SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-03-10 SN-2014/2957.729 1 (3) HANDLÄGGARE Maria Jonsson 08-535 378 47 Maria.Jonsson@huddinge.se Socialnämnden Uppföljning av korttidsvistelse - Unika Sverige AB. Förslag till beslut Socialnämnden tar del av resultatet av genomförd avtalsuppföljning. Sammanfattning Förvaltningen har genomfört en avtalsuppföljning av Unika Sverige AB:s korttidsverksamheter på Östermalm och på Fridhemsplan. Uppföljningen gjordes på plats i verksamheterna den 25 augusti 2014. Vid uppföljningen identifierades en brist som gäller båda enheterna. Unika Sverige AB har sedan besöket i verksamheterna åtgärdat den brist som identifierades i samband med avtalsuppföljningen. Förvaltningen bedömder att Unika Sverige AB efter vidtagna åtgärder uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget. Beskrivning av ärendet Den 11 juni 2012 beslutade kommunfullmäktige att införa kundval inom korttidsvistelse enligt lag om valfrihetssystem (LOV). Kundvalet startade den 1 september 2013. Förvaltningen har genomfört en avtalsuppföljning av Unika Sverige ABs verksamheter på Östermalm och Fridhemsplan. Uppföljningen gjordes på plats i respektive verksamhet och båda besöken genomfördes den 25 augusti 2014. Medverkande vid uppföljningen var två representanter från kvalitetsenheten samt två företrädare för Unika Sverige AB. Det var obligatoriskt för föreståndaren för verksamheten att medverka vid uppföljningen, det vill säga den person som står angiven på tillståndsbeviset för att bedriva verksamhet enligt LSS. På Unika Östermalm deltog även gruppchefen samt på Fridhemsplan områdeschefen. Vid uppföljningen kontrollerades att de krav som kommunen har ställt i förfrågningsunderlaget fortfarande är uppfyllda. Granskningen av de ekonomiska krav som ställs på externa utförare har gjorts av ekonomienheten. Inför besöket i verksamheten har Unika Sverige AB besvarat ett antal frågor från kommunen. Utföraren har fått svara på om det har skett några förändringar i verksamheten vad gäller innehåll, rutiner, lokaler och personal. De har också fått svara på om de har tagit emot rapporter enligt lex Sarah POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 E-POST OCH WEBB social@huddinge.se www.huddinge.se
SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-03-10 SN-2014/2957.729 2 (3) eller om det har kommit in några synpunkter och klagomål på verksamheten. Svaren omfattar tiden från och med kontraktstart, se bilaga 1 och 2. Unika Sverige AB driver tre olika korttidshem som är valbara för brukare i Huddinge kommun. Avtalsuppföljning har endast gjorts på de två enheter som har eller har haft brukare från kommunen. Vid besöket i verksamheterna hade Unika Sverige AB två brukare från Huddinge kommun, en på Fridhemsplan och en på Östermalm. Vid avtalsuppföljningen noterades en brist. Överföring av personuppgifter Ett särskilt avtal reglerar åtkomst och användning av kommunens verksamhetssystem för kommunikation och rapportering. För att kunna använda systemet krävs särskild behörighet och obligatorisk utbildning genomförs för externa utförare i samband med avtalstecknande. Alla utförare av korttidsvistelse ska ta emot beställningar elektroniskt via kommunens verksamhetssystem Procapita och de ska använda kommunens mall för genomförandeplan i verksamhetssystemet. Syftet är att kommunikation och överföringen av personuppgifter mellan externa utförare och biståndskansliet ska ske på ett säkert sätt. Vid uppföljningen hade Unika Sverige AB inte använt Huddinge kommuns mall för genomförandeplan och därmed inte överfört uppgifter på det sätt som avtalats. Förvaltningens synpunkter Unika Sverige AB har sedan besöket i verksamheten åtgärdat den brist som identifierades i samband med uppföljningen. Förvaltningen bedömer att Unika Sverige AB uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget. Britt-Marie Karlén Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Krook Biträdande social- och äldreomsorgsdirektör Maria Jonsson Utvecklingsledare
SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2015-03-10 SN-2014/2957.729 3 (3) Bilagor Bilaga 1 Östermalm Bilaga 2 Fridhemsplan Beslutet delges Unika Sverige AB
Leverantör (utförare) Företagets namn Unika Sverige AB (tidigare Min Omsorg AB) Adress St Eriksgatan 48 B, 1 tr Postadress 112 34 STOCKHOLM Organisationsnummer 556593-0061 Kontaktperson, kontraktsfrågor Namn Minna Fröjdholm Telefon Mobiltelefon 070-497 17 42 E-post minna@unika.nu Kontaktperson, verksamhetsfrågor Namn Ida Vesterlund Telefon 08-522 082 84 Mobiltelefon samma som ovan E-post ida@unika.nu 1. ÅRLIG UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETEN Som en del i Huddinge kommuns uppföljning av korttidsvistelse ombeds utförare besvara dessa frågor senast den 2014-08-04. Alla frågor besvaras med avseende på perioden från kontraktsstart. Förutom detta frågeformulär kommer kommunen att kontrollera era tidigare lämnade uppgifter rörande ekonomisk stabilitet och finansiell styrka hos Skatteverket och kreditvärderingsinstitut. Löpande ska utföraren meddela kommunen om eventuella förändringar i verksamheten sker. Likväl ställs frågan vid denna uppföljning. Efter den 4 augusti kommer vi att kontakta er för att boka tid för uppföljning. Uppföljningen kommer att äga rum på plats i er verksamhet. 1.1 ALLMÄNT Har några förändringar skett i verksamheten och verksamhetsledning? Har några förändringar skett gällande tillstånd? X Ja N ej Meddelande till IVO om namnbyte från Min Omsorg AB till Unika Sverige AB. Ingen ändring i innehållet i tillståndet. Har några förändringar skett i arbetssätt och metoder? 1(5)
Har det skett några förändringar rörande lokaler? 2(5)
Har förändringar skett avseende säkerhetsrutiner? 1.2 PERSONAL Har det skett några personalförändringar? X Ja N ej 3 personal har sedan 23 nov 2013 slutat på korttids Fridhemsplan, och 2 personer har nyanställts. Den redan befintliga personalen har fått ytterligare arbetstid för att täcka det behov som finns. Beskriv hur kompetensutvecklingen har tillgodosetts under perioden? Följande utbildningar har getts till samtlig personal. Grundutbildning metod och koncept 4 november 2014 Planerings- och utbildningsresa genomförd 29 april-1 maj, inkl. Hjärt och lungräddningsutbildning. 1.3 KVALITET Har ni gjort några förändringar i ert kvalitetssystem? Ja X Nej Om ja, beskriv vilka förändringar som gjorts Beskriv hur ni arbetar med barnperspektivet? Då Fridhemsplans korttids vänder sig till brukare i åldrarna 18-28 år, omfattas vi inte av barnperspektivet. I övrigt följer vi våra rutiner kring bemötande, delaktighet och trygghet för den enskilde (se nedan). Om bemötande, delaktighet och trygghet för den enskilde För att öka tryggheten för den enskilde strävar vi på Området efter att skapa så tydliga rutiner som möjligt. Brukaren skall kunna veta vad som är planerat för året och terminen och vi jobbar med att alla scheman skall utgå från samma mall. För att få till detta gör områdets chefer i början av varje varje år en årsplanering enligt given MALL och därefter sätter även coacher tillsammans med sin gruppchef en fastställd terminsplanering för såväl DV som Korttids enligt givna Mallar. För att bemötandet och stödet till den enskilde skall vara rätt anpassat ansvarar även gruppchef för att bevaka att nivåbedömningarna är adekvata och tar kontakt med handläggare vid frågor kring dessa, för ev. ny bedömning. 3(5)
Hur vi lyfter fram gott bemötande, värderingar och attityd i verksamheten Allas röst, utrymme och önskan är lika mycket värd. Vi är alla kollegor, med olika uppgifter och det dagliga arbetet präglas av respekt för varje enskilds åsikter och känslor. På Korttids finns alltid möjligheten att komma med förslag och på så vis vara delaktig i planeringen. Detta kan ske inför helgen när kontaktcoachen ringer till ungdomen eller också vid genomgång av schemat på plats. Vi arbetar aktivt med att förmedla ett konstruktivt och lösningsfokuserat förhållningssätt till arbetstagarna, för att stärka dem i att känna tillit till sin egen förmåga. Coacherna har efter behov möjlighet att få regelbunden handledning av föreståndaren/gruppchefen i attityd och bemötande gentemot brukarna. Detta tas även upp i grundutbildning och fortbildningstillfällen med personal. Vi har en öppenhet för förslag till förbättring och strävar efter att blicka framåt. Har det skett förändringar gällande dokumentation och genomförandeplaner? Har det skett några förändringar avseende kost och livsmedelshantering? Om ja, beskriv vilka förändringar som gjorts Har verksamheten rapporterat om missförhållanden eller risker för missförhållanden i enlighet med bestämmelserna om lex Sarah? Om ja, hur många rapporter och vad handlade det om? Har ni fått in några klagomål? X Ja N ej Om ja, vad har det handlat om och hur har de hanterats? Ett klagomål har inkommit från förälder till brukare gällande missnöje kring dennes korttidsgrupp. Gruppchef har haft kontakt med både personal och förälder gällande en lösning på detta enligt Unikas rutin för klagomålshantering (se nedan): Klagomål ska dokumenteras sakligt på särskild blankett. Vem lämnar klagomålet, vad avser klagomålet. Klagomålet ska hanteras av gruppchef och återkoppling till den som klagat ska lämnar inom 5 arbetsdagar. Summering görs av gruppchef varje år. 4(5)
Denna summering tas med när verksamhetsberättelsen skrivs Varje klagomål tas emot sakligt med ett gott bemötande utan att hamna i försvar Skriv in vad klagomålet gäller samt vem som har tagit emot det. Kontakta gruppchef angående klagomålet Gruppchef skriver ner klagomålet i särskild mall som finns i ABC, Kvalitet under Klagomål Gruppchef ser till att klagomålet åtgärdas snabbt. Gruppchef följer upp efter senast fem arbetsdagar och återkopplar till den som lämnat klagomålet Gruppchef sparar klagomålet i ABC under Kvalitet under klagomål och summeringen tas med i verksamhetsberättelsen Har ni genomfört några brukarundersökningar? Om ja vill vi att ni bifogar resultaten av dessa. Detta på grund av att man under året startat verksamheten på Fridhemsplan. Skicka svaret senast den 4 augusti till: maria.jonsson@huddinge.se 5(5)
Leverantör (utförare) Företagets namn Unika Sverige AB (tidigare Min Omsorg AB) Adress St Eriksgatan 48 B, 1 tr Postadress 112 34 STOCKHOLM Organisationsnummer 556593-0061 Kontaktperson, kontraktsfrågor Namn Minna Fröjdholm Telefon Mobiltelefon 070-497 17 42 E-post minna@unika.nu Kontaktperson, verksamhetsfrågor Namn Ida Vesterlund Telefon 08-522 082 84 Mobiltelefon samma som ovan E-post ida@unika.nu 1. ÅRLIG UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETEN Som en del i Huddinge kommuns uppföljning av korttidsvistelse ombeds utförare besvara dessa frågor senast den 2014-08-04. Alla frågor besvaras med avseende på perioden från kontraktsstart. Förutom detta frågeformulär kommer kommunen att kontrollera era tidigare lämnade uppgifter rörande ekonomisk stabilitet och finansiell styrka hos Skatteverket och kreditvärderingsinstitut. Löpande ska utföraren meddela kommunen om eventuella förändringar i verksamheten sker. Likväl ställs frågan vid denna uppföljning. Efter den 4 augusti kommer vi att kontakta er för att boka tid för uppföljning. Uppföljningen kommer att äga rum på plats i er verksamhet. 1.1 ALLMÄNT Har några förändringar skett i verksamheten och verksamhetsledning? Har några förändringar skett gällande tillstånd? X Ja N ej Meddelande till IVO om namnbyte från Min Omsorg AB till Unika Sverige AB. Ingen ändring i innehållet i tillståndet. Har några förändringar skett i arbetssätt och metoder? 1(5)
Har det skett några förändringar rörande lokaler? 2(5)
Har förändringar skett avseende säkerhetsrutiner? 1.2 PERSONAL Har det skett några personalförändringar? X Ja N ej 3 personal har sedan 23 nov 2013 slutat på korttids Fridhemsplan, och 2 personer har nyanställts. Den redan befintliga personalen har fått ytterligare arbetstid för att täcka det behov som finns. Beskriv hur kompetensutvecklingen har tillgodosetts under perioden? Följande utbildningar har getts till samtlig personal. Grundutbildning metod och koncept 4 november 2014 Planerings- och utbildningsresa genomförd 29 april-1 maj, inkl. Hjärt och lungräddningsutbildning. 1.3 KVALITET Har ni gjort några förändringar i ert kvalitetssystem? Ja X Nej Om ja, beskriv vilka förändringar som gjorts Beskriv hur ni arbetar med barnperspektivet? Då Fridhemsplans korttids vänder sig till brukare i åldrarna 18-28 år, omfattas vi inte av barnperspektivet. I övrigt följer vi våra rutiner kring bemötande, delaktighet och trygghet för den enskilde (se nedan). Om bemötande, delaktighet och trygghet för den enskilde För att öka tryggheten för den enskilde strävar vi på Området efter att skapa så tydliga rutiner som möjligt. Brukaren skall kunna veta vad som är planerat för året och terminen och vi jobbar med att alla scheman skall utgå från samma mall. För att få till detta gör områdets chefer i början av varje varje år en årsplanering enligt given MALL och därefter sätter även coacher tillsammans med sin gruppchef en fastställd terminsplanering för såväl DV som Korttids enligt givna Mallar. För att bemötandet och stödet till den enskilde skall vara rätt anpassat ansvarar även gruppchef för att bevaka att nivåbedömningarna är adekvata och tar kontakt med handläggare vid frågor kring dessa, för ev. ny bedömning. 3(5)
Hur vi lyfter fram gott bemötande, värderingar och attityd i verksamheten Allas röst, utrymme och önskan är lika mycket värd. Vi är alla kollegor, med olika uppgifter och det dagliga arbetet präglas av respekt för varje enskilds åsikter och känslor. På Korttids finns alltid möjligheten att komma med förslag och på så vis vara delaktig i planeringen. Detta kan ske inför helgen när kontaktcoachen ringer till ungdomen eller också vid genomgång av schemat på plats. Vi arbetar aktivt med att förmedla ett konstruktivt och lösningsfokuserat förhållningssätt till arbetstagarna, för att stärka dem i att känna tillit till sin egen förmåga. Coacherna har efter behov möjlighet att få regelbunden handledning av föreståndaren/gruppchefen i attityd och bemötande gentemot brukarna. Detta tas även upp i grundutbildning och fortbildningstillfällen med personal. Vi har en öppenhet för förslag till förbättring och strävar efter att blicka framåt. Har det skett förändringar gällande dokumentation och genomförandeplaner? Har det skett några förändringar avseende kost och livsmedelshantering? Om ja, beskriv vilka förändringar som gjorts Har verksamheten rapporterat om missförhållanden eller risker för missförhållanden i enlighet med bestämmelserna om lex Sarah? Om ja, hur många rapporter och vad handlade det om? Har ni fått in några klagomål? X Ja N ej Om ja, vad har det handlat om och hur har de hanterats? Ett klagomål har inkommit från förälder till brukare gällande missnöje kring dennes korttidsgrupp. Gruppchef har haft kontakt med både personal och förälder gällande en lösning på detta enligt Unikas rutin för klagomålshantering (se nedan): Klagomål ska dokumenteras sakligt på särskild blankett. Vem lämnar klagomålet, vad avser klagomålet. Klagomålet ska hanteras av gruppchef och återkoppling till den som klagat ska lämnar inom 5 arbetsdagar. Summering görs av gruppchef varje år. 4(5)
Denna summering tas med när verksamhetsberättelsen skrivs Varje klagomål tas emot sakligt med ett gott bemötande utan att hamna i försvar Skriv in vad klagomålet gäller samt vem som har tagit emot det. Kontakta gruppchef angående klagomålet Gruppchef skriver ner klagomålet i särskild mall som finns i ABC, Kvalitet under Klagomål Gruppchef ser till att klagomålet åtgärdas snabbt. Gruppchef följer upp efter senast fem arbetsdagar och återkopplar till den som lämnat klagomålet Gruppchef sparar klagomålet i ABC under Kvalitet under klagomål och summeringen tas med i verksamhetsberättelsen Har ni genomfört några brukarundersökningar? Om ja vill vi att ni bifogar resultaten av dessa. Detta på grund av att man under året startat verksamheten på Fridhemsplan. Skicka svaret senast den 4 augusti till: maria.jonsson@huddinge.se 5(5)