Företagssamverkan 2006 ( + vår 2007)

Delprojektledare Linda Herrström & Björn Wickenberg 2006-09-07 Projektplan Företagssamverkan 2006 ( + vår 2007)

Projektets ramar Bakgrund Arbetet gentemot företag startade 2003 med delprojektet Pilotföretag. 11 större ISO-certifierade företag i Malmö valdes ut, och på dessa genomfördes företagsbesök. Under 2005 skickades det ut en informationsfolder till företag i Västra Hamnen och utifrån visat intresse vid rundringning besöktes 10 företag under hösten. Till företagsbesöken har ett antal erbjudanden tagit form, bl.a. infoblad om miljöfordon och sparsam körning, möjlighet att prova på EcoDriving-utbildning och andra broschyrer. Under 2005-2006 togs det dels fram en film som presenterar goda exempelföretag och Trafikmiljöenhetens arbete kopplat till trafiksituationen i Malmö, dels en handbok om miljöeffektiva transporter. Syftet var att få ett stöd i samtalet med företaget, samt ha ett material med lokal förankring att utgå ifrån. Under 2003 genomförde Gatukontoret i samarbete med Naturskyddsföreningen en seminarieserie för företag. Serien innehöll fem träffar på tema miljöbilar, sparsam körning, tjänsteresor, virtuell kommunikation och arbetsresor. Tema för företagsträffarna 2004 var Transporter och miljöledning och Miljöbilar. Inför 2005 döptes träffarna om till Företagsseminarium och temat var EcoDriving. En serie om fem frukostträffar har anordnats i Västra Hamnen under 2004-2005, med syfte att bidra till nätverkande företagen emellan, informera om aktuella händelser i Västra Hamnen och inspirera i ämnet miljöanpassade transporter. Syfte & övergripande mål Det övergripande syftet är att bidra till att företagen i Malmö miljöanpassar sina transportsystem för att vi med gemensamma krafter ska kunna nå de mål på nationell och lokal nivå som är uppsatta för trafikmiljön. Det handlar bl.a. om minskade utsläpp av koldioxid, kväveoxider och andra hälsofarliga ämnen, minskat buller och trängsel, samt en trygg, säker och attraktiv stadsmiljö. Vårt arbete ska bedrivas genom att knyta an till de lokala förhållandena i Malmö, genom direkt dialog med enskilda företag, samt genom en bredare spridning av information och inspiration med hjälp av seminarier, frukostträffar och konkreta erbjudanden. Budskapet är att ekologi och ekonomi oftast går hand i hand och att alla vinner på miljöeffektivare transporter. Målgrupp Företag i Malmö. Beroende på vilket delmoment finns olika avgränsningar med hjälp av ISOcertifiering, storlek, lokalisering, verksamhet m.m. Företagsbesök: Våren 06: tidigare listor Hösten 06 våren 07: ISO-certifierade samt urval efter bransch, transportintensitet, område. Frukostträffar: 2006: Företagen i Västra Hamnen. 2007: Ev utveckling till andra områden. Seminarium: 2006: Företagare med godstransporter och intresse i miljözon. Företag registrerade i Sydvästra Skåne (radie Landskrona, Höör, Ystad). 2007: Tema tjänste- och arbetsresor, hälsa, miljö och ekonomi. Webbenkät som verktyg. Erbjudanden: Företag vi kommer i kontakt med under ovan nämnda aktiviteter, i första hand via företagsbesöken. Bakgrundsfaktorer Bakgrund Y Yttre Faktorer (förutsättningar som kan spela in i resultatet av vår insats) Nya regler nationellt och lokalt på transportsidan. Aktuellt: Miljözon, minskad förmånsbeskattning på miljöfordon, ev. kommande lokala tillsynskrav. Priset på drivmedel Företagens nuläge i arbetet med miljöanpassning av transporter. Företagens lokalisering tillgång till p-platser, kollektivtrafik, cykelvägar etc P Personrelaterade Bostadsort, arbetsförhållanden, kön, ålder och 2

faktorer (som kan påverka individernas möjligheter att förändra sina resvanor) familjeförhållanden. Förutsättningar och ev. förändringar under tiden. Mål enligt SUMO * Förtydligande av Tjänst & Erbjudande Tjänst: (Det vi gör (arbetssätt) för att målgruppen ska anta erbjudandet) Erbjudande: (det vi vill få målgruppen att göra) Företagsbesök: Personlig kontakt för dialog om transporter Frukostträffar, seminarium och framtagande av stöd, prova-på och information för att miljöanpassa transporterna. Miljöanpassa transporterna inom: Egna fordon & transporter, köpta transporttjänster, samt resor i tjänsten och till och från jobbet. Ev. att kommunicera sitt arbete. Tjänster A B C D Nivå Mål Indikator (vad vi ska mäta) Strategi: Ett administrativt system Utveckling av kontaktsystem och databas för att vårda kontakter. Antal besökta företag. FB: Genomföra minst 1 besök vt Genomförande av aktiviteter 06 och därefter 5-10 besök varje Process för utveckling av halvår. erbjudanden Nyttiga prestationer FT: Genomföra 2 frukostträffar 2006, 75 % av deltagarna säger sig ha fått ökad kunskap i ämnet S: Genomföra 1 seminarium per år E: Använda handbok och film i övriga aktiviteter. Utveckla koncept med webbenkät Antal som tackar ja eller nej till Kännedom om tjänst deltagande på FB, FT och S, Användningsgrad av tjänst Nöjdhet med tjänst FT: Totalt minst 75 deltagare fördelat på 2 träffar. S: 60 deltagare från företagen E: 90 % deltagande på EcoDriving-utbildning FT: 75 % av deltagarna ska tycka innehållet varit relevant för deras arbete, 85 % ska anse att formen är bra. S: 85 % av deltagarna ska tycka att innehållet varit relevant för deras arbete. 75 % av deltagarna ska anse att formen är bra. E: 60 % av företagen som kommer i kontakt med filmen & handboken, ska uppleva att de är intressanta och ett stöd i deras arbete FB: 85 % av de företag vi besöker ska vara nöjda med sättet vi möter samt till ev erbjudanden. Antal deltagare på frukostträffar, seminarium och EcoDriving-utbildning Attityd bland deltagarna gällande innehåll och upplägg av FT och S Reaktioner och kommentarer (vad är bra, mindre bra, vad saknas) om handbok och film vid FB & FT Nöjdhet. * SUMO = System för utvärdering av mobilitetsprojekt. För en djupare förståelse av vad de olika nivåerna innebär, se separat SUMO-introduktion. 3

dem på. Erbjudanden Effekter E F G H I Acceptans av erbjudande Experimentellt individuellt beteende Nöjdhet med erbjudande Permanent individuellt beteende Systemeffekter FT, S:25 % av deltagande företag säger sig komma att vidta åtgärder på transportområdet. 25 % av företagen har provat ett eller ett antal åtgärder under året (De åtgärder som genomförts gäller fortfarande ett år efter införandet) Inget mål nu, men mäta för mål framöver. minskade utsläpp, minskat antal kilometer, ändrat regelverk på företaget Antal deltagande företag som säger sig komma att vidta åtgärder. Påbörjade och genomförda åtgärder hos de företag som på något sätt tagit del av våra tjänster under året. Attityd bland deltagarna/anställda gällande nöjdhet av de åtgärder företagen själva genomfört. Antal/andel åtgärder som fortfarande finns eller har utvecklats minst ett år efter införandet. Schablonberäkningar av sparade km, minskade utsläpp m.m. via vissa exempel. Processmål (Hur kommunicera och möta målgrupper/samarbetspartners, hur sträva efter delaktighet) Plan under 2006 inför vår roll i kontakten med företag vad erbjuder vi att genomföra, vad tipsar vi om och vad förväntas företaget själv stå för. Förankring och dialog med Trafikmiljöenheten inför avgränsningar och urval när det gäller företag. Referenspersoner inom avdelningen, från förvaltningen eller t.ex. Miljöförvaltningen då nya produkter ska utvecklas. Avstämning med Miljöförvaltningen, Vägverket, Skånetrafiken, andra kommuner och övriga organisationer som en del i att vårda kontakter och byta erfarenheter. Se även under SUMO nöjdhetsmålen om hur företagen ska uppfatta våra tjänster. Avgränsningar Landtransporter. Planering av avgränsningar görs inom resp. tjänst med avseende på: ISO-certifierade företag Transportföretag Antal anställda större företag mest intressanta för besöken t.ex. Bransch Geografiskt område 4

Genomförande Beskrivning Se separat planering för detaljer inom respektive aktivitet. Övergripande planering/strategi Fortsätta att bygga ihop de olika företagsdelarna, exempelvis företagscyklingen. Under året fokusera på metoder och verktyg för att vårda och spara kontakter. 1. Administrativt system/databas. 2. företagsregister. Regelbunden avstämning med andra aktörer. Ett par träffar med andra kommuner för erfarenhetsutbyte. Sprida hur vi jobbar regionalt i första hand. Ev. Skriva samman presentation till VTI-dagarna. (prel. Rubrik: Malmö stad som pådrivare i företagens arbete med miljöeffektiva transporter ) Utvärdering sker inom de olika delprojekten, samt sammanhållen rapport årsvis. Företagsbesök Vt-06: 1-2 företag i VH (ev urval bland dem som ej fick plats på FT i maj), fokus på handboken/filmen samt feedback på dessa, samt på själva besöket, Ht-06, vt 07: minst 10 företag urval: ISO-certifierade (135 st anläggningar i dagsläget enligt www.certifiering.nu ), enligt principen om lätta segrar först, övriga urvalskriterier handlar om större företag som har många transporter, många anställda, och/eller köper mycket transporter. Ytterligare utvärdering av film/handbok hos användarna kan ske vid årsskiftet 06/07. Verktyg/erbjudanden Planering och omvärldsanalys för webbenkät Uppdatera den grafiska formen för infobladet om miljöfordon. Lista upp sådana erbjudanden som vi ser som intressanta därefter undersöka företagens intressen med hjälp av nulägesanalys och forma våra erbjudanden efter behoven. Beroende på detta och på juridiska förutsättningar görs ev. en direktupphandling av 10 st EcoDrivingutbildningar för erbjudande till i första hand de företag som besökts 2005-2006. Seminarium 2006 Tidpunkt: Okt/nov. Plats: Stadshusets lokaler. Tema: Tunga transporter: miljözon, upphandlingskrav, film och VV:s arbete med QIII. Goda exempel från transportföretag. Inbjudan i brev till transportföretag i Malmö stad, samt kranskommuner (gräns Landskrona, Höör, Trelleborg ungefär). Val av metod beroende på antal företag som ska bjudas in. 2007 Ide om tema: Tjänste- och arbetsresor, webbenkät som verktyg. Genomföra under våren. Frukostträffar Vt-06: träff nr 6 den 10:e maj, tema Miljöeffektiva transporter och resor ekologi och ekonomi hand i hand. Utvärdering sker direkt på plats. Återkoppla till deltagare med kort dokumentation samt resultat från utvärderingen. Ht-06: träff nr 7 i november. Tema ej klart. Utvärdering sker direkt på plats. Återkoppla till deltagare med kort dokumentation samt resultat från utvärderingen. 2007. Planera ev. utveckling till andra områden än Västra Hamnen, t.ex. samma koncept i grunden på flera platser i stan. Specifika metoder och modeller Direktdialog Visa/förmedla goda exempel. 5

Kommunikationsplan Budskap Ekologi och ekonomi går långsiktigt hand i hand. Miljöeffektiviseringar av företagets transporter och resor är fullt genomförbara redan idag finns många goda exempel i Malmö. Det är tillsammans och i samverkan vi kan nå resultat en bättre trafikmiljö som bidrar till en attraktivare stad. Profilering Bygga vidare på profilen för handboken och filmen. Frukostträff fortsätter tidigare koncept. Malmö stads grafiska profil. Internt arbete Planeringsmöten för detaljplanering av resp. moment. Minnesanteckningar skrivs. Intern kommunikation Enhetsmöten avrapportering Nyttja diskussionsforum för specifika frågor av strategisk betydelse. Info via ledningsgrupp och ev. Oden inför alt. efter moment. Avrapportering på avdelningsmöte då moment är genomfört. Extern kommunikation (Målgruppen) Utveckla materialet för bättre igenkänningseffekt. Dialog utifrån företagets unika förutsättningar. Lyfta goda exempel, visa möjligheter. Kopplingar till trafiksäkerhet och arbetsmiljö där det är möjligt för synergieffekter. Utveckla system för att återkoppla och vårda kontakter. Extern kommunikation (Övriga massmedia etc) Detaljerad plan för resp. aktivitet görs. Ta fram infoblad som sammanfattar verksamhet målgrupp framför allt andra kommuner och kontakter. Uppdatera info på hemsidan, ev. med länkar till exempelvis näringslivskontorets sidor. Lyfta goda exempel, fakta, nyheter på transportområdet etc. Ödmjukhet med tanke på Malmö stads eget arbete med transporter. 6

Tidplan 2006 Moment/ aktivitet Övergripande strategi Besök Erbjudanden Seminarium Frukostträff Jan Feb Mars April Maj Planering 10 maj FT 6 Juni Databas/system Kontakt/Besök form infoblad Juli Aug Webbenkät Sept Urval företag Utskick/tfn Inbjudan ut inför hösten Webbenkät Kontakt/besök Uppdatering av Okt tidigare kontakter infoblad återförsäljare Nov Kontakt/besök Seminarium FT 7 Dec Uppföljn. (jan) Uppföljning 2007 Moment/ aktivitet Jan Feb Mars April Maj Juni Övergripande strategi Utvärderingsrapport Webbenkät tidigare kontakter Besök Erbjudanden Seminarium Frukostträff Uppdatering infoblad Planering Inbjudan Seminarium Frukostträff 8 7

Projektorganisation Namn Roll i projektet och vilka moment man är delaktig i frukostträffar, verktyg/ erbjudanden, företagsbesök Strategisk planering, Seminarium Uppgifter man ansvarar för Linda Herrström Strategisk planering, 401 Seminarium Björn Wickenberg frukostträffar, verktyg/ 459 erbjudanden, företagsbesök Anders Nilsson Seminarium 16 Antal h till förfogande Samarbetspartners Upphandlingsenheten- inför och under upphandlingar Näringslivskontoret samordning företagskontakter, ev länka till material o dyl. via webb Miljöförvaltningen samordning dialog företag Vägverket Skåne Ylva Persson Skånetrafiken företagsbearbetning (Peyman Sabet) Ekonomisk plan Budgetpost Budget Utgiftsmånad Verktyg - Handbok 145 740 april Verktyg - Film 13 600 april Verktyg - webbenkät 50 000 höst Seminarium 82 000 okt, nov Frukostträffar x 2 20 000 maj, nov Databas - vårda kontakter 10 000 sept Företagsregister 15 000 juli, nov Omvärldsbevakning/Nätverk 3 372 maj m.fl. EcoDriving- seminarium 05 288 april TOTALT: 340 000 Riskanalys (SWOT) Styrkor Erfarenhet. Utvecklade erbjudanden/verktyg Svagheter System för att vårda kontakter saknas. Målgruppskännedom ibland ej tillräcklig Hot Nya regler nationellt och lokalt på transportsidan. Möjligheter Nya regler nationellt och lokalt på transportsidan. Bättre målgruppskännedom och förbättrad arbetsmetod via samverkan/dialog/utbyten 8

Uppföljning & utvärdering Dokumentation av projekt & process FT: Dokumentation i form av A4 med foton, plus enkätresultatet som bilaga som skickas ut till de medverkande. FB: Minnesanteckningar från företagsbesök som i år kompletteras med resultat från utvärdering, samt foto. S: Skriftlig dokumentation med foto, tillsammans med utvärderingsresultat av dagen, samt foto. Mailas ut till deltagare. E: Sammanställning av processanteckningar för handboken. Minnesanteckningar från planeringsmöten. En sammanställning av utvärderingar/dokumentation från de olika delprojekten görs inför uppdatering av projektplanen. Nästa tillfälle är sommaren 2007. Dokumentation av bakgrundsfaktorer Bakgrund Y P Yttre Faktorer (förutsättningar som kan spela in i resultatet av vår insats) Personrelaterade faktorer (som kan påverka individernas möjligheter att förändra sina resvanor) Omvärldsanalys om drivmedelspris, nya lagar och regler etc. Hänsyn till nuläge hos resp. företag vid utvärdering av resultat. Dokumentation av geografiska förutsättningar för resp. företag. Nytt erbjudande: Resvaneundersökning via webbenkät för företag. Utvärdering av SUMO-målen Nivå Tjänster A B C Nyttiga prestationer Kännedom om tjänst Användningsgrad av tjänst Indikator (vad vi ska mäta) kopiera från sid 2 Utveckling av kontaktsystem Antal besökta företag. Genomförande av aktiviteter Process för utveckling av erbjudanden Antal som tackar ja eller nej till deltagande på FB, FT och S, samt till ev erbjudanden. Antal deltagare på frukostträffar, seminarium och EcoDriving-utbildning Attityd bland deltagarna gällande innehåll och upplägg av FT och S Observation Dokumentation Dokumentation Metod (hur vi ska mäta) webbenkät/manuell enkät direkt efter FT:ar och S FB- Webbenkät uppföljningsfrågor Erbjudanden D E F Nöjdhet med tjänst Acceptans av erbjudande Experimentellt individuellt beteende Reaktioner och kommentarer (vad är bra, mindre bra, vad saknas) om handbok och film vid FB och FT Nöjdhet Antal deltagande företag som säger sig komma att vidta åtgärder. Påbörjade och genomförda åtgärder hos de företag som på något sätt tagit del av våra tjänster under året. alt. Telefonuppföljning, frågor via mail. Webbenkät se ovan FT, S uppföljande webbenkät sept 06 FB Webbenkät som kopplas samman med rad D. Separera resultatet från besök, seminarier 9

Effekter G H I Nöjdhet med erbjudande Permanent individuellt beteende Systemeffekter Attityd bland deltagarna/anställda gällande nöjdhet av de åtgärder företagen själva genomfört. Antal/andel åtgärder som fortfarande finns eller har utvecklats ett år efter införandet. Chablonberäkningar av sparade km, minskade utsläpp m.m. via vissa exempel. och frukostträffar, för att se ev. skillnader mellan metoderna. Uppföljande webenkät Uppföljande webenkät sommaren 07 Via exempel Processutvärdering Utvärdera FT, FB och S separat för en analys av de olika metoderna i jämförelse med varandra. Framställande av projektplan Projektplanen är framställd av Björn Wickenberg & Linda Herrström och godkänd av Max Hanander 7 sept 2006 10