Projektmetodik Andreas Lenshof Institutionen för Biomedicinsk Teknik Lunds Universitet
Agenda Teamet Projektstrukturen Projektplanen Projektorganisationen
Teamet Vad stärker teamet? Vad försvagar det?
Teamet Vad stärker teamet? Oberoende Lär varandra Engagemang Självorganisering Förtroende Samarbete Samma mål Vad försvagar det? Misstro Egen agenda Oengagemang Styrande Olika mål
Teamet Vad kännetecknar ett framgångsrikt team? Kommunicera Lösa problem Hantera konflikter Ge och ta feedback Lyssna Leva sig in i andras situation Uppfatta betydelsen av värderingar och normer
Projektstrukturen Ref. Lööw, Att leda och arbeta i projekt, Liber, 2003
Projektplanen 1. Bakgrund/syfte/mål 2. Avgränsningar 3. Åtgärds- /resursplanering 4. Tidsplanering 5. Projektorganisation 6. Information / förankring
Projektplanen Bakgrund / syfte / mål Bakgrund Behov Problem Tidigare utredningar Resultat av eventuell förstudie Intressent analys Riskanalys Varför idén till projektet väcktes Syfte Vilken avsikt/ändamål har projketet Varför det skall genomföras
Projektplanen Bakgrund / syfte / mål Milstolpar Förstudie Informationsinsamling Projektplan Bearbetning / analys Förslag / åtgärder Start och genomförande Presentation av resultat Information och förankring Uppföljning / utvärdering
Avgränsningar Avgränsa milstolparna och projektet så att det inte flyter ut och bli ohanterligt Fallgrop: Nya spännande mål som tillkommer vilket kan sluta i ett evighetsprojekt
Åtgärds- / resursplanering Resurser Vem ansvarar för vad? Budget Hur har ni koll på hur mycket pengar ni bränt? Hela gruppen? Projektledaren?
Tidsplanering Tidsplaner använd för att: aktiviteterna många gånger är beroende av varandra de förenklar samplanering med andra aktiviteter de skall följas upp det gör det lättare att fördela resurser de är pådrivande de ger överskådlig information en genomtänkt tidsplanering gör det lättare att sälja in idéer
Tidsplanering Förberedelse inför att göra en tidsplan 1. Börja med att bestämma starttid, sluttid och uppföljning för projektet. 2. Bedöm vilka tidsmått som krävs (veckor, månader etc.) 3. Skriv ned vilka aktiviteter som skall göras. 4. Gör klart för er vilka aktiviteter som är beroende av varandra (gärna innan ni skriver ned dem), för att få dem i rätt ordningsföljd. 5. Skriv ned de fasta tidpunkter som ni redan känner till. Oftast lättast att börja med den tidpunkt projektet skall vara färdigt och jobba sig bakåt. 6. Markera tider som kommer räknas bort vad gäller arbetstimmar, t. ex. jul, påsk, tentor etc.
Tidsplanering Tidsestimering Estimera genom att jämföra Jämför projektet med andra projekt Detta delmomentet är som det där momentet, så estimatet bör vara samma. Om du inte kan estimera en uppgift är den för stor
Tidsplanering Tidsestimering Estimat ger oss en bild av Hur mycket arbete hinner vi utföra på en viss tid? Hur mycket har vi utfört? Hur mycket har vi framför oss? Olika sätt att estimera är poäng, tid och t-shirtstorlek.
Tidsplanering Tidsestimering Uppgifter behöver vara nedbrutna i detalj Krävs att man gjort någonting liknande för att kunna ge ett estimat Påverkas av Hur svår den är Hur omfattande den är I timmar eller dagar
Tidsplanering Tidsestimering Nedbrytning Nedbrytning av ett moment till mindre delmoment eller uppgifter Ibland mycket användbart Alltför omfattande nedbrytning kan skapa problem
Tidsplanering Tidsestimering T-shirtstorlek Uppgiftens storlek är S, M eller L (eller XXXL) Påverkas av Hur svår den är Hur omfattande den är Snabbt sätt att jämföra uppgifter
Tidsplanering Arbetsfördelning Se till att en enskild gruppmedlem inte får en orimligt hög arbetsbörda (jmf med andra) Gruppmedlem Runda 1 Runda 2 Anders 3 5 Viveka 8 5 Lars 2 5 Ylva 5 8
Tidsplanering Gantt-schema
Projektorganisationen Styrgrupp Projektledare Projektdeltagare Referensgrupp Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Referensgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp Arbetsgrupp
Projektorganisationen Styrgrupp/Ledningsgrupp Definierar målsättningen Anger ramar och förutsättningar Godkänner tidsplaner och resursfördelning Godkänner ändringar av dessa
Projektorganisationen Projektledare Leder och fördelar arbetet Gör aktivitets- /tids- /resursplan Avrapporterar till styrgrupp Informerar Driver på
Projektorganisationen Projektdeltagare Sköter det löpande arbetet Sköter detaljbesluten Svarar för att uppgjorda planer hålls Förankrar och stämmer av arbetet i linjeorganisationen Kan tillsätta arbetsgrupper
Projektorganisationen Referensgrupp Ska få kontinuerlig information Fungerar som rådgivare
Sammanfattning För att lyckas i projektet: 1. Börja i tid!! 2. Gör en projektplan 3. Tidsplanera 4. Kommunicera!