Famnas kompetensforum i ehälsa Slutrapport Stora Sköndal
Sammanfattning Användandet av digitala verktyg såsom webmail, kalendern och ledningssystemet, där den viktiga avvikelsehanteringen ingår, har varit övergripande lågt hos medarbetarna inom äldreomsorgen på Stora Sköndal. Då merparten av kommunikationen sker via mail, information på intranätet samt riktlinjer och rutiner som finns i ledningssystemet, har vi sett betydande brister. Genom att öka kunskapen om dessa verktyg och system såg vi en potentiell kvalitetssäkring att medverka i projektet vilket gynnar de som står i fokus för all vår verksamhet inom Stora Sköndal - våra kunder. Vi är också ISO-certifierade enligt kvalitet 9001:2015 och miljö 14001:2015. Det innebär att vi arbetar kontinuerligt med förbättringar och kravstandarder, vi följer lagar och avtal för att nå framgång genom en ökad kund-och medarbetarnöjdhet. Ungefär i samma tid som e-hälsoprojektet började, startade äldreomsorgen implementeringen av det digitala kommunikationsverktyget Sekoia. I ett första skede såg vi farhågor att detta kunde bli väl mycket att arbeta med parallellt då bägge projekten krävde stora personalresurser i form av utbildning och därmed lösa bemanning av vikarier då det inte fick påverka den pågående verksamheten i för stor utsträckning samt att vi måste tänka på omkostnaderna, i projekt av dessa slag, medför. Dock såg vi snabbt att vi kunde dra fördelar av kunskap i e-hälsa kontra implementeringen av Sekoia. Ett ökat digitalt tänk och användande i båda projekten. En utmaning vi såg och ville bemöta var inställningen hos flertalet medarbetare gällande det digitala tänket, jag har valt att arbeta med människor, inte sitta framför en dator. Att våra medarbetare har en hög IT mognad var vi inte oroliga för, då de flesta har en smartphone privat där de sköter de flesta ärenden, allt från sms till bankärenden. Något händer när de ska använda organisationens IT utrustning, samma IT-mognad/kompetens är då inte lika hög. Denna brist på kompentens såg vi snart handlar många gånger mer om attityder och inställningar än faktiskt brist på kompetens. Under projektets gång insåg vi vikten av att inspirera våra medarbetare till alla möjligheter ny teknik kan bidra med. Inte att ny teknik, exempelvis duschrobotar eller kameraövervakning nattetid, innebär nedskärningar utan att det är ett komplement och våra medarbetare får göra det tekniken aldrig kan göra, dvs, den medmänskliga kontakten som så väl behövs och efterfrågas inom vård och omsorg. Projektidé och förväntade resultat När vi gick in i projektet beslutade vi oss för att inte börja införa ytterligare ny teknik inom ramen för e-hälsoprojektet då det redan pågick utanför, dvs, införandet av kommunikationsverktyget Sekoia, utan vi startade från grunden med de informationsverktyg vi reda har. Efter e-hälsoprojektets gång tänkte vi att det skulle bli en naturlig övergång in i nya system. Just när handlingsplanen under våren 2016 skrevs visste vi inte riktigt vilka system vi ville implementera eller hur vi skulle gå vidare, bara att vi har påbörjat vår resa som ligger i linje med e-hälsomyndighetens vision 2025, bli bäst i världen. Rent konkret för Stora Sköndal; Att medarbetarna ska få en större datorvana, både i handhavande som tänk, att det är en naturlig del i deras yrkesutövanden oavsett vilken roll man har inom organisationen. Målen för projektet var fem stycken. (utdrag ur handlingsplanen som lämnades in till Famna våren 2016 i analysfasen) 2
I augusti 2018 ska alla medarbetare: Använda sig av det elektroniska informations-och kommunikationssystem i sitt dagliga arbete. Ha tillräckliga kunskaper om det elektroniska informations-och kommunikationssystemet som används i deras dagliga arbete. Ha tillräcklig kunskap om de IT-verktyg som används i deras arbete (dator och mobiltelefon) Hitta information på intranätet. Alla som vill, ha möjlighet att använda sin jobbmail utanför sin arbetsplats. På Stora Sköndal arbetar 271 personer inom äldreomsorgen, (ur Stora Sköndals personalsystem Hogia, uppdaterad 2016-06-30) Av dessa är 223 st kvinnor, 82 % och 48 st är män, 18% Fördelat på befattningar; Aktivitetscoacher 4 Chefer - verksamhetschefer, teamchefer 23 Projektledare 1 Paramedicinare 9 Sjuksköterskor 18 Vårdbiträden/undersköterskor 216 När vi började planera innehållet för utbildningarna hade vi inte hela planen i genomförandefasen helt klart för oss i detalj. Vi ritade upp ett schema över den tiden projektet skulle genomföras i genomförande fasen. Vi visste från början att det skulle vara i minst 2 etapper och upplägget var givet, de grundläggande kommunikationsverktygen organisationen har. Etapp 3 lämnade vi öppet då vi lät tiden visa vad som under de 2 etappernas gång efterfrågades. Under våren 2017 utkristalliserades att det fanns en nyfikenhet men samtidigt stor skepsis mot den nya tekniken och olika digitala system. Vi fångade känslan och började planera att under våren 2018 bjuda in föreläsare från olika genre och presentera på ett inspirerande sätt våra medarbetare i den nya tekniken som redan finns ute på marknaden. Den marknaden är en förutsättning för att Sverige ska klara av den stora utmaning äldreomsorgen står inför-fylla gapet med den ökande mängd äldre som behöver och har rätt till vård och omsorg mot den bristande skara undersköterskor som finns att tillgå. Föreläsningarnas innehåll tangerade väl i vår intention att innehållet i utbildningarna ska vara roligt. Något medarbetarna längtar till, att få till sig ny kunskap och sprida vidare till kolleger men även utanför organisationen. Att Stora Sköndal vill ligga i framkant av utvecklingen, möta upp samhällets behov och krav. På det viset lockar vi till oss de bästa medarbetarna vilket är en del av organisationens verksamhetsidé och värdegrund. Vi jobbar för att människor ska få växa och utvecklas utifrån sina unika förutsättningar (Utdrag ur Stora Sköndals verksamhetsidé) Vid kontakten med de olika föreläsarna, vi bjöd in 5 stycken, informerade vi dem att målet med föreläsningen ska vara att när medarbetarna lämnar föreläsningen ska de inte bara tycka att det var intressant utan de ska också efterfråga den nya tekniken, de ska ha förstått Whats in it for me. Vi vill ha medarbetare, inte motarbetare. 3
Projektets resultat och mål Cheferna på alla nivåer ser ett tydligt resultat av satsningen på medarbetarundersökningarna (som skickas ut till varje medarbetare i mail med en länk) redan den som genomfördes 2017 men ännu mer den sista som genomfördes nu hösten 2018. De är den största svarsfrekvensen sedan medarbetarundersökningen startades 2014. Även avvikelserapporteringen har ökat samt formuleringarna i avvikelserapporterna har blivit mer sakliga samt fokus på förbättringsförslag vilket leder till nya arbetssätt och därmed kvalitetshöjning. Förbättringsteamen De 2 förbättringsteam som utsågs under projektens gång, vars uppgift var att arbeta med förbättringar, fick arbetsmaterialet, Förbättringsarbete hur blir en avvikelse ett nytt arbetssätt? De 2 förbättringsarbeten som lämnades in till Famna var; Hur vi får 100% av alla boenden att sitta kvar vid måltiderna, äta upp sin mat samt uppfatta måltidssituationen som tillfredsställande Målet är att hot-och våldavvikelser ska minska på x med 50%. Grupperna skulle arbeta utifrån vårt digitala avvikelsesystem, hitta varsitt avvikelseområde, och arbeta fram nya arbetsmetoder. De införde dessa arbeten bland annat utifrån det digitala BPSD registret (Beteendemässiga symptom vid demenssjukdom) samt, utifrån det digitala kommunikationssystemet Sekoia och dokumentationen Safe Doc. Bägge grupperna reflekterade hur lätt det var att införa förändringar till nya arbetssätt, med konkreta verktyg och mallar. Den ena gruppen, med hot-och våldsituationen, uppnådde målet med sitt förbättringsarbete. De såg nyttan med resultatet och testade det nya arbetssättet även på andra boenden enligt uppföljning med goda resultat. Deras förbättringsarbete gav ringar på vattnet. Den andra gruppen uppnådde inte det uppsatta målet, men det blev ett lyckat projekt genom att den tidigare infekterade kommunikationen på den berörda enheten lättades upp. Arbetsgrupperna började samtala med varandra med den enskilda boende i fokus och med ett lösningsfokuserat förhållningssätt. Tidigare hade det varit 2 läger där man anklagade varandra. Kvalitetshöjning Vidare märks en tydlig ökning av svarsfrekvensen på mailen i allmänhet samt svar på kallelser i den digitala kalendern. Resultat av denna förbättring är att kommunikationen går snabbare, det har blivit en säkrare informationsöverföring och medarbetarna tar ett större ansvar att komma på möten och utbildningar då de idag upplever sig mer delaktiga. Dessa fakta kommer från alla workshops som ägt rum under projektets gång då medarbetarna berättar om sina upplevelser av utbildningen och vad den har givit dem. En medarbetare hade aldrig skrivit ett enda mail och efter ett par enskilda utbildningstillfällen skickade hon ett mail till coachen; Tack M för utbildningen! Detta är det första mailet jag skickar själv. Mvh/XX 4
I de workshops som handlade om Ledningssystemet och vi ställde frågan; Vad innebär Ledningssystemet? var det frapperande många som enhälligt svarade; Något som chefer eller ledningen håller på med. En viktig variabel, ett gemensamt språk. Det är en av förutsättningarna E- hälsomyndigheten har satt upp som kriterier för att nå visionen år 2025, bäst i världen. Vi inom vår egen organisation har uppenbarligen inte ett gemensamt språk därav brister i kommunikationen. Efter genomförd utbildning märks en markant bredare kunskap om Stora Sköndals ledningssystem och att medarbetarna arbetar aktivt enligt riktlinjer och rutiner. Detta har ingen visat oss tidigare var en vanlig kommentar under utbildningens gång och man tycker nu att det är roligt och ser en meningsfullhet i att gå in på intranätet och upptäcka allt som finns där. Innan projektet sökte medarbetarna exempelvis blanketten för skobidrag, byte av arbetspass vilket ligger under Medarbetarfliken. Rutiner eller riktlinjer för SoL (Socialtjänstlagen) eller HSL (Hälso- och sjukvårdslagen) var mer okända områden. Checklistan exempelvis för mätning av temperaturen av livsmedel, var utskriven i ett flertal pappers exemplar och insatta i en pärm som oftast stod i köket. Bra i ett hänseende, att man mäter temperaturen på livsmedel vilket medarbetarna ska men de hade inte insikten att checklistan hänger ihop med lagar och avtal. Eller att det är olämpligt att ha papperskopior i en pärm då kopiorna inte uppdateras i pärmen utan i dokumentcentret. Under utbildningens gång blev det många så kallade aha-upplevelser. En medarbetare reflekterade högt när riktlinjen för kost och måltider lästes och rutinerna som är kopplad till den; Så man kan säga att vi jobbar på delegering av Livsmedelsverket? Resultatet av den positiva utvecklingen såg vi bland annat under årets internrevision, 2018. Avvikelser och förbättringsförslag var av ringa art. Detta leder direkt till en kvalitetssäkring och därmed positiva resultat på kund-och medarbetarnöjdhet. Idag ber medarbetarna om hjälp att hitta rutiner och checklistor och det förekommer även en efterfrågan på dokument. Ett tydligt resultat av kunskapen och användandet av ledningssystemet. Det som har framkommit är att, ju mer insatta cheferna blev i projektets möjligheter, ju mer efterfrågade de egna utbildningar inom digitaliseringen, främst kunskaper i Excel. Därav togs det fram en egen utbildning för målgruppen chefer där även sjuksköterskorna och paramedicinarna ingick. Som interutbildare för dessa workshops anlitades våra controllers på verksamhetsstöd från ekonomiavdelningen. Vår målsättning i projektet var att nå alla medarbetare på deras specifika nivåer, utifrån var och ens förutsättningar och roller samt behov, vilket var ett av de krav ESF ställde inom ramen för projektet, dvs, de Horisontella principerna. Horisontella principer I arbetet med de Horisontella principerna valde vi att låta våra utbildningar vara obligatoriska för medarbetarna inom den utvalda målgruppen, dvs, medarbetarna inom äldreomsorg på de 6 enheter som finns inom den geografiska platsen Sköndal. (Stora Sköndal har äldreboende i Nacka och hade under starten av projektet även 1 enhet i Hökarängen. Dessa 2 enheter exkluderades i projektet). För en ökad tillgänglighet, åkte vi coacher ut till enheterna med utbildningsdatorer och höll i utbildningarna på plats. De medarbetare som var ovana vid datorer, eller hade svårt med språket, fick sitta enskilt med oss coacher. En del medarbetare upplever en osäkerhet, eller upplevelse av stress i en lärsituation tillsammans med andra, även dessa fick sitta enskilt. Workshopsen var i regel upplagda om 2 timmarspass. För att ytterligare arbeta med de horisontella principerna, möta alla utifrån deras specifika förutsättningar, fick de medarbetare som behövde, enskilda 5
utbildningstillfällen. En medarbetar hade svårt att sitta i en lärsituation mer än 1 timma. Där löste vi det genom att vederbörande fick ett antal pass om 1 timma åt gången under försommaren då verksamheterna har det betydligt lugnare. Många medarbetare har inte svenska som modersmål, en del har skriv-och lässvårigheter och det finns en handfull medarbetare som inte hade någon datorvana över huvud taget. Antingen kom vi ut till medarbetarna på enheterna eller andra tillfällen passade det den enskilda bättre att komma till oss på kontoret där vi bokade rum för att sitta i enskildhet. Vi utformade således speciella workshops på individnivå utifrån roller, behov och förutsättningar. Självskattning Självskattningar gjordes i början av projektet under introduktionen för samtliga deltagare (2016). Då genomfördes den i pappersform. Nästa självskattning, med samma frågor plus 3 extra som Famna önskade, gjordes i det digitala systemet Netigate, under augusti månad 2018, dvs i slutet av genomförandefasen. I den här slutrapporten lyfts 2 av frågorna; Jag vet vad e-hälsa är och Jag har tillräcklig kunskap om de elektroniska system (intranät, avvikelsesystem, dokumentmappar, dokumentationssystem och e-mail). Värden som angavs var; Instämmer helt och fullt, Instämmer till stor del, Instämmer till viss del, Instämmer inte alls och Vet ej. Resultatet från den första självskattningen är att medarbetarna ansåg sig kunna och veta vad e-hälsa är innan utbildningarna började. De ansåg sig också ha tillräckligt med kunskap om de elektroniska system som organisationen använder sig av. När själva utbildningarna påbörjades visade det sig att det medarbetarna trodde sig veta och kunna om e-hälsa, inte stämde med verkligheten. Jämförde vi svaren med män respektive kvinnor, skattade sig männen till största del, på de högsta värden medan kvinnorna skattade sig närmare mitten. Under genomförandefasen såg vi coacher att sammantaget kunde medarbetarna lika mycket eller lite om 6
de digitala verktygen och systemen. Männen hade inte större kunskap än kvinnorna men skattar sig högre. En övertro på sig själva? (författarens kommentar). Inte helt oväntat, kunde de yngre medarbetarna manövrera sig obehindrat i de olika systemen, då de generellt har en större datorvana. Här har vi som organisation en utmaning då de flesta medarbetarna rör sig i spannet 40 59 år. Sedan ett antal år tillbaka, har vi som krav för anställning inom Stora Sköndal, god datorvana, vilket märktes tydligt på de 2 enheter som endast har funnits i 4 år, där det till största delen har rekryterats externt. Den andra självskattningen som genomfördes i augusti 2018 var siffrorna markant lägre både vad det gäller kunskapen om vad e-hälsa är samt hur stor kunskap man anser sig ha om de elektroniska verktygen och systemen. Vad som påverkar svaren och den markanta skillnaden, funderar vi fortfarande på. Har man idag en större medvetenhet om sin okunskap? Förstod man inte vad man svarade på första gången, var termerna helt nya (brist i det gemensamma språket?). Trodde man sig kunna mer än vad man faktiskt gjorde, att det känns fel att inte veta? Vi vet inte. Svaren från den sista självskattningen stämmer inte med hur cheferna idag ser på sina medarbetares kunskap och användande i praktiken då exempelvis svarsfrekvensen har idag ökat markant på medarbetarundersökningen, liksom svaren på mail och kallelser. Medarbetarna säger själva att de idag förstår vad ledningssystemet innebär och letar idag aktivt efter rutiner och blanketter. Dessa resultat svarar alltså emot vad självskattningen redovisar. Då alla medarbetare inte har svarat på den sista självskattningen kan vi idag inte säga exakt om målet att; alla medarbetare har tillräcklig kunskap om de elektroniska system organisationen har uppnåddes. Det 5:e och sista målet; att alla som vill önskar ha möjlighet att använda sin jobbmail utanför sin arbetsplats har uppnåtts då det målet blev väldigt lätt att uppfylla. Att använda sin jobbmail även utanför sin arbetsplats innebar att jobbmailen skulle synkroniseras med medarbetarnas privata mobiler. Här var vi coacher väldigt tydliga med att momentet var absolut frivilligt, inget som vi sade att de skulle, utan ett erbjudande till de medarbetare som så önskade. Många medarbetare som arbetar natt tycker att detta är en bra hjälp då de har långa sammanhängande ledigheter och missar ofta vad som händer på enheterna under sin ledighet. De som ville fick hjälpen att sammankoppla jobbmail med sin privata mobiltelefon, andra lät bli och detta respekterades. Många ville även ha genvägen till schemaläggningsprogrammet Medvind, där vi som organisation ställer krav att varje medarbetare ska klarmarkera sin arbetstid varje måndag. Många gör det på datorn på arbetsplatserna, men genom att lägga till genvägen i deras mobiler förenklades denna arbetsuppgift. 7
Inför slutrapporten lades 3 frågor till från Famna. Dessa var med i självskattningen som genomfördes i augusti 2018. Resultatet visar på att projektet har haft en positiv påverkan för våra medarbetare. Den första och sista frågan visar tydligt på en positiv trend angående kunskap, inställning och attityd gällande de digitala verktygen och vilken nytta det kan ha i verksamheten. Resultatet visar höga siffror på de horisontella principerna, dvs, vi har arbetat noga med att möta upp våra medarbetares olika behov och förutsättningar. Respondenter 203 207 Svar Projektets utbildningar har ökat min kunskap om digitala arbetssätt (datorer, journalsystem, mejl mm). Utbildningarna har varit bra anpassade till mina förutsättningar (vad gäller t.ex. språknivå, tempo, lärare, tid mm). Min förståelse har ökat för hur digitala arbetssätt kan bidra till positiv utveckling inom min verksamhet. Instämmer absolut Instämmer delvis Instämmer knappast Instämmer absolut inte Totalt 113 70 22 2 207 132 56 13 3 204 134 53 15 1 203 Arbetssätt När vi planerade vår medverkan i projektet bestämde vi oss för att utbildningen skulle vara obligatorisk för alla medarbetare inom äldreomsorgen. Det var inget fritt val, om man ansåg sig behöva utbildning eller ej. Alla skulle med på tåget och få samma information. Vi valde att utbilda medarbetarna i så kallade workshops form. För att minimera påverkan i verksamheterna, åkte vi coacher ut till de olika enheterna med utbildningsdatorer. Dessa workshops var 2 timmar långa av 2 anledningar. 1: Kopplat till ovanstående, att det skulle påverka verksamheterna så lite som möjligt. Att teamcheferna inte skulle behöva boka in så många ersättande timvikarier. Därav hålls kostnaderna nere och kontinuiteten på enheten består. 2: Av erfarenhet vet vi att våra medarbetare har svårt med stillasittandes arbete, att ta till sig kunskap under en längre tid då de är vana att röra sig under sina arbetspass. Det visade sig vara ett uppskattat upplägg. Innehållet i workshopsen/utbildningen har varit baskunskaper i webmail och kalender. MAS (medicinsk ansvarig sjuksköterska) har undervisat i mailfunktionen i dokumentationssystemet Safe doc. Vi har lagt en stor vikt vid kvalitetsledningssystemet, avvikelsesystemet och PDCA (Plan Do Check Act, på sv Planera Genomföra Följa upp Förbättra). Hur vårt kvalitetsledningssystem är uppbyggt och varför modellen PDCA är så viktig. Medarbetarna har fått praktisk utbildning genom så kallade fallbeskrivningar, där de skulle redovisa både riktlinjer och rutiner utifrån givna frågeställningar. De har fått en förståelse för lagar och avtal och vikten av att arbeta i ett kvalitetsledningssystem som Stora Sköndal är ISO certifierat i (ISO 9001:2015). 8
Vidare har vi undervisat, på basnivå, hur ett nätverk är uppbyggt, vad en brandvägg är, varför ett nätverk kan vara långsamt och hur man kan påverka det till viss del själv. Syftet har varit att medarbetarna ska få en ökad förståelse att det kanske inte alltid är organisationens eget nätverk som felar utan det som ligger utanför. Det gav ytterligare aha-upplevelser och har minskat en liten del av deras frustration över att dokumentationen inte alltid sparas direkt i Safe doc, att många problem ligger exempelvis hos SLL (Stockholms läns landsting) där vi som organisation inte kan påverka. Medarbetarna har också fått lära sig vad de kan påverka själva genom att till exempel rensa sina mailboxar, spara bifogade dokument, speciellt PDF filer i mappstrukturen, inte låta tv-apparaten vara uppkopplad och påslagen på Netflex om det inte är några boenden som sitter och tittar. Vi har också haft genomgångar i datorns historik, dess snabba utveckling och framtiden där robotiken kommer in som en naturlig del av vardagen. Detta för att lösa framtidens behov och det behov vi delvis står inför redan idag. I projektets början var motståndet generellt stort, att tänka sig robotik inom vård och omsorg. Bilder av en metallisk figur från filmer som Terminator gjorde att man tog avstånd. Attityderna varierade mellan de olika åldrarna vilket framkom under flertalet utbildningstillfällen. På uppgifter finns det dock ingen statistik utan en upplevelse från coacherna och internutbildarna. För att inspirera våra medarbetare ordnade vi under våren 2018 inspirationsföreläsningar, etapp 3, där vi bjöd in olika föreläsare vilka talade om den nya tekniken, vad som finns på marknaden, hur tekniken påverkar oss och om olika system som kan göra vardagen enklare för medarbetarna samt öka kvalitén för våra kunder. Föreläsarna var: Fredrik Ström, C.A.G: E-hälsa: ett verktyg för förändring och jämlik omsorg Lotta Kronåker & Helle Barkelius Mobility monitors: Mobility monitors Adam Hagman, Robotdalen: Robotar för mänskligare vård och omsorg Tomas Brytting, Ersta Sköndals Högskola: Värdegrund och välfärdsteknik Gustav Josefsson Tadaa, Talarforum: Vi har aldrig vetat så lite som vi gör idag Efter Inspirationsföreläsningarna under våren 2018 har motståndet minskat markant. Attityderna och inställningen framkom under föreläsningarna då frågan kastades ut till publiken och merparten tyckte att det verkade både intressant och man såg en absolut nytta. Under de kommande utbildningstillfällena som pågick fram till juni (uppehåll under sommaren) och under augusti/september 2018, märkte vi en vändande trend i attityden. Oron för vad införande av ny teknik kan innebära, minimerades och vi tror att känslan av det Gustav Josefsson Tadaa sade, Tekniken gör oss mer mänskliga översatt, medarbetarna gör det tekniken inte kan, dvs ge den ovärderliga mänskliga kontakten. Tekniken är ett välkommet komplement. Precis i slutet av genomförandefasen, i september, bjöd vi in konsulter från Stratsys, ett system där vi lägger in våra mål, aktiviteter och följer upp verksamheten. I dagsläget är det verksamhetsstöd och chefer som använder sig av systemet men det är tänkt att även medarbetarna ska kunna gå in och följa upp målen och aktiviteterna som är kopplade till dem och se sin del i kedjan. Denna workshop var en timma med teori och praktiska övningar. 9
Den 25:e maj trädde den nya GDPR lagen (General Data Protection Regulation) i kraft och vi tog tillfälle att avsluta alla våra utbildningar med en föreläsning om vad den nya lagen innebär för hur vi hanterar alla personuppgifter i alla de system Stora Sköndal använder sig av. Kommunikation och spridning Varje månad har coachen skrivit en logga och mailat till äldreomsorgschef och kvalitets-och IT chefen där stående punkter har varit nuläge, aktivitet, framtid, aktivitet och övrigt. På så vis har projektets hållits levande samt att alla berörda parter vet var vi står i projektet och kan sprida informationen vidare till sina medarbetare. I ledningsgruppen på Stora Sköndal berättar Kvalitets-och IT chef, som även är styrgruppsmedlem i projektet, samma information som nämns i ovanstående stycke samt information från Famna och ESF efter styrgruppsmöten. På möten med ledningsgruppen tar övriga affärsområden del av projektets genomförande och resultat men även HR-och marknads och kommunikationsavdelningen håller sig uppdaterade. Varje år har Stora Sköndal så kallade Värdegrundsdagar i september där samtliga medarbetare som arbetar på Stora Sköndal deltar. Även där nämns det kort om projektet och här når vi ut till samtliga medarbetare inom organisationen, dock inte i någon detaljerad form. Organisationens MAS, medicinskt ansvarig sjuksköterska, har informerat om projektet på så kallade MAS-möten. Där är det medlemmar från Stockholms olika kommuner och från privata vårdbolag som deltar. MAS har informerat om delar ur projektet ur ett patientsäkerhetsperspektiv, då våra medarbetare genom projektet har fått en högre datorvana, de har blivit säkrare i sin dokumentation, förstår kvalitetsledningssystemet vilket bygger på lagar och avtal. Besök till Stora Sköndal som ser affischerna vilka är uppsatta bland annat runt entréer, att vi deltar i ett projekt som stöds av ESF, blir nyfikna på projektet. Även här får vi tillfällen att sprida information till allt från anhöriga till externa företag. Vi som organisation deltog på Vitalismässan i Göteborg, våren 2018 där vi höll i ett seminarium och presenterade under 30 minuter projektet. Nu i november, när projektet är slutfört, har vi bjudit in alla medarbetare som har deltagit under de 2 år som projektet har pågått till en sammankomst där vi kommer att presentera de olika resultat som har uppnåtts. Vi kommer även presentera förbättringsteamens arbeten och resultat. Vidare kommer vi informera om hur vi kommer gå vidare med de erfarenheter och kunskaper vi nu har uppnått, DigiO och Strategi Digitalisering Stora Sköndal (se vidare i stycket Användande av resultat). Resultaten kommer även att läggas ut på vårt Intranät där samtliga medarbetare inom hela organisationen får tillgång till informationen. Vi har också noterat att tack vare att digitalisering är ett så aktuellt ämne i samhället i stort, men även att e-hälsa är ett brinnande ämne i branschen (oavsett yrkeskategorier), så pratar vi väldigt ofta om användandet, förbättringsmöjligheter, bra exempel och strategier gällande våra digitala verktyg. Det är diskussioner på möten på alla nivåer, det är vid uppföljningar, det är vid 10
kaffemaskinen, med andra ord så genomsyrar det vår vardag och kanske många gånger utan att vi tänker på det. Användande av resultat Under e-hälsoprojektets gång har vi blivit mer insatta i den digitala marknaden, vilket utbud som finns och som skulle vara till gagn för vår organisation. Kvalitetsavdelningen och IT avdelningen har varit på flertalet seminarier och mässorna i ämnet Digitalisering där vi ser en stor potential för vård och omsorg. Dock saknas den sammanhängande hållbara planeringen och system som borde kunna vara kompatibla med varandra för att på så vis öka effektiviseringen och troligen effektivisera kostnaden för optimerad nytta. Därav har vi startat vi upp projektet Strategi digitalisering Stora Sköndal under hösten 2018. Det projektet är en direkt effekt av resultaten av e-hälsoprojektet. Syftet är att skapa enklare och effektivare arbetssätt och system för våra medarbetare att dokumentera och kommunicera i digitalt och att skapa hållbarhet genom en mer noggrann planering, med start i äldreomsorgen i steg 1 under tiden 2018 2019/20). I steg 2 ska hela organisationen involveras med samtliga affärsområden, med stöd från ledningen och direktor. Redan innan detta projekt kommer vi att genomföra en light-variant av e-hälsoprojektet för de enheter som inte var med samt de övriga verksamhetsområdena, då det verkligen har efterfrågats. Efter avslutandet av e-hälsoprojektet kommer vi att arbeta vidare med ombud på varje enhet som har digitalisering som specialkompetens/intresse, digitala ombud, så kallade DigiO. Dess uppgift kommer vara att exempelvis handleda nya medarbetare i ett flertal system, vara behjälplig när någon behöver stöd, där något enkelt fel har uppstått med de digitala verktygen ute på enheterna. De kommer också vara delaktiga i framtida implementeringar av nya system. DigiO kommer att ingå i ett eget nätverk ledda av IT- och Kvalitetsavdelningen och kommer på så vis att vara IT avdelningens förlängda arm. Vi kommer även att förstärka introduktionerna av nya medarbetare med mer e-hälsa och förhoppningsvis få in det tydligare som lönekriterier och en del av utvecklings-/medarbetarsamtalet. Kommentarer och tips Övergripande kan sägas att projektet har tagit betydligt mer tid än vad vi beräknade. Vi borde ha gjort en riskanalys innan vi startade projektet. Coachens 50% räckte inte till. All administration och tidsredovisning har tagit mycket tid av dels coacherna men också hos våra teamchefer som har bemannat alla utbildningar på enheterna och för den tiden teamcheferna har lagt ner godkände inte ESF som medfinansiering utan det ses som ett arbete vilket ingår i teamchefernas arbetsuppgifter. Det har varit ett stort tidskrävande arbete för teamcheferna och även för våra enhetschefer. Vi förstod inte riktigt vad projektet skulle kosta i tid och resurser då beslutet att delta togs relativt fort efter att vi hade läst igenom handlingsplanen. 40 timmar per medarbetare plus förbättringsteamen med all handledning som de skulle ha. Det var många moment i projektet som vi inte riktigt förstod vad det innebar i praktiken. Vi borde också ha haft fler nyckelpersoner, en plan B, om någon av coacherna slutade, vilket inträffade. Rekryteringen tog lång tid. När väl en ny coach rekryterats, tog det lång tid för denna att sätta sig in i projektet. Även denna slutade vilket innebar att sista året arbetade endast en coach i projektet. Till hjälp löste Kvalitetsavdelningen att flera internutbildare 11
gick in och backade upp. Deras arbetstid togs från de ordinarie uppgifter dessa personer har och en hel del arbetsuppgifter som skulle ha skett under projektets gång, fick skjutas på framtiden. Även handledningen av de förbättringsteam som skulle utses hade vi inte riktigt fått grepp om vad det skulle innebära i praktiken, vilket gjorde att handledningen blev bristfällig vilket också hängde ihop med att ena coachen slutade. Den faktiska tidsåtgången hade vi inte riktigt förstått, följaktligen blev informationen som utgick till enhetscheferna bristfällig. En stor miss då enhetscheferna bland annat har som uppgift att möjliggöra och ge mandatet till sina temachefer att genomföra projektet och motivera medarbetarna. En tydligare och noggrannare riskanalys borde ha gjorts både övergripande i projektet, men också på organisationsnivå. Ska vi gå med i något projekt som stöds av ESF ska vi nog tänka till ett par varv innan vi tackar ja. Dock ska det sägas att utan denna satsning hade våra medarbetare aldrig fått den kompetens de nu har vilket vi ser som en stor nytta. E-hälsoprojektet har varit till stor nytta i organisationen. Den kompetens våra medarbetare inom äldreomsorg nu har men också planeringen vi nu går in i Strategi digitalisering Stora Sköndal. Stora Sköndals framgångsfaktorer har varit ett tydligt ledarskap, återkoppling ner och upp. Från Äldreomsorgschef ner till medarbetarna. Den ena coachen arbetar som Kvalitetsutvecklare på Verksamhetsstöd och har därav daglig kontakt med samtliga chefer och beslutsfattare. Coach har återkopplat varje månad arbetets gång till äldreomsorgschef som i sin tur lyft frågan varje månad i hennes ledningsgrupp. Enhetscheferna tar informationen ute på enheterna och ger teamcheferna mandat att bemanna och medarbetarna vet att projektet och utbildningarna har varit prioriterat. En väsentlig framgångsfaktor torde vara att Stora Sköndals Kvalitetschef även är chef över ITavdelningen. Dessa två avdelningar är starkt sammankopplade till implementering av digitala verktyg, utbildning i digitalisering samt själva användandet av alla våra system-kvalitetsutveckling helt enkelt och inte minst vårt nya projekt Strategi digitalisering Stora Sköndal. 12