Innehåll Teknisk förvaltning, Ledningsgrupp Organisation Teknisk förvaltning Personal Miljöredovisning Förvaltningsledning, Stab FAKO administration FAKO markavdelning Hyror Camping Östersund Industrihus Fastighet Bygg & Projektering Gatukontor Fritid Sporthallar Storsjöbadet Vatten Östersund Renhållning Östersund Resultat- och Balansräkning 3 4 5 8 10 12 13 14 15 16 17 18 20 21 22 23 24 26 29 31-2 -
Teknisk förvaltning Teknisk förvaltning är fr o m 2003-01-01 en sammanslagning av de tidigare förvaltningarna Affärsverken och Teknisk Verksamhet samt fastighetskontoret inom kommunledningsförvaltningen. Totalt har Teknisk förvaltning ca 270 tillsvidareanställda med en årlig omsättning på ca 440 Mkr och är en av kommunstyrelsens tre förvaltningar. Det främsta skälet till sammanslagningen är att kommunledningen förväntar sig att man i denna organisation ska ha större möjligheter att finna samverkansmöjligheter och att undvika suboptimeringar. Detta bör då innebära effektiviseringar och kostnadsminskningar. Teknisk förvaltning skall inom givna politiska och ekonomiska ramar bedriva sin verksamhet så att förvaltningens resurser på bästa sätt kommer kommunens invånare till godo. För att åstadkomma detta ska vi arbeta för en bra arbetsmiljö och att de enskilda medarbetarna skall ha stora möjligheter att påverka sitt arbete. De ingående verksamheterna och organisationen framgår av denna årsredovisning. Det som är gemensamt för alla verksamheterna är att de på något sätt kan anses vara av teknisk natur. Så utförs till exempel drift och skötsel av så gott som alla kommunens fastigheter och anläggningar av Teknisk förvaltning. Block Fritid och Gatukontoret är utförare åt beställarnämnderna Kultur- och fritidsnämnden respektive Miljö- och samhällsnämnden. Även Renhållning och Vatten är utförare med Miljö- och samhällsnämnden som beställare. Block Fastighet är en kommunintern stödfunktion för i första hand kommunens primärverksamheter inom skolan samt vård och omsorg. Block Fastighetskontor, som bland annat har hand om kommunens mark- och exploateringsfrågor, är delvis anslagsfinansierad. I övrigt är hela förvaltningen intäktsfinansierad. Av intäkterna är en inte obetydlig del externa intäkter i form av avgifter för renhållning, vatten och avlopp samt camping, biljettintäkter från fritidsanläggningar, eller hyror för lokaler och studentbostäder. FÖRVALTNINGENS LEDNINGSGRUPP Ledningsgruppen (8) består av förvaltningschefen, ekonomichefen och de fem blockcheferna samt sekreterare Bertil Åsén Förv.chef Jan Bergquist Ekonomichef Magnus Rosenberg VA-chef Jan Högberg Fastighet Karin Nydahl Sekreterare Bengt Abrahamsson Gatuchef Bengt Rådman Fastighetschef Bertil Eriksson Fritid - 3 -
ORGANISATION TEKNISK FÖRVALTNING Förvaltningschef Säkerhetssamordnare Stab: Ekonomichef 1,0 Ekonomiutredare 2,0 Ekonomiassistent 1,0 (0,8) Sekreterare 0,5 (0,1) MSN Kult/fr MSN KS KS Utvecklingsutskott Finansutskott Vatten/ Renhållning Fritid Gatukontor FAKO Fastighet Vatten Östersund Fritidsanläggningar Väghållning Fako, stab Renhållning Östersund Sporthall/ Ishall Mark Fako, markavd. Storsjöbadet Transport Hyror Verkstad Industrihus Östersund Park Östersunds Camping Trafik Bygg & projektering Förvaltningschef: Bertil Åsén Ekonomichef: Jan Bergquist (tillika stabschef) VA-chef: Magnus Rosenberg (samordn.ansvar block Vatten/Renhållning) Renhållningschef: Ola Skarin Enhetschef Fritid: Bertil Eriksson (samordningsansvar block Fritid) Enhetschef sporthallar: Bengt-Erik Björch Enhetschef Storsjöbadet: Staffan Larsson Gatuchef: Bengt Abrahamsson Fastighetschef: Bengt Rådman Avdelningschef Markavdelning: Bengt Nilsson Enhetschef Hyror: Gunvor Fjellner Enhetschef Industrihus: Anders Thorssell Enhetschef Camping: Sally Sundin Enhetschef Fastighet: Jan Högberg Enhetsch Bygg & Projektering: Bo Jonsson (från 1 juni 2004) Säkerhetssamordnare: Anders Thorssell - 4 -
Camping Den extremt dåliga junimånaden sammantaget med att Storsjöcupen inkräktade på ordinarie campingsäsong, påverkade årets resultat negativt. Campingen genomförde en stor gästundersökning under sommaren vilken gav campingen generellt ett bra betyg (4,1 på 5-gradig skala). Teknisk förvaltning Kommunstyrelsen har, förutom ett övergripande ansvar, även ansvar för direkt produktion av verksamheter/ansvarsområden inom tekniska förvaltningen, som är organiserad i fem block med ca 270 anställda: Fastighetskontor med Industrihus och Camping, Fastighet, Gatukontor, Fritid, Vatten/Renhållning, samt förvaltningsledning med stab. Teknisk förvaltning skall offensivt stimulera till en bra miljö och positiv utveckling av kommunen, genom att med hög servicenivå och på ett effektivt sätt utföra tjänster inom våra verksamhetsområden som svarar mot kommuninvånarnas och övriga kunders behov och förväntningar med värderingarna: service professionalism, laganda, kostnadseffektivitet och personlig frihet. Ansvarsområden: - Anslagsfinansierad verksamhet Mark, exploatering, bostäder, skog, fastigheter - Kommunstyrelsen som anläggnings- och fastighetsägare Fastighetskontor markavdelning och stab, industrihus, camping, fastighet, vatten och renhållning. - Kommunstyrelsen som utförare Gatukontor, fritid, vatten och renhållning, rondellen - Kommunstyrelsen som intern servicefunktion Fastighet, bygg & projektering, hyresadministration, gatukontor. Måluppfyllelse Bertil Åsén, Förvaltningschef Verksamhetsmål med nyckeltal enligt tabell och för personalpolitiska mål och effektmål miljö enligt separata bilagor som upprättats separat och avlämnats den 7/1. Viktiga händelser under året FAKO; Stab och markavdelning Av större fastighetsaffärer under året kan nämnas försäljningen av fastigheten Förskinnet 6 på Södra Gröngatan för 12,4 Mkr. Under sommaren 2004 var det skogsbrand i Handog varvid ca 15 hektar kommunägd skogsmark eldhärjades. Den 1 december överfördes Z-rondellen från Kommunledningsförvaltningen till Teknisk förvaltning och placerades organisatoriskt under markavdelningen. Verksamheten har också varit hårt engagerad i framtagandet i den nu överklagade detaljplanen i Härke. Bygg & projektering Ny enhetschef och ny bygg- och projektledare har rekryterats för att ersätta de som slutade 2003. Enheten har övertagit driftsansvar över kommunens gatubelysning och med anledning av det anställt ytterligare en elingenjör. Fastighet 2004 är det första året sedan1991 som fastighetsförvaltning är samlad i en enhet, med en chef. Kostnader för sjuka hus blev inte så stora som befarades men dock 8,6 milj.kr. Den största delen avser Rådhuset med ca 5,5 milj. kr. En tydligare handlingsplan för hantering av sjukahusproblem gör att enklare åtgärder provas före större och mer kostsamma. Energispararbetet börjar att ge tydliga resultat. Oljenotan har halverats på två år. Främsta anledningen till detta är de investeringar som gjorts via LIP-pengar. Ytterligare energiminskning kommer att ske via det arbete som energiingenjör m fl har påbörjat. Torvalla skolan är ett lysande exempel på hur beteende hos hyresgäster och engagemang från driftpersonal kan minska framförallt el- och värmeförbrukning. Gatukontoret Under året har en organisationsförändring skett. Enheterna Gata&Park, Transport, Verkstad, Mark och Beläggning har slagits samman till en enhet med namnet Gatukontoret. Det som kan betraktas som extraordinärt i år är den utgift på ca 1.2 Mkr som vi har betalat ut i retroaktiv veckovileersättning till vår personal och som inte fanns med i budget. Gatukontoret tog under året i konkurrens över väghållningsuppdraget på Frösön vilket har påverkat omsättningen positivt. Fritid Återigen en vinter med litet snö. Tack vare konstsnö kunde militära VM på skidor och skidskytte genomföras på skidstadion. Flera stora arrangemang har genomförts under året, bland annat WC i skidskytte och Storsjöcupen i fotboll med rekordmånga lag. Storsjöbadet Under 2004 har Storsjöbadet varit öppet 352 dagar och haft 186 568 st. besökare, totalt ett genomsnitt på 530 besökare/dag. Det innebär en 3 % minskning av besökarantalet med 5 756 st. jämfört med 2003. (11 508 mindre än 2002.) Personalen på Storsjöbadet har varit engagerade och delaktiga i Kultur & Fritidsnämndens utvecklingsarbete om Storsjöbadet / Valhallområdet. Vatten Under 2004 har det sålts ca 4 760 000 m3 vatten, vilket är 190 000 m3 mindre än under 2003. Byggande av valedningar mellan Fillsta och Knytta har påbörjats. Klart hösten 2005. Projektering av anläggning för mottagning av externslam vid Göviken har gjorts och upphandling pågår. Anläggningen beräknas klar sensommaren 2005. - 5 -
Renhållning Ett nytt taxesystem infördes 2004. Samverkansprojektet med länets renhållare, Regional analys, heter numer Z-Renhållare och drivs vidare mot de uppsatta målen, i första hand en gemensam behandlingsanläggning med klass 2 deponi. På Gräfsåsen har tillverkningen av anläggningsjord kommit igång ordentligt. Renhållning har sålt ca 1500 ton till främst anläggningsföretag. Östersundsbostäder har förändrat sin sophantering för ca. 1500 lägenheter. Detta har skett på initiativ och i samverkan med Renhållning Östersund. Omsättningen för förvaltningens andra redovisningsår 2004, uppgår till (brutto) 539 Mkr (netto:444 Mkr), en bruttoökning med 3%. Årets slutliga resultat uppgår till 6,0 Mkr, mot budget 6,4 och mot förväntad resultatprognos 7,8 Mkr. Avvikelsen mot augustiprognosen 1,8 Mkr har sina förklaringar enligt nedan, samt att vi återigen måste poängtera att med en omsättning på netto 440 Mkr, varav endast 11 Mkr är anslagsfinansierat, är i praktiken en 100% precision inte möjlig mot prognos. Slutligt årsresultat med viss osäkerhet i bedömningarna kan avvika med +/- ca 2 Mkr. De största prognosavvikelserna framgår enligt resultatsammanställning och nedan (Mkr): - 0,5 Renhållning, varav - 0,3 Deponiskatteskuld 1/3 år 2004 + 0,5 Ej gjord deponifondering enligt budget. +0,4 Fastighet minskat underhåll p g a, miljöåtgärder - 0,6 Storsjöbadet sämre beläggning, minskade intäkter 0 Camping, enligt prognos - 0,3 Industrihus, sämre beläggning/ökat underhåll - 0,1 Förvledn/stab, ej utfördelad kostnad, rehabkostnad - 1,2 Gatukontor inkl park, retr. veckovilaersättning flera år - 0,1 Transport/Verkstad, i stort enl prognos; Verkstad + 0,4! - 0,4 Fritid, enligt prognos förutom kostnad för osäkra fordringar +0,7 Vatten, bättre resultat b l a anslutningsavgifter Investeringar Förvaltningens nettoinvesteringsram enligt budget uppgick till 64 Mkr. I augustiprognosen beräknades utfallet till 36 Mkr och enligt nu aktuell redovisning uppgår nettoinvesteringarna till 31Mkr, en positiv budgetavvikelse med hela 33 Mkr. Utöver detta så har försäljning av fastigheter och mark skett med 13 Mkr som ej budgeterats. Nettoinvesteringarna avviker således mot budgetram med hela 46 Mkr i enlighet med redovisning enligt nedan. De största avvikelserna förutom fastighets- och markförsäljning med 13 Mkr, avser fastighet med 17 Mkr, som var en grov uppskattning av behovet i budgeten och Vatten med 9 Mkr, som merparten av investeringarna förskjutits till 2005 med ca 10 Mkr. Framtidsbedömning Det är svårt att spå, och särskilt om framtiden. Nedläggningen av försvaret i Östersund och de konsekvenser detta medför kommer naturligtvis att påverka även Teknisk förvaltning både på kort och lång sikt. På kort sikt kan vi se att vi tappar vissa intäkter för vatten, renhållning och fritidsanläggningar. För helåret 2005 kan detta bedömas till ca 1,0 1,5 Mkr och för helåret 2006 ca 2,0 3,0 Mkr brutto. Nya etableringar av företag och myndigheter till Östersund kan i viss mån förbättra siffrorna. Totalt rör sig dock intäktsbortfallet om enstaka procent av omsättningen. Det kommer också att frigöras ett relativt stort antal studentlägenheter i centrala lägen när försvaret lägger ner de militära skolorna. Hur detta påverkar Campings studentlägenheter är väl tidigt att ha en uppfattning om. Troligt är dock att man kommer att märka av den ökade konkurrensen. Även på lokalmarknaden kan man åtminstone på kort sikt se ett ökat utbud av lediga lokaler vilket kan påverka Industrihus. Här beror mycket på i vilken omfattning försvarets lokaler kommer ut på öppna marknaden och vilka hyror man kommer att erbjuda. Bygg & projektering kan komma att engageras i både uppgradering av Storsjöbadet och ev projektering och byggande av Landmärkesprojektet på Frösön. Den omställning av kommunen som kommer att ske med anledning av försvarsnedläggningen och nyetablering av företag och myndigheter kommer med all säkerhet att innebära att Fastighetskontoret kommer att ha en aktiv roll för att säkerställa kommunens behov av inflytande över eller ägande av strategiskt belägna markområden. En gissning är att fler personer än normalt kommer att flytta från kommunen, men också att fler än normalt kommer att flytta hit. Omsättningen av lägenheter och villor kommer att öka, men troligtvis ökar också behovet av attraktiv tomtmark för att underlätta den rekrytering av kvalificerad arbetskraft som man kan förutse erfordras till hitflyttade verksamheter. Här kommer både Fastighetskontoret och Vatten att engageras. Under första månaderna 2005 skall klargöras förutsättningarna för byggande av en anläggning för fordonsgas vid Gövikens reningsverk. Om anläggningen kommer till stånd beräknas den vara i drift i slutet av 2006. Under 2005 projekteras en sjöledning mellan Vallsundet och Orrviken. Ledningen planeras att byggas 2006 och därmed kan vattenverket i Orrviken läggas ner. Skärpta lagkrav medför att Renhållning planerar för investeringar i kross- och sorteringsanläggning samt en ny kompostanläggning. Något som är glädjande är att för första gången på de fyra senaste åren är inte Fastighets underhållsbudget intecknad av åtgärder för att komma till rätta med inomhusmiljöproblem. Även för Fastighet har myndighetskraven skärpts vilket innebär en ökad arbetsbelastning för att leva upp till kraven. - 6 -
För block Fritid hoppas vi på en vacker sommar med många besökare på besöksanläggningarna samt en rejäl vinter med minusgrader och mycket snö redan från slutet av oktober. De slutsatser man kan dra om ekonomin för 2005, med ledning av resultatet för 2004, är att ett resultat i nivå med 2004 års är troligt. Beträffande Storsjöbadet kommer åtgärder att behöva vidtas både på intäkts- och kostnadssidan. Bertil Åsén Förvaltningschef - 7 -
Personal Sedan sammanslagningen till Teknisk förvaltning har det arbetats med att integrera de olika enheterna med varandra för att alla ska känna sig hemma i den nya organisationen. Detta arbete sker fortlöpande och medför nya likriktade rutiner för förvaltningen. Ansvaret för arbetet ligger på förvaltningens ledningsgrupp. Teknisk förvaltning har en ganska stabil personalstyrka, personalrörligheten är liten, vilket tyder på att personalen trivs med sina arbeten. Vi är totalt 274 anställda fördelat på fem block där Gatukontoret och Fastighet är störst med 68 respektive 50 anställda. Av de anställda på förvaltningen utgör kvinnor 17% medan männen är i majoritet med 83%. Åldersstrukturen i förvaltningen gör att vi måste planera för återväxten inom förvaltningen då 52% av de anställda är över 50 år och av dem är 15% över 60 år. Inom de närmaste åren kommer förvaltningen därför att ha ett stort rekryteringsbehov. Antal långtidsfriska (antal personer utan sjukfrånvaro under ett kalenderår) ska öka jämfört med antalet 2002. Då förvaltningen inte fanns 2002 har vi inget jämförelsetal och kan inte säga om målet är uppfyllt eller ej. Däremot vet vi att andelen långtidsfriska har minskat från 49,8% 2003 till 55,5% 2004. Antalet långa sjukfall, över 60 dagar, ska minska med 15% jämfört med 2002. Glädjande nog så har långtidssjukskrivningen minskat med 3 personer lika med 13% från 2003 till 2004. Uppgifter för 2002 saknas. Mätningen är en ögonblicksbild per den 1 november och antalet långtidssjuka kan därför variera under året. Friskvård Vi arbetar förebyggande med friskvård genom att personal som i samråd med företagshälsan bedöms behöva massage i förebyggande syfte erbjuds detta regelbundet samt genom en friskvårdspeng som personalen får utnyttja på avtalade träningsanläggningar. I maj deltog ett tiotal tjejer från förvaltningen i årets upplaga av Tjejgåing. I juni genomfördes en aktivitetsdag i det fria för hela förvaltningen som avslutades med middag och underhållning. Därutöver är det lite olika satsningar inom blocken på grund av olikheter i verksamheten. Under 2004 har delar av personalen fått göra en hälsoprofil som kommer att fortsätta under 2005, denna kan resultera i olika åtgärder. Förvaltningens mål är att antalet övertidstimmar ska minska med minst 5 % jämfört med 2002 medan det kommunövergripande målet var 10%. Antalet övertidstimmar har minskat med 29% från 16506 timmar 2002 till 11706 timmar 2004. Det är främst Gatukontoret och Fritid som har minskat sitt övertidsarbete. På Fritid är den största orsaken att Storsjöteatern inte längre finns i organisationen. Gatukontoret har däremot arbetat mycket aktivt med att minska övertidsarbetet genom att se till att arbetsledarna utför sina administrativa uppgifter på ordinarie arbetstid. Förvaltningens mål var att antalet sjukdagar per anställd skulle minska med minst sex dagar jämfört med 2002. Tyvärr så har målet ej uppnåtts då antalet sjukdagar istället har ökat till 27,6 2004 jämfört med 27 dagar i snitt 2002. Resultatet är starkt beroende av antal personer med långa sjukskrivningstider. Det är emellertid svårt att på en förhållandevis liten population som detta är hitta statistiskt säkerställda orsakssamband. Vi vet emellertid om ett antal sjukfall där sjukorsaken ej är kopplad till arbetet. En annan aspekt till den ökade sjukfrånvaron är att andelen långtidsfriska har minskat. Organisationsdiagnosens medelvärde exklusive chefsdelen skall, vad gäller medarbetarnas upplevda arbetsmiljöförhållanden, vara lägst 3,0 på en skala 1-5 där 1 är sämst och 5 är bäst. Teknisk förvaltning genomförde som första förvaltning en organisationsdiagnos enligt den nya modellen redan 2003. Medelvärdet exklusive chefsdelen var 3,5. Blocken har sedan var för sig utvärderat och arbetat fram handlingsplaner utifrån organisationsdiagnosen. I Arbetet med handlingsplaner kom det fram att medarbetarna efterfrågar mer information om respektive enhets ekonomi och verksamhetsmål samt löpande uppföljning av dessa. Även vissa arbetsmiljöproblem kom fram och handlingsplaner har utarbetats. Renhållningen har till exempel slutfört en inventering av alla soprum i Östersund och de fel och brister som noterats kommer att åtgärdas under 2005. Nästa organisationsdiagnos planeras till 2005. - 8 -
Kompetensutveckling Förvaltningsledningen och enhetschefer har sedan sammanslagningen genomgått en teambuilding som avslutades i Vålådalen under året. Förutom ordinarie ledningsgruppsmöte varannan vecka har man också med längre mellanrum chefsträffar för alla chefer och arbetsledare som temahalvdagar där man har tagit upp olika ämnen som friskvård, rehabilitering och lönepolicy mm. Vidare har varje block turats om att informera om sin verksamhet för att alla ska få insyn och förståelse för olikheterna i varandras arbete.förvaltningens assistenter har börjat med regelbundna träffar för att ta upp nyheter, problem samt utarbeta gemensamma blanketter och rutiner. Det har varit en nystart av det systematiska arbetsmiljöarbetet med genomgång av den reviderade arbetsmiljöpärmen för chefer, arbetsledare och fackliga representanter. En informationsgrupp för hemsidans ansvariga inom förvaltningen har bildats för att utformningen och informationen på hemsidan ska bli korrekt och informativ. Förvaltningen har inte någon gemensam utbildningsplan men under året har ett antal chefer påbörjat kommunens stora ledarutbildningspro-gram. På Renhållningen har all personal genomgått en grundkurs i allmän miljökunskap enligt SS-EN ISO 14001:s krav och syftet med miljöledningssystemet. Personalen på återvinningscentralerna har varit och uppdaterat sina kunskaper i lagar och förordningar samt praktiskt återvinningsarbete. 2005 kommer insamlingspersonalen samt personalen på tippen att få gå specialinriktade kurser för respektive arbetsgrupp. Förvaltningen har vidare genomfört en kurs i de nya Allmänna bestämmelser 04 för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader. Där deltog personal från Fastighet, FAKO, Gatukontoret, Bygg & projektering samt från Vatten. Fastighet har arrangerat en utbildning i LOU lagen om offentlig upphandling där personal från Fastighet, Bygg & Projektering med flera deltog. På Gatukontoret har all KA-personal varit på en datagrundkurs. Flera av förvaltningens administratörer har gått en ekonomiutbildning inriktad på kommunanställda och de som arbetar i Winsam åkte i maj på en användarträff för att utbyta erfarenheter, uppdatera sig på nyheter samt föra fram förslag till utveckling av programmet. - 9 -
Miljöredovisning Teknisk förvaltning har en stark miljöprägel på verksamheterna. Rent och friskt vatten och en fungerande renhållning uppskattas av alla innevånare i kommunen. Fastighet ser till att vi sköter kommunens fastigheter på bästa miljövänliga och mest energisparande sätt. Fastighetskontoret som bland annat sköter kommunens miljöcertifierade skogsmark. Gatukontoret som utökar kommunens bilpark med miljöbilar och som jobbar för en övergång till förnyelsebara bränslen. Vi har en person projektanställd som arbetar med förvaltningens miljöledningssystem. Han har under året genomfört riskanalys på delar av förvaltningens verksamheter (FAKO, Fritid och Gatukontoret) avseende miljöpåverkan. Användningen av kvävegödselmedel på gräsytor ska minska med 30%. Målet ej uppfyllt, målet är ej realistiskt och kommer att ersättas med annat mål. Mängden läckagevatten skall vara mindre än 15% 2006. Andelen har minskat från 30% år 1996 till 16% år 2004. 8 stycken vattenmätare har installerats ute på ledningsnätet. Dessa har tillsammans med ett antal mätare i tryckstegringsstationerna kopplats till driftövervakningssystemet. Detta ger goda förutsättningar att löpande övervaka vattenförbrukningen och därmed möjligheten att lokalisera läckor på nätet. Målet beräknas bli uppfyllt. Miljömål och Effektmål för 2004: Inriktningsmål: Koldioxidutsläppen minskar med 15% till 2005 i jämförelse med 1998. Biogasanläggning vid Gövikens reningsverk vid utgången av 2005 (beroende av statsbidrag). Statsbidrag (KLIMP) har erhållits med 7,8 Mkr. Kontakter har tagits med tänkt samarbetspartner och leverantör av gas för back up. Anläggningen beräknas vara klar 2006. Eldning med fossila bränslen skall minska med minst 1%/år inom fastighetsförvaltningen. Målet uppnått med ca 20%. Oljeförbrukningen minskade med 58 %. Där orsaken bland annat beror på övergång till fjärrvärme samt installation av värmepump. Vattenskyddsområde för Minnesgärdets vattenverk skall upprättas senast 2005. Kostnaden kommer att tas upp i budget för 2005/ 2006. Arbetet ej påbörjat. Arbetet beräknas vara klart 2006. Målet ej uppnått. Inriktningsmål: Mängden hushålls- och industriavfall minskar, såväl totalt som det som går till tipp. Mängden hushållsavfall som går till slutdeponi skall uppgå till max 2.000 ton senast år 2002. Hushållsavfallets totala mängd har ökat till 17026 ton under året. Mängden till deponi har minskat med 129 ton (4 %) som istället gått till återvinning och förbränning. Den totala mängd som återvinns är 13830 ton (återvinning, kompostering och energiutvinning). För perioden 1/11 03-31/10 04 har 3261 ton hushållsavfall har gått till deponi. Målet ej uppnått. All körning i tjänsten inom Gatukontoret ska ske med miljöbilar, samt förnyelse 75% av övrig fordonspark före 2005 och övergång till förnyelsebara bränslen. Mål uppfyllt inom stab och alla arbetsledare inom Gata& Park kör idag miljöbilar (april 2004) Två ytterligare miljöbilar beställda för att alla arbetsledare på Gatukontoret skall ha miljöbil. Inriktningsmål: Användandet av Storsjön som resurs ska präglas av en långsiktig hushållning Centrala Frösöns fastigheters dagvattenanslutning till spillvattennätet kopplas bort senast 2007. Ca 90 % av fastigheterna på centrala Frösön har inventerats och fastighetsägare med kopplade stuprör har kontaktats. Uppföljning av begärda åtgärder pågår. Målet beräknas bli uppfyllt såvida inte sparkrav på verksamheten innebär att medel för underhåll och förnyelse av ledningsnätet minskar. Inget brännbart avfall till deponi efter år 2002. Målet är uppnått inget brännbart avfall har under 2004 lagts på deponi. För att öka återvinningen skall minst 75 % av grov avfallet tas emot vid återvinningscentralerna vid utgången av 2002. - 10 -
Grov- och restavfall hämtas in med samma bil varför en mätning ej kan göras. En kross och sorteringsanläggning för rest- och grovavfall bör införskaffas för att minska de mängder som går till deponi. Deponiavfall från Fagerbacken ska minskas med 20 %. Målet uppfyllt, depiniavfall har minskat med 30% jamfört med 2003. FAKO markavdelning Kommunens skogsförvaltning blev miljöcertifierad under 2003 enligt FSC-standard vilket innebär att kommunens skogsbruk ska ske på ett miljöriktigt sätt, detta kontrolleras regelbundet av externa revisorer. Det har även genomförts riskanalys på verksamhetens miljöpåverkan. Inriktningsmål: Slam från enskilda och kommunala reningsverk ska inte gå till deponi. Inget slam från kommunala reningsverk går till deponi vid utgången av 2004. Vatten: Sedan juni 2002 deponeras inget slam från Gövikens reningsverk. Slammet från Lillsjöhögens och Fåkers reningsverk (mindre än 5 % av totala slammängden) deponeras fortfarande. Gövikens externslamanläggning som planerades byggas 2004 är försenad och kommer stå färdig sensommaren 2005. Ombyggnaden för lokalt omhändertagande av slam vid Fåkers reningsverk (frystorkning) är försenad och beräknas bli klar under 2005. I och med att dessa anläggningar är klara deponeras inget slam från reningsverken. Målet är därför ej uppfyllt ännu. Renhållning: Under perioden har 1519 ton slam från enskilda brunnar gått till deponi på Gräfsåsen. Med den nya mottagningsanläggningen i Göviken kommer målet för brunnsslam att vara uppfyllt. Samma period har 406 ton oavvattnat slam från kommunala reningsverk deponerats på Gräfsåsen. Inriktningsmål: Energianvändningen ska minska Energiplan (strategi) skall upprättats för fastighetsförvaltningen, som skall arbeta för och medverka i utformning av en ny energiplan för Östersunds Kommun. En plan är upprättad och delprojekt är igångsatta. Användning av el för uppvärmning skall minska med minst 1 % per år. För att klara målsättningen har Fastighet genomfört ett antal energisparprojekt under 2002-2004. Vid slutet av 2004 hade förbrukningen förändrats jmf med 2001 enligt nedan. Fastighetsel minskade med 6 %. Elvärme minskade med 13 %, på grund av bland annat övergång från elvärme till fjärrvärme vid 2 stycken objekt. Fastighet Fastighet har lagt ner ett stort arbete med att utarbeta ett omfattande program för att uppnå Östersunds kommuns miljöpolicy. Ett energibokslut med effektmål har upprättats och en avstämning av kvalitets- och miljöprojekt har gjorts. Det har tagits fram en handlingsplan för att vid ett tidigt skede få signaler på eventuella innemiljöproblem och man har informerat/utbildat ett hundratal deltagare från samtliga förvaltningar genom ett innemiljöseminarium. Energispararbetet har börjat ge resultat bland annat har oljeförbrukningen minskat med 58% och elvärmen med 13% sedan 2001. Gatukontoret Gatukontoret förnyar löpande kommunens bilpark med miljöbilar och arbetar med en övergång till förnyelsebara drivmedel. Det har genomförts riskanalys avseende verksamhetens miljöpåverkan, som ett led i detta har det införts fordonsjournal för alla arbetsmaskiner för att bland annat kontrollera bränsleförbrukning, att tvättning sker enligt miljölagstiftningen samt hantering av oljeläckage. En rutin för avvikelserapportering för tillbud på området har också genomförts för att kunna arbeta förebyggande. Vi har tagit fram ett effektmål om att minska bränsleförbrukningen med 5 % till år 2006. Vatten Vatten arbetar ständigt med att uppfylla de miljömål som Östersunds kommun har. Detta genom löpande underhåll av ledningsnätet och installation av vattenmätare som kopplats till driftövervakningssystemet gör att uppföljning av vattenförbrukning samt lokaliserande av läckor kan bli effektivare. För att minska risken till skadliga utsläpp till ledningsnät och reningsverk har en arbetsgrupp tillsatts för att lägga upp rutiner för inventering, skötsel och tillsyn av fett- och oljeavskiljare. En biogasanläggning planeras byggas vid reningsverket i Göviken, den beräknas stå klar under hösten 2006. Arbetet med ett vattenskyddsområde för Minnesgärdets vattenverk har påbörjats och beräknas vara klart under 2006. Renhållning Vi har under året delat ut kompostpåsar till kommunens innevånare för att på detta vis få innevånarna att sortera komposterbart avfall riktigt. Hushållsavfallet har ökat till 17026 ton 2004 och av det har 13830 ton återvunnits (82%). Renhållningen har arbetat mycket med att få ut information till kommuninnevånarna för att öka medvetande graden om hur och varför vi behöver sortera avfall. Vi jobbar ständigt för att förbättra miljön genom bästa möjliga återvinning och genom att vara i framkant för att anpassa oss till kommande lagar och regleringar. Vi kommer att fortsätta vårt samarbeta bland Z-renhållare för en gemensam behandlingsanläggning och klass 2 deponi på Gräfsåsen. För att minska mängden avfall till deponi ytterligare så behöver vi anskaffa en kross och sorteringsanläggning för rest- och grovavfall. - 11 -
Ekonomiskt resultat Förvaltningsledning, Stab Förvaltningens centrala och gemensamma administration utgörs av förvaltningsledning och stab, samt lokalkostnader för Krondikesvägen 60. Personalbemanningen har fr. o m 1/9 2004 bestått av 1,0 förvaltningschef, 1,0 ekonomichef, 2,0 ekonom/utredare, 0,2 säkerhetssamordnare, 0,6 sekreterare (vakant h.å) och 1,0 ekonomiassistent. Inom förvaltningsstabens ansvarsområde finns b l a följande processer; ekonomi med budget, redovisning och uppföljning, organisationsfrågor, personalhantering / information, diariehantering, systemförvaltning, utredningar, mm. Måluppfyllelse Mål för verksamheten Personalpolitiska mål Effektmål Bertil Åsén, Förvaltningschef Jan Bergquist, Ekonomichef Drift Budgetanslaget för ledning och stab beräknades till 6,8 Mkr, innehållande 5,8 tjänster, inkl förv.chef och 0,2 säkerhetssamordnare, samt lokalkostnader ÖTC, debitering Winsam och gemensamma administrativa kostnader för de verksamheter som finns i lokalen. Kostnaderna har fördelats ut på enheterna som OH-kostnad med 0,55% av kostnadsnettoomslutningen. Lägre kostnad för säkerhetssamordnare (0,2 tjänst) och lägre personalkostnader b l a sjuk- skrivning mm har gett en kostnadsminskning med 0,4 Mkr mot budget och därmed lägre fördelad kostnad. Ett nollresultat redovisas. Investeringar Budgetanslag med 70 kkr för inventarieanskaffning har i stort förbrukats under året. Framtidsbedömning Förhoppningsvis kommer nästa år 2005, kunna innebära att verksamheten mer och mer kommer att präglas av en fungerande organisation och rutiner, b l a genom en översyn av den administrativa organisationen, vilket kommer att möjliggöra ett mer framåtsyftande arbete Ej aktuellt f.n. för ledning/stab Viktiga händelser under året Verksamhetsåret har för ledning och stab inneburit fortsatt arbete med samordning och utveckling av rutiner för förvaltningens ekonomiredovisning och administration. Staben har bemannat ett antal av de processarbetsgrupper som förvaltningen deltagit i, samt medverkat i det arbete med framtagning av mål och nyckeltal för Teknisk förvaltning som initierats av kommunledning. Förvaltningschefens arbete har även detta år påverkats av händelserna i samband med de brister i upphandlingar som uppdagades under senare delen av 2003. Bertil Åsén Förvaltningschef Jan Bergquist Ekonomichef - 12 -
Ett idogt överklagande av fastighetstaxeringarna har börjat ge resultat. 668 tkr har återbetalats av skattemyndigheten. Ekonomiskt resultat FAK AKO O administration Enheten inkluderar stab, exploateringsverksamhet, studentbostadsförmedling samt lokalsamordnare. Måluppfyllelse Verksamhetsidé/Mål för verksamheten Studentbostadsförmedlings mål om att erbjuda samtliga studenter en bostad har uppfyllts. StudentBo lyckades med att uppfylla Östersunds kommuns bostadsgaranti till studenter vid dåvarande Mitthögskolan. Målsättningen att vid varje tillfälle kunna erbjuda 10 småhustomter för omedelbart bebyggande i Östersund med omnejd har naggats i kanten då 11 tomter har sålts och det nu finns 12 kvar, varav 6 är belägna i Ängsmon. Personalpolitiska mål Såväl kommunens som förvaltningens målsättning om en minskning av antalet sjukdagar känns inte relevanta då de vid den senaste redovisningen uppgick till 1,1 dag/ anställd. Effektmål miljö Se markavdelningen Bengt Rådman, Fastighetschef Viktiga händelser under året Exploateringsverksamheten har under året upphandlat och genomför byggandet av rondellen vid Lillänge som en del i denna exploatering. Verksamheten har också varit hårt engagerad i framtagandet i den nu överklagade detaljplanen i Härke. Drift I förhållande till prognosen i augusti har kommunbidraget för FAKO-adm sänkts från 4,2 till 3,3 miljoner kronor p g a tidigare felaktigt beräknade kapitaltjänstkostnader. Enheten uppvisar ett överskott om 0,9 Mkr. Huvuddelen av överskottet härrör från fastighetsskatten enligt ovan. Även exploateringsverksamheten uppvisar ett överskott vilket dels beror på tomtförsäljningar i avslutade exploateringsområden men även på en vakant tjänst under halva året. Bostadsrätterna redovisar också ett överskott. Investeringar De investeringar som skett inom enheten har skett inom exploateringsverksamheten och redovisas på särskild bilaga. Årets kostnader och intäkter redovisas nedan. Exploateringsverksamheten behandlas särskilt i bokslutet. Framtidsbedömning Försvarsnedläggningarna torde innebära att en hel del resurser måste avsättas för de mark- och förhoppningsvis exploateringsfrågor som måste behandlas i detta sammanhang. Projektet Landmärke Norra Europa berör även exploateringsverksamheten i högsta grad. Arbetet med att ta fram attraktiva tomter måste också intensifieras då det är angeläget att på ett bra sätt kunna ta mot de lokaliseringar som kommer till stan med anledning av försvarsnedläggningarna. Bengt Rådman Fastighetschef - 13 -
sätt enligt ett 10-punkters program. Kontroll sker genom regelbundna externa revisioner. FAK AKO O markavdelning Markavdelningen ansvarar för kommunens köp och försäljningar av mark och fastigheter samt frågor rörande nyttjanderätter, servitut, arrendefrågor, tomträttsupplåtelser mm. Enheten har ansvar för kommunens markreserv och förvaltar kommunens skogar. Inom enheten handläggs även ärenden om bostadsanpassningsbidrag till funktionshindrade. Sedan 1 december 2004 ligger även Z-rondellens verksamhet under markavdelningen. Måluppfyllelse Bengt Nilsson, Markchef Verksamhetsidé/Mål för verksamheten Se FAKO administration. Personalpolitiska mål Antalet övertidstimmar skall minska med minst 5 % jämfört med 2002. Antalet övertidstimmar inom markavdelningen är mycket litet. Antalet sjukdagar ska minska med 6 dagar per anställd jämfört med 2002. På grund av långtidssjukskrivningar har markavdelningen inte lyckats uppfylla målet. F.n. pågår rehabiliteringsutredning vilket förhoppningsvis kan leda till lägre sjuktal 2005. Antalet långa sjukfall (över 60 dagar) ska minska med 15 % jämfört med antalet 2002. Målet kommer ej att uppnås p.g.a. långtidssjukskrivningar 2004. Effektmål miljö Under 2003 lyckades kommunen få sin skogsförvaltning miljöcertifierad enligt FSC-standard vilket innebär att kommunens skogsbruk skall skötas på ett miljöriktigt Viktiga händelser under året Av större fastighetsaffärer under året kan nämnas försäljningen av fastigheten Förskinnet 6 på södra Gröngatan för 12,4 Mkr. Under sommaren 2004 var det skogsbrand i Handog varvid ca 15 hektar kommunägd skogsmark eldhärjades. Den 1 december överfördes Z- rondellen från Kommunledningsförvaltningen till Teknisk förvaltning och placerades organisatoriskt under markavdelningen. Ekonomiskt resultat Drift I förhållande till prognosen i augusti har kommunbidraget sänkts från 8,0 Mkr till 7,8 Mkr p.g.a. tidigare felaktigt beräknade kapitaltjänstkostnader. Markavdelningen redovisar totalt trots detta ett överskott om ca 0,3 Mkr för 2004 vilket får betraktas som ett bra resultat. Inom verksamhet bostadsanpassningsbidrag redovisas ett underskott om ca 0,4 Mkr för året delvis beroende på ökande antal ärenden. Skogsverksamheterna redovisar ett underskott om knappt 0,2 Mkr och verksamhet utredningsfastigheter redovisar ett underskott om ca 0,1 Mkr. Bland övriga verksamheter redovisar verksamheterna markreserv, ett överskott om drygt 0,5 Mkr till viss del beroende på mindre antal fastighetsbildningsförrättningar och externa utredningar. Verksamhet tomträtter ger ett överskott om knappt 0,2 Mkr. Verksamhet markavdelningen redovisar överskott om knappt 0,2Mkr beroende på långtidssjukskrivningar. Investeringar Investeringarna för markförvärv mm under året uppgår endast till ca 0,2 Mkr i förhållande till budgeterat 3,1 +0,5 Mkr. Det är emellertid mycket svårt att i förhand kunna bedöma investeringar under året när det gäller tex. köp av fastigheter. Ett enda köp kan uppgå till betydligt större belopp än budgeterade medel. Försäljningarna under året uppgår till ca 13,3 Mkr. Framtidsbedömning Under 2004 har mycket arbete lagts ner för att avyttra mark och fastigheter som ej erfordras i kommunens verksamhet och under 2005 måste detta arbete ytterligare intensifieras. Försvarsnedläggningen i Östersund kan innebära omstruktureringar på fastighetsmarknaden och eventuellt leda till många nya arbetsuppgifter för enheten Bengt Nilsson Markchef - 14 -
Hyror Den huvudsakliga arbetsuppgiften inom enheten är att skriva avtal med externa hyresgäster och att debitera hyra. Hyresobjekten består av lägenheter, lokaler, tomträtter, arrenden och p-platser. Våra uppdragsgivare är Vård och Omsorg, Fastighetsförvaltningen och Boendegruppen. I arbetsuppgifterna ingår också hyresutbetalning till andra fastighetsägare, besiktning och underhåll av lägenheter, försäljning av bostadsrätter samt vräkningsuppdrag. Även hantering av leverantörsfakturor och inköp till kontorsvarulagret utförs på enheten. Måluppfyllelse Kontoret bemannat till 80%. Målet uppfyllt. 80% av hyresavierna utskickade senast den 20:e varje månad. Målet uppfyllt. Hyresavierna ska vara 100% felfria. Målet uppfyllt. Personalpolitiska mål Promenad och massage på arbetstid har beviljats för att främja hälsan. Antalet sjukdagar har under år 2004 minskats rejält beroende på att en person återkommit till arbetet på heltid. Detta blev möjligt genom att rehabiliteringsutredning genomfördes och åtgärder vidtogs. Den sjukskrivna har fått arbetsro och kunna öka på arbetstiden allt eftersom orken kommit tillbaka. Effektmål miljö Gunvor Fjellner, Enhetschef Inköp har skett enligt kommunens ramavtal. Viktiga händelser under året Återflytt till Solliden skedde 041028. Den på 50% tillfälligt anställda personen slutade 040731. Försöket med en arbetsprövande person har också avslutats och vi ska nu försöka klara verksamheten på ordinarie personal. Studentboendet på Körfältet har fungerat bra under detta första år. En ny uppgift har tillkommit från Vård/Omsorg som består i att fördela och hyra ut servicehuslägenheter som inte efterfrågas hos biståndshandläggarna. Detta är ett seniorboende och gäller därför endast personer över 65 år. I september uppgraderades vårt hyresprogram, det fungerar bra och underlättar vårt arbete. Ekonomiskt resultat Vårt resultat 2004 blev -269 tkr, ungefär samma som i fjol. Vi kan dock konstatera att intäkterna är högre än förra året, löne- och personalkostnaden ligger kvar på samma nivå, medan kostnaderna har ökat. Ökningen av kostnaderna kan framför allt härledas till två poster, engångskostnad för uppgraderingen av hyressystemet på drygt 80 tkr, samt vår kostnad för ekonomisystem och kravverksamhet ca 120 tkr, det senare beloppet fördelades inte ut på enheten förra året. Fasta avtalen täcker inte kostnaderna, avtalen sägs upp. Splittrad arbetsgrupp (lokaliserad på två olika platser), ny flyttning igen i oktober, sjukskrivning och upplärning av nya personer har gjort att även debiterbara tiden ligger för lågt. Problem även med det sega datanätet, som fortfarande inte är åtgärdat. Investeringar Inga investeringar. Framtidsbedömning En utredning tillsammans med Vård/Omsorg pågår, seniorboende i vissa servicehuslägenheter sköts nu av Hyror och eventuellt kan även vissa andra förändringar ske. Vård/Omsorg funderar på vad som ska hända med servicehusen. Något som också diskuterats flitigt är att lägga in industrihusen i vårt hyresprogram, vilket skulle ge en ökad intäkt. Återflytten till lokalerna på Solliden kommer förhoppningsvis att leda till effektivare arbetsinsats, nackdelen är det sega datanätet. Arbetsro, snabbare datanät, samt fasta avtal som täcker de fasta kostnaderna skulle leda till en bättre ekonomi. Gunvor Fjellner Enhetschef - 15 -
med råge. Minskning av övertidstimmar har skett från 29 till 5 timmar. Sjukfrånvaron är 2,6 dagar/anställd, ( ca 0,5% av tillgänglig ordinarie arbetstid). Camping Östersund Resultatenheten består av Östersunds camping och Frösö camping och Stugby. Anläggningarna förfogar över ca 1.130 bäddar i rum och stugor och lägenheter, samt ca 450 tält- och husvagnsplatser. Vid Östersunds camping disponeras ca 185 lägenheter som studentbostäder i nio månader. Östersunds camping är öppet året runt. Frösö camping och stugby är utarrenderat på tre år sedan maj 2003. Måluppfyllelse Sally Sundin, Enhetschef Verksamhetsidé/Mål för verksamheten Genom att på kommersiella grunder erbjuda ett attraktivt och marknadsanpassat boende medverkar campingen i utvecklingen av högskolan och av Östersund som destination. Östersunds camping skall även utnyttjas för studentboende. Campingen ska tillhöra Sveriges Campingvärdars Riksorganisation (SCR) och ta hänsyn till deras handlingsplaner vid upprättande av mål för verksamheten. Fr. o m. 2005 används antal gästnätter som nyckeltal för att mäta måluppfyllelse. Nedan redovisas antal gästnätter från 2001-2004. Där kan konstateras att campingsäsongen 2004 var sämre än rekordsäsongen 2002. En utveckling som följer rikstrenden. Arrangemang i stan under hösten gjorde dock att antalet gästnätter blev högre än vad augusti prognosen säger. Personalpolitiska mål Teknisk förvaltnings personalpolitiska mål är uppfyllda Viktiga händelser under året Den extremt dåliga juni månaden sammantaget med att Storsjöcupen inkräktade på ordinarie campingsäsong påverkar årets resultat negativt. Campingen genomförde tillsammans med Nordanalys, Turistbyrån och Jämtland/Härjedalen turism en stor gästundersökning under sommaren vilken gav campingen generellt ett bra betyg (4,1 på en 5-gradig skala) Undersökningen pekade även på en del förbättringsmöjligheter, de flesta lokalanknutna. Ekonomiskt resultat Drift Östersunds camping har gett ett överskott på ca 1,2Mkr. Detta resultat inkluderar en underskottstäckning av yrancampingen med 140.000 kr Enheten har under året aktivt jobbat med att minska kostnaderna. Investeringar 27 st lägenheter har renoverats, diken har grävts upp och delvis kulverterats. Lutande husvagnsplatser har gjorts plana och spolplattan har förlängts. Investeringar för totalt ca 700.000 kr Framtidsbedömning Försvarsbeslutet har medfört att en stor mängd centrala lägenheter anpassade för studentboende kommer att friställas. Detta kommer med all sannolikhet att medföra framtida svårigheter att hyra ut de studentlägenheter som finns inom campingområdet. Campingen kommer att bygga ut någon form av bredband till de lägenheter som finns inom campingområdet under 2005. Sally Sundin Enhetschef - 16 -
Ekonomiskt resultat Industrihus Industrihus är en enhet inom fastighetskontoret och teknisk förvaltning. Enheten omfattar ca 32 000 m 2 kontors- och industrilokaler fördelade på sju fastigheter. I verksamheten ingår också två kiosker. Lokalerna hyrs företrädesvis ut på en kommersiell marknad. Måluppfyllelse Anders Thorsell, Enhetschef Verksamhetsidé/mål för verksamheten Målet är att 90 % av lokalerna ska vara uthyrd, 98 % av målet är uppnått, detta beror främst på att det finns ett överskott av lediga lokaler i kommunen. Personalpolitiska mål Den långtidssjukskrivning som förekommit på enheten kan hänföras till den förre enhetschefen och som har belastat enheten med lön under januari - oktober med 335 tkr. Drift Industrihus resultatöverskott uppgår till 808 kkr för år 2004. Ett resultat som understiger budgeterat resultat med 300 tkr. En avvikelse som beror på ovan beskrivna orsaker. Investeringar Investeringar har utförts i form av ombygg-nationer och markarbeten inom fastigheterna Svarven 1 och 3 samt fastigheten Kabbelekan 2. Den fasadrenovering av Svarven 3 som skulle ha skett under året har först kunnat påbörjats under december månad. Den totala investeringsvolymen uppgår till 1005 tkr mot budgeterat 2150 tkr. Framtidsbedömning Vinduehuset kommer under 2005 att vara helt uthyrt, däremot har Lernia aviserat att de har för stora lokaler för sin verksamhet. I Häggesta 1:59, Häggenås har förskolan flyttat ur sina lokaler vilket medför en hyresförlust på 215 tkr / år. P g a försvarsbeslutet kommer det att bli ett mycket stort överskott av lediga lokaler i kommunen, varför prisnivån förmodligen kommer att sjunka. Fastigheterna i Tandsbyn och Häggenås är ute till försäljning. Anders Thorssell Enhetschef Viktiga händelser under året De vakanser som uppstod under 2003 i fastigheten Kabbelekan 2 (Lerniafastigh) fylldes upp under 2004. Då delar av fastighetsbeståndet är ca 40 år gammalt och brister i underhållet har konstaterats har det under året varit en del akuta åtgärder för ca 280 tkr. El och fjärrvärmekostnaderna har ökat med 867 tkr i förhållande till budget. - 17 -
Verksamheten under året Fastighet Enheten är internägare av fastigheter för kommunal verksamhet. Totalt ca 320 000 m2 fördelade på 160 objekt. Till detta kommer förvaltningsuppdrag på ca 40 000 m2. Uppdragen är mot Fako, Industrihus och Brf Torvalla C. Andra uppdrag är verksamhetsservice och beredskap. Totalt 52 anställda. Måluppfyllelse Jan Högberg, Enhetschef Mål för verksamheten Fastighetsförvaltningen finns till för att tillgodose den primära verksamhetens behov av ändamålsenliga lokaler så att vi uppfattas som det naturliga valet. Vi skall om det gynnar det primära målet hyra ut lokaler till externa kunder. Personalpolitiska mål Vi har inga speciella mål för enhetens personal beroende på låga sjuktal och gott resultat i personalenkäten. Effektmål miljö Vi har utarbetat ett omfattande program för att bidra till att uppnå Sveriges och Östersunds kommun miljöpolicy (skickas till förv.chef m fl via internpost). Energibokslut för 2004 (skickas till förv.chef m fl via internpost). Effektmål finns utarbetade. Några mål ännu ej fastlagda. 2004 är det första året sedan 1991 som fastighetsförvaltning är samlad i en enhet. Vi har under året arbetat med att ge samsyn på vissa delar i förvaltningen. Vi har sett över samtliga avtal och, där vi kunnat, omarbetat så att vi har lika innehåll i leverans, hyres och andra avtal. Det finns också behov av att göra justeringar i internhyresavtalen så att verklig självkostnadshyra gäller. Rådhuset, Bussterminalen, Treälvskolan och Tingshuset är några exempel på objekt som under lång tid genererat stora underskott men vi har även objekt som kontinuerligt ger överskott. Ur kostnadssynpunkt började året lite försiktigt med anledning av de kostsamma miljöåtgärder som stod för dörren. Med erfarenhet från de 4 senaste åren befarade vi att de mesta av underhållsmedlen, även detta år, skulle åtgå för att åtgärda sjuka hus. Vi fick klartecken i maj att särskilda medel skulle anslås för innemiljöproblem varför vi då kunde starta igång och fullfölja årets underhållsplan. UH-projekt Några större projekt har varit: ny reception Rådhuset (klart v38), vattenskada Rådmansparken och Ängsmogården. Ombyggnad kök PC och Lillsjöskolan. Dränering klockhuset Solliden. Vi har satsat särskilt mycket pengar i år på att anpassa lekanläggningar till SIS-EN krav, ca 1 milj.kr. Investeringar PC-skolan: - Ombyggnad kök och utbyggnad lastkaj. - Flytt av f d förskola lokal Lugnvik (Brage) till PC för att nyttjas som undervisningslokal för särskolan. - Ombyggnad av lokaler för T/D-programmet PC-skolan. - Anpassning av mindre yta till förskola Tavelbäcksskolan och Orrviken. - Ombyggnaden av Balders Hage är slutförd. - 18 -
Förändringar i fastighetsbeståndet Försäljning av Vilda villan, Fåker och förskola Solbacken Orrviken. Andra händelser Skolverksamhet i Tandsbyn har avvecklats, förskolan kvar. Paviljongen Lillsjöskolan har tagits i bruk. Paviljongen Fjällängskolan nyttjas ej. Inne-miljöåtgärder Kostnader för sjuka hus blev inte så stora som befarats, 8,6 milj.kr. Den största delen står Rådhuset för ca 5,5 milj.kr. Utöver Rådhuset har åtgärder utförts på Bergets förskola, Fjällängskolan, Wargentinskolan och hus 6 Solliden (Knallhatten). Vi har utarbetat en handlingsplan som skall användas vid signaler om innemiljöproblem. Vi har genomfört ett innemiljöseminarium med deltagande från samtliga förvaltningar, totalt 120 personer. Miljöåtgärder Energispararbetet börjar att ge tydliga resultat. Oljenotan har halverats på två år. Främsta anledningen till detta är de investeringar som gjorts via LIP-pengar. Ytterligare energiminskning kommer att ske via det arbete som energiingenjör m fl har påbörjat. Torvalla skolan är ett lysande exempel på hur beteende hos hyresgäster och engagemang från driftpersonal kan minska förbrukning energi. Energibokslut och effektmål har upprättats. Avstämning av kvalitets- och miljöprojekt har genomförts. Ekonomiskt resultat Drift Omsättningen uppgår till netto ca 178 Mkr. Resultat uppgår till 2,1 Mkr, vilket är något bättre mot prognos 2. Kostnader och intäkter är i stort enligt budget. Framtidsbedömning Vi fortsätter med kvalitets- och miljöarbete, utveckla uppföljning av energibokslut, UH-planering och kvalitetssäkring av upphandlingar. För första gången på fyra år är inte vår budget för kommande verksamhetsår intecknad av miljöåtgärder. Det gör att vi kan koncentrera oss på att följa vår underhållsplan. Vi fortsätter även att hitta ny teknik som ska effektivisera vårt arbete och därmed bland annat förbättra miljö och säkerhet i våra byggnader. Hur försvarsbeslutet påverkar vår enhet är svårt att sia om men vi tror inte, i det korta perspektivet, att det innebär några större förändringar. Däremot, om inga förändringar sker, kommer vi 2008 och framåt att påverkas av de lägre antalet gymnasieelever. Några arbetsuppgifter som skall genomföras de närmsta åren är: - Energideklaration av våra byggnader, klart 2007 - Öka tillgänglighet för handikappade, avstämning 2007 Jan Högberg Enhetschef - 19 -
än det prognostiserade. En hel del extrakostnader har gjorts i dataprogram, datorer, möbler och kontorsutrustning på grund av personalökning. Investeringar Investeringar är gjorda i möbler, datorer och dataprogram till en kostnad av 116.000 kkr Bo Jonsson Bygg & Projektering Bygg & Projektering genomför utredningar, projekterings-, projekt- och byggledningsuppdrag från ide till färdig produkt inom bygg- och anläggningssektorn inom kommunen internt. Måluppfyllelse Verksamhetsidé/Mål för verksamheten Att vara våra beställares förstaval när de har behov av att få hjälp med utredningar, projektering etc. Personalpolitiska mål Antal långa sjukdomsfall har sjunkit drastiskt under senare delen av året. Effektmål miljö Inga Viktiga händelser under året Enheten har utökat kompetensen, främst på bygg- och elsidan. Vi har övertagit driftsansvaret över kommunens gatubelysning. Framtidsbedömning Vi ser positivt på framtiden då vi för närvarande har god beläggning och det närmaste halvåret är i princip fulltecknat för samtliga. Många spännande projekt såsom ev. utbyggnad av Östersunds badhus, utveckling av Stortorget, anpassning av lokaler osv., där vår kompetens kan utnyttjas. Ekonomiskt resultat Drift Enheten uppvisar ett förväntat underskott. Huvudorsaken till utfallet är att enheten har varit underbemannad större delen av året. Detta har inneburit lägre utdebitering. Nyintroduktion av nyanställda har också belastat enheten ekonomiskt. Resultatet visar dock ett bättre resultat Bo Jonsson Enhetschef - 20 -