1 Närvarorapportering och bidrag, Sunnersta AIF version 3 2017-10-12 Introduktion SAIF är en ideell idrottsförening och beroende av medlemsavgifter, träningsavgifter, sponsring och bidrag. Olika former av bidrag finns (se nedan). För att SAIF ska få de bidrag vi är berättigade till, är det viktigt att alla lag inom föreningen rapporterar närvaro för de aktiviteter laget har. Det gäller träningar, matcher, lagkvällar med mera. Med det här dokumentet vill vi informera om vad vi får bidrag för, och hur du som ledare ska gå till väga när du rapporterar närvaro. Sunnersta 2017-09-22 Fredrick Beste, kassör huvudstyrelsen Följande personer har bidragit med kunskaper och synpunkter till detta dokument: Susanne Lindberg, Mats Bejmyr, Lena Hennig, Ken Lindfors Bakgrundsinformation och översikt I huvudsak kommer aktivitetsbidragen från två källor: Uppsala kommun (kommunala bidrag) Riksidrottsförbundet (RF), (s k statligt lokalt stöd, LOK-stöd ) Kommunala bidrag: Medlemsstöd Föreningen kan få stöd för varje stödberättigad medlem. För att vara stödberättigad måste medlemmen vara mellan 5 och 25 år och ha deltagit i en föreningsaktivitet. För 2016 fick vi 32 551 kr. 59,40 kr/bidragsberättigad medlem och år. Sammankomst Stödberättigad sammankomst är sammankomster med minst tre deltagare som pågår i minst en timme.
2 För VT 2016 fick vi 33 200 kr. För HT 2016 fick vi 26 425 kr. 60 kr/sammankomst. Aktivitetsstöd Aktivitetsstödet betalas ut för barn och unga 5-25 år för alla som är med på sammankomsten. Det baseras på antalet aktivitetspoäng. Varje medlem får aktivitetspoäng när medlemmen deltar i en stödberättigad sammankomst. I åldersspannet 5 14 år kan föreningen få stöd för högst 200 aktivitetspoäng per deltagare och kalenderår. 1 poäng per deltagare per sammankomst om minst 60 minuter/dygn. 3 poäng per deltagare per sammankomst om minst 180 minuter (tre timmar)/dygn. För VT 2016 fick vi 59 201 kr. För HT 2016 fick vi 48 675 kr. Aktivitetspoäng: 2,75 kr. Kvalitetspoäng Föreningen kan få stöd för det antal kvalitetspoäng som föreningen nått upp till. Antalet kvalitetspoäng ger rätt till en viss del av den bidragspott som finns för det kvalitativa arbetet. Kvalitativt arbete innebär att klubben skall nå upp till vissa krav som kommunen ställer, som t ex fastställd verksamhetsplan, att olika policydokument finns, likabehandling, värdegrund, drogpolicy, aktiv rekrytering av underrepresenterade grupper, och annat, och det varierar år för år. För 2016 fick vi 33 825 kr. Driftstöd Föreningen får bidrag för att vi själva sköter vår anläggning Graneberg. För 2016 fick vi 28 % av de kostnader vi haft för Graneberg, vilket blev 148 457 kr. Skollovsstöd Föreningen kan få ett bidrag på 2500 kr/grupp med 12-15 personer per grupp. För 2017 fick vi 2500 kr för pingisskola samt 20 000 kr för fotbollsskola. Bidrag från RF ( LOK-stöd ): Aktivitetsstöd: En gruppaktivitet ska pågå i minst 60 minuter, ledas av minst en ledare utsedd av föreningen och bestå av minst 3 och högst 30 övriga deltagare. Ledaren ska ha fyllt 13 år och vara medlem i en förening inom RF. Ledaren får inte vara ansvarig för flera gruppaktiviteter samtidigt. När aktiviteten leds av två eller flera ledare erhåller föreningen ytterligare ett ledarstöd. Deltagare ska vara medlem i den förening som bedriver gruppaktiviteten. För VT 2016 fick vi 175 810 kr. För HT 2016 fick vi 130 730 kr. 8 kr/deltagare, 24 kr/ledare, 6 kr/extra ledare.
3 Projektbidrag Det finns också särskilda projektbidrag att söka för speciella ändamål. Under 2016 sökte och fick SAIF bidrag för att bedriva fotbollsverksamhet med flyktingungdomar på Kronparken. Även olika lyft och ledarutbildningar kan man söka och få bidrag för. Sammanfattning SAIF får alltså både kommunala och LOK-bidrag för samma aktiviteter. Vi har förr registrerat närvaro i två olika system, IdrottOnline och laget.se, men har nu valt att enbart använda oss av laget.se. Dock förekommer det att vissa bidragsansökningar exporterar data från laget.se till IdrottOnline (eftersom medlemsregistren ligger kvar där, och anledningen till det är att det systemet i sin tur är kopplat mot vårt bokföringssystem, FortKnox, där alla fakturor i sin tur skapas). Detta behöver dock inte ledare som tidrapporterar bry sig om all närvarorapportering sker i laget.se! Uppgifter för ledare inom SAIF Medlemsregister Varje lag måste hålla sin medlemslista uppdaterad. Detta för att undvika mycket merarbete på kansliet, med fakturor som går ut trots att aktiv slutat, eller att nytillkomna aktiva inte registreras. Meddela kansliet så fort en ändring sker, så uppdaterar vi medlemsregistret och ser till att allt blir rätt. För att vi ska kunna lägga in nya medlemmar i IdrottOnline behövs namn, personnummer, mail och telefon. Även namn och personnummer på målsman behövs för personer under 18 år, som ju inte får ingå avtal själva. (Se filen Registrering ny medlem ). Eftersom vi från 2017 har kopplat medlemsregistret i IdrottOnline mot vårt bokföringsprogram Fortnox, så är det nu extra viktigt att ni meddelar nya medlemmar till kansliet! Annars kommer inte dessa att få några fakturor på medlems- och träningsavgifter då vi måste skapa fakturor för de nya som tillkommer. Meddela även när någon slutat, då vi måste ta bort dem från IdrottOnline och ta bort deras faktura i Fortnox för att de inte ska få påminnelser/inkassokrav. (Se filen Avsluta medlem ). Närvarorapportering på laget.se Grundförutsättningen för att vi skall kunna ansöka om de olika bidragen är alltså att vi har all vår närvaro komplett och rapporterad på laget.se! Två gånger om året, (februari och augusti), ansöker vi om bidrag, och vid de tillfällena används inrapporterad närvaro från laget.se som underlag! Vid de tillfällena skall alltså föregående termins aktiviteter vara kompletta och inrapporterade. Sista dag för redovisning av närvaro till kansliet:
4 25 juli för aktiviteter 1 jan-30 juni 25 januari för aktiviteter 1 juli-31 december Så gör man För att kunna rapportera i laget.se behöver du ha administrationsbehörighet, det får du hjälp med av den som är ansvarig för er lagsida eller Susanne på SAIF-kansliet. När du loggar in på laget.se så skall du välja vyn Admin. Instruktionen nedan förutsätter att ni redan använder laget.se för att registrera medlemmar och aktiviteter (träningar, matcher och övriga aktiviteter). Klicka på Aktiviteter i menyn till vänster. Alla aktiviteter som finns för laget i aktuell månad visas. (Månad kan ändras genom att klicka på önskad månad ovanför listan). I exemplet ovan är det aktiviteten Test 20 september som ännu inte är närvarorapporterad. Klicka på den svarta knappen där det står 0 närvarande. Knapp Registrera visas, tryck på denna.
5 En lista med lagets alla spelare och ledare visas. I listan finns en kolumn för Närvaro. Ett frågetecken i denna kolumn betyder att närvaro ej är registrerad på personen. Klicka på? för de personer som närvarat på aktiviteten så att frågetecknet ändras till en bock. Närvaron registreras när man ändrar till bock (det finns ingen Spara -knapp). Om man registrerat närvaro på fel person så är det bara att klicka på bocken så ändras den tillbaka till ett frågetecken. Kom ihåg att även registrera vilka ledare som deltagit!
6 Att tänka på: Alla aktiviteter där kryssrutan för LOK-aktivitet är markerad kommer att skickas över till IdrottOnline för vidare bearbetning (enligt tidigare beskriven process). Om en aktivitet skapats för något som inte är bidragsgrundande så skall denna kryssruta avmarkeras. (T ex kan man ha skapat aktiviteter för att göra ett anmälningsutskick för att kontrollera intresse för något.) Om en aktivitet i kalendern inte blir av, kom ihåg att ta bort den. Annars skickas aktiviteten över till IdrottOnline som ofullständig. För aktiviteter får vi alltså bidrag både från RF/LOK och från kommunen, men de har lite olika regler för bidragen. Om en aktivitet pågår minst 3 timmar ger den ett högre bidrag. För kommunala bidrag kan vi registrera samma deltagare högst 3 timmar per dag och för RF högst 1 timme per dag. Beräkning av tid för aktivitet: Även restid till bortamatch skall tas med. Cuper och liknande: o Man får bara bidrag för en aktivitet per spelare och dag. Därför behöver man inte lägga upp olika aktiviteter för varje match, och för aktiviteterna däremellan. o Om en cup pågått 2 dagar så har vi lagt in den båda dagarna och satt t ex starttid när vi lämnar Pavven på dag 1 och sluttid på eftermiddagen efter sista match. Dag 2 har vi satt en starttid på morgonen och sluttid när vi beräknar vara hemma. (Hur som helst så är ju högsta möjliga bidraget för aktivitet som pågår minst 3 timmar) o Man behöver alltså inte lägga in varje cupmatch som en egen aktivitet eftersom man ändå inte får bidrag för mer än en aktivitet per dag och spelare, men det är viktigt att 3 timmar eller mer aktivitet per dag verkligen registreras som det. Kom ihåg att registrera alla ledare som deltagit. Bidraget från RF blir högre om minst 2 ledare deltar.
7 Alla aktiveter med laget som har minst en ledare kan ge bidrag, t ex träning, match, pizzakväll, reklamutdelning, lagkväll, taktikutbildning, hälsogenomgång, teambuilding, avslutning, etc. För kommunalt bidrag behövs minst 3 deltagare och för RF minst 3 deltagare och högst 30 deltagare. På laget.se kan man välja aktivitetstyp mellan match, träning, och övrigt men för bidragets storlek spelar det ingen roll. Lycka till och Forza SAIF (SaifIsLife)!