PROTOKOLL styrelsemöte SAK

Transkript

1 PROTOKOLL styrelsemöte SAK Lördag 18 mars 2017 kl Söndag 19 mars 2017 kl Plats: Hotel Garden, Baltzarsgatan 20, Malmö Närvarande: Inger Axell Freshta Dost (tom 14) Anders Fänge Kajsa Johansson Suppleant Peder Jonsson Ordförande Dag Klackenberg (från 5) Bengt Kristiansson Hans Linde Shirin Persson (tom 19) Frånvarande: Kasim Husseini Suppleant Magnus Forsberg Dessutom närv: Anna-Karin Johansson Generalsekreterare (tom 17) Klas Bjurström Handl Strat. Ledning (protokoll, utom 21) Shah Mahmood Ekonomichef ( 5-7) Fredrik Sjölander Revisor (endast 7) Inger Blennow LK i Lund (endast 16) Staffan Windh LK i Malmö (endast 16) Hanneke Kouwenberg LK i Lund (endast 16) Hans Svedinger LK i Malmö (endast 16) 1. Mötets öppnande. Beslutförhet. Ordförande Peder Jonsson öppnade mötet. Styrelsen konstaterades vara beslutför. Den 7 februari i år avled Professor Hans Rosling i sitt hem i Uppsala. Hans var en god vän till SAK sedan många år och mottag också SAKs solidaritetspris Styrelsen hedrade Hans med en tyst minut. 2. Val av justerare att utse Inger Axel att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 1

2 3. Fastställande av föredragningslista 4. Föregående protokoll att fastställa föredragningslistan att lägga protokoll FS till handlingarna. 5. Budgetuppföljning 2016 Dr Shah Mahmood presenterade SAKs budgetuppföljning för 2016 och redovisade särskilt de linjer som avvek mer än 10% från budgeten. Årets andra budgetrevidering låg något senare än vanligt vilket gjorde att organisationen hade möjlighet att anpassa budget och verksamhet. Den ursprungliga budgeten 2016 var 287 MSEK, den andra reviderade budgeten uppgick till 281 MSEK och de totala kostnaderna blev 268 MSEK, vilket innebär att 96 % av budgeten utnyttjades. Shah Mahmood beskrev att SAK jämfört med andra organisationer har lyckats relativt väl att genomföra sitt arbete och därmed använda budgeten som avsett. Faktorer i detta är att Sidas kärnstöd underlättar flexibilitet, att vi har två reviderade budgetar under året, samt SAKs användande av lokal personal och relativt väl fungerande säkerhetsarbete. Presentation av BFU inklusive förklaringar till avvikelser bifogas protokollet. att godkänna budgetuppföljningen för Verksamhetsberättelse med bokslut 2016 Shah Mahmood presenterade bokslutet Intäkter under 2016 var 293 MSEK, utgifterna 268 MSEK. GS kommer att återkomma med förklaring av hur SAK hanterar medel som överförs till reservfonden. Presentationen bifogas protokollet. Klas Bjurström presenterade förutsättningarna för arbetet med verksamhetsberättelsen för Styrelsen gick igenom utkastet och lämnade rättelser och synpunkter på förbättringar. Presentation skickas till styrelsen tillsammans med detta protokoll. att fastställa resultat- och balansräkningen för 2016 att med föreslagna ändringar fastställa förvaltningsberättelse för 2016 att med föreslagna ändringar fastställa verksamhetsberättelsen för Revisions-PM, management respons 2 Auktoriserad revisor Fredrik Sjölander redogjorde för revisionen av SAKs räkenskaper för 2016 och konstaterade att det inte finns några allvarligare anmärkningar och det blir ett så kallat rent revisionsbrev. Arbetet i Afghanistan undergår revision genom PWC i Islamabad. Revisorerna där, liksom KPMG själva, tagit del av internrevisionsrapporter från Afghanistan. Revisorns bedömning är att det finns ett antal saker som kan förbättras och flera av dessa kommentarer är återkommande från tidigare år. Några av anmärkningarna är svåra att åtgärda, men Fredrik Sjölander anser att SAK prioriterar på ett rimligt sätt. Exempel på saker som är svåra att åtgärda men där SAK sakta går i rätt riktning är kontanthanteringen. Reviderad rapport och management letter inkl kommentarer bifogas protokollet. att godkänna revisons PM att från och med nästa år införa ordningen att styrelsen ges möjlighet att fråga revisorn om tjänstemännens arbete utan att dessa är närvarande vid tillfället.

3 8. Uppföljning av SP med avseende på verksamhetsrapportering att anse att resultaten som redovisas i årsredovisning och bokslut 2015 står i enlighet med den strategiska planen Säkerhetssituationen Anna-Karin Johansson rapporterade om den i stort sett oförändrade säkerhetssituationen, där dock IS oroande attack mot ett militärsjukhus i Kabul noterades särskilt. 10. Generalsekreterarens rapport Anna-Karin Johansson kompletterade GS-rapporten med information om att SAK har rekryterat en ny Deputy Country Director, Sonny Månsson. Madeleine Jufors kommer att vara kvar minst till årsskiftet. Anna-Karin rapporterade också om fortsatta samtal med Center for Humanitarian Dialogue. Den svenska utvärderingen av insatsen i Afghanistan har fått stor uppmärksamhet. Ur SAKs perspektiv har utvärderingen hamnat relativt väl i sina slutsatser, men organisationen måste framöver framhålla den utveckling som faktiskt skett för att inte den övergripande negativa bilden ska bli för dominerande. Utvärderingen bedömer att det svenska biståndet varit relevant och bidragit till positiv förändring inom framför allt sociala sektorer. 11. Beslut on ny givare: Global Affairs Canada SAK strävar efter att bredda sin finansieringsbas och söka fler finansiärer som är villiga att ge kärnstöd. Enligt riktlinjerna för finansiering ska nya givare beslutas av Styrelsen. Global Affairs Canada (Kanadensiska myndigheten för utvecklingssamarbete) är en trovärdig och stabil givare vars värderingar ligger nära SAKs. GAC är potentiellt en långsiktig givare till SAK. att godkänna att SAK söker och mottar stöd från Global Affairs Canada 12. Domslut Norwegian Refugee Council Anna-Karin Johansson redogjorde för fallet Steven Dennis, anställd av NRC i Kenya. Efter en kidnappning drabbades han av bland annat posttraumatisk stress, varpå en norsk domstol dömde NRC att betala skadestånd. Anna-Karin Johansson redogjorde för SAKs bedömning att organisationen har tillräckligt goda rutiner för sin säkerhet, samt för den friskrivningsklausul SAK har för ersättning utöver vad som täcks av försäkring. 13. Anslutning av SAK till regeringens och CSOs gemensamma åtaganden Ärendet hänför sig till en dialog som initierades av dåvarande biståndsminister Hillevi Engström i syfte att skapa god kontakt mellan UD och svenska utvecklingsorganisationer. De organisationer som har drivit denna kontaktform är mycket positiva till kontakten och stabiliteten i relationen till UD. Anna-Karin Johansson föreslår därför att SAK ska ansluta sig till detta enligt förslag till beslut. 3

4 att SAK ska ansluta sig till Regeringens och svenska organisationers gemensamma åtaganden för stärkt dialog och samverkan inom utvecklingssamarbetet. 14. Lokalkommittéernas utmaningar och förutsättningar Ordförande Peder Jonsson hälsade representanter för lokalkommittéerna i Lund respektive Malmö välkomna till mötet. Från Lund deltog Inger Blennow, Hanneke Kouwenberg och Hans Svedinger, från Malmö deltog Staffan Windh. Representanterna beskrev sina lokalkommittéers arbete, utifrån skilda förutsättningar och omständigheter på de två orterna. Gemensamt har kommittéerna genomfört ett antal insatser under året trots begränsade resurser. Återväxten av engagerade medlemmar som kan och vill vara drivkrafter är ett problem. Styrelsen och lokalkommittéerna diskuterade också arbetet med ambassadörer för SAK, liksom målgruppen bestående av personer som möter nyanlända afghaner. Mötet ajournerades för dagen kl 1700 Mötet återupptogs söndagen den 19 mars kl 0900 Styrelsen summerade diskussionen med lokalföreningarna från lördagen och konstaterade bland annat att det finns potential i nya grupper som kan intressera sig för Afghanistan men att organisationen behöver vara öppen för nya former för organisering och engagemang. Det kan också finnas anledning att undersöka grunden för framtida engagemang för Afghanistan och SAK hos såväl aktiva som passiva och möjliga medlemmar framöver. Anna-Karin uppmanade styrelsen att undersöka, besluta och tydligt markera sin vision av den framtida medlemsrörelsen och avgöra om den vill ha en växande och stark medlemsrörelse eller inte; vad ska SAK vara om 5 till 10 år? Den nuvarande situationen med upplevd tröghet och minskande engagemang kräver energi utan att generera resultat. Organisationen kanske behöver arbeta internt med frågan om vad medlemmarna och lokalföreningarnas uppgift är. En möjlighet att introducera frågan är ett pass vid årsmötet, eventuellt i samband med åsiktstorget. att utarbeta ett underlag för diskussion i styrelsen om var SAK ska befinna sig om 5 till 10 år med avseende på medlemsrörelsen. att uppdra åt Kajsa Johansson att utarbeta detta diskussionsunderlag, samt att i arbetet involvera ett urval av övriga styrelsemedlemmar. att underlaget ska vara klart till det första styrelsemötet i höst. 15. Rapporter lokalföreningarna Närvarande ledamöter redogjorde för sina kontakter med SAKs lokalkommittéer, vilka i flera fall nyligen hållit sina årsmöten. 16. SP-uppdatering Anna-Karin Johansson uppdaterade styrelsen om arbetet med den strategiska planen och redogjorde för 4

5 - Utgångspunkter i styrelsens tidigare beslut, bland annat att inte göra betydande strategiska förändringar. Detta innebär bland annat att utvecklingsmål, programområden, det rättighetsbaserade arbetssättet och målgrupperna består. - Faktorer i Sverige och Afghanistan, liksom i givarsamfundet och internt i organisationen som påverkar SAKs förutsättningar att arbeta - Att flexibilitet och lokal kontext blir allt viktigare, liksom kommunikation, uppföljning, riskanalys och åtgärder. Presentationen bifogas protokollet. 17. Uppföljning handboken Anders Fänge rapporterade om handboksgruppens arbete och förslaget att ta in en redaktör för det fortsatta arbetet med redaktionskommittén som stöd. En mer utvecklad uppdragsbeskrivning kommer att behövas för redaktören, liksom klargörande av ansvarsförhållanden. Styrelsen diskuterade förslaget till budget, liksom det faktum att den ekonomiska risken för SAK är större än de kronorna som äskas av medel från Postkodlotteriet. Enligt förslag till budgeten uppgår utgifterna till kr, vilket också utgör den ekonomiska risken i projektet. att godkänna kostnadsbudget enligt förslag att arbete, redovisning, distribution och andra kostnader som uppkommer till följd av beslutet, och som inte täcks av budgeten, ska belasta kommunikationsenhetens budget för föreningsarbete och således kommer att innebära neddragningar av andra insatser inom området. att Anders Fänge och redaktionskommittén, med stöd av Dag Klackenberg, ska återkomma med ett förslag till plan för distribution av boken, samt ett utvecklat förslag till intäktsbudget till höstens första styrelsemöte, samt att detta förslag ska tydliggöra eventuell subsidiering av bokens pris. att reservera i budget kr under 2017 och kr under 2018 att redaktionskommittén är en resurs i arbetet med handboken, men att projektets omfattning, budget och komplexitet, samt att en extern konsult föreslås genomföra det redaktionella arbetet, föranleder styrelsen att tydliggöra ansvarsförhållanden ytterligare att ge Anders Fänge ett tydligt mandat att å styrelsens vägnar fatta beslut om handboken mellan styrelsens möten att Anders Fänge ska återrapportera arbetet vid höstens första styrelsemöte 18. Eventuell studie repatrierade flyktingar Enligt tidigare styrelsebeslut ska Kajsa Johansson och Bengt Kristianssons undersöka förutsättningarna för SAKs deltagande i en studie om repatrierade flyktingar i Afghanistan. Kajsa beskrev ett liknande arbete som Blank Spot Project för närvarande genomför. att SAK ska invänta resultatet av Blank Spot Projects arbete och istället överväga hur SAK kan använda deras resultat på ett strategiskt sätt framöver. att återkomma till ärendet vid höstens första styrelsemöte 5

6 19. Traktamente och reseersättningar för styrelsen Frågan har väckts om styrelseledamöters rätt till dagtraktamente vid inrikes resor, dvs ersättning för fördyrade omkostnader utöver direkta kostnader för boende (vilka ersätts mot kvitto). Styrelsens rätt till traktamente och reseersättning framgår av styrelsens arbetsordning. att inte förändra gällande regler om traktamente och ersättningar för styrelsemedlemmar. 20. Inför årsmötet a) FS ansvar för årsmötet Klas Bjurström påminde styrelsen om dess ansvar för årsmötet i Anna-Karin Johanssons frånvaro. b) Dagordning att ordföranden ska sammanfatta SAKs arbete under året att med denna ändring godkänna dagordningen c) ÅM styrelsens förslag medlemsavgift att godkänna enligt förslag d) Styrelsens förslag ansvarig utgivare A-nytt att godkänna enligt förslag e) Proposition flyktingfrågan Inger Axell rapporterad förberedelserna av eventuell proposition om årsmötesuttalande, samt den motion som inkommit från Stockholms LK i frågan. Frågan kommer att diskuteras vidare vid Arbetsutskottets möte den 27 mars, samt beslutas vid styrelsemötet 8 april. att bordlägga till 8 april 21. Rekrytering GS och Anna-Karins förlängning Styrelsen var redan informerad om att Andreas Stefansson har accepterat att träda in som tillförordnad generalsekreterare från och med 15 maj. Avtal återstår men överenskommelsen gäller 6 månader med option på månader. Rekryteringsgruppen fortsätter sitt arbete. Ordförande och generalsekreterare har förhandlat om förlängning av Anna-Karin Johanssons anställningsavtal för att kunna överbrygga tidsgapet till ny GS tillträde. Förhandling har skett om villkor, lön och omfattning. Överenskommelsen innebär förlängning med 65 procent tjänstgöring perioden 1 mars till och med 15 maj Ny månadslön för full tjänstgöring from 1 januari 2017 är kr. Övriga villkor oförändrade. Dessa uppgifter är offentliga och information om aktuella villkor finns på SAKs hemsida. att godkänna enligt ovanstående 22. Nästa styrelsemöte Punkter på agendan vid styrelsemötet GS-rapport SP st revised budget

7 23. Övriga frågor Inga övriga frågor Styrelsens förslag till svar på motioner Styrelsens propositioner till årsmötet Styrelsens utvärdering av sitt eget arbete 24. Mötet avslutades Ordföranden avslutade mötet. Mötessekreterare: Klas Bjurström Handläggare Strategisk Ledning, Mötessekreterare Justeras: Peder Jonsson Ordförande Inger Axell Ledamot Bilagor: Presentation BFU 2016 Presentation bokslut med ändringar Presentation Verksamhetsberättelse Presentation SP 7