Forum för kunskap och utveckling 2007-06-26 Dnr 0702-0036 1 (22) Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom Forum för kunskap och gemensam utveckling (Forum) Användningsområde Detta är en bevarande- och gallringsplan för Forum för kunskap och gemensam utveckling (Forum) och dess två kunskapscentrum med avdelningar och enheter. Bevarande- och gallringsplanen är medieoberoende. Det innebär att det är informationen/uppgifterna som är avgörande för om de skall bevaras eller om de kan gallras och inte om de förekommer på papper eller annat underlag. Bevarande- och gallringsplanen gäller från och med 1 januari 2005 då Forum bildades. Undantag För handlingar från tiden innan Forum bildades gäller bland annat den lokala bevarande- och gallringsplanen för Landstingskontorets Vårdersättningar (Dnr LS 0103-0175) och Samhällsmedicins bevarandeoch gallringsplan (Dnr SAM 39/2001) beroende på till vilken huvudman enheten hörde då handlingarna uppstod. Bakgrund Till grund för denna bevarande- och gallringsplan ligger den inventering som gjordes inom Forum första halvåret 2006 och den Bevarande- och gallringsplan som upprättades internt inom dåvarande Samhällsmedicin (Dnr SAM 39/2001). Samordning har också skett med det avsnitt i Karolinska institutets bevarande- och gallringsplan som rör handlingar i forskningsverksamhet (Dnr 4921/05-040). Bevarande- och gallringsplanen tar upp handlingar från hela verksamheten, men varje enhets arkivredogörare har det praktiska ansvaret för gallring och arkivläggning av handlingar på den enhet där de inkommit/upprättats.
Dnr 0702-0036 2 (22) Allmänna handlingar En allmän handling är en handling som är förvarad och inkommen till eller upprättad hos en myndighet. Med myndighet avses i denna plan Forum och dess avdelningar och enheter. Varje myndighet ansvarar enligt arkivlagen (ArkL 1990:782) för vården av sitt arkiv. En myndighets arkiv skall bevaras, hållas ordnat och vårdas så att det tillgodoser allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen. Ytterligare ett syfte är att tillgodose forskningens behov. När det gäller mer information om allmänna handlingar hänvisas till Landstingsarkivets arkivhandbok, som finns på Landstingsarkivets hemsida. Avväganden Sådana handlingar som bevaras är bl.a. De som i den löpande verksamheten under överskådlig tid måste vara tillgängliga för förvaltningsåtgärder dvs. juridiska, ekonomiska och rättsliga ställningstaganden. De som speglar Forums verksamhet. De som bedöms vara av betydelse för framtida forskning. Vad gäller gallringsbara handlingar så har de olika gallringsfristerna motiverats bl.a. av att: En del handlingar är kopior av original som förvaras centralt på LSF Många handlingar är underlag till sammanställningar som sedan bevaras Bevarande- och gallringsplanens uppläggning Bevarande- och gallringsplanen är uppdelad i huvudgrupper. Inom dessa grupper är handlingstyperna uppställda i alfabetisk ordning. Bevarande- och gallringsplanens huvudgrupper är: Handlingar rörande administration, information och utbildning Ekonomihandlingar Handlingar rörande forskning, utvecklings-, utrednings- och uppföljningsarbete Vårdadministrativa handlingar Övriga handlingar
Dnr 0702-0036 3 (22) För varje handlingstyp anges om den ska bevaras eller när den kan gallras. En del handlingstyper har också en anmärkning för att förtydliga vad som gäller för den. Innebär att handlingen ska sparas för all framtid. Gallras Innebär att handlingen kan förstöras efter ett visst antal år. När handlingen kan gallras framgår av den gallringsfrist som har antecknats för just den handlingen. Om det står i bevarande- och gallringsplanen att en handling kan gallras efter två år innebär det att innevarande år och två hela kalenderår ska ha förflutit efter det att handlingen upprättats eller inkommit. Om en handling till exempel är daterad i februari 2005 så innebär det att handlingen kan gallras tidigast 1 januari 2008. En handling kan också ha uppgifter som påförts under flera år och den gallras då 2 år efter det att sista anteckningen gjordes. Några handlingstyper gallras vid inaktualitet. Det innebär att handlingarna gallras när de inte längre är aktuella för verksamheten. Verksamheten avgör själv när den inte längre behöver dessa handlingar. För mer information om gallring hänvisas till Landstingsarkivets arkivhandbok. Ekonomi- och personalfrågor sköts centralt av LSF Ekonomi och HR- Avdelningen för LSF. För handlingar inom dessa huvudgrupper som inte tas upp i denna plan hänvisas till Landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplaner för ekonomisystem och för personalhandlingar. Kopior på personalhandlingar kan gallras vid inaktualitet under förutsättning att uppgifterna registrerats i personaladministrativt system. För vårdrelaterade handlingar, som kan relateras till en patientjournal, hänvisas till Landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplan. Handlingar som har med själva administrationen av patientvården att göra finns däremot listade i denna bevarande- och gallringsplan. För handlingar av tillfällig eller ringa betydelse hänvisas till Landstingsarkivets bevarande- och gallringsplan med samma namn.
Dnr 0702-0036 4 (22) Media Godkänd skrivmateriel skall användas vid framställning av handlingar som ska bevaras för framtiden. Med skrivmateriel menas underlag för skrift och bild (t.ex. papper och mikrofilm), medel för skriften (såsom pennor och färgband) och den tekniska utrustningen (dvs. skrivare, kopiatorer m.m.) Sveriges Tekniska Forskningsinstitut ger ut en förteckning över godkänd materiel (www.sp.se). De handlingar som upprättas eller inkommer i elektronisk form och som ska bevaras ska vara i av Landstingsarkivet godkända format alternativt skrivas ut på papper. Skrivs handlingarna ut på papper ska det beaktas att detta inte innebär att sökvägar och informations-sammanställningar gallras. Forum ansvarar för att systemdokumentation upprättas för varje datasystem som Forum administrerar. För mer information om digitala lagringsformat och specialformat se Landstingsarkivets hemsida eller kontakta Landstingsarkivet för rådgivning. Uppdatering av planen Om nya handlingstyper uppstår, till exempel genom omorganisation med nya avdelningar och enheter som följd, skall bevarande- och gallringsplanen uppdateras. De nya handlingstyperna skall då tas upp för bedömning om de skall bevaras eller kan gallras. Allmänna handlingar som inte finns upptagna i planen och inte heller i Landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplaner får gallras först efter att en gallringsutredning gjorts och ett gallringsbeslut har fattats av Landstingsarkivet.
Dnr 0702-0036 5 (22) Handlingar rörande administration, information och utbildning Adresslistor Arkivbeskrivningar/- 1 ex. av varje version förteckningar Avtal/Kontrakt av varaktig betydelse Avtal/Kontrakt av tillfällig betydelse 2 år efter att det upphört att gälla T.ex. leasing-, service-, konsultavtal Avvikelserapporter, 1 år miljöledningssystemet Balanslistor över politiska ärenden Beslut Bevarande- och 1 ex. av varje version gallringsplaner Brandskyddskontroll Senaste versionen checklistor Brandskyddskontroll, protokoll Chefernas underlag för lönebud inför löneförhandlingar
Dnr 0702-0036 6 (22) Databaser och register över farmakologiska tjänster /Gallras Beslut om gallring tas av avdelningschef i samråd med Landstingsarkivet. Beslutet skall innehålla motivering till gallringen. Diarier och postlistor Diarieförda/registrerade ärenden Frågor och svar i frågelådor T.ex. Kondom.nu/Fråga Olle och P-guiden.nu/Fråga Eva Hemsidor/ Webbsidor Dokument/information av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Dokument/information av varaktig betydelse men som även återfinns någon Gallras under förutsättning att det BEVARAS hos den som har upprättat dokumentet. annanstans än på webbsidan Dokument/information av ringa och tillfällig betydelse Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information.
Dnr 0702-0036 7 (22) Hemsidors/webbsidor s förstasida/lay-out Inbjudningar till kurser och seminarier, utgående En webbsidas utseende/layout bevaras genom att spara den 1 gång per kvartal eller vid större förändringar. Övriga sidor gallras. Med program och deltagarförteckningar Kallelser/föredragningslis tor Konferensplaneringar, underlag Korrespondens av varaktig betydelse Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Kurs- och konferensprogram, inbjudningar och scheman, egenproducerade T.ex. inkomna skrivelser för kännedom.
Dnr 0702-0036 8 (22) Kursutvärderingar, sammanställning Underlaget kan gallras när sammanställningen är gjord Logotyper Manualer för instrument Senaste versionen Mallar för tryckning T.ex. av kuvert och visitkort Marknadsföringsplaner Slutversion tas ut på papper Minnesanteckningar som T.ex. tillför ärende uppgift av telefonanteckningar varaktig betydelse Minnesanteckningar av tillfällig betydelse Minnesanteckningar från T.ex. från enhetsmöten interna möten Minnesanteckningar från utvecklingssamtal Måttbanken, databas Nyckel-/kortkvittenser Passerkort, beställningar av Processbeskrivningar 1 ex. av varje version
Dnr 0702-0036 9 (22) Protokoll med bilagor, upprättade på avdelningen/ enheten Rapporter/utredningar Register av tillfällig betydelse T.ex. över mobilabonnemang, namnförteckning på kontokortsinnehavare Skyddsrondsprotokoll Senaste versionen Statistik, sammanställd T.ex. rörande försäljning av informationsmaterial Statistik, underlag Styrdokument 1 ex. av varje version T.ex. handböcker, manualer informationspärmar och policys. Systembeskrivningar 1 ex. av varje version Tidningsurklipp/pressklip p Tidskrifter, utgivna av 1 ex./nummer avdelningen/enheten Transporttillstånd för avfallsentreprenörer
Dnr 0702-0036 10 (22) Trycksaker, egenproducerade 1 ex. av varje version T.ex. informationsmaterial, affischer, illustrationer, filmer och inbjudningar till kurser. Utbildningsmaterial, egenproducerat 1 ex. av varje version T.ex. tryckt material och manus till föreläsningar. Utvärderingar av informationsaktiviteter, programanvändning m.m. Veckobrev /nyhetsbrev
Dnr 0702-0036 11 (22) Ekonomihandlingar Anbud/Offerter - antagna 2 år efter avtalstidens utgång Anbud/Offerter ej antagna, för sent inkomna 2 år Anbudssvar, negativa/anbudsavböjanden Attestförteckningar, kopior Original finns hos LSF Ekonomi Beslut i inköpsärenden Beställningar av resekort First 10 år Card Bokföringsorder, kopior Bokslut - Bokslutsunderlag - Delårsbokslut - Månadsbokslut - Årsbokslut Budget - Budgetunderlag - Årsbudget Följesedlar
Dnr 0702-0036 12 (22) inskannade dokumentet biljetter, kvitton m.m. som bilaga till fakturan skicka mobiltelefoner, visitkort o - på papper /2 år Följesedlar kan gallras v - på papper, som skannats inaktualitet om fakturan specificerar innehållet, annars 2 år. Under förutsättning att d - inskannade 10 år korrekt och läsbart. Inskannade följesedlar, LSF Ekonomi. Information från leverantörer, av tillfällig karaktär T.ex. broschyrer, reklam prisändringsmeddelande Inköpsorder/Beställningar T.ex. resebeställningar, beställning av korrespondenskort Kundfaktureringsunderlag, kopior Kvittenslistor för resekort Orderbekräftelser och ordererkännanden Underlag för anslagsfinansiering T.ex. redovisning till LSF FoUU-kansli Utbetalningsorder, kopior Verifikationer/fakturor, kopior Original skickas till LSF
Dnr 0702-0036 13 (22) Ekonomi Verksamhetsberättelser Verksamhetsplaner
Dnr 0702-0036 14 (22) Handlingar rörande forskning-, utvecklings-, utrednings-, och uppföljningsarbete I tillämpliga delar hänvisas till beslut från forskningsetiska (eller motsvarande) nämnders föreskrifter. Anmälningar enligt personuppgiftslagen Ansökningar och beslut om Ej beviljade beviljade medel ansökningar gallras vid Ansökningar till och beslut/utlåtanden från forskningsetiska nämnder Ej beviljade ansökningar gallras vid eller motsvarande Avtal om forskningsmedel Avtal om uppdragsforskning Ekonomiska och vetenskapliga slutredovisningar Forskningsprotokoll Försöksprotokoll
Dnr 0702-0036 15 (22) Försöksrapporter Förteckningar på använda patientjournaler Handlingar från egna arrangerade kongresser, konferenser, seminarier etc Handlingar från övriga övergripande ärenden rörande forskning Handlingar rörande medverkan i refereebedömningar Handlingar rörande medverkan i sakkunnighetsbedömningar Instrumentförteckningar T.ex. deltagarförteckningar, mötesprotokoll, trycksaker m.m. T.ex. gällande tjänster, fördelning av forskningsanslag m.m. Kemikalieförteckningar, rutiner och säkerhetsdatablad Kongressreferat/rapporter Korrespondens av
Dnr 0702-0036 16 (22) principiell betydelse för värdering av metoder och resultat Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Kvalitetskontroller Otryckta rapporter T.ex. till uppdragsgivare Planer, policys och program rörande forskning Pressreleaser/ nyhetsmeddelanden till massmedier rörande forskning Primärdata (register och originaldata) Även kallat rådata eller grundmaterial, såsom enkäter, intervjuer och mätningar Beställningar av 5 år primärdata (registerdata) Enkätmaterial Enkätmaterial som anses vara av mycket stort värde för framtida forskning bevaras. Mindre betydelsefullt enkätmaterial gallras 10 år efter Beslut om gallring tas av avdelningschef. Beslutet skall innehålla motivering till gallringen. Om beslut om gallring finns från forskningsetisk nämnd
Dnr 0702-0036 17 (22). gäller det. Fotografier, utskrifter från mätapparatur etc Förteckningar på använda prover i biobanker Importerade registerdata Gallras vid T.ex. från nationella register, landstingsregister m.fl. Registren bevaras av respektive huvudman. Nya registerdata som är svåra att återskapa och som bedöms vara av värde för ytterligare forskning Nya registerdata som lätt kan återskapas eller som bedöms sakna värde för ytterligare Beslut om gallring tas av avdelningschef. Beslutet skall innehålla motivering till gallringen. forskning Kod- och variabellistor, samt exemplar av frågeformulär och datainsamlingsformulär etc för bevarade registerdata Kod- och variabellistor m.m. för nya registerdata som gallras Uppgifter från biobanker Gallras vid Biobankerna förutsätts vara ägda och bevarade
Dnr 0702-0036 18 (22) av sjukvårdshuvudmannen eller Karolinska institutet. Projektkataloger Projektdagböcker Projektplaner, första och sista Mellanliggande projektplaner gallras vid. Vid långfristiga projekt bevaras ytterligare projektplaner, så att tidrymden mellan de bevarade planerna blir högst 3 år. Protokoll och minnesanteckningar från Gallras vid projektmöten Protokoll eller motsvarande anteckningar från styrgrupps- och/eller referensgruppsmöten Publikationer 1 ex. per artikel /Tidskriftsartiklar Publikationsförteckningar Senaste versionen Randomiserade forskningsstudier
Dnr 0702-0036 19 (22) Refereegranskande tidskriftsartiklar Register och databaser /Gallras Register och databaser som avser data med särskilt hög täckningsgrad och kontrollerbarhet bevaras. Beslut om gallring tas av avdelningschef i samråd med Landstingsarkivet. Beslutet skall innehålla motivering till gallringen. Resultat som inte publiceras Skriftliga samtycken Slutmanus Gallras Då slutrapporten är tryckt och godkänd Slutrapporter/ 1 ex. per rapport Slutredovisningar Utskrifter av rådata från enkätmaterial Förutsatt att enkätmaterialet gallras vid
Dnr 0702-0036 20 (22). Om enkätmaterialet sparas 10 år, kan utskrifterna gallras vid inaktualitet. Ändringar (korrigeringar) av primärdata Övrigt bearbetningsmaterial utöver försöksrapporter, kvalitetsrapporter, ändringar (korrigeringar) av primärdata och resultat som inte publiceras
Dnr 0702-0036 21 (22) Vårdadministrativa handlingar Besökslistor, 3 år patienter Checklistor från 3 år klinisk undersökning EKTA -Databas över Databas över allergitester laboratorietester Kassakvittolistor 10 år Endast originalredovisningen skickas till LSF Ekonomi. Kölistor för patienter som skall testas Remissförteckningar över inkomna remisser Rådlappar /skötselr åd till patienter 1 ex. av varje version Övriga handlingar
Dnr 0702-0036 22 (22) Fotografier av varaktig betydelse Fotografier av tillfällig betydelse T.ex. pappersbilder, diabilder eller digitala bilder T.ex. pappersbilder, diabilder eller digitala bilder