Förfrågningsunderlag huvudhandling 15-111 Säkerhetsdörrar och dörrar med montering Andreas Gustavsson HBV
1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beskrivning av upphandlingen (översiktlig) Upphandlingen avser ramavtal gällande säkerhetsdörrar och dörrar med montering. (Det finns även en egen HBV upphandling för bara leverans av dörrar, 15-105.) 1.2 Referensnummer Upphandlingens referensnummer är 15-111. 1.3 Den upphandlande myndigheten Upphandlande myndighet är Husbyggnadsvaror HBV Förening (702000-9226). I egenskap av inköpscentral genomför HBV denna upphandling för deltagande medlemmar i HBV angivna i bilaga 1a. Även upphandlande myndigheter listade i bilaga 1b omfattas av upphandlingen. Husbyggnadsvaror HBV Förening är en ekonomisk förening som ägs av över 320 medlemmar. Medlemmarna, i huvudsak kommunägda bostadsföretag, omfattas av Lag om offentlig upphandling, LOU (SFS 2007:1091). Ytterligare information om HBV finns på www.hbv.se samt i bilaga 2, Så fungerar HBV - en information till leverantörer. HBV är ISO 14001:2004 certifierad och har en miljöpolicy där HBV som inköpscentral verkar för att miljöpåverkan från egen och medlemmarnas verksamhet ständigt minskas genom att: i kontakter med leverantörer efterfråga varor och tjänster med liten miljöpåverkan informera medlemmarna om varor och tjänster som har liten miljöpåverkan i den dagliga verksamheten hushålla med resurser. Miljölagstiftning och andra krav på miljöområdet ska följas Miljö och etik är viktigt för HBV och en del i detta är HBVs uppförandekod där krav ställs i enlighet med punkt 6.6. Ansvarig upphandlare: Andreas Gustavsson Tel: 08 556 765 37, andreas.gustavsson@hbv.se Frågor gällande upphandlingen ska ställas via webbtjänst i enlighet med punkt 2.3. 1.4 Kontraktsföremålet 1.4.1 Upphandlingens delar Denna upphandling består av följande delar/kategorier som utvärderas var för sig: 2 (22)
Del A1 Säkerhetsdörr av Trä i trapphus med montage Del A2 Säkerhetsdörr av Stål i trapphus med montage Del A3 Säkerhetsdörr med flerpunktlås, tryckesmanövererat i ett grepp, av Stål i trapphus med montage Del B1 Säkerhetsdörr på loftgång av Trä med montage Del B11 Säkerhetsytterdörr av Trä med montage Del B2 Säkerhetsdörr på loftgång av Stål med montage Del B3 Säkerhetsdörr på loftgång av Aluminium med montage Del C1 Förnyad konkurrensutsättning av Säkerhetsdörrar/dörrar med montage (utöver del A & B) gällande övriga klasser, produkter, geografiskt område och ej löpande avrop. Del C2 Projektuppdrag gällande trapphusrenovering med leverans av Säkerhetsdörrar/dörrar/entrépartier med montage och samordning av hantverkare. Del C3 Förnyad konkurrensutsättning av Entrépartier med installation/montage. Anbud kan lämnas på en eller flera kategorier. Det är möjligt att lämna regionalt begränsade anbud och detta ska i så fall anges i anbudet. (Det innebär att en kategori kan ha olika priser beroende var i Sverige montaget utförs. Dvs det går att lämna ett eller flera priser per kategori.) Minsta region som anbud kan begränsas till är att angivna län. Undantag är för Göteborgs- och Malmöområdet. I Göteborg kan man begränsa sig till Göteborg och då gäller kommunerna; Göteborg, Mölndal, Härryda, Lerum, Kungälv, Ale och Kungsbacka. För Malmöområdet Malmö gäller kommunerna; Malmö, Vellinge, Svedala, Burlöv, Lomma, Staffanstorp, Lund, Trelleborg, Kävlinge, Landskrona och Helsingborg. 1.4.2 Produkter/tjänster 1.4.3 Kontraktstid Del A och B (rangordningen) gäller för löpande avrop av säkerhetsdörrar med montering och säkerhetsklass RC3. Del C gäller förnyad konkurrensutsättning. För både Del A, B och C gäller följande förutsättningar: Föreskrifter för produkter och utförande, bilaga 4 Förteckning över säkerhetsdörrar, bilaga 6 Avtalstid är 2015-01-01 2016-12-31 med möjlighet för HBV till ett års förlängning för perioden 2017-01-01 2017-12-31. Därefter har HBV möjlighet till en eller flera förlängningar om tillsammans maximalt 12 månaders så att avtalet som längst kan löpa till 2018-12-31. Om HBV i framtiden erbjuder ett separat och eget ramavtal för entrépartier kommer HBV att säga upp delen för entrépartiet (C3) inom detta avtal. Om så sker ska HBV senast 3 månader skriftligen meddela leverantören om 3 (22)
uppsägning. Dock kan entrépartier levereras i samband med dörrbyte under hela avtalsperioden. 1.4.4 Antagning och villkor för tilldelning Minst 3 leverantörer kommer att antas per kategoridel enligt 1.4.1. Fler leverantörer kan komma att antas för att nå en bra geografisk täckning och ett brett sortiment. Dock gäller att färre anbudsgivare antas om bara en eller två anbudsgivare uppfyller ställda krav. Del A & B (löpande avrop) Leverantörerna kommer att rangordnas, vilket innebär att avrop i första hand ska ske från leverantör nr ett. För det fall leverantör nr ett inte kan leverera eller kvalitetsbrister i utförandet tillfrågas nästa leverantör enligt rangordning i stället till dess leverans kan ske på angivna villkor. Undantag kan göras om särskilda skäl finns t ex att varan inte kan levereras, akut behov, anpassning till befintliga varor/miljö, speciella funktions- och prestandakrav eller miljömål/miljöbeslut. För eventuellt övriga erbjudna produkter och klasser inom området kommer ingen rangordning av leverantörerna att göras. Medlem avropar från den leverantör som har lägst kostnad för efterfrågad produkt. Medlem har tillgång till avtalade leverantörers prislistor för jämförelse. För kategori A3 och B3 gäller särskilda förutsättningar. Blir anbudslämnare ej antagen som nr 1 finns möjlighet att ej stå fast för lämnat anbud dvs ta tillbaka lämnat anbud för dessa kategorier. Detta måste dock skriftligen meddelas till HBV inom en vecka från dagen när tilldelningsmeddelandet skickades ut. Vidare är leverantören ej skyldig att erbjuda/hålla leveranser och dokument under de första 6 månaderna, räknat från avtalsstart för kategorierna A3 och B3. Del C1 (förnyad konkurrensutsättning) Förnyad konkurrensutsättning ska användas vid leveranser som avviker från de löpande avropen. Exempelvis större beställningar gällande helt objekt, område, fastighet, trapphus eller byggnad. Med större beställningar avses leverans som sker samtidigt i tid eller leveranser till ny- eller ombyggnadsprojekt. Förnyad konkurrensutsättning kan omfatta/(även användas vid) andra produkter i samband med dörrleveransen, exempelvis postboxar, tidningshållare, sidoljus, snedtak till boxarna och dörrautomatik. Vidare kan förnyad konkurrensutsättning användas där del A & B ej har någon geografisk täckning. Del C2 (förnyad konkurrensutsättning) Projektuppdrag/trapphusrenovering inklusive leverans med montage av dörrar/entrépartier och samordning av hantverkare. Projekt där leverantören tar ett helhetsuppdrag för trapphusrenoveringen. Dvs uppdrag som omfattar mer än själva utbytet av dörrarna eller är mer omfattande än del A, B eller C1. Renoveringen kan omfatta alla typer av produkter och tjänster som kan förekomma vid en trapphusrenovering, exempelvis målning, ny belysning, renovera trappor eller trappräcken, kompletterande byggarbeten etc. 4 (22)
Leverantören sköter samordningen med olika hantverkare/underentreprenörer och eventuellt beställarens sidoentreprenörer. Del C3 (förnyad konkurrensutsättning) Förnyad konkurrensutsättning av entrépartier med montage. Entrépartierna kan vara av glas, trä, stål eller aluminium. Entrepartier kan levereras med eller utan dörrar och andra produkter. Vidare kan kompletterande byggarbeten, överflyttningar (exempelvis av lås), port-/videotelefon etc ingå. Leverans av bara entrépartier kan utgå under avtalstiden, se vidare punkt 1.4.3. Generellt om förnyad konkurrensutsättning För att bli antagen i någon av delarna C1 C3 måste leverantören först ha blivit antagen i delarna A eller B. I anbudsformuläret anger leverantören vilka delar C1 C3 leveranser kan utföras. Dvs antagna i delarna A eller B blir automatisk antagen i anbudsformuläret angiven del C1 till C3. Leverantörer antagna i delarna C erhåller förfrågan, för utförande i hela Sverige, oberoende av geografisk begränsning eller material i delarna A och B. Förnyad konkurrensutsättning innebär att beställaren inbjuder i ramavtalet antagna leverantörer inom respektive del C1 C3 att på nytt inkomma med anbud avseende visst kontrakt. Vid avrop genom förnyad konkurrensutsättning kan beställaren precisera och komplettera krav och villkor utifrån kontraktet i fråga. Nedan följer en icke uteslutande lista av sådana krav och villkor som beställaren kan precisera och komplettera vid förnyad konkurrensutsättning. - Funktionella och tekniska egenskaper - Färg - Mått - Glaspartier - Klassningar som ljud, brand, säkerhet mm - Låsfunktioner/låsautomatik/port/-videotelefon - Miljöegenskaper - Leveranstid/villkor - Energivärden, täthetsprovning, u-värde - Livscykelkostnader - Kompletterande produkter/tillbehör - Kompetens - Trapphusrenoveringar - Entrépartier - Omfattning - Geografisk placering Tilldelning sker till leverantör som lämnat den lägsta kostnaden på det enskilda kontraktet. Vid förnyad konkurrensutsättning får inte offereras högre priser än de som anbudsgivaren offererat i ramavtalsupphandlingen, undantag kan dock vara ny geografisk täckning eller omfattning. HBV (erbjuder medlemmar hjälp med förnyad konkurrensutsättning) eller medlemmar kan skicka inbjudan om förnyad konkurrensutsättning inom ramavtalet. Vid förnyad konkurrensutsättning gäller villkoren i ramavtalet. 1.5 Volymer 5 (22)
Upphandlingens volym beräknas till ca 80 MSEK per år. HBV har tillfrågat alla medlemmar om de vill vara med på denna upphandling och de medlemmar som inte önskar har tagits bort från listan på avropsberättigade. Volymen beräknas på tidigare årsvolymer justerat för eventuella tillkommande/avgående avropsberättigade enligt bilaga 1a och 1b. Volymen kan ej garanteras och kommer att variera mellan åren pga av bl.a att andel arbete som utförs i egen regi resp. på entreprenad varierar samt tillgängliga budgetmedel. 1.6 Möjlighet att lämna anbud på delar av upphandling Se 1.4.1 1.7 Förutsättningar för upphandlingens genomförande HBV:s syfte med ramavtalen är att tillhandahålla och möjliggöra för sina medlemmar angivna i bilaga 1a och upphandlande myndigheter listade i bilaga 1b (i det följande benämns även sådan upphandlande myndighet medlem ) att avropa från ramavtalen. Avsikten är således att medlemmarna skall komma i åtnjutande av de rättigheter och förmåner som ramavtalet medger men samtidigt fullt ut svara för samtliga däremot svarande förpliktelser och eventuell affärsrisk. Mot denna bakgrund äger HBV rätt att föreskriva att medlemmar är behöriga att erhålla vissa rättigheter eller fullgöra vissa förpliktelser direkt gentemot leverantören. Exempel på sådan rättighet som kan utnyttjas av medlemmarna direkt är avrop i enlighet med villkoren för ramavtalet, avge leveransgodkännanden eller reklamationer, besvara förfrågningar samt lämna eller ta emot information. 1.8 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget 15-111 består av följande handlingar: Denna förfrågan (huvudhandling) dat. 2014-10-17 Bilaga 1a Avropsberättigade medlemmar dat 2014-10-14 Bilaga 1b Övriga som omfattas av upphandlingen dat. 2014-10-14 Bilaga 2 HBV en presentation för leverantörer Bilaga 3 Uppförandekod HBV Bilaga 4 Föreskrifter för produkter och utförande Säkerhetsdörrar och dörrar med montage dat. 2014-10-17 Bilaga 5 Anbudsformulär Säkerhetsdörrar och dörrar med montering dat.2014-10-17 Bilaga 6 Förteckning över Säkerhetsdörrar och dörrar med montering dat.2014-10-17 (förfrågningsunderlaget består både av en pdf- (originalet) och excelfil) 2. ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 Upphandlingsförfarande 6 (22)
Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt LOU. 2.2 Förhandling Eftersom upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande finns normalt inte någon möjlighet till förhandling. Anbudsgivare ombeds därför att lämna ett komplett anbud med alla krav uppfyllda och med bästa möjliga priser. Anbud som ej är kompletta måste normalt förkastas. Reservationer som innebär avsteg mot avtalsvillkor eller föreskrifter är ej tillåtna. 2.3 Frågor om upphandlingen Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt senast 2014-11-17. Frågorna ska ställas via den webbtjänst som HBV använder för distribution av förfrågningsunderlag HBV använder Visma TendSigns webbtjänst. Den kan nås via www.opic.com/sv/tendsign/ eller via www.hbv.se under flik Pågående upphandlingar. Svar på ställda frågor lämnas normalt löpande, dock senast 2014-11-19. HBV kan komma att formulera om ställda frågor för att öka tydligheten i frågan och svaret. Svar på frågor, kompletterande handlingar och andra uppgifter kring upphandlingen, delges registrerade anbudsgivare via webbtjänsten enligt ovan. Anbudsgivare som registrerat sig (och inte avsagt sig uppdatering) via ovanstående adress kommer automatiskt att få e-postmeddelande om svar och kompletteringar. Anbudsgivare som ej hämtat förfrågningsunderlaget i webbtjänst enligt ovan måste själv registrera sig i denna webbtjänst för att kontrollera om några förtydliganden eller kompletteringar distribuerats. 2.4 Förutsättningar för anbudsinlämningen 2.4.1 Anbudets form, innehåll och språk Anbudet ska lämnas i enlighet med Bilaga 5 Anbudsformulär, och där i efterfrågade handlingar. Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, skriftlig och muntlig, ska vara på svenska. Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Lämnas anbud på utskrivna papper, önskas även handlingarna digitalt/usbminne. 7 (22)
Priser ska lämnas i SEK. Priser i anbud ska anges så att hänsyn är tagen till att HBVs administrativa ersättning utbetalas i enlighet med pkt 6.3. 2.4.2 Tillåtna sätt att lämna anbud Anbud ska lämnas skriftligt. Anbud får ej lämnas på andra sätt än angivna i punkt 2.4.3. 2.4.3 Anbudsmärkning och adress Anbud kan lämnas på nedanstående sätt: digitalt via Tendsign, följ de instruktioner som ges via www.opic.com/sv/tendsign/lamna-anbud, efterfrågade handlingar laddas då upp digitalt. Anbudsformulär måste öppnas, sparas ned, därefter fyllas i samt skrivas ut för att undertecknas. Scanna sedan in det undertecknade anbudsformuläret och ladda upp. eller på traditionellt sätt på utskrivna papper, genom att sända in ett anbud i ett förseglat kuvert, som skall vara märkt: Anbud 15-111 Säkerhetsdörrar Anbudet sänds till: Andreas Gustavsson HBV Box 420 59 126 13 STOCKHOLM eller genom att lämna anbud i HBVs reception på Svandammsvägen 24, Midsommarkransen, Stockholm. Receptionen är öppen måndagar till torsdagar 8-12 och 13-16.40 samt fredagar 8-12 och 13-15.30. Är receptionen stängd kan mindre försändelser lämnas i HBVs brevinkast. Anbudet skall vara i ett förseglat kuvert, som skall vara märkt Anbud 15-111 Säkerhetsdörrar. Anbud får ej lämnas via telefax eller e-post. 2.4.4 Sista anbudsdag Anbud ska vara HBV tillhanda senast 2014-11-26. HBV rekommenderar anbudsgivarna att skicka anbud i tid och ta hänsyn till att normal postgång ibland kan ta mer än en dag och att datanätverk med tillhörande utrustning kan ha störningar. 8 (22)
2.4.5 Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltiga i minst sex månader från sista anbudsdag. 2.5 Tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare underrättas via ett tilldelningsmeddelande. Detta utgör ej accept enligt Avtalslagen då avtal sluts genom ett särskilt kontrakt. Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som har registrerats via Webbtjänsten där förfrågningsunderlaget hämtades ut. En avtalsspärr om tio dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal uppkomma. 2.6 Upphandlingssekretess I de fall anbudsgivaren anser att delar i anbudet ska vara föremål för sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren redan i anbudet ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka delar i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs. HBV prövar därefter frågan om sekretes s ska råda i varje enskilt fall. HBVs sekretessbeslut kan prövas av förvaltningsdomstol. 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE OBS! Om kraven nedan ej uppfylls får anbudet ej antas. 3.1 Krav A Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren kommer att uteslutas om anbudsgivaren: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter. Är anbudsgivaren en juridisk person gäller punkt 3 och 4 ovan även för företrädare för anbudsgivaren. 9 (22)
Anbudsgivaren kommer även att uteslutas om denne eller om det är en juridisk person dess företrädare är dömd för brott enligt LOU kap 10 1. Anbudsgivaren ska även vara registrerad för F-skatt eller motsvarande. Till anbudet bifogas Markering med kryss i Anbudsformulär om anbudsgivaren är fri från hinder enligt pkt 1-6. Övriga upplysningar tas in direkt av HBV från Skatteverket. 3.2 Krav B ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska vara ekonomiskt stabil. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A enligt AAA Soliditet (Bisnode Kredit) AB. Denna uppgift kontrolleras av HBV och för de anbudsgivare som är i läge för att bli antagna och där kompletterande uppgifter behövs ska dessa uppgifter efter förfrågan från HBV kunna insändas inom fem arbetsdagar. Till anbudet bifogas Endast uppgift om organisationsnummer i enlighet med Anbudsformulär. 3.3 Krav C Redovisning av miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete 3.3.1 Miljöledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljöledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. Anbudsgivaren ska redovisa sitt miljöledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivning/dokumentation enligt nedan: eller Certifikat för miljöledningssystem enligt ISO 14001, EMAS, FR 2000 eller motsvarande Beskrivning/dokumentation av anbudsgivarens miljöledningsarbete ska minst innehålla: o o o o o o Miljöpolicy Rutin för avvikelser, korrigerande och förbyggande åtgärder Rutin för avfallshantering Rutin för utbildning av personal avseende miljöledningsarbetet Rutin för efterlevnad av lagar inom miljöområdet Rutin för internrevision av miljöledningsarbetet Anbudsgivaren kan med anbudet bifoga nedan information, vilket inte kommer att utvärderas. Informationen kan även anges som webb-länk. Informationen/webb-länken kommer att publiceras i Medlemsportalen på HBVs hemsida. 10 (22)
Anbudsgivarens miljömärkning av produkter, exempelvis Bra Miljöval, Svanen, EU-blomman, FSC, Produkter registrerade i miljödatabaser, exempelvis Basta, Byggvarubedömning, Sunda hus eller motsvarande. REPA-anslutning eller hur producentansvaret för förpackningar uppfylls. LCA (livscykelanalys) på produkter. Anbudsgivaren ska under avtalsperioden, vid uppdatering av eller vid förvärv av nya certifikat/intyg, skicka giltig version till HBVs kontaktperson för ramavtalet. HBV kan under avtalsperioden göra revisioner gällande anbudsgivarens miljöledningsarbete. Anbudsgivaren ska då inom tio (10) arbetsdagar tillhandahålla begärd information. Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 3.3.2 Kvalitetsledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat kvalitetsledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. Anbudsgivaren ska redovisa sitt kvalitetsledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivning/dokumentation enligt nedan: Certifikat för kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001, FR 2000, SWE Q nivå 2 enligt SSF 1044 eller motsvarande eller Beskrivning/dokumentation av anbudsgivarens kvalitetsledningssystem ska minst innehålla: o o o o Kvalitetspolicy Rutin för ständiga förbättringar Rutin för reklamationer Rutin för internrevision av kvalitetsledningssystemet Anbudsgivaren kan med anbudet bifoga nedan information, vilket inte kommer att utvärderas. Informationen kan även anges som webb-länk. Informationen/webb-länken kommer att publiceras i Medlemsportalen på HBVs hemsida. Typpgodkännanden Certifikat Tillverkningskontroll CE-märkning Anbudsgivaren ska under avtalsperioden, vid uppdatering av eller vid förvärv av nya certifikat/intyg, skicka giltig version till HBV. 11 (22)
HBV kan under avtalsperioden göra revisioner gällande anbudsgivarens kvalitetsledningsarbete. Anbudsgivaren ska då inom tio (10) arbetsdagar tillhandahålla begärd information. Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 3.4 Krav D Organisation, Service & Omsättning Anbudsgivarens sortiment, organisation, resurser och leveranskapacitet ska vara dimensionerad för att kunna upprätthålla medlemmarnas efterfrågan på tjänsten inom i anbudet geografiskt angivet område. Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa hur detta uppfylls och sin organisation. I anbudet ska minst redovisas: Organisationen och om underleverantörer används Personal/montörer (minst antal per kategori; montörer x st etc) Kund/garantiservice Tillverkning/lager Geografisk placering/-ar Anbudsgivare ska för år 2013 haft en omsättning inom området om minst 3 MSEK. För nystartade företag gäller att dessa lämnar intyg om motsvarande omsättning under de senaste månaderna eller annat intyg om motsvarande omsättning. Anbudsgivaren lämnar uppgift om omsättning i anbud. Anbudsgivaren ska sedan inom fem arbetsdagar från begäran av HBV kunna visa intyg/verifikation på omsättning. Till anbudet bifogas Beskrivning av punkterna ovan i anbudet. Uppgift om omsättning inom området för 2013 i enlighet med anbudsformulär. 4. KRAV PÅ VARAN / TJÄNSTEN OBS! Om kraven nedan ej uppfylls så får anbudet ej antas. 4.1 Krav E Accept av avtalsvillkor Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformulär att denna accepterar de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlaget utan reservationer eller tillägg. Till anbudet bifogas Accept via kryssruta i Anbudsformulär. 4.2 Krav F Uppfyllande av tekniska krav Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformulär att denna accepterar de tekniska krav som angivits i punkt 1.4.2. 12 (22)
Till anbudet bifogas Accept via kryssruta i anbudsformulär. 4.3 Krav G Uppfyllande av HBVs uppförandekod HBVs uppförandekod, bilaga 3, accepteras i sin helhet Till anbudet bifogas Accept via kryssruta i anbudsformulär. 5. ANBUDSUTVÄRDERING 5.1 De ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden kommer att antas. Justerat pris = Anbudspris * (1- summa nedjusteringsfaktorer) Nedjusteringsfaktorn räknar ner priset om höga poäng på dessa erhålls. Dvs det är fördelaktigt som anbudsgivare att ha en hög nedjusteringsfaktor. Anbud med lägst justerat pris antas. De olika nedjusteringsfaktorerna summeras Räkneexempel Anbudsgivare A och B har lämnat anbudspris på 100 SEK respektive 110 SEK. Anbudsgivarna har erhållit poäng för utvärderingskriterier. Anbudsgivare A har erhållit 5 % + 5 % Anbudsgivare B har erhållit 5 % + 10 % I detta fall skulle anbudsgivare A antas då denna anbudsgivare erhållit lägst justerat pris. Anbudsgivare Jämförelsepris Nedjusteringsfaktor Justerat Pris A 100 5 % och 5 % 100*(1-((5+5)/100))=90 B 110 5 % och 10 % 110*(1-((5+10)/100))=93,5 Det antal anbud enligt pkt 1.4.4 med lägst justerat pris antas. Utvärdering sker enligt följande. Pris Anbudspris beräknas i enlighet med förteckning över säkerhetsdörrar, bilaga 6 per kategori. Pris utvärderas på offererade priser per kategori och på produkter inklusive montage angivna under rubrik C.2 Redovisning av pris inklusive montage i bilaga 4. Utvärderingen omfattar summan av viktade priser/produkter enligt bilaga 6. Utvärderingen baseras på den billigaste redovisade modellen inom respektive kategori. För utvärderad modell är det viktigt att redovisa strikt enligt bilaga 6. 13 (22)
Det är möjligt att redovisa flera modeller. I bilaga 6 framgår ytterligare vad som ingår i utvärderingen. Utelämnat pris prissätts med belastningspris vid utvärdering. Belastningspriset är medelvärdet av lämnade priser + 15 %. Är någon efterfrågad prisuppgift ej relevant för någon aktuell dörr ska detta redovisas tydligt i bilaga 6. Har en majoritet av utvärderade anbudslämnarna ej kunnat redovisa samma efterfrågad prisuppgift kommer prisuppgiften ej ingå i utvärderingen. För utvärdering bifogas följande uppgifter: Priser i enlighet med redovisning per kategori enligt bilaga 6. Kvalitet på montaget/utförandet för uppdraget, nedjusteringsfaktor 10% Utvärdering görs enligt nedan & inskickade beskrivningar/handlingar. Högsta poäng är 10. 10 p ger nedjusteringsfaktor 10%. Övriga i proportion tex 6 p ger 6 %. Poäng erhålls enligt nedan: +3p erhålls om dokumenterad egenkontroll tillämpas på liknande uppdrag. Den dokumenterade egenkontrollen skall omfatta relevanta moment i hela utförandet dvs själva montaget, för- & efterarbete, kommunikation med hyresgäst, återrapportering mm. 1+1 poäng kan erhållas för enklare/mindre beskrivningar/egenkontroller. +3p erhålls om anbudsgivaren idag har ett väl uppbyggt kommunikationsplan för hela utförandet och som beskriver tjänstefunktionen/-utförandet anpassat för aktuellt uppdrag. Kommunikationsplanen ska innehålla beskrivning av helhetsåtagandet och totalansvaret för utförandet. Moment som ska ingå i beskrivningen/planen är merparten av vad som framgår i rubrik E. Priser ska inkludera i bilaga 4. Vidare ska det beskrivas hur personal/montörer utbildas, kompetenskrav, uppföljning och hur kvalitets-/kommunikationsplan implementeras i hela organisationen. Detta ska gälla hela organisationen dvs även gälla eventuella underleverantörer. 1+1 poäng kan erhållas för enklare/mindre beskrivningar/planer. +4p erhålls om anbudsgivaren är certifierad för verksamhet som gäller detta uppdrag enligt ISO-9000 serien eller liknande där oberoende revisioner utförs. Uppfylls åtaganden ej enligt ovan under kontraktstiden utgår vite enlig punkt 6.4. Vid upprepande förseningar/händelser kan resultera i hävning, förtida uppsägning och/eller ändring i rangordningen enligt punkt 6.12. För utvärdering bifogas följande uppgifter: Beskrivning av nuvarande planer, system, egenkontroll, egenkontrollsblanketter, certifikat etc enligt ovan. Leveranstid & akut service, nedjusteringsfaktor 5% Eventuellt kunna erbjuda kortare leveranstid för monteringen när beställaren i särskilda situationer har önskemål och behov av detta och akut service för standardprodukter. Högsta/totala poäng är 5 = nedjusteringsfaktor 5%. Ex. 3 poäng = nedjusteringsfaktor 3%. 14 (22)
Poäng erhålls enligt följande: 2p Leveranstid inom två veckor från beställning av standard-/lagerprodukter. 3p erhålls om akut service senast inom 24 timmar (inom nästkommande arbets-/vardag) från beställning kan erbjudas och etableringstillägget är 2000 SEK eller mindre. 2p erhålls om akut service senast inom 24 timmar (inom nästkommande arbets-/vardag) från beställning kan erbjudas och etableringstillägget är 2500 SEK eller mindre. 1p erhålls om akut service senast inom 24 timmar (inom nästkommande arbets-/vardag) från beställning kan erbjudas och etableringstillägget är 3000 SEK eller mindre. Uppfylls ej tiderna enligt ovan under kontraktstiden utgår vite enlig punkt 6.4. Vid upprepande förseningar/händelser kan resultera i hävning, förtida uppsägning och/eller ändring i rangordningen enligt punkt 6.12. För utvärdering bifogas följande uppgifter: Redovisning och utfästelse i enlighet med ovan så att bedömning kan göras. Delvis redovisning ska göras i bilaga 6 och anbudsformuläret. 6. KONTRAKTSVILLKOR För kontraktsdel med installation gäller ABT 06 Allmänna Bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten, med de ändringar och tillägg som följer av detta underlag. 6.1 Kontraktshandlingar Ett särskilt kontrakt kommer att upprättas. Kontraktshandlingarna gäller i följande rangordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontraktet som överenskommits skriftligt mellan båda parters ombud 2. Kontrakt 3. Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor 5. ABT 06 6. Eventuella förtydligande av anbudshandlingar 7. Anbudshandlingar 6.2 Kommersiella villkor 6.2.1 Ersättningsform Fast pris per st inklusive alla omkostnader. Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer. 15 (22)
Detta betyder att alla avgifter/omkostnader/frakt ska ingå, även miljöavgifter. 6.2.2 Faktureringsvillkor Fakturering sker till HBV som i sin tur vidarefakturerar till den som beställt på avtalet. Fakturan betalas 30 dagar efter ankomst till HBV. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Fakturerings-, uppläggningspåminnelseavgifter eller liknande får inte förekomma. Fakturan ska utställas i elektroniskt standardformat i form av en svefaktura. Fakturan ska innehålla nedanstående information: Fakturanummer Beställnings-, faktura- samt förfallodatum Leverantörens företagsnamn, adress, kontaktuppgifter samt säte Leverantörens referens samt kontaktuppgifter till denna Leverantörens bank- och plusgiro Leverantörens organisationsnummer/momsregistreringsnummer Godkänd för F-skatt Beställarens företagsnamn, leverans- och fakturaadress, och kundnummer hos HBV Märkning av fakturan enligt beställarens önskemål samt beställarens referens (för och efternamn) Artikelnummer, antal, á-pris, momspliktigt belopp, rabatt, momsbelopp samt momssats och totalbelopp Vid kreditering ska ursprungsfakturanummer anges Vid byggtjänster, installation eller montage ska så kallad omvänd byggskatteskyldighet kunna tillämpas gällande moms. Under avtalstiden kommer faktureringsrutinen att ändras vilket kommer att aviseras leverantören tre månader innan. Ändrad faktureringsrutin innebär att fakturan ska ställas ut direkt till den som beställt på avtalet dvs beställarens fakturaadress skall anges och försändelsen ska ske via HBVs fakturaväxel. Fakturan ska utställas i elektroniskt standardformat så som svefaktura, TEAPPS, EHF/PEPPOL BIS, OIOUBL eller annat överenskommet format och skickas till HBVs fakturaväxel vilken driftas av HBVs VAN-leverantör. Den elektroniska fakturan ska innehålla information enligt ovan. I HBVs fakturaväxel utförs faktura- samt priskontroll av fakturerade artiklar. Vid godkänd kontroll vidarebefordras fakturan till avropare och vid icke godkänd priskontroll returneras fakturan till leverantör för rättelse. Fakturan förfaller 30 dagar efter att korrekt faktura ankommit HBVs fakturaväxel, under förutsättning att fakturan ankommit vardag före kl. 12.00. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Leverantören har inte rätt att ta ut någon extra avgift för framtagande eller distribution av elektronisk fakturering. Leverantören ska stå för eventuella implementeringskostnader. 16 (22)
6.2.3 Prisjustering Fast pris utan indexreglering under perioden 2015-01-01 2015-12-31. Därefter finns möjlighet för leverantören att påkalla årsvis indexreglering dock senast 2015-12-31 och ikraftträdandet tidigast 30 dagar efter påkallad reglering. Motsvarande för eventuella ytterligare år. Priset med SCBs ENTREPRENADINDEX X* med september månad 2014 såsom basmånad att jämföra med september månad år 2015 för perioden 2016-01-01 -- 2016-12-31. Motsvarande för eventuella ytterligare år. Indexreglering sker lika på alla priser och 90% av priset indexregleras. Entreprenören påkallar skriftligen om indexreglering senast startdatum innan aktuell (eventuell) årsvis reglering ska träda i kraft. Retroaktiv indexreglering godkänns ej. Leverantören ska senast 30 dagar innan de nya priserna börjar gälla skicka prislista till HBVs kontaktperson för godkännande. X* = Litt 2022 för arbeten med aluminiumdörrar/-partier X* = Litt 2023 för arbeten med ståldörrar/-partier X* = Litt 1034 (50%) & 3011 (50%) för arbeten med trädörrar/-partier Reglering av priser vid förnyad konkurrensutsättning gäller som ovan, om inget annat anges/är överenskommet. 6.2.4 Dröjsmål med betalning Ersättning enligt gällande lagstiftning. Preskriptionstiden för ersättning vid dröjsmål med betalning är 2 månader från att betalning skett. 6.2.5 Leveransförutsättningar 6.2.5.1 Märkning Frakt och montering på plats ska ingå. Vid leverans/montering utanför det geografiska området ska överenskommelse om eventuella tillägg ske med beställaren. Vid förnyad konkurrensutsättning ingår frakt och montering på tillfrågad plats om inget annat anges/är överenskommet. Godset märks med adress, beställare, beställarens referensperson och område eller annan märkning som anges vid avrop. 6.2.5.2 Ordererkännande Ordererkännande/bekräftelse ska alltid skickas, i första hand elektroniskt, till referensperson hos leveransmottagaren om denne inte särskilt meddelat att ordererkännande ej behöver sändas. Vid specialtillverkade/för kund måttanpassade produkter ska en ändringsfrist om minst 3 dagar från det ordererkännandets ankommit beställaren tillämpas. 17 (22)
6.2.6 Avrop Tilldelande av kontrakt på ramavtal, sk avrop/beställning, kan ske av HBV, samt de som omfattas av upphandlingen enligt bilaga 1a och 1b. Dessa kallas nedan beställare. Avrop kan även ske från entreprenör för varor att använda i uppdrag åt beställaren. I dessa fall gäller att en särskild trepartsöverenskommelse upprättas mellan HBV, beställaren och entreprenören som bl.a anger att beställaren är betalningsansvarig i de fall entreprenören ej kan betala. Leverantören kommer att erhålla ett e-postmeddelande om vilket aktuellt belopp som beställaren garanterar betalning till för aktuell entreprenör. Vid ändring av detta belopp, eller om entreprenören mister rätten att avropa på avtalet, erhåller leverantören ett nytt e-postmeddelande. 6.3 HBVs administrativa ersättning HBV ska från leverantören erhålla en administrativ ersättning kvartalsvis i efterskott. Ersättningen är 5 % på total omsättning för alla avrop/beställningar gjorda under avtalstiden (inklusive samtliga tillkommande kostnader såsom t ex emballage, fraktkostnader, miljöavgifter, garantiavgifter, tjänster mm) exklusive mervärdeskatt. Ersättning beräknas på hela beloppet som omsatts och fakturerats oberoende av vilken vara eller tjänst beloppet avser. Ersättningen ska utbetalas till HBV, inklusive mervärdesskatt, senast en månad efter avslutat kvartal. Vid senare betalning erhåller HBV dröjsmålsränta enligt räntelagen. Första utbetalning ska ske i april månad och avse perioden januari månad till och med mars månad. Priser och rabattsatser ska alltid anges så att de inkluderar HBVs administrativa ersättning. Ersättningen ska täcka HBVs administrativa kostnader samt volymbonus till HBVs medlemmar. Överskottet utbetalas normalt till medlemmarna i form av återbäring i % på gjorda inköp på HBV-avtal. Utbetalning av HBVs administrativa ersättning görs genom att kreditnota på ersättningen sänds till HBV elektroniskt. Av fakturan ska framgå att det avser utbetalning av administrativ ersättning, ramavtalsområde samt för vilken period. Underlag för beräkningen ska bifogas. Under avtalstiden kommer handhavandet av den administrativa ersättning att ändras vilket kommer att aviseras leverantören tre månader innan. Förändringen innebär att HBV kommer att fakturera leverantör den administrativa ersättningen en gång per månad/varje kvartal/en gång om året. Fakturan kommer att innehålla information om avtalsområde, beräkning samt vilken period. 6.4 Vite vid försening Leverantören ska om denne överskrider avtalad tidpunkt för leverans (leverans omfattar allt som framgår i förfrågningsunderlaget, exempelvis 18 (22)
återrapportering) utge vite om 2 % på köpesumman för den del som avser försenad leverans. Vitet är dock minst 2 000 kr per påbörjad vecka. Leverantören är dock inte skyldig att utge vite för mer än 10 påbörjade förseningsveckor. Vid eventuell akut service ska det utgå vite med minst 2000 SEK (plus eventuella omkostnader, exempelvis för väktare) per påbörjat dygn varmed leverantören överskrider avtalad tidpunkt. Upprepade förseningar i leveranser anses som avvikelse mot avtalsvillkor och kan resultera i hävning, förtida uppsägning enligt punkt 6.12 och/eller undantag i rangordning. 6.5 Garantitid 5 års garanti från godkänd installation. 6.6 Uppförandekod HBV ställer krav på leverantörer att följa en social uppförandekod för produktion av varor i såväl Europa som i övriga delar av världen. Kraven innebär beträffande barnarbete att FN:s konvention om Barns Rättigheter följs liksom ILO:s konvention för definition av barn. Arbetarnas anställningsvillkor ska innehålla grundläggande rättigheter, följa lokal lagstiftning och rekommenderad lönenivå. HBV förbehåller sig rätten att med tredje part utföra inspektioner, för att försäkra sig om efterlevnad. Se Bilaga 3, Uppförandekod HBV. 6.7 Underleverantörer Vid förfrågan från HBV eller medlem ska uppgifter om vilka underleverantörer och underentreprenörer som används kunna lämnas. Vidare gäller att samtliga underleverantörer måste ha fullgjort sina åtaganden för skatter och socialförsäkringsavgifter. Leverantören ansvarar för underleverantören på motsvarande sätt som om leverantören själv utfört underleverantörens montage, åtagande och utförande. Bemanningsföretag/arbetskraftstillhandahållare likställs med underleverantör. 6.8 Tillhandahållande av uppgifter från leverantören under avtalstiden Statistik Leverantören ska halvårsvis lämna statistik där minst följande framgår: Avropsbelopp för enskild medlem Avrop per artikel, inkl artikelnummer (totalt antal artiklar och totalt belopp) Avropsbelopp per produktkategori (totalt avropat) 19 (22)
Orderstorlek per avrop Vid förfrågan ska även statistik kunna tillhandahållas inom 10 arbetsdagar med antal artiklar per avrop och medlem och summan per artikel. Prislistor Leverantören ska kunna lämna prislistor i sökbar fil i format xls eller xlsx som minst inkluderar artikelgrupp, artikelnummer, benämning, enhet och priser. Vid tillägg (annan specifikation, klassning & tillbehör etc) till dörrar, och som ej framgår av anbuds-/avtalshandlingarna, får priset ej vara högre än leverantörens officiella prislistor. Kundservice Ha kundservice och bemanning, nåbara på telefon under kontorstid. Information Information och dokumentation till HBV ska om möjligt samlas ihop till så få dokument/pdf som möjligt. Informationen kan även anges som webb-länk. Informationen/webb-länken kommer att publiceras i Medlemsportalen på HBVs hemsida. Leverantören ska under avtalsperioden, vid uppdatering av uppgifter, länkar, kontaktakpersoner eller vid förvärv av nya certifikat/intyg, meddela och skicka nya uppgifter/version till HBV. 6.9 Möten Leverantören ska efter kallelse från HBV kunna delta i startmöte samt ett uppföljningsmöte per år. Möten genomförs normalt hos HBV och ersättning erhålls ej för dessa möten. Vid behov, tex vid leveransförseningar, kvalitetsproblem kan möten behöva ske oftare. Möten med avropande/beställande medlemmar ingår också i uppdraget. 6.10 Försäkring Leverantören ska ha erforderlig ansvarsförsäkring och allriskförsäkring för skador på entreprenaden enligt ABT 06. Det innebär en ansvarsförsäkring om minst 200 prisbasbelopp under tiden från leverans till garantitidens upphörande. Kopia som styrker ovanstående ska kunna överlämnas efter förfrågan från HBV. 6.11 Överlåtelse Leverantören har inte rätt att överlåta kontrakt eller del av kontrakt till annan part utan att först erhållit HBVs skriftliga godkännande. 20 (22)
6.12 Hävning Hävning Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om leverantören eller anlitad underleverantör inte fullgör sina åtaganden beträffande att avlägga skatter, socialförsäkringsavgifter och övriga betalningsålägganden som enligt lag åvilar leverantören. Med tillägg till övriga villkor äger HBV rätt att häva kontraktet i förtid med en månads uppsägningstid om leverantören trots tre skriftliga reklamationer eller avvikelser inte iakttar kontraktsvillkoren. Ej uppfylld miljöutfästelse räknas som avvikelse. Som avvikelse räknas även om leverantör bryter mot HBVs uppförandekod och leverantören inte vidtar åtgärder inom skälig tid från skriftligt påtalande från HBV. Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om leverantörens ekonomiska stabilitet försämras till rating C enligt AAA Soliditet (Bisnode Kredit) AB. Förtida uppsägning Vid sidan av hävningsreglerna, ovan, har beställaren (HBV) vid var tid rätt att säga upp ramavtalet/beställningen/löpande avropen/rangordningen till upphörande och/eller för återstående avtalstid om enligt beställarens suveräna bedömning någon av följande (nedan) uppsägningsgrunder föreligger. HBV kan säga upp ramavtalet och medlemmen kan säga upp enskilda beställningen/löpande avropet: - Leverantören brister i fullgörande att bedriva sin verksamhet så att den innebär åsidosättande av lag eller kollektivavtal eller på annat sätt strider mot vad som är allmänt godtaget inom entreprenörens kollektivavtalsområde. Entreprenören ska kräva samma utfästelse av anlitad underentreprenör. - Leverantören inte fullgör sina åtaganden beträffande att avlägga skatter, sociala avgifter, mervärdesskatt och övriga betalningsåliggande som enligt lag eller kollektivavtal åvilar entreprenören - Leverantören försätts i konkurs eller eljest befinns vara på sådant obestånd att utföraren inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden, t ex erhåller rating C hos AAA Soliditet (Bisnode Kredit). - Leverantören vid upprepade tillfällen underlåtit att hålla överenskomna igångsättnings och färdigställandetider, utan att grund för förlängning av kontraktstiden förelegat enligt 4 kap 3 ABT 06. - Leverantören vid upprepade tillfällen orsakar problem som resulterar i klagomål från brukare och/eller hyresgäster - Leverantören underlåter att ställa begärd säkerhet eller tillhandahålla avtalat försäkringsskydd. 21 (22)
6.13 Tvist - Leverantören under en längre sammanhängande period (mer än två (2) månader) avböjt att utföra arbete som avropats eller förklarat sig inte kunna utföra arbete under sådan tid. - Leverantören vid fler än ett tillfälle anlitar underleverantör som inte godkänts av beställaren. - Leverantören vid fler än ett tillfälle överfakturerar beställaren. Med överfakturera avses att entreprenören debiterar mer timmar, eller fel timarvode, än som motsvarar faktiskt utfört arbete på byggarbetsplatsen eller materialinköp som inte kommit till användning. Beställaren gör stickprovskontroller löpande för att kontrollera efterlevnaden av detta. Vid förtida uppsägning enligt ovan ska beställaren innan uppsägning sker tillställa entreprenören en (1) skriftlig varning om att uppsägning kan komma ifråga om förseelsen upprepas. Vid sådan uppsägning har ingen av parterna något krav på den andra för den skada respektive part må drabbas av genom att Ramavtalet/beställningen/löpande avropet sägs upp i förtid. Sådan uppsägning ska inte påverka arbete som pågår vid tidpunkt för uppsägningen utan endast innebära att ytterligare avrop ej kommer komma ifråga. Beställaren kan efter detta välja annan leverantör i ramavtalet. Tvist ska oberoende av belopp avgöras i allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. 22 (22)