STOCKHOLMS STAD, KUNGSHOLMENS SDF ORGANISATIONSUTVÄRDERING AV FÖRSKOLANS NYA ORGANISATION AUGUSTI 2013

Relevanta dokument
RISKBEDÖMNING INFÖR FÖRÄNDRING I FÖRSKOLEORGANISATIONEN INOM KUNGSHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

Systematiskt kvalitetsarbete 2013/2014 Bergshamra förskoleenhet Solna stad

Engagerade Medarbetare är tungan på vågen för lönsamhet

Jämställdhets- och mångfaldsplan för Konsult- och servicekontoret 2007

Systematiskt kvalitetsarbete 2013/2014 Granbacka förskoleenhet Solna stad

Tillsammans skapar vi goda resultat genom hållbar kommunikation internt

Svar på Arbetsmiljöverkets inspektion den 28 mars 2017

Region Skånes handlingsplan för kompetensmixplanering rätt använd kompetens

FRÅGA. Vad är det bästa med ditt jobb? (Svara med ett ord)

Svar på Arbetsmiljöverkets inspektion den 28 mars 2017

Plan för Vittraskolorna Idédriven skola sedan 1993

Jämställdhetsplan för Värmdö kommun

Testdagen 27 maj. Anna Björklund, Svenska Spel Tobias Eklund, Alumni

Kompetensförsörjningsplan på 3-5 års sikt för Östermalms stadsdelsförvaltning

Personalpolitisk plattform. för Landstinget i Värmland

Verksamhetsplan 2013

Framtida utmaningar bibliotekets roll SLU-bibliotekets strategi

Chefs- och ledarskapspolicy

Lokalt måldokument 2010

Kompetensförsörjningsplan på 3-5 års sikt för Kungsholmens stadsdelsnämnd

Medarbetarenkät Robertsfors / BOU. Svarsfrekvens: 87,2

Medarbetarskap i Umeå kommun. Vi tar ansvar och visar engagemang för det egna och det gemensamma uppdraget

Arbetsmarknadsenheten Verksamhetsberättelse VB 2013

Jämställdhetsplan med mångfalldsperspektiv. Försvarsutbildarna Ystad

AB Familjebostäder Övergripande rapport

Strategisk utvecklingsplan för Länsstyrelsen

Postadress Besöksadress Telefon Org.nr Plusgiro Bankgiro E-post Hemsida

VOICE Finansinspektionen. FI totalt

Vad krävs för att attrahera dagens och framtidens talanger?

Delårsrapport Barn- och utbildningsnämnden

Medarbetarenkät Lycksele / MSF. Svarsfrekvens: 100

Kommunikationsplan utbildningsstrategi

Medarbetarundersökning Göteborgs Stad 2014

Hemtjänst Danderyd Handlingsplan för kommunal hemtjänst med budget i balans 2013 Antagen av produktionsstyrelsen xxxx

Mitt mål. Minus 1,6 miljoner. Ekonomi i balans. Hög sjukfrånvaro och personalomsättning. Tilltro från pedagoger och föräldrar.

STRATEGI. Dokumentansvarig Monica Högberg,

Policy för hälsa, arbetsmiljö och rehabilitering

Medarbetarenkät 2011

Barn- och utbildningsnämndens nämndsplan år 2018

Arbetsgivarrollen och kommunens uppdrag

Gemensamma riktlinjer för chefsförsörjning

Medarbetarenkät 2012 ett verktyg för att utveckla verksamheten

Jämställdhetsplan Fastställd i Kommunfullmäktige den 25 oktober Dnr 2016/1136.

Dokumentation av systematiskt kvalitetsarbete Förskola. Örtagården 2014

RAPPORT: SÅ TYCKER SVERIGES HR-CHEFER OM MEDARBETARUNDERSÖKNINGAR

Plan för attraktiv arbetsgivare

Styrkort för Tallholma, Märstadal och Söderbrinkens förskolor 2011.

dnr KS/2015/0173 Integrationsstrategi Öppna Söderhamn en kommun för alla

Medarbetarskap i Umeå kommun

Styrning och ledning för öppenhet och mångfald Slutrapport och utblick

Yttrande om HR-program för Göteborgs Stad, begäran om godkännande

Barn- och utbildningsförvaltningen Verksamhetsplan 2016

Personalpolitiskt program. Motala kommun

LEAN I KOMMUNAL VERKSAMHET MÖJLIGHETER ATT OPTIMERA VERKSAMHETEN MED HJÄLP AV LEAN

Dokumentation av systematiskt kvalitetsarbete Förskola. Västanvinden 2013

Lönebildnings processen

GÖTEBORGS STADS MEDARBETARENKÄT 2014 Resultat uppdelat på kön Arbetssätt och uppdrag

GÖTEBORGS STADS MEDARBETARENKÄT Grundskola/Grundsärskola 1 Resultat uppdelat på kön Arbetssätt och uppdrag

24 Riktlinje för chef- och ledarskap (KSKF/2019:106)

Program för ehälsa och Digitalisering i Region Skåne

Förskolan Kringlan Kvalitet och måluppfyllelse läsåret 2012/13.

Kvalitetsanalys för Boo Gårds förskola läsåret 2013/14

Lokal handlingsplan för arbetsmiljö 2017 vid Akademin för vård, arbetsliv och välfärd

Lokal handlingsplan för arbetsmiljön i förskolan

Personalbokslut 2012, barn- och utbildningsförvaltningen

HR-strategi. HR-strategi

Styrkort för Sätuna förskolor, 2011

IHM STRATEGISK LEDNING. Att leda genom andra chefer.

KOMMUNIKATIVT LEDARSKAP

SPÅNGA-TENSTA STADSDELSFÖRVALTNING

Barn- och utbildningsförvaltningen Verksamhetsplan 2016

Budget 2019 samt plan för ekonomin åren FÖR- OCH GRUNDSKOLEVERKSAMHET

Strukturerat och tidseffektivt arbetssätt genom metoder för ett inkluderande arbetsliv

CHEFENS KOMMUNIKATIONSVERKTYG VERSION 2.2

Personalpolicy. Laholms kommun

Så kan du arbeta med medarbetarenkäten. Guide för chefer i Göteborgs Stad

KVALITETSARBETE FÖR FÖRSKOLEVERKSAMHETEN. Förskoleverksamhet. Kvalitetsarbetets innehåll SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING.

86 Riktlinje för chef- och ledarskap (KSKF/2019:106)

Systematiskt kvalitetsarbete

Medarbetarenkät / Piteå. Svarsfrekvens: 80,7

Budget 2018 samt plan för ekonomin åren FÖR- OCH GRUNDSKOLEVERKSAMHET

BESLUTSFÖRSLAG Katarina Erlingson Datum Dnr 1 (1) 18 förslag för framtidens arbetsplats

KF Ärende 10. Jämställdhetsintegrering genom projektet Kunskapsspridning genom modellkommuner - uppdrag inom CEMR-deklarationen

Verksamhetsplan 2009 för barn- och ungdomsnämnden

MEDARBETARUNDESÖKNING 2012 MAGELUNGEN

Resultatrapport för Kommunen (kommunförvaltning, bolag & deltidsbrandmän)

Personalidé Arvika kommun

Dnr 2017/BUN Barn- och utbildningsnämnden VO 1 Förskola och pedagogisk omsorg

Dialogkort - arbetsmiljö och hälsa

Med engagemang och ansvar ger vi varje dag service med god kvalitet till Malmöborna. Personalpolicy

Plan för det systematiska arbetsmiljöarbetet vid IPKL för 2016

Dokumentation av systematiskt kvalitetsarbete Förskola. Tornet 2013

Beslut och verksamhetsrapport

Dokumentation av systematiskt kvalitetsarbete Förskola. Stallet 2013

Vägar till ett modernt, jämlikt och effektiv ledarskap

Förskolans ledningsorganisation Uppsala kommun

Resultat av stadens medarbetarundersökning 2012

Dokumentation av systematiskt kvalitetsarbete Grundskolan/Grundsärskolan. Åsaka skola

Riktlinjer för systematiskt Arbetsmiljö och Hälsoarbete. Antagen av kommunstyrelsen

A, Individens delaktighet på arbetsplatsen B, Delaktighet i verksamhetens utveckling på arbetsplatsen C, Delaktighet på organisationsnivå

Transkript:

STOCKHOLMS STAD, KUNGSHOLMENS SDF ORGANISATIONSUTVÄRDERING AV FÖRSKOLANS NYA ORGANISATION AUGUSTI 2013 1

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 01 SAMMANFATTNING 02 MÅLSÄTTNING OCH BAKGRUND 03 FOKUSOMRÅDEN 1-8 04 PRIORITERADE FÖRÄNDRINGAR

KUNGSHOLMS FÖRSKOLA HAR GENOMFÖRT EN STOR FÖRÄNDRING Det som återstår att göra är: Kungsholmens förskola har lyckats med: Jämnstora områden Stort fokus på pedagogik En central ledningsgrupp En ambitiös och drivande avdelningschef En inre organisering med förtydligande av roller och ansvar Utveckling av en sammanhållen strategisk plan för alla förbättrings- och utvecklingsinitiativ som löpande följs upp på varje ledningsgruppsmöte Ledarskapsutveckling inom avdelningsledningsgruppen Utveckling av en enhetlig inre organisering av förskoleområdena med fokus på förtydligande av roller och ansvar Ökning av föräldranöjdheten Vidareutveckla förvaltningens rekryteringsstrategi Minska kortidssjukfrånvaron Värdera om det inom vissa områden behövs tillsättning av ytterligare en biträdande 3

MÅLSÄTTNINGEN MED DEN NYA ORGANISATIONEN VAR ATT JÄMNA UT STORA SKILLANDER OCH ÖVER TID HÖJA KVALITETEN Bakgrund Kungsholmens förskolor hade vuxit mycket snabbt vad gäller antal barn i verksamheten, antal förskolor och medarbetare. Tillväxten hade i stort sett skett inom ramen för befintlig organisation. Verksamheten prioriterade arbetet med att skapa så många förskoleplatser som möjligt för att möta den växande efterfrågan. Det mer strategiska arbetet med att parallellt utforma organisationen fick stå åt sidan. Nya organisationen 41 förskolor 6 områden 7 förskolor/område i snitt 364 barn/område i snitt 82 pedagoger/område i snitt FOKUSOMRÅDEN FÖR UTVÄRDERINGEN Har de stora skillnaderna mellan förskoleområdena minskat? Har den nya strukturen skapat förutsättningar för att nå en högre kvalitet? Hur fungerar den nya organisationen med hänsyn till ledarskap? Arbetar den centrala ledningsgruppen strukturerat med att utveckla en gemensam ledningsgrupp? Hur upplevs arbetsmiljön, mätt genom TQM (avrapporteras i särskild rapport)? Vilka eventuella förändringar/förbättringar bör genomföras? 4

1. AMBITIONEN ATT UTVECKLA EN FÖRSKOLA MED FÄRRE OCH JÄMNSTORA OMRÅDEN HAR LYCKATS, SPRIDNINGEN MELLAN OMRÅDENA HAR BLIVIT MINDRE Alla intervjuade beskriver den nya organisationen som stor, några att den är på gränsen till för stor. RMC rekommenderar att avdelningsledningen i samband med de planerade nya förskolorna värderar om man skall utöka med ett nytt område och på sikt minska ett par av de största områdena. Kortsiktigt rekommenderar vi dock inga nya omstruktureringar. 5

2. KUNGSHOLMENS FÖRSKOLOR ÄR INNE I EN POSITIV UTVECKLING MED FOKUS PÅ DET PEDAGOGISKA ARBETET MEN DET FINNS MYCKET KVAR ATT GÖRA Avdelningsledningen bör ta fram en enhetlig kommunikations- och handlingsplan för hur man utvecklar dialogen med föräldrarna i syfte att öka föräldranöjdheten I. Vilka budskap ska kommuniceras II. Vilka sätt ska användas (information, kommunikation, dialog, involvering) III. IV. Vilka kanaler ska användas (nyhetsbrev, mejl, informationsmöten) Vilka förskolor och vilka insatser Av planen ska tydligt framgå: aktivitet, ansvarig, status, start och deadline. Förskoleområden har kommit olika långt gällande den pedagogiska utvecklingen men är inte i mål med att skapa en jämn hög pedagogisk kvalitet i verksamheten. Föräldraenkätens resultat förklaras med att omorganisationen ledde till turbulens, men alla respondenter anser att den pedagogiska utvecklingen i kombination med dialog med föräldrarna kommer leda till ökad föräldranöjdhet. 6

3. STORLEKEN PÅ OMRÅDEN KRÄVER EN UTVECKLING OCH FÖRTYDLIGANDE AV BÅDE LEDARSKAP OCH FÖRSKOLANS INRE ORGANISERING MED TYDLIGA ROLLER OCH ANSVAR Till viss del har man lyckats skapa en enhetlig struktur inom de olika områdena, men den konkreta organiseringen kan se olika ut. Det rekommenderas att avdelningschefen och avdelningsledningen tar initiativ till och ansvar för att diskutera denna fråga och utvecklar en best practice. 7

4. ANDEL FÖRSKOLELÄRARE HAR ÄNNU INTE UPPNÅTTS OCH HAR DEFINIERATS SOM ETT AV VERKSAMHETENS STORA UTVECKLINGSOMRÅDEN Ramböll kan konstatera att det har tagits ett gemensamt grepp om rekryteringsfrågan i ledningsgruppen. Rambölls bild är att de gemensamma insatser som gjorts i ledningsgruppen och i arbetsgrupper för att säkerställa nyrekrytering av fler förskolelärare har skett på ett mycket målmedvetet och fokuserat sätt. Det är också tydligt vilket genomslag de gemensamma insatserna har medfört i förhållande till den gamla organisationen i vilken ett gemensamt grepp i denna fråga inte existerade. En utmaning, som Ramböll vill framhålla, är att lyckas hålla denna utveckling på längre sikt. Utmaningen blir att långsiktigt vara en attraktiv arbetsplats i förhållande till andra stadsdelar eller kommuner i en verklighet där konkurrensen om förskolelärare är hård 8

5. MEDARBETARTRIVSEL OCH MEDSKAPANDE UPPFATTAS PÅ OLIKA SÄTT I ORGANISATIONEN Vissa uppfattar att det finns ett högt medskapande på alla nivåer i organisationen. Från ledningsnivå till förskolenivå och att detta medskapande är en effekt av en mer dynamisk ledningsgrupp och chefer som är måna om att ta in medarbetarnas åsikter. Andra uppfattar inte medskapande vara tillfredsställande generellt i förskoleverksamheten. Det finns en uppfattning om att medskapande kan utvecklas på alla nivåer i organisationen där grundprincipen bör vara att chefer på olika nivåer skall ta ansvar för ett aktivt medskapande och vara förebilder för varandra i detta. Medskapandet i verksamheten ser olika ut och beror till stor del på ledarskap samt den lokala organisationsstrukturen, men också på storlek på områden. 9

6. SJUKFRÅNVARON ÄR ETT UTVECKLINGSOMRÅDE DÅ DEN GENOMSNITTLIGA SJUKFRÅNVARON HAR ÖKAT FRÅN 6,3 % 2011 TILL 7,1 % 2013 Den pedagogiska utvecklingen har fått ett mycket stort fokus i och med den nya organisationen och drivet från verksamhetens ledning. Detta har genererat många positiva effekter i verksamheten. Det Ramböll dock vill framhålla är att en långsiktighet i utvecklingen också kräver en kontroll på och balans i organisationens så kallade hygienfaktorer, där bra arbetsförhållanden är en av dessa och där andelen sjukfrånvaro kan ge en indikation om detta. Kungsholmens förskoleverksamhet behöver en gång för alla reda ut vad korttidsfrånvaron beror på. 10

7. DET CENTRALA STÖDET UPPLEVS OLIKA. DE FLESTA ÄR NÖJDA MED EKONOMISTÖDET MEDAN ALLA TYCKER ATT IT-SUPPORTEN INTE FUNGERAR Det centrala stödet från staben/förvaltningen upplevs olika av respondenterna. De flesta är nöjda med den service de får gällande ekonomi (budgetcontrollern får mycket beröm), medan alla tycker att IT-service/support inte fungerar och att det är en belastning att man själv får använda så mycket tid till detta. HR-stödet upplevs olika vissa är nöjda med stödet, andra tycker att man behöver mer stöd gällande frågor som sjukfrånvaro och när det handlar om svåra personalsamtal. Det centrala stödet bör vidareutveckla en support som gör det lättare för cheferna att fokusera på pedagogik, ledning, och kvalitet. Det kan handla om ekonomirapportering, hantering av HR- och sjukfrånvaro, kommunikation, rekrytering samt administration och köhantering. 11

8. DET ÄR RAMBÖLLS BEDÖMNING ATT ARBETET I AVDELNINGSLEDNINGEN HAR FÖRBÄTTRATS BETYDLIGT En stor del av ledningsgruppen tycker att arbetet i ledningsgruppen är både spännande och givande och de ger även beröm till avdelningschefens driv och engagemang i denna utveckling. Alla är dock inte lika positiva till arbetet i ledningsgruppen. Vissa uttrycker att det är svårt att hinna med allt. Det lyfts också fram att en tydlig struktur för uppföljningen av utvecklingsarbetet saknas samt att det ibland är svårt att veta vad status är inom de olika projektgrupperna vilka är klara och vilka projektgrupper har tagit över vilka uppgifter. Det finns också en grupp som tycker att klimatet enbart är öppet när man diskuterar det som Observationsområden Tydligare prioritering och strukturering av utvecklingsperspektiv Hög prioritet : Ökning av föräldranöjdheten Utveckling av en enhetlig inre organisering av förskoleområdena Minskning av kortidssjukfrånvaron Risken är att, om man inte arbetar enhetligt med områdena ovan, så kommer de enskilda förskoleområdena att utvecklas åt olika håll. är positivt. 12

PRIORITERADE FÖRÄNDRINGAR OCH FÖRBÄTTRINGAR Ramböll rekommenderar att Kungsholmen prioriterar att ta fram en sammanhållen strategisk utvecklingsplan för alla förbättrings- och utvecklingsinitiativ som löpande följs upp på varje ledningsgruppsmöte. För att säkerställa delaktighet och ägarskap är det viktigt att hela avdelningsledningen deltar i utvecklingen av utvecklingsplanen detta kommer att underlätta implementering och uppföljning. Nedan ges förslag till förändringar som vi menar att Kungsholmen bör prioritera inom kort sikt (hösten 2013): Ledarskapsutveckling inom avdelningsledningsgruppen med fokus på teambuilding och utveckling av ett öppet klimat där allas röster hörs. Utveckling av en enhetlig inre organisering av förskoleområdena genom att ta fram en best practice organisering med fokus på förtydligande av roller och ansvar, t ex vem som ansvarar för bokning av vikarier och mötesstrukturer. Ökning av föräldranöjdheten genom en tydlig handlings- och kommunikationsplan med uppföljning. Denna plan kompletteras med områdesvisa handlingsplaner. Vidareutveckla förvaltningens rekryteringsstrategi och arbeta med att vara en attraktiv arbetsgivare för att öka andelen förskolelärare och för att hålla kvar befintliga förskolelärare. Detta är centralt, inte minst då andelen förskolelärare minskat sedan 2011. Ta fram en gemensam plan för hur sjukfrånvaron ska minska (med extern specialistkompetens). Denna plan kompletteras med områdesvisa handlingsplaner. Värdera om det inom vissa områden behövs tillsättning av ytterligare en biträdande. 13

PRIORITERADE FÖRÄNDRINGAR OCH FÖRBÄTTRINGAR - FORTSATT Förändringar på lite längre sikt (2014): Se över möjligheten att lägga till ett nytt område i syfte att minska de största områdena. Plan för hur utveckla medarbetartrivsel och medskapande (ska ses i samband med rekryteringsstrategin). Planera förskoleverksamhetens tillväxt långsiktigt för att säkerställa att områden inte blir för stora eller att förskolor inom ett område inte blir geografiskt utspridda - i samband med att nya förskolor öppnas Ta fram en strategi för hur man tillsammans med stab/förvaltning optimerar det centrala stödet till förskoleområdena. 14