SAMSA IT-tjänst för Samordnad vård- och omsorgsplanering Lathund för Sjukhus 06-x-x SAMSA - AU Dokumentation Lena Arvidsson, Kjell Klint, Helena Nilsson, Marie Steffenburg Wennberg Version Arbetskopia för pilot
Innehåll sid. Bakgrund och beskrivning Systemöversikt Funktioner i högermeny 5 Färgkodning 6 Ärendeöversikt 7 Sök ärende i Inkorg 8 Inkorg 9 Ta bort meddelande i Inkorg 0 Kvittera meddelande Administrativt meddelande Internt administrativt meddelande Inskrivningsmeddelande returnerat som Felsänt Lägg till part som ska medverka i processen 5 Lägg till ny part och ta bort tidigare part 6 Byt part 7 sid. Inskrivningsmeddelande Kallelse och underlag till vårdplanering () Kallelse och underlag till vårdplanering () Samordnad plan vid utskrivning () 5 - Markera färdig () 6 - Justera () 7 Utskrivningsmeddelande 8 Information vid utskrivning 9 Avbrott i processen 0 Avsluta avbrott i processen då Utskrivningsmeddelande inte sänts innan avbrott Avsluta avbrott i processen då Utskrivningsmeddelande sänts innan avbrott Registrera avliden patient Registrera nytt ärende 8 Vårdbegäran 9 Meddelande till vård och omsorg 0 Omflyttning Betalning Sändlista - Historik 5 Reservrutin, Reservnummer, Skyddad 6 Identitet Arbetskopia för pilot
Bakgrund och beskrivning SAMSA är en IT-tjänst för att på elektronisk väg kunna hantera den regiongemensamma rutinen för samordnad vård- och omsorgsplanering. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten ur ett patientperspektiv. Meddelandena i SAMSA är en journalhandling som patienten kan ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: Vårdbegäran Kvitteras av mottagande enhet Meddelande till Vård och omsorg SparaSänd av öppenvård/akutmottagning Inskrivningsmeddelande SparaSänd av vårdavdelning Kallelse och underlag till vårdplanering Sammanställs och SparaSänd av vårdavdelning Samordnad plan vid utskrivning Sammanställs och SparaSänd av vårdavdelning Markera Färdig Justera, när alla markerat Färdig Utskrivningsmeddelande SparaSänd av vårdavdelning Avbrott i processen SparaSänd av vårdavdelning Information vid utskrivning SparaSänd av vårdavdelning Steghänvisning i dokumentet Steghänvisning med utföraråtgärd Arbetskopia för pilot
Systemöversikt 5. Översikter Inkorg, Meddelanden, Ärendeöversikt, Patient admin, Betalning, Rapporter, Loggar och Förberedd vårdbegäran. Ärendet med processen - Ärende, Vårdbegäran, Inskrivning, Kallelse, Samordnad plan, Utskrivningsklar, Info vid utskr., Avbrott, Medd Vård/omsorg och Admin medd. Meddelanden som går att välja är i fetstil, övriga grå. Avbryt, Redigera, Utkast, SparaSänd, Omsänd, Färdig, Justera, Kvittera, Vidaresänd, Felsänt, Forcera, Anv. spår, Utskrift och makulera visar vad som går att välja under valt meddelande i fetstil, övriga är grå. På höger sida vy över Ärendehistorik, Sändlista, Kontakter, Möte, Inkorg och Hjälp 5. Logga ut ur SAMSA Arbetskopia för pilot
Funktioner i högermeny På höger sida finns en vy som öppnas då man är inne i ett ärende. Fokus för denna vy styrs oftast av det aktuella meddelandet.. Höger sidan kan maximeras/minimeras när muspekaren ändras till pilutseende, håll vänster musknapp intryckt och dra. Klicka på den lilla blå pilen så minimeras hela höger sidan. Klicka på pilen i högerkanten för att återställa den högra vyn. Använd piltangenterna för att bläddra Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg Version 00--6 Arbetskopia för pilot 50
Röd ska Kvitteras av egen part Färgkodning Gul ej kvitterat av annan part Grön - Samtliga parter kvitterat Grå Ärendet är avslutat eller då Meddelande är makulerat Samordnad plan vid utskrivning Färgkodning i Ärendeöversikt Röd klicka Färdig av egen part Gul annan part ej klickat Färdig Röd med röd ram samtliga parter Färdig och klar för Justera av egen part Gul med röd ram annan part ej justerat Grön samtliga parter justerat Arbetskopia för pilot 6
Ärendeöversikt Denna vy är en översikt över enhetens Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden 5. Klicka på Ärendeöversikt. Klicka på för att få upp enhetens ärenden. Medverkande parter visas då muspekaren hålls över ett meddelande. Klicka på ett meddelande för att komma direkt in i meddelandet Färgen på meddelandena visar dess status, se bild 6 5. Det går att söka på: - Ärendenummer - Personnummer - Avslutade, Aktuella, Båda - Enhet - Från datum, Till datum - Sorteringsordning Arbetskopia för pilot 7
Sök ärende i Inkorg. Klicka på den blå listen eller. Snabbval till de tio senaste ärendena. Klicka på för att söka på personnummer eller efternamn, tryck enter Det går också att söka ärende via Ärendeöversikten, se bild 7. Arbetskopia för pilot 8
Inkorg 5 7 6. Meddelandetyp kan väljas. Enhet. Användare och Arbetsplats. Arbetsplats kan bytas om behörighet finns på fler enheter 5. Klicka på patient för att öppna ärendet 6. Muspekaren över patientens namn visar folkbokförings och vistelseadress 7. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg ex. notifiering som redigerad mötestid Du tar bort meddelandet i Inkorgen, inte patientärendet. Arbetskopia för pilot 9
Ta bort meddelande i Inkorg. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg. Klicka OK Du tar bort meddelandet i Inkorgen, inte ärendet Arbetskopia för pilot 0
Kvittera meddelande. Kvittera betyder att informationen mottagits. Kontakter visas på höger sidan av ärendet. Klicka på meddelandet för att uppdatera i realtid. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen När meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkorg Arbetskopia för pilot
Administrativt Meddelande Meddelandet kan skapas av samtliga parter som deltar i ärendet, sjukhus, primärvård och kommun Meddelandet kan sändas när som helst under ärendet och även flera gånger i samma ärende. Klicka på Admin medd. Välj Vanligt administrativt meddelande. Fyll i information. Klicka på SparaSänd Klicka på Omsänd - Om behov finns att samma meddelande ska sändas igen Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information Meddelande påverkar inte ärendeprocessen Arbetskopia för pilot
Internt administrativt meddelande 5 Administrativt meddelande kan även sändas internt inom den egna organisationen Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information. Klicka på Admin medd. Välj Internt administrativt meddelande. Klicka på. Valbara enheter visas, välj vilken enhet som ska medverka i aktiviteten. Fyll i information 5. SparaSänd Meddelandet kan läsas av samtliga parter. Tillagd part är aktivt deltagande enbart för detta meddelande och påverkar inte ärendeprocessen. Arbetskopia för pilot
Inskrivningsmeddelande returnerat som Felsänt Om meddelandet kommer i retur från kommun/primärvård, kontrollera i Västfolket / Vårdval var patienten bor/ är listad. Ett avvisat/felsänt meddelande står som Avvisat i inkorgen För att byta medverkande part, se bild 7 Arbetskopia för pilot
Lägg till part som ska medverka i processen. Klicka på för att lägga till medverkande part. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Valda part läggs under ansvarig part Den part som lagts till medverkar i ärendet och om meddelandet sänts sedan tidigare kommer det i enhetens Inkorg Arbetskopia för pilot 5
Lägg till ny part och ta bort tidigare part 5 6. Klicka på inom den organisation där part ska bytas - sjukhus, primärvård eller kommun. Välj ny enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Klicka på. Valda part läggs under ansvarig part. Klicka på för att den nya enheten ska bli ansvarig part 5. Klicka på för att ta bort tidigare part som fortfarande kan vara kopplad till ärendet om parten är kopplad till annan aktivitet 6. Klicka på OK Den enhet som lagts till ersätter tidigare part i ärendet Skapad för SAMSA av Lena Arvidsson & Marie Steffenburg Wennberg Arbetskopia för pilot 6 8 Version 0-05-0
Byt part. Klicka på Ärendenummer. Klicka på för att välja en part i kommun och primärvård som ersätter nuvarande part i hela ärendet. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Vald enhet blir nu sjukhusets part i ärendet Den part som lagts till medverkar i ärendet och om meddelandet sänts sedan tidigare kommer det i enhetens inkorg Arbetskopia för pilot 7
Registrera nytt ärende 7 6 5. Klicka på Patient admin. Skriv in fullständigt personnummer ( siffror i en följd). Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress hämtas från befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt). Klicka på Spara. Personnummer och namn visas längst upp i bild 5. Möjlighet att fylla i namn på närstående och telefonnummer kan nu göras 6. Klicka på för att spara 7. Klicka på Meddelanden för att påbörja ärendet Arbetskopia för pilot 8
Vårdbegäran Vårdbegäran sänds från kommun eller primärvård. Observera om patienten är inskriven i hemsjukvården, har trygghetslarm och/eller hemtjänst och ta del av all övrig information. Kvittera Arbetskopia för pilot 9
Meddelande till vård och omsorg 6 5 Kan föregås av en vårdbegäran från kommun eller primärvård men kan även initieras av akutmottagningen. Bedöms patienten inte vara behov av slutenvård sänds Meddelande till vård och omsorg av akutmottagningen till kommun och primärvård.. Klicka på Medd Vård/Omsorg. Registrera nytt samtycke om ärendet inte föregåtts av en Vårdbegäran, kommer upp automatiskt på höger sida. Klicka på för att spara. Klicka på för att lägga till Primärvård och Kommun part 5. Fyll i Meddelande till vård och omsorg 6. Klicka på Spara/Sänd Kommun meddelas även via telefonkontakt innan patienten skickas hem Kommunen avslutar därefter ärendet Arbetskopia för pilot 0
Omflyttning Patient som kommit akut från kommun eller primärvård med en vårdbegäran ska omflyttas i SAMSA på akuten eller vid ankomst till avdelningen. Omflyttning kan även användas i senare skede om patienten ska flyttas till annan enhet/avdelning.. Klicka på Ärendenummer. Klicka på för att göra en Omflyttning. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Vald enhet blir nu sjukhusets part i ärendet Vid omflyttning skickas en notifiering om byte av avdelning till kommunens och primärvårdens Inkorg Omflyttning inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset sker via Elvis Arbetskopia för pilot
Inskrivningsmeddelande 6 5 Sänds från sjukhus till kommun och primärvård efter patienten bedöms ha behov av slutenvård Sök i Vårdval var patienten är listad. Välj Inskrivning. Bild för Medverkande parter visas. Ange vilka enheter som deltar i ärendet genom att klicka på Välj valbar enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet inom kommunen är den med Inkorg. Skriv in det datum då patienten skrevs in i slutenvården. Klicka på Skriv in kontakter och övrig information 5. Klicka på för att spara 6. Klicka på SparaSänd Inskrivningsmeddelande kan skickas av sjukhuset oberoende av vilken status vårdbegäran har. Arbetskopia för pilot
Kallelse och underlag till vårdplanering Bild () 8 5 6 7 Läkaren är ansvarig för innehållet men sjuksköterskan skriver på uppdrag av läkaren. Klicka på Kallelse. Dialogrutan Samtycke till ärende visas. Klicka på Registrera nytt samtycke. Klicka på Kallelse för att uppdatera 5. Fyll i deltagare och mötesform: direktmöte, telemöte eller videomöte 6. Vid videomöte bifoga Länk till videomöte och VideomötesId 7. Klicka på Gå till videomöte var god se www.vgregion.se/svpl - Distansmöte via video 8. Fyll i ansvarig läkare, inskrivningsorsak, hemsjukvård ja eller nej, patientens upplevda och bedömda behov, hälso- sjukvårds- och omvårdnadsaktivitet, rehabiliterings- och habiliteringsåtgärd, hjälpmedel och bostadsanpassning samt hälsotillstånd Arbetskopia för pilot
Kallelse och underlag till vårdplanering Bild () 6 9 5 0 9. Fyll i aktivitet och funktion 0. Fyll i datum då bedömning gjordes. Fyll i planerad hälso- och sjukvårdsaktivitet efter utskrivning och läkemedelshantering. SparaSänd. Efter överenskommelse om mötestid skriver sjukhuset in datum och tid i för mötesdag. Klicka på Spara 5. Angivet förslag på mötesdeltagare följer med per automatik till den samordnade planen. Kommun och primärvård kan redigera och ändra deltagare 6. Aktuell version Arbetskopia för pilot
Samordnad plan vid utskrivning Bild () 7 6 5. Håll muspekaren på Samordnad plan och klicka på Ny samordnad plan. Förvalt är de medverkande parterna Om patienten varit inneliggande vid ett tidigare tillfälle och en tidigare upprättad samordnad plan vid utskrivning finns välj Använd tidigare plan.. Fyll i de personer som deltog på mötet i Mötesfliken, detta måste göras först för att namnen ska dokumenteras under Mötesdeltagare i Samordnad plan vid utskrivning. Fyll i tidpunkt för mötet 5. Fyll i målsättning med insatserna samt uppföljning samt eventuell övrig information 6. Fyll i det sjukhuset ansvarar för efter utskrivning som gäller planerad hälso- och sjukvårdsaktivitet, rehabiliteringsinsats, förskrivning av hjälpmedel, habiliteringsinsats och läkemedelshantering 7. Klicka på SparaSänd Arbetskopia för pilot 5
Samordnad plan vid utskrivning Markera färdig Bild (). Klicka Färdig - syns som en Om sjukhus är sista part som ska markera Färdig syns vid primärvård och kommun Arbetskopia för pilot 6
Samordnad plan vid utskrivning Justera Bild () Samordnad plan vid utskrivning där samtliga markerat färdig kommer som notifiering i inkorgen hos Samtliga parter.. Därefter är det Färdig för justering. Klicka på Justera - snarast, helst omgående efter genomläsning, när alla samverkansparter markerat Färdig. När samtliga parter har justerat den samordnade planen blir den Upprättad med datum, klockslag och Arbetskopia för pilot 7
Utskrivningsmeddelande Ansvarig sjukhusläkare beslutar att patienten är utskrivningsklar. Välj Utskrivningsklar. Fyll i planerat utskrivningsdatum. Klicka på SparaSänd Klicka på Omsänd - Om behov finns att samma meddelande ska sändas igen Utskrivningsmeddelandet kan sändas med samma datum som utskrivningsklar men senast dagen före planerad utskrivning Arbetskopia för pilot 8
Information vid utskrivning 5 Samma dag som patienten skrivs ut från sjukhuset ska Information vid utskrivning aviseras till kommun och primärvård. Klicka på Info vid utskr. Inskrivningsdatum, inskrivningsorsak samt aktivitet och funktion följer med sedan tidigare meddelanden. Information om vårdtillfället dokumenteras under rubriken Vårdsammanfattning så att överlämnande av ansvar för patienten, enligt upprättad samordnad plan vid utskrivning kan genomföras. Om informationen finns i Kallelse och underlag till vårdplanering samt i Samordnad plan vid utskrivning hänvisas till dessa. Förändringar som skett efter vård- och omsorgsplaneringen och som inte påverkar behovet av vård- och omsorgsinsatser anges här. Här dokumenteras också om patienten skrivs ut till sin bostad, korttidsplats eller annan vistelseadress. Fyll i Utskrivningstidpunkt och datum för Aktivitet och funktion 5. SparaSänd Arbetskopia för pilot 9
Avbrott i processen Avbrott i processen används om vård- och omsorgsplaneringsprocessen fördröjs eller avbryts av någon anledning.. Välj Avbrott. Klicka på Starta avbrott. Skriv i orsak till avbrott t.ex. Förändrat tillstånd, Avliden, Patienten vill inte fortsätta processen, Smitta på enheten eller Annat. Fyll i Förmodad nytt utskrivningsdatum om det går att förutse och/eller Övrig information. SparaSänd När meddelandet sänds görs paus i beräkning av karensdagar/betaldagar Arbetskopia för pilot 0
Avsluta Avbrott i processen då Utskrivningsmeddelande inte har sänts innan avbrott Om Avbrott sänds och patienten inte har varit utskrivningsklar, dvs. Utskrivningsmeddelande inte har sänds innan Avbrott i processen.. Välj Avbrott. Klicka på Avsluta avbrott eller välj att göra patienten Utskrivningsklar, se bild 8 Meddelandet sänds automatiskt med notifiering till kommun och primärvård och innebär att processen återupptas Arbetskopia för pilot
Avsluta Avbrott i processen då Utskrivningsmeddelande sänts innan avbrott Om patienten åter blir utskrivningsklar inom 7 kalenderdagar efter det att Avbrott i processen har sänds kan aktuell Samordnad plan vid utskrivning gälla om patientens tillstånd/behov inte är förändrat När patienten är utskrivningsklar:. Klicka på Utskrivningsklar. Fyll i datum för utskrivningsklar. SparaSänd Avbrott i processen avslutas då automatiskt Om mer än 7 kalenderdagar har förflutit sedan Avbrott i processen sänds makuleras Kallelse och Underlag automatiskt. Ny Kallelse underlag aviseras samt ny Samordnad plan vid utskrivning ska genomföras. Arbetskopia för pilot
Registrera avliden patient 5 6 7. Välj Avbrott. Klicka på Starta avbrott. Ange orsak till avbrott i processen. Välj Avliden. SparaSänd. Klicka på Patient admin 5. Registrera Avlidendatum i Patient admin (går att göra även om ärendet är avslutat) 6. Klicka på Spara 7. Avliden står tydligt vid patientnamnet Om patienten avlider när Avbrott i processen sänds sedan tidigare, sänds ett Administrativt meddelande till kommunen för att be dem avsluta ärendet efter att registrering gjorts i Patient Admin. Om patienten avlider när det enbart finns ett Inskrivningsmeddelande, dvs patientens samtycke inte är inhämtat, sänds ett Administrativt meddelande, se bild Arbetskopia för pilot
Betalning. Här ser man Betalningsgrundande datum. Kommentarer. Betalningsperioder. Betal Information Med behörigheten Ändra betaldagar, kan sjukhusanvändare ändra dessa. Det är tvingande att göra en Kommentar i kommentarsfältet vid ändring av betaldagar. Arbetskopia för pilot
Sändlista - Historik. I varje ärende är högerfliken aktiv. I denna finns bl. a funktionen Sändlista. Det är sändlistan för det aktuella meddelandet som visas. Är meddelandet sänt mer än en gång finns det fler versioner och eventuella skillnader i Sändlista Arbetskopia för pilot 5
Reservrutin Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på www.vgregion.se/svpl under Reservrutin SAMSA. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter Reservnummer Ärende där patient har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i SAMSA Skyddad identitet Ärende där patient har skyddad identitet handläggs inte enligt rutinen för samordnad vård- och omsorgsplanering. Se lokala rutiner inom verksamheten 5 Arbetskopia för pilot 6