Valmodulen Gymnasiet Extens 9.5 / Dexter 4.1 2010 11 07/RB
Innehåll Inledning... 3 Fyra typer av val... 3 Normal arbetsgång på gymnasiet... 3 Valstruktur... 3 Hämta kurser från Ämne/Kurs eller Timplan... 4 Komplettering av timplaner... 4 Aktiva utbildningar... 5 Skapa ärende och block... 5 Typ av val = HUR... 5 Krockande block... 6 Fritt utbud... 6 Startperiod och slutdatum... 6 Beskrivning... 6 Förstahandval... 7 Antal reservval... 7 Ärendestatus... 7 Gäller för klass... 7 Lägg in kurser i ärendet... 8 Hämta kurser från timplan... 8 Kopiera kurser från annat ärende... 9 Ny lista från Ämne/Kurs... 9 Garanterad undervisningstid U.tim... 10 Gäller för årskurs... 10 Gäller utb. Lägg till utbildning... 11 Valbara kurser/språkval... 12 Min/Max gränser... 12 Generellt för ärendena... 13 Gränser på elevnivå... 13 Rapport över vad eleverna ska välja... 14 Aktivera ärenden... 14 Elevens val i Dexter... 14 Stänga ärenden... 17 1
Försenade val/prioritet... 17 Rapport över elevernas val... 17 Hur mycket har eleverna valt... 17 Elevernas gjorda val... 18 Listor per kurs... 18 Valkörning... 19 Första körningen... 19 Resultat... 19 Förändringar... 19 Nya körningar... 19 Bevaka fel... 19 Söka byten mellan block... 19 Tilldelning av aktiviteter... 19 2
Inledning Detta material beskriver hela processen med elevernas val av kurser och övrigt. Från uppbyggnad i Extens via elevernas val i Dexter och behandlingen av valen i valkörningen till skapande av aktiviteter på elevernas studieplan. Fyra typer av val Valmodulen stöder fyra olika typer av val: Individuellt val, Programfördjupning (Valbart), Språkval och Övrigt. Övrigt kan vara vilket val som helst t.ex. Inriktningsval, val av friluftsdag. Dessa fyra typer väljs på var sin sida i Dexter av eleven och kan vara helt oberoende av varandra. Pågår flera val samtidigt påverkar de varandra på så sätt att eleven inte kan välja samma kurs som förstahandsval på mer än ett ställe. Normal arbetsgång på gymnasiet För att valmodulen ska kunna utnyttjas maximalt ska elevernas inriktningsval göras först. Detta kan ske antingen via valmodulens Övriga val eller via valblankett vid sidan om. Det viktiga är att man har matat in den valda inriktningen i fältet Ny utbildning samt fyllt fältet Ny enhet på de elever som ska påbörja en inriktning det läsåret kursvalen gäller. Om man gör så kan man förhindra att elever får möjlighet att välja kurser som ingår i den inriktning man valt. Valstruktur Man måste ha klart för sig vilka schemablock som gäller för respektive årskurs och typ av val, vilka kurser som ska erbjudas inom respektive block och hur dessa krockar eller inte i det kommande schemat. Exempel 1: Här visas hur blocket HELfm krockar med HTfm och VTfm Höst Vår Förmiddags HTfm fm (50 p) kurser HELfm (100 p) Eftermiddags HTem VTem (50 p) kurser HELem (100 p) Exempel 2 Här visas hur block P1 krockar med block P12 och P123 Period 1 Period 2 Period 3 50 p P1 P2 P3 100 p P12 150 p P123 100 p P23 3
Hämta kurser från Ämne/Kurs eller Timplan När man bygger upp de valärenden som kommer att styra vilka kurser eleverna kan välja kan man hämta kurserna från registret Ämne/Kurs. För den som använder planeringsmodulen är det dock bättre att hämta kurserna direkt därifrån eftersom man då säkerställer att de kurser man erbjuder i valet finns i timplanerna för vidare arbete med grupper och tjänster. Komplettering av timplaner För att man ska kunna hämta de rätta kurserna från timplanerna måste man alltså lagt upp en utbildning INDV00 och i den byggt upp aktuella timplaner (10 och 09). Observera att STAT ska vara V och HUR ska vara IND. Det går också bra att använda Kursgruppsfältet för att ange i vilka perioder de olika kurserna startar. De valbara kurserna lägger man i respektive programs timplan med STAT = V och HUR = KV. Språkvalen lägger man i utbildningen MODSPRÅK00 med STAT = V och HUR = S2 4
Aktiva utbildningar De utbildningar som de elever som ska välja kurser kommer att inneha nästa läsår ska markeras med ett J (ja) i kolumnen Aktiv i utbildningsregistret. Övriga utbildningar markeras med N (nej). Detta fält har enbart betydelse för valmodulen. Glöm inte att sätt N på alla utbildningarna på de enheter som inte är med i valprocessen. Skapa ärende och block Exempel 1) Eleverna i årskull 10 ska göra individuellt val inför åk2 Gå till Planering Val Konfigurering Gren /Kursval Välj [F5 Ny] Fyll i ärendets namn (10ÅR2) och block (HT) 10ÅR2 står för elever i årgång 10 med val inför år 2 Block står för position i schemat och kan heta vad som helst. Välj också rätt hur (IND för individuellt val) Välj [F5 Ny] och skapa nästa block för samma ärende. Efter sista perioden välj [F3 Spara] Ställ dig i listformat, gör urval på det ärende du skapat och gör följande fältval: Typ av val = HUR Det är väldigt viktigt att du har valt rätt HUR på alla ärenden. Det styr på vilken sida i Dexters Valinmatning dessa visas. Saknas HUR visas det inte. 5
Krockande block Fyll i den/de block som krockar med respektive block enligt den planerade valstrukturen: Fritt utbud I detta fält kan man ange att kurserna i ärendet inte krockar inbördes. Det kan t.ex. vara kurser som läggs på olika tider efter det vanliga schemat. OBS! Det innebär att eleverna kan välja fler kurser ur detta block i första hand. Startperiod och slutdatum Som startperiod anger man den period i enhetens periodregister som kurserna ska ha då de bildar aktiviteter på eleverna. När man väljer en period blir slutdatum periodens slutdatum vilket går att ändra så att aktiviteterna får rätt datum då en kurs sträcker sig över mer än en period. Beskrivning Texten i detta fält är det eleven ser i Dexter. Tänk därför noga igenom innehållet i detta fält. Se exemplet nedan. Fältet kan innehålla 30 tecken. 6
Förstahandval Här bestämmer man antalet rader som eleven får möjlighet att använda i sitt förstahandsval. Till exempel behövs 2 rader om eleven skall kunna välja 2 st 50 poängskurser. Antal reservval Antalet reservval kan vara 0, 1, 2 eller 3. Antag att eleven skall välja 100 poäng och man har valt 2 rader för förstahandsvalet. Detta ger följande alternativ. 0 reservval innebär: inget reservval 1 reservval innebär: att eleven på 2 rader måste välja 100 poäng i reserv. 2 reservval innebär: att eleven på 4 rader måste välja 200 poäng i reserv. 3 reservval innebär: att eleven på 6 rader måste välja 300 poäng i reserv Ärendestatus Inaktiv under uppbyggnad (visas ej i Dexter) Aktiv eleven väljer i Dexter Stängt eleven kan se men inte ändra sitt val Gäller för klass Välj kartoteksformat och gå till fliken Gäller för klass Välj [F2 Flik] Välj [F5 Ny] Markera de klasser som ska vara med i valet. Använd Ctrl tangenten för att markera flera klasser. Gör likadant för alla block i ärendet 7
Lägg in kurser i ärendet När man skapat ärendet med alla block som behövs är det dags att fylla dessa med kurser. Dubbelklicka på ett ärende/block så att du står i kartoteksformat. Aktivera fliken Kursval och välj [F2 Flik]. Hämta kurser från timplan Om du har lagt in alla kurser som behövs i en timplan, t.ex. INDV00 timplan 10, är det enklast att hämta kurserna därifrån. Välj [Ctrl] + [F5 Hämta från timplan] Klicka på knappen [Urval/Sort] Se till att ta fram urvalsfälten Enhet, Utb., Timplan, Kursgrupp, Kurspoäng och Ämne/Kurs och fyll i på lämpligt sätt. Klicka OK Markera de kurser du vill ha med i det aktuella ärendet/blocket 8
Kopiera kurser från annat ärende Om du har ett ärende/block från tidigare val kan du kopiera kurserna från det till ditt nya ärende/block. Du ska stå i fliken Kursval i det nya ärendet/blocket Välj [Shift] + [F1 Kopiera konfig.] Välj det ärende och block du vill kopiera från Klicka OK Ny lista från Ämne/Kurs Om man inte har en timplan att hämta kurserna ifrån eller ett ärende att kopiera från får man lägga till dem från registret Ämne/Kurs. Du ska stå i fliken Kursval i aktuellt ärende/block. Välj [Shift] + [F5 Ny lista] Klicka på [Urval/Sort] Lägg till urvalsfält enligt bilden Fyll i urvalsfälten på lämpligt sätt. I bilden söker man på gymnasiets språkkurser Klicka OK Markera i listan de kurser du vill få med till ärendet/blocket Ange rätt enhet och antal platser till 1 9
Garanterad undervisningstid U.tim Man ska nu fylla i den garanterade undervisningstiden respektive kurs ger i fältet U.tim. Detta värde följer sedan med till elevens aktivitetskort/studieplan. Har man hämtat kurserna från en timplan och de rätta U.tim värdena var inmatade där är detta redan klart. Gäller för årskurs Om man har ett ärende/block som är gemensamt för flera årskurser är det möjligt att begränsa vissa kurser så att den bara kan väljas av angiven årskurs. T.ex. kan man ha ett ärende för individuellt val för blivande årskurs 2 och 3 där EN1203 bara ska kunna väljas av de blivande 3:orna. Gör då så här i fliken Kursval: Markera den kurs som ska få en begränsning i årskurs Välj [Shift] + [F6 Välj årskurser] Avmarkera all utom 2 Klicka OK Fältet årskurs har nu värdet 2 istället för ALLA OBS! De blivande 3:orna går nu i årskurs 2 OBS! 10
Gäller utb. Lägg till utbildning Innan man börjar med denna punkt ska man ha gjort det som står under punkten Aktiva utbildningar i början av materialet. För att eleverna ska se kurserna i de olika ärendena/blocken måste man för varje kurs tala om vilka utbildningar som ska kunna välja den. Det bästa är att börja med de kurser som kan väljas av alla utbildningar i de klasser ärendet gäller. Markera i fliken Kursval de kurser som kan väljas av alla utbildningar Välj [Shift] + [F4 Välj utb.] Om det finns behov av att begränsa utbildningarna klickar man på [Urval/Sort] Gör lämpligt urval. T.ex. kan man på variant skriva (IFYLLDA) för att bara få utbildningar eleven väljer inför åk2 Klicka på [Markera alla] Markera de övriga kurserna en och en och använd samma funktion för att markera vilka utbildningar som ska kunna välja respektive kurs. När man är färdig finns det utbildningar på varje kurs 11
Valbara kurser/språkval När man bygger upp valet av valbara kurser eller språkvalet sker det på samma sätt som det individuella valet med den skillnaden att Hur ska vara: Programfördjupning (KV) för valbara kurser (Programfördjupning kommer det at heta i GY11) Språkval (S2) för språkvalet. Valbara kurser organiseras ofta inom varje program och då kan man använda ärende namn som 09BFV, 09HRV, osv. Inrikningsval Vill man använda Dexters Valinmatning för val av inriktning måste man skapa kurser i Ämne/Kurs registret för att kunna använda dessa som kurser i ett ärende. Gå till Ämne/Kurs Skapa kurser som motsvarar de inriktningar som eleverna ska välja bland Använd fältet Sortering för att fylla i t.ex. IN så att man kan enkelt kan söka fram dessa kurser Skapa ett ärende t.ex. 10INR Lägg in kurserna som du skapat i Ämne/Kurs genom att göra urval på Sortering = IN 12
Min/Max gränser När man definierar de olika ärendenas poänggränser gäller i första läget kravet på elevernas inmatning och i ett senare skede tilldelningen vid körningen. Vanligtvis är detta samma värde men man kan tänka sig att man ändrar dessa före körning. Man väljer hur många poäng eleverna minst ska välja och hur många poäng eleverna får välja som mest inom varje ä rende. Generellt för ärendena För att eleverna skall tvingas välja en viss mängd poäng i ett ärende måste poänggränser definieras. Gå till Planering Val Konfigurering Poäng/Antalsgränser.. Välj [F5 Ny] Fyll i enligt bilden Om man har 150 som mingräns kan det ibland vara nödvändigt att ha 200 som maxgräns om det ska vara möjligt att välja två 100 poängskurser Gränser på elevnivå Om enstaka elever eller hela klasser ska avvika från ärendets poänggräns kan man snabbinmata individuella gränser. Om gränserna för de ärendena som NV09 är inblandade i inför åk 3 ser ut som i bilden till höger betyder det att eleverna ska välja 200 poäng individuellt val och 200 poäng valbara kurser. För de elever som inte ska välja så mycket ställer man in individuella gränser. Gå till Planering Val Serieförändra min /maxgränser Gör urval på aktuell klass (NV09) För de elever som ska ha andra gränser äd de som gäller för de skapade ärendena fyller man i önskat värde. Man kan med urval få fram alla elever med en viss Rest. Ind Poäng och snabbinmata rätt värde. Man kan kopiera Rest Ind. poäng till MinIND och ev även Max IND med hjälp av CtrlC, CtrlV om eleverna ska välja upp till de schabloner som finns inlagda på elevernas studieplan. 13
Rapport över vad eleverna ska välja Man kan med hjälp av rapporten VK ELEVVAL.RPT som finns under \IST Rapport\Skola\Val skriva ut klasslistor där det framgår hur mycket var och en ska välja. Samma rapport kan man använda senare under tiden eleverna gör sina val för att bevaka vilka som har valt eller inte. Då gör man urval på fältet Fattas. Använd urvalet >0. Aktivera ärenden När man byggt upp alla valärenden och kontrollerat att allt är klart är det dags aktivera ärendena. Gå till Planering Val Konfigurering Gren /Kursval Gör urval på de ärenden som ska aktiveras och ställ dig i listformat Markera de ärenden som ska aktiveras och ändra status från Inaktiv till Aktiv med hjälp av [F10 Snabbinmatning] Elevens val i Dexter När valärenden i Extens är aktiva kommer all de elever som är berörda få en länk på startsidan i Dexter Du har val att göra När eleven klickar på länken kommer eleven till valinmatningens sammanställningssida: 14
På sammanställningssidan finns det länkar till de olika valen. Om det finns val att göra är dessa röda. Under rubrikerna FÖRSTAHANDSVAL sammanställning och RESERVVAL sammanställning visas alla de gjorda valen. När man går till de olika typerna av val och sparar kommer det att synas på denna sammanställningssida. När eleven klickar på en länk för t.ex. Individuellt val kommer eleven till själva valet av kurser. Eleven kan välja Schemaposition eller Kurs först. Väljer man Schemaposition till vänster visas alla kurser till höger som finns i den positionen. Väljer man Kurs till vänster visas de schemapositioner till vänster där kurser förekommer. Eleven måste välja både Schemaposition och Kurs på varje rad. Under valboxarna ser eleven hur många poäng den ska välja som minst och som mest. Det gäller även reservvalet. För att eleven ska kunna spara sina val måste följande villkor vara uppfyllda: Rätt mängd poäng ska ha valts (Både 1:a hand och reserv) Samma kurs får inte väljas mer än en gång ur samma schemaposition (Gäller totalt) Krockar får inte förekomma i 1:a handsvalet Raderna måste användas i följd uppifrån och ner inom både 1:a handsval och reservval När eleven sparar sina val i Dexter syns de i Extens under Planering Val Inmatning på fliken Kursval 1 på respektiove elev 15
Elevens fyller i sina val på respektive sida i Dexter 16
Stänga ärenden När tiden för elevernas val är över stänger man ärendena i Extens genom att ändra status från Aktiv till Stängd. Det görs i valärendena i listformat. (Se tidigare avsnitt) När status är satt till Stängd ser eleverna fortfarande sina val i Dexter men kan inte ändra någonting. Försenade val/prioritet De elever som trots all information inte gör sina val i Dexter innan ärendena stängs tvingas komma med sina val till skolans administratör som då lägger in dem i Extens direkt i fliken Kursval 1 under: Planering Val Inmatning. Glöm inte att fylla i alla fält: Fyller man i enligt ovan kommer eleven se dessa val i Dexter TIPS! Ge elever som kommer sent med sina val en lägre prioritet. 40 får alla som väljer via Dexter och det är också det värde som genereras automatiskt när man manuellt skriver in valen i fliken ovan. Man kan t.ex. låta prioriteten minska med ett för varje dag som går efter det datum man satt upp som sista dag för valet. Eleven ovan har fått prioritet 37. Rapport över elevernas val Hur mycket har eleverna valt ELEVVAL.RPT (se ovan) 17
Elevernas gjorda val VK ELEV.RPT Listor per kurs VK ANT_TYPAVVAL.RPT 18
Valkörning Planering Cal Bearbetning Valkörning Första körningen Resultat Förändringar Nya körningar Bevaka fel Söka byten mellan block Tilldelning av aktiviteter 19