Vara Lean Christina Dahlberg 24 maj 2010
Lean vad är det? Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Kundens behov i fokus Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser Enkla metoder och verktyg
Grunderna i korta drag Stödjande ledarskap Fokusera på värdeskapande aktiviteter Eliminera slöserier Långsiktighet och helhetstänkande Kontinuerliga förbättringar, steg för steg i vardagen
Slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Vad är då inte lean? Att frigjord tid leder till uppsägningar Att leta syndabockar Att arbeta i ett högre arbetstempo
Lean en del av vårt kvalitetsarbete
Tanke och handling Värde Politiker Verksamhetsansvariga Principer Metoder Verktyg
Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden
Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!
Här syns principer och värden som politikerna antagit
Kontinuerliga förbättringar Hos oss innebär VaraLean att varje enskild medarbetare i sitt dagliga arbete verkar för att skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång. - en del av vardagen Ur Lednings- och styrdokumentet kring Kvalitet, 2007-2010 sidan 5; VaraLean
Vana vid övergripande utvecklingsinsatser Mallorca 2001 Arbetslaget - Arbetslagsutveckling Island 2005 Verksamheten & brukarna - Uppdraget Prag 2009 Omvärlden Verktyg för kontinuerligt förbättringsarbete
mycket lean men lite snack 70 timmar, varav en vecka på internat i Prag Om Prag, tidigare utvecklingsarbete och vad vi gör på arbetet Delar som skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar, ex Effektiva möten Omvärldsbevakning Arbetslagsutveckling LeanLir Identifiera förbättringsområden Uppföljning 30 60 90 dagar Eget arbete emellan Kommunövergripande utvecklingsinsatser
Vi började såhär Pilotprojekt inom äldreomsorgen 2004 Två projektanställda 2006 2008 Start i äldreomsorgen Idag En tillsvidareanställd leankoordinator 4 aktiva handledare Idag är hela organisationen involverad
Några verktyg vi använder LeanLir Värdeflödeskartläggning 5S Visualisering
LeanLir
LeanLir Öka kunskaperna kring lean Öka förståelsen för VaraLean Träning i att se slöserier leta grundorsaker för hållbara förbättringar arbeta med visualiseringar Gemensamt språk
Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning
Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning
Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola
Nulägeskarta Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola Totalt per månad L/T P/T V/T RFB 15 tim 10 min - 27 dgr 54 tim 4 min 12 tim 47 min - 44 tim 55 min 2 tim 23 min - 27 dgr 9 tim 9 min 0%
Framtidskartan Totalt per månad Värdeflödeskarta Planering & genomförande av aktivitet, Frejgårdens förskola L/T P/T V/T RFB 11 tim 16 min - 14 dgr 46 tim 28 min 11 tim - 42 tim 8 min 16 min - 14 dgr 4 tim 20 min 63%
Vi samlar på lärdomar Vad tydligt det blir med kartan Det är inte konstigt att tiden inte räcker till Värdefullt att få tänka hela processen och se helheten Vi kan spara mycket tid utan att det behöver kosta mycket Lite blir mycket om det sker ofta Vad vi springer Kunskap i huvudet är ju faktiskt inte så bra Vad olika vi gör fast vi tror att vi gör lika.
Förbättringsområden/ Identifierat Har slöseriet minskat? Framtida förb. Ev. sidoeffekter genomförda aktiviteter slöseri Ja Nej område + - Förarbete Gemensam standard för städning av boendes rum finns Rörelse, omarbete, väntan Rörelse, omarbete, väntan Gemensam standard för städning av allmänna utrymmen finns x Funktionella städvagnar används Rörelse x System för felanmälan finns. Omarbete x x x Upplevts väldigt positivt av vikarier Återblick efter 90 dagar Boendes rum Vi har en gemensam standard när det gäller ansvar för ordning och reda Omarbete x x Ansvar för ordning och reda finns med som en punkt på APT Omarbete x Städning av allmänna utrymmen Mattan i entrén är borttagen Överarbete x Alla sladdar är uppsatta Rörelse, Överarbete x x Golven är behandlade Omarbete x x Efterarbete Soporna förvaras i städskrubben Transport x Sopkärlet har hjul Rörelse x x Dålig lukt försvunnit Förråd Var sak har sin plats i förråd och städskrubb Förrådspåfyllning sker 1g/vecka Funktionell förvaring av blöjor finns på boendes rum Rörelse, transport, x Rörelse, överarbete x x Rörelse, lager Städrutiner Renen Problem/förbättringsområde som ligger till grund för val av område Tar mycket tid Städning hoppas över Saknar gemensam standard för städning av boendes rum Saknar gemensam standard för städning av allmänna utrymmen Har tydlig förbättring skett? Ja Nej x x x x
Diplom efter varje genomförd kartläggning Viktigt att fira!
Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner Kostenhet Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personalbudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Intern kommunikation (högstadium) Konsumentvägledning
Tidningen Chefen i Fokus
Tvätthantering Kvänumsgården
Tidningen Personal & ledarskap
Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)
Före Efter 5S på Gatu & Park
Före 5S på kontor Efter
Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden
Visualisera Åskådliggöra (med bild), ge en bild av, levandegöra, gestalta; föreställa sig; medvetandegöra inre bilder Rätt information där och när den behövs
Visualisering på Rondellen
Kvänums hemtjänst Daglig styrning
Hur ser läget ut?
Goda idéer ger mervärde! Lysande förbättringar 20.000 10.000 5.000 En ljus idé Plakett Många ljuspunkter Vandringspris Hedersomnämnande Belöningar - Goda idéer ger mervärde
Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft
Lite resultat Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan 68 82 gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 27 % - utöver alla kvalitetsvinster!
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla
www.vara.se Vårt kvalitetsarbete (punkt Vara Lean) Vill du veta mer om oss? Föredrag &presentationer (knapp långt ner till vänster)