Förfrågningsunderlag huvudhandling Elmaterial och belysning

Transkript

1 Förfrågningsunderlag huvudhandling Elmaterial och belysning Rickard Andersson HBV

2 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beskrivning av upphandlingen (översiktlig) Upphandlingen avser ramavtal gällande leveranser av elmaterial och belysning. 1.2 Referensnummer Upphandlingens referensnummer är Den upphandlande myndigheten Upphandlande myndighet är Husbyggnadsvaror HBV Förening ( ). I egenskap av inköpscentral genomför HBV denna upphandling för deltagande medlemmar i HBV angivna i bilaga 1a. Även upphandlande myndigheter listade i bilaga 1b omfattas av upphandlingen. Husbyggnadsvaror HBV Förening är en ekonomisk förening som ägs av över 300 medlemmar. Medlemmarna, i huvudsak kommunägda bostadsföretag, omfattas av Lag om offentlig upphandling, LOU (SFS 2007:1091). Ytterligare information om HBV finns på samt i bilaga 2, Så fungerar HBV - en information till leverantörer. HBV är ISO 14001:2004 certifierad och har en miljöpolicy där HBV som inköpscentral verkar för att miljöpåverkan från egen och medlemmarnas verksamhet ständigt minskas genom att: i kontakter med leverantörer efterfråga varor och tjänster med liten miljöpåverkan. informera medlemmarna om varor och tjänster som har liten miljöpåverkan. i den dagliga verksamheten hushålla med resurser. Miljölagstiftning och andra krav på miljöområdet ska följas. Miljö och etik är viktigt för HBV och en del i detta är HBVs uppförandekod där krav ställs i enlighet med punkt 6.6. Ansvarig upphandlare: Rickard Andersson Tel: Epost: rickard.andersson@hbv.se Frågor gällande upphandlingen ska ställas via webbtjänst i enlighet med punkt Kontraktsföremålet Upphandlingens delar Denna upphandling är inte indelad i olika delområden Produkter/tjänster 2 (19)

3 1.4.3 Avtalstid Upphandlingen avser ramavtal gällande leveranser av elmaterial som exempelvis kabel, belysningsarmaturer, gatubelysningsstolpar, ljuskällor, strömbrytare, eluttag, installationsmaterial, förläggningsutrustning, datanätsmaterial, centraler, motorvärmare, laddstolpar, elvärme och där till hörande produkter. Även utrustning för elproduktion med solceller ingår. Utrustning för elproduktion med solceller kan under avtalstiden komma att upphandlas separat av HBV och kommer i så fall att utgå ur detta ramavtalsområde med en uppsägningstid om tre (3) månader. Belysningsarmaturer för badrum och kök kan komma att ingå i HBVs ROTpaket, ett paket där material för renovering av ett badrum eller kök, köps som en enhet och packat per rum. Dessa ROT-paket ingår i HBVs ramavtalsområde för Rörmaterial Även handukstork kan komma att ingå i ROT-paket. Avtalstiden är med möjlighet för HBV till en eller flera förlängningar. Den sammanlagda avtalstiden inklusive förlängningar kan maximalt bli fyra (4) år. Om avtalstidens start förskjuts på grund av försening i upphandlingsprocessen, exempelvis på grund av överprövning, förskjuts avtalstidens slut i motsvarande mån. Sker inte förlängning upphör avtalet utan föregående uppsägning vid avtalstidens slutdatum Antagning och villkor för tilldelning Tre leverantörer planeras att antas. Om de tre första placerade anbudsgivarna inte kan erbjuda butiker i hela Sverige eller om några av anbudsgivarna på plats ett till tre tillhör samma koncern kan fler anbudsgivare komma att antas för att få bättre konkurrens. Avrop genom rangordning Avrop som inte omfattas av förnyad konkurrensutsättning enligt nedan ska avropas enligt rangordning, vilket innebär att avrop i första hand ska ske från leverantör nr ett. För det fall leverantör nr ett inte kan leverera tillfrågas nästa leverantör enligt rangordning till dess leverans kan ske på beställarens angivna villkor. Undantag kan göras om särskilda skäl finns t ex att varan inte kan levereras, anpassning till befintliga varor/miljö eller speciella funktionsoch prestanda-krav. Undantag kan även göras om ett brådskande behov av varan uppstått och leverantör med lägre rangordning har butik på orten där varan finns tillgänglig. Avrop genom förnyad konkurrensutsättning Avrop från ramavtalet som uppskattas till ett totalbelopp om SEK eller högre sker genom förnyad konkurrensutsättning enligt 5 kap. 7 LOU. Förnyad konkurrensutsättning innebär att beställaren inbjuder i ramavtalet antagna leverantörer att på nytt inkomma med anbud ( avropssvar ) avseende visst kontrakt. 3 (19)

4 1.5 Volymer Vid avrop genom förnyad konkurrensutsättning kan beställaren precisera och komplettera krav och villkor utifrån kontraktet i fråga. Tillämpningen kan ske både som obligatoriska krav och utvärderingskriterier beroende på beställarens behov. Utvärderingskriterier kan rangordnas och viktas beroende på beställarens behov. Nedan följer en icke uteslutande lista av sådana krav och villkor som beställaren kan precisera och komplettera vid förnyad konkurrensutsättning. Pris/totalkostnad under angiven period Funktionella och tekniska egenskaper Design Leveranstid/villkor Garantitid Vid förnyad konkurrensutsättning får inte offereras högre pris än de som anbudsgivaren offererat i ramavtalsupphandlingen. Upphandlingens volym beräknas till ca 200 MSEK per år. HBV har tillfrågat alla medlemmar om de vill vara med på denna upphandling och de medlemmar som tackat nej har tagits bort från listan på avropsberättigade. Volymen beräknas på tidigare årsvolymer justerat för eventuella tillkommande/avgående avropsberättigade enligt bilaga 1a och 1b. Volymen kan ej garanteras och kommer att variera mellan åren bl.a av att andel arbete som utförs i egen regi eller på entreprenad varierar samt av tillgängliga budgetmedel. Av volymen under 2013 var ca 25 % köp från entreprenörer som utfört arbete åt medlemmen, sk trepartsavtal. 1.6 Möjlighet att lämna anbud på delar av upphandling Upphandlingen är ej indelad i delar så det är ej möjligt att lämna anbud på delar eller geografiska områden. 1.7 Förutsättningar för upphandlingens genomförande HBVs syfte med ramavtalen är att tillhandahålla och möjliggöra för sina medlemmar angivna i bilaga 1a och upphandlande myndigheter listade i bilaga 1b (i det följande benämns även sådan upphandlande myndighet medlem ) att avropa från ramavtalen. Avsikten är således att medlemmarna ska komma i åtnjutande av de rättigheter och förmåner som ramavtalet medger men samtidigt fullt ut svara för samtliga däremot svarande förpliktelser och eventuell affärsrisk. Mot denna bakgrund äger HBV rätt att föreskriva att medlemmar är behöriga att erhålla vissa rättigheter eller fullgöra vissa förpliktelser direkt gentemot leverantören. Exempel på sådan rättighet som kan utnyttjas av medlemmarna direkt är avrop i enlighet med villkoren för ramavtalet, avge leveransgodkännanden eller reklamationer, utkräva vite, besvara förfrågningar samt lämna eller ta emot information. 1.8 Förteckning över förfrågningsunderlaget 4 (19)

5 Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Denna förfrågan dat Bilaga 1a Avropsberättigade medlemmar dat Bilaga 1b Övriga som omfattas av upphandlingen dat Bilaga 2 HBV en presentation för leverantörer dat Bilaga 3 Föreskrifter dat Bilaga 4 Anbudsformulär dat Bilaga 5 HBVs Uppförandekod Bilaga 6 Nettopriser dat Bilaga 7 Rabattbrevskorg dat Bilaga 8 Armaturer dat ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt LOU. 2.2 Förhandling Eftersom upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande finns normalt inte någon möjlighet till förhandling. Anbudsgivare ombeds därför att lämna ett komplett anbud med alla krav uppfyllda och med bästa möjliga priser. Anbud som ej är kompletta måste normalt förkastas. Reservationer som innebär avsteg mot avtalsvillkor eller föreskrifter är ej tillåtna. 2.3 Frågor om upphandlingen Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt senast Frågorna ska ställas via den webbtjänst som HBV använder för distribution av förfrågningsunderlag HBV använder Visma TendSigns webbtjänst. Den kan nås via eller via under Pågående upphandlingar. Svar på ställda frågor lämnas senast HBV kan komma att formulera om ställda frågor för att öka tydligheten i frågan och svaret. Svar på frågor, kompletterande handlingar och andra uppgifter kring upphandlingen, delges registrerade anbudsgivare via webbtjänsten enligt ovan. Anbudsgivare som registrerat sig (och inte avsagt sig uppdatering) via ovanstående adress kommer automatiskt att få e-postmeddelande om svar och kompletteringar. Anbudsgivare som ej hämtat förfrågningsunderlaget i webbtjänst enligt ovan måste själv registrera sig i denna webbtjänst för att kontrollera om några förtydliganden eller kompletteringar distribuerats. 5 (19)

6 2.4 Förutsättningar för anbudsinlämningen Anbudets form, innehåll och språk Anbudet ska lämnas i enlighet med Bilaga Anbudsformulär, och där i efterfrågade handlingar. Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, skriftlig och muntlig, ska vara på svenska. Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Priser ska lämnas i SEK och exklusive mervärdesskatt. Priser i anbud ska anges så att hänsyn är tagen till att HBVs administrativa ersättning utbetalas i enlighet med pkt Tillåtna sätt att lämna anbud Anbud får ej lämnas på annat sätt än angivet i punkt Anbudsmärkning och adress Anbud lämnas: digitalt via Tendsign. Följ de instruktioner som ges via efterfrågade handlingar laddas då upp digitalt. Anbudsformulär måste öppnas, sparas ned, därefter fyllas i samt skrivas ut för att undertecknas. Scanna sedan in det undertecknade anbudsformuläret och ladda upp. Anbud får ej lämnas via fax, e-post, post eller direkt till HBV Sista anbudsdag Anbud ska vara HBV tillhanda senast HBV rekommenderar anbudsgivarna att skicka anbud i tid och ta hänsyn till att datanätverk med tillhörande utrustning kan ha störningar Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltigt i minst sex månader från sista anbudsdag. 2.5 Tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare underrättas via ett tilldelningsmeddelande. Detta utgör ej accept enligt Avtalslagen då avtal sluts genom ett särskilt kontrakt. Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som har registrerats via Webbtjänsten där förfrågningsunderlaget hämtades ut. 6 (19)

7 En avtalsspärr om tio dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal uppkomma. 2.6 Upphandlingssekretess I de fall anbudsgivaren anser att delar i anbudet ska vara föremål för sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren redan i anbudet ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka delar i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs. HBV prövar därefter frågan om sekretess ska råda i varje enskilt fall. HBVs sekretessbeslut kan prövas av förvaltningsdomstol. 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE OBS! Om kraven nedan ej uppfylls får anbudet ej antas. 3.1 Krav A Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren kommer att uteslutas om anbudsgivaren: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter. Är anbudsgivaren en juridisk person gäller punkt 3 och 4 ovan även för företrädare för anbudsgivaren. Anbudsgivaren kommer även att uteslutas om denne eller om det är en juridisk person dess företrädare är dömd för brott enligt LOU kap Anbudsgivaren ska även vara registrerad för F-skatt eller motsvarande. Till anbudet bifogas: Markering med kryss i Anbudsformulär om anbudsgivaren är fri från hinder enligt pkt 1-6. Övriga upplysningar tas in direkt av HBV från Skatteverket. 3.2 Krav B ekonomisk stabilitet och omsättning 7 (19)

8 Anbudsgivaren ska vara ekonomiskt stabil. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A enligt Bisnode Kredit AB. Denna uppgift kontrolleras av HBV och för de anbudsgivare som är i läge för att bli antagna och där kompletterande uppgifter behövs ska dessa uppgifter efter förfrågan från HBV kunna insändas inom fem arbetsdagar. Anbudsgivaren ska det senaste året haft en omsättning för leveranser av elmaterial på minst 100 MSEK per år. Till anbudet bifogas: Endast uppgift om organisationsnummer i enlighet med Anbudsformulär. Uppgift om omsättning för leveranser av elmaterial i enlighet med Anbudsformulär. 3.3 Krav C Redovisning av miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete Miljöledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljöledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha: Certifikat för miljöledningssystem enligt ISO 14001, EMAS, FR 2000 eller motsvarande eller o o o o o o Miljöpolicy Namn på miljöansvarig Rutin för avvikelser, korrigerande och förbyggande åtgärder Rutin för avfallshantering Rutin för utbildning av personal avseende miljöledningsarbetet Rutin för internrevision av miljöledningsarbetet Anbudsgivaren ska under avtalsperioden, vid uppdatering av eller vid förvärv av nya certifikat/intyg, skicka giltig version till HBVs kontaktperson för ramavtalet. HBV kan under avtalsperioden göra revisioner gällande anbudsgivarens miljöledningsarbete. Anbudsgivaren ska då inom tio (10) arbetsdagar tillhandahålla begärd information. Till anbudet bifogas: Uppgift via kryssruta om kraven uppfylls. Dokumentation som styrker detta ska sedan kunna översändas inom tre arbetsdagar från förfrågan Kvalitetsledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat kvalitetsledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha: 8 (19)

9 Certifikat för kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001, FR 2000 eller motsvarande eller o Kvalitetspolicy o Namn på kvalitetsansvarig o Rutin för ständiga förbättringar o Rutin för reklamationer o Rutin för internrevision av kvalitetsledningssystemet Anbudsgivaren ska under avtalsperioden, vid uppdatering av eller vid förvärv av nya certifikat/intyg, skicka giltig version till HBV. HBV kan under avtalsperioden göra revisioner gällande anbudsgivarens kvalitetsledningsarbete. Anbudsgivaren ska då inom tio (10) arbetsdagar tillhandahålla begärd information. Till anbudet bifogas: Uppgift via kryssruta om kraven uppfylls. Dokumentation som styrker detta ska sedan kunna översändas inom tre arbetsdagar från förfrågan. 4. KRAV PÅ VARAN / TJÄNSTEN OBS! Om kraven nedan ej uppfylls så får anbudet ej antas. 4.1 Krav D Accept av avtalsvillkor Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformulär att denna accepterar de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlaget utan reservationer eller tillägg. Till anbudet bifogas: Accept via kryssruta i anbudsformulär. 4.2 Krav E Krav på butiker Anbudsgivaren ska under avtalstiden ha butiker/hämtlager på minst 20 orter, öppna minst sju timmar per vardag, med undantag dag före röd dag, och ha minst elartiklar i lager i alla dessa butiker. För Stockholmsområdet, Göteborgsområdet och Malmöområdet räknas hela området inom 20 km från centrum till orten. Till anbudet bifogas: Accept via kryssruta i anbudsformulär. 4.3 Krav F Uppfyllande av HBVs uppförandekod HBVs uppförandekod, bilaga 5, accepteras i sin helhet. Till anbudet bifogas: Accept via kryssruta i anbudsformulär. 9 (19)

10 5. ANBUDSUTVÄRDERING 5.1 Anbud med lägst justerat pris kommer att antas. Justerat pris = Anbudspris*(1- summa nedjusteringsfaktorer) Nedjusteringsfaktorn räknar ner priset om höga poäng på dessa erhålls. Dvs det är fördelaktigt som anbudsgivare att ha en hög nedjusteringsfaktor. Anbud med lägst justerat pris antas. De olika nedjusteringsfaktorerna summeras Räkneexempel Anbudsgivare A och B har lämnat anbudspris på 100 SEK respektive 110 SEK. Anbudsgivarna har erhållit poäng för utvärderingskriterier. Anbudsgivare A har erhållit 5 % Anbudsgivare B har erhållit 6 % I detta fall skulle anbudsgivare B antas då denna anbudsgivare erhållit lägst justerat pris. Anbudsgivare Anbudspris Nedjusteringsfaktor Justerat Pris A % 100*(1-(5/100))=95 B % och 10 % 110*(1-((5+10)/100)))=93,5 I ovan angivna exempel har anbudsgivare B lägst justerat anbudspris och kommer därmed att antas. Anbudspris beräknas enligt följande: Anbudspriset beräknas som summan av nettopriskorgen + summan av kostnaden för rabattbrevskorgen. Summorna beräknas på kostnaden per artikel multiplicerat med antal för utvärdering. Nettopriser Nettopriser anges i bilaga 6 och enligt där i angivna föreskrifter. Rabattbrevskorg En rabattbrevskorg kommer att användas för en del av utvärderingen av priset. Rabattbrevskorgen är uppbyggd på samma sätt som nettoprisbilagan med olika artiklar specificerad med E-nr och antal för utvärdering. Rabattbrevskorgen har satts samman för att kunna ta hänsyn till priset även på övrigt sortiment. HBV kommer att sända uppgift om vilka artiklar som ingår i rabattbrevskorgen till Notarius Publicus före sista anbudsdag för att någon oberoende ska kunna verifiera att varukorgen hade ställts samman innan anbuden öppnats. Rabattbrevskorgen omfattar varor till ett värde av ca 4/5 (80%) av nettopriskorgens totalvärde, beräknat på genomsnittligt pris 2014 för köp från rangordnad ett på HBV-avtal inom elmaterial. Exempelvis om nettopriskorgens värde är ca 10 Mkr så är rabattbrevkorgens värde ca 8 Mkr. Hur rabattbrevskorgen fördelas mellan E-nummerbankens olika listor framgår i tabellunderlag för rabattbrevskorg, bilaga 7. De artiklar som väljs ut för att ingå i rabattbrevskorgen är ett urval av artiklar som dels inte ingår i nettopriskorgen och dels har köpts i betydande mängd under 2014 på HBV-avtal. Med betydande mängd avses minst 1000 kr. 10 (19)

11 Anbudsgivarna kommer således inte att känna till exakt vilka artiklar som ingår rabattbrevskorgen vid anbudsgivningstillfället. Anbudsgivare ska med sitt anbud skicka med en prislista med ett sk. rabattbrev som anger vilken rabatt som lämnas för alla varor i leverantörens olika materialklasser. Anbudsgivaren får själv välja hur varorna grupperas i materialklasser. En rabatt anges per materialklass. Rabatten ska lämnas på den prislista som leverantören sänder till EIOs prislistetjänst. Om leverantören ej deltar i EIOs prislistetjänst ska den prislista som har störst omsättning användas. I prislistan med rabattbrev som sänds in i ett format läsbart i Excel ska minst följande uppgifter framgå: E-nummer (om artikel saknar E-nummer ska annat artikelnummer anges) benämning materialklass enhet pris utan rabatt rabatt pris efter rabatt. Priser ska vara enligt den vid sista anbudsdag gällande prislistan. Efter anbudsöppning kommer HBV att sända rabattbrevskorgen till anbudsgivarna som får fylla i vad priset är för aktuell artikel i tidigare inskickad prislista eller för eventuell alternativ artikel som motsvarar den efterfrågade artikeln. Samma regler för likvärdighet gäller som för artiklar i nettopriskorgen. Anbudsgivarna ska inom fem (5) arbetsdagar från förfrågan ange svar. HBV kommer preliminärt att översända rabattbrevskorgen inom en vecka efter sista anbudsdag. För anbudsgivare som inte har någon vara som uppfyller kraven sätts ett belastningspris på varan som motsvarar HBVs pris giltigt med nuvarande leverantör med rangordning ett + 20% En ny artikel som tillkommer under avtalstiden ska få en rabatt som motsvarar rabatt på liknande varor. Vara som byter materiaklass ska få ett pris som är bättre eller lika innan bytet av materialklass. Nedjusteringsfaktorer Webbhandel. Leverantörer som kan erbjuda en webbhandelsida som skapar mervärden för HBV:s medlemmar erhåller ett nedjusteringstal om maximalt 2 %. Vardera nedan angiven funktion motsvarar 0,2 % i nedjusteringsfaktor: På webbhandelsidan ska avtalade produkter markeras/belysas. Det ska även framgå avtalat pris på produkten. Det ska gå att söka enbart bland avtalade nettoprisprodukter. Om detta sker genom skapandet av t.ex. enskilda beställningslistor ska leverantören skapa dessa för varje enskild medlem Det ska vara möjligt för medlemmar att skapa och spara beställningslistor (minst 4 olika stycken per inloggning) 11 (19)

12 Produkter med bra miljöval särskiljs från standardprodukter, t.ex. genom en miljösymbol. Lagersaldo i webbhandel och i butik ska vara utläsbart med följande eller motsvarande o Finns i lager o Slut i lager Nedan angiven funktion motsvarar 0,5 % i nedjusteringsfaktor: Sökmotorn ska tillhandahålla korsreferenser. Om en medlem söker efter en ej nettoprissatt produkt ska sökmotorn ge förslag på både sökt produkt och på motsvarande nettoprissatt produkt. Sökmotorn ska tillhandahålla korsreferenser. Om en medlem söker efter en standardprodukt ska sökmotorn ge förslag på både sökt produkt och på motsvarande bra miljöval-produkt För att ovanstående ska kunna utvärderas ska dokumentation/beskrivning av om ovanstående funktioner finns eller ej bifogas med anbudet. En inloggning till webbhandeln ska också bifogas anbudet. 6. KONTRAKTSVILLKOR För kontraktet gäller ALEM 09, med de ändringar och tillägg som följer av detta underlag. 6.1 Kontraktshandlingar Ett särskilt kontrakt kommer att upprättas. Kontraktshandlingarna gäller i följande rangordning: 1. Ändringar och tillägg under avtalsperioden, skriftligt överenskomna av båda parters ombud 2. Kontrakt 3. Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor 5. ALEM Eventuella förtydligande anbudshandlingar 7. Anbudshandlingar 6.2 Kommersiella villkor Ersättningsform Fast pris per st inklusive alla omkostnader. Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer. Vid byggtjänster, installation eller montage ska sk omvänd skatteskyldighet inom byggsektorn kunna tillämpas gällande moms om beställaren åberopar detta. Detta betyder att alla avgifter/omkostnader/frakt ska ingå, även miljöavgifter. 12 (19)

13 6.2.2 Faktureringsvillkor Fakturering sker till HBV som i sin tur vidarefakturerar till den som beställt på avtalet. Fakturan betalas 30 dagar efter ankomst till HBV. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Fakturerings-, uppläggningspåminnelseavgifter eller liknande får inte förekomma. Fakturan ska utställas i elektroniskt standardformat i form av en Svefaktura. Fakturan ska innehålla nedanstående information: Fakturanummer Beställnings-, faktura- samt förfallodatum Leverantörens företagsnamn, adress, kontaktuppgifter samt säte Leverantörens referens samt kontaktuppgifter till denna Leverantörens bank- och plusgiro Leverantörens organisationsnummer/momsregistreringsnummer samt GLN-nummer. Godkänd för F-skatt Beställarens företagsnamn, leverans- och fakturaadress, och kundnummer hos HBV Märkning av fakturan enligt beställarens önskemål samt beställarens referens (för och efternamn) Artikelnummer, antal, á-pris, momspliktigt belopp, rabatt, momsbelopp samt momssats och totalbelopp Vid kreditering ska ursprungsfakturanummer anges Under avtalstiden kommer faktureringsrutinen att ändras vilket kommer att aviseras leverantören tre månader innan. Ändrad faktureringsrutin innebär att fakturan ska ställas ut direkt till den som beställt på avtalet dvs beställarens fakturaadress ska anges och försändelsen ska ske via HBVs fakturaväxel. Fakturan ska utställas i elektroniskt standardformat så som Svefaktura BIS 5A 2.0 eller annat överenskommet format och skickas till HBVs fakturaväxel som driftas av HBVs VAN-leverantör. Den elektroniska fakturan ska innehålla information enligt ovan. I HBVs fakturaväxel utförs faktura- samt priskontroll av fakturerade artiklar. Vid godkänd kontroll vidarebefordras fakturan till avropare och vid icke godkänd priskontroll returneras fakturan till leverantör för rättelse. Fakturan förfaller 30 dagar efter att korrekt faktura ankommit HBVs fakturaväxel, under förutsättning att fakturan ankommit vardag före kl Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Leverantören har inte rätt att ta ut någon extra avgift för framtagande eller distribution av elektronisk fakturering. Leverantören ska stå för eventuella implementeringskostnader Prisjustering Både för nettopriser och priser beräknade från rabattbrev gäller att leverantören senast 30 dagar innan de nya priserna börjar gälla skicka prislista till HBVs kontaktperson för godkännande. Sker översändande under juni, juli eller december månad gäller 45 dagar. Nettopriser: Nettopriser är fasta tom Därefter sker reglering av anbudspriset enligt följande för att gälla fast under perioden första maj till sista april. Basmånad är mars 2015 som jämförs med januari Motsvarande 13 (19)

14 jämförelsemånad för ev. ytterligare år. Armaturer och ljuskällor omräknas med ändring av: 30 % SCB Entreprenadindex Litt 1351 (ljuskällor), 30 % SCB ITPI SPIN 2007 produktgrupp 27.4 (belysningsarmatur), 10 % SCB Entreprenadindex Litt 1341 (armatur), 10% SCB Entreprenadindex Litt 1342 (armatur och lampor vägbyggnad), 20 % fast del. Kabel omräknas med ändring av: 80 % SCB ITPI SPIN 2007 produktgrupp 27.3 (kablar och kabeltillbehör) samt 20% fast del. Övriga delar omräknas med: 40 % SCB Entreprenadindex Litt 1311 (elinstallationsmaterial), 40 % SCB ITPI SPIN 2007 produktgrupp 27 (elapparatur) och 20 % fast del. Rabattbrev För varor som ej är nettoprissatta gäller att rabatten består men att priserna följer den prislista som rabattbrevet är knuten till. Dock gäller att priserna får revideras maximalt två gånger per år. Priset som helhet i en viktad priskorg utifrån köphistorik får dock ej stiga mer än maximalt 5 % över SCB Entreprenadindex Litt 1311 (elinstallationsmaterial) Dröjsmål med betalning Ersättning enligt gällande lagstiftning. Preskriptionstiden för ersättning vid dröjsmål med betalning är 2 månader från att betalning skett Leveransförutsättningar Märkning Vid leverans och transport gäller LLK (Levererat Lossat Köparen) för större varor som kräver lossningsutrustning. För varor som ej kräver lossningsutrustning gäller LIK (Levererat Inburet Köparen). Definitioner enligt Leveransklausuler för byggbranschen Godset märks med adress, beställare, beställarens referensperson och område eller annan märkning som anges vid avrop Ordererkännande Ordererkännande/bekräftelse ska alltid skickas, i första hand elektroniskt, till referensperson hos leveransmottagaren om denne inte särskilt meddelat att ordererkännande ej behöver sändas Avrop Tilldelande av kontrakt på ramavtal, sk avrop/beställning, kan ske av HBV samt de som omfattas av upphandlingen enligt bilaga 1a och 1b. Dessa kallas nedan beställare. 14 (19)

15 Avrop kan även ske från entreprenör för varor att använda i uppdrag åt beställaren. I dessa fall gäller att en särskild trepartsöverenskommelse upprättas mellan HBV, beställaren och entreprenören som bl.a anger att beställaren är betalningsansvarig i de fall entreprenören ej kan betala. Leverantören kommer att erhålla ett e-postmeddelande om vilket aktuellt belopp som beställaren garanterar betalning till för aktuell entreprenör. Vid ändring av detta belopp, eller om entreprenören mister rätten att avropa på avtalet, erhåller leverantören ett nytt e-postmeddelande. HBVs beställningsfunktion HBV planerar att införa en beställningsfunktion via under avtalstiden. Leverantören ska kunna lämna prislistor i de sökbara filformaten CSV eller XLS/XLSX. Filen ska levereras till ett av HBV angett FTP konto med filnamnet <datum>_<leverantörens organisationsnummer> och innehålla följande kolumner: Artikelnummer Artikelgrupp Benämning Tidigare benämning (föregående likvärdig produkt) Beskrivning (t ex mått, (längd/bredd/höjd/volym etc) energiklass, färg, Fabrikat Artikelnummer(tillverkaren) Enhet Pris Beställningarna ska kunna tas emot av leverantör som epost eller i vissa fall som Sveorder. Andra likande format kan accepteras efter överenskommelse mellan HBV och leverantören 6.3 HBVs administrativa ersättning HBV ska från leverantören erhålla en administrativ ersättning kvartalsvis i efterskott. Ersättningen är 5 % på total omsättning för alla avrop/beställningar gjorda under avtalstiden (inklusive samtliga tillkommande kostnader som t ex emballage, fraktkostnader, miljöavgifter, garantiavgifter, tjänster mm) exklusive mervärdeskatt. Ersättning beräknas på hela beloppet som omsatts och fakturerats oberoende av vilken vara eller tjänst beloppet avser. Ersättningen ska utbetalas till HBV, inklusive mervärdesskatt, senast en månad efter avslutat kvartal. Vid senare betalning erhåller HBV dröjsmålsränta enligt räntelagen. Första utbetalning ska ske i juli månad och avse perioden maj månad till och med juni månad. Utbetalning av HBVs administrativa ersättning görs genom att kreditnota på ersättningen sänds till HBV. Av fakturan ska framgå att det avser utbetalning av administrativ ersättning, ramavtalsområde samt för vilken period. Underlag för beräkningen ska bifogas. Under avtalstiden kommer handhavandet av den administrativa ersättning att ändras vilket kommer att aviseras leverantören tre månader innan. 15 (19)

16 Förändringen innebär att HBV kommer att fakturera leverantör den administrativa ersättningen en gång per månad. Fakturan kommer att innehålla information om avtalsområde, beräkning samt vilken period. Priser och rabattsatser ska alltid anges så att de inkluderar HBVs administrativa ersättning. Ersättningen ska täcka HBVs administrativa kostnader samt volymbonus till HBVs medlemmar. Överskottet utbetalas normalt till medlemmarna i form av återbäring i procent på gjorda inköp på HBV-avtal. 6.4 Vite vid försening 6.5 Garantitid Leverantören ska om denne överskrider avtalad tidpunkt för leverans utge vite om 2 % på köpesumman för den del som avser försenad leverans. Vitet är dock minst kr per påbörjad vecka. Leverantören är inte skyldig att utge vite för mer än 10 påbörjade förseningsveckor. Upprepade förseningar i leveranser anses som väsentligt avtalsbrott och kan resultera i hävning enligt punkt Garantitid för varor till köpare som ej utför entreprenad åt kund 5 års fullvärdig garanti för belysningsarmaturer För samtliga belysningsarmaturer gäller en fullvärdig femårig garanti. I garanti ingår fullt ansvar för fel inklusive skäliga kostnader för reparation eller utbyte. Ersättning för produktionsbortfall eller motsvarande erhålls ej. Undantag gäller för LED-armaturer med en L70 livslängd under motsvarande fem år där garantitiden anpassas till armaturens livslängd för aktuellt driftförhållande. 5 års garanti med ny vara år 3-5 för övriga varor För övriga varor gäller en fullvärdig garanti i två år inklusive skäliga kostnader för reparation eller utbyte. Efter att två år har passerats träder en begränsad garanti in som innebär att beställaren vid fel för en ny vara tillsänt sig utan kostnad. Undantag gäller för ljuskällor och andra varor med en naturlig livslängd under fem år där garantitid anpassas till den naturliga livslängden. Garanti för varor till köpare som utför entreprenad åt kund För varor till entreprenader gäller att garantitiden anpassas till kraven på garantitid i entreprenadkontraktet i enlighet med ALEM 09, dock max 66 månader. Vid förnyad konkurrensutsättning Vid förnyad konkurrensutsättning kan även föreskrivas, kortare eller längre garantitid. 6.6 Uppförandekod 16 (19)

17 HBV ställer krav på leverantörer att följa en social uppförandekod för produktion av varor i såväl Europa som i övriga delar av världen. Kraven innebär beträffande barnarbete att FN:s konvention om Barns Rättigheter följs liksom ILO:s konvention för definition av barn. Arbetarnas anställningsvillkor ska innehålla grundläggande rättigheter, följa lokal lagstiftning och rekommenderad lönenivå. HBV förbehåller sig rätten att med tredje part utföra inspektioner för att försäkra sig om efterlevnad. Se Bilaga, Uppförandekod HBV. 6.7 Underleverantörer Vid förfrågan från HBV ska uppgifter om vilka underleverantörer och underentreprenörer som används kunna lämnas. Vidare gäller att samtliga underleverantörer måste ha fullgjort sina åtaganden för skatter och socialförsäkringsavgifter. Leverantören ansvarar för underleverantören på motsvarande sätt som om leverantören själv utfört underleverantörens åtagande. Bemanningsföretag/arbetskraftstillhandahållare likställs med underleverantör. 6.8 Tillhandahållande av uppgifter från leverantören under avtalstiden 6.9 Möten Statistik Leverantören ska halvårsvis lämna statistik där minst följande framgår: Avropsbelopp för enskild medlem Avrop per artikel, inkl artikelnummer (totalt antal artiklar och totalt belopp, artikelnummer, benämning, materialklass Avropsbelopp per produktkategori (totalt avropat) Orderstorlek per avrop Vid förfrågan ska även statistik kunna tillhandahållas inom 10 arbetsdagar med antal artiklar per avrop och medlem och summan per artikel. Prislistor Leverantören ska kunna lämna prislistor i sökbar fil i format xls eller xlsx som minst inkluderar materialgrupp, artikelnummer, benämning, enhet och priser samt uppgift om artikeln finns med i nettoprislistan. Leverantören ska efter kallelse från HBV kunna delta i startmöte samt ett uppföljningsmöte per år. Möten genomförs normalt hos HBV och ersättning erhålls ej för dessa möten. För leverantör med rangordning ett beräknas minst två uppföljningsmöten per år. Tillsammans med leverantör antagen på plats ett ska minst två gemensamma miljömål för avtalstiden tas fram. Vid behov, tex vid leveransförseningar, kvalitetsproblem kan möten behöva ske oftare. 17 (19)

18 6.10 Försäkring Leverantören ska ha erforderliga försäkringar enligt minimikrav i ALEM 09 Det innebär en åtkomstförsäkring och en ansvarsförsäkring om minst 200 prisbasbelopp under tiden från leverans till garantitidens upphörande. Kopia som styrker ovanstående ska kunna överlämnas efter förfrågan från HBV Överlåtelse 6.12 Hävning Leverantören har inte rätt att överlåta kontrakt eller del av kontrakt till annan part utan att först erhållit HBVs skriftliga godkännande. Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om leverantören eller anlitad underleverantör inte fullgör sina åtaganden beträffande att avlägga skatter, socialförsäkringsavgifter och övriga betalningsålägganden som enligt lag åvilar leverantören. Med tillägg till övriga villkor äger HBV rätt att häva kontraktet i förtid med en månads uppsägningstid om leverantören trots tre skriftliga reklamationer eller avvikelser inte iakttar kontraktsvillkoren. Ej uppfylld miljöutfästelse räknas som avvikelse. Som avvikelse räknas även om leverantör bryter mot HBVs uppförandekod och leverantören inte vidtar åtgärder inom skälig tid från skriftligt påtalande från HBV. Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om leverantörens ekonomiska stabilitet försämras till rating C enligt Bisnode Kredit AB Förtida uppsägning Vid sidan av hävningsreglerna ovan, har HBV vid var tid rätt att säga upp ramavtalet till upphörande för återstående avtalstid om enligt beställarens suveräna bedömning någon av följande uppsägningsgrunder föreligger: Leverantören i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt ramavtalet. Leverantören, eller av leverantören anlitad underleverantör, brister i fullgörande att bedriva sin verksamhet så att den innebär åsidosättande av lag. Uppgifter framkommer om att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller inte längre uppfyller skakrav och att det är av väsentlig betydelse. Uppgift framkommer om att sådan omständighet föreligger som enligt 10 kap. 1 LOU (obligatoriska uteslutningsgrunder) skulle medfört, eller enligt 10 kap. 2 LOU (fakultativa uteslutningsgrunder) skulle kunnat medföra, uteslutning av leverantören vid anbudsförfarandet. 18 (19)

19 6.14 Tvist Leverantören vid fler än tre tillfällen underlåtit att följa gällande faktureringsrutiner enligt detta ramavtal. Vid förtida uppsägning enligt ovan ska HBV innan uppsägning sker tillställa leverantören en (1) skriftlig varning om att uppsägning kan komma ifråga om förseelsen upprepas. Vid sådan uppsägning har ingen av parterna något krav på den andra för den skada respektive part må drabbas av genom att ramavtalet sägs upp i förtid. Undantag gäller för eventuell skada som kontraktsbrottet i sig har orsakat och för sådan skada gäller en preskriptionstid om ett (1) år. Sådan uppsägning ska inte påverka leveranser eller arbeten som pågår vid tidpunkt för uppsägningen utan endast innebära att ytterligare avrop ej kommer komma ifråga. Tvist ska oberoende av belopp avgöras i allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. 19 (19)