Bilaga 4: Användarhandledning för planeringsdokument i styrel Användarhandledning
Innehåll 1 Inledning... 3 Bakgrund... 3 2 Innan du börjar använda planeringsdokumenten... 3 Systemkrav... 4 Sekretess... 4 Funktionalitet... 4 Övrigt... 5 3 Övergripande om planeringsdokumenten... 6 4 Användning av planeringsdokumenten... 8 Planeringsdokument 1 Uppgifter om samhällsviktiga elanvändare... 8 Planeringsdokument 2 - Kommunens rangordning av elledningar... 12 Planeringsdokument 3 - Länets sammanvägning... 14 Planeringsdokument 4 - Länets rangordnade elledningar... 16 5 Hantering av revideringar... 17 6 Att flytta styrelunderlag från gamla mallar till nya Planeringsdokument 1... 18 Att överföra underlag automatiskt... 19 Att överföra underlag manuellt... 19 Mallar... 20 Egna anteckningar... 23 2
1. Inledning med styrel. Då dokumenten innehåller vissa låsningar, kopplingar, med mera bör användare inte modifiera eller ändra dessa. Energimyndig- heten har under utvecklingen testat planerings- dokumenten för funktionalitet och användning. Nyttjaren ansvarar dock själv för hur dokumen- ten hanteras, både avseende innehåll, backup, säkerhetsskydd med mera. Bakgrund Under styrels första nationella planeringsomgång (2011) sammanställdes informationen om identi- fierade samhällsviktiga elanvändare i åtta olika Excel-mallar. För att underlätta arbetet inför och vid den andra nationella planeringsomgången 2014-2015 utvecklade därför Energimyndigheten nya mallar, eller planeringsdokument som de nu benämns. De viktigaste förändringarna i de nya planeringsdokumenten är: Den nya upplagan innehåller endast fyra planeringsdokument. Alla identifierade samhällsviktiga elanvändare anges i samma planeringsdokument. En förbättrad spårbarhet har byggts in, d.v.s. planeringsdokumenten visar vilken organisation som identifierat en samhällsviktig elanvändare. Identifierade samhällsviktiga elanvändare anges numera enbart i prioritetsklass 1 till 7. Samhällsviktiga elanvändare i prioritetsklass 8 anges inte. Anläggningar som är avgörande för elförsörningens funktion ska inte ingå i underlaget, vilket framgår av styrelförordningen (2011:931) 5. Dessa anläggningar hanteras av elnätsföretagen. I styrelföreskriften (STEMFS 2013:4) om planering för prioritering av samhällsviktiga elanvändare, står det att sammanställningen av uppgifter om samhällsviktiga elanvändare ska göras i de planeringsdokument som tillhandahålls av Energimyndigheten. Samtliga myndigheter, kommuner, elnätsföretag och övriga deltagare i styrels planeringsomgång ska därför använda dessa planeringsdokument. Syftet med denna handledning är att den ska utgöra ett metodstöd vid användningen av planeringsdokumenten i styrel. Handledningen beskriver hur planeringsdokumenten är uppbyggda samt hur de ska användas för att fungera som avsett. Såväl planeringsdokument som denna användarhandledning finns tillgängliga på Energimyndighetens hemsida www.energimyndigheten/styrel. Handledningen är indelad i fem kapitel: Kapitel 2 behandlar systemkrav och generella användarinstruktioner för planeringsdokumenten. Kapitel 3 beskriver kortfattat när planeringsdokumenten ska användas under styrels planeringsprocess. Kapitel 4 beskriver mer ingående hur planeringsdokumenten ska användas. Kapitel 5 behandlar hur revideringar av styrelunderlagen genomförs. Kapitel 6 beskriver hur underlaget från föregående planeringsomgång kan flyttas till de nya planeringsdokumenten. Planeringsdokumenten är framtagna som ett stöd för styrels planeringsprocess. Energimyndigheten har utvecklat dokumenten för att underlätta arbetet 3
2. Innan du börjar använda planeringsdokumenten I detta avsnitt beskrivs bl.a. systemkrav och all- Sekretess männa användarråd för planeringsdokumenten. Säkerhetsskydd och sekretess Ha gärna planeringsdokumenten framför dig för En del av de uppgifter som hanteras i samband att lättare kunna följa handledningen. med styrels planeringsprocess kan vara känslig. Systemkrav Deltagande aktörer bör därför göra en säkerhetsbedömning av arbetet i samband med att styrel- Använd Excel 2007 eller en senare version planeringen inleds. Utöver det bör deltagande Det finns så kallade makron (automatiska kopp- aktörer säkerställa att personen som arbetar med lingar, beräkningar) i planeringsdokumenten, planeringsprocessen har tillräcklig kunskap om vilket möjliggör att information enkelt kan flyttas säkerhetsskyddsarbete och sekretess för att hantera från exempelvis Planeringsdokument 1 till informationen i planeringsdokumenten. För ytter- Planeringsdokument 2. I äldre Excel-versioner ligare information se avsnittet om Säkerhetsskydd är det dock inte möjligt att använda dessa makron. och sekretess, sidan 18. Spara Excelfilen som Makroaktiverad Excelbok (.xlsm) För att all bakomliggande funktionalitet i planeringsdokumenten (exempelvis makron, sortering och filtrering) ska fungera, ska planeringsdokumenten sparas i filformatet Makroktiverad Excelbok (.xlsm), vilket är förinställt. Detta filformat stöds endast av Excel 2007 och senare versioner. Funktionalitet Vissa kolumner är låsta I samtliga planeringsdokument finns ett antal fördefinierade kolumner. Dessa är i vissa fall låsta för att minska risken för fel. 4
Ändra inte planeringsdokumenten Funktionaliteten i planeringsdokumenten förutsätter att användaren följer handledningen och inte ändrar i planeringsdokumenten genom att t ex lägga till eller ta bort kolumner, ändra makron eller motsvarande. Information om kolumnerna I det övre högra hörnet i samtliga kolumner finns en liten röd flik. När muspekaren sätts i närheten av en röd flik visas information om vad som avses med kolumnen. Fyll i samtliga kolumner med information För att underlätta bl. a. elnätsföretagens arbete måste samtliga kolumner fyllas i. På så vis ökar även spårbarheten i uppgifterna, vilket bl. a. underlättar vid en eventuell revidering. Det förenklar även sorteringen av informationen i dokumentet. I de fall ett värde inte är känt ska användare skriva X i cellen (rutan) samt en eventuell kommentar i kommentarsfältet. Sorterings- och filtreringsfunktion Samtliga planeringsdokument innehåller en sorterings- och filtreringsfunktion som möjliggör att informationen i planeringsdokumentet enkelt kan sorteras. Klicka på pilen för den kolumn som underlaget ska sorteras eller filtreras utifrån. Klicka på A-Ö eller Ö-A för att sortera underlaget i alfabetisk ordning. För filtrering markeras de värden som användaren önskar visa, exempelvis en prioritetsklass. Var enhetlig i stavning och benämning av samhällsviktiga elanvändare Sorterings- och filtreringsfunktioner gör åtskillnad på ord som stavas olika, detta gäller även versaler och gemener. Genom en enhetlig stavning undviker användaren att behöva filtrera underlaget på exempelvis Sjukhus och sjukhus för att endast dessa ska visas i underlaget. Rapport om dubbletter När information flyttas mellan planeringsdokumenten kan det genereras en rapport som indikerar att en samhällsviktig elanvändare eller en elledning angivits mer än en gång. Spara, skriv ut eller skriv av rapporten för att kunna kontrollera/justera uppgifterna. När fönstret stängs förloras informationen. Övrigt Lägg till logotyp Det går att lägga till en logotyp i planeringsdokumenten. Klicka på länken i övre vänstra hörnet och infoga en nedsparad fil. Diarienummer, sekretess och övrigt I samtliga planeringsdokument finns det möjlighet att ange diarienummer, sekretesshänvisning samt övrig information. 5
3. Övergripande om planeringsdokumenten Planeringsdokumenten består av fyra Excel-filer: 1. Uppgifter om samhällsviktiga elanvändare i styrel Planeringsdokument 1 används av alla aktörer som identifierar samhällsviktiga elanvändare samt av elnätsföretagen. I Planeringsdokument 1 sammanställs informationen om varje enskild samhällsviktig elanvändare. 2. Kommunens rangordning av elledningar Planeringsdokument 2 används av kommunerna när de föreslår en rangordning av de prioriterade elledningarna inom sitt geografiska område. 3. Länets sammanvägning Planeringsdokument 3 används av länsstyrelserna när de gör en avvägning mellan de olika kommunernas förslag av rangordnade elledningar och sammanställer dessa. 4. Länets rangordnade elledningar Planeringsdokument 4 används av länsstyrelserna när de sammanfattar informationen om länets rangordnade elledningarna till Affärsverket svenska kraftnät (SvK) och berörda elnätsföretag. De fyra planeringsdokumenten ska användas i planeringsprocessens olika steg. Denna process beskrivs på Handbokens sida 10. 6
Figuren nedan beskriver vilket planeringsdokument som ska användas när och av vilka aktörer. Energimyndigheten Statliga myndigheter Länsstyrelsen Kommuner Elnätsföretag Svenska Kraftnät Initierar och inriktar styrelsarbetet Planeringsdokument 1 Identifierar och prioriterar samhällsviktiga elanvändare inom sitt ansvarsområde Planeringsdokument 1 Initierar, samordnar och leder arbetet i länet samt lämnar underlag till respektive kommun Planeringsdokument 1 Identifierar och prioriterar samhällsviktiga elanvändare inom kommunen Planeringsdokument 1 Kompletterar underlaget med information om vilka elledningar som elanvändarna är belägna på. Aktörer inom respektive sektor bidrar med information Aktörer inom respektive kommun bidrar med information Planeringsdokument 3, 4 Planeringsdokument 2 Sammanväger kommunernas underlag till ett länsövergripande planeringsdokument Rangordnar elledningar samt tar fram planeringsdokument till länsstyrelsen Utarbetar frånoch tillkopplingsplaner samt återkopplar till länsstyrelser och SvK Mottar länsövergripande planeringsdokument Relationen mellan planeringsprocess och planeringsdokument. 7
4. Användning av planeringsdokumenten I avsnittet nedan beskrivs hur deltagande statliga Om någon del av informationen som anges för myndigheter, länsstyrelser, elnätsföretag, kommu- en specifik samhällsviktig elanvändare omfattas ner och övriga deltagare ska använda planerings- av sekretess ska detta anges med en sekretessdokumenten. hänvisning för varje anläggning i avsedd kolumn, d.v.s. på varje rad. På så sätt kan man spåra den Planeringsdokument 1 uppgifter om ursprungliga avsändarens intention avseende sekresamhällsviktiga elanvändare tess kring respektive samhällsviktig elanvändare. Planeringsdokument 1 används av alla aktörer Hela sammanställningen (Planeringsdokument 1) som identifierar samhällsviktiga elanvändare kan också markeras med sekretess i avsedd ruta i under styrels planeringsprocess. sidhuvudet. Arbetet inleds av att medverkande aktörer identi- Samhällsviktiga elanvändare som identifierats fierar vilka samhällsviktiga verksamheter som ska under styrels första nationella planeringsomgång prioriteras. Det kan exempelvis vara kommunal- (2011) kan flyttas från de gamla mallarna till det nya teknisk försörjning, sjukvård och räddningstjänst. Planeringsdokument 1, se avsnitt 6 för instruktioner. Därefter identifieras de samhällsviktiga elanvän- Under planeringsomgången 2011 identifierades dare som ska prioriteras inom varje verksamhets- samhällsviktiga elanvändare i prioritetsklass 0 och 8. område. Det kan vara apoteket I, reningsverket J, Dessa prioritetsklasser anges inte längre vilket akutsjukhuset K, osv. Information om varje medför att samhällsviktiga elanvändare med enskild identifierad samhällsviktig elanvändare sådan prioritetsklass eventuellt måste justeras. anges på en rad i dokumentet. Observera att om en I de fall underlag importeras från gamla styrelsamhällsviktig elanvändare har flera uttagspunkter, mallar eller från andra Planeringsdokument 1 Global Service Relation Number (GSRN-kod) så genereras en rapport som indikerar om en måste varje prioriterad uttagspunkt anges var för anläggningsidentitet finns angiven mer än en sig, d.v.s. en rad per GSRN-kod. gång. Om så är fallet bör användaren undersöka Det är viktigt att informationen i samtliga om det är samma elanvändare som avses. Detta kolumner fylls i. Om informationen av någon går exempelvis att urskilja om adressen är den anledning saknas ska detta markeras med ett X. samma. Om det är samma elanvändare som En mer omfattande beskrivning av vad som ska avses anges den högsta prioritetsklassen som anges finns på sidan 10. Knapparna i planerings- elanvändaren identifierats inom, detta bör även dokumentet förklaras på sidan 9. dokumenteras i kommentarsfältet. Visar det sig Samhällsviktiga elanvändares anläggnings- istället att två vitt skilda elanvändare angetts identitet är den enskilt viktigaste informationen med samma anläggningsidentitet ska aktören för identifiering av samhällsviktiga elanvändare kontakta uppgiftslämnarna för att verifiera inom styrel. Om anläggningsidentiteten, GSRN- dessa elanvändares anläggningsidentitet. koden, inte anges korrekt eller saknas kommer elnätsföretagen inte att ange vilken elledning elanvändaren ligger på. 8
Statliga myndigheters, länsstyrelsers, Nu automatgenereras en kopia av informationen kommuners och elnätsföretags arbete i för det valda länet. Detta kan ta upp till en minut Planeringsdokument 1 beroende på filens storlek. Statliga myndigheter ska inom sin verksamhet Spara en kopia av dokumentet. och inom sitt ansvarsområde identifiera och prio- Gör om processen för varje län som ska motta ritera samhällsviktiga elanvändare. Detta betyder Planeringsdokument 1. att myndigheten i många fall behöver inhämta Sänd Planeringsdokument 1 med den länsspecifika information från andra aktörer som är verk- informationen till respektive länsstyrelse. Varje samma inom ansvarsområdet, t ex från oljebolag, länsstyrelse ska endast ta del av information om transportbolag osv. sitt geografiska område. Myndigheten bör i god tid sända ut Planeringsdokument 1 med en förklarande text till berörda Länsstyrelserna ska samverka med statliga myndigaktörer. Myndigheten ber aktörerna återsända heter och bekräfta att översänt underlag är mottaget. dokumentet med uppgifter om de samhällsviktiga Länsstyrelsen ska utifrån de planeringsdokument elanvändare som aktörerna anser ska prioriteras. som inkommit från samtliga deltagande statliga Aktörerna fyller i samtliga kolumner utom prio- myndigheter sammanställa ett samlat Planeringsritetsklass 1-7, vilket är myndighetens ansvar. dokument 1. Länsstyrelserna identifierar och prioriterar Tryck på knappen importera data från nedsparade samhällsviktiga elanvändare i egenskap av stat- filer (Planeringsdokument 1). Välj fil och importera liga myndigheter. Länsstyrelserna har dock ett till ett Planeringsdokument 1. vidare ansvar för styrels planeringsprocess. Om en myndighet deltagit i styrels första natio- Upprepa processen för alla inkomna Planeringsnella planeringsomgång kan informationen från dokument 1. Länsstyrelsen ska sedan sända de gamla mallarna flyttas till nya Planeringsdo- Planeringsdokument 1 till varje berörd kommun. kument 1. Se avsnitt 6 för instruktioner. Kommunerna ska endast ta del av information Myndigheten ska sammanställa informationen om samhällsviktiga elanvändare som finns inom från både egen verksamhet och verksamhet inom kommunens geografiska område. Informationen i sitt ansvarsområde i Planeringsdokument 1. Planeringsdokument 1 behöver därför separeras. Tryck på knappen importera data från nedspa- Tryck på knappen skapa separat underlag. rade filer (Planeringsdokument 1). Välj fil och Välj en kommun. importera till Planeringsdokument 1. Upprepa Nu automatgenereras en kopia av informationen processen för alla inkomna Planeringsdokument 1. för den valda kommunen. Detta kan ta upp till en Sedan ska myndigheten ange prioritetsklass för minut beroende på filens storlek. alla de samhällsviktiga elanvändare som samman- Spara en kopia av dokumentet. ställts i Planeringsdokument 1. Gör om processen för varje kommun som ska Myndigheten ska därefter sända Planeringsdoku- motta Planeringsdokument 1. ment 1 till varje berörd länsstyrelse. Informationen i Sänd Planeringsdokument 1 med den kommun- Planeringsdokument 1 måste därför separeras. specifika informationen till respektive kommun. Tryck på knappen skapa separat underlag. Välj ett län. 9
Kommunerna ska inom sin verksamhet och sitt Tryck på knappen skapa separat underlag. Välj geografiska område identifiera vilka samhälls- ett elnätsföretag. Nu automatgenereras en kopia viktiga verksamheter som ska prioriteras. Detta av informationen för det valda elnätsföretaget. betyder att kommunen behöver inhämta informa- Detta kan ta upp till en minut beroende på filens tion från både egna förvaltningar/nämnder och storlek. andra aktörer inom kommunen, t ex från landsting, Spara en kopia av dokumentet. privata bolag eller affärsverksamhet. Kommunen Gör om processen för varje elnätsföretag bör i god tid sända ut Planeringsdokument 1 med som ska motta Planeringsdokument 1. en förklarande text till sådana berörda aktörer och Sänd Planeringsdokument 1 till respektive elnätsbe dem att återsända dokumentet med de samhälls- företag. viktiga elanvändare som de anser ska prioriteras. Elnätsföretagen ska i Planeringsdokument 1, Aktörerna fyller i samtliga kolumner utom prio- som de fått från kommunen, ange på vilken elritetsklass 1-7, vilket är kommunens ansvar. ledning och i vilket elområde de samhällsviktiga Om kommunen deltagit i styrels första natio- elanvändarna finns. Elledningen anges med hjälp nella planeringsomgången kan informationen från av littrabeteckningen. Elnätsföretagen skickar de gamla mallarna flyttas till de nya planerings- sedan tillbaka underlaget till respektive kommun. dokumenten. Se avsnitt 6 för instruktioner. Kommuner med fler än ett elnätsföretag ska samman- Kommunen ska sedan sammanställa informationen ställa den kompletterade informationen de erhållit från både egen verksamhet och verksamhet inom sitt från dessa i ett samlat Planeringsdokument 1. geografiska ansvarsområde i Planeringsdokument 1. Tryck på knappen importera data från nedsparade Kommunen bör vid behov samverka med aktörer filer (Planeringsdokument 1). Välj fil och importera som inlämnat underlag, t ex landsting. Plane- till ett Planeringsdokument 1. Upprepa processen ringsdokumentet ska även inkludera information för alla inkomna Planeringsdokument 1 från om samhällsviktiga elanvändare som kommunen elnätsföretagen. erhållit från statliga myndigheter via länsstyrelsen. Tryck på knappen importera data från nedsparade Beskrivning av knappar i Planeringsdokument 1 filer (Planeringsdokument 1). Välj fil och impor- Det finns olika knappfunktioner i Planeringstera till ett Planeringsdokument 1. Upprepa pro- dokument 1. Knappen Importera data från nedcessen för alla inkomna Planeringsdokument 1. sparade filer (styrel 2011, gamla mallar) används Kommunen ska sedan i Planeringsdokument 1 för att importera data från styrelmallarna som ange prioritetsklass och prioritera samhällsviktiga användes under planeringsomgången 2011. Välj elanvändare inom sitt geografiska område. den eller de filer som informationen ska hämtas Samhällsviktiga elanvändare som identifierats ifrån. Se avsnitt 6 för mer ingående beskrivning. av statliga myndigheter har redan prioritetsklass Knappen Importera data från nedsparade filer angiven. Kommuner sammanställer sedan ett (Planeringsdokument 1) används för att kopiera planeringsdokument för varje berört elnätsföretag, information från ett Planeringsdokument 1 till ett och skickar ett planeringsdokument till dessa. annat. Välj den eller de filer som informationen Elnätsföretagen ska endast ta del av den informa- ska hämtas ifrån. Funktionaliteten är främst tion om samhällsviktiga elanvändare som tillhör användbar när länsstyrelser och kommuner vill deras koncessionsområde. Kommunerna måste sammanföra information som inkommit från därför separera underlaget. olika avsändare. 10
Knappen Skapa separata underlag används för att siffra från 1 till 7. Om en annan siffra anges visas separera planeringsdokument med avseende på län, ett felmeddelande. Ändra då siffran till ett giltigt kommun, organisation (avsändare) eller elnätsföre- värde (1-7). tag. Knappen ska exempelvis användas av en statlig Vid Styrels första planeringsomgång angavs även myndighet som ska skicka Planeringsdokument 1 prioritetsklass 0 och 8. Dessa prioritetsklasser till en länsstyrelse eller när en kommun ska skicka anges inte längre vilket medför att prioriteringen Planeringsdokument 1 till ett elnätsföretag. Genom av eventuella samhällsviktiga elanvändare i dessa att trycka på knappen automatgenereras en kopia prioritetsklasser måste justeras. av den avsedda informationen. Detta kan ta Poäng 7-1: Anger hur många poäng den prioriterade omkring en minut beroende på filens storlek. Om elledningen som elanvändaren ligger på får. användaren väljer ett län kan endast kommuner, Denna kolumn fylls i automatiskt när en prioritetsavsändare och elnätsföretag som finns inom det klass anges. Fyll därför inte i denna kolumn. valda länet väljas i nästa steg. Postadress: Ange den identifierade samhällsviktiga elanvändarens postadress. En samhälls- Beskrivning av kolumnerna i viktig elanvändare kan av flera olika anledningar Planeringsdokument 1 sakna adress. Ange då istället elanvändarens Följande kolumner fylls i av den aktör/avsändare geografiska position med hjälp av X- och Y- som identifierat den samhällsviktiga elanvändaren: koordinater. Län: Ange i vilket län den identifierade sam- Postnummer: Ange postnumret till den identihällsviktiga elanvändaren finns. fierade samhällsviktiga elanvändaren. Kommun: Ange i vilken kommun den identifie- Postort: Ange postorten till den identifierade rade samhällsviktiga elanvändaren finns. samhällsviktiga elanvändaren. Avsändare (organisation): Ange vilken aktör som Eventuell kommentar: Fritextfält som kan identifierat den samhällsviktiga elanvändaren. användas för att ytterligare beskriva den Det kan exempelvis vara en statlig myndighet, samhällsviktiga elanvändaren eller göra en länsstyrelse, ett landsting, en kommun eller förtydliganden. ett kommunalt eller privat bolag. Anläggningsidentitet: Ange den samhällsviktiga Samhällsviktig verksamhet 1 : Ange den samhälls- elanvändarens anläggningsidentitet. Anläggningsviktiga verksamhet som elanvändaren avser. identiteten eller GSRN-kod, kallades förut EAN- Det kan exempelvis vara sjuk- och hälsovård, kod eller GS1-kod. skola, kommunalteknisk försörjning, räddningstjänst eller motsvarande. Anläggningsidentiteten börjar alltid med siffrorna Samhällsviktig elanvändare: Ange namnet på den 735999 och består i regel av totalt 18 siffror. Koden samhällsviktiga elanvändaren som identifierats. används av elnätsföretagen för att identifiera var Det kan exempelvis vara apoteket I, reningsverket J, elanvändaren finns belägen i elnätet. Det är därför Akutsjukhuset K-stad osv. mycket viktigt att koden anges i sin helhet för respek- Prioritetsklass 1-7: Ange inom vilken prioritets- tive samhällsviktig elanvändare. Anläggningsklass den samhällsviktiga elanvändaren ingår. identiteten finns på elanvändarens elmätare samt Prioritetsklassen anges genom att skriva en på fakturorna från elnätsföretagen. 1 Denna kolumn benämndes funktion i mall 2+2.2, som användes under styrels första planeringsprocess. 11
Sekretess: Om någon del av informationen som anges för den samhällsviktiga elanvändaren omfattas av sekretess ska detta anges med en sekretesshänvisning till aktuellt lagrum (t ex Företagshemlig (1990:409) 1, eller motsvarande). Om informationen inte omfattas av sekretess anges endast ett X. Datum: Ange vilket datum elanvändaren identifierats eller när informationen reviderats. Nätkoncessionshavare: Ange nätkoncessionshavare (elnätsföretag) för den identifierade samhällsviktiga elanvändaren. Följande kolumner fylls i av elnätsföretagen i Planeringsdokument 1: Elledning: Elnätsföretagen anger på vilken elledning elanvändaren befinner sig. Detta anges med littrabeteckning. Elområde: Elnätsföretagen anger vilket elområde (SE1-4) som elledningen hör till. Kommentar från nätkoncessionshavare: Fritextfält där nätkoncessionshavaren (elnätsföretaget) kan ange ytterligare information eller göra förtydligande gällande de samhällsviktiga elanvändarna. Det kan exempelvis vara information om att elledningen korsar en kommun eller länsgräns. Planeringsdokument 2 - Kommunens rangordning av elledningar per prioritetsklass utgör bara ett stöd för hur elledningarna kan rangordnas. Kommunen behöver även göra en kvalificerad analys och avvägningar av nödvändiga faktorer som framkommit under hela planeringen innan man går vidare. Kom ihåg att alla kolumner är filtrerbara, kontrollera eventuella kommentarer och samverka vid behov med andra aktörer, kommuner och länsstyrelsen. Fyll i kolumnen Kommunens förslag till rangordning av elledningar I de fall kommunen önskar göra korrigeringar av poängrangordningen ska detta motiveras i kom- mentarsfältet. Ett exempel på när korrigering av den automatiskt genererade poängrangordningen kan vara aktuell är t ex om akutsjukhuset i kommu- nen finns på en elledning som endast har fått ett fåtal poäng. Genom att ge elledningen en högre rangordning än vad poängen indikerar hamnar akutsjukhusets elledning före elledningar med lägre prioriterade verksamheter (trots att dessa elledningar har fått fler poäng). Kommunen ska föreslå en rangordning av elledningarna inom sitt geografiska område och skicka denna till länsstyrelsen. Förslaget sammanställs i Planeringsdokument 2. Tryck på knappen importera data från Planeringsdokument 1. Välj filen som innehåller kommunens sammanlagda information med angiven elledning för samtliga samhällsviktiga elanvändare som ska prioriteras. Poängen för de prioriterade elledningarna slås nu samman i Planeringsdokument 2 och redovisas för respektive elledning i kolumnen Poäng per elledning. Den elledning som fått flest poäng hamnar högst upp. Om två elledningar fått lika många poäng hamnar den elledning med flest antal identifierade samhällsviktiga elanvändare i prioritetsklass 1 högst upp osv i fallande ordning. Kommunen ska sedan föreslå hur elledningarna inom sitt geografiska område ska rangordnas. Den automatiskt genererade poängen per rangordnad elledning och antalet samhällsviktiga elanvändare 12
Fyll vid behov i kolumnen Eventuell motivering Följande sex kolumner anger hur många samhällstill korrigering från poängrangordning. viktiga elanvändare som finns i prioritetsklass 2 När rangordningsförslaget är färdigt skickas till 7 på de rangordnade elledningarna. Planeringsdokument 2 till länsstyrelsen. Poäng per elledning: Anger hur många poäng Beskrivning av knappar i Planeringsdokument 2 elledningen har fått. Poängen räknas fram auto- Knappen Importera data från nedsparade filer matiskt när kommunen importerar data från används för att flytta informationen från Planerings- Planeringsdokument 1 till dokument 2. dokument 1 till 2. När detta görs summeras poängen Poängsumman är beroende av hur de samhällsvikför de prioriterade elledningarna. Elledningarna tiga elanvändarna prioriterats. Elledningen till en rangordnas i första hand efter hur många poäng samhällsviktig elanvändare i prioritetsklass 1 får de fått. Om två elledningar fått lika många poäng sju poäng (osv i fallande ordning till ett poäng). rangordnas de i andra hand efter hur många sam- Poängrangordning: Anger hur elledningarna hällsviktiga elanvändare som finns i prioritetsklass har rangordnats i förhållande till varandra. 1 (därefter i fallande ordning). Välj den fil som Rangordningen utgår ifrån hur många poäng underlaget ska hämtas ifrån. elledningen fått. Informationen visas i Planeringsdokument 2 Om två elledningar har erhållit lika många poäng och visar även på hur många samhällsviktiga rangordnas den elledning högst som har flest elanvändare som finns inom varje prioritetsklass antal samhällsviktiga elanvändare i prioritetsför respektive elledning. klass 1 (osv i fallande ordning). Beskrivning av kolumnerna i Planeringsdokument 2 Följande kolumner ska fyllas i av kommunen: Nedanstående information genereras automatiskt Kommunens förslag till rangordning: från Planeringsdokument 1. Gör därför inga änd- Kommunerna anger i fallande ordning hur de ringar av dessa kolumner i Planeringsdokument 2. föreslår att elledningarna ska rangordnas. Den Län: Anger vilket län den prioriterade elledningen elledning som en kommun önskar rangordna finns i. högst ges siffran 1 osv. Om samma siffra anges Kommun: Anger vilken kommun den prioriterade två gånger visas ett felmeddelande. Om rangordelledningen finns i. ningen skiljer sig från den automatiskt genererade Nätkoncessionshavare: Anger vilken nätkoncessionspoängrangordningen (i kolumnen till vänster) bör havare (elnätsföretag) elledningen hör till. detta förklaras genom en kommentar i kolumnen Elområde: Anger inom vilket elområde elledningen Eventuell motivering till korrigering av poängfinns. rangordningen. Elledning: Anger elledningens littrabeteckning. Eventuell motivering till korrigering av poäng- 1-7: Anger hur många prioriterade samhällsrangordningen: viktiga elanvändare som finns på elledningen. I denna kolumn ska kommunen förklara om 1: Anger hur många samhällsviktiga elanvändare korrigeringar av den automatgenererade poängi prioritetsklass 1 som finns på elledningen. rangordningen gjorts för en elledning. 13
Planeringsdokument 3 - Länets sammanvägning Planeringsdokument 3 används av länsstyrelserna stöd för hur elledningarna ska rangordnas. Alla när dessa gör en avvägning mellan de olika komm- kolumner är sorterbara vilket kan vara bra vid unernas rangordnade elledningar (Planerings- jämförelser och överväganden. Här förutsätts god dokument 2) och en sammanställning baserad kommunikation med kommunerna. Enligt styrelpå dessa. föreskriften (STEM 2013:4) ska länsstyrelsen samverka med kommuner som lämnat underlag. Länsstyrelserna ska i samverkan med kommuner Länsstyrelsen ska ange en slutlig rangordning som lämnat in underlag göra en avvägning av de av länets elledningar inom sitt geografiska område uppgifter som kommit in och sammanställa dessa och skicka denna till elnätsföretagen och SvK. i ett planeringsdokument med länets alla rangord- Fyll i kolumnen Länets rangordning (slutlig). nade elledningar. I de fall det behövs, eller om det i underlag som För att kunna göra detta flyttas informationen inlämnats förekommit kommentarer, kan länsfrån kommunernas föreslagna rangordningar styrelsen lämna kommentarer. (Planeringsdokument 2) till Planeringsdokument 3. Fyll vid behov i kolumnen Eventuell kommentar. Tryck på knappen importera data från nedsparad fil (Planeringsdokument 2). Välj fil Beskrivning av knapp i Planeringsdokument 3 och importera till Planeringsdokument 3. Knappen Importera data från nedsparade filer Importera alla inkomna Planeringsdokument 2. (Planeringsdokument 2) används för att kopiera När information flyttas mellan planerings- information från Planeringsdokument 2 till 3. dokumenten kan det genereras en kortfattad Länsstyrelsen väljer de filer som informationen rapport som indikerar att en elledning angivits ska importeras från. Informationen visas därefter mer än en gång, vilket kan ske om elledningar i Planeringsdokument 3. Om samma elledning korsar kommun- eller länsgränser. Rapporten angetts av fler än en kommun anges detta i ett sparas inte automatiskt utan försvinner när rapportfönster. Spara, skriv ut eller skriv av denna informationsfönstret stängs. Därför bör ni spara, rapport för att kunna analysera materialet när skriva ut eller skriva av rapporten för att kunna importen är färdig. kontrollera/justera uppgifterna. Om det finns elledningar som angivits av mer Beskrivning av kolumnerna i Planeringsdokument 3 än en kommun ska poängsumman för dessa elled- Nedanstående information genereras automatiskt ningar slås samman. Slå även ihop antalet sam- från Planeringsdokument 2. Gör därför inga ändhällsviktiga elanvändare i respektive prioritets- ringar av dessa kolumner i Planeringsdokument 3. klass och ange detta i Planeringsdokument 3. Ta Län: Anger vilket län den prioriterade elledningdärefter bort eventuella dubbletter. en finns i. I denna del av processen ska länsstyrelsen Kommun: Anger vilken kommun den rangordnade väga in alla nödvändiga delar för att rangordna elledningen finns i. elledningarna. Den automatgenererade poäng- Nätkoncessionshavare: Anger vilken nätkoncessionsrangordningen och antalet samhällsviktiga el- havare (elnätsföretag) elledningen hör till. användare per prioritetsklass utgör bara ett 14
Elområde: Anger vilket elområde som elled- Poängrangordning: Anger hur elledningarna har ningen finns i. rangordnats i förhållande till varandra. Rangord- Elledning: Anger elledningens littrabeteckning. ningen utgår ifrån hur många poäng elledningen 1-7: Anger hur många prioriterade samhälls- fått. Om två elledningar har erhållit lika många viktiga elanvändare som finns på elledningen. poäng rangordnas den elledning högst som har 1: Anger hur många samhällsviktiga elanvändare flest antal samhällsviktiga elanvändare i prioritetsi prioritetsklass 1 som finns på elledningen. De klass ett (osv i fallande ordning). följande sex kolumnerna anger på samma sätt Kommunernas förslag till rangordning: som ovan hur många samhällsviktiga elanvändare Anger kommunernas föreslagna rangordning som finns i respektive prioritetsklass 2 till 7 på av elledningar. de rangordnade elledningarna. Poäng per elledning: Anger hur många poäng Följande kolumner ska fyllas i av länsstyrelsen: elledningen har fått. Poängen räknas fram auto- Länets rangordning (slutgiltig): Länsstyrelsen matiskt när kommunen flyttar information från anger i fallande ordning hur de prioriterade Planeringsdokument 1 till Planeringsdokument elledningarna ska rangordnas. 2. Poängsumman är beroende av hur de samhälls- Eventuell kommentar: Fritextfält som kan använviktiga elanvändarna prioriterats. Elledningen till das av länsstyrelsen för att göra förtydliganden. en samhällsviktig elanvändare i prioritetsklass 1 får 7 poäng (osv i fallande ordning till ett poäng). 15
Planeringsdokument 4 - Länets rangordnade elledningar Planeringsdokument 4 innehåller länets samman- Beskrivning av knappar i Planeringsdokument 4 vägda rangordnade elledningar och är en samman- Knappen Importera data från nedsparad fil fattning av informationen i Planeringsdokument 3. (Planeringsdokument 3) används för att flytta information från Planeringsdokument 3 till 4. Länsstyrelsen ska sammanställa ett planerings- Alla redigeringar och ändringar av rangordnade dokument med länets rangordnade elledningar. elledningar ska därför göras i Planeringsdokument 3. Tryck på knappen Importera data från ned- Om ändringar gjorts i Planeringsdokument 3 efter sparade fil (Planeringsdokument 3). Välj fil och att informationen importerats till Planeringsimportera till Planeringsdokument 4. dokument 4 måste importen göras om. Informationen i samtliga kolumner i Planerings- Knappen Skapa separata underlag används dokument 4 automatgenereras. Eventuella redige- för att skapa en kopia av informationen för ett ringar och ändringar ska därför endast göras i specifikt elnätsföretag. Tryck på knappen och välj Planeringsdokument 3. ett elnätsföretag, därefter genereras en ny Excelfil Länets Planeringsdokument 4 ska skickas till med informationen för det valda elnätsföretaget. varje berört elnätsföretag för att dessa ska kunna Detta kan ta upp till någon minut beroende på genomföra detaljerade från- och tillkopplings- filens storlek. planer för manuell förbrukningsfrånkoppling (MFK). Länets sammanvägda Planeringsdokument 4 ska Beskrivning av kolumnerna även skickas till SvK. Nedan följer en beskrivning av vad som avses Elnätsföretagen ska endast ta del av den informa- med respektive kolumn i Planeringsdokument 4. tion om elledningar som tillhör deras koncessions- Nedanstående information genereras automaområde. Länsstyrelserna måste därför separera tiskt från Planeringsdokument 3. underlaget. Gör alltså inga ändringar i Planeringsdokument 4. Tryck på knappen Skapa separat underlag. Län: Anger vilket län den prioriterade elledningen Välj ett elnätsföretag. Nu genereras en kopia av finns i. informationen för det valda elnätsföretaget. Nätkoncessionshavare: Anger vilken nät- Detta kan ta upp till en minut beroende på koncessionshavare elledningen hör till. filens storlek. Elledning: Anger elledningens littrabeteckning. Spara en kopia av dokumentet. Elområde: Anger vilket elområde som Gör om processen för varje elnätsföretag som elledningen finns i. ska motta Planeringsdokument 4. Länets rangordning av elledningar: Anger hur Sänd Planeringsdokument 4 till respektive länet har rangordnat elledningarna. elnätsföretag. Sänd länets sammanvägda Planeringsdokument 4 till SvK. 16
5. Hantering av revideringar uppgifter sändas i Planeringsdokument 1 till berörd länsstyrelse. Länsstyrelsen ska därefter sammanställa och sända ett Planeringsdokument 1 till varje berörd kommun. Kommunen sammanställer sedan de ändrade uppgifterna från statliga myndigheter med eventuella ändringar de själva vill göra i ett Planeringsdokument 1. Därefter sänder kommunen planeringsdokumentet till berörda elnätsföretag, som i sin tur anger på vilken elledning och i vilket elområde de samhällsviktiga elanvändarna finns och återsänder dokumentet. Om revideringen föranleder ändring av rangordning av elledning i kommunens geografiska område reviderar kommunen Planeringsdokument 2 och sänder det till länsstyrelsen. Länsstyrelsen kontrollerar om rangord- ningen av elledningar i länet ändrats med anledning av inkommen revidering. Om revideringarna har väsentlig betydelse för en frånkopplingssituation 2, ska länsstyrelser skicka Planeringsdokument 4 med reviderade uppgifter till berört elnätsföretag. Länsstyrelsen ska också sända ett reviderat Planeringsdokument 4 ( Länets rangordnade elledningar ) för hela länet till SvK. Revidering av underlag regleras i styrelförordningen (2011:931) 7 och i styrelföreskriften (STEM 2013:4) 8-10. De nationella planeringsomgångarna av styrel genomförs vart fjärde år. Mellan planeringsomgångarna kan det dock tillkomma nya samhällsviktiga elanvändare eller så kan förutsättningarna för redan prioriterade samhällsviktiga elanvändare ändras. Med anledning av sådana förändringar kan planeringsunderlaget revideras mellan planeringsomgångarna. Förfarandet vid sådana revideringar är i princip det samma som under de nationella planeringsomgångarna. Uppgifter om en samhällsviktig elanvändare som tillkommit och/ eller behöver revideras hanteras av avsändaren i Planeringsdokument 1. Länsstyrelsen får överlämna ett reviderat Planeringsdokument 4 ( Länets rangordnade elledningar ) högst en gång per år till elnätsföretag och SvK. Det är lämpligt att elnätsföretagen har fått detta dokument senast i slutet av oktober månad årligen, så att de hinner vidta eventuella justeringar av sina planer inför kommande vinter. Motsvarande begränsning finns inte för andra aktörer utan de kan lämna reviderade uppgifter till berörd länsstyrelse oftare. Om avsändaren är en statlig myndighet ska ändrade 2 Styrelförordningen (2011:931) 7. 17
6. Att flytta styrelunderlag från gamla mallar till nya Planeringsdokument 1 Under styrels första nationella planeringsomgång gamla mallpaketet till Planeringsdokument 1. (2011) sammanställdes informationen om identifie- Det förutsätter dock att informationen är sparad rade samhällsviktiga elanvändare i styrelmallar. i den originalfil som Energimyndigheten till- Dessa skiljer sig från planeringsdokumenten som handahöll (med samtliga delar av mallpaketet). har utvecklats inför planeringsomgång 2014-2015. Utöver mallpaketet fanns en särskild mall för Samtliga styrelmallar som användes 2011 finns centrala myndigheter. Eftersom mallen för censamlade i en Excelfil (mallarna ligger i olika flikar trala myndigheter inte ingick i mallpaketet gjorde i filen). Det går att flytta informationen automa- vissa statliga myndigheter egna mallar alternativt tiskt från den styrelmall som heter 2+2.1 i det använde mall 1 eller 2+2.1. Beroende på vilken mall som aktörerna använde, dokument 1 på olika sätt. Nedan beskrivs olika sker överföring av underlagen från mallarna från förfaranden för att överföra information från de planeringsomgången 2011 till nya Planerings- gamla mallarna till nya Planeringsdokument 1. 18
Att överföra underlag automatiskt Under styrelplaneringen 2011 sammanställde läns- Aktörer som har använt mallen 2+2.1 för att styrelsen information i mall 1 (även vissa centrala identifiera samhällsviktiga elanvändare (kallades myndigheter använde denna mall). För att denna 2011 för objekt) kan importera underlag från denna information ska kunna flyttas automatiskt till de mall till Planeringsdokument 1. För att import- nya planeringsdokumenten måste informationen funktionen ska fungera krävs det att mall 2+2.1 är finnas i mall 2+2.1. Kopiera därför informationen sparad i originalfilen som Energimyndigheten till- från mall 1 i det gamla mallpaketet och klistra in handahöll under föregående styrelplanering (med informationen i mall 2+2.1. Därefter kan informasamtliga delar av mallpaketet inkluderat). tionen flyttas automatiskt till Planeringsdokument Om mallarna har anpassats eller ändrats, så 1. Fördelen med att flytta informationen automaatt importfunktionen i nya Planeringsdokument tiskt från mall 2+2.1 till Planeringsdokument 1 1 inte fungerar, kan det gamla mallpaketet laddas är att arbetet med att klippa och klistra in informaner via länken: www.energimyndigheten.se/styrel. tion minimeras. Namnen och placeringen på kol- Detta gör det möjligt att kopiera in underlaget i umnerna i de två dokumenten är inte identiska vilket den gamla mallen för att sedan importera till nya gör att varje kolumn måste kopieras och flyttas var Planeringsdokument 1. När du har informationen och en för sig om flytten görs manuellt. i mall 2+2.1 genomförs importen enligt nedan: Att överföra underlag manuellt 1. Tryck på knappen Importera data från ned- Att överföra informationen manuellt från de gamla sparade filer (styrel 2011, gamla mallar). Välj den mallarna till nya Planeringsdokument 1 kan göras fil som ska importeras med uppgifter från den genom att kopiera informationen från de gamla första planeringsomgången. Det kan ta några mallarna och klistra in den i Planeringsdokument 1. sekunder att importera underlaget beroende Samtliga nya planeringsdokument är beroende på mängden information som ska överföras. av den information som sammanställs i Planeringsdokument 1. Informationen från de gamla 2. När information flyttas mellan planerings- mallarna ska därför endast överföras till Planedokumenten kan det genereras en rapport som ringsdokument 1. indikerar att en elledning angivits mer än en På följande sidor redovisas en jämförelse av kolumngång, vilket kan ske om elledningar korsar strukturen och beteckningarna i mallarna som kommun- eller länsgränser. Rapporten sparas användes 2011 respektive Planeringsdokument 1. inte automatiskt utan rapporten försvinner när informationsfönstret stängs. Ni bör därför spara, skriva ut eller skriva av rapporten för att kunna kontrollera/justera uppgifterna. När informationen har importerats är det viktigt att kontrollera om det finns behov av att komplettera tomma kolumner i planeringsdokumentet. 19
Mall 2+2.1 Planeringsdokument 1 Kolumner i den gamla mallen 2+2.1 (2011) Datum (A) Län (B) Kommun (C) Elnätsföretag (D) Objekt (E) Överför till kolumner i Planeringsdokument 1 (2014) Datum (N) Län (A) Kommun (B) Nätkoncessionshavare (O) Samhällsviktig elanvändare (E) Kommentar Funktion (F) Samhällsviktig verksamhet (D) Eftersom samhällsviktiga elanvändare i prioritetsklass 0 och 8 inte längre redovisas i planeringsprocessen bör prioriteringen för dessa samhällsviktiga elanvändare ses över. Excelfilen kommer att bortse från samhällsviktiga elanvändare i prioritetsklass 8 när informationen flyttas från Planeringsdokument 1 till 2. Pritoritetsklass (G) Prioritetsklass 1-7 (F) Eftersom samhällsviktiga elanvändare i prioritetsklasserna 0 och 8 inte längre redovisas i planeringsprocessen bör prioriteringen för dessa samhällsviktiga elanvändare ses över. Excelfilen kommer att bortse från samhällsviktiga elanvändare i prioritetsklass 8 när informationen flyttas från Planeringsdoktument 1 till 2. Poäng (H) Poäng (G) När informationen flyttas till Planeringsdokument 1 är det möjligt att den förprogrammerade ekvationen som räknar ut poängsumman försvinner. Ekvationen återställs dock när informationen flyttas till Planeringsdokument 2 och när filen sparas. Gör inga justeringar i denna kolumn. Adress alternativt koordinat (I) Postadress (H) Postnummer (J) Postnummer (I) Postort (K) Postort (J) EAN/GS1 (L) Elledning (M) Elområde (kolumn fanns ej) Anläggningsidentitet-, GRSN-kod (L) Elledning (P) Elområde (Q) Informationen i kolumnen är låst till textformat för att undvika att koden autojusteras (vilket kan ske i äldre versioner av Excel). 20
Mall för centrala myndigheter Planeringsdokument 1 Kolumn i den gamla mallen Styrel mall för centrala myndigheter (2011) Överför till kolumn i Planeringsdokument 1 (2014) Kommentar Datum (F) Datum (N) Observera att datum endast angavs en gång i den gamla mallen. Län (F) Län (A) Observera att län endast angavs en gång i den gamla mallen. Kommun (kolumn fanns ej) Kommun (B) Elnätsföretag (kolumn fanns ej) Nätkoncessionshavare (O) Objekt (B) Samhällsviktig elanvändare (E) Funktion (C) Samhällsviktig verksamhet (D) Prioritetsklass (D) Prioritetsklass (F) Eftersom samhällsviktiga elanvändare i prioritetsklass 0 och 8 inte längre redovisas i planeringsprocessen bör prioriteringen för dessa samhällsviktiga elanvändare ses över. Excelfilen kommer att bortse från samhällsviktiga elanvändare i prioritetsklass 8 när informationen flyttas från Planeringsdokument 1 till 2. Poäng (E) Poäng (G) När informationen flyttas till Planeringsdokument 1 är det möjligt att den förprogrammerade ekvationen som räknar ut poängsumman försvinner. Ekvationen återställs dock när informationen flyttas till Planeringsdokument 2 och när filen sparas. Gör inga justeringar i denna kolumn. Adress (G) Postadress (H) Postnummer (H) Postnummer (I) Postadress (I) Postort (J) EAN/GS1 (K) Elledning (kolumn fanns ej) Anläggningsidentitet-, GRSN-kod (L) Elledning (P) Information i kolumnen är låst till textformat för att undvika att koden autojusteras (vilket kan ske i äldre versioner av Excel). 21
Gamla mall 1 Planeringsdokument 1 Kolumner i den gamla mallen 1 (2011) Datum (A) Län (B) Kommun (C) Elnätsföretag (D) Objekt (E) Funktion (F) Överför till kolumner i Planeringsdokument 1 (2014) Datum (N) Län (A) Kommun (B) Nätkoncessionshavare (O) Samhällsviktig elanvändare (E) Samhällsviktig verksamhet (D) Kommentar Prioritetsklass (G) Prioritetsklass (F) Eftersom samhällsviktiga elanvändare i prioritetsklass 0 och 8 inte längre redovisas i planeringsprocessen bör prioriteringen för dessa samhällsviktiga elanvändare ses över. Excelfilen kommer att bortse från samhällsviktiga elanvändare i prioritetsklass 8 när informationen flyttas från Planeringsdokument 1 till 2. Poäng (H) Poäng (G) När informationen flyttas till Planeringsdokument 1 är det möjligt att den förprogrammerade ekvationen som räknar ut poängsumman försvinner. Ekvationen återställs dock när informationen flyttas till Planeringsdokument 2 och när filen sparas. Gör inga justeringar i denna kolumn. Adress alternativt Postadress (H) kordinater (I) Postnummer (J) Postnummer (I) Postort (K) Postort (J) EAN/GS1 (L) Elledning (kolumn fanns ej) Anläggningsidentitet-, GRSN-kod (L) Elledning (P) Informationen i kolumnen är låst till textformat för att undvika att koden autojusteras (vilket kan ske i äldre versioner av Excel). 22
Egna anteckningar 23
Denna användarhandledning är en bilaga till Handbok för styrels planeringsomgång 2014 2015. Energimyndigheten, Box 310, 631 04 Eskilstuna Telefon 016-544 20 00, Fax 016-544 20 99 E-post registrator@energimyndigheten.se www.energimyndigheten.se Statens energimyndighet. Bilaga 4 till ET2013:28. Sep 2014. Upplaga 1 000 ex. Grafisk form: Granath Havas WW. Tryck: Arkitektkopia, Bromma