Tuula Ravander Måndag den 12 mars klockan 15.00, Tegelängsgatan 19 A

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(23) Plats och tid: Plattform Norrköping, Repslagargatan 12 Norrköping fredag den 2 mars 2018 kl 13:15 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Irma Görtz, Norrköping Birgitta Wessman Thyrsson, Region Östergötland Malin Masimov, Försäkringskassan Ulla Wallering Fall, Valdemarsvik (ej närvarande) - Tuula Ravander, Söderköping Riitta Leiviskä Widlund, Finspång (ej närvarande) - Ersättare Criss Hagfeldt Norrköping Peter Johansson, förbundschef Claes Hallert, Region Östergötland (ej närvarande) Susanne Nordlöf, samordnare Camilla Jansson, Arbetsförmedlingen (ej närvarande) Lisa Prytz, samordnare 16-25 Susanne Karlsson, Försäkringskassan (ej närvarande) Therese Löwgren 23-24 Per Hollertz, Valdemarsvik (ej närvarande) Jessica Sandström, nämndsekreterare Inga-Lill Östlund, Söderköping (ej närvarande) Lisa Prytz, samordnare Anna Creutz, Finspång (ej närvarande) Övriga Utses att justera: Plats och tid för justering: Tuula Ravander Måndag den 12 mars klockan 15.00, Tegelängsgatan 19 A Sekreterare: Paragrafer: 16-32 Jessica Sandström Ordförande: Justerare: Nämnd eller dylikt: Irma Görtz Tuula Ravander Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2018-03-13 Datum för nedtagning av anslag: 2018-04-04 Förvaringsplats för protokollet: Underskrift: BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Jessica Sandström

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(23) Innehållsförteckning 16 Fastställande av föredragningslistans innehåll 17 Arbetsförmedlingens och Försäkringskassans regleringsbrev 2018 SAMÖ 2018/0024 18 Styrelsens utvecklingsplan för 2018 SAMÖ 2018/0004 19 Lägesrapport Plattformen SAMÖ 2018/0018 20 Platser för styrelsemöten under 2018 SAMÖ 2018/0020 21 Risk- och väsentlighetsanalys till internkontrollplan 2018 SAMÖ 2018/0013 22 Möjlighet till att enskilda individer själva skall kunna ansöka om koordinatorstöd via Plattformen SAMÖ 2018/0019 23 Plan B 2018 SAMÖ 2018/0006 24 Uppföljning av verksamhet och måluppfyllelse för helåret 2017 SAMÖ 2017/0052 25 Godkännande av förslag till genomförande och framtagande av modell för strukturerad behovsanalys SAMÖ 2017/0046 26 Val av ombud för Samordningsförbundet Östra Östergötland till NNS årsmöte den 16 april samt eventuella motioner SAMÖ 2018/0021

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(23) 27 Förslag till nominering av ordförande till NNS styrelse SAMÖ 2018/0022 28 Förslag till tecknande av avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring gemensam resurs för verksamhetsutveckling och finansieringslösningar i Östergötland SAMÖ 2017/0006 29 Budgetuppföljning januari SAMÖ 2018/0017 30 Summering SAMÖ 2018/0016 31 Delegationsbeslut SAMÖ 2018/0012 32 Rapporter med mera SAMÖ 2018/0011

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(23) 16 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen fastställer föredragningslistans innehåll. Utsänd föredragningslista fastställs utan förändringar.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(23) 17 Arbetsförmedlingens och Försäkringskassans regleringsbrev 2018 SAMÖ 2018/0024 Styrelsen tar informationen till protokollet. Gabriella Gylling presenterar innehållet i Arbetsförmedlingens regleringsbrev, och Malin Masimov i Försäkringskassans regleringsbrev under sammanträdet. Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingens uppdrag 2018 innehåller inga nyheter. De sex målområdena kvarstår. Under 2017 uppfylldes målet för 5 av 6, men inte matchningen. De sex målen presenteras här kort: Matchning: ska förbättras och rekryteringsproblem motverkas. Etablering: arbeta för fler övergångar till arbete och studier, särskilt bland kvinnor. Lågutbildade ska i större utsträckning studera. Utbildningsplikt en del av detta. Långtidsarbetslösa: andelen i jobb- och utvecklingsgarantin som går till arbete eller studier ska öka. Tre stödformer övergår till en gemensam form. Utbildning: många kortutbildade finns i etableringen, och efter den behövs fortsatt utbildning för att uppnå gymnasiekompetens. Tänker arbeta mer med vägledning och motiverande arbete. Ungdomsarbetslöshet: målet är att de unga ska övergå till arbete, studier eller insats som leder till arbete inom 90 dagar. Personer med funktionsnedsättningar: andelen som övergår i arbete eller studier ska öka.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(23) Verksamhetsmål i fokus 2018 Digitilisering, kund- och kanalstrategi, beprövat arbetssätt och kvalitetshöjning i ärendehandäggning. 90-dagarsgarantin för ungdomar, ökad andel till arbete efter arbetsmarknadsutbildning, deltagare i garantiprogrammet och etableringen ska delta i aktiviteter som leder till arbete. Försäkringskassan I målen för sjukförsäkring står att Försäkringskassan ska verka för att individen ska förstå myndighetens beslut verka för att berörda aktörer vidtar åtgärder som hjälper människor att kunna försörja sig genom eget förvärvsarbete i samverkan med andra aktörer bidra till att långsiktigt hålla sjukfrånvaron på en låg och stabil nivå. identifiera rehabiliteringsbehov hos unga med aktivitetsersättning, och vid behov kartlägga behovet i samarbete med Arbetsförmedlingen samverka med andra aktörer för att sjukpenningtalet ska inte överstiga 9,0 dagar i december 2020 se till att nybeviljade sjukersättningar begränsas verka för att skillnaden mellan kvinnor och män i sjukpenningtal minskar Försäkringskassa ska också arbeta för att utvecka kvalitet i handläggning, redovisa och analysera förtroendet för verksamheten samt genomföra åtgärder för att öka förtroendet. I samarbete med Arbetsförmedlingen ska Försäkringskassan sätta in förstärkta insaser före personer som är sjukskrvna och för unga med aktvitesersättning. När en person går vidare från Försäkringskassan till Arbetsförmedlingen ska övergången underlättas genom att tidigt identifiera behov av åtgärder, och förbereda individen på bästa sätt.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(23) Gemensamt Gemensamt för reglerbreven för både Arbetsfärmedlingen och Försäkringskassan är påbudet att de ska arbeta för att samordningsförbunden prioriterar att finasiera insatser för långtidssjukskrivna, unga med funktionsnedsättning och unga som har aktivitetsersättning.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(23) 18 Styrelsens utvecklingsplan för 2018 SAMÖ 2018/0004 Styrelsen tar informationen till protokollet. Utifrån styrelsens utvärdering av styrelsearbetet för 2017 har ett förslag till utvecklingsplan för 2018 tagits fram. Utvecklingsplanen har diskuterats på presidiet.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(23) 19 Lägesrapport Plattformen SAMÖ 2018/0018 Styrelsen tar informationen till protokollet. På styrelsens senaste möte då utvärderingen av styrelsen arbete under 2017 diskuterades, framkom önskemål om en stående informationspunkt om Plattformen. Denna punkt ska inte vara på för operativ nivå utan ha ett övergripande innehåll. Styrelsemedlemmarna uttryckte att det är svårt att få ett helhetsgrepp och att fatta beslut när man inte känner till den operativa verksamheten så bra. Förstegsverksamhetern håller på att starta upp i Norrköping: Topteam 1 mars, Mitt val 19 mars. Grön rehab/alboga är permanentat i Söderköping, och andra former utvecklas. Ett strategimöte har hållits med strategigruppen och kommunerna, utifrån Samordningsförbundet Västra Östergötlands upplägg. Arbetsgruppen tar fram ett en handlingplan som skickas till deltagarna i mötet. Återkoppling till strategigruppen och kommunerna kommer att ske i slutet av mars. En arbetsgrupp påbörjar arbetet med ansökningsgruppen. Resultatet presenteras på styrelsemötet 26 april Metoduveckling pågår i syfte att hitta en gemensam ram för koordinatorstödet, med gemensamma dokument, ansökan och mål. Ett arbete pågår runt hur hantering av avvikelser ska ske. Det gäller att strukturera hanteringen, hitta olika nivåer och eventuella systemavvikelser. En ansats är att hanterade det utifrån Personligt ombud.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(23) 20 Platser för styrelsemöten under 2018 SAMÖ 2018/0020 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland tar informationen till protokollet. Som en del av omvärldsbevakningen kommer styrelsemöten att hållas på olika platser för att öka medlemmarnas omvärldskunskap. Under sammanträdet lämnas ordet fritt att komma med förslag på platser som kan vara intressanta att besöka. Idéer som kommer upp är Arbetsmarknadsenheten, Ungdomskontoret och Kontaktcenter i Norrköpings kommun, Arbetslivstjänst och Portalen i Norrköping samt Sinnenas trädgård i Valdemarsvik.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(23) 21 Risk- och väsentlighetsanalys till internkontrollplan 2018 SAMÖ 2018/0013 Styrelsen tar informationen till protokollet. Utgångspunkten i arbetet med förbundets interna styrning och kontroll är att utgå från de individmål och finansiella mål som styrelsen antagit. Utifrån respektive mål gör styrelsen en risk- och väsentlighetsanalys av vilka risker som skulle kunna inträffa för att målen inte skall uppnås, konsekvenser och sannolikhet att detta skulle kunna inträffa. Presidiet har tagit fram ett första utkast till risk- och väsentlighetsanalys som överlämnas till styrelsen för diskussion. Nästa steg i processen är att välja ut de risker med störst sannolikhet och konsekvenser till internkontrollplanen för 2018. Förslaget till internkontrollplan 2018 färdigställs av presidiet och kansliet och tas upp på styrelsemötet den 28 mars för beslut. Presidiet får i uppdrag att göra vissa omformuleringar och sammanställa ett förslag till kommande styrelsemöte.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(23) 22 Möjlighet till att enskilda individer själva skall kunna ansöka om koordinatorstöd via Plattformen SAMÖ 2018/0019 Styrelsen tar informationen till protokollet. Frågan om att enskilda individer själva skall kunna ansöka om koordinatorstöd har diskuterats på presidiets senaste möte. Presidiet ställer sig positiv till att öppna upp den möjligheten. Frågan fanns med i den dåvarande styrgruppen som planerade starten av Plattform Norrköping men lades åt sidan då det prioriterades att få igång kopplingen till myndigheterna och att ansökan gjordes genom respektive myndighet. En förändring som öppnar upp möjligheten för enskilda individer att själva kunna ansöka om koordinatorstöd bör analyseras utifrån tänkbara fördelar och nackdelar samt följas av ett förslag till hur det skall gå till rent praktiskt.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(23) 23 Plan B 2018 SAMÖ 2018/0006 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen har under 2017 arbetat med plan B för att ha en alternativplan på olika typer av insatser som kan sjösättas om det visar sig att avsatta medel inte förbrukas som planerats. Presidiet har för avsikt att fortsätta arbetet med plan B även för 2018 och att alla är delaktiga i arbetet. På det senaste presidiets lyftes frågan upp att på försök prova funktionen arbetsgivarkoordinator kopplad till arbetstränings- och arbetsprövningsplatser samt frågan om att starta upp ett supported employment/fördjupat handledarstöds team. När det gäller arbetsgivarkoordinatorer är det viktigt att poängtera att det handlar om förstegsinsatser innan Arbetsförmedlingen kommer in med sitt ordinarie uppdrag. Även när det gäller supported emloyment gäller det att vara vaksam så åtgärderna inte går in i medlemmarnas ordinarie uppgifter.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(23) 24 Uppföljning av verksamhet och måluppfyllelse för helåret 2017 SAMÖ 2017/0052 Styrelsen tar informationen till protokollet. Kansliet har tagit fram verksamhetsuppföljning och måluppfyllelse för helåret 2017. Analys av sammanställningen sker muntligt på styrelsemötet. I verksamheten har 239 personer deltagit, och 139 personer har avslutat insater under 2017. 42,3 % av deltagarna var kvinnor, och 57,7 % män, och andelen män har ökat. Jämfört med 2014 har Arbetsförmedlingen och Försökringskassan remitterat större andel, och kommuner och regionen mindre andel. Vanligaste huvudproblematiken är psykisk ohälsa. Under året har mätmetoden bytts från WAI till indikatorer. Med indikatorer kommer vi att kunna jämföra oss med andra sanordningsförbund som också använder dem. En väldigt stor andel av deltagarna står mycket långt från arbetsmarknaden. Snittiden i åtgärd är 17 månader, både för de som gjort en stegförflyttning och de som inte gjort det. 93 % upplever att det fått ett bättre stöd, även om de inte kommit i studier eller arbete. 12 % av deltagarna har gått från att inte kunna tänka arbete vid start, till att vid avslut gå till arbete, studier eller Arbetsförmedlingen.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(23) 25 Godkännande av förslag till genomförande och framtagande av modell för strukturerad behovsanalys SAMÖ 2017/0046 Styrelsen godkänner förslaget till genomförande och framtagande av modell för strukturerad behovsanalys i samarbete med FoU-centrum och Samordningsförbundet Centrala Östergötland till en total kostnad av 390 000 kr vilken fördelas lika mellan förbunden med 195 000 kr vardera. Samordningsförbunden Centrala och Östra Östergötland har tillsammans överenskommit att gemensam utarbeta en modell för strukturerad behovsanalys utifrån den mall som Nationella rådet tagit fram. Förbunden har tillsammans skapat en arbetsgrupp som håller ihop arbetet i vilken det även finns en observatör från Samordningsförbundet Västra Östergötland. Tidigt i detta arbete kontaktades FoU-centrum i Linköping för att vara en partner som stödjer och utvecklar arbetet samtidigt som FoU-centrum själva kunde se vinster i att utveckla en gemensam modell för egen del. I utvecklingsarbetet föreslås att två forskare vid Linköpings universitet och som kopplas till FoUcentrum är motorn i arbetet tillsammans med arbetsgruppen. Målsättningen är att det skall utvecklas en modell som förbunden själva skall kunna använda utan externt stöd. Den totala kostnaden beräknas uppgå till 390 000 kr som delas lika, 195 000 kr per förbund, mellan Centrala och Östra Samordningsförbundet. Samordningsförbundet Östra Östergötland har i verksamhetsplanen för 2018 avsatt 200 000 kr till detta ändamål.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(23) 26 Val av ombud för Samordningsförbundet Östra Östergötland till NNS årsmöte den 16 april samt eventuella motioner SAMÖ 2018/0021 Styrelsen utser Birgitta Wessman Thyrsson som ombud till årsmötet för Samordningsförbundet Östra Östergötland. Styrelsen ger Peter Johansson och presidiet i uppdrag att omformulera motionen så att den pekar på svårigheten att rekrytera personal, och uppdrar åt Nationella nätverket för samordningförbund att på nationell nivå initiera en analys av orsakssamband och ge förslag på lösningar. Styrelsen beslutar att förklara pragrafen omedelbart justerad. Samordningsförbundet Östra Östergötland är medlemmar i föreningen Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS). NNS årsmöte äger rum den 17 april i samband med den nationella finsamkonferensen. Presidiets förslag är att Birgitta Wessman Thyrsson utses till ombud för Samordningsförbundet Östra Östergötland. Styrelsen har har tagit fram ett förslag på motion till föreningens årsmöte. Motioner skall vara NNS styrelse tillhanda senast 2018-03-06. Justeras Irma Görtz, ordförande Tuula Ravander, justerare Sänt till: Nationella nätverket för samordningsförbund

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(23) 27 Förslag till nominering av ordförande till NNS Styrelse SAMÖ 2018/0022 Styrelsen beslutar att till NNS valberedning föreslå Marie Svensson till posten som ordförande för NNS, samt förklarar paragrafen omedelbart justerad. Samordningsförbundet Östra Östergötland är medlemmar i föreningen Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS). Styrelsen har nu möjlighet att lämna förslag på nomineringar till valberedningen. Förslag till nomineringar skall vara NNS valberedningen tillhanda senast 2018-03-06. Justeras Irma Görtz, ordförande Tuula Ravander, justerare Sänt till: Nationella nätverket för samordningsförbund

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18(23) 28 Förslag till tecknande av avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring gemensam resurs för verksam-hetsutveckling och finansieringslösningar i Östergötland SAMÖ 2017/0006 Styrelsen godkänner förslaget till avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring gemensam resurs för verksamhetsutveckling och finansieringslösningar i Östergötland. I januari 2017 påbörjades en förstudien om ESF-team i Östergötland, som mynnade ut i ett förslag om att förbunden gemensamt ska avsätta resurser för en processtödjare och så småningom en ekonom. Det gemensamma medlemsrådet för samordningsförbunden i Östergötland gav förbundscheferna i uppdrag att påbörja processen att starta upp ett ESFteam på medlemsrådet den 7 april. Styrelsen beslutade i maj 2017 att tillsammans med de övriga samordningsförbunden i länet delfinansiera koordinator/processledare till ett gemensamt ESF-team. Styrelsen valde dock att inte finansiera funktionen som ekonom utan ville avvakta att koordinator/processledaren först kom på plats och fick komma igång med sitt arbete. Av olika skäl kom ESF-teamet inte igång förrän den 1 januari och innehöll inte funktionen som ekonom. Det nu aktuella förslaget till avtal föreslås ersätta det tidigare tecknade avtalet kring ett gemensamt ESF-team. I det nya avtalsförslaget är ansatsen bredare och bygger på att kunna använda sig av andra finansieringslösningar än ESF medel såsom Vinnova, MUCF, tillväxtverket, regionala utvecklingsmedel, SKL m.m. I teamet ingår funktion som koordinator och projektutvecklare. Syftet är att skapa förutsättningar för fler och bredare satsningar i Östergötland tillsammans med medlemmarna och förbunden. I teamets uppdrag ingår att fånga upp, processleda och förfina idéer samt lösningar för

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19(23) finansiering på en hel rad olika sätt där förbundets medel kombineras med andra källor. Kostnaden för respektive förbund uppgår till maximalt 575 000 kr per år.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20(23) 29 Budgetuppföljning januari SAMÖ 2018/0017 Styrelsen godkännera budgetuppföljningen för januari. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning till och med januari månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21(23) 30 Summering SAMÖ 2018/0016 Styrelsen tar informationen till protokollet. Följande reflektioner framfördes: Mycket intressant uppföljning, där målgruppsanalysen tillförde mycket. Bra med lägessrapport från Plattfomen, för att ge en bild av verksamheten. Omvärldsanalysen är viktig och värdefull.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22(23) 31 Delegationsbeslut SAMÖ 2018/0012 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar att nedanstående beslut fattade med stöd av delegation har anmälts. Delegationsbeslut Förbundschef Datum sfattare Belopp et avser Redovisat till styrelsen 2018-01-29 Förbundschef 8 000 kr Annons i NT angående välfärdsmässan den 15 februari 2018-01-30 Förbundschef 3 815 kr 2018-02-05 Förbundschef 12 000 kr Lokal och lunch för studiebesök på Drivbänk samt styrelsemöte den 26 april Köp av moderator/processledare för workshopen den 14 mars Ovanstående delegationsbeslut anmäls till styrelsen.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23(23) 32 Rapporter med mera SAMÖ 2018/0011 Styrelsen i Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Styrelsen i Samordningsförbundet Östra Östergötland delges rapporter enligt förteckning nedan. Diarienummer Titel SAMÖ 2018/0011-3 Regeringsbeslut Uppdrag angående utvärdering av samordningsförbundens verksamhet på individnivå Från/till Regeringen, Socialdepartementet SAMÖ 2018/0002-3 Protokoll från NNS sammanträde 2018-01-24 Nationella nätverket för samordningsförbund SAMÖ 2018/0002-4 Protokoll från NNS arbetsutskott 2018-01-12 Nationella nätverket för samordningsförbund