Revisinsrapprt Stckhlms universitet 106 91 Stckhlm Datum Dnr 2008-04-03 32-2007-0804 Intern styrning ch kntrll vid Stckhlms universitet Riksrevisinen har sm ett led i den årliga revisinen av Stckhlms universitet granskat intern styrning ch kntrll med avseende på prjektredvisning, uppdragsutbildning ch lärares arbetstider. Innehållet i denna rapprt har faktagranskats av representanter för universitetet. Granskningen har resulterat i iakttagelser sm Riksrevisinen vill fästa universitetets uppmärksamhet på i denna revisinsrapprt. Riksrevisinen önskar infrmatin senast 2008-06-09 med anledning av iakttagelserna i denna rapprt. 1. Sammanfattning Regeringen har beslutat att fr..m. 2008 införa tydligare bestämmelser m det ansvar för intern styrning ch kntrll sm en myndighets ledning har (se avsnitt 2). För universitet ch högsklr innebär detta att myndighetens styrelse ansvarar för att säkerställa att det finns en intern styrning ch kntrll sm fungerar på ett betryggande sätt. Mt denna bakgrund vill Riksrevisinen särskilt uppmärksamma universitetet på att det finns behv av att förbättra den interna styrningen ch kntrllen inm följande mråden: externa bidrag ch avgifter, uppdragsutbildning, bisysslr, lärarnas arbetstider, ch kvalitetssäkring av årsredvisningen. Ansvaret för uppföljning ch kntrll bör tydliggöras ch att universitetet bör överväga att ge den centrala förvaltningen ett tydligare ansvar. Centrala förvaltningens styrning genm infrmatin ch interna riktlinjer m gällande regelverk bör även förbättras. Riksrevisinen 114 90 Stckhlm [Nybrgatan 55] Tel 08-5171 40 00 Fax 08-5171 41 00 www.riksrevisinen.se 1 [ 6 ]
2. Intern styrning ch kntrll bör förbättras Regeringen har beslutat m att fr..m. den 1 januari 2008 införa tydligare bestämmelser för det ansvar sm myndigheternas ledning har för intern styrning ch kntrll. De nya bestämmelserna finns i myndighetsförrdningen (2007:515), förrdning (2007:603) m intern styrning ch kntrll, förrdning (2000:605) m myndigheters årsredvisning ch budgetunderlag samt i högskleförrdningen (1993:100). För lärsätena innebär de nya bestämmelserna att myndighetens styrelse ansvarar för att säkerställa att det finns en intern styrning ch kntrll sm fungerar på ett betryggande sätt. För Stckhlms universitet sm mfattas av förrdningen (2007:603) m intern styrning ch kntrll, gäller ckså att styrelsen i anslutning till underskriften av årsredvisningen ska lämna en bedömning av m den interna styrningen ch kntrllen är betryggande. De nya bestämmelserna enligt van innebär bl.a. att styrelsen måste säkerställa att det finns en prcess sm ger bra kvalitet i den återrapprtering sm presenteras i årsredvisningen. I en str ch mycket decentraliserad rganisatin sm Stckhlms universitet ställs stra krav på centrala förvaltningens styrning ch uppföljning av verksamheten. Riksrevisinen har vid granskningar nterat att det finns brister i den interna styrningen ch kntrllen vid universitetet. Sm exempel på sådana granskningar kan nämnas redvisning ch hantering av externa medel (se avsnitt 3), bisysslr (revisinsprmemria 2007-03-21, dnr 32-2006-0609), lärares arbetstider (se avsnitt 5), uppdragsutbildning (se avsnitt 4). Vid granskningen av årsredvisningen nterades fel bl.a. intäkter sm redvisades utan avtal samt fakturr sm inte hade bkförts, vilket ckså visar på brister i den interna kntrllen. Dessa fel har efter påpekande krrigerats av universitetet. Detta resulterade i att universitetets resultat minskade med ca 16,6 miljner krnr samt att leverantörsskulderna ökade med ca 10,8 miljner. Riksrevisinen rekmmenderar att Stckhlms universitet förbättrar den interna styrningen ch kntrllen, bl.a. med avseende på rekmmendatinerna i van nämnda granskningar. Stckhlms universitets rganisatin präglas av en långtgående delegering av beslut ch decentralisering av arbetsuppgifter. Riksrevisinen rekmmenderar att ansvaret för uppföljning ch kntrll tydliggörs ch att universitetet överväger att ge den centrala förvaltningen ett tydligare ansvar. Centrala förvaltningens styrning genm infrmatin ch interna riktlinjer m gällande regelverk bör i vissa fall även förbättras. Universitetet rekmmenderas ckså att förbättra de interna rutinerna för uppföljning ch analys av årsredvisningen för att säkerställa krrekt återrapprtering till regeringen. 2 [ 6 ]
3. Principerna för prjektredvisning bör förbättras Sveriges universitets- ch högskleförbund (SUHF) har beslutat m en handledning m redvisning av indirekta kstnader. Den redvisningsmdell sm presenteras i handledningen behandlar inte alla aspekter på prjektredvisning men kmmer enligt Riksrevisinens bedömning att kunna ge förutsättningar för att förbättra högsklrnas fördelning av kstnader till enskilda prjekt. Det berr på att grundtanken är att fördelningen ska baseras på verkliga kstnader istället för finansiärernas villkr i avtal. En aspekt sm ckså behöver uppmärksammas är att kravet på full kstnadstäckning i den externfinansierade verksamheten innebär att det inte är tillåtet att med anslag finansiera indirekta kstnader i den bidragsfinansierade verksamheten där det uppstår undersktt. Riksrevisinen har nterat att Stckhlms universitet har för avsikt att införa den nya redvisningsmdellen fr..m. 2009. Riksrevisinen vill framföra till alla högsklr att det finns ett behv av att inför införandet av mdellen beakta de synpunkter sm Riksrevisinen framfört för att åstadkmma en mer rättvisande redvisning ch fördelning av kstnader ch intäkter för lika delar av verksamheten. Riksrevisinen har inför beslutet lämnat nedanstående synpunkter till SUHF på delar av handledningen från revisinella utgångspunkter (skrivelse dnr 39-2007-1366). Mdellen förrdar inte en särredvisning av kstnader på finansieringsfrmer, annat än för avgiftsfinansierad verksamhet. Nuvarande bestämmelser m full kstnadstäckning i externfinansierad verksamhet för universitet ch högsklr ställer krav på att även bidragsfinansierad verksamhet särredvisas. Tidredvisning sm verktyg för att fördela kstnader. Riksrevisinen anser att lärsätena vid utveckling av system för tidredvisning bör beakta behvet av att mäta såväl arbetstidens fördelning på lika delar av verksamheten sm arbetets mfattning. Riksrevisinen har vid de senaste årens granskningar av Stckhlms universitet nterat brister i styrning ch uppföljning av externa prjekt vilket bl.a. innebär brister redvisning av kstnader på verksamhetsgrenar ch prjekt. Brister har även påtalats i revisinsprmemria daterad 2006-05-19 (dnr 32-2005-0709). De brister sm har nterats är att bidragsfinansierade prjekt fta belastas felaktigt med indirekta kstnader utifrån villkr i prjektavtalet istället för verkliga indirekta kstnader. Exempel finns även på prjekt sm belastas med mycket låga eller inga indirekta kstnader. Det förekmmer även att indirekta kstnader tas ut i sin helhet innan några direkta kstnader uppstår i prjekten. Riksrevisinen har vidare nterat att felaktiga principer i vissa fall tillämpas vid avslut av prjekt. När ett prjekt är slut ch ett över- eller undersktt i prjektet uppstår, förekmmer att över- eller underskttet överförs till andra prjekt. Istället brde prjekten avslutas mt resultaträkningen ch påverka 3 [ 6 ]
årets kapitalförändring. Det förekmmer även att uppkmna undersktt finansieras med anslag. Universitetet brister i uppföljningen av m krrekta indirekta kstnader har belastat prjekten ch m kraven på full kstnadstäckning efterlevs. Detta gäller såväl avgifts- sm bidragsfinansierade prjekt. Riksrevisinen bedömer sammantaget att universitetets principer för redvisning av indirekta kstnader ch avslut av prjekt har brister. Av redvisningen går det därför inte att bedöma m kravet m full kstnadstäckning uppnås. Riksrevisinen rekmmenderar att universitetet vid införandet av redvisningsmdell sm utarbetats av SUHF, beaktar de synpunkter sm Riksrevisinen har lämnat på mdellen. Vid införandet den nya mdellen bör universitet även beakta de iakttagelser sm Riksrevisinen har gjrt vid granskningar av universitets externfinansierade verksamhet, för att säkerställa en rättvisande redvisning ch kravet på full kstnadstäckning. 4. Brister i styrning ch uppföljning av uppdragsutbildningen Riksrevisinen har granskat universitetets interna styrning ch kntrll i uppdragsutbildningen. Med uppdragsutbildning avses utbildning sm anrdnas mt avgift från annan än en fysisk persn. I förrdning (2002:760) m uppdragsutbildning vid universitet ch högsklr finns bl.a. krav på att avgifterna ska beräknas så att full kstnadstäckning uppnås. Vid Riksrevisinens granskning av universitetets uppdragsutbildning har nterats brister i bl.a. efterlevnaden av kravet på full kstnadstäckning. Av årsredvisningen framgår att universitetet för 2007 har ett undersktt på 7,7 miljner krnr ch ett balanserat undersktt på sammanlagt 30,8 miljner krnr. Det sammanlagda underskttet kan jämföras med msättningen (intäkter) 2007 sm uppgick till 34,6 miljner krnr. Universitetet anlitar Success AB sm är ett helägt dtterblag till hldingblaget Stckhlms Universitet Hlding AB, för att marknadsföra ch förmedla universitetets uppdragsutbildningar. Kntakterna med Success sköts av universitets gemensamma funktin för uppdragsutbildningen vid dnatinsförvaltningen. Uppföljning ch kntrllen av kstnaderna för de tjänster sm utförs av uppvisar brister, bl.a. finns ett ackumulerat undersktt på cirka 11,4 miljner krnr (ingår i det sammanlagda underskttet för uppdragsutbildningen). Kstnaderna för Success tjänster har mer än fördubblats (12 miljner krnr) sedan 2005 jämfört med det ursprungliga avtalet (5 miljner krnr). Ett avtal saknas för en utbetalning på 3,2 miljner krnr till Success. Ersättningarna sm utbetalas till Success ingår inte i beräkningen i avgifterna för de utbildningar sm de förmedlar. Eftersm avgifterna för uppdragsutbildningar ska beräknas så att full kstnadstäckning uppnås, bör även ersättningarna till Success ingå i dessa avgifter. 4 [ 6 ]
Vid granskningen har även nterats andra brister. Av 21 granskade uppdrag saknas giltiga avtal för fyra av dessa ch fyra utbildningar har klassificerats fel. I redvisningen av enskilda prjekt i uppdragsutbildningar har även nterats brister av den typ sm beskrivs i avsnittet m prjektredvisning. Centrala riktlinjer för uppdragsutbildning finns vid universitetet men de är inte kmpletta. Infrmatin saknas m hur kravet på full kstnadstäckning ska tillämpas ch följas upp, redvisning av intäkter ch kstnader, avslut av prjekt, skillnader mellan lika typer av utbildningar m.m. Riksrevisinen rekmmenderar att universitetet förbättrar den interna styrningen ch kntrllen i uppdragsutbildningen genm följande: Åtgärder bör vidtas för att kmma tillrätta med det ackumulerade underskttet. Universitet bör utveckla den gemensamma funktinen för att uppnå en samlad insikt ch överblick över all uppdragsutbildning samt säkerställa att gällande regler följs, bl.a. med avseende på uppföljning av redvisning, klassificering, prissättning ch full kstnadstäckning. De interna riktlinjerna för uppdragsutbildningen bör uppdateras, utvecklas ch förbättras. 5. Lärares arbetstid bör styras ch följas upp bättre Riksrevisinen lämnade 2005 en rapprt till regeringen sm innehöll iakttagelser ch rekmmendatiner avseende lärares arbetstider vid universitet ch högsklr (Lärares arbetstider vid universitet ch högsklr planering ch uppföljning, dnr 31-2004-1361). Rapprten visade att det fanns brister i hur ledningarna vid universitet ch högsklr styr ch följer upp lärarnas arbetstider. Det fanns ckså klarheter i befintliga arbetstidsavtal. Styrning ch uppföljning av de anställdas arbetstid är viktigt av flera skäl. Persnalkstnader är den enskilt största kstnaden för högsklrna. Styrning, uppföljning ch redvisning av arbetad tid är därför ett viktigt verktyg för att dels fördela direkta persnalkstnader ch dels fördela indirekta kstnader. Detta är ett nödvändigt underlag för att åstadkmma en rättvisande redvisning. Styrning ch uppföljning av arbetstid är även ett verktyg för att säkerställa en gd arbetsmiljö, för att följa upp verksamhetens resultat m.m. Riksrevisinen har nterat att ett gemensamt arbete har påbörjats bland lärsätena för att förändra arbetstidsavtalen. Riksrevisinen har granskat Stckhlms universitets styrning, uppföljning ch redvisning av lärarnas arbetstid. Utöver det lkala arbetstidsavtalet saknas riktlinjer ch mallar för uppföljning ch redvisning av lärarnas arbetstid. Uppföljning av lärarnas arbetstid ch fördelning mellan lika prjekt ch verksamhetsgrenar görs utifrån förändringar i planeringen av undervisningstid, men sällan utifrån faktiskt utfall. Dessutm följs inte schablnerna för förberedelsetid för undervisningen upp. Det finns även brister i uppföljningen av övertid/inarbetad undervisningstid. 5 [ 6 ]
Riksrevisinen rekmmenderar universitetet att förbättra den interna styrningen ch kntrllen för planering ch uppföljning av lärarnas arbetstid. Universitetet bör upprätta tydligare riktlinjer ch verktyg för planering, uppföljning ch redvisning av lärarnas arbetstid sm på ett bättre sätt mtsvarar faktisk tidsåtgång. Ansvarig revisr Claes Backman har beslutat i detta ärende. Uppdragsledare Anna Lagerkvist har varit föredragande. Claes Backman Kpia för kännedm: Utbildningsdepartementet Anna Lagerkvist 6 [ 6 ]