Här ser vi lite längre.

Här ser vi lite längre.

Kort om Vara Ta Dig till Vara! UtvecklingsVara VaraLean FramtidsVara VARAktigt BättreVara Vara ambassadör KvalitetsVara BORTA BRA MEN VARA HEMMA BÄST Här är gôtt att Vara!

Vara - en del av Västra Götaland

Vara kommun Folkmängd: 15 868 (2008) Areal: 701 km 2 Nettodriftskostnad: 700 milj SEK Antal anställda: ca 1 250 Antal hushåll: 7 513 Andel boende på 45 % landsbygden: Fickfakta 2010

Förvaltningsorganisation En kommundirektör Fyra förvaltningar 45 resultatenheter 4 avdelningar Genomsnittschefen har knappt 30 medarbetare Från 3 till 100 medarbetare

Förvaltningsorganisation Kommundirektör Socialförvaltning Bildningsförvaltning Samhällsbyggnadsförvaltning Förvaltningen för Ledning och administration Ifo Äldreomsorg Hemtjänst Särskilda boenden Demensboenden Omsorg om funktionsnedsatta Socialpsyk Boenden Sysselsättning Förskolor Grundskolor Gymnasium Lärcentrum Vuxenutbildning Bibliotek Bad och fritidsanläggningar Gatu och park Fastighet Vatten och avlopp Kost inom skola och särskilda boenden Miljöenhet Plan och byggenhet Personalavdelning Ekonomiavdelning Kansli-ITavdelning Tillväxt och utvecklingsavdelning Konserthus

Kontinuerliga förbättringar Hos oss innebär VaraLean att varje enskild medarbetare i sitt dagliga arbete verkar för att skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång. - en del av vardagen Ur Lednings- och styrdokumentet kring Kvalitet, 2007-2010 sidan 5; VaraLean

Kort om lean Kundens behov i fokus Stödjande ledarskap Medarbetarna delaktiga Öka den värdeskapande tiden Minska slöserierna Långsiktighet & helhetssyn

Detta är inte Lean Handlar inte om att säga upp medarbetare Handlar inte om att hitta syndabockar Handlar inte om att arbeta snabbare utan smartare

Förutsättningar för framgång Stödjande ledarskap Högsta ledningen involverad Aktiva och engagerade arbetslag Allas delaktighet i förbättringsarbetet Små steg, men många Fokusera på det värdeskapande, minska slöserierna Leta inte syndabockar!

Lean Ledarskap Kan verksamheten Förstår filosofin Vet metoder & verktyg Lever efter värderingarna Är en förebild Är stödjande Uppmuntrar medarbetarna Törs släppa kontrollen Är synlig Har tilltro till individernas förmåga och arbetslagets kapacitet Efterfrågar resultat

Att VaraLean hos oss

Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång Minska slöserierna

Vad är slöseri? Allt som vi gör som inte skapar något direkt (eller indirekt) värde för brukaren

8 slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB

VaraLean så här gör vi i Vara kommun

Tanke och handling Värde Principer Metoder Verktyg

Grundläggande värden God ekonomisk hushållning Brukarorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet och engagemang Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Kontinuerliga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Ur Lednings- och styrdokumentet kring Styrning och Organisation,2007-2010 sidan 12; Grundläggande värden

Principer hos oss betonas. Värdet av att arbeta i arbetslag Öppet klimat och decentraliserat arbetssätt Personlig utveckling och kontinuerligt lärande Gott & hälsosamt ledarskap Kommunövergripande utvecklingsinsatser för alla medarbetare Satsningar för kompetensutveckling för att möta morgondagens krav Ur Lednings- och styrdokumentet kring Personal, 2007-2010 sidan 2; Vara vågar!

Här syns principer och värden som politikerna antagit

Metoder för att nå värden och principer Nedbrytning av övergripande mål till arbetsplaner Decentraliserad organisation med tydligt ansvar hos cheferna Kommunövergripande utvecklingsinsatser riktade till arbetslagen Kontinuerliga chefsutvecklingsinsatser Belöningar för goda idéer

Verksamhetsutveckling 2009 Kontinuerlig kompetensutveckling

mycket lean men lite snack 70 timmar, varav en vecka på internat i Prag Om Prag, tidigare utvecklingsarbete och vad vi gör på arbetet Delar som skapar förutsättningar för kontinuerliga förbättringar, ex Effektiva möten Föränderlig värld Det vinnande laget LeanLir Identifiera förbättringsområden Uppföljning 30 60 90 dagar Kommunövergripande utvecklingsinsatser

Några av våra verktyg Värdeflödeskartläggning LeanLir 5S Visualisering

Värdeflödeskartläggning på Alléskolan

Värdeflödeskartläggning av personalbudgetprocessen

Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning tredje dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning

Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning

Tvätthantering Värdeflödeskarta från Kvänumsgården

Nulägeskarta Totalt per enhet - socialförv L/T P/T V/T ek chef 4 tim 35 min - 2 dgr 6 tim 20 min 2 tim 35 min - 3 tim 20 min 1 dag 2 min - 9 dag1 tim 1 dag 2 min - 2 dag 2 tim - 2 dgr 3 tim 0-7 dgr 1 tim RFB 48,40% 65,80% Totalt per enhet - bildning L/T P/T V/T Personalbudgetprocessen ek chef 1 tim - 2 dgr 5 3 dgr 6 tim 12 tim 25 min min - 40 dgr 4 1 dag 2 tim 12 min - 3 dgr 2 tim 1 tim - 5 tim 15 m32 min 0-2 dgr 10 min 2 dgr 4 tim - 37 dgr 2 tim RFB 0% 40%

En del av värdeflödeskarta, personalbudgetprocessen

Framtidskartan L/T P/T V/T RFB Totalt per enhet chef ekonom 2 tim 15 min - 26 dgr 2 tim 25 min 2 tim 15 min - 3 dgr 2 tim 25 0-23 dgr 70,40% 1 tim - 3 tim 30 min 1 tim - 1 tim 30 min 0-2 tim 87,30% Personalbudgetprocessen

Förbättringsplan Slutsatser av kartläggningen Mycket tid läggs på omarbete orsakat av att man inte kan utnyttja systemen fullt ut. Många kontroller görs med anledning av att man dels inte litar på underlaget och dels för att man inte har kunskap om vem som gör vad. Förbättringsområden Ekonomer Uppdatera chefskalender. Gemensam rutin för start. Chefer/Resultatenheter Nedskrivna instruktioner. Skapa översiktsbild personalbudgetinformation. Inventera utbildningsbehov data Personalbudgetprocessen

Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner 7 12 köket Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personlabudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Arbetslagsplanering (högstadium) Konsumentvägledning

LeanLir ett spel för att träna sig i att se slöserier

Fem S Sortera Systematisera (strukturera) Städa Standardisera Se till (skapa vana)

Före 5S på kontor Efter

Före Efter Det handlar om att skapa värde med de resurser som vi har Idag 5S på Bonden

Visualisering på Rondellen

Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 28 % - utöver alla kvalitetsvinster! Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft

Lärdomar Nyttigt att jobba över förvaltningsgränserna Överskådligt när allt kommer upp på väggen Oj denna processen är bara en liten del av jättemånga. Lärdomar från Personalbudgetprocessen

Lärdomar Det är inte konstigt att tiden inte räcker till Vi dokumenterar så olika och så ostrukturerat Vad tydligt det blir Man kan se framsteg, underlättar vardagen Värdefullt att få tänka hela processen och få se helheten Stressen har minskat Vi kan spara mycket tid utan att det behöver kosta så mycket Lärdomar från Alléskolans värdeflödeskartläggning

Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla

Läs mer på www.vara.se