Förfrågningsunderlag huvudhandling Pellets

Transkript

1 Förfrågningsunderlag huvudhandling Pellets

2 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beskrivning av upphandlingen (översiktlig) Husbyggnadsvaror HBV Förening (nedan kallad HBV) inbjuder er att inkomma med anbud på pellets. HBV genomför denna upphandling på uppdrag av anmälda upphandlande myndigheter som framgår av bilaga 1, nedan kallad Kund. 1.2 Referensnummer Upphandlingens referensnummer är Den upphandlande myndigheten Upphandlande myndighet är HBV. I egenskap av inköpscentral genomför HBV samordnade upphandlingar avsedda främst för sina medlemmar. HBV är en ekonomisk förening som ägs av över 300 medlemmar. Medlemmarna, i huvudsak kommunägda bostadsföretag, omfattas av Lag om offentlig upphandling, LOU. Ytterligare information om HBV finns på HBV är ISO 14001:2004 certifierad och har en miljöpolicy där HBV som inköpscentral verkar för att miljöpåverkan från egen och medlemmarnas verksamhet ständigt minskas genom att: i kontakter med leverantörer efterfråga varor och tjänster med liten miljöpåverkan informera medlemmarna om varor och tjänster som har liten miljöpåverkan i den dagliga verksamheten hushålla med resurser. Miljölagstiftning och andra krav på miljöområdet ska följas Miljö och etik är viktigt för HBV och en del i detta är HBVs uppförandekod där krav ställs i enlighet med 6.4. Ansvarig upphandlare: Greger Hagström Tel: , E-post: greger.hagstrom@hbv.se Frågor gällande upphandlingen ska ställas via TenSigns webbtjänst i enlighet med punkt Kontraktsföremålet Geografiska anbudsområden Upphandlingen är indelad i nio (9) geografiska anbudsområden. Anbud kan lämnas för ett, flera eller samtliga geografiska anbudsområden. Se bilaga 1 Geografiska anbudsområden för karta och förteckning över de geografiska anbudsområdena. 2 (18)

3 1.4.2 Omfattning Förteckningar över aktuella kunder och leveransvolymer per anbudsområde framgår av bilaga 2. Vi har på medlemmars begäran utökat anmälningstiden med två veckor. Det innebär att vi kommer, genom TendSign, att publicera en ny förteckning över aktuella kunder och volymer den 12 juni. Förteckningen innehåller även de medlemmar som ej avanmält sig. Det innebär att dessa är avropsberättigade och kan, under avtalsperioden, komma att bli kunder genom förnyad konkurrensutsättning Avtalstid Avtalstid är med möjlighet för HBV till förlängning med ett (1) år i taget dock längst till HBV ska senast två (2) månader innan avtalets utgång skriftligen meddela leverantörer om eventuell förlängning. Därefter har HBV möjlighet till upp till ytterligare nio (9) månaders förlängning som kan komma att nyttjas om HBV p.g.a. tidsbrist eller överprövning har behov av att förlänga avtalet. Leveransavtal kan inte löpa för längre tidsperiod än tolv (12) månader, räknat från och med Ramavtalets sista giltighetsdag och som längst fram till Att Ramavtalet upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av Leveransavtal som ingåtts under Ramavtalets giltighetstid Antagning och villkor för tilldelning Avsikten med upphandlingen är att teckna avtal med en (1) leverantör per anbudsområde utifrån aktuella kunder. Avtal kommer även att tecknas med ytterligare högst två (2) leverantörer per anbudsområde. Dessa kommer tillsammans att utgöra den grupp av leverantörer som kommer att tillfrågas, genom förnyad konkurrensutsättning, för anmälda kunder utan volym, inom anbudsregionen Förnyad konkurrensutsättning När en anmäld kund utan volym önskar avropa från ramavtalet ska det föregås av förnyad konkurrensutsättning och de, högst tre, leverantörer inom aktuell anbudsregion ska få möjlighet att inkomma med pris i enlighet med förutsättningarna i denna förfrågan och bilaga Förnyad konkurrensutsättning, som publiceras Pris per anbudsregion ska även lämnas för pellets Incoterms FCA 2010, säljarens anläggning. 3 (18)

4 1.5 Möjlighet att lämna anbud på delar av upphandling Anbud kan lämnas för ett, flera eller samtliga geografiska anbudsområden. Anbud ska lämnas för samtliga kunder och volymer per anbudsregion i enlighet med bilagorna 1, 2 och Förutsättningar för upphandlingens genomförande HBV:s syfte med ramavtalen är att tillhandahålla och möjliggöra för deltagande Kunder listade i bilaga 2 att avropa från ramavtalet. Avsikten är således att Kunderna ska komma i åtnjutande av de rättigheter och förmåner som ramavtalet medger men samtidigt fullt ut svara för samtliga däremot svarande förpliktelser och eventuell affärsrisk. Mot denna bakgrund äger HBV rätt att föreskriva att Kunder är behöriga att erhålla vissa rättigheter eller fullgöra vissa förpliktelser direkt gentemot anbudsgivaren. Exempel på sådan rättighet som kan utnyttjas av Kunderna direkt är avrop i enlighet med villkoren för ramavtalet, avge leveransgodkännanden eller reklamationer, besvara förfrågningar samt lämna eller ta emot information. 1.7 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Denna förfrågan dat Bilaga 1 Geografiska anbudsområden dat Bilaga 2 Aktuella kunder och volymer dat Bilaga 3 Anmälningar dat Bilaga 4 Anbudsformulär dat Bilaga 5 Leveransavtal dat Bilaga 6 Förnyad konkurrensutsättning dat ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt LOU. 2.2 Förhandling Eftersom upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande finns normalt inte någon möjlighet till förhandling. Anbudsgivare ombeds därför att lämna ett komplett anbud med alla krav uppfyllda och med bästa möjliga priser. Anbud som ej är kompletta måste normalt förkastas. Reservationer som innebär avsteg mot avtalsvillkor eller föreskrifter är ej tillåtna. 4 (18)

5 2.3 Frågor om upphandlingen Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt senast tio (10) dagar innan anbudstidens utgång. Frågorna ska ställas via den webbtjänst som HBV använder för distribution av förfrågningsunderlag HBV använder Visma TendSigns webbtjänst. Den kan nås via eller via under flik Pågående upphandlingar. Svar på ställda frågor lämnas senast sex (6) dagar före sista anbudsdag. Svar på frågor, kompletterande handlingar och andra uppgifter kring upphandlingen, delges registrerade anbudsgivare via webbtjänsten enligt ovan. Anbudsgivare som registrerat sig (och inte avsagt sig uppdatering) via ovanstående adress kommer automatiskt att få e-postmeddelande avseende svar och kompletteringar. Anbudsgivare som ej hämtat förfrågningsunderlaget i webbtjänst enligt ovan måste själv registrera sig i denna webbtjänst för att kontrollera om några förtydliganden eller kompletteringar distribuerats. 2.4 Förutsättningar för anbudsinlämningen Anbudets form, innehåll och språk Anbudet ska lämnas i enlighet med Bilaga 4 Anbudsformulär, och där i efterfrågade handlingar. Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, skriftlig och muntlig, ska vara på svenska. Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Priser ska lämnas i SEK. Priser i anbud ska inkludera HBVs administrativa ersättning, i enlighet med pkt Tillåtna sätt att lämna anbud Anbud ska lämnas skriftligt och elektroniskt enligt pkt Inlämning av anbud HBV använder sig av det webbaserade upphandlingsverktyget Visma TendSign för hantering av upphandling, förfrågningsunderlag och anbud. Därför accepteras endast elektronisk anbudsgivning via systemet Visma 5 (18)

6 Tendsign. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på genom att klicka på länken Nya användare TendSign. Efter genomförd registrering får man omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet kontaktas Visma TendSigns support som har normalt öppet alla vardagar Supporten nås på telefon eller e-post Då TendSigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista dag för anbud för att på så sätt garanteras support. Om en anbudsgivare inte registrerar sig på TendSign utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt kan HBV inte garantera att eventuell information om frågor/svar under anbudstiden kommer anbudsgivaren tillhanda. Observera: bifogade filer som anbudsgivaren ska fylla i måste laddas ner, fyllas i, sparas om, döpas/namnges med ursprungligt bilaganamn och slutligen bifogas det elektroniska anbudet. Bilagor till anbud omfattas av en storleksbegränsning. En enskild bilaga till ett anbud kan inte vara större än 50 megabyte. Det finns dock ingen gräns för antal bilagor till ett anbud. Skulle en fil överskrida storleksgränsen varnar systemet för detta. Endast begärda bilagor bifogas och medsänds anbudet. Till elektroniskt anbud ska bilaga Anbudsformulär (bilaga 4) bifogas. Bilagan ska fyllas i sin helhet och undertecknas av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Det är av yttersta vikt att anbud innehåller samtliga efterfrågade uppgifter, särskilt med anledning av de mycket begränsade möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med kompletterande uppgifter Sista anbudsdag Anbud ska vara HBV tillhanda senast Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltiga i minst sex (6) månader från sista anbudsdag. 6 (18)

7 2.5 Tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare underrättas via ett tilldelningsmeddelande. Detta utgör ej accept enligt Avtalslagen då avtal sluts genom ett särskilt kontrakt. Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som har registrerats via TendSigns Webbtjänst, där förfrågningsunderlaget hämtades ut. En avtalsspärr om tio (10) dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal tecknas. 2.6 Upphandlingssekretess I de fall anbudsgivaren anser att delar i anbudet ska vara föremål för sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren redan i anbudet ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka delar i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs. HBV prövar därefter frågan om sekretess ska råda i varje enskilt fall. HBVs sekretessbeslut kan prövas av förvaltningsdomstol. 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE OBS! Om kraven nedan ej uppfylls får anbudet ej antas. 3.1 Krav A Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren kommer att uteslutas om anbudsgivaren: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter. Är anbudsgivaren en juridisk person gäller punkt 3 och 4 ovan även för företrädare för anbudsgivaren. Anbudsgivaren kommer även att uteslutas om denne eller om det är en juridisk person dess företrädare är dömd för brott enligt LOU kap (18)

8 Anbudsgivaren ska även vara registrerad för F-skatt eller motsvarande. Till anbudet bifogas Markering med kryss i Anbudsformulär om anbudsgivaren är fri från hinder enligt pkt 1-6. Övriga upplysningar tas in direkt av HBV från Skatteverket. 3.2 Krav B ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska vara ekonomiskt stabil. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A enligt AAA Soliditet AB (Bisnode Kredit AB). Denna uppgift kontrolleras av HBV och för de anbudsgivare som är i läge för att bli antagna och där kompletterande uppgifter behövs ska dessa uppgifter efter förfrågan från HBV kunna insändas inom fem arbetsdagar. Till anbudet bifogas Uppgift om organisationsnummer i enlighet med Anbudsformulär. 3.3 Krav C redovisning av miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljöledningsarbete. Med dokumenterat miljöledningsarbete avses att minst miljöpolicy eller annan rutin/instruktion gällande miljöledningsarbete ska finnas. Anbudsgivaren ska redovisa sitt miljöledningsarbete. Exempelvis: Miljöpolicy eller annan rutin/instruktion gällande miljöledningsarbete. Kopia bifogas anbudet. Miljöledningssystem enligt ISO serien, EMAS eller motsvarande om detta finns. Kopia på giltigt certifikat/handlingar bifogas anbudet. Anbudsgivaren ska även redovisa dokumentation kring det kvalitetsledningsarbete som bedrivs. Exempelvis redovisas: Kvalitetspolicy eller annan instruktion/rutin gällande kvalitetledningsarbete Kopia på certifikat för kvalitetsledning. Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 8 (18)

9 3.4 Krav D - Teknisk förmåga och kapacitet Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska själv, eller tillsammans med Underleverantörer, ha förmåga och resurser att leverera de produkter och tjänster som upphandlingen omfattar. Till anbudet bifogas En kortfattad beskrivning av Anbudsgivarens resurser att leverera de produkter och tjänster som anbudet avser Underleverantörer Hela eller delar av uppdraget kan utföras av Underleverantörer. Anbudsgivaren ska dock ansvara för Underleverantörers arbete som för eget arbete. Anbudet ska innehålla uppgift om huruvida Anbudsgivaren har för avsikt att anlita Underleverantörer. Med Underleverantör avses i detta fall exempelvis andra pelletstillverkare, transportörer, återförsäljare och serviceleverantörer, dvs. sådana underleverantörer som krävs för att fullgöra uppdraget enligt detta förfrågningsunderlag. För det fall Underleverantörer kommer att anlitas, ska namn och organisationsnummer på Underleverantör(-er) lämnas. Till anbudet bifogas Uppgift om organisationsnummer på de Underleverantörer Anbudsgivaren avser att använda för uppdraget, i Anbudsformulär. 3.4 Krav E Accept av avtalsvillkor Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i bilaga 4, Anbudsformulär, att denna accepterar de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlaget utan reservationer eller tillägg. Till anbudet bifogas Accept via kryssruta i Anbudsformulär. 9 (18)

10 4. KRAV PÅ VARAN / TJÄNSTEN 4.1 Råvara Råvaran ska utgöras av enbart träfiber, utan tillsatser av andra ämnen. 4.2 Produktkvalitet Där inget annat anges (se 4.3) ska produkterna i anbudet minst uppfylla den senaste utgåvan av standarden SS EN ISO :2014, klass A1. I de fall standarden hänvisar till ISO-dokument som ännu ej är publicerade, ska ISOdokument enligt den tidigare standarden (SS EN :2011) tillämpas till det att de nya ISO-dokumenten är publicerade Särskilda kvalitetsparametrar Askhalt: 0,40 % Asksmältpunkt: 1400⁰ Celsius Densitet (volymvikt): 650 kg/kbm, +/- 30kg Effektivt värmevärde: 4,8 MWh/ton Finandel: 0,7%,i bil innan lossning Analysrapport Leverantören ska alltid på begäran av HBV eller kund kunna uppvisa en analysrapport, ej äldre än två (2) månader, som styrker att kravet på produktkvalitet uppfylls. Till anbudet bifogas En analysrapport, ej äldre än två (2) månader, som styrker att kravet på produktkvalitet uppfylls. 4.3 Leverans Normal Leveranstid Leverans ska ske inom fyra (4) arbetsdagar från beställning. Exempel: Om beställning görs på en måndag ska leverans ske senast på fredag. Till anbudet bifogas Accept via kryssruta i Anbudsformulär. 10 (18)

11 4.3.2 Snabbleverans Kund ska ha rätt att vid två (2) tillfällen per säsong få leverans inom två (2) arbetsdagar kostnadsfritt. Exempel: om beställning görs på en måndag ska leverans ske senast på onsdag. Engångstillägg för snabbleverans utöver ovan ska anges i bilaga 4, Anbudsformulär Akutleverans Kund ska ha möjlighet att få leverans senast dagen efter beställning. Engångstillägg för akutleverans ska anges i bilaga 4, Anbudsformulär Verifiering av levererad kvantitet Verifiering av levererad mängd ska tillhandahållas genom t.ex. vågkvitto. Till anbudet bifogas Accept via kryssruta i Anbudsformulär Fel i leverans Om det på något sätt framkommer att levererad kvalitet inte motsvarar den i upphandlingen utlovade betraktas leveransen som felleverans. Vid felleverans övergår köparen automatiskt till att elda med fossilt bränsle. Leverantören skall därmed omgående efter redovisat provsvar återta hela den i lagerbehållaren kvarvarande mängden pellets och ersätta återtagen mängd med pellets av godkänd kvalitet samt ersätta köparen för merkostnaden som uppstått med anledning av felleveransen. 4.4 Support Support och resurser för att stödja och förenkla för kunden Nivåvaktstjänst och leveransstyrd kundorderhantering Det ska vara möjligt att få en helt automatiserad leveranstjänst som minskar risken för att bränslet tar slut och ger leverantören möjlighet att leverera rätt volym vid rätt tillfälle. I bilaga 4, Anbudsformulär, anges eventuell merkostnaden per ton för tjänsten Teknisk support Leverantör ska kunna erbjuda hjälp med kvalificerad support angående bränsleförråd, pannor och brännare för att underlätta att en lösning kan identifieras om problem uppstår i gränssnittet mellan förråd, panna, brännare och bränsle. Tekniska resurser, med rätt kvalifikation, ska finnas tillgängliga I lokalområdet med högst två (2) tim inställelsetid. I bilaga 4, Anbudsformulär, anges till vilken kostnad en sådan tjänst kan tillhandahållas (reskostnad plus timkostnad). 11 (18)

12 4.4.3 Tekniskt underhållsavtal Leverantör ska kunna erbjuda kunden ett tekniskt underhållsavtal, med innehåll enligt för att underlätta en felfri drift. I bilaga 4, Anbudsformulär, anges till vilken kostnad en sådan tjänst kan tillhandahållas (typkostnad) Injustering av panna, brännare Leverantör bör kunna erbjuda två (2) st injusteringar av panna, brännare till bränslet per säsong utan merkostnad. I bilaga 4, Anbudsformulär, anges om sådan tjänst kan tillhandahållas. 4.5 Volymförändringar Kunden har rätt till en volymflexibilitet på +/- 15 % av avtalad leveransvolym. Vid avvikelse utöver volymflexibiliteten har Leverantören rätt till ersättning för uppkomna merkostnader, med en begränsning på 100 sek/ton. Leverantören äger dock inte rätt att debitera Kunden om avvikande volym beror på omständigheter utom Kundens kontroll. Övrigt Kunden äger, i samråd med anbudsgivaren, rätt att ändra avtalad volym vid: 4.6 Pris Tillförande av anläggningar till avtalet Avyttring eller konvertering till annan uppvärmningsform och då avföra dessa uttagspunkter från avtalet. Pris ska även lämnas för full volymflexibilitet. Pelletspriset ska anges i svenska kronor per ton, exklusive mervärdesskatt, DDP enligt Incoterms Lossning vid köparens mottagningställe ingår. Fritt levererat anvisad plats. 1. Pris, enligt ovan (begränsad och full volymflexibilitet), ska lämnas separat för alla kunder inom ett anbudsområde. 2. Pris per anbudsregion ska även lämnas för pellets FCA Incoterms 2010, säljarens anläggning. Priser enligt ovan lämnas i separat bilaga till anbudet, i enlighet med bilaga 1, 2 och 3. Lämnade priser enligt 4.5 och 4.6 utgör takpriser vid förnyad konkurrensutsättning. 12 (18)

13 5. ANBUDSUTVÄRDERING Utvärdering kommer att ske enligt principen "lägsta utvärderingspris" per Geografiskt anbudsområde. Vikter och nedjusteringsfaktor framgår av nedan: Pris inkl. frakt, exkl. moms (volym +/-15% ) Vikt: 95% Pris inkl. frakt, exkl. moms full volymflexibilitet Vikt 5% Injustering av panna, brännare (4.4.4) Värde: -10 sek/ton Exempel: Pris för pellets +/-15% sek/ton * 0,95 = sek Pris för pellets, full volymflexibilitet sek/ton * 0,05 = 79 sek Vägt pris: sek Nedjustering: -10 sek Utvärderingspris: sek Volym: 800 ton/år Summa Utvärderingspris: sek 13 (18)

14 6. KONTRAKTSVILLKOR 6.1 Kontraktshandlingar Ett särskilt kontrakt kommer att upprättas. Kontraktshandlingarna gäller i följande rangordning: 1. Ändringar och tillägg under avtalsperioden, skriftligt överenskomna av båda parters ombud 2. Leveransavtal 3. Ramavtal 4. Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlag 5. Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor 6. Eventuella förtydligande anbudshandlingar 7. Anbudshandlingar 8. Allmänna bestämmelser ALOS Kommersiella villkor Ersättningsform Samtliga priser ska anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt Faktureringsvillkor Fakturering ska ske månadsvis i efterskott. Fakturan ska sändas elektroniskt till HBV och ska innehålla nedanstående information: Fakturanummer. Kundens leveransadress, företagsnamn och kundnummer hos HBV anges. Märkning av fakturan enligt kundens önskemål samt beställarens föroch efternamn. Ert organisationsnummer. Ert företagsnamn, adress och kontaktuppgifter. Er kontaktperson och telefonnummer vid fakturafrågor. Ert bank- och plusgiro som betalning sker till. À-priser, summa, moms, total. Förfallodatum 30 dagar från ankomstdag. Vid krediteringar ska ursprungsfakturanumret anges. Märkning av F-skatt. 14 (18)

15 Anbudsgivaren har inte rätt att ta ut någon extra avgift för framtagande eller distribution av elektronisk fakturering. Eventuella implementeringskostnader ska anbudsgivaren stå för. Faktura betalas 30 dagar efter ankomst till HBV. Faktura som inte finns tillgänglig för HBV vardag efter kl eller icke vardag, räknas som ankommen påföljande dag. Faktureringsavgifter, uppläggningsavgifter eller liknande får ej förekomma. Elektroniska fakturor till HBV sänds på följande sätt: 1. Som Svefaktura (XML fil) enligt Svefakturastandard (se och ska då innehålla all information som finns på en pappersfaktura, d.v.s. även alla fakturarader. Svefakturor kan skickas som mail eller via FTP där HBV antingen hämtar filerna från leverantören eller att leverantören skickar filerna till HBV's FTP server. 2. Alternaivt kan PDF-faktura eller liknande användas. Fakturering ska, när nytt fakturasystem är infört, ske till HBVs fakturaväxel. Fakturan ställs ut på respektive Kund men skickas till HBVs fakturaväxel. HBV ombesörjer sedan att denna skickas ut till Kund Prisjustering Avtalade priser är fasta första året. Därefter sker prisreglering en gång per år med 100 % av "Pelletsprisindex bulk minst 15 tons leverans inklusive leverans" ( Basmånad för prisindex är februari 2014, uppräkningsmånad juni respektive regleringsår, nytt pris fr.o.m. oktober respektive regleringsår. Begäran om prisjusteringen kan begäras av båda parter skall vara motparten tillhanda senast 30 dagar innan nytt pris träder i kraft för att äga giltighet. Senare inkommen begäran kommer att beaktas först inför nästa möjliga prisförändringstillfälle. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte. Prisjustering avser endast lämnade priser enligt 4.6. Lämnade priser, engångstillägg, för snabb- och akutleveranser ligger fasta under hela avtalsperioden Dröjsmål med betalning Enligt gällande lagstiftning. 15 (18)

16 6.2.5 Avrop Avrop från detta ramavtal får inte ha villkor som strider mot detta ramavtal. Leverantören är skyldig att vid avrop tillämpa avtalade priser och villkor. Avrop ska bekräftas skriftligen genom att Leverantör och Kund tecknar leveransavtal, bilaga 5. Kopia på leveransavtal ska, av anbudsgivaren, översändas till HBV inom en månad efter tecknandet. 6.3 HBVs administrativa ersättning HBV ska från leverantören erhålla en administrativ ersättning tertialvis i efterskott. Ersättningen är 20 sek/ton exklusive mervärdeskatt för alla avrop/beställningar gjorda under den aktuella perioden, även om leveranserna skett efter avtalets utgång. Ersättningen ska utbetalas till HBV, inklusive mervärdesskatt, senast en månad efter avslutat tertial. Vid senare betalning erhåller HBV dröjsmålsränta enligt räntelagen. Första utbetalning ska ske i januari månad 2014 och avse perioden september 2014 till och med december Andra utbetalningen ska ske i maj 2015 och avse perioden januari 2015 till och med april 2015, o.s.v.. Utbetalning av HBVs administrativa ersättning görs tillsvidare genom att ramavtalsleverantören sänder en kreditnota på beloppet till HBV, Box 42059, STOCKHOLM. Av fakturan ska framgå att det avser utbetalning av administrativ ersättning och för vilken period. Underlag för beräkning av ersättning ska bifogas. HBV kommer under ramavtalsperioden att utveckla ett nytt fakturasystem, vilket kommer att förändra rutinerna för den administrativa ersättningen. När systemet är infört ska leverantören utbetala administrativ avgift till HBV en gång i månaden. Priser och rabattsatser ska alltid anges så att de inkluderar HBVs administrativa ersättning. Ersättningen ska täcka HBVs administrativa kostnader samt volymbonus till HBVs medlemmar. Överskottet utbetalas normalt till medlemmarna i form av återbäring i % på gjorda inköp på HBV-avtal. 6.4 Uppförandekod HBV ställer krav på leverantörer att följa en social uppförandekod för produktion av varor i såväl Europa som i övriga delar av världen. Kraven innebär beträffande barnarbete att FN:s konvention om Barns Rättigheter följs liksom ILO:s konvention för definition av barn. Arbetarnas anställningsvillkor ska innehålla grundläggande rättigheter, följa lokal lagstiftning och rekommenderad lönenivå. HBV förbehåller sig rätten att med tredje part utföra inspektioner, för att försäkra sig om efterlevnad. 16 (18)

17 6.5 Tillhandahållande av uppgifter från leverantören under avtalstiden Statistik Statistik på pelletsleveranser, beställare, platser och mängd, lämnas tertialvis till HBV (se 6.3 ovan). Statistiken ska kunna lämnas i sökbar fil i format.xlsx och vara utan kostnad för HBV. 6.6 Möten Leverantören ska efter kallelse från HBV kunna delta i startmöte samt ett uppföljningsmöte per år. Möten genomförs normalt hos HBV och ersättning erhålls ej för dessa möten. Vid behov, t.ex. vid kvalitetsproblem kan möten behöva ske oftare. 6.7 Försäkring Leverantören ska inneha och under hela avtalsperioden vidmakthålla för uppdraget erforderliga försäkringar. Leverantören ska styrka att erforderliga försäkringar är tecknade genom att, vid anmodan, tillställa HBV kopia på försäkringsintyg. 6.8 Överlåtelse Leverantören har inte rätt att överlåta kontrakt eller del av kontrakt till annan part utan att först erhållit HBVs skriftliga godkännande. 6.9 Hävning Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om leverantören eller anlitad underleverantör inte fullgör sina åtaganden beträffande att avlägga skatter, socialförsäkringsavgifter och övriga betalningsålägganden som enligt lag åvilar leverantören. Med tillägg till övriga villkor äger HBV rätt att häva kontraktet i förtid med en månads uppsägningstid om leverantören trots tre skriftliga reklamationer eller avvikelser inte iakttar kontraktsvillkoren. Ej uppfylld miljöutfästelse räknas som avvikelse. Med tillägg till övriga villkor gäller att HBV har rätt att häva avtalet om leverantörens ekonomiska stabilitet försämras till rating C enligt AAA Soliditet AB (Bisnode Kredit AB). 17 (18)

18 6.10 Tvist Tvist ska oberoende av belopp avgöras i allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. 18 (18)