Styrande rutindokument Rutin Sida 1 (5) Så använder du wordmallarna i VIS Bakgrund Lagrum och styrande förutsättningar Grafisk profil Region Norrbotten, SFS 2001:526 Om de statliga myndigheternas ansvar för genomförande av funktionshinderspolitiken, Myndigheten för delaktighet: Riktlinjer för tillgänglighet Riv hindren Syfte Att Region Norrbottens dokument ger bästa möjliga läsbarhet för alla oavsett förmåga. Generellt om wordmallarna Alla VIS-dokument har både ett (fil)namn och en rubrik. Det namn du anger när du skapar dokumentet läggs automatiskt in som rubrik i dokumentet. Namnet är det som syns när dokumentet visas/listas i VIS Samarbeta eller i Dokument+. Om du ändrar rubriken inne i dokumentet ändras inte dokumentets namn. Informationen i sidhuvud och sidfot skapas automatiskt utifrån de egenskaper som anges när dokumentet skapas. Innehållet i sidhuvud och sidfot får inte ändras. I vissa mallar finns fördefinierade rubriker som ger vägledning till dokumentets innehåll och struktur. Om mallen innehåller instruktioner är de gulmarkerade och ska tas bort innan dokumentet publiceras. I VIS wordmallar är alla format för rubriker, teckensnitt, marginaler, radlängder, färger mm inställda i enlighet med Region Norrbottens grafiska profil. De är också tillgänglighetsanpassade för att ge bästa möjliga läsbarhet för alla oavsett förmåga. Det kan handla om begränsad rörelseförmåga, synnedsättning eller kognitiva funktionsnedsättningar. För att regionens dokument ska vara så lättlästa som möjligt för alla är det viktigt att de förinställda formaten används. Några viktiga principer för tillgängliga dokument Använd alltid rubrikformaten (Rubrik 1, Rubrik 2 Rubrik 3) så att t ex en skärmläsare läser upp informationen i rätt ordning. Använd inte tabeller för att layouta text. Undvik också komplicerade tabeller med sammanfogade celler. För att en tabell ska vara lättläst och informationen komma i rätt ordning ska det vara lika många kolumner i varje rad och en tydlig rubrik för varje kolumn. Alla bilder som tillför information ska ha en alternativtext så att den som använder skärmläsare kan ta del av informationen Gör inga extra radmatningar efter rubriker och stycken eller för att flytta text till nästa sida. (Undantaget är tabeller och punktlistor som följs av brödtext.)
Sida 2 (5 Använd aldrig höger- eller marginaljusterad text (alla mallar har vänsterjusterad text) Sidnumreringen startar alltid på dokumentets första sida. Då stämmer numreringen med den numrering som visas i pdf-läsaren när dokumentet publicerats och konverterats till pdf-format. Formatmallar De formatmallar som finns tillgängliga i respektive mall syns i fältet Format i startfliken. Formatmallar är också kopplade till funktionstangenterna F2-F12 på ditt tangentbord. Beskrivning av formatmallarna Format Alla formatmallar formaterar hela stycket, dvs all text mellan två radmatningar. Funktionstangent Beskrivning Brödtext F2 Används för texten i dokumentet. Punktlista, nivå 1 F3 För uppräkningar/listor Numrerad lista F4 För numrerade uppräkningar/listor Titel F5 Används endast för rubriken på ev försättssidor, t ex i mallen för Slutrapport ProjektIL Rubrik 1 F6 Har förinställt avstånd till följande stycke som alltid Rubrik 2 F7 Har förinställt avstånd till följande stycke som alltid Rubrik 3 F8 Har förinställt avstånd till följande stycke som alltid
Sida 3 (5 Format Funktionstangent Beskrivning Instruktion F11 Förklarar hur mallen ska användas eller vad dokumentet ska innehålla. Punktlista, nivå 2 F12 För nivån under punktlista eller numrerad lista. Dubbelt indrag. Bildtext Används för att förklara eller beskriva innehållet i bilder. Placeras under bilden. Skriva dokument Brödtext och rubriker När du skapat och öppnat ditt dokument i VIS är uppgifter i sidhuvud/sidfot förifyllda och det namn du gett dokumentet är ifyllt som rubrik. Gör en radmatning efter rubriken och välj formatmall brödtext i formatfältet (eller med F2). Skriv texten. Om du vill poängtera ett enstaka ord eller en mening markerar du orden och väljer kursiv stil med knappen i fältet Tecken på startfliken. (Använd inte understruken text eftersom det lätt kan förväxlas med webblänkar.) För att lägga in en ny rubrik, välj först rubriknivå genom att klicka på formatmallen i fältet Format och skriv sedan texten. Innan du infogar en tabell ska du se till att raden du står på är formaterad som brödtext (annars kan texten i tabellen få fel format). Gå till fliken Infoga och klicka på pilen under knappen Tabell.
Sida 4 (5 Markera i rutorna hur många kolumner och rader du vill ha i din tabell. (Fler rader kan lätt läggas till senare genom att ställa markören i sista tabellcellen och trycka på Tabb-tangenten.) Bilder Alternativtext till bilder läggs till genom att högerklicka på bilden och välja Formatera bild. Klicka på Alternativtext och fyll i rubrik och ev beskrivning Innehållsförteckning Om du vill infoga en innehållsförteckning i ditt dokument ska den vara på en egen sida. Gå till fliken Referenser, klicka på den lilla pilen under knappen Innehållsförteckning och klicka på den översta i listan. Om du formaterat alla rubriker med formatmallarna genereras nu automatiskt en innehållsförteckning för ditt dokument. Kopiera och klistra in text i wordmall i VIS Om du kopierar och klistrar in text från ett annat dokument följer formateringen av texten i det ursprungliga dokumentet med. Klistra istället in texten genom att högerklicka i dokumentet och välj inklistringsalternativ Behåll endast text. Formatera sedan texten med hjälp av formatmallarna i dokumentet. Ställ markören i första rubriken och klicka på formatmallen Rubrik 1 i formatfältet (eller tryck på funktionstangent F6) Ställ markören i nästa stycke och välj formatmall på samma sätt
Sida 5 (5 Fortsätt likadant med alla stycken och rubriker i dokumentet - placera markören i stycket och välj formatmall. är lite mer besvärliga att kopiera och klistra in så att de blir i rätt format. Här beskrivs ett sätt som brukar fungera: 1. kopiera tabellen och välja inklistringsalternativ Koppla formatering. 2. Markera hela tabellen genom att klicka på den lilla rutan i övre vänstra hörnet 3. gå till fliken Design och välj tabellformatet Region Norrbotten 4. gå slutligen till fliken Start och välj formatmallen Brödtext i formatfältet