och bäst tar tillvara på innehållet i Demokratiberedningens rapport. att uppdra åt GS att i enlighet med årsmötets beslut utreda frågan om stöd- och organisationsmedlemskap att uppdra åt GS att återkomma till styrelsen med förslag på former för aktivitetsgrupper, inklusive riskbedömning och budget att uppdra åt GS att ta fram förslag till utveckling av internkommunikationen inom SAKs medlemsorganisation att uppdra åt GS att återkomma till Styrelsen med underlag för diskussion angående om och hur SAK bör stödja lokalkommittéer och medlemmar i sitt engagemang för flyktingar från Afghanistan d) Kontaktpersoner styrelse-lokalkommittéer Styrelsen diskuterade kort sin kommunikation och kontakter med lokalkommittéerna, samt hur detta kan förbättras. Bland annat konstaterades att styrelsens ledamöter gärna kan kontakta sina respektive LK både före och efter styrelsemöten för återrapportering i båda riktningarna. Styrelsen beslöt att fastställa kontaktpersoner styrelse-lokalkommittéer enligt nedan. Lokalkommitté Skellefteå Sundsvall Uppsala Stockholm Södertälje Skövde/Skaraborg Jönköping Vänersborg Kontaktperson Dag Klackenberg (ersätter Elisabeth Björnsdotter Rahm) Siwita M. Nasser Carin Runesson (tidigare Södertälje) Shirin Persson Freshta Dost (tidigare Växjö, ersätter Peder Jonsson) Hans Linde 2

3 Göteborg Växjö Lund Malmö Kabul Bengt Kristiansson Kajsa Johansson (ersätter Freshta Dost) Peder Jonsson att utse kontaktpersoner enligt ovan. att flytta upp på dagordningen och fortsättningsvis rapportera kontakter i samband med GS-rapporten att styrelsen till nästa styrelsemöte med lokalföreningarna bör ta upp och be om synpunkter om hur årsmötesförhandlingarna skulle kunna ge mer utrymme till diskussion 6. Presentation aktuella rapporter och utvärderingar Jens Rosbäck (Head of ACU) presenterade två rapporter; Review of Sida s Support to Afghanistan - Lessons and Conclusions from 7 Evaluations (Sida), samt Afghanistan in 2013: A Survey of the Afghan People (Asia Foundation). Presentationen bifogas protokollet. 7. Generalsekreterarens rapport och diskussion om säkerhetsläget Anna-Karin Johansson presenterade innehållet i GS-rapporten med en inledning om den politiska utvecklingen och säkerhetsläget. Mötet ajournerades på lördagen kl Mötet återupptogs på söndagen kl GS ledde en diskussion om SAKs breda syn på säkerhet, relationen till information, intern dialog och program, liksom risker och scenarier. 8. Styrelsens arbetsordning Carin Runeson påpekade att årsmötet beslutar i vilken ordning suppleanter träder in som röstberättigade vid ordinarie ledamots frånvaro, samt att en suppleant träder in som ledamot med rösträtt vid en ordinarie ledamots frånvaro från styrelsemöte, vilket inte brukar noteras i protokollet. Styrelsen konstaterade att årsmötet 2015 aldrig beslutade i vilken ordning suppleanterna träder in, vilket därför bör avgöras genom styrelsebeslut. att anta arbetsordningen enligt förslag att uppdra åt GS att föreslå hur suppleanterna ska träda in som ledamöter vid nästa FS. 9. Arbetsutskottet (AU) Arbetsutskottet står i beredskap under året och utarbetar utkast till styrelsens svar på motioner till Årsmötet. Ordföranden förslog att Bengt Kristiansson,, Freshta Dost och Peder Jonsson ska utgöra AU. Freshta Dost är suppleant i styrelsen, men styrelsen fann inte att detta utgjorde ett hinder för att ingå i AU. att utse AU enligt förslag 3

4 10. Information om löneförhandling m GS. GS Anna-Karin Johansson lämnade mötet under denna punkt. Ordföranden redogjorde för sina diskussioner med GS, som med hänvisning till SAKs ansträngda budget begärt att hennes lön skulle vara oförändrad. Styrelsen konstaterade att denna begäran var helt på GS eget initiativ och beslöt att acceptera. att fastställa oförändrad lön enligt ovan. att uttrycka sin stora uppskattning av det synnerligen goda arbete Anna-Karin Johansson utfört och beslutade också att fästa det till protokollet. 11. Rapporter lokalföreningarna Redovisades under Budget follow-up 6 months Karolina Andersson presenterade budgetuppföljningen för årets första sex månader. Det förväntade budgetunderskottet är idag 32 MSEK, främst till följd av växelkursförändringar. Förslag på hantering av underskottet presenterades. Styrelsen avvisade tydligt möjligheten att skjuta upp rapporteringen av löner. Presentationen bifogas protokollet. att godkänna 6 months budget follow-up. att uppdra åt GS att hantera underskottet enligt förslag där - Verksamhet motsvarande 6 MSEK skjuts på framtiden - 8 MSEK flyttas från 2016 till 2015, vilket medges inom 3-årskontraktet med Sida. - SAK tidigarelägger användningen av 2015 års insamlade medel, snarare än använder medel ur reservfonden. - GS kontaktar Sida med förfrågan om ytterligare finansiering om 10 MSEK 13. Organisation Development (OD) GS uppdaterade styrelsen om OD-processen och redogjorde bland annat för den reviderade organisationsstrukturen. 14. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte hålls söndagen 25 oktober. På dagordningen kommer annat följande ärenden. - GS-rapport (KMO augusti) - Arbetsplan och budget Nytt kontor KMO - Solidaritetsprisgrupp - Redaktionsråd för kännedom - Eventuellt presentation/diskussion om Civil Society att senarelägga nästa möte med en timme, dvs till kl Övriga frågor Styrelseresa: Siwita Nasser, Kajsa Johansson, och har anmält intresse. Budget finns för tre resenärer. Resa sker troligen i november. Då nya ledamöter i styrelsen bör uppmuntras att resa enades styrelsen om att reservera en plats till Dag Klackenberg, som tillfrågas av kansliet. att Siwita Nasser, Kajsa Johansson och Dag Klackenberg erbjuds att resa. Om någon av dessa får förhinder går frågan vidare till Hans Linde, och. 4

5 16. Mötet avslutades Ordföranden avslutade mötet och tackade alla för givande styrelsedagar. Mötessekreterare: Klas Bjurström Justeras: Peder Jonsson Ordförande Kajsa Johansson Styrelsemedlem Bilagor: - Presentation: Utvärdering av SAKs årsmöte 2015, Krister Holm - Presentation: Sammanställning två rapporter, Sida & Asia Foundation, Jens Rosbäck - Presentation: 6 months budget follow-up, Karolina Andersson 5