Malmö stad Revisionskontoret Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida http://malmo.se/stadsrevisionen. 2 (34)
SAMMANFATTNING... 4 BAKGRUND... 5 REVISIONSKRITERIER... 6 GRANSKNINGSANSVARIGA... 6 METOD... 6 GRANSKNINGSIAKTTAGELSER... 7 Organisation... 7 Mål och måluppfyllelse... 9 Verksamhetens risker... 14 Verksamhetens processer, aktiviteter och rutiner... 18 Uppföljning och utvärdering... 21 Uppföljningssamtal... 21 Genomförandeplaner... 21 Biståndsbeslut... 22 Personalkontinuiteten hos brukarna... 23 Personalens utbildning och kompetens... 23 Förbättrande åtgärder... 24 BEDÖMNINGAR... 25 SLUTSATS... 26 REKOMMENDATIONER... 26 BILAGA 1... 27 BILAGA 2... 28 BILAGA 3... 29 BILAGA 4... 30 BILAGA 5... 33 BILAGA 6... 34 3 (34)
Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämnden för hälsa-, vård- och omsorg säkerställer att det finns en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av hemtjänsten. Utifrån genomförd granskning bedöms hälsa-, vård- och omsorgsnämnden inte ha en helt ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av hemtjänsten. Det konstateras att nämnden bildades i maj år 2017 och att det vid granskningstidpunkten pågick en rad utvecklingsarbeten. Utifrån granskningsresultatet rekommenderas hälsa-, vård- och omsorgsnämnden säkerställa att: det finns en ändamålsenlig uppföljningsstruktur avseende ordinärt boende det finns ändamålsenliga beskrivningar av verksamhetens processer, aktiviteter och rutiner avseende ordinärt boende det finns ett förebyggande arbete kring medarbetarnas såväl som brukarnas trygghet och säkerhet inom ordinärt boende. 4 (34)
Kommunerna har huvudansvaret för äldreomsorgen. Ansvaret innefattar bland annat den verksamhet som bedrivs inom hemtjänsten. Hemtjänst avser behovsbedömd insats i form av service och personlig omvårdnad som utförs i ordinärt boende. I kommunfullmäktiges budget för år 2017 framhålls det att Malmös äldre ska kunna påverka samt ha inflytande över sin vardag och i samhället. Vidare betonas att mötet med omsorgspersonalen ska präglas av kontinuitet och kvalitet. Utifrån genomförd riskanalys har de förtroendevalda revisorerna beslutat att granska hemtjänsten. Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämnden för hälsa, vård och omsorg säkerställer att det finns en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av hemtjänsten. Finns det tydliga mål för verksamheten och en tillräcklig måluppfyllelse? Finns det en dokumenterad beskrivning av verksamhetens risker? Finns det dokumenterade beskrivningar av verksamhetens processer, aktiviteter och rutiner? Arbetar verksamhetens personal i enlighet med dessa? Finns det dokumenterad uppföljning och utvärdering av: - uppföljningssamtal - genomförandeplaner - biståndsbeslut - personalkontinuiteten hos brukarna - personalens utbildning och kompetens Vidtas förbättrande åtgärder vid konstaterade brister eller avvikelser? Granskningen har avgränsats till nämnden för hälsa, vård och omsorg. Granskningen har vidare avgränsats till hemtjänsten och revisionsåret 2017. 5 (34)
Socialtjänstlagen (2001:453) SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Malmö stads budget 2017 med plan för 2018-2022 Reglemente för intern kontroll i Malmö stad Nämndens reglemente Riktlinjer för biståndsbedömning i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL) Värdighetsgarantier Styrdokument avseende hemtjänsten i Malmö stad Revisorskollegiets styrgrupp omsorg: Berit Söderholm (sammankallande), Claes Carlsson, Andreas Holmgren, Pia Landgren och Per Lilja. Sakkunniga revisorer från revisionskontoret: Sofia Blixtberg, certifierad kommunal yrkesrevisor (projektledare), Nina Hellström, kommunal yrkesrevisor. Kvalitetsgranskare: George Smidlund, revisionsdirektör, certifierad kommunal yrkesrevisor Sakkunniga revisorer har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s R2 1 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. För att svara på granskningens syfte och revisionsfrågor har dokumentstudier och intervjuer genomförts. Administrativa chefer, enhetschefer, sektionschefer, utvecklingssekreterare, undersköterskor och vårdbiträden från samtliga fem stadsområden har intervjuats. Vi har även haft skriftlig kontakt med tjänstepersoner i Malmö stad. Totalt har ca 40 medarbetare i Malmö stad lämnat information. 1 Hot mot oberoende till följd av egenintresse, självgranskning, partsställning, vänskap, skrämsel, övrigt. 6 (34)
Nedan redovisas iakttagelser utifrån dokumentstudien samt intervjusvar. Fram till 1 maj 2017 var ansvaret för hemtjänsten i Malmö stad fördelat mellan fem stadsområdesnämnder. Från och med 1 maj 2017 har Malmö stad tre socialnämnder: hälsa-, vård- och omsorgsnämnden, funktionsstödsnämnden samt arbetsmarknadsoch socialnämnden. Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden riktar sig till tre målgrupper: (1) äldre människor, (2) vuxna människor med fysisk funktionsnedsättning, och (3) vuxna människor med somatisk sjukdom. Huvudansvaret för hemtjänsten i Malmö stad återfinns därmed i den nya hälsa-, vård- och omsorgsnämnden. Under perioden 1 maj till 31 december 2017 arbetar hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen i en interimistisk organisation. Under förvaltningsledningen speglar den interimistiska organisationen i huvudsak den organisation som tidigare fanns i de fem stadsområdesförvaltningarna. Ordinärt boende/hemtjänsten (Ordbo) har under perioden organiserats i fem områden: väster, innerstaden, norr, söder och öster. Vid granskningstidpunkten arbetade totalt ca 1 900 medarbetare inom ordinärt boende enligt förvaltningen. Hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen hade vid granskningstidpunkten fem avdelningschefer. Under avdelningscheferna fanns det inom ordinärt boende sju enhetschefer. I oktober år 2017 fanns det under enhetscheferna 72 sektionschefer inom or- 7 (34)
dinärt boende. Enligt uppgift från förvaltningen hade 46 % av sektionscheferna mellan 31 40 medarbetare. Statistiken visar en ökning av andelen samt antalet sektionschefer som har mellan 31-40 medarbetare jämfört med januari 2017. Andelen och antalet sektionschefer som har över 41 medarbetare samt mellan 26 30 medarbetare har under samma period minskat. Den nya övergripande organisationen för hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen kommer att förändras från och med 1 januari år 2018. I den nya organisationen kommer det att finnas fyra verksamhetsavdelningar och fyra stödfunktioner under förvaltningsdirektören. Ordinärt boende kommer att organiseras i en egen verksamhetsavdelning. 8 (34)
Målen för hemtjänsten i Malmö stad återfinns i ett flertal styrdokument. Värdighetsgarantierna Malmö stads värdighetsgarantier för hemtjänsten antogs av kommunfullmäktige 2013-02-07 och gäller från och med 1 juli 2013. Värdighetsgarantierna är fem till antalet och syftar till att öka tryggheten samt delaktigheten för alla som berörs av hemtjänstens verksamhet. De fem värdighetsgarantierna listas nedan: 1. Vi garanterar att du som fått ett biståndsbeslut om hjälp och stöd i det egna hemmet erbjuds ett uppföljningssamtal senast 3 månader efter att hjälpen påbörjats. Vid samtalet får du möjlighet att tillsammans med din biståndshandläggare diskutera vad biståndsbeslutet innebär för dig. 2. Tillsammans med dig skriver vi en genomförandeplan. Den beskriver hur du vill att vi ska hjälpa dig, med det som du blivit beviljad. Vi garanterar att planen ska vara klar inom 2 veckor från det att din hjälp har startat. 3. Vi garanterar dig som har hjälp från hemtjänsten, att personal från Malmö stad som besöker dig i ditt hem legitimerar sig. Legitimationen ska bäras synlig för dig. 4. Om vi inte kan komma på avtalad tid garanterar vi att vi tar kontakt med dig. Om någon annan än för dig känd personal kommer, garanterar vi att vi kontaktar dig i förväg. 5. Om den hjälp du har blivit beviljad i form av serviceinsatser t.ex. städning och tvätt, inte blir utförd vid det tillfälle som är avtalat, garanterar vi att hjälpen kommer att bli utförd snarast. Dock allra senast inom 5 veckodagar(måndag-söndag). Vi tar kontakt med dig för att tillsammans komma överens om när hjälpen kan utföras. 9 (34)
Plan för vård- och omsorgsverksamheten Kommunfullmäktige antog Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad den 25 april 2013. Planen gäller från och med 1 juli år 2013. Planen följer den målhierarki som fanns i Malmö stad år 2013. 2 I planen återfinns sex inriktningsmål: 1. Du som är brukare ska ha inflytande över hur stöd och hjälp från vård- och omsorgsverksamheten utformas 2. Du som är brukare ska känna dig trygg med vård- och omsorgsverksamhetens stöd och hjälp 3. Du som är brukare ska bemötas med respekt för din unika person 4. Du som är brukare ska kunna kommunicera utifrån dina förutsättningar 5. Du som är brukare ska få en säker hälso- och sjukvård av god kvalitet 6. Du som är brukare ska få stöd och hjälp med ett rehabiliterande förhållningssätt Inriktningsmålen ska, enligt planen, brytas ned till effektmål som följs upp varje år. Kommunstyrelsen har i maj år 2017 beslutat att stadskontoret inte ska genomföra någon uppföljning av effektmålen avseende verksamhetsåret 2017. Enligt Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad ska alla nämnder som ansvarar för vård- och omsorgsverksamhet fastställa och följa upp egna operativa mål varje år. De operativa målen ska utgå från inriktnings- och effektmålen. Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden har, enligt förvaltningen, inte fastställt några operativa mål utifrån Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad för år 2017. Operativa mål har inte fastställts, enligt förvaltningen, eftersom planen vid granskningstidpunkten var ute på remiss. Enligt förvaltingen är planens fortlevnad att betrakta som osäker. Förvaltningen har vidare uppgett att det som faller inom ramen för arbetet inom målområde 5 (och till viss del även inom målområde 6) i mångt och mycket uppfyller de delar som tidigare hanterades inom Plan för vårdoch omsorgsverksamheten i Malmö stad. Enligt förvaltningen finns det därmed fastställda mål som kommer att följas upp inom ramen för årsanalysen år 2017. 2 Enligt rapport uppföljning av effektmålen i Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad 2016 har kommunfullmäktige i samband med översynen av kommuncentrala styrdokument beslutat att planen och planens målsstruktur gäller. 10 (34)
Kommunfullmäktiges mål i budget 2017 Malmö stads budget är det övergripande och överordnade styrdokumentet för stadens nämnder. Av budgetdokumentet framgår kommunfullmäktiges mål och uppdrag till nämnderna. Det är framförallt kommunfullmäktigemålet inom målområde fem som berör ordinärt boende. Även målområde sex och nio berör dock till viss del hemtjänsten. Se bilaga 1. Vidare framgår det av budgetdokumentet att varje nämnd ansvarar för att bidra till att uppnå kommunfullmäktiges mål. Därför formulerar nämnderna, utifrån kommunfullmäktigemålen, egna mål (nämndsmål) och till dessa uppföljning nämndsmål /indikatorer. Nämndsmål 2017 Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden beslutade den 23 augusti 2017 om nämndsbudget maj december 2017. Enligt budgetdokumentet har nämnden valt följande modell för arbetet med kommunfullmäktiges mål under år 2017: 1. De nämndsmål som gemensamt togs fram av de tidigare stadsområdesnämnderna, får i de delar som är tillämpliga för nämndens uppdrag, en fortsättning i denna budget. 2. För de kommunfullmäktigemål, som det tidigare inte funnits nämndsmål som riktats mot denna nämnds ansvar, har nya nämndsmål arbetats fram. 3. Målvärden för uppföljning av nämndsmål har tagits fram för perioden i de delar det finns tidigare statistik att utgå ifrån. Enligt intervjusvaren samt dokumentstudien finns det en hög överensstämmelse mellan hälsa-, vård- och omsorgsnämndens nämndsmål samt uppföljning nämndsmål för hemtjänsten och de mål som fanns i de gamla stadsområdesnämnderna. 11 (34)
Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden har brutit ned kommunfullmäktigemålet 3 inom målområde fem enligt nedan: Nämndsmål Uppföljning nämndsmål Målvärde 2017 Andel kvinnor respektive män som upplever inflytande över hur hjälpen ska utformas (ordinärt boende). Minst 77 % I hälsa-, vård- och omsorgsnämndens verksamheter ska brukare, patienter och anhöriga känna sig trygga med och ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas samt bemötas på ett inkluderande och respektfullt sätt. Andel kvinnor respektive män med hemtjänst som upplever trygghet i hemmet med stöd från hemtjänsten (ordinärt boende). Andel kvinnor respektive män som upplever förtroende för personalen som kommer hem till dem (ordinärt boende). Andel kvinnor respektive män som upplever personalens bemötande på ett bra sätt (ordinärt boende). Minst 80 % Minst 85 % Minst 95 % Andel kvinnor respektive män som upplever sig sammantaget nöjda med hemtjänsten (ordinärt boende) Minst 83 % Uppföljning av nämndsmålet är baserad på indikatorer från socialstyrelsens undersökning Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?. Enligt intervjusvaren har man även i de gamla stadsområdesnämnderna arbetat med brukarundersökningens resultat. 3 Malmöbor med behov av stöd och hjälp ska bemötas med respekt och ges förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag och i samhället. 12 (34)
Kommunfullmäktigemålet 4 under målområde sex har av nämnden brutits ned enligt nedan: Nämndsmål Uppföljning nämndsmål Målvärde 2017 Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden ska genom samverkan med övriga nämnder, myndigheter och civilsamhälle arbeta hälsofrämjande och förebyggande samt bidra till att skapa trygghet i hemmet. Andel brukare som fallit mer än en gång i ordinärt boende. Högst 15,5 % Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden har även brutit ned kommunfullmäktigemålet 5 inom målområde nio. Nämndsmålet avser dock hela nämndens verksamhet och inte enbart ordinärt boende, se bilaga 2. Måluppfyllelse Av Riktlinjer för ekonomistyrning framgår det att nämnderna skall rapportera till kommunstyrelsen om måluppfyllelsen samt utvecklingen av verksamhet och ekonomi under året i enlighet med kommunstyrelsens anvisningar. Nämnderna skall också för egen del regelbundet följa utvecklingen av nämndernas verksamhet och vidta korrigerande åtgärder efter behov. Av underlaget till kommunstyrelsens beslut den 14 juni år 2017 framgår det att de tre nybildade nämnderna kommer att anta nya nämndsmål, uppföljning nämndsmål och målvärden utifrån sina uppdrag senast den 31 augusti år 2017. Detta innebär, enligt underlaget, att de nya nämnderna inte har möjlighet att göra en välgrundad bedömning av nämndsmålens uppfyllelse i samband med delårsrapport maj-augusti. Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden har i delårsrapport maj augusti 2017 gjort en övergripande bedömning av nämndens möjlighet att uppfylla målen vid årets slut. Nämnden bedömer att samtliga nämndsmål kommer att uppnås under året. Måluppfyllelsen när det gäller nämndens mål kommer att följas upp vid årets slut. Resultaten från socialstyrelsens undersökning Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? har dock publicerats under hösten år 2017. Undersökningen genomfördes under perioden mars- 4 I Malmö ska alla känna sig trygga och vara säkra såväl i hemmet som i stadens offentliga rum. 5 Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna. 13 (34)
maj år 2017. Resultatet visar att fyra av fem uppföljning nämndsmål /indikatorer har en positiv måluppfyllelse. När det gäller upplevelsen av personalens bemötande når resultatet inte upp till det satta målvärdet. Det kan noteras att Malmö stads resultat för samtliga av de fem indikatorerna ligger under riksgenomsnittet. Malmö stads resultat för tre av indikatorerna ligger under Stockholms och Göteborgs resultat. Se bilaga 3. Förvaltningen har i samband med faktakontroll framhållit att Malmö jämför sig främst med andra storstäder på grund av mer lika förutsättningar. Åtaganden och aktiviteter Intervjusvaren samt dokumentstudien visar att arbetet med att bryta ned nämndsmålen till åtagande och aktiviteter såg olika ut i de gamla stadsområdena. Likaså fanns det skillnader i uppföljningen. Dokumentstudien visar att det i alla gamla stadsområdesförvaltningar har upprättats verksamhetsplaner för år 2017. Vidare har det framkommit att det i flera av stadsområdesförvaltningarna har funnits en struktur med underliggande enhetsplaner och sektionsplaner. Efter omorganisationen till ny nämnd den 1 maj 2017 har förvaltningens olika delar, enligt intervjusvaren, i hög utsträckning fortsatt att arbeta med att följa upp de åtaganden och de aktiviteter som beslutades i de gamla stadsområdesförvaltningarna. Enligt reglementet för intern kontroll i Malmö stad ska nämnder och bolagsstyrelser årligen besluta om en internkontrollplan som beskriver prioriterade åtgärder och granskningar utifrån dokumenterade riskanalyser. Av SOSFS 6 2011:9 framgår det även att vårdgivaren fortlöpande ska bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska en uppskattning ske av sannolikheten för att händelsen inträffar. Likaså ska det ske en bedömning av händelsens negativa konsekvenser. Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden beslutade den 23 augusti år 2017 om Internkontrollplan maj-dec 2017. I beslutsunderlaget återfinns Riskanalys 2017. Riskanalysen innefattar totalt 77 risker. Riskerna med tydlig anknytning till hemtjänsten/ordinärt boende uppgår till 21 stycken, dessa återges i bilaga 4. Nämnden har endast fört över en risk, HSL-dokumentation, till nämndens interna kontrollplan för år 2017. Av den interna kontrollplanen framgår det att granskningen kommer att återrapporteras till nämnden i januari år 2018. 6 Socialstyrelsens författningssamling 14 (34)
Nedan återfinns det en kortfattad sammanfattning av de risker som framhölls under intervjuerna. Vi vill poängtera för läsaren att iakttagelserna nedan främst beskriver potentiella risker och negativa avvikelser inom verksamheten. Nyckelhantering Hemtjänsten hanterar ett stort antal nycklar som tillhör brukarna. De intervjuade hemtjänstgrupperna framhåller en rad riskmoment avseende nyckelhanteringen. Exempelvis finns det i en del hemtjänstgrupper brister i förvaringen av brukarnas nycklar. I hemtjänstlokalerna förvaras dagnycklar och larmnycklar till en del brukare. Brukarnas nycklar förvaras i nyckelskåp vars utformning och säkerhet skiljer sig åt mellan hemtjänstgrupperna. En del grupper har nyckelskåp med personliga koder där uttag av nycklarna registreras. Andra grupper har enklare nyckelskåp med huvudnyckel. Enligt intervjusvaren har det i en hemtjänstgrupp förekommit att nyckeln till nyckelskåpet förvarats ovanpå skåpet. Andra säkerhetsbrister som påtalats under intervjuerna är att nyckelskåpen med kod hakar upp sig och inte går att öppna utan huvudnyckel, att koderna inte byts ut tillräckligt ofta, att det saknas nycklar i nyckelskåpen och att personalen i enstaka fall tappar brukarnas nycklar. Att nycklar saknas i nyckelskåpen beror oftast på att dessa inte har återlämnats alternativt hämtats för tidigt av hemtjänstpersonalen, larmgruppen, sjuksköterskorna eller annan personal. Enligt svar från förvaltningen pågick det vid granskningstidpunkten en inventering av hemtjänstgruppernas nyckelskåp. Inventeringen förväntas vara färdigställd i början av december år 2017. Nyckelfri hemtjänst har prövats som pilotprojekt i Malmö stad men det fanns vid granskningstidpunkten inget beslut om datum för införande. Kommunstyrelsen beslutade år 2015 att i nära samarbete med fackliga organisationer och medarbetare ta fram en tidplan och förbereda införandet. Beslutet bifogas i bilaga 5. Trygghetslarm Enligt de intervjuade fungerar trygghetslarmen i huvudsak bra. Larmen från brukarna förmedlas till hemtjänstgrupperna via en larmcentral. Organisationen av larmhanteringen ser därefter olika ut i hemtjänstgrupperna. Några hemtjänstgrupper har stöd av larmgrupper som responderar på brukarnas larm, vilket framhålls som positivt. Enligt intervjuerna har det vid enstaka tillfällen hänt att larmcentralen skickar larmen till fel hemtjänstgrupp. Några av de intervjuade beskriver även en oro för brukare som tar av sig trygghetslarmen och därefter inte kan larma vid behov. En annan risk som framhölls under intervjuerna var att en del brukare med larm använder tillhållarlås samt säkerhetskedja, vilket förvårar hemtjänstens möjligheter att ta sig in i lägenheten. I vissa fall har hemtjänsten en nyckel till tillhållarlåset men det uppstår problem om brukaren har sin nyckel sittande på insidan av tillhållarlåset. 15 (34)
Brukare som inte öppnar Att brukaren glömmer att rapportera att han eller hon inte kommer att vara hemma vid planerade besök medför, enligt intervjusvaren, oplanerade arbetsuppgifter men framförallt stress och oro. Enligt de intervjuade händer det ganska ofta att ingen öppnar. Det finns rutiner för hur hemtjänstpersonalen ska agera när brukaren inte öppnar dörren vid besök. Intervjusvaren förmedlar en bild av att rutinerna är förankrade hos personalen. Scheman Hemtjänstpersonalen i Malmö stad har fortfarande pappersscheman. Hemtjänstens pappersscheman innehåller känsliga och sekretessbelagda uppgifter om brukarna. Enligt intervjusvaren förvaras dessa med olika grad av säkerhet. En del grupper har lösa pappersscheman medan andra förvarar sina pappersscheman i plastfickor som sätts fast i medarbetarnas väskor. En risk som betonas under intervjuerna är att scheman då och då tappas och kommer bort. Andra grupper framhåller att det kan finnas kommunikationsbrister vid snabba schemaförändringar. Exempelvis har det uppstått situationer där det finns flera versioner av personalens scheman och där det är oklart för den enskilde medarbetaren vilken schemaversion som är aktuell. Enligt de intervjuade har det därmed funnits risk för missade insatser. Kommunstyrelsen beslutade år 2015 att i nära samarbete med fackliga organisationer och medarbetare ta fram en tidplan och förbereda införandet av mobiltelefoner med programvara för planering, kommunikation, dokumentation och uppföljning inom hemtjänsten. Beslutet bifogas i bilaga 5. Personalomsättning Hemtjänstgrupperna leds av en sektionschef. Flera av de intervjuade poängterar att en hög omsättning på sektionschefer medför risker för verksamheten. Dock varierar omsättningen på sektionschefer mellan områden och hemtjänstgrupper. Många av de intervjuade framhåller att situationen har förbättrats och att det finns en stor nöjdhet med gruppens nuvarande sektionschef. I en del områden har det även funnits en hög personalomsättning när det gäller sjuksköterskor, vilket påverkar hemtjänsten. Rekrytering och kompetensförsörjning Att rekrytera samt behålla erfaren och kompetent personal framhålls som en central framgångsfaktor av de intervjuade. De intervjuade lyfter fram sommarmånaderna som en särskilt sårbar period. Svårigheten att rekrytera kan bland annat leda till att det inte finns tillgång till personal med rätt delegation. De intervjuade understryker vikten av att rekryteringen till sommaren sker med god framförhållning. Intervjuerna förmedlar en bild av att tillgången till kompetent och erfaren personal i stor utsträckning varierar mellan olika områden samt hemtjänstgrupper. 16 (34)
Vid tillfälliga behov av personal inom hemtjänsten kan kontakt tas med vikariebanken. Vid granskningstillfället fanns det fem vikariebanker. De olika vikariebankerna fungerar, enligt intervjusvaren, olika bra. I några områden finns det även resursteam/bemanningsteam med ordinarie personal som kan sättas in vid behov. Resursteamen/bemanningsteamen organiseras under vikariebankerna. I Malmö stad har man en rekommendation om att inte begära utdrag från belastningsregistret vid rekrytering. Flera av de intervjuade underströk att denna rekommendation inte gynnar verksamheten. Samverkan och informationsöverföring Enligt intervjusvaren fungerar samverkan med biståndshanläggarna bra i en del hemtjänstområden. I andra hemtjänstområden beskrivs kontakten som bristfällig. Några av de intervjuade tycker att det är svårt att veta vem av biståndshandläggarna som man ska kontakta. Andra framhåller problem med tillgängligheten. Hemtjänstpersonalens och brukarnas svårigheter att få kontakt med biståndshandläggarna medför, enligt intervjusvaren, en förhöjd risk för att de insatser som utförs inte följer biståndsbeslutet. Flera av de intervjuade betonar vikten av en nära och återkommande kontakt med olika personalgrupper. Många understryker betydelsen av teamträffar. Utifrån intervjusvaren förmedlas en bild av att samverkan i många fall försvåras vid geografiska avstånd samt vid hög personalomsättning. De intervjuade framhåller exempelvis att det är större risk för brister i informationsöverföringen mellan dagpersonal, kvällspersonal samt nattpersonal om dessa utgår från olika adresser. Trygghet och säkerhet Hur hemtjänstgrupperna upplever sin trygghet och säkerhet varierar, enligt intervjusvaren, mellan olika hemtjänstområden. Flera av de intervjuade betonar att de arbetar i en bra grupp som ger stöd och skapar trivsel. Överlag upplever de intervjuade sitt arbete inom hemtjänsten som tryggt och säkert. Intervjusvaren förmedlar en bild av att personalen främst upplever otrygghet på kvällen och när det är mörkt. En del gator, trappuppgångar, källare och tvättstugor upplevs ibland, enligt intervjusvaren, som en osäker arbetsmiljö. En av de besökta hemtjänstlokalerna beskrivs likaså som otrygg av de intervjuade. Enligt intervjusvaren finns det tillgång till överfallslarm för medarbetare som jobbar på kvälls- och nattid. Dock finns det inte larm till alla, larmen beskrivs inte som ändamålsenliga och larmen används sällan. Enligt uppgift från förvaltningen i samband med faktakontroll tillhandahålls larm inom organisationen efter behov. Vidare har förvaltningen uppgett att det vid granskningstillfället genomförs riskbedömningar i samtliga hemtjänstgrupper som rör sig ute under kväll och natt. 17 (34)
Flera intervjupersoner framhåller önskemål om att få jobba två och två på kvällarna i områden som upplevs som otrygga. Likaså finns det önskemål om att slippa arbeta i otrygga tvättstugor. I en del hemtjänstområden, men inte i alla, utför Samhall tvättjänster. I andra hemtjänstområden finns det en uppdelning mellan serviceinsatser och omvårdnadsinsatser, vilka utförs av olika personalgrupper. Genomförandeplaner De intervjuade är samstämmiga när det gäller uppfattningen att arbetet med genomförandeplaner ha tagit flera steg framåt under de senaste åren. Det kvarstår dock, enligt intervjusvaren, fortfarande ett utvecklingsarbete när det gäller genomförandeplanernas innehåll och kvalité. Läkemedel Läkemedelshanteringen är, enligt intervjusvaren, behäftad med en rad riskmoment. Det är sjuksköterskor som distribuerar läkemedel till hemtjänstpersonalen. Hemtjänstpersonalen ansvarar därefter för att lämna över medicinen till den enskilda brukaren. Flera av de intervjuade upplever det som otryggt att transportera läkemedel från hemtjänstlokalen till brukarna, speciellt om det handlar om narkotikaklassade preparat. En del av de intervjuade framhåller även att det ibland inte finns tillräckligt med tid för att ge läkemedel till brukarna och att insatsen upplevs som stressig. Brukarnas privata medel Kontanta medel förekommer, enligt intervjusvaren, inom hemtjänsten i varierande utsträckning. Flera av de intervjuade känner ibland ett obehag vid hantering av brukarnas privata medel. Några framhåller en rädsla för att någonting ska bli fel. Andra lyfter fram en oro för att bli oskyldigt anklagad för stöld. Det finns rutiner för att hantera brukarnas privata medel. Rutinerna ser olika ut beroende på hemtjänstområde. Socialstyrelsen har antagit föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Nämnden för hälsa-, vård- och omsorg fattade 2017-06-21 beslut om att godkänna förvaltningens förslag till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Processer I dokumentet Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete återfinns det ett avsnitt om processer. Enligt framställningen behöver varje verksamhet bedöma vilka processer och rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. I dokumentet definieras en process som en serie aktiviteter som skapar ett värde för dem som organisationen är till för. I framställningen poängteras det att processen ska beskrivas på en sådan detaljnivå att det går att se var det finns behov av förbättringar. Likaså 18 (34)
framhålls det att processer kan delas in i olika kategorier: huvudprocesser, delprocesser, ledningsprocesser och stödjande processer. Huvudprocessen för hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen i Malmö stad skildras i framställningen med hjälp av nedanstående bild: Huvudprocessen för bistånd inom hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen i Malmö stad skildras i framställningen med hjälp av nedanstående bild: Huvudprocessen för ordinärt boende inom hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen i Malmö stad skildras i framställningen med hjälp av nedanstående bild: Tanken är att huvudprocesserna ska brytas ner och kartläggas i delprocesser så att det blir möjligt att identifiera behov av förbättringar. Vid granskningstidpunkten fanns det ännu inga dokumenterade delprocesser. I de gamla stadsområdesförvaltningarna har arbetet med processkartläggningar och dokumenterade processer varierat i omfattning och kvalitet. Flera av de intervjuade framhöll arbetet med dokumenterade processer som ett utvecklingsarbete. 19 (34)
Aktiviteter och rutiner Enligt SOSFS 2011:9 ska de aktiviteter som ingår i varje process identifieras. Likaså ska aktiviteternas inbördes ordning bestämmas. För varje aktivitet ska de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet utarbetas och fastställas. I Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete betonas det att en process kan definieras som en serie aktiviteter. Till varje process ska det, enligt framställningen, kopplas ett antal rutiner som beskriver ett tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras. Rutinerna ska även beskriva vem som gör vad. Utöver huvudprocesserna fanns det vid granskningstidpunkten inga dokumenterade aktiviteter som sammanlänkats med processer. De förvaltningsövergripande styrdokument med anknytning till ordinärt boende som hälsa-, vård- och omsorgsnämnden har beslutat om t.o.m. oktober 2017 listas i bilaga 6. Inga nya rutiner som enbart berör ordinärt boende har trätt ikraft under perioden 1 maj till 15 november år 2017. Enligt uppgift från förvaltningen pågår det ett arbete med att se över stadsområdenas rutiner. Arbetet ska resultera i upprättandet av nya gemensamma rutiner för hemtjänsten. Hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen hade vid granskningstidpunkten tagit fram ett antal rutiner som ska skickas vidare till avdelningscheferna för beslut samt till facklig samverkan. En del rutiner kräver ett mer omfattande arbete och kommer allt eftersom att hanteras enligt samma beslutsgång under år 2018. Då de föreslagna rutinerna ska godkännas av avdelningscheferna och samverkas fackligt kunde förvaltningen vid granskningstillfället inte uppge vilka rutiner som kommer att träda i kraft den 1 januari år 2018. Befintliga rutiner ifrån de gamla stadsområdena gäller, enligt besked från förvaltningen, fram tills dess att nya gemensamma rutiner är framtagna. Under perioden har förvaltningen dock beslutat om Trafiksäkerhetspolicy, Rutin för behörighetstilldelning av SITHS-kort/reservkort, Rutin för gravida och ammande arbetstagare samt Rutin för ej verkställda beslut. Dessa rutiner berör flera verksamheter där ibland ordinärt boende. Enligt intervjusvaren har stadsområdesnämndernas/stadsområdesförvaltningarnas riktlinjer och rutiner i huvudsak fungerat väl och styrdokumenten beskrivs som förankrade hos personalen. Medarbetarna i de olika hemtjänstgrupperna söker kunskap om gällande riktlinjer och rutiner på olika sätt. I en del hemtjänstgrupper finns det pärmar med riktlinjer och rutiner, i andra hemtjänstgrupper hänvisas medarbetarna till Komin. Flera av de intervjuade framhåller att tillgängligheten samt användarvänligheten på Komin bör förbättras. Samtidigt poängterar flera av de intervjuade att det är positivt att Malmö stad i och med omorganisationen kommer att få fler enhetliga riktlinjer och rutiner inom ordinärt boende. 20 (34)
Enligt förvaltningen är formerna för uppföljning och rapportering till hälsa-, vårdoch omsorgsnämnden under utveckling. Förvaltningen uppgav dock att nedanstående punkter kommer att innefattas i nämndens uppföljningsstruktur: GAP 7 -analys december 2017 Riskanalys och internkontrollplan 2018 januari 2018 Årsanalys 2017 februari 2018 Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2017 mars 2018 Rapportering internkontroll januari 2018, maj 2018, september 2018 Uppföljningssamtal Av Malmö stads värdighetsgarantier framgår följande avseende värdighetsgaranti 1: Vi garanterar att du som fått ett biståndsbeslut om hjälp och stöd i det egna hemmet erbjuds ett uppföljningssamtal senast 3 månader efter att hjälpen påbörjats. Vid samtalet får du möjlighet att tillsammans med din biståndshandläggare diskutera vad biståndsbeslutet innebär för dig. Förvaltningen har uppgett att det inte finns någon förvaltningsövergripande uppföljning av uppföljningssamtal under perioden 1 maj till 1 november år 2017 samt att formerna för uppföljning och rapportering till nämnden är under utveckling. Genomförandeplaner Av Malmö stads värdighetsgarantier framgår följande avseende värdighetsgaranti 2: Tillsammans med dig skriver vi en genomförandeplan. Den beskriver hur du vill att vi ska hjälpa dig, med det som du blivit beviljad. Vi garanterar att planen ska vara klar inom 2 veckor från det att din hjälp har startat. 7 Enligt Malmö stads kompetensförsörjningsprocess ska stadens nämnder redovisa kompetensgap varje år. Kompetensgap är enligt processen skillnaden mellan kompetensbehov och tillgänglig kompetens. 21 (34)
Förvaltningen har uppgett att det inte finns någon förvaltningsövergripande uppföljning av genomförandeplaner under perioden 1 maj till 1 november år 2017 samt att formerna för uppföljning och rapportering till nämnden är under utveckling. Det finns dock statistik från de gamla stadsområdena. Nedan presenteras statistik för den 1 mars år 2017: Stadsområde Antal personer 65 år och äldre som enheten utför hemtjänstinsats hos Antal personer med aktuell genomförandeplan Andel med aktuell genomförandeplan 8 Innerstaden 1 902 1 521 80 % Norr 1 195 901 75 % Söder 1 484 1 186 80 % Väster 2 421 680 28 % Öster 1 003 850 85 % Enligt intervjusvaren är statistiken inte kvalitetssäkrad eller jämförbar mellan stadsområdena. Intervjupersonerna poängterade även att det inte är rimligt att genomförandeplanerna ska vara klar inom två veckor från det att hjälpen har startat. Enligt intervjusvaren är fyra veckor en mer rimlig och relevant tidsram. Biståndsbeslut Kommunfullmäktige beslutade 2016-06-22 om riktlinjer för biståndsbedömning i ordinärt boende och särskilt boende enligt Socialtjänstlagen (SoL). Enligt dokumentet ska beslut om bistånd följas upp för att säkerställa att brukarens behov tillgodoses. Förvaltningen har uppgett att det inte finns någon förvaltningsövergripande uppföljning av biståndsbesluten under perioden 1 maj till 1 november år 2017 samt att formerna för uppföljning och rapportering till nämnden är under utveckling. 8 Enligt Socialstyrelsens definition är planen aktuell om den utformats för mindre än sex månader sedan eller följts upp/uppdaterats av utföraren under de senaste sex månaderna, dvs. efter den 1 september 2016. Uppföljningen ska ha noterats i genomförandeplanen eller journalen. 22 (34)
Personalkontinuiteten hos brukarna Personalkontinuitet definieras av socialstyrelsen som medelvärdet av antal olika personal som en hemtjänsttagare möter under en 14-dagarsperiod. Förvaltningen har uppgett att det inte finns någon förvaltningsövergripande uppföljning av personalkontinuiteten hos brukarna under perioden 1 maj till 1 november år 2017 samt att formerna för uppföljning och rapportering till nämnden är under utveckling. Enligt förvaltningen har ingen offentlig statistik inrapporterats från Malmö stad när det gäller personalkontinuiteten inom hemtjänsten. Förvaltningen framhåller att det pågår ett utvecklingsarbete inom förvaltningen som syftar till att kvalitetssäkra inrapporterad statistik. Förvaltningen har dock en uppföljning från de gamla stadsområdena. Av erhållna dokument kan det konstateras att uppföljningen skiljer sig åt mellan stadsområdena samt att den erhållna statistiken inte är jämförbar. I dokumentstudien har det även noterats att statistik saknas för flera hemtjänstgrupper. Personalens utbildning och kompetens Förvaltningen har uppgett att det inte finns någon förvaltningsövergripande uppföljning av personalens utbildning och kompetens under perioden 1 maj till 1 november år 2017 samt att formerna för uppföljning och rapportering till nämnden är under utveckling. En GAP-analys för år 2017 kommer dock, enligt förvaltningen, att presenteras för nämnden i slutet av året. Utifrån GAP-analysen kommer en kompetensförsörjningsplan därefter att upprättas. Enligt svar från förvaltningen går det att ta fram uppgifter om antalet samt andelen undersköterskor respektive vårdbiträden inom ordinärt boende. Statistiken kan brytas ned på respektive hemtjänstområde, hemtjänstgrupp samt dag och natt. På nästa sida redovisas andelen undersköterskor respektive vårdbiträden per hemtjänstområde 2017-10-31. 23 (34)
De webbutbildningar inom Lär-Kan 9 som medarbetarna har genomfört dokumenteras digitalt och är därmed sökbara. Övrig utbildning, kompetens samt språkkunskaper dokumenteras enbart i medarbetarnas personalakter. Enligt intervjusvaren är det därmed svårt att få en överblick av medarbetarnas utbildning, kompetens och språkkunskaper. Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden har under perioden 1 maj till 1 november år 2017 inte fattat beslut om några förbättrande åtgärder inom hemtjänsten. 9 Lär-Kan är Malmö stads webbutbildning inom vård och omsorg. 24 (34)
I det här avsnittet presenteras granskningsrapportens bedömningar. Mål och måluppfyllelse Granskningen visar att hälsa-, vård- och omsorgsnämnden har beslutat om tydliga mål för hemtjänsten. Måluppfyllelsen redovisas av nämnden först i samband med årsanalys 2017 och kan således därmed inte bedömas i granskningsrapporten. Verksamhetens risker Granskningen visar att hälsa-, vård- och omsorgsnämnden har en dokumenterad beskrivning av risker avseende hemtjänsten. De intervjuades beskrivning av verksamhetens risker överensstämmer i stor utsträckning med nämndens riskanalys. Verksamhetens processer, aktiviteter och rutiner Granskningen visar att det finns dokumenterade beskrivningar av verksamhetens huvudprocesser. Utöver huvudprocesserna fanns det vid granskningstidpunkten dock inga dokumenterade aktiviteter eller rutiner som sammanlänkats med processer. Vid granskningstidpunkten pågick det ett arbete med att ta fram enhetliga rutiner för hemtjänsten i Malmö stad. Under perioden 1 maj till 31 december år 2017 arbetar verksamheten i huvudsak efter de styrdokument som beslutats av de gamla stadsområdesförvaltningarna/stadsområdesnämnderna. De intervjuade förmedlar en bild av att styrdokumenten är förankrade och att medarbetarna arbetar i enlighet med dessa. Uppföljning och utvärdering Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden har under perioden 1 maj till 1 november år 2017 inte tagit del av någon dokumenterad uppföljning av uppföljningssamtal, genomförandeplaner, biståndsbeslut, personalkontinuiteten hos brukarna eller personalens utbildning och kompetens. Nämnden bedöms därmed inte ha en ändamålsenlig uppföljningsstruktur vid granskningstidpunkten. Enligt förvaltningen är formerna för uppföljning och rapportering under utveckling. Förbättrande åtgärder Granskningen visar att hälsa- vård- och omsorgsnämnden inte har fattat beslut om några förbättrande åtgärder under perioden 1 maj till 1 november år 2017. 25 (34)
Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämnden för hälsa-, vård- och omsorg säkerställer att det finns en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av hemtjänsten. Utifrån genomförd granskning bedöms hälsa-, vård- och omsorgsnämnden inte ha en helt ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av hemtjänsten. Det konstateras att nämnden bildades i maj år 2017 och att det vid granskningstidpunkten pågick en rad utvecklingsarbeten. Utifrån granskningsresultatet rekommenderas hälsa-, vård- och omsorgsnämnden säkerställa att: det finns en ändamålsenlig uppföljningsstruktur avseende ordinärt boende det finns ändamålsenliga beskrivningar av verksamhetens processer, aktiviteter och rutiner avseende ordinärt boende det finns ett förebyggande arbete kring medarbetarnas såväl som brukarnas trygghet och säkerhet inom ordinärt boende. 26 (34)
Målområde Kommentar Kommunfullmäktige mål 5 - En jämlik stad Malmös äldre ska kunna påverka och ha inflytande över sin vardag och i samhället. Mötet med omsorgs-personalen ska präglas av kontinuitet och kvalitet. Malmöbor med behov av stöd och hjälp ska bemötas med respekt och ges förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag och i samhället. 6 - En trygg stad I Malmö ska alla känna sig trygga och vara säkra såväl i hemmet som i stadens offentliga rum. 9 - En stad med bra arbetsvillkor Malmö stad ska vara en jämställd och diskrimineringsfri arbetsgivare där tillsvidareanställning och heltid ska vara norm. Med hög kompetens, bra arbets-villkor för medarbetarna, och ett gott ledarskap som tas tillvara i en lärande organisation, skapar vi kvalitet i Malmö stads verksamheter. Vi ska ha en nära samverkan med de fackliga organisationerna. Det växande Malmö kräver långsiktiga strategier för kompetensförsörjning och arbetsmiljö. Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna 27 (34)
Nämndsmål Uppföljning nämndsmål Målvärde 2017 Andel timmar som utförs av timavlönade kvinnor respektive män Högst 10,5 % Andel heltidstjänster för kvinnor respektive män Minst 66 % Hälsa-, vård- och omsorgsnämnden ska vara en attraktiv arbetsgivare där anställda inom nämndens verksamheter har hög kompetens, goda arbetsvillkor och likvärdiga förutsättningar Sjukfrånvaro för kvinnor respektive män Högst 8,5 % Personalomsättning bland arbetsterapeuter, biståndshandläggare, sektionschefer, sjukgymnaster/fysioterapeuter, sjuksköterskor, undersköterskor och vårdbiträden. Högst 6,4 % Ledartäthet Högst 25,2 Förekomst av kartläggning av delade turer inom hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen. 28 (34)
Nämndsmål Uppföljning nämndsmål MALMÖ Målvärde 2017 MALMÖ Resultat 2017 RIKET Resultat 2017 STOCKHOLM Resultat 2017 GÖTEBORG Resultat 2017 Andel kvinnor respektive män som upplever inflytande över hur hjälpen ska utformas (ordinärt boende). Minst 77 % 77 % 87 % 85 % 81 % I hälsa-, vård- och omsorgsnämndens verksamheter ska brukare, patienter och anhöriga känna sig trygga med och ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas samt bemötas på ett inkluderande och respektfullt sätt. Andel kvinnor respektive män med hemtjänst som upplever trygghet i hemmet med stöd från hemtjänsten (ordinärt boende). Andel kvinnor respektive män som upplever förtroende för personalen som kommer hem till dem (ordinärt boende). Andel kvinnor respektive män som upplever personalens bemötande på ett bra sätt (ordinärt boende). Minst 80 % 80 % 86 % 80 % 80 % Minst 85 % 85 % 91 % 87 % 87 % Minst 95 % 93 % 97 % 96 % 95 % Andel kvinnor respektive män som upplever sig sammantaget nöjda med hemtjänsten (ordinärt boende). Minst 83 % 83 % 89 % 85 % 83 % 29 (34)
I Malmö stads handbok för intern kontroll återfinns det en vägledning kring beräkningen av riskvärdet. Enlig framställningen ska riskvärdet räknas fram genom att värdet för sannolikheten (1-5) multipliceras med värdet för konsekvensen (1-5). Värdena för sannolikhet samt konsekvens värderas med hjälp av tabellen nedan: Riskvärdet och beskrivningen av risken i tabellen nedan är hämtad från nämndens riskanalys. För en komplett beskrivning hänvisas läsaren till hälsa- vård- och omsorgsnämndens riskanalys för år 2017. Nedanstående risker är enligt förvaltningen hänförliga till ordinärt boende. RISK RISKVÄRDE BESKRIVNING AV RISK HSL-DOKUMENTATION 20 Risk för brister i HSL-dokumentation pga. bristande kunskap kring dokumentation, vilket kan leda till att patientsäkerheten påverkas. BASAL HYGIEN 15 Risk för smitta pga. att rutiner inte följs, vilket kan leda till stor påverkan för enskildas säkerhet och arbetsmiljön. GENOMFÖRANDEPLAN SoL 12 Risk för att GFP inte upprättas för alla (inkl. brukare med enbart larm) brukare enligt rutin/ att det inte finns mätbara mål i planen/att dokumentationen är otillräcklig pga. bristande kunskap eller att rutiner inte följs, vilket kan leda till sämre måluppfyllelse och att insatserna inte går att utvärdera/enskilda får inte hjälp utifrån behov eller önskemål. SOCIAL DOKUMENTATION 12 Risk för bristande social dokumentation pga. bristande kunskap eller att rutiner inte följs, vilket kan leda till att viktig information saknas. DELEGERING HSL 12 Risk för att medarbetare utför HSL-uppgifter utan delegering pga. att rutinen för delegering inte följs, vilket kan leda till att patientsäkerheten brister. LÄKEMEDELSHANTERING 12 Risk för att enskilda inte får sina läkemedel enligt ordination pga. att rutin inte följs vilket kan leda till allvarliga konsekvenser för den enskilde. AVVIKELSEHANTERING 12 Risk för att avvikelser inte rapporteras pga. tidsbrist och/eller bristande kunskap, vilket kan leda till att den enskilde drabbas negativt. PRIVATA MEDEL 12 Risk för att rutin för hantering av brukares privata medel inte följs pga. brister i den interna kontrollen av kontanter/annat vilket kan leda till att enskilda drabbas negativt, olagligt agerande, minskat förtroende för nämndens verksamhet. 30 (34)
PERSONALOMSÄTTNING 12 Risk för hög personalomsättning på grund av brister i arbetsmiljö, konkurrens om arbetskraft, vilket kan leda till kompetensbrist. TRYGGHETSLARM OCH NYCKELHANTERING 12 Risk för att rutinen för trygghetslarm och nyckelhantering inte följs vilket kan leda till negativa konsekvenser för den enskilde. FELAKTIG/UTEBLIVEN INSATS TILL BRUKARE 9 Risk för att enskilda drabbas av felaktig/utebliven insats pga. att dagliga rutiner inte följs, vilket kan leda till att brukarens service och omvårdnad påverkas. FALLPREVENTION 9 Risk för att Malmö stads rutin avseende fall inte följs pga. bristande kunskap om rutinen, vilket kan leda till att fallen ökar. INFORMATIONSÖVERFÖRING 9 Risk för brist i informationen mellan biståndshandläggare och utförare pga. att rutin inte följs vilket kan leda till missad insats hos den enskilde. BRISTANDE KOMPETENSFÖRSÖRJNING 8 Risk för att organisationen inte har rätt och tillräcklig kompetens på grund av konkurrens om arbetskraft, brist på fortbildning och tillgänglig kompetens vilket kan leda till att förvaltningen inte kan utföra sitt uppdrag till fullo. PROCESS FÖR RUTINER 4 Risk för att rutiner inte revideras i tid pga. att det saknas ett systematiskt arbetssätt och en tydlig ansvarsfördelning vilket kan leda till utebliven insats/ej korrekt hantering vid insats. VÄRDIGHETSGARANTIER INOM HEMTJÄNSTEN 4 Risk för att Malmö stads värdighetsgaranti för brukare inom ordinärt boende inte följs pga. att rutin inte följs, vilket kan leda till att enskilda inte får det som utfästs i garantin. EFTERLEVNAD AV GÄLLANDE BESTÄMMELSER FÖR SYSTE- MATISKT BRAND- SKYDDSARBETE (SBA) 6 Risk för att det uppstår brister i det systematiska brandskyddsarbetet på grund av att gällande regler och riktlinjer avseende SBA-pärmar och brandskyddsutbildning inte efterföljs, vilket kan leda till felaktigt agerande vid brand. GÅVOR, MUTOR OCH JÄV 15 Risk för olämpligt agerande i kontakter med den enskilde och externa leverantörer pga bristande kunskap eller att rutiner inte följs, vilket kan leda till att enskilda drabbas negativt, olagligt agerande, minskat förtroende och att nämndens verksamhet påverkas negativt. LOGGRANSKNING HSL 8 Risk att personal tar del av patientuppgifter utan aktiv vårdkontakt pga att rutin inte följs, vilket kan leda till att enskildas rättssäkerhet och integritet kan påverkas. 31 (34)
HANTERING AV SEKRETESS- MATERIAL/ HANDLINGAR 8 Risk för att sekretesskyddat material/handlingar inte förvaras enligt gällande riktlinjer pga bristande kunskap eller ej godkända arkivskåp, vilket kan leda till att obehöriga får åtkomst till sekretessbelagd information som kan påverka den enskildes rättssäkerhet och integritet. HANTERING AV UPPGIFTER FÖR PERSONER MED SKYD- DAD IDENTITET 15 Risk för bristande hantering av personuppgifter för personer med skyddad identitet på grund av att rutiner inte finns och/eller bristande följsamhet till befintliga rutiner. Detta kan leda till att personer med skyddad identitet kan lida men. 32 (34)
33 (34)